B2B-Softwarelösung für automatisierte Einkaufs- und Vertriebsprozesse Case Study ASSA ABLOY Mit Netfira auf dem Weg zum Einkauf 4.0 ASSA ABLOY Sicherheitstechnik, Weltmarktführer bei mechanischen und elektromechanischen Sicherheitslösungen, hat sich bei der Automatisierung seines operativen Einkaufs für die E-Procurement-Lösung von Netfira entschieden. Rund 75% aller Lieferanten wurden bereits mit der innovativen Lieferanten-App schnell und unkompliziert angebunden mit sofort spürbarem Effekt: So konnte ASSA ABLOY den manuellen Aufwand und Zeiteinsatz im Einkauf deutlich reduzieren und ist auf dem Weg zur Digitalisierung sämtlicher Belegflüsse ein großes Stück vorangekommen. Aber auch die Lieferanten sind begeistert. Sie denken über eine Einführung der Netfira- Lösung für ihre eigenen Zulieferer nach. Mit einem Umsatz von mehr als 6 Mrd. Euro, rund 44.000 Mitarbeitern und Standorten in 70 Ländern ist die schwedische Unternehmensgruppe ASSA ABLOY Weltmarktführer für Tür-, Schließ- und Sicherungssysteme sowie Beschläge. In Deutschland ist das Unternehmen an den Werkstandorten Albstadt und Berlin sowie mit 14 weiteren Niederlassungen vertreten. ASSA ABLOY Sicherheitstechnik Deutschland entwickelt, produziert und vertreibt mechanische und elektromechanische Sicherheitslösungen, die dem Schutz, der Sicherheit und dem Komfort im Gebäude dienen. Hohe Innovationsdynamik und große Markenvielfalt: Herausforderung für den Einkauf ASSA ABLOY hat ein sehr umfangreiches und dynamisch an die jeweiligen Märkte angepasstes innovatives Produktportfolio. Es umfasst unter anderem mechanische Schließprodukte, elektromechanische und elektronische Schlösser, Vorhängeschlösser, Zutrittskontrollanlagen, Smartphone-Schlüssel, Automatiktüren, Türschließer, Panikschlösser, Notausgangsvorrichtungen und Sicherheitstüren. Zur Unternehmensgruppe zählen die Marken IKON, eff eff, Melchert, Dörrenhaus, BAB IKON sowie KESO. Viele ASSA ABLOY-Produkte sind hochkomplex. So setzt sich allein ein Türöffner aus 118 Einzelteilen zusammen. Das lässt ahnen, mit welchen Bestellmengen sich der Einkauf auseinandersetzen muss. Insgesamt arbeitet das Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz (DACH) mit mehr als 600 Lieferanten zusammen, das jährliche Einkaufsvolumen in der DACH-Region liegt bei über 90 Mio. Euro. Diese Rahmendaten stellen hohe Anforderungen an den Einkauf, sowohl im Hinblick auf die IT als auch in Bezug auf Organisation und Prozesseffizienz. 1
Strategische Zielsetzung Vertriebs-Unterstützung durch Optimierung von Lieferzeit und Lieferfähigkeit ASSA ABLOY passt seine umfangreiche Produktpalette ständig den aktuellen Marktbedürfnissen an. Um hohe Lieferfähigkeit und kurze Lieferzeiten sicherstellen zu können, setzt das Unternehmen auf ein bestehendes KANBAN- Konsignationslager. Die Formel 100/48 gibt vor, dass 100 Prozent aller Bestellungen innerhalb von 48 Stunden an den Kunden ausgeliefert werden sollen. Dies setzt ein rollierendes System für die Anlieferung von Lieferanten voraus. Je nach Kundenanforderung sind mehrmals pro Woche Teillieferungen zu koordinieren. Liefervolumina und -strukturen gestalten sich entsprechend vielfältig und unregelmäßig. Lieferengpässe werden durch Rahmenverträge weitgehend vermieden. Oberstes Gebot ist die Sicherstellung von Lieferfähigkeit und -zuverlässigkeit. Anforderungen an die neue Einkaufsorganisation Übergeordnetes Ziel des Optimierungsprojektes bei ASSA ABLOY war eine grundlegende Prozessoptimierung im Einkauf. Ein Seamless-Flow -Konzept sollte sicherstellen, dass erhöhter Arbeitsaufwand auch bei knappen personellen Ressourcen erfolgreich bewältigt werden kann. Gleichzeitig sollten gemischte Arbeitsverfahren mit hohem manuellem Aufwand auf ein Minimalmaß reduziert werden. Da Doppelarbeiten bei nicht optimierten Einkaufs- und Liefervorgängen bis zu 10 Prozent mehr Aufwand erzeugen, wurden allein hier enorme Effizienzpotenziale vermutet. Bereits frühzeitig hatte ASSA ABLOY im Einkauf auf Optimierung durch IT und Internet gesetzt. Eine erste Portallösung (CiP), bei der interne Schnittstellen genutzt werden konnten, war jedoch nicht im gewünschten Maß angenommen wurden. Das lag hauptsächlich daran, dass das web-basierte System zu einer Verdopplung der Prozesse bei den Lieferanten geführt hatte. Auch EDI-Anbindungen wurden nur von sehr wenigen Lieferanten umgesetzt, da sie sich als zu kostenintensiv und wenig flexibel herausstellten. Die neue Lösung sollte für die Lieferanten vor allem mit geringem Aufwand, großem Nutzen und guter Akzeptanz verbunden sein. Das System sollte die Anforderungen der Einkaufsabteilung optimal erfüllen und für eine weitere Prozessoptimierung ausgelegt sein. Fündig wurde ASSA ABLOY bei Netfira, dem Spezialisten für Einkauf-4.0-Lösungen mit internationaler Erfahrung. Die Netfira-Lösung setzt einerseits auf neueste Web- und App-Technologien, lässt sich andererseits problemlos in vorhandene ERP-Umgebungen integrieren und erzeugt beim Lieferanten keinen zusätzlichen Aufwand. 2
E-Procurement mit Netfira: so einfach wie eine App Netfira ist eine innovative Business-to-Business-Software zur Optimierung der Einkaufs- und Verkaufsprozesse. Sie automatisiert elektronische Transaktionen zwischen Unternehmen und eliminiert manuelle Dateneingaben. Die E-Procurement-Lösung von Netfira fügt sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften ein und deckt sowohl für die Einkaufs- als auch für die Lieferantenseite alle relevanten Funktionalitäten ab. Damit bietet sie medienbruchfreie elektronische Abläufe und wichtige Echtzeit-Informationen zu Warenbeständen und aktuellen Preisen und Lieferzeiten. Von der zukunftsorientierten Netfira-Lösung können zum einen mittelständische Unternehmen profitieren, die eine solche Lösung selbst einführen, zum anderen aber auch Großunternehmen, die auf diese Weise mit einer einmaligen Investition ihr gesamtes Lieferantennetzwerk schnell und einfach in das bestehende E-Procurement- oder Supply- Chain-Management-System einbinden. Mit seiner Lieferanten-App bietet Netfira darüber hinaus den Einstieg in eine neue Dimension der automatisierten B2B-Vernetzung: Über einen einfachen Software-Download stellen Lieferanten eine direkte Verbindung zu ihrem Kunden her. Mit der kostenlosen App lassen sich Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Avisen ganz einfach elektronisch erfassen und austauschen aus der gewohnten Benutzeroberfläche des Lieferanten und ohne Einarbeitung in ein neues Anwendungssystem. Alternativ bietet Netfira mit der E-Mail-App sogar Anbindungen, die keinen Download seitens des Lieferanten erfordern. Mit den Apps sind Lieferanten in wenigen Minuten angebunden und können dann sofort Belege in digitaler Form übertragen. Die Netfira-Lösung ist damit herkömmlichen Anbindungstechniken wie EDI oder den häufig fehleranfälligen OCR-basierten Scan-Lösungen deutlich überlegen. Mir wurde erklärt, man müsse sich den Vorgang bei unseren Lieferanten ungefähr so vorstellen, als ob ich auf meinem Smartphone eine App herunterlade. Nach allem, was ich bislang gehört, gelesen und selbst erlebt habe, konnte ich das beim besten Willen nicht glauben. Aber ich muss sagen: genau so war es. Wolfgang Härle, Einkaufsleiter von ASSA ABLOY Sicherheitstechnik für die Region Deutschland, Österreich, Schweiz. 3
Einkaufsoptimierung bei ASSA ABLOY mit Netfira Um die Netfira-Lösung optimal im Rahmen der Seamless-Flow -Strategie nutzen zu können, hat ASSA ABLOY eine stufenweise Integration konzipiert. Dazu wurde das Netfira-System zunächst an die beiden bestehenden ERP-Systeme angedockt. Die bisherige manuelle Archivierung wurde mit Netfira automatisiert. Der Zeitaufwand für diese Neueinstellung des Systems betrug etwa eine Woche. Im nächsten Schritt wurden die unterschiedlichen Lieferantenformulare an das System angepasst, um sie künftig automatisch verarbeiten zu können. Diese Anpassung wurde von Netfira durchgeführt und nahm je Lieferant nur wenige Minuten in Anspruch. 4
