Was ist neu in Word 07 Formatvorlagen Neue Benutzeroberfläche: Die Multifunktionsleiste ersetzt die alten Pulldownmenüs. Bearbeiten Diese Leiste kann mit ctlr+f1 ein- und ausgeblendet werden. Registerkarten Diese Leiste hat 7 Registerkarten. 1. Start 2. Einfügen 3. Seitenlayout 4. Verweise 5. Sendungen 6. Überprüfen 7. Ansicht 8. (Entwicklertools) Die Befehle in diesen Gruppen werden sofort ausgeführt... oder haben einen Auswahlpfeil daneben der die Auswahl erweitert. Gruppen Die Registerkarten bestehen aus Befehlsgruppen: Das Register Start hat z.b. folgende Gruppen: Zwischenablage Über diese kleine Schaltfläche werden weitere Optionen angezeigt. Schriftart Z.B. hier die Einstellungen zur Schrift. Absatz Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 1
Programmregisterkarten Wenn z.b. die Druckansicht gezeigt wird, dann erscheint oben automatisch ein anderes Register mit andern Gruppen. Office Schaltfläche Dieses Symbol ist neu. Dahinter verstecken sich einige Befehle, die vorher in einem Menü waren. Registerkarten je nach Kontext Einige Befehle erscheinen nur dann, wenn z.b. ein Bild doppelt angeklickt wurde,......oder wenn man sich in einer Tabelle befindet. Das verwirrt vor allem dann, wenn man weiss, dass es ein Werkzeug gäbe es aber nirgends zu finden ist, nur weil man noch nicht auf das entsprechende Objekt doppelt geklickt hat. Die Seitenvorschau ist neu unter Drucken zu finden. Statusleiste unten am Bildrand Neu sieht man hier immer wie viele Wörter bereits geschrieben wurden. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 2
Schnellzugriff Symbolleiste Im Office 2003 konnten alle Befehle / Werkzeuge nach eigenem Gutdünken eingerichtet werden. Im Office 2007 ist das nur noch hier möglich. Siehe oben neben der Office Schaltfläche Siehe hier beim Pfeil / weitere Befehle Kataloge Neu stehen zur Formatierung von Bildern, Tabellen etc. Kataloge zur Verfügung, die vorgefertigte Layouts vorschlagen: Z.B. bei Bildern: Doppelklick auf ein Bild. Sofort kann man Bilderrahmen wählen. Diese Befehle hier links könnte man noch zum Schnellzugriff hinzufügen. Oder bei Tabellen: Minisymbolleiste Wenn Wörter im Text markiert werden, blendet sich automatisch eine halbtransparente Minisymbolleiste mit den wichtigsten Befehlen ein. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 3
Livevorschau Bei der Auswahl aus Katalogen sieht man eine Vorschau der Veränderung bevor man darauf geklickt hat. Auch bei der Auswahl einer andern Schriftart sieht man bereit, wie es nachher aussähe. Das ist sehr angenehm und effizient. Wie soll eine Kopfzeile aussehen? Einfügen / Kopf-und Fusszeile / Kopfzeile Neue Funktionen: Bausteine Das sind Layoutvorschläge. Wie soll ein Deckblatt aussehen? Einfügen / Seiten / Deckblatt Wie soll ein Textfeld aussehen. Einfügen / Text / Textfeld Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 4
Schnellformatvorlagen Wie soll der Text aussehen? Start / Formatvorlagen Hier sieht man bereits einige Vorschläge. Fährt man darüber, verwandelt sich der eigene Text sofort in einer Vorschau in dieses Format. Effekte grafische Diese Effekte sind neu. Siehe auch Kataloge bei Bildern. Z.B. bei einem Bild: Doppelklick auf ein Bild. Formeln Der alte Formeleditor hat ausgedient und wurde durch einen neuen ersetzt. Einfügen / Formel Smart Arts Die sind wirklich neu in Word 2007 und sie sind intelligent aufgebaut. Einfügen / Illustrationen / SmartArt Dokumentinspektor Dieser Inspektor entfernt alle sicherheitsrelevanten persönlichen Informationen aus einem Dokument. Das ist vor allem wichtig, wenn Dokumente veröffentlicht werden. Vorgehen: Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 5
1. Eine Kopie der Datei erstellen und die Kopie öffnen. 2. / Vorbereiten / Dokument prüfen Was soll geprüft werden? 3. Und hier die Bestätigung. Dateiformat ist neu docx Worddateien haben neu die Endung docx. Es basiert auf XML und erleichtert die Weiterverarbeitung mit andern Programmen. Docx Dateien sind komprimiert, also kleiner. Dokumente, die ein Makro enthalten haben neu die Endung docm. PDF Dokumente Entscheiden, was entfernt werden soll: Neu kann man direkt aus Word PDF Dateien erstellen. Siehe unter: / Speichern unter / PDF oder XPS Speicherort für Dateien einrichten Es gibt ein paar praktische Einstellungen im Word, die man einmalig einrichtet und dann immer nutzen kann. Zuerst auf dann auf Word-Optionen klicken. Dokument abschliessen Auch das ist neu und wichtig. So können Dokumente nur noch gelesen aber nachträglich nicht mehr verändert werden Z. B. Protokolle. Vorgehen: 1. Eine Kopie der Datei erstellen und die Kopie öffnen. 2. / Vorbereiten / als abgeschlossen kennzeichnen. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 6
Häufig verwendet: Hier würde ich einiges umstellen. Siehe unter Autokorrektur Optionen Autokorrektur: Hier die Häkchen entfernen Evtl. hier noch die Entwickler Registrierkarte einblenden. Und hier evtl. den Benutzer anpassen. Anzeigen: Diese so lassen. Autoformat während der Eingabe: Hier die Häkchen entfernen Dokumentprüfung: Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 7
Und hier nochmals: Aber der Zeichenbereich stört. Also stellen wir diesen Burschen ab. Dokumentvorlage normal.dotm ändern Speichern. Hier würde ich den Standardspeicherort richtig einstellen. Wenn Word gestartet wird, öffnet es immer ein leeres Papier. Woher kommt das? Leider sind die Wordvorlagen tief versteckt! Siehe unter: Hier "Durchsuchen" und auf jenen Ordner klicken, in welchem man am häufigsten Worddateien speichert. Unter Erweitert würde ich nicht viel ändern. Hier zuunterst bei "Verwalten" wechseln auf "Vorlagen". Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 8
Klick auf "Gehe zu". Dann Klick auf "Anfügen". Aha, wir haben die Datei gefunden. Aber wo liegt sie auf meinem PC? Jetzt die Datei Normal.dotm öffnen. Der Anblick enttäuscht. Was soll das nun? Das ist aber eine sehr spezielle Datei. Alles was wir hier ändern, wird künftig erscheinen, wenn wir Word starten! Hier auf den Pfeil klicken, dann sieht man den Pfad. Die Datei liegt also hier: Lokaler Datenträger C / Dokumente und Einstellungen / Benutzername / Anwendungsdaten / Microsoft / Templates In der Normal.dotm Datei würde ich folgendes einrichten: Datei Eigenschaften (Autor) Nun öffne ich im Word diese Datei. Achtung beim Öffnen muss man noch den Dateityp umstellen auf *.dotm Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 9
Es erscheint ein Formular zur Eingabe einiger Daten. Hier würde ich den Haken entfernen oder die Rastereinstellung feiner machen auf 0.1 cm Oder hier die Erweiterten Eigenschaften aufrufen und ausfüllen. Kopf- und Fusszeile mit: Adresse, LOGO, Seitenzahl, Dateipfad Formatvorlagen richtig einstellen (siehe eigenes Kapitel) Zum Schluss: Diese normal.dotm Datei speichern. Wenn man jetzt ein neues Dokument beginnt, startet Word automatisch mit dieser Vorlage. Tipp "Worddokumente verschwunden": Wir haben vorhin gesagt, Word solle nur *.dotm Dateien anzeigen. Das gilt noch immer! Schriftart und -grösse automatische Trennung einschalten. Siehe unter Seitenlayout / Seite einrichten / Silbentrennung / Automatisch Den Dateityp muss also hier wieder auf *.doc umgestellt werden, sonst zeigt Word diese Dateien nicht an und man hat den Eindruck alle Worddokumente seien verschwunden! Seite teilen Seitengrösse und Ränder Raster verfeinern. Siehe unter Seitenlayout / Anordnen / Ausrichten Man schreibt z.b. an einem langen Dokument und muss immer wieder an den Anfang zurückscrollen, weil dort das Inhaltsverzeichnis steht. Man kann den Bildschirm teilen, sodass oben auf dem Bildschirm z.b. der Anfang des Dokuments zu sehen ist, und unten der Schluss. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 10
Hier diesen dünnen Strich packen und nach unten ziehen. Hier den Titel eintippen. Trennen verhindern Es sieht unschön aus, wenn z.b. das Wort E- Mail automatisch so getrennt wird. Wenn man Ctrl+Shift Taste drückt während dem man den Bindestrich (oder einen Leerschlag) tippt, dann bleibt das Wort zusammen. Dieser Titel erscheint also künftig auf allen Folgeseiten. Ein LOGO fehlt hier noch: Also Einfügen / Illustrationen /Grafik und das Logo als Bild einfügen. Kopf- und Fusszeilen Einfügen / Kopf- und Fusszeile / Kopfzeile In der Kopfzeile würde ich den Titel des Dokuments und ein Logo einfügen. Diese erscheinen dann auf jeder Seite automatisch. Das Logo kann nicht frei platziert werden, weil Word die Bilder zuerst immer als grosse Buchstaben behandelt. Also: Doppelklick aufs Bild / Anordnen / Textumbruch Hier "Hinter den Text" wählen. Hier auf Leer klicken. Sofort wird die eigentliche Seite blass dargestellt und die Kopf- und Fusszeile erscheint: Hier oberhalb der gestrichelten Linie kann man Texte und Bilder einfügen, die dann automatisch auf allen weiteren Seiten immer wieder erscheinen: Jetzt kann man über das Bild schreiben. (An der grünen Nase kann das Bild auch gedreht werden.) Das Bild darf ruhig über die gestrichelte Linie hinauskommen. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 11
wir jede ausgedruckte Datei schnell wieder, weil unten steht, wo sie auf dem PC gespeichert ist. Sobald die Kopfzeile fertig gestaltet ist, macht man einen Doppelklick auf das Arbeitsblatt. Dann verblasst die Kopfzeile. Und man kann wieder am Dokument weiter arbeiten. Von nun an ist diese Kopfzeile auf allen Seiten zu sehen. Einfügen / Kopf- und Fusszeile / Fusszeile Hier würde ich den Dateipfad, Datum und die Seitennummern automatisch einblenden lassen. Datum und Zeit einfügen: Einfügen / Text / Datum und Uhrzeit Wie soll das Datum angezeigt werden? Soll es beim Öffnen der Datei jeweils aktualisiert werden? Hier auf "Leer" klicken. Die Fusszeile erscheint. Hier z.b. den Dateipfad einfügen: Einfügen / Text / Schnellbausteine Das sieht dann so aus. Hier ist die Schrift noch verkleinert und auf grau gesetzt. Hier Feld wählen: Und jetzt soll die Seitenzahl noch automatisch erscheinen. Leider sind diese Felder hier nur in Englisch beschrieben. Wir wählen "FileName" = Datei Name. Und oben rechts klicken wir auf "Pfad hinzufügen". So finden Achtung: Wenn wir hier einen Schnellbaustein verwenden, dann überschreibt dieser den Dateipfad, den wir vorher erstellt haben. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 12
Seitenzahl mit Schnellbaustein: Einfügen / Kopf- und Fusszeile / Seitenzahl Wo soll die Zahl stehen? Tipp "Kopf- und Fusszeile verschwunden": Es passiert plötzlich, wenn man aus Versehen hier zwischen Blatt und Werkzeuge doppelklickt, dann verschwindet die Kopf- und Fusszeile und man kann sie nicht mehr hervorzaubern. Rechts unten soll sie stehen: Dieses kleine Zeichen ist daran schuld und heisst "Leerräume ausblenden". Wenn man nun hier wieder zwischen zwei Seiten klickt, erscheint das Zeichen nur kurz und unscheinbar. Mit einem Doppelklick darauf holt man die Kopfzeile wieder hervor. Kopf- und Fusszeilen mit Wasserzeichen (Variante "Eigenbau") Hier in der Kopfzeile ein Bild als LOGO einfügen. Einfügen / Illustrationen / Grafik Seitenzahl als Feld einfügen: Einfügen / Text / Schnellbausteine / Feld Hier "Page" wählen. Hoppla, das Bild ist riesig und bläst den Kopfbereich gigantisch auf. Jetzt sieht man beides: Pfad und Seitenzahl. Doppelklickt man wieder in die Kopfzeile, kann diese wieder weiterbearbeitet werden. Sobald das Bild nicht mehr wie ein Buchstabe als "Text in Zeile" formatiert ist, kann das Bild irgend- Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 13
wo platziert werden und die Kopfzeile wird nicht mehr aufgeblasen. Also: Doppelklick aufs Bild / Anordnen / Textumbruch Hier "Vor den Text" wählen. Das Bild in der Kopfzeile darf also viel grösser sein als die Kopfzeile selber. Das Bild ist aber zu dominant. Wir wollen es als Wasserzeichen in der Kopfzeile hinterlegen. Doppelklick aufs Bild. Format / Anpassen / Helligkeit. Optionen für Bildkorrekturen Eigentlich sollte dieses Fenster hier kommen, aber das hat bei mir nicht immer geklappt. Ich habe hier die Helligkeit erhöht und den Kontrast verringert. Jetzt das Bild vergrössern, bis es das ganze Papier abdeckt. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 14
Oder dann eben in diesem Fenster hier die Helligkeit erhöhen und den Kontrast verringern. Jetzt verschwindet das Bild hinter den Text und gehört dennoch zur Kopfzeile, d.h. auf allen folgenden Seiten erscheint das Bild automatisch im Hintergrund. Jetzt ist das Bild nur noch als Wasserzeichen in Hintergrund spürbar. Wasserzeichen (Variante "Microsoft") Seitenlayout / Seitenhintergrund / Wasserzeichen Was macht Word dann? Es fügt genau gleich einen Text oder ein Bild in den Hintergrund der Kopfzeile und hellt ihn auf. Achtung: Mit einem Doppelklick in den Textbereich sollte man jetzt wieder aus der Kopfzeile in den Arbeitsbereich kommen. Das geht leider nicht mehr, weil das Bild die ganze Arbeitsfläche zudeckt. Wie kommen wir da wieder raus? Kopf- und Fusszeilen: 1. Seite anders Doppelklick in die Kopfzeile. Hier kann man bestimmen, dass die Kopf- und Fusszeile der ersten Seite anders sein soll. Entwurf / Optionen / Erste Seite anders. Hier bei Kopf- und Fusszeilen auf "Entwurf" gehen und dann mit dem x schliessen. Wenn man hier drauf klickt, dann wird einfach die Kopfzeile der ersten Seite gelöscht. Und man gestaltet sie so, wie man sie gerne hätte. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 15
Kopfzeilen, verschiedene Kopf- und Fusszeilen beziehen sich eigentlich nicht aufs ganze Dokument, sondern auf Abschnitte. Normalerweise besteht ein Dokument aus 1 Abschnitt, deshalb ist die Kopfzeile überall gleich. Macht man verschiedene Abschnitte, so können diese auch verschiedene Kopfzeilen haben. Die Abschnitte erben die Kopfzeilen vom vorherigen Abschnitt. Abschnitte einfügen Das ist praktisch, wenn man z.b. verschiedene Kopfzeilen einrichten will, oder wenn in einem Dokument eine Seite quer- statt hochformatig sein soll. Seitenlayout / Seite einrichten / Umbrüche So kann die Vererbung unterbrochen werden: Wenn man einen Seitenwechsel erzwingt mit Ctrl+Enter, dann erscheint der nächst folgende Text immer auf einer neuen Seite. Formatierungszeichen sichtbar machen mit: Wenn man in die Kopfzeile wechselt, dann zeigt Word, in welchem Abschnitt man sich befindet... Linie, horizontale einfügen... und woher die Kopfzeile kommt: Wer käme hier drauf, diese Linien hier zu suchen? Seienlayout / Seitenhintergrund / Seitenränder Will man diese Vererbung kappen, so setzt man den Kursor in jene Kopfzeile, die von der vorherigen getrennt werden soll. Entwurf / Navigation / mit vorheriger verknüpfen Horizontale Linie Verknüpfung entfernen, also hier draufklicken. Jetzt kann also eine neue Kopfzeile erstellt werden, die ab diesem Abschnitt wirkt. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 16
Ctrl + F drücken. Es erscheint das "Suchen und Ersetzen" Fenster. Hier Erweitern klicken: Zeilenumbrüche entfernen Zeilenumbrüche und Absatzmarken (shift+enter) (enter) entfernen Hier bei Sonderformat... Wenn man einen Text erhält wo alle Zeilenumbrüche mit der Enter Taste erstellt wurden, dann braucht man sehr viel Zeit um diese von Hand zu entfernen.... auf Absatzmarke klicken. Es erscheint hier ein ^p (Absatzmarke ). So geht's automatisch: Text markieren Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 17
Hier nur einen Leerschlag eingeben, denn die Zeilenschaltung soll durch einen Leerschlag ersetzt werden. Dann "Alle" ersetzen. Ergebnis: Mit dem Suchbefehl ^l (Zeilenumbruch man Zeilenumbrüche ersetzen. )kann Textbausteine Wiederkehrende Textpassagen samt Bildern und Tabellen können als Bausteine gespeichert und abgerufen werden. Einen Text mit Bildern etc. markieren. Bild ins Word holen Einfügen/Grafik/aus Datei... Die Tasten Alt+F3 drücken. Hier kurzen eindeutigen Namen eingeben. Wie immer muss man dem Computer nun zeigen, wo das Bild gespeichert ist, das man einfügen möchte. Unter Suchen in... einen Klick auf dann erscheint Textbaustein einfügen: Wenn in einem beliebigen Text das Wort Internet geschrieben wird und anstelle eines Leerschlages nach dem Wort die Taste F3 gedrückt wird, dann wird sofort dieser Textbaustein in Dokument eingefügt. Textbausteine verwalten: Siehe unter Einfügen / Text / Schnellbausteine Hier sind alle gelistet, auch die eigenen. Mit einem Rechtsklick auf den Baustein kann man ihn verwalten. Hier das Bild suchen und "einfügen" anklicken. Das Bild erscheint sofort im Word und hat an den Ecken Bildernägel. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 18
An der grünen Nase kann das Bild gedreht werden. Zuerst verkleinert man meistens das Bild: Bild an einem Ecknagel packen und kleiner machen. Tipp Bild in Urzustand: Hat man zuviel am Bild herumgewurstelt, kann man es wieder "zurücksetzen". Dann erscheint es wieder wie am Anfang. Word behandelt das Bild wie einen grossen Buchstaben. Buchstaben kann man aber nicht irgendwo hinsetzen. Wir wollen aber das Bild über das Papier verschieben und irgendwo platzieren können. Das geht so: Doppelklick aufs Bild / Textumbruch. Bild aus dem Internet holen Das Bild ist vor oder hinter dem Text. internet explorer starten Z.B. mit der www.google.ch Suchmaschine. Wechseln von WEB Suche... Hier z.b. "Hinter den Text" wählen. (Das Bild ist dann also hinter dem Text.)...auf BILDER Suche. Stichwort z.b. "Blume" eingeben und "Google Suche" klicken. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 19
Google zeigt das Bild nochmals an und im Hintergrund verdunkelt jene Homepage in der das Bild vorkommt. Suchresultat: 159'000 Bilder! (Sucht man mit dem englischen Begriff, ist die Anzahl Suchtreffer noch viel höher: Es hat offenbar 2'640'000 flower Bilder im Netz.) Hier würde ich noch "grosse Bilder" auswählen. Nach unten scrollen, Bilder ansehen. Neben dem Bild steht: Bild in voller Grösse. Also hier klicken, denn erst jetzt wird das Bild in voller Qualität gezeigt. In dieser Qualität möchten wir es auch auf unserem PC speichern! Jetzt ist es in voller Grösse sichtbar. Das ist das Originalbild, mit der besten Qualität. Hier kann eine Farbauswahl getroffen werden. Wenn man über ein Bild fährt, dann erscheinen zusätzliche Informationen: Bildinformationen verstehen: Rechter Mausklick ins Bild. "kopieren" Es ist ein JPG Bild. Das Bild ist 2592x1944 Pixel gross. Es ist auf folgender Website zu finden www.einklang-online.de Es braucht einen weiteren Klick aufs Bild. Dann zum Wordprogramm rüberwechseln; Cursor dorthin setzen wo das Bild hinkommen soll und Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 20
Ctrl+V (einfügen). Schwupps, das Bild aus dem Internet ist im Word. Hier kann der Rahmen eingestellt werden. Tipp Word macht schlapp: Wenn man ein Originalbild (jedes ist ca. 2 MB gross) ins Word holt, dann geht Word in die Knie, weil die Worddatei zu gross wird! Doppelklick auf ein Bild "Bilder komprimieren" Optionen drücken Manchmal erscheint aber auch noch dieses Kontextmenue wie im Word 2003: Drucken 220 ppi ist gut. Kontur (Farbe etc. wäre hier auch noch möglich.) Rahmen ums Bild Rechtsklick aufs Bild. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 21
Bild zuschneiden Klick auf die Grafik. Hier "zuschneiden" wählen Text markieren mit Markierstift Text markieren, dann auf "Hervorheben" klicken (Farbe wählen), dann wird der Text wie mit einem Markierstift gefärbt. Der untere Textbalken soll weggeschnitten werden: Dann sieht der Text so aus: Text verschieben: Wenn man eine markierte Stelle packt, dann wird dieser Inhalt dorthin verschoben, wo man die Maustaste wieder loslässt. Beim Cursor ist dann wie ein Brief zu sehen, in dem das Markierte Mit dem Zuschneidwerkzeug den untern Ecknagel packen. steckt. Den Ausschnitt wählen und Maustaste loslassen. Text kopieren Das geht ähnlich wie "Text verschieben". Wenn man während des Verschiebens noch die Ctrl-Taste drückt, dann wird eine Kopie des Textes verschoben. Aufzählungen Siehe unter Start / Absatz Das Bild ist zugeschnitten Aufzählung eintippen: Birnen Äpfel Nüsse Aufzählung markieren: Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 22
Aufzählungszeichen klicken Sofort erscheinen Punkte Birnen Äpfel Nüsse Ist das Ganze zu weit rechts, markiert man es nochmals und klickt auf Einzug verkleinern, dann sieht's so aus: Birnen Äpfel Nüsse Mit Einzug vergrössern wird s nach rechts verschoben und das Aussehen des Punktes ändert sich. Birnen Äpfel Nüsse Aufzählungszeichen Aussehen ändern Zuerst den Text markieren. Dann unter Start / Absatz Hier auf den kleinen Pfeil klicken Hier kann man andere Zeichen wählen oder diese noch anpassen. Dann sieht's so aus Birnen Äpfel Nüsse Tabelle machen Einfügen / Tabellen Bei "Anpassen" kann man auf "Bild" klicken und dort eines auswählen. Hier kann man die Anzahl Zeilen und Spalten einstellen. Dann sieht's so aus Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 23
Tabellenzeile hinzufügen Cursor in die Tabelle setzen. Bei der Registerkarte Layout wählen.... dann wirkt sich die Verschiebung nur auf diesen Teil aus. Hier kann man Zeilen und Spalten einfügen oder löschen. Tabelle Spalten gleichmässig verteilen Wenn die Spalten unregelmässig verteilt sind, können sie hier wieder einheitlich Tipp: Letzten Arbeitsschritt wiederholen: Möchte man noch weitere Zeilen hinzufügen, kann man einfach die Taste F4 drücken. Diese Taste wiederholt in jeder Situation den letzten Arbeitsschritt Tabelle markieren Tabelle Zeile oder Spalte löschen Rechtsklick in die Tabelle Spalten gleichmässig verteilen. Eine Zeile oder eine Spalte markieren, dann auf die Schere klicken; - weg ist die Spalte oder die Zeile. Will man eine ganze Tabelle markieren, dann klickt man hier auf das Kreuz, das sofort erscheint, wenn man zur linken oberen Ecke fährt. Tabelle färben Man kann auch eine einzelne Linie packen und verschieben. Wenn man vorher einen Teil der Tabelle markiert hat,... Zuerst den Cursor in jenes Tabellenfeld setzen, das eingefärbt werden soll. Dann auf den kleinen Pfeil Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 24
beim Farbkübel klicken, Farbe wählen. Hier die Linienstärke wählen. Am Cursor hängt ein Stift mit dem man über jene Stellen der Tabelle klicken kann, die sich ändern müssen. Sofort wird der Tabellenrand dick. Man kann auch Diagonalen oder Unterteilungen damit zeichnen: Tabelle: Bild in eine Tabelle einfügen Cursor in ein Tabellenfeld setzen. Dann siehe unter "Bild ins Word holen". Am Schluss muss man neben die Tabelle klicken um den Stift wieder los zu werden. Mit dem Radierer können auch Tabellenwände entfernt werden. Tabellenlinie radieren: Tabelle: Bild richtig platzieren Cursor neben das Bild setzen. Tabellenzellen verbinden: Jene Zellen markieren, die verbunden werden sollen. Unter Tabellentools / Ausrichtung / Layout Z.B. alles eingemittet: Dann sieht's so aus: Zellen verbinden klicken, dann sieht Tabelle nachher so aus: Tabelle verändern Oder so verbinden: Markieren Zellen verbinden klicken, dann sieht die Tabelle nachher so aus: Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 25
Tabellengrösse verändern Es ist praktisch beim Gestalten Tabellen zu verwenden. Aber häufig möchte man die hässlichen Tabellenrahmen nicht drucken. Doppelklick auf dieses Kreuz, sodass die Tabellenwerkzeuge erscheinen. Tabelle ganz markieren: In die markierte Tabelle fahren und rechte Maustaste klicken; Tabelleneigenschaften: Hier auf Rahmen klicken. Hier "Kein Rahmen" wählen. Hier kann man Grösse und Lage der Tabelle, Grösse der Zellen und Spalten, etc. einstellen. Die Tabellenränder werden nicht mehr gedruckt, aber im Word ist die Tabelle nur dann sichtbar, wenn die Gitternetzlinien angezeigt werden. Das geht auch von Auge: Tabelle markieren. Anfasser packen und Tabelle verformen: Tabelle Formatvorlagen Das Aussehen der Tabelle kann mit den Formatvorlagen sehr schnell angepasst werden. Tabelle: Rahmen unsichtbar machen Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 26
Tabelle Format Was sollen diese Haken? Wenn man über den Text fährt, wird erklärt, was damit passiert. Tabelle mehrseitige Die Titelzeile in einer Tabelle steht nur auf der ersten Seite. Es wäre gäbig, diese würde sich auf den Folgeseiten automatisch wiederholen. So einfach geht's: Cursor in die oberste Zeile stellen; Tabellentools / Layout / Daten / Überschrift wiederholen Ins Word rüberwechseln und dort die Tabelle einfügen mit Ctrl+V. Hier ist sie als Tabelle, die nicht mehr rechnet. So sieht's nachher aus. Eine Tabelle aus Excel so rüberkopieren, dass sie auch im Word rechnet. Einfügen / Objekt / Microsoft Excel Arbeitsblatt Tabelle Excel einfügen Es gibt zwei Möglichkeiten: Eine Tabelle aus Excel rüberkopieren. So kommen einfach die Zahlen ins Word. Die Tabelle rechnet also nicht mehr. Im Excel eine Tabelle markieren und diese kopieren mit Ctrl+C Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 27
Die Tabelle rechnet wie im Excel! Mit einem Klick neben die Tabelle verschwindet der Excel Rahmen und die Tabelle sieht aus wie eine Wordtabelle. Sofort erscheint eine Exceltabelle im Word. Diese Tabelle hat den Vorteil, dass sie immer sofort rechnet. Hier kann man sofort loslegen wie im Excel. Will man wieder rechnen, so genügt ein Doppelklick in die Tabelle, und schwupps kann man wieder rechnen wie im Excel. Diese Rahmenlinien können auch im Excel Fenster mit dem Werkzeug Start / Schriftart / Rahmenlinien bearbeitet werden. (Tabelle muss markiert sein.) Nun soll aber die Tabelle aus dem Excel rüberkopiert werden. Im Excel eine Tabelle markieren und diese kopieren mit Ctrl+C Sonderzeichen Einfügen/Symbole weitere Symbole Ins Word wechseln und hier mit Ctrl+V einfügen. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 28
...erscheint folgendes Fenster: Auf klicken, bis erscheint. Alles was rechtbündig sein soll. Oder zentrierter Tabstopp: Evtl. hier noch Schriftart einstellen... Dezimaltabulator: (extra für Zahlen!) Schreibt man einen Punkt, wird er sofort unter die Tabulatormarke gesetzt....dann Zeichen suchen, Doppelklick...... darauf machen und Fenster wieder......schliessen. Tabulatoren Tabulatoren werden im Lineal eingestellt. Wenn man die nächste Zeile mit der Returntaste einleitet, werden die Tabulatoreinstellungen in die nächste Zeile übernommen. Wenn man die Pfeiltaste verwendet, werden die Tabulatoren nicht auf die nächste Zeile übernommen. Man kann also in jeder Zeile andere Tabulatoren setzen, wenn man will. Ränder Wenn hier dieses L steht, kann man mit der Maus in den Lineal klicken und schon ist ein Tabulator gesetzt. Man kann Tabulatoren auch jederzeit packen und verschieben. Wie Tabulator löschen? Tabulator packen und ihn irgendwo ins Kraut stellen; weg ist er. So kann man Informationen büscheln: Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 29
Den rechten Rand kann man hier einstellen. Format übertragen mit Pinsel Und hier wählen Der ist sehr praktisch. Den Cursor an eine Textstelle setzen, die gefällt. Dann auf den Pinsel klicken und nachher mit dem Pinsel jene Textstelle markieren die ebenso aussehen soll. Sofort übernimmt diese alle Einstellungen. Wenn man einen Doppelklick auf den Pinsel macht, kann man mehrmals markieren. Format - Durcheinander bereinigen Wenn man Texte aus verschiedenen Quellen ins Dokument kopiert hat, entsteht ein wildes Formatdurcheinander. Wenn man alles mit Ctrl+A markiert und dann Ctrl+Leertaste drückt, brummt man dem ganzen Text das eigene normale Format auf. Formatvorlagen zuweisen Mit Formatvorlagen kann man Dokumente komfortabel umgestalten, Inhaltsangaben und automatische Kopfzeilen erstellen lassen. Einem Text ein Format zuweisen: Zuerst jenen Teil des Textes Markieren, dem ein Format zugewiesen werden soll. Wenn man hier den Stil ändert, dann sehen die 20 Vorlagen dem Stil (Fomatvorlagensatz) entsprechend aus. Wenn man hier auf den Ecken klickt, dann...... erscheinen hier im Aufgabenbereich die gleichen Vorlagen in Textform nochmals. Start / Formatvorlagen Hier in den Schnellformatvorlagen über eines der 20 Formate fahren. Sofort wird eine Vorschau generiert. Diese 20 Formatvorlagen haben einen Stil, den man anpassen kann. dann Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 30
Es gibt zwei Sorten Formatvorlagen für Wörter a für ganze Absätze und eine Kombination davon Hier ist der Formatinspektor versteckt: Er zeigt an, welche Eigenschaften der Text hat in dem der Cursor steht. Hier kann man auch Eigenschaften entfernen. Formatvorlagen erstellen Die beste Methode ist wohl, einen Text zu schreiben und so zu gestalten, bis er gefällt : Schriftart, Grösse, Farbe etc. Formatierung anzeigen. Dann erscheint im Aufgabenbereich die aktuelle Formatierung. Mit einem Klick auf die blauen Links kann man die Eigenschaften anpassen. Zuerst den Cursor in diesen Text stellen oder den Text markieren. Rechtsklick in die Markierung machen "Formatvorlagen" Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 31
Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern. Einen eigenen Namen geben: Und schwupps steht sie in den Schnellformatvorlagen zur Verfügung. Spaltensatz Formatvorlagen ändern Im Word eine neue Datei beginnen. Seitenlayout / Seite einrichten / Spalten Rechtklick in die Schnellformatvorlage: ändern Anzahl Spalten bestimmen. Hier können die Eigenschaften angepasst werden für diese Vorlage. Schrift, Schriftfarbe, Schriftgrösse etc. ändern. Wenn man diese Vorlage hier ändert, dann ändern sich alle Textstellen im Text, die mit dieser Vorlage erstellt wurden. Das ist sehr praktisch. So kann man in langen Texten mit zwei, drei Klicks das Textaussehen steuern. Soll diese Vorlage auch in anderen Dokumenten zur Verfügung stehen, dann muss unten rechts "Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente" anklicken. Man merkt nicht viel, aber oben im Zeilenlineal sieht man zwei Lineale. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 32
Mit einem Doppelklick hier kommt man zu den Spalteneigenschaften: Hier die Spaltenzahl wieder auf "eine" setzen. dann wird der markierte Text ohne Spalten dargestellt. Hier würde ich drei Sachen einstellen: Spaltenabstand auf 1 cm, Gleiche Spaltenbreite und Zwischenlinie einschalten Jetzt kann man mit Texten beginnen. Spaltensatz aber nicht überall Dieser rote Text müsste z.b. nicht mehr im Spaltensatz stehen. Was ist genau passiert? Wenn man unter Start / Absatz... dieses verkehrte "P" anklickt, sieht man auch die versteckten Befehle in Word: Aha, Word hat also einen fortlaufenden Abschnittwechsel eingefügt. Word füllt die Spalten zuerst auf, bevor eine neue Spalte beginnt. Das kann stören. Hier die Lösung. Den roten Text markieren, dann wieder auf "Weitere Spalten" klicken. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 33
Überprüfen / Nachverfolgung / Änderungen nachverfolgen anklicken Jetzt werden alle Änderungen verfolgt: Text, der gelöscht wurden wird auf der Seite angezeigt. Cursor ans Ende des Textes setzen. Seitenlayout / Seite einrichten / Umbrüche Textstellen, die eingefügt wurde, werden rot geschrieben: Hier Fortlaufend wählen: Wenn man ein solches Dokument erhält, kann man alle Korrekturen annehmen, oder einzelne Korrekturen annehmen und andere verwerfen. Alle Korrekturen annehmen: Hier auf den kleinen Pfeil klicken. Alle Änderungen annehmen: Seitenumbruch erzwingen Oft möchte man zwingend, dass Word an einer bestimmten Stelle garantiert einen Seitenumbruch macht. Das kann man wie folgt erzwingen: Cursor an die richtige Stelle setzen. Seitenlayout / Seite einrichten / Umbrüche / Seite Oder schnell per Tastenkombination: ctrl + Entertaste Einzelne Korrekturen annehmen: Rechtsklick ins hellblaue "Gelöscht" Es erscheint: Überarbeiten Arbeiten mehrere Leute an einem Text, ist man froh, wenn die Änderungen sofort ersichtlich sind. Man kann Textstellen markieren mit dem "Hervorheben" Stift. Das ist unkompliziert, aber auch ein bisschen unpraktisch. Mit dem Überarbeitungsmodus geht das professioneller. Unter Löschen annehmen oder nicht übernehmen klicken. Hinzugefügte Wörter annehmen: Rechtsklick auf das rote hinzugefügte Wort, dann Korrektur annehmen, oder ablehnen Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 34
Kommentare Klar, auch Kommentare kann man mitschicken. Das geht so: Textstelle markieren Unter Überprüfen / Kommentare / Neuer Kommentar klicken Sofort erscheint am Rand eine farbige Box, in welche man den Kommentar schreiben kann. Wordart Text bestimmen Sofort kann man die ersten Sachen eintippen. Hier kann man den eigenen Text eingeben. Mit einem Rechtsklick auf den Kommentar kann man Kommentare wieder löschen: Vergleichen Dokumente Oft bekommt man Dateien zurückgemailt. Hat der andere daran etwas verändert? Sie Suche nach den 10 Unterschieden ist unmöglich. Word hilft dabei. Unter Überprüfen / Vergleichen Z.B. So: Hier die beiden Dokumente holen, ok. Word führt diese beiden Dateien in einer neuen Datei zusammen. Es zeigt sofort alle Änderungen, die die andere Person an unserem Ursprünglichen Text vorgenommen hat! Wordart Hier wird die Schriftart gewählt. Es eignen sich vor allem dickere Schriftarten wie Arial Black. Und hier die Schriftgrösse wählen und Fett und Kursiv bestimmen. Natürlich wählt man bei Wortart meistens eine grosse Schrift. Cursor dort aufs Blatt setzen, wo ein Wordart hinkommen soll. In der Symbolleiste auf "Wordart" klicken Es erscheint folgendes Fenster: Wordart Aussehen: Wie soll denn das Wordart aussehen? Klick auf eine Variante Klicken, dann erscheint das Wordart auf unserem Blatt Papier. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 35
Ja, es gefällt uns noch nicht. Wir müssen das noch verbessern: Siehe auch Schatteneffekte und 3D Effekte: Wordart Aussehen bestimmen Ein Doppelklick darauf, dann erhält das Wordart rundherum einen Rahmen mit Nägeln und die Werkzeugkiste (Symbolleiste) erscheint. Wordart Textumbruch Word ist widrig mit Bildern und Wordarts. Es behandelt sie wie grosse Buchstaben. Also kann man sie nicht einfach über das Papier verschieben. WordArt-Tools / Format / Anordnen / Textumbruch Hier z.b. "Vor den Text" wählen. Auf Text bearbeiten klicken, dann kann der Text korrigiert werden. Beim den Formaten kann das Aussehen geändert werden. Füll- und Rahmenfarbe ändern. Jetzt kann das WordArt oder das Bild über die ganze Papierfläche bewegt werden. Wordart Fülleffekte Hier gibt es noch vieles zu entdecken. Siehe z.b. Struktur. Form anpassen: Neu zeigt Word sofort eine Vorschau. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 36
verschieben - Maustaste loslassen. Das sieht dann so aus: An der grünen Nase kann die Form gedreht werden. Bei den gelben Anfassern kann man die Form noch anpassen. Doppelklick auf die neue Form, dann kann man unter Zeichentools / Format das Layout bestimmen: Leider kann man der Form nicht sofort Text hinzufügen. Aber so geht's: Rechtsklick auf die Form "Text hinzufügen": Autoformen Autoformen funktionieren wie WortArts oder wie Bilder. Sie sind sehr vielfältig und machen die Gestaltung schnell einmal kitschig. Auf Einfügen / Illustrationen/ Formen. Es erscheint eine grosse Auswahl. Hier eine Form wählen: Serienbrief erstellen Ich würde mit der Mitgliederliste beginnen. Eine neue Worddatei anlegen. Unter Datei / Seite einrichten auf Querformat klicken, damit die Adresstabelle besser Platz hat. Es erscheint auf dem Papier ein Fadenkreuz. Damit kann man einen Rahmen aufziehen auf dem Papier: Klick - Maustaste gedrückt halten - Maus Tabelle erstellen mit 7 Spalten: Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 37
Unter Sendungen Empfänger wählen: In die obersten Felder die folgenden Titel eintragen: Name, Vorname, Strasse, PLZ, Ort, Anrede, Anrede Brief. Und nun ein paar Adressen eintippen. Datenquelle öffnen. Unsere Datenquelle ist die Mitgliederliste von vorhin. Der PC weiss aber nicht, wo diese Datei liegt. Er macht einen schlechten Vorschlag: Achtung: Oberhalb der Tabelle sollten keine Leerzeichen stehen, sonst erkennt Word das Dokument nicht als Datenbank. Hier auf klicken und den Pfad zeigen. Hier die Mitgliederliste von vorhin auswählen: Als nächstes erstellen wir den Brief: Folgende Stellen werden nachher ersetzt und automatisiert. Wenn eine Datei mit einer Datenbank verbunden ist, dann werden die Werkzeuge farbig. In der Adresse des Briefes "Herrn" markieren, dann Seriendruckfeld einfügen. Hier in diesem Fenster werden alle Spaltennamen automatisch angezeigt, welche wir in der Adresstabelle verwendet haben. Hier auf "Anrede" klicken. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 38
Serienbrief Daten filtern Wenn nicht alle Daten gedruckt werden sollen, so muss man das nicht im Excel oder im Word filtern, sondern kann das hier vor dem Druck machen: oder hier Die Adresse sieht danach so aus: Empfängerliste anklicken Hier "filtern" wählen Das heisst, dass nun hier eine Datenbankabfrage programmiert ist. So kann nun die Ganze Adresse ersetzt werden mit Datenbankabfragen. Am Schluss sieht die Adresse so aus: Und hier den Filter einstellen Wenn man z.b. auf «Ort» klickt, dann erscheint das Wort grau. Daran merkt man, dass es eine Datenbankabfrage ist. Diese einzelnen grauen Blöcke kann man auch packen und verschieben, oder zwischen ihnen Leerschläge einfügen. Die Briefanrede weiter unten sieht nachher so aus: Serienbrief drucken "Drucken", son- Das läuft speziell: Nicht unter dern: Funktioniert das Ding? Hier kann man's testen: "Vorschau Ergebnisse" Sofort setzt Word die erste Adresse ein, welche in der Adressliste steht. "Fertigstellen / Dokument drucken..." Es erscheint folgendes Fenster: Sollen alle gedruckt werden o- der nur gerade der Angezeigte Datensatz, oder die Adressen 13 bis 29? Funktioniert auch die 2. Adresse? Klar! Hier kann man wie bei einem Tonband vor- und rückspulen! Die Adresse wird im Brief jeweils ersetzt. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 39
Hinweis: Wenn man diesen Serienbrief speichert und später wieder öffnet, dann kommt ein komisches Fenster Es erscheint sofort ein C5 Couvert quer mit zwei Textfeldern. Hier das erste, das brauchen wir gar nicht. Das ist richtig! Das will heissen, dass hier ein Dokument geöffnet wird, das mit einem andern Dokument als Datenquelle verknüpft ist. Seriendruck auf Couvert Es erscheint ein normales weisses Papier. Sendungen / Seriendruck starten / Umschläge Klick hier in diesen Bereich, dann taucht das zweite Textfeld auf. Das Textfeld am Rahmen packen und an den passenden Ort verschieben. Hier das Format wählen und OK. Jetzt muss dieses Couvert mit der Adressdatenbank verknüpft werden. Sendungen / Seriendruck starten / Empfänger auswählen. Die Datenbank besteht bereits, also... Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 40
Hier zur Datenbank (z.b. Excel Datei) gehen. Welche Felder aus der Datenbank sollen abgerufen werden? Hier erscheinen nur jene Felder, die im Excel als Spalten definiert wurden. Z. B. Anrede / einfügen Datei "öffnen". Im Adressfeld ist die Abfrage sichtbar. Excel hat ja immer mehrere Tabellen. Die 1. Tabelle ist die Richtige. Die Datei wird nicht wirklich geöffnet, aber mit dem Couvert verknüpft. Man spürt so nichts und doch sind im Hintergrund nun alle Adressen bereit. Klick ins Textfeld des Couverts. Hier nun alle nötigen Felder einfügen und darauf achten, dass zwischen den Abfragen ein Leerschlag steht, sonst kleben die Wörter aneinander. Hier soll eine automatische Abfrage eingefügt werden. Sendungen / Seriendruckfeld einfügen. Grau bedeutet, dass das eine Datenbankabfrage ist. Aber wie sehen denn die Adressen wirklich aus? Sendungen / Vorschau Ergebnis Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 41
Das ist die erste Adresse in der Datenbank. Einen Stapel Couverts in den Drucker laden (Ausrichtung muss man das 1. Mal ausprobieren.) und hopp de Bäse! Nie mehr Etiketten drucken und aufkleben! Sollen nicht alle aus der Datenbank Post kriegen? Dann müssen die Daten noch gefiltert werden. Das wird komischerweise hier im Word und nicht im Excel gemacht. Sendungen / Seriendruck starten / Empfängerliste Die Schrift, Schriftgrösse, Schriftfarbe kann hier eingestellt werden. Und hier kann man die Adressen durchblättern. Hier die Haken entfernen oder die Daten filtern. Klar, ein Logo gehört auch noch drauf. Also: Einfügen / Illustrationen / Grafik Formular Zuerst müssen unter Word-Optionen... So jetzt kann's losgehen: Sendungen / Fertig stellen Entscheiden, was gedruckt werden soll. Nur die sichtbare Adresse wäre "aktueller Datensatzt". Die "Entwickler Tools" eingeschaltet werden. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 42
Hier befinden sich die Steuerelemente: Unter "Schattierung" kann man die Formularfelder auch sichtbar machen. Wenn man auf ein erstelltes graues Formularfeld doppelklickt, dann erscheinen die Optionen: Ein Worddokument erstellen und es nach dem eigenen Geschmack gestalten. Dort wo später die Formularfelder und Kästchen platziert werden sollen, kann man "xx" als Platzhalter hinschreiben. Datei speichern. Typ: "Normaler Text" Das ist gut so. Max Länge: "Unbegrenzt" Das ist auch gut. Hier kann man noch einen sympathischeren Text für dieses Feld eingeben. Logischerweise "Name". Auch die "xx" beim Nachnamen und Personen ersetzen wir mit einem "Textformularfeld". Beim Feld Personen die Eigenschaften / Typ auf "Zahl" setzen Also, jetzt werden die "xx" durch Formularfelder ersetzt: Entwicklertools / Steuerelemente / Legacytools und das Zahlenformat auf "0", damit es keine Kommastellen schreibt. Bei "Ich kann leider nicht kommen" braucht es keinen Text, sondern ein Kontrollkästchen. Das sieht dann so aus: Die "xx" beim Namen markieren und dann auf "Textformularfeld" klicken. Die "xx" werden ersetzt durch scheinbar nichts. Wenn man aber wieder draufklickt, erscheint ein schwarzer Balken: Die Eigenschaften des Kontrollkästchens sehen so aus: Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 43
Es erscheint rechts der Arbeitsbereich. Hier Punkt 2 noch anhaken und Ausfüllen erlauben. Bei "künftige Einladungen bitte" kann ein Dropdown Formularfeld eingefügt werden. Bei den Eigenschaften kann man einfüllen, was alles ausgewählt werden kann. Z.B. per Post (Hinzufügen klicken) Und Schutz anwenden. OK Jetzt kann das Formular ausgefüllt werden. Reihenfolge verändern mit den Pfeilen. So werden alle Formularfelder mit den passenden Optionen versehen. Zum Schluss muss das Formular noch geschützt werden. Formulare auswerten Es wäre doch besonders schön, wenn die zurückgemailten Formulare in eine Excel Tabelle übertragen werden könnten. Das ist möglich! Wird ein ausgefülltes Formular zurückgemailt, dann kann Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 44
man es öffnen und "speichern unter". Hier muss man unter "Extras / Speicheroptionen" Excel starten und in der ersten Zeile die Spalten genau in der Reihenfolge und mit jenen Namen aus dem Wordformular beschriften: anklicken, dass man "in Formularen nur Daten speichern" will. Den Cursor in jenes Feld setzen, in welches der Import erfolgen soll. Jetzt muss der Datensatz importiert werden: Daten / Externe Daten importieren / Daten importieren: Hier zur Textdatei gehen, die vorher gespeichert wurde. Getrennt anklicken und Dateiursprung auf "Windows (ANSI)" einstellen, dann weiter Der Text wird so automatisch im "nur Text Format" gespeichert, denn für den Import ins Excel genügt das. Ich würde dieser Datei den Namen des Absenders geben und alle diese Antwortdateien in einem eigenen Ordner speichern. Es meldet sich noch kurz der Dateikonvertierungs-Assistent. In einer Vorschau sieht man den Datensatz, der gespeichert wird. OK klicken. Hier wechseln auf "Semikolon", weiter Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 45
Hier werden alle Spalten gezeigt, die übernommen werden. Man kann jede einzelne Spalte anklicken und für diese Spalte das Format wählen oder "überspringen" = weglassen auswählen. - Fertig stellen Hier auf 1 Ebene umstellen. Hier auf Optionen klicken Das wirkt leer, aber hier sind die Formatvorlagen aufgelistet, die in diesem Dokument vorkommen. Hier ist das Resultat in der Tabelle: Inhaltsverzeichnis erstellen Cursor an die Stelle setzen, wo nachher der Index, das Inhaltsverzeichnis stehen soll. Also z.b. an den Anfang des Textes. Verweise / Inhaltsverzeichnis Natürlich, normalerweise sehen im Word diese Formatvorlagen so aus, aber Inhaltsverzeichnis einfügen. Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 46
hier sieht es anders aus. Wir müssen nach unten scrollen: Hier auf "Ändern" gehen. Hier sind leider schon 3 Einträge standardmässig übernommen. Diese 3 Einträge löschen! Denn wir wollen einen Index erstellen aufgrund einer Formatvorlage, die wir erstellt haben! Ich will nur einen Index erstellen aufgrund einer einzigen Formatvorlage. Sie heisst "Titel Anleitung" Ja, Times ändern Das Verzeichnis knallt es mit der Schrift "Times new Romans" hinein: Hier die Schrift wählen oder das Aussehen einer Formatvorlage zuweisen. Wenn folgender Fehler auftritt: Es wurden keine Einträge für das Inhaltsverzeichnis gefunden. Leider merkt sich Words die Formatvorlage nicht, wo- Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 47
raus ich einen Index erstellen will. Es geht hier immer wieder auf "Überschrift" statt "Titel Anleitung": Index vorbereiten Das scheint komplizierter zu sein. So geht's: Text markieren, der in den Index kommen soll: alt + shift + x drücken Der Markierte Text erscheint hier Das Verzeichnis ist erstellt. Was, wenn sich nun ein Titel geändert hat? Das Verzeichnis ändert sich nicht automatisch! Klick ins Verzeichnis, es wird grau: "Festlegen" klicken. Sofort wird die Ansicht im ganzen Dokument alles auf umgestellt. Dann ist nämlich auch ersichtlich, mit welchem Code der Indexeintrag gemacht wurde: Bei dieser Ansicht ist auch ersichtlich, ob ein Titel bereits im Index aufgenommen ist oder nicht. Schliessen, nächsten Titel markieren etc. Rechtsklick: "Felder aktualisieren" oder die Taste F9 drücken. Was soll aktualisiert werden? Index erstellen Wo soll der Index erstellt werden? Cursor an die gewünschte Stelle setzen: Verweise / Index Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 48
Tastaturkürzel Hier auf Index gehen, 1 Spalte eingeben. Diese sind alle gleich geblieben! Hier eine Auswahl der wichtigsten Kürzel: ctrl + A alles auswählen ctrl +C kopieren copy ctrl +V einfügen ctrl +X ausschneiden ctrl +F suchen find ctrl +Z zurück ctrl +S speichern ctrl +P drucken print ctrl +o öffen Seitenzahl rechtsbündig und Füllzeichen... ok Leider kommt der Index im Word mit 2 Spalten nicht ganz zurecht und macht ein Durcheinander: In der Not: Teamviewer installieren www.teamviewer.com und dann Telefon an Pirmin Lenherr 041 917 38 81 Lösung des Problems: Bei zweispaltigem Dokument: Hier in den Mittelbereich der 2 Spalten einen Doppelklick: Hier umstellen auf "Dokument ab hier" Und auf 1 Spalte umstellen: Word für Fortgeschrittene Pirmin Lenherr 25.04.12 Seite 49