TopKontor Zeiterfassung Dokumentation, Installation und Hilfe 1
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Inhaltsverzeichnis Hilfesystem zur Zeiterfassung... 5 Systemvoraussetzungen... 7 Installation... 8 Schritt 1: Software-Installation... 8 Schritt 2: Hardware Installation/Einrichtung... 9 Auswertung... 12 Allgemein... 12 Erster Start... 12 Hauptfenster... 13 Bedienung... 16 Einstellungen... 17 Aktuelle Aufgaben... 23 Online-Update... 25 Lizenz aktualisieren... 26 Stammdaten... 27 Feiertage... 27 Lohnarten... 28 Lohnartenverwaltung... 33 Personal... 34 Benutzerverwaltung... 37 Personalverwaltung (Abteilungen)... 38 Zeitmodelle... 39 Zeitmodellverwaltung... 45 Auftragsbearbeitung... 46 Aufträge... 46 Kunden... 49 Tätigkeiten... 50 Arbeitspläne... 51 Buchungen... 53 Nachbuchen... 53 Buchen... 54 Schnellerfassung... 56 Zeiten bearbeiten... 57 Fehlerprotokoll... 59 Fehlerdefinition... 61 Buchungsliste... 63 Übernahmeprotokoll... 64 Anträge... 64 Kontenverwaltung... 67 3
Monatsabschluss... 68 Schnittstellen... 70 Direktschnittstellen... 70 Datenübernahme... 71 Datenübergabe... 72 Mobil... 73 Universalschnittstelle... 74 Auswertungen/Berichte... 74 Berichtswesen... 74 Reportgenerator / Individuelle Berichte... 78 Jahresplaner für Fehlzeiten... 81 Chefansicht - Wer ist wo?... 84 Personaleinsatzplanung... 86 Zutrittskontrolle... 87 Zutrittsmodelle... 87 Erfassungsmöglichkeiten... 89 Stempler... 89 Allgemein... 89 Stempelvorgang "Kommen/Gehen"... 90 Stempelvorgang "auftragsbezogen"... 91 Journal... 94 Buchungsvorgang... 94 Urlaubsübersicht... 95 Hardware... 96 Hardware-Terminals... 96 Erfassung (Dienst)... 97 Installation... 97 Allgemein... 98 Geräte einrichten (Stammdaten)...100 Geräteeinrichtung/Handhabung...102 mobile Zeiterfassung...107 WAP-Stempeln...107 Server-Programm...111 SQL-Server Einstellungen...112 Datensicherung...114 Beispiel Zeitmodelle und Lohnarten...115 Beispiel-Abrechnung bei Lohnarten...117 Beispiel Nachbuchen...118 Beispiel Universalschnittstelle...121 Index...122 4
Hilfesystem zur Zeiterfassung Willkommen in der Hilfe zur Zeiterfassung! Informationen zur Funktionsweise Dieses Programm bietet Ihnen Informationen auf mehreren Wegen an: Gedruckte Handbücher Online-Hilfen Dokumente auf CD Online-Hilfen Mit dem Programm liefern wir Ihnen "Online-Hilfen". Diese Hilfedateien bieten Ihnen am Bildschirm, während Sie mit dem Programm arbeiten, nähere Erläuterungen, damit Sie in vielen Fällen gar nicht erst das Handbuch zur Rate ziehen müssen. Sie können direkt aus dem Arbeitszusammenhang heraus die gewünschte Information abrufen. So rufen Sie die Hilfe auf Sie können die Hilfe kontext sensitiv oder über das Menü «Hilfe» aufrufen. Kontext sensitiv heißt, dass Sie an einer bestimmten Stelle im Programm über die Taste [F1] einen Hilfetext auf den Bildschirm holen, der exakt zu Ihrem jeweiligen Arbeitszusammenhang passt. Dokumente auf der CD und im Internet Auf der CD finden sich Textdateien im Word-Format bzw. PDF-Format, die noch aktuellere Informationen oder Schnittstellenbeschreibungen enthalten. Sie können diese Texte direkt von der CD aufrufen oder im Internet auf der Seite http://www.bluesolution.de einsehen. 5
Wenn Sie trotzdem nicht mehr weiter wissen... Ansprechpartner in allen Zweifelsfällen und bei Problemen aller Art von der Installation der Software bis hin zu Fragen nach bestimmten Arbeitsgängen ist ausschließlich Ihr Fachhändler, bei dem Sie das jeweilige Produkt erworben haben. Fragen Sie bitte dort nach, wenn Sie weitergehende Hilfe benötigen. Kennzeichnungen und Abkürzungen in der Hilfe Kennzeichnungen Bei diesem Zeichen werden Ihnen nützliche Tips gegeben. Mit diesem Zeichen werden wichtige Hinweise und notwendige Einstellungen gekennzeichnet. Abkürzungen MA = Mitarbeiter ZM = Zeitmodell RAZ = Rahmenarbeitszeit Software-Versionen/Module, Versionsanzeige und Versionskennzeichnung Mit dem Auftragsdatenmodul bzw. der "Professional-Version" können neben der "Kommen/Gehen"-Zeiterfassung auch noch auftragsbezogene Daten erfasst werden. 6
Sollten in der Hilfe beschriebene Programmpunkte nur in diesem Zusatzmodul vorhanden oder relevant sein, wird dies mit der Kennzeichnung "Pro" versehen. Beachten Sie, dass einige Module nicht in jeder Version freigeschaltet sind und somit auch nicht immer alle Funktionen zur Verfügung stehen. Systemvoraussetzungen Folgende Systemvoraussetzungen gelten für den Betrieb und die Installation der Zeiterfassung: Systemvoraussetzungen für Vollversionen: Client-PC: ab 300 MHz, mind. 128 MB RAM, mind. 300 MB Festplattenspeicher, LAN, WinNT/2000/XP Super-VGA Grafik mit mind. 1024x768 Bildpunkten Auflösung Server-PC: ab 600 MHz, mind. 512 MB RAM, mind. 500 MB Festplattenspeicher, LAN, WinNT/2000/2003/XP (Professional oder Server) Voraussetzungen der Verkabelung (Zeiterfassung): Für die Kommunikation zwischen Server, Client und Stempeluhr(en) ist ein bestehendes 10/100 MBit/s Ethernet Netzwerk nötig. Voraussetzungen der Verkabelung (Zutrittssteuerung): Die Voraussetzungen sind je nach Projekt verschieden. 7
Installation Schritt 1: Software-Installation Legen Sie die Installations-CD in das CD-Rom Laufwerk. Durch den Autostart öffnet sich das Installations-Setup. Sollte sich das Setup nicht automatisch öffnen, führen Sie die Datei "Start.exe" im Hauptverzeichnis der CD aus. Die Installation der Zeiterfassung besteht aus vier verschiedenen Bereichen: 1. Die Datenbank-Installation 2. Die Installation der Auswertungssoftware 3. Die Installation der PC-Stempelsoftware 4. Die Installation der Erfassungs-Software 1. Die "Server"-Installation muss im Netzwerk auf einem Windows NT System (Server), der immer für alle Arbeitsplätze erreichbar ist, installiert werden. Diese Installation sollte nur auf einem PC im Netzwerk installiert werden. Auf diesem Rechner werden alle Daten zentral gespeichert....weitere Informationen siehe "Server" 2. Die "Auswertung" ist das Herzstück der Zeiterfassung. Mit der Auswertungssoftware werden alle Einstellungen vorgenommen und die erfassten Daten ausgewertet. Installieren Sie TopControl Auswertung auf den Arbeitsplätzen, an denen Einstellungen und Auswertungen vorgenommen werden sollen. 3. Der "Stempler" ist ein "virtuelles" Stempelterminal, mit dem an allen Arbeitsstationen Zeiten erfasst werden können. Ideal für die Produktion oder Werkstatt ist die Kombination mit einem seriellen Barcode-Scanner. (weitere Informationen siehe PC-Stempler) Bei den Installationen folgen Sie bitte den Anweisungen des Installshield -Assistenten. 8
Befolgen Sie bitte diese Reihenfolge bei der Installation: 1. Installieren Sie den "Server" auf einem Server PC, auf dem die Zeiterfassungs-Daten gespeichert werden sollen. Jeder Client- PC muss diesen PC über das Netzwerk erreichen können. 2. Installieren Sie auf einem Client-PC die Auswertungs-Software (2) und starten diese anschließend! Es wird die Datenbank konfiguriert. Richten Sie die Stammdaten und weitere wichtige Einstellungen ein. (siehe dazu Hilfe zu "Auswertung") 3. Installieren Sie auf weiteren Client-PC s die Stempelsoftware oder Auswertungs-Software. 4. Richten Sie die Hardware ein (siehe Schritt 2) Lesen Sie dazu weiter im Kapitel "Auswertung". Schritt 2: Hardware Installation/Einrichtung Nachdem die Software erfolgreich installiert wurde, muss die Hardware eingerichtet und konfiguriert werden. Es stehen Ihnen mehrere Gerätetypen für die Zeiterfassung zur Verfügung, die Sie frei kombinieren können. Fragen Sie für die richtige Gerätewahl Ihren Fachhändler. Nachfolgend eine Tabelle der unterstützten Hardware und der Versionsempfehlung: 9
TopKontor Zeiterfassung Gerät INTUS 3100 Standard Professional/Auftragsdatenerfassung X X PZE Master IV X X Timeboy III für mobile Zeiterfassung X X Weitere Geräte der Hersteller Datafox und PCS Systemtechnik möglich. Informieren Sie sich bei Ihrem Fachhändler über kompatible Geräte. Eine günstige Variante der projektbezogenen Zeiterfassung in der Fertigung und im Büro ist die Nutzung der kostenlos im Grundpaket enthaltenen Stempelsoftware "Stempler" in Verbindung mit einem Barcodescanner. 10
Wir empfehlen die Verwendung eines seriellen Scanners. Die Ersteinrichtung der Stempeluhren muss auf dem Server in der Software "Erfassung" durchgeführt werden. Lesen Sie dazu weiter unter: Erfassungsmöglichkeiten > Erfassung 11
Auswertung Allgemein Erster Start Vor einem ersten Start der Software müssen Sie auf einem Server (NT- System) das Programm "Server" installiert haben. Starten Sie nun "Auswertung". Es wird der DB-Finder geöffnet, der die Datenbank sucht. Haben Sie zuvor den "Server" nur auf einem PC installiert, findet der DB-Finder diesen Server und schließt sich automatisch. Wurden mehrere Server gefunden, können Sie einen Server aus der Liste auswählen. Wenn kein Server gefunden wurde, müssen Sie darauf achten, dass Sie "Server" in der Firewall freigegeben haben. Klicken Sie dann auf "Erneut suchen". Zum suchen der Datenbank wird das UDP-Protokoll und der Port 11910 verwendet. Die Kommunikation mit der SQL-Datenbank erfolgt sofern nicht geändert - über Port 3050. Bitte beachten Sie, dass die oben genannten Ports nicht von einer Firewall geblockt werden dürfen, damit das Programm die Datenbank automatisch finden und sich mit ihr verbinden kann. 12
Nachdem die Datenbank gefunden wurde, wird diese für den ersten Betrieb vorbereitet. Starten Sie während dieser Phase an keinem anderen PC die "Auswertung" oder das Stempelprogramm. Anschließend geben Sie über "Lizenz laden" die Lizenzdatei an, die Sie von Ihrem Fachhändler erhalten haben. Diese Lizenz darf nicht weitergegeben werden! Im nachfolgenden Fenster melden Sie sich als admin an. Das Kennwort ist im Auslieferungszustand nicht definiert. Sie können sich also ohne Angabe eines Kennwortes anmelden. Nach der Anmeldung können Sie das Kennwort im Menü unter Datei > Benutzerverwaltung ändern. Hauptfenster Nach dem Start und der Anmeldung gelangen Sie in das Hauptfenster der Zeiterfassung. 13
Über die oben angezeigte Menüleiste verzweigen Sie nach Anwahl der entsprechenden Menüpunkte automatisch in das gewünschte Fenster. Durch Anklicken der Menüpunkte «Programm», «Auswertungen», «Auftragsbearbeitung», «Buchungen», «Stammdaten», «Schnittstellen», «Zutrittskontrolle», «Ansicht» und «?» klappt jeweils ein Pull-Down-Menü auf, das durch weitere Untermenüpunkte genauere Auswahl- und Bearbeitungsmöglichkeiten bietet. Über die nachfolgenden Schaltflächen gelangen Sie in weitere Fenster. Häufig verwendete Punkte können über einen "Shortcut" aufgerufen werden. Der Shortcut steht hinter den jeweiligen Punkten in Klammern. Bsp.: (Strg + E) => Durch drücken und halten der Taste "Strg" und zusätzlichem drücken der Taste "E" wird das Einstellungen-Fenster geöffnet. Programm beenden (Strg + B) An-/Abmelden 14 Einstellungen (Strg + E)
Hilfe (F1) kumulierter Mitarbeiterbericht Wer ist wo? Chefansicht Fehlzeitenplaner Personalstamm (Strg + P) Zeitmodellverwaltung Auftragsverwaltung (Pro) Zeitmodelle Tätigkeiten Berichte/Reportgenerator Weitere "Shortcuts": Nachbuchen (Strg + N) Buchungsliste (Strg + L) Zusätzlich stehen Ihnen auf der linken Seite die Menüpunkte "Schnellzugriff", "Aktuelles", "Buchungen" und "Auswertungen" zur Verfügung. Über kann diese Leiste ausgeblendet werden. 15
Bedienung Allgemeine Bedienung und Navigation Um Datensätze anzulegen bzw. zu verändern, werden folgende Schaltflächen verwendet: Datensatz neu anlegen (Taste [F10]) Datensatz löschen (Taste [F3]) Datensatz ändern (Taste [F4]) Datensatz speichern (Taste [F5]) Änderungen rückgängig machen (Taste [F8]) Wenn Felder gelb hinterlegt sind, können diese von Ihnen nicht bearbeitet werden. Erst durch Betätigen der entsprechenden Schaltfläche ist es möglich, einen Datensatz neu anzulegen, zu ändern oder zu löschen. Über die nachfolgend aufgeführten Schaltflächen haben Sie die Möglichkeit, in den Datensätzen zu blättern: Erster Datensatz Eine Seite zurück Vorheriger Datensatz Nächster Datensatz Eine Seite vorwärts Letzter Datensatz Über die Schaltfläche gelangen Sie zu einem Auswahlfenster, über das Sie entsprechende Zuordnungen treffen können. 16
Einstellungen Über den Shortcut (Strg + E) gelangen Sie in die Programmeinstellungen, in denen Sie wichtige Einstellungen vornehmen können. Achten Sie darauf, dass Sie bei der Rechtevergabe (siehe Personalstamm) den Mitarbeitern diesen Programmpunkt nicht freischalten. Die Einstellungen sollten ausschließlich von Ihrem Fachhändler oder geschulten Mitarbeitern vorgenommen werden. Wenn Sie auf "OK" klicken, werden die Einstellungen gespeichert. Mit "Schließen" verwerfen Sie die Änderungen. 17
"Allgemein" Kritische Buchungen werden im Hauptfenster im "Heute zu tun" angezeigt. Es werden kritische Buchungen gemeldet, wenn es für einen MA an einem Tag gleichzeitige Buchungen gibt, z.b. Krankheit + Normal, Feiertag + Krankheit, Feiertag + Normal, Urlaub + Normal, Urlaub + Feiertag, Urlaub + Krankheit. Sie können hier einstellen, wann diese Buchungen ermittelt werden. Die Saldo-Berechnung berechnet die Zeit- und Urlaubssalden der MA. Geben Sie hier den Zeitpunkt der Berechnung an. Wenn Sie Hardware-Terminals einsetzen, werden im Anschluss an die Berechnung die aktuellen Listen an alle Terminals übertragen (Urlaubs- und Zeitkonto, Personal, Aufträge, Tätigkeiten). Ist der Optionshaken "Saldo zum Vortag berechnen" gesetzt, dann werden alle Zeit- und Urlaubssalden vom letzten Monatsabschluss zzgl. der Buchungen seit dem letzten Abschluss bis zum Vortag der Berechnung als Zeit- und Urlaubssalden berechnet. Mit dem Prüfungsintervall geben Sie an, wann die Software überprüfen soll, ob Änderungen vorgenommen wurden, die an die Terminals übertragen werden müssen. Wenn Änderungen vorgenommen wurden, wird nach Ablauf des Intervalls ein Abgleich mit den Terminals vorgenommen. Mit dem Button "Datenbank neu suchen" wird bei einem Neustart der Software die Datenbank neu gesucht und es kann eine andere Datenbank ausgewählt werden. (siehe Erster Start) Nachdem ein Monat abgeschlossen wurde (siehe Monatsabschluss) ist es nicht mehr möglich, Buchungen in diesem Monat zu verändern, wenn die Option Nachbuchungen können trotz Monatsabschluss vorgenommen werden nicht gewählt ist. Wählen Sie diese Option um Buchungen trotz Monatsabschluss bearbeiten zu können. 18
Wenn Sie diese Option wählen, können die Änderungen der Buchungen weder im Zeitkonto noch im Urlaubskonto berücksichtigt werden. Dies führt ggf. zu falschen Werten in den Konten und bei allen weiteren Berechnungen der Urlaubs- und Zeitkonten. Wenn Sie Buchungen nach einem Monatsabschluss ändern wollen, können Sie den Monatsabschuss zurücksetzen. 19
"Rundungsregeln" In vielen Unternehmen gibt es Betriebsvereinbarungen mit der Anforderung, die erzeugten Buchungen vom Zeiterfassungsgerät, abhängig vom Kommen oder Gehen, auf- oder abzurunden. Mit der Zeiterfassung können Sie diese Bedingungen in Form von Rundungsregeln im Menüpunkt "Allgemeine Rundungsregeln" eintragen. Diese Rundungsregeln gelten dann für alle MA. Um nur für einzelne MA- Gruppen Rundungsregeln zu definieren, können Sie den ZM Rundungsregeln für einzelne Schichten definieren. (siehe Zeitmodelle) "Berichte" Hier können Sie die Berichte definieren, die in den Menüpunkten von "Auswertungen" und in den Stammdatenfenstern aufgerufen werden sollen. "Stempelprogramm" Geben Sie bei "Dauer der Statusmeldungen" die Zeit in ms für die Meldungen im Stempelprogramm an. Geben Sie bei "Dauer bis zum Logout" die Zeit in ms für den automatischen Logout an. Der automatische Logout beendet den aktuellen Stempelvorgang und springt in das Login-Fenster. Diese Funktion wird benötigt, wenn nur mit einem Scanner gearbeitet wird - ohne Tastatur - und ein MA mitten im Stempelvorgang den "Stempel- PC" verlässt. "Mitarbeiter können Aufträge anlegen" sollten Sie nur aktivieren, wenn die MA einen Auftrag selber anlegen dürfen. Mitarbeiter können ohne Angabe von Auftrag und Tätigkeit stempeln, bewirkt, dass die entsprechenden Felder im Stempelprogramm leer gelassen werden können. 20
Anmeldung mit Passwort oder Kartennummer : Mitarbeiter können sich auch mit dem in den Stammdaten hinterlegtem Passwort anmelden. "Erfassung" "Buchungsvorgänge werden sekundengenau verarbeitet": Diese Option führt dazu, dass die Zeiten der Terminals mit Sekunden ausgelesen werden. Dadurch ist es möglich auch Buchungen auszuwerten, die innerhalb einer Minute begonnen und beendet wurden. "Maximale Stempelzeit zwischen kommen und gehen": Hier geben Sie an, wie lang eine Buchung maximal sein kann. Diese Information wird benötig, um festzustellen, ob ein Mitarbeiter das Abstempeln vergessen hat. Wird dieser Zeitraum überschritten, wird die Buchung als offen gekennzeichnet. "Abwesenheitsgründe": Geben Sie hier an, welche Abwesenheitsgründe auf den Terminals und zum WAP-Stempeln zur Auswahl stehen und mit welchem Text sie angezeigt werden. "Buchungskennzeichen werden ignoriert": Mit dieser Option werden die Buchungen so abgeändert, dass jede Buchung nach einer Kommen-Buchung eine Gehen-Buchung ist und umgekehrt. "Arbeitspläne Zusatzfelder" Sie können für die Arbeitspläne Zusatzfelder frei definieren. Sobald Sie in "Beschriftung" einen Text eingetragen haben, wird das Feld im Arbeitsplan angezeigt. Über "Typ" (bei 12 Feldern) können Sie den Eingabetyp des Feldes definieren (Text, Ganzzahