DHL FREIGHT FCM 2.0 AX4 Benutzerhandbuch DHL Freight FCM 2.0 AX4 EXCELLENCE. SIMPLY DELIVERED.
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 1. Aufschaltung... 3 2. Login... 4 3. FCM 2.0 - Ax4 Hauptmenü / Fensteraufbau... 6 4. Menüfeld Sendungen... 7 4.1 Erfassung... 7 4.1.1 Sendungskopf... 9 4.1.2 Sendungsdetails... 11 4.1.3 Sendungsposition... 16 4.2 Auftragsvorschau... 17 4.3 Label... 18 4.4 Gefahrgut... 19 4.5 Vorlagen... 27 4.6 Sendungsübersicht... 30 5. Adressbuch... 34 5.1 Neue Adresse... 34 5.2 Adresse suchen... 35 6. Verwaltung... 36 6.1 Eigene Dateien... 36 6.2 Unternehmen... 37 6.3 Benutzer verwalten... 38 6.4 Benutzereinstellungen... 40 7. Hilfe... 42 7.1 Verbindungstest... 42 7.2 Browsertest... 43 Stand: 27.10.2011 Seite 2 von 43
1. Aufschaltung Zur Nutzung unserer Online Software FCM 2.0 AX4 müssen sie sich registrieren. Die Registrierung erfolgt zusammen mit dem Verkauf ihrer zuständigen DHL Freight Niederlassung. Der Verkauf füllt zusammen mit ihnen das Registrierungsformular aus, anhand dessen die Registrierung und Freischaltung von DHL Freight FCM 2.0 AX4 vom DHL Freight Helpdesk durchgeführt wird. Die folgenden Daten werden zur Registrierung benötigt: 1. Ihre komplette Firmenanschrift 2. Ihre Kundennummer/-n (UNIFIS Versendernummer/-n) 3. Eine Kontaktperson / Administrator für DHL Freight FCM 2.0 AX4 4. Telefonnummer und e-mail-adresse der Kontaktperson Das ausgefüllte Registrierungsformular faxen oder mailen sie dann an das DHL Freight Helpdesk (Fax: 0228/37788-799 / e-mail: ax4freight.helpdesk@dhl.com ). In kürzester Zeit erhalten sie von uns zwei e-mails, einmal mit der Registrierungsbestätigung und einmal mit ihren Zugangsdaten, mit denen sie sich in FCM 2.0 AX4 einloggen können. 1. Stand: 27.10.2011 Seite 3 von 43
2. 2. Login Mit ihren Zugangsdaten melden sie sich auf der Startseite (https://www.ax4.com/ax4/?id=680320) von FCM 2.0 AX4 an. Zur Anmeldung geben sie bitte ihren Benutzernamen und ihr Passwort ein. Anschließend klicken sie bitte auf den Button Anmeldung. Stand: 27.10.2011 Seite 4 von 43
Nach der ersten Anmeldung müssen sie aus Sicherheitsgründen ihr Passwort ändern. Um ihnen zukünftig den Zugang zum System auch dann zu ermöglichen, wenn sie Ihr Passwort einmal vergessen haben sollten, bitten wir sie, hier einmalig eine Passworterinnerungsfrage inklusive der Antwort festzulegen. Stand: 27.10.2011 Seite 5 von 43
3. FCM 2.0 - Ax4 Hauptmenü / Fensteraufbau Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen sie in das Hauptmenü von FCM 2.0 AX4. 1. 2. Das Hauptmenü bzw. Hauptfenster ist wie folgt aufgebaut: 1. Name des Benutzers 2. Hauptmenü Stand: 27.10.2011 Seite 6 von 43
4. Menüfeld Sendungen Im Menü Sendungen können sie aus drei verfügbaren Funktionen wählen. Die aktuell ausgewählte Funktion ist immer hellgrau hinterlegt. 4.1 Erfassung Mit einem Klick auf Erfassung starten sie die Sendungserfassung in FCM 2.0 AX4. Die Sendungserfassung besteht aus zwei Teilbereichen. Im ersten Schritt wählen sie mit Produkt / Service den Sendungstyp. Stand: 27.10.2011 Seite 7 von 43
Es folgen 3 Abschnitte: 1. Sendungskopf 2. Sendungsdetails 3. Sendungspositionen Pflichtfelder erkennen sie an den * rechts neben den Feldbezeichnungen wie z.b. Empfänger im ersten Abschnitt / Sendungskopf Stand: 27.10.2011 Seite 8 von 43
4.1.1 Sendungskopf Unter Versender wählen sie aus den UNIFIS - Versendernummern, die zur Registrierung angegeben wurden. Wird keine Wahl getroffen, zieht das System die erste Versendernummer. Besteht nur eine Versendernummer, so entfällt die Auswahl. 1. Mit Bearbeiten können sie z.b. neue Empfänger hinzufügen und nach Bedarf ändern. Stand: 27.10.2011 Seite 9 von 43
Hinweis: speichern sie die Kunden über den Empfängermodus haben sie 4 Namensfelder (nur 3 über das Adressbuch) Hinweis: Funktion ist nicht AKTIV!!! Nach dem Ausfüllen der erforderlichen Felder empfehlen wir den Button Adresse speichern und übernehmen. So sichern sie sich die Empfängeradresse für zukünftige Sendungen. Der nächste Aufruf ist dann über die Kundennummer möglich. Stand: 27.10.2011 Seite 10 von 43
Der Kopf der des zweiten Abschnitts Sendungsdetails ändert sich entsprechend ihrer Auswahl des Produkt / Service 4.1.2 Sendungsdetails Einzugsaufträge ( nur Deutschland ) Stand: 27.10.2011 Seite 11 von 43
Express nächster Tag ( nur Deutschland ): Hinweis : Beachten sie die Produktspezifischen Besonderheiten!!! (Volumen / Lademeter) Express bis 10 Uhr ( nur Deutschland ): Express bis 12 Uhr ( nur Deutschland ): Standard: Hier haben sie die Möglichkeit einen Wunschtermin zu äußern, wir bemühen uns diesem auch nachzukommen. Stand: 27.10.2011 Seite 12 von 43
Hinweis: Kein ADR bei Fixterminen!!! Fixtermin bis 10 Uhr ( nur Deutschland ): Fixtermin bis 12 Uhr ( nur Deutschland ): Fixtermin Zustelldatum ( nur Deutschland ): Avis: Nachnahme: In unserem Beispiel wählen wir Standard. Stand: 27.10.2011 Seite 13 von 43
2 Das Pflichtfeld Frankatur bietet ihnen eine Auswahl, alle anderen Felder geben sie frei ein. ( Vorgegeben ist (DDU / frei Haus unverzollt/ unversteuert ( 22 ) ) Stand: 27.10.2011 Seite 14 von 43
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4.1.3 Sendungsposition 3 Im Abschnitt Sendungspositionen haben sie unter Verpackungsart eine Auswahl. Für neu erfasste Aufträge, die wiederkehren, können sie noch vor dem Abschluss der Auftragserfassung eine Vorlage erstellen. Hierfür fügen sie ein Haken ein und vergeben dem Auftrag einen Namen. 1 2 Stand: 27.10.2011 Seite 16 von 43
4.2 Auftragsvorschau Erteilen sie die Freigabe über Menüpunkt Sendungen Sendungsübersicht bitte erst nach der Erfassung aller Aufträge, die auf ein LKW (Pro Fahrt, pro Abholung) geladen sind. Stand: 27.10.2011 Seite 17 von 43
4.3 Label Hier können sie mit dem Button Erzeuge PDF-Barcode schon die erforderlichen Labels erzeugen. Stand: 27.10.2011 Seite 18 von 43
4.4 Gefahrgut Um den Auftrag als Gefahrgut Auftrag zu deklarieren fügen sie rechts ein Haken ein und klicken sie den Button Gefahrgutdaten hinzufügen. Anhand dieses Symbols erkennen sie, dass es sich um ein Gefahrgut handelt. Stand: 27.10.2011 Seite 19 von 43
Folgen sie den mit gekennzeichneten Feldern 1. Mit der Un-Nr. können sie entsprechende Gefahrgutinformationen suchen. Je nach UN.-Nr können sie auch die n.a.g. Eintragung wählen. Stand: 27.10.2011 Seite 20 von 43
2. 3. Das Pflichtfeld Verpackungscode bietet ihnen eine Auswahl, entsprechend dieser ändert sich die Auswahl im Folgefeld. Stand: 27.10.2011 Seite 21 von 43
4. Stand: 27.10.2011 Seite 22 von 43
5. 6. Neben dem Pflichtfeld Masse können sie die Einheit wählen. Stand: 27.10.2011 Seite 23 von 43
Wichtig: achten sie drauf, dass das Gewicht der Position nicht das Gewicht des Gefahrguts übersteigt. 7. Stand: 27.10.2011 Seite 24 von 43
8. Stand: 27.10.2011 Seite 25 von 43
Zur Erinnerung: Erteilen sie die Freigabe über Menüpunkt Sendungen Sendungsübersicht bitte erst nach der Erfassung aller Aufträge, die auf ein LKW (Pro Fahrt, pro Abholung) geladen sind. Stand: 27.10.2011 Seite 26 von 43
4.5 Vorlagen Im Menü Sendungen können sie die Funktionen Vorlagen wählen. Die bereits gespeicherten Vorlage können sie gern bearbeiten oder sie erstellen neue Kurzvorlagen. Sie können viel Erfassungsaufwand sparen, indem sie vorab die häufigsten Sendungsarten als Vorlage speichern. (Erfassung erfolgt genauso wie eine Auftragserfassung, jedoch kann sie auch ohne die Pflichtfelder gespeichert werden) Stand: 27.10.2011 Seite 27 von 43
In der Vorlage sind die *Felder keine Pflichtfelder Stand: 27.10.2011 Seite 28 von 43
Zum Aufruf der der benötigten Vorlage nutzen sie die Suchfilter z.b. Namen. Mit dem linken Pfeil bearbeiten sie die einzelnen Abschnitte und mit dem rechten Pfeil den Gesamtauftrag. Mit dem Haken und dem Button Erfassung gelangen sie zum Auftrag. Stand: 27.10.2011 Seite 29 von 43
4.6 Sendungsübersicht In der Übersicht sehen sie alle Ihre erfassten Sendungen, mit dem jeweiligen Status. Sendungen im Status Neu wurden noch nicht an die DHL Freight freigegeben. Zusätzlich zu einigen Sendungsdetails sehen sie auch die AX4 Nummer, die automatisch generiert wurde, jedoch nur intern verwendet wird. Als nächstes markieren sie alle Sendungen, die auf Neu stehen und auf den LKW geladen wurden. Mit dem Button Markierte Sendungen freigeben erhalten sie folgende Sendungsunterlagen: Stand: 27.10.2011 Seite 30 von 43
Handelt es sich um Gefahrgut haben sie auf der Ladeliste zusätzlich den Punktewert und den Tunnelcode. Stand: 27.10.2011 Seite 31 von 43
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Um ihre Sendung zu verfolgen öffnen sie mit Status / Freigegeben einen Link zu Active Tracing. Stand: 27.10.2011 Seite 33 von 43
5. Adressbuch 5.1 Neue Adresse Unter der Funktion Neue Adressen können sie alle notwendigen Adressen vorab anlegen, z.b. Kunden-Anschrift Hinweis: speichern sie die Kunden über den Empfängermodus haben sie 4 Namensfelder ( hier nur 3 ) Hinweis: Funktion ist nicht AKTIV!!! Hinweis: Funktion ist nicht AKTIV!!! Stand: 27.10.2011 Seite 34 von 43
5.2 Adresse suchen Unter der Funktion Adresse suchen haben sie die Option mit Hilfe von drei Kriterien Kundennr., Stadt, und Name die entsprechende Anschrift zu finden. Besteht der Bedarf Adressen zu importieren bitten wir sie sich an DHL Freight Helpdesk zu wenden. Stand: 27.10.2011 Seite 35 von 43
6. Verwaltung 6.1 Eigene Dateien Stand: 27.10.2011 Seite 36 von 43
6.2 Unternehmen Unter der Funktion Unternehmen können sie die Versenderdaten aktualisieren. Stand: 27.10.2011 Seite 37 von 43
6.3 Benutzer verwalten Der erste Benutzer hat das Recht weitere Benutzer anzulegen. Bei allen anderen Benutzern steht die Funktion Benutzerverwaltung nicht zur Auswahl. Das Passwort wird bei erfolgreicher Registrierung an die angegebene E-Mail-Adresse verschickt. Stand: 27.10.2011 Seite 38 von 43
Mit betätigen des Pfeils auf der rechten Seite gelangen sie in den Berechtigungsbereich für die einzelnen Benutzer. Stand: 27.10.2011 Seite 39 von 43
Maske für weitere Benutzer 6.4 Benutzereinstellungen Stand: 27.10.2011 Seite 40 von 43
Von den in der Maske aufgeführten Einstellungen werden folgende Punkte empfohlen: unter Funktion nach Login können sie einstellen, dass sie direkt nach der Anmeldung in die Erfassung kommen. Einstellung des Druckformats: A4 wenn sie ein A4 Blatt mit 4 A6 Labels brauchen oder A6, wenn sie einen Labeldrucker verwenden. Stand: 27.10.2011 Seite 41 von 43
Auch ist es möglich einzustellen an welcher Stelle der Seite der Druck anfangen soll. 7. Hilfe 7.1 Verbindungstest Stand: 27.10.2011 Seite 42 von 43
7.2 Browsertest Hiermit können sie testen, ob ihre Konfiguration unterstützt wird. Stand: 27.10.2011 Seite 43 von 43