Leistungsbeschreibung. zum Offenen Verfahren

Referat für Bildung und Sport Zentrum für Informationstechnologie im Bildungsbereich Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren Multifunktionsgeräte Referat für Bildung und Sport (MuFu RBS)

Seite 2 von 56 Inhaltsverzeichnis 1. Gegenstand der Ausschreibung...4 1.1. Überblick...4 1.2. Vertragsüberblick...5 1.3. Vertragsstrafen...5 1.4. Organisatorische Rahmenbedingungen...5 1.4.1 Organisation der Landeshauptstadt München...5 1.4.2 Organisation des RBS...6 1.4.3 Zusammenarbeit RBS mit neuem Lieferanten...7 1.5. Technische Rahmenbedingungen - Infrastruktur und IT-Security...8 1.6. Rechtliche Rahmenbedingungen...8 2. Eignungsanforderungen...9 2.1. Allgemeine Eignungsanforderungen...9 2.1.1 Dokumente...9 2.1.2 Deutsche Sprache...9 2.2. Weitere Eignungsanforderungen bezogen auf den Auftragsgegenstand...9 2.2.1 Leistungsportfolio...9 2.2.2 Jahresumsatz...9 2.2.3 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter...9 2.2.4 Fachkunde...10 2.3. Referenzprojekte...11 3. Anforderungen...12 3.1. Mengengerüst...12 3.2. Charakteristika...12 3.3. Teststellung...13 3.3.1 Teststellung während des Vergabeverfahrens...13 3.3.2 Teststellung während der Vertragslaufzeit...14 3.3.3 Modellnachfolger...14 3.4. Technologieklausel...15 3.5. Innovationsklausel...15 3.6. Technische Vorgaben...16 3.6.1 Ergonomische Richtlinie...16 3.6.2 Energieeffizienz...16 3.6.3 Grenzwerte für Kopierer und Toner...17 3.6.4 Struktur der Netzwerkumgebungen im Referat für Bildung und Sport...18 3.6.5 Servereinstellungen...18

Seite 3 von 56 3.6.6 Treiber...18 3.6.7 Kompatibilität mit den Client Systemen...18 3.6.7.1 Verwaltungsclient-Systeme...18 3.6.7.2 Pädagogische Clientsysteme...18 3.7. Serviceleistungen...19 3.7.1 Lieferleistung / Bestellabwicklung...19 3.7.2 Rollout...21 3.7.3 Technische Dokumentation...21 3.7.4 Einweisung...22 3.7.5 Service Level Agreements...22 3.7.6 Supportleistung...23 3.7.6.1 Kommunikation mit dem Servicedesk des Auftraggebers...24 3.7.6.2 Weitere Supportleistung...24 3.7.7 Instandhaltungsleistungen...25 3.7.8 Verbrauchsmaterial Service...25 3.8. Preisbildung...26 3.8.1 Grundmietpreis...26 3.8.2 Klickpreis...28 3.9. Flottenmanagementsoftware...29 3.10. Reporting...30 3.11. Rechnungsstellung...31 4. Ausblick...34 4.1. Print2me...34 4.2. IT-Shop...34 ANHANG...35 A Serverumgebungen im Referat für Bildung und Sport...35 B Assetdaten...40 C Vorkonfiguration und Rollout...47 D IT Shop...52 Anlagen zur Leistungsbeschreibung...56 1. Kriterienkatalog/Bewertungsmatrix zur Leistungsbeschreibung...56 2. Preisblatt...56 3. IT-Sicherheit für die Vergabe von Druckern, Plottern, Scannern und Multifunktionsgeräten nebst Treibern und Zusatzsoftware...56

Seite 4 von 56 1. Gegenstand der Ausschreibung 1.1. Überblick Die Landeshauptstadt München (LHM) benötigt für das Referat für Bildung und Sport (RBS) digitale Multifunktionsgeräte (MFG) in vier Leistungsklassen (LK). Die MFG werden eingesetzt in städtischen Kindertageseinrichtungen, städtischen und staatlichen öffentlichen Schulen sowie in der Zentralverwaltung. Für die LHM ohne das RBS besteht ein eigener Vertrag, der nicht Gegenstand dieser Ausschreibung ist. Die im RBS verwendeten MFG stammen bisher aus zwei getrennten Verträgen a) Verwaltungsvertrag und b) Schulkopierer, die beide zum 31. Oktober 2015 ablaufen. Künftig werden alle im Zuständigkeitsbereich des RBS eingesetzten MFG in einem Vertrag Multifunktionsgeräte Referat für Bildung und Sport zusammengefasst, mit einer Gültigkeitsdauer von 01. November 2015 bis 31. Oktober 2021. Das RBS versteht den künftigen Lieferanten der MFG nicht nur als reinen Logistiker und Bereitsteller von Hardware, sondern erwartet eine enge Zusammenarbeit und Unterstützung der Serviceprozesse, die das RBS als stadtinterner IT-Dienstleister gegenüber den Service- bzw. Leistungsempfängern (Schulen, Kindertagesstätten, Zentralverwaltung) bereitstellt, wie z.b. Flottenmanagement, Instandhaltung, Umzüge und Rollout bei Vertragsbeginn und bei Nachbestellungen sowie den sog. Roll Back zum Vertragsende. Grundlegende Anforderungen an die Multifunktionsgeräte: Kopie, Druck, Scan, Fax, E-Mail Farbe und Schwarz/Weiß-Funktion wobei Schwarz/Weiß nicht gemischt zusammengesetzt werden darf Integrationsfähigkeit in die Infrastruktur des Verwaltungsnetz und in das pädagogische Netz des RBS Flottenmanagement Die Multifunktionsgeräte werden im Referat für Bildung und Sport grundsätzlich als Ressource für eine Vielzahl von Nutzern und multifunktional eingesetzt, d.h. mit Netzwerkanbindung betrieben. An Sonderstandorten ohne Netzwerk ist ein Stand-Alone Betrieb denkbar. Hinweis Die im folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen werden hier nicht in Kann- und/oder Pflichtanforderungen (bzw. Mindestanforderungen) klassifiziert. Die Klassifizierung erfolgt ausschließlich im Kriterienkatalog (siehe Anlage) als Ausschluss- oder Bewertungskriterium. Als Ausschlusskriterium klassifizierte Anforderungen sind als Pflicht-/Mindestanforderungen zu verstehen.

Seite 5 von 56 1.2. Vertragsüberblick Der Auftraggeber beabsichtigt die Anmietung von MFG auf Basis einer BVB-Miete. Dabei eingeschlossen ist, die Geräte während der Vertragslaufzeit in einem funktionsfähigen Zustand zu halten (Instandhaltung), d.h. die zugehörigen Serviceleistungen Wartung, Störungsbeseitigung und Lieferung der erforderlichen Verbrauchsmaterialien (Toner, Heftklammern etc.) - mit Ausnahme des Papiers zu erbringen. Hierzu soll ein Vertrag geschlossen werden mit einer Laufzeit von sechs Jahren (72 Monaten). Unabhängig vom Zeitpunkt des Zuschlags beginnt der Vertrag am 1. November 2015. Aus dem Vertrag sollen zusätzlich zur Auslieferung der ca. 1.250 Geräte zu Vertragsbeginn im Rahmen von Nachbestellungen ca. 850 Geräte bis zum Ablauf des Vertrages am 31. Oktober 2021 gemietet werden können. Sämtliche gelieferte Hard- und Software soll mit entsprechenden Serviceleistungen (vgl. Absatz 3.7 Serviceleistungen") versehen sein. 1.3. Vertragsstrafen Die Vertragsstrafen sind im Vertrag geregelt. 1.4. Organisatorische Rahmenbedingungen 1.4.1 Organisation der Landeshauptstadt München Die Landeshauptstadt München ist die drittgrößte Stadtverwaltung in Deutschland und beschäftigt unmittelbar über 33.000 Mitarbeiter. Die Stadtverwaltung München besteht aus zwölf Referaten und sechs Eigenbetrieben. Jedes Referat, jeder Eigenbetrieb der LHM hat eigene Aufgabenbereiche und Geschäftsprozesse und damit höchst unterschiedliche Anforderungen an die städtische IT. Die dezentralen IT-Einheiten dika (dezentrales Informations-, Kommunikations- und Anforderungsmanagement) sorgen dabei vor Ort in den Referaten und Eigenbetrieben der LHM für einen reibungslosen Ablauf aller IT-Aufgaben. Die dikas sind das Gesicht zum Fachbereich dem IT-Kunden und IT-Anwender und bilden als Single Point of Contact die IT-Schnittstelle zu ihrem Fachbereich. Insgesamt gibt es 15 dikas, jeweils eines pro Referat bzw. Eigenbetrieb. Die vorliegende Ausschreibung betrifft die Anforderungen des Referates für Bildung und Sport.

Seite 6 von 56 Zentrale Leistungen werden vom städtischen Eigenbetrieb für Informations- und Telekommunikationstechnik der Stadt München it@m wahrgenommen. 1.4.2 Organisation des RBS Das RBS ist als Teil der Stadtverwaltung der LHM zuständig für städtische und staatliche öffentliche pädagogische Einrichtungen, die über das gesamte Stadtgebiet der LHM verteilt sind: Zentrale des RBS mit 12 Außenstellen 105 Berufliche Schulen (inkl. Filialen) 42 Gymnasien 25 Realschulen 263 Grund- und Mittelschulen mit Kindertageseinrichtungen 410 Horte, Kitas und Kinderkrippen Gesamt: 858 Einrichtungen an rund 480 Standorten

Seite 7 von 56 Abbildung 1: Linienorganisation des RBS 1.4.3 Zusammenarbeit RBS mit neuem Lieferanten Die Rollout- und End-of-Life-Planung erfolgt gemeinsam mit dem RBS. Im Rahmen der Rollout-Planung erfolgt seitens des neuen Vertragsinhabers eine Abstimmung mit unserem aktuellen Vertragspartner, der Ricoh Deutschland GmbH, bzgl. des zeitgleichen Abbaus der alten Geräte. Zum End-of-Life des hier ausgeschriebenen Vertrages erfolgt wiederum seitens des neuen Vertragsinhabers eine Abstimmung mit dem nachfolgenden Lieferanten. Auf Anhang C Vorkonfiguration und Rollout" bzw. Punkt 3.7.2 Rollout" der Leistungsbeschreibung wird verwiesen. Aktive Unterstützung bei der Vorkonfiguration und der Assetverwaltung des RBS. Auf Anhang C Vorkonfiguration und Rollout" bzw. Punkt 3.7.2 Rollout" wird verwiesen. Bestellung über den IT-Shop des RBS Auf Anhang D IT Shop" bzw. Punkt 3.7.1 Lieferleistung / Bestellabwicklung" wird verwiesen.

Seite 8 von 56 Rechnungsstellung laut Punkt 3.11 Rechnungsstellung" Alle weiteren Kommunikationsthemen und alle weiteren Themen werden mit dem Kundenmanagement des Zentrums für Informationstechnik im Bildungsbereich (RBS-ZIB) abgestimmt. Abstimmung mit dem Servicebereich des RBS, insbesondere dem Service-Desk, bei Incidentfällen. Auf Punkt 3.7.6.1 Kommunikation mit dem Servicedesk des Auftraggebers" wird verwiesen. 1.5. Technische Rahmenbedingungen - Infrastruktur und IT-Security Die LHM stellt hohe Ansprüche an die Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Erweiterbarkeit ihrer IT-Landschaft. Diese Ansprüche werden sichergestellt durch hohen Datenschutz und hohe Datensicherheit sowie weitgehende Stabilisierung und Standardisierung der IT-Infrastruktur. Bei der Beschaffung oder Entwicklung wird deshalb hinsichtlich der technischen Rahmenbedingungen darauf geachtet, dass idealerweise die Standard-IT-Infrastruktur der LHM ohne Anpassungen ablauffähig und betreibbar und nach Möglichkeit unabhängig vom Betriebssystem des Arbeitsplatzrechners ist, diese den Anforderungen der LHM an Datenschutz und Datensicherheit genügen. Die detaillierten Rahmenbedingungen und Anforderungen hinsichtlich der IT-Sicherheit sowie die Vorgehensweise zur Angebotsbewertung in diesen Punkten sind in der Anlage 3 IT-Sicherheit für die Vergabe von Druckern, Plottern, Scannern und Multifunktionsgeräten nebst Treibern und Zusatzsoftware dargestellt. 1.6. Rechtliche Rahmenbedingungen Die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz (BDSG, BayDSG) sind einzuhalten. Datenschutzrechtliche Belange hinsichtlich der Flottenmanagement-Software entnehmen Sie bitte der Anlage 3 IT-Sicherheit für die Vergabe von Druckern, Plottern, Scannern und Multifunktionsgeräten nebst Treibern und Zusatzsoftware. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Festplatten bei Rückgabe der Geräte gem. Datenschutzrichtlinien zu löschen. Diese datenschutzgerechte Löschung ist auf Anforderung mit einem Protokoll nachzuweisen (siehe Punkt A. 3.5 des Kriterienkatalogs).

Seite 9 von 56 2. Eignungsanforderungen 2.1. Allgemeine Eignungsanforderungen 2.1.1 Dokumente Bitte bestätigen Sie, dass sämtliche Dokumente (u.a. Arbeitspapiere, Monatsberichte) in deutscher Sprache verfasst und der LHM in digitaler Form (mindestens als *.pdf oder OpenOffice- Formate ab Version 3.x) zur Verfügung gestellt werden. 2.1.2 Deutsche Sprache Bitte bestätigen Sie, dass alle im Projekt eingesetzten Mitarbeiter die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen und sie im Projekt anwenden werden 2.2. Weitere Eignungsanforderungen bezogen auf den Auftragsgegenstand 2.2.1 Leistungsportfolio Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen und Ihr Leistungsportfolio bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand kurz dar. Beschreiben Sie alle Nachunternehmer oder Unternehmen der Bewerbergemeinschaft. Gehen Sie dabei auch auf alle auftragsbezogenen Beteiligungsverhältnisse aller bietenden Unternehmen ein. Stellen Sie in diesem Rahmen die besonderen Kompetenzen dar, die Ihre Eignung hinsichtlich Fachkunde und Leistungsfähigkeit zur vorliegenden Ausschreibung unterstreichen. Hinweis: Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung insgesamt auf max. 15 DIN A4 Seiten, Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5. 2.2.2 Jahresumsatz Bitte bestätigen Sie, dass Ihr Unternehmen einen Jahresumsatz bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand von mindestens jeweils 7.500.000 Euro, getrennt für die Jahre 2011, 2012 und 2013 hat. Bitte geben Sie die Umsatzzahlen bei Ihrem Angebot an. Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Subunternehmern werden die Angaben für die Wertung addiert. Angaben die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss Ihres Angebotes führen. 2.2.3 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Bitte bestätigen Sie, dass die Gesamtzahl der fest angestellten technischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (z.b. Meister/in, Monteur/in, etc.) bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand

Seite 10 von 56 getrennt für die Jahre 2011, 2012 und 2013 je mindestens 50 Personen betragen hat (Mindeststandard). Bitte geben Sie die Personenzahlen bei Ihrem Angebot an. Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Nachunternehmern werden die Mitarbeiterzahlen für die Wertung addiert. Angaben die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss Ihres Angebotes führen. 2.2.4 Fachkunde Bitte stellen Sie dar, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung in Ihrem Unternehmen implementiert wurden. Geben Sie vorhandene Nachweise über Zertifizierungen bzw. sonstige Nachweise geprüfter Qualitätssicherungssysteme an. Hiermit sind Hersteller-, Produkt und Qualitätsmanagementsysteme (DIN ISO9001 oder gleichwertig) gefragt. Hinweis: Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung insgesamt auf max. 2 DIN A4 Seiten, Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5.

Seite 11 von 56 2.3. Referenzprojekte Bitte bestätigen Sie, dass Sie drei Referenzprojekte bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand vorweisen können. Hierbei muss mindestens ein Projekt mit vergleichbarem Auftragsvolumen und vergleichbarer organisatorischer und prozessualer Komplexität durchgeführt worden sein. Die Referenzprojekte sind gemäß folgender Vorgaben bei Ihrem Angebot darzustellen. Angaben die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss Ihres Angebotes führen. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Referenzen beim angegebenen Referenzkunden zu prüfen. Folgende Angaben sind zum jeweiligen Referenzprojekt darzustellen: Referenzprojektname Unternehmen (Bitte unbedingt angeben bei Bewerbergemeinschaften) Kunde Branche Aktualität (Projektbeginn und -ende) Projektinhalte (Öffentliche Verwaltung / Privatwirtschaft) (jeweils Monat und Jahr) (Detaillierte Beschreibung des Projekts; bei Beteiligung mehrerer Unternehmen: Angabe der Aufgabenteilung und Ihrer Aufgaben- und Verantwortungsbereiche; Darstellung des Zusammenwirkens sämtlicher Projektbeteiligter) Auftragsvolumen in EURO (Angabe nur des eigenen Auftragsvolumens) Aufgabenschwerpunkt/e Vergleichbarkeit (In welchen Bereichen des Auftragsgegenstandes waren Ihre Aufgabenschwerpunkte?) (Ausführliche Darstellung der Vergleichbarkeit mit den hier zu vergebenen Leistungen) Ansprechpartner des Referenzkunden mit Tel.Nr. und E-Mail Adresse (Projektverantwortlicher Ansprechpartner)

Seite 12 von 56 3. Anforderungen 3.1. Mengengerüst Die nachfolgend dargestellten Mengengerüste sind Auswertungen einer referatsweiten Umfrage. Diese Mengenangaben berücksichtigen aktuelle Planungen und stellen noch keine abschließende Kalkulation dar. Die Auftraggeberin geht demnach von folgenden Abnahmemengen aus, die sich auf die Laufzeit des Vertrages von sechs Jahren beziehen: Leistungsklasse (LK) Technische Anforderungen Gesamtzahl LK0 LK1 LK2 LK3 Tabelle 1: Mengengerüste mind. 25 Seiten pro Minute/Tischgerät/max. DIN A4-Farbe mind. 35 Seiten pro Minute/Standgerät/max DIN A3-Farbe mind. 55 Seiten pro Minute/Standgerät/max. DIN A3-Farbe mind. 75 Seiten pro Minute/Standgerät/max. DIN A3-Farbe 150 1034 759 69 Diese Mengenangaben können über- oder unterschritten werden und stellen keine Obergrenze bzw. Mindestabnahmemenge dar. 3.2. Charakteristika Die Spezifikation der Leistungsklassen entnehmen Sie der Kriteriengruppe 20 des Kriterienkataloges. Die besonderen Anforderungen bezüglich der Faxfunktion der Multifunktionsgeräte sind im folgenden Abschnitt dargestellt: Alle Geräte müssen optional mit einer Faxfunktion ausgestattet werden können. Dabei sind die datenschutzrechtlichen Aspekte aus der Anlage 3 IT-Sicherheit für die Vergabe von Druckern, Plottern, Scannern und Multifunktionsgeräten nebst Treibern und Zusatzsoftware zu berücksichtigen. Da einige Schulen und Dienststellen keinen Anschluss an die städtische Telefonanlage haben, muss diese Funktion auch mit einem einfachen DSL-Anschluss oder analog funktionieren. Grundsätzlich müssen alle Multifunktionsgeräte senden und empfangen können sowie alle gängigen Faxformate (auch.rtf und.xls) unterstützen, Standard Norm G3.

Seite 13 von 56 Die Faxfunktion gilt als Kommunikation zwischen den Fax-Modulen, nicht als Fax vom Client an das Multifunktionsgerät. Es muss bei Bedarf konfigurierbar sein, eingehende Faxnachrichten an definierbare Mailadressen oder Ordner weiterzuleiten. Darüber hinaus ist keine Anbindung an einen Faxserver erforderlich. 3.3. Teststellung 3.3.1 Teststellung während des Vergabeverfahrens Im Rahmen des Vergabeverfahrens wird eine verifizierende Teststellung durchgeführt, wobei weder für die durchzuführenden Leistungen, noch für die zeitweise zur Verfügungstellung der Geräte eine Vergütung durch die Auftraggeberin erfolgt. In diesem Zusammenhang stellen die Bieter nach Aufforderung durch die Vergabestelle 3 bis zu zwei Geräte (inkl. Zubehör) pro Leistungsklasse (maximal 2 x 4 Geräte) zum Test (inkl. Verbrauchsmaterial, ausgenommen Papier) zur Verfügung. Es werden nur diejenigen Bieter zu einer Teststellung aufgefordert, die nach der schriftlichen Angebotsbewertung auf Rang 1 und 2 liegen. Die Teststellung beinhaltet die Netzwerkintegration der Geräte in Verwaltungsnetz und pädagogisches Netz, die Paketierbarkeit der Treibersoftware im Managementsystem, die Installation der Software (Treiber und sonstige zur Nutzung der geforderten bzw. angebotenen Funktionen erforderliche Software), die Handhabung und Funktionalität des Web-Tools sowie die Einweisung der örtlichen Systemadministratoren zur Treiber- und Softwareinstallation und deren Funktionen bzw. des örtlichen Bedienpersonals in Software und Geräte. Der Bieter sichert hierbei vollen Support und Wartung zu. Die Teststellung dient der Verifikation der schriftlichen Angebote. Aufgrund dieser Verifikation kann es zu einer Änderung der Bewertung der schriftlichen Angebote (Bewertungskriterien) kommen. Im Rahmen dieser Verifikation können Mehrleistungen gegenüber den schriftlichen Angeboten keine Berücksichtigung finden. Entsprechen die bereitgestellten Testgeräte nicht den in den schriftlichen Angeboten bestätigten Ausschlusskriterien, so werden die entsprechenden Angebote ausgeschlossen. Sofern Bieter Geräte zur Teststellung liefern, die von den angebotenen Geräten in sonstiger Art und Weise abweichen, führt dies zum Ausschluss vom Vergabeverfahren. Ebenso tritt diese Folge ein, wenn die Verifikation des schriftlichen Angebots ergibt, dass Aussagen und Darstel-

Seite 14 von 56 lungen im Rahmen des Angebots nicht zutreffend sind. Auch eine verspätete oder unvollständige Lieferung zur Teststellung kann zum Ausschluss vom Verfahren führen. Für die Teststellung sind folgende Zeiträume vorgesehen: Aufforderung zur Teststellung: spätestens eine Kalenderwoche nach Angebotsbewertung, Lieferung und Aufbau der Geräte zur Teststellung: spätestens zwei Kalenderwochen nach der Aufforderung zur Teststellung für einen Zeitraum von maximal 16 Kalenderwochen, Abholung der Geräte durch den Bieter: spätestens zwei Kalenderwochen nach Durchführung der Teststellung. Die genauen Termine werden nach durchgeführter Angebotsbewertung den zwei in Frage kommenden Bietern bekannt gegeben. 3.3.2 Teststellung während der Vertragslaufzeit Eine Teststellung ist auch bei sich während der Vertragslaufzeit ändernden Voraussetzungen (Nachfolgemodelle für die ursprünglich angebotenen Multifunktionsgeräte kommen zum Einsatz o. ä.) für die betroffenen Geräte jedes Mal aufs Neue vom Auftragnehmer zu leisten; dies muss im Preis enthalten sein. Insoweit gelten die oben genannten Ausführungen entsprechend, jedoch mit der Einschränkung, dass jeweils nur ein Gerät (inkl. Zubehör) zur Verfügung zu stellen ist. Im Übrigen ist der im Vertrag benannte Ansprechpartner der Auftraggeberin sechs Wochen vor Anlieferung des Testgerätes zu informieren. Das Testgerät wird acht Wochen im Vorfeld zur Verfügung gestellt, bevor das alte Gerät nicht mehr ausgeliefert werden kann. 3.3.3 Modellnachfolger Pro Leistungsklasse soll es während der Vertragslaufzeit möglichst wenige Modellwechsel geben. Die Modellnachfolger werden der Auftraggeberin zu Testzwecken bereitgestellt. Die Auftraggeberin prüft die Geräte auf ihre Kompatibilität zu den Systemumgebungen gem. Punkt 3.6.7 Kompatibilität mit den Client Systemen".Die Bereitstellung der Testgeräte wird durch die Auftraggeberin nicht extra vergütet. Der Auftragnehmer liefert die Geräte zu Testzwecken an und holt sie auch wieder ab. Die Treiber für diese Geräte müssen bei der Anlieferung zu Testzwecken zur Verfügung stehen (vgl. Punkt 3.6.6 Treiber "). Die Treiber werden für die Linux- Arbeitsplätze als ppds-dateien zur Verfügung gestellt und können elektronisch von den Webseiten des Herstellers oder des Bieters heruntergeladen werden. Die Auftraggeberin und der Auftragnehmer stellen für technische Rückfragen im Rahmen dieser Tests einen Kontakt zur Verfügung. In der Regel reicht der Kontakt per E-Mail. Für seltene schwierigere technische Rückfragen sollte auch ein dedizierter Ansprechpartner telefonisch zur Verfügung stehen. Nach erfolgreichem Test erklärt die Auftraggeberin die technische Abnahme. Erst nach dieser Abnahme gilt das Gerät als Modellnachfolger in der vorgeschlagenen Leistungsklasse.

Seite 15 von 56 3.4. Technologieklausel Gemäß 1 Abs. 3 und 4 der Betriebssatzung ist it@m als Auftraggeberin verpflichtet, alle Dienststellen, Referate und Eigenbetriebe mit den notwendigen Geräten auszustatten. Von daher muss der Auftragnehmer flexibel sein und besondere Anforderungen wie z. B kleine Tischgeräte, kurzfristig andere Leistungsklassen abzurufen, Zusatzfunktionen, wie schnellere Scangeschwindigkeit und Farbscan, eine extra Anforderung wie Münzgeräte, verschließbare Papierkassetten, Kartenlesegeräte, Faxmodule größere Formate als DIN-A3+ oder DIN-A0 oder Zubehör z B. zwei Großraumkassetten zusätzlich oder andere Finisher zusätzlich schnell und umfänglich bereitstellen können. 3.5. Innovationsklausel Die Auftraggeberin kann, im Sinne einer Innovationsklausel, jederzeit eine Anpassung der Geräte der jeweiligen Leistungsklasse verlangen. Dies gilt insbesondere in Fällen, in denen neue Geräte/Technologien auf dem Markt verfügbar sind oder das RBS aufgrund des Aufgabenzuschnittes besondere Anforderungen an die Geräte hat, welche die standardisierten Leistungsklassen nicht erfüllen. Die Innovationsklausel gilt auch in den Fällen, in denen angebotene Geräte aus unvorhersehbaren Gründen zum Lieferzeitpunkt vom Hersteller nicht mehr hergestellt und auch sonst nicht mehr bezogen werden können. Der Auftragnehmer hat dies auf Anfrage der Auftraggeberin nachzuweisen. Die Auftraggeberin hat in allen Fällen das alleinige Bestimmungsrecht, festzulegen, welche der angebotenen Ersatzprodukte geliefert werden. Die angebotenen Ersatzprodukte müssen mindestens den Leistungsmerkmalen der Vorgängermodelle entsprechen. Die Auftraggeberin verifiziert die Kompatibilität innerhalb seiner Betriebsumgebung und kann bei Nicht-Kompatibilität ein Alternativgerät fordern. Dies gilt nicht für die Zeit zwischen Zuschlagserteilung bis zum Rollout. D. h. die bezuschlagten Modelle, die in der Betriebsumgebung getestet wurden, werden zum Rollout zur Verfügung gestellt.

Seite 16 von 56 3.6. Technische Vorgaben 3.6.1 Ergonomische Richtlinie Die angebotenen Geräte wurden ohne hallogenierten Flammhemmer hergestellt und müssen den zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Gesetzen, Verordnungen und Richtlinien insbesondere den europäischen Normen (EN), DIN-Normen, Unfallverhütungs- und Arbeitsschutzvorschriften sowie den allgemein anerkannten sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regeln entsprechen. Die Sicherheitsregeln für Büroarbeitsplätze in der im Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Fassung sind zu erfüllen. Auf folgende Bestimmungen weisen wir noch einmal explizit hin (keine abschließende Auflistung): Richtlinie 89/391/EWG, umgesetzt durch Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) Richtlinie 91/383/EWG, umgesetzt durch Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) Stellt sich nach Prüfung, z. B. durch Sicherheitsfachkräfte heraus, dass die Geräte nicht den vorstehend angeführten Vorschriften und anerkannten Regeln entsprechen, so verpflichtet sich der Auftragnehmer, die Mängel unverzüglich zu beseitigen bzw. die Geräte auszutauschen. 3.6.2 Energieeffizienz Die Auftraggeberin sieht diese Beschaffungsmaßnahme als Möglichkeit an, weitere Optionen zu erhalten, sich aktiv am Umweltschutz zu beteiligen. Demzufolge wird bei der Beschaffung besonderer Wert auf Umweltschutz- und Energieeffizienzaspekte gelegt. Daher wird der typische Stromverbrauch in Kilowattstunde (kwh) pro Woche (TSV Woche) für die jeweiligen Geräte im Kriterienkatalog abgefragt und zur Berechnung des Stromverbrauchs der angebotenen Geräte über eine Nutzungsdauer von sechs Jahren genutzt. Errechnen Sie gemäß folgender Rechenoperation den Stromverbrauch für die angebotenen Multifunktionsgeräte für eine voraussichtliche Nutzungsdauer von sechs Jahren und tragen Sie die errechneten Stromkosten in EUR in das Preisblatt ein. Zur Berechnung der Stromkosten sind die im Kriterienkatalog vom Bieter für das jeweilige Gerät anzugebenden Werte für den jeweiligen typischen Stromverbrauch in kwh pro Woche zu nutzen. Erläuterung: C strom, a. 6 = TSV Woche x 62,4 Tabelle 2: Rechenoperation Energieeffizienz

Seite 17 von 56 C strom, a. 6 TSV Woche Stromkosten in EUR für die voraussichtliche Nutzungsdauer von sechs Jahren Typischer Stromverbrauch in kwh pro Woche 62,4 Wochen pro Jahr (52) x voraussichtliche Nutzungsdauer in Jahren (6) x Strompreis pro kwh in EUR (0,2) 3.6.3 Grenzwerte für Kopierer und Toner Tabelle 3: Erläuterung zur Rechenoperation Die angebotenen Multifunktionsgeräte müssen in einer Bereitschaftsphase vor Druckbeginn hinsichtlich der Emission flüchtiger Stoffe geprüft werden. Dabei muss während des Druckprozesses die Freisetzung der Gesamtmenge aller flüchtigen organischen Stoffe (Total Volatile Organic Compounds TVOC), Styrol und Benzol sowie Staub und Ozon geprüft werden. Die Emissionsraten in der Bereitschaftsphase und der Druckphase sind nach der in Anhang S- M der Vergabegrundlage RAL-UZ 171 beschriebenen Prüfmethode zu bestimmen und zu protokollieren. Die Emissionsprüfung ist von einem geeigneten 1 Institut durchzuführen. Die Einhaltung der zulässigen Höchstwerte sind durch den Auftragnehmer gegenüber der Auftraggeberin mittels Prüfbericht nachzuweisen. Alternativ kann der Nachweis auch durch Vorlage des Prüfsiegels der Zertifizierung nach Blauer Engel RAL-UZ 171 oder gleichwertig nachgewiesen werden. Bei Verwendung einer alternativen Zertifizierung ist der Nachweis zu erbringen, dass diese die Erfüllung der Einzelkriterien (zulässige Höchstwerte) sicherstellt. 1 Prüfinstitute sind geeignet, wenn sie über die notwendigen apparativen Einrichtungen und ein Qualitätsmanagementsystem verfügen (bzw. für den Bereich dieser Prüfungen akkreditiert sind) und über die erfolgreiche Teilnahme an einschlägigen Rundversuchen oder Vergleichsmessungen ihre Befähigung zur Durchführung dieser Prüfungen nachgewiesen haben. Gleiches gilt für Prüflaboratorien der Hersteller.

Seite 18 von 56 3.6.4 Struktur der Netzwerkumgebungen im Referat für Bildung und Sport Das RBS betreibt zwei galvanisch getrennte Netze. Die Multifunktionsgeräte kommen in beiden Netzen zum Einsatz. Im geschützten Verwaltungsnetz werden die Verwaltungsaufgaben in den öffentlichen Schulen, den städtischen Kindertagesstätten und der Zentralverwaltung erledigt. Das pädagogische Netz dient Unterrichtszwecken in den öffentlichen Schulen. Die Struktur der Netzwerkumgebungen und ihre Besonderheiten sind in Anhang A Serverumgebungen im Referat für Bildung und Sport dargestellt. 3.6.5 Servereinstellungen Bei den angebotenen Geräten muss es möglich sein, mehrere Server einzutragen z. B. einen zusätzlichen Zeitserver, Mailserver oder LDAP-Server für die Anmeldung am Gerät. Für die Scanfunktionalitäten wird der Zugriff auf das städtische LDAP oder auf das LDAP am Campusserver im Pädagogischen Netz sichergestellt. Das selbe gilt für die Konfiguration des Mailservers am Multifunktionsgerät. In Anhang A Serverumgebungen im Referat für Bildung und Sport sind die erforderlichen Servereinstellungen und Konfigurationen, getrennt nach Verwaltungsservern und den pädagogischen Servern dargestellt. 3.6.6 Treiber Wird ein Multifunktionsgerät einem Benutzer zugewiesen, sollte der Treiber auf dem Client konfigurierbar sein, so dass z. B. der Farbdruck ausgeschlossen werden kann. Ein schreibender Zugriff auf die ppd-dateien und PCL-Dateien durch das RBS muss möglich sein. Weitere Details entnehmen Sie bitte der Anlage A Serverumgebungen im Referat für Bildung und Sport. 3.6.7 Kompatibilität mit den Client Systemen 3.6.7.1 Verwaltungsclient-Systeme Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Geräte aller Leistungsklassen (auch evtl. Nachfolgemodelle) mit den im Kriterium A 5.5 des Kriterienkatalogs aufgeführten Komponenten des städtischen IT-Arbeitsplatzes kompatibel sind. 3.6.7.2 Pädagogische Clientsysteme Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Geräte aller Leistungsklassen (auch evtl. Nachfolgemodelle) mit den im Kriterium A 5.5 des Kriterienkatalogs aufgeführten Komponenten im Pädagogischen Netz arbeiten können.

Seite 19 von 56 3.7. Serviceleistungen Da die meisten Hersteller bei Hardware, welche nicht aus dem offiziellen Vertriebskanal bezogen wurde, keinen Service gewähren, ist es wichtig, dass sämtliche Geräte beim Hersteller für Service-Zwecke zur Verwendung in der Bundesrepublik Deutschland registriert sind. Aus Gründen eines voraussichtlich langen Lebenszyklus der Systeme ist bis zur Hälfte der Vertragslaufzeit ausschließlich Neuware (Originalherstellerware) anzubieten. In der zweiten Hälfte der Vertragslaufzeit (ab dem 37. Monat) sollen durch den Auftragnehmer generalüberholte Gebrauchtgeräte angeboten werden. Hardware im Sinne dieser Leistungsbeschreibung umfasst die Geräte, einschl. der zum Betrieb benötigten Systemsoftware, sowie Zusatzeinrichtungen gem. Herstellerspezifikation, die im Vertrag aufgeführt sind. Der Auftragnehmer muss zusätzliche Serviceleistungen bis zum Ablauf der Rahmenvereinbarung am 31. Oktober 2021 ab dem Lieferzeitpunkt erbringen. Diese Serviceleistungen umfassen mindestens die in den nachfolgenden Abschnitten beschriebenen Leistungen. Die aus der Rahmenvereinbarung abgerufenen Geräte und sonstige mit diesen Geräten in Zusammenhang stehenden Serviceleistungen sind an jedem Standort der Auftraggeberin zu erbringen. Die einzelnen Lieferadressen werden dem Auftragnehmer zusammen mit der Bestellung in Form eines Verteilerplans bekannt gegeben. Die Auftraggeberin legt im Rahmen des Einzelabrufs fest, an welchem Standort die beauftragte Leistung erbracht wird. Diese Regelung umfasst auch zusätzliche Standorte, die zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht bekannt sind und der Auftraggeberin dann organisationsbezogen zugeordnet sind. 3.7.1 Lieferleistung / Bestellabwicklung Die Stellplätze sind auf Grund der dezentralen Struktur der Landeshauptstadt München über das gesamte Stadtgebiet verteilt; einige wenige Stellplätze (< zehn) befinden sich auch im näheren Umland. Die einzelnen Lieferadressen werden dem Auftragnehmer zusammen mit der Bestellung in Form eines Verteilerplans bekannt gegeben. Darin sind enthalten der Name des Referates, die Organisationseinheit innerhalb, die Adresse mit - soweit bis zu dem Zeitpunkt bekannt - Stockwerk und Standort, Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner mit Telefonnummer, die Geräte nach Leistungsklassen aufgegliedert inklusive dem Zubehör. Der genaue Lieferzeitpunkt und Lieferort (Zimmernummer und Stockwerk) muss dann von der ausführenden Firma mit jeder Stelle abgeklärt werden. Diese Leistung muss im Preis enthalten sein. Eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen ist in Anhang C Vorkonfiguration und Rollout und Anhang D IT Shop dargestellt.

Seite 20 von 56 Die Aufstellung und Installation der in oben genannten Verteilerplan enthaltenen Geräte (inklusive Treiber und Software) muss durch den Auftragnehmer so rechtzeitig erfolgen, dass diese bis zum 20. November 2015 vollständig und voll funktionstüchtig zur Verfügung stehen. Hierzu steht dem Auftragnehmer ein Zeitfenster von voraussichtlich vier Monaten, inklusive Rollout- Planung, ab Zuschlagserteilung zur Verfügung. Ebenso soll die Einweisung des bedienenden Personals bis zu diesem Zeitpunkt abgeschlossen sein, spätestens jedoch einen Monat nach Vertragsbeginn. Gerät der Auftragnehmer ohne Verschulden der Auftraggeberin damit in Verzug, so hat er ihr den dadurch entstehenden Schaden zu ersetzen. Geräte, die dem Auftragnehmer zwischen Zuschlagserteilung und Vertragsbeginn von der Auftraggeberin nachgemeldet werden, sollen ebenfalls zum Vertragsbeginn zur Verfügung stehen (Lieferung und Installation), in jedem Fall aber spätestens vier Wochen danach; die Einweisung für diese Geräte soll entweder im oben genannten Rahmen, spätestens aber zehn Arbeitstage nach Lieferung und Installation erfolgen. In jedem Gerät muss bei Auslieferung bereits ein Toner enthalten sein. Darüber hinaus ist für jedes Gerät ein Reservetoner mitzuliefern. Das eigenständige Auswechseln der Tonerkartuschen und der Resttoner durch die Benutzer im RBS ist der Standardfall. Nur im absoluten Ausnahmefall kann es auftreten, dass ein einzelner Benutzer das Auswechseln der Tonerkartuschen bzw. Resttoner - in Absprache mit dem Auftragnehmer - beauftragen will. Dieser absolute Sonderfall ist getrennt als solcher zu bepreisen. Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass ein Reservebehälter vor Ort ist bzw. muss der Techniker einen Reservebehälter dabei haben. Bei Geräten, die mit einem Finisher ausgestattet sind, sind Heftklammern bzw. Heftdraht mitzuliefern. Für die Verpackung sind umweltverträgliche und die stoffliche Verwertung nicht belastende Materialien zu verwenden (z. B. Kartonagen). Das Verpackungsmaterial ist sofort vom Lieferanten kostenlos zurückzunehmen. Ein Jahr vor Ablauf des Vertrags ist der Auftraggeberin vom Auftragnehmer nach entsprechender Aufforderung kostenlos innerhalb von vier Wochen eine Stellplatzübersicht zur Verfügung zu stellen. Darin muss enthalten sein (für jedes aufgestellte Gerät separat): Modell Geräte- bzw. Seriennummer Stellplatz (Name des Einsatzortes, die Adresse mit Stockwerk und Standort) Zubehör Seit Vertragsbeginn abgerechnete Seiten (Stichtag ist anzugeben) Die Auftraggeberin ist berechtigt, den vereinbarten Einsatzort (Standort) der Geräte zu ändern (Umzug einer Organisationseinheit, Standortwechsel innerhalb des Gebäudes bzw. Geländes wegen organisatorischen Änderungen o. ä.). Wechsel des Einsatzortes werden der ausführenden Firma durch die Auftraggeberin schriftlich mitgeteilt. Diese haben durch den Auftragneh-