Rollout Der Rollout: Einführung des neuen Einkaufssystems bei ASSA ABLOY Zunächst wurde überprüft, welche Lieferanten häufige und / oder umfangreiche Lieferungen haben (Lieferanten mit den höchsten Orderlines). Dazu wurden im ersten Schritt 500 Lieferanten angesprochen und über das neue System im Rahmen von Terminen vor Ort informiert. Dabei stieß ASSA ABLOY zunächst auf Skepsis und Zurückhaltung, denn das vor einigen Jahren eingeführte elektronische Rechnungssystem sowie das zuvor betriebene Supplier-Portal hatten auf Lieferantenseite nicht für weniger, sondern für deutlich höheren Aufwand gesorgt. Lieferantenanbindung früher Die Reaktion auf den Plan mit der Netfira-Lösung war dagegen positiv, weil keine Mehrarbeit und keine Kosten anfielen (die geringen Kosten für die E-Mail-App-Anbindung oder die Seller-App wurden von ASSA ABLOY übernommen). Außerdem erforderte die Netfira-Lösung keine zusätzliche IT-Schnittstelle. Der Mehrwert überzeugte: So konnten nach der Pilot-Installation zahlreiche Lieferanten direkt für die E-Mail- oder Seller-App-Anbindung gewonnen werden. Lieferantenanbindung heute Derzeit sind bereits 75% der Lieferanten an das neue System angebunden. Bei weiteren Lieferanten wird das Kosten- Nutzen-Verhältnis für eine Anbindung untersucht (Voraussetzung: mind. 100 Bestellpositionen pro Jahr). Ziel von ASSA ABLOY ist es, möglichst viele Lieferungen über die Netfira-Lösung abzuwickeln, eine feste Quote wurde nicht vorgegeben. Als erste Erweiterung werden jetzt auch Lieferscheine in das automatisierte Verfahren integriert. Im laufenden Jahr (2016) sollen die Rechnungen folgen. Außerdem soll geklärt werden, inwieweit der Wareneingangsprozess mit Chips und Barcode weiter optimiert werden kann. In einem weiteren Schritt, der dann auch die Kundenseite mit einbezieht, ist die automatisierte Erfassung und Weiterverarbeitung von Kundenaufträgen geplant. Die Lieferanten waren sofort begeistert. Sie haben jetzt viel weniger Aufwand als bisher zum Teil wollen sie die Netfira-Lösung sogar bei sich selbst einführen, um ihre eigenen Zulieferer mit der App anzubinden. Wolfgang Härle, ASSA ABLOY 5
Fazit Das neue System ist gut angekommen Wie laufen die neuen automatisierten Einkaufsprozesse bei ASSA ABLOY ab? Die Anfrage an Lieferanten wird per Mail oder App aus dem ERP-System ausgelöst. Der Lieferant sendet sein Angebot via Seller-App oder E-Mail-App elektronisch an eine zentrale Adresse bei ASSA ABLOY, eine Spezifikation muss nicht vorgenommen werden. Das Angebot wird von der Netfira-Software erfasst, mit der Originalbestellung abgeglichen und in das ERP-System eingegeben. Bei Abweichung erfolgt eine Meldung an den zuständigen Sachbearbeiter. Die Erfahrungen aus den ersten Monaten haben gezeigt, dass weniger als 2% der Belege manuell nachbearbeitet werden müssen, weil entweder Abweichungen vorliegen oder Angaben des Lieferanten fehlen. Anschließend wird die Bestellung automatisch ausgelöst. Die Anforderungs- und Angebotsdaten für die Lieferung sind im System zur Überprüfung gespeichert. Die Verarbeitung der Lieferscheine auf elektronischem Weg wird derzeit eingeführt. Sobald dies abgeschlossen ist, werden auch die Rechnungen mit Netfira automatisiert. Die Lieferanten-App von Netfira ist wirklich eine tolle Sache. Wir sind damit sehr zufrieden. Wir sehen bereits jetzt eine deutliche Zeitersparnis. Vieles fließt direkt in das System und wird dort automatisch archiviert. Dass wir die Auftragsnummern nicht mehr manuell eingeben müssen, reduziert beispielsweise die Fehlerquote deutlich. ASSA ABLOY-Einkaufsleiter Wolfgang Härle. Eine Erfahrung, die Andrew Liu von GEM Gianni Industries Inc., einem taiwanesischen Zulieferer von ASSA ABLOY, bestätigt: Die Lösung mit der Netfira-App ist für uns ideal, denn sie erfordert keinerlei technische Vorkenntnisse und schafft sofort Mehrwert. Und Sandra Eckardt von der Auftragsbearbeitung bei der Ferdinand Gross GmbH & Co. KG in Stuttgart, ergänzt: Wir waren erstaunt, wie schnell und einfach die Implementierung verlief in nur wenigen Minuten waren wir an das System von ASSA ABLOY angebunden. +49 (0) 6227 38 11 28 info@netfira.com www.netfira.de B2B-Softwarelösung für automatisierte Einkaufs- und Vertriebsprozesse WALLDORF SAN FRANCISCO SYDNEY 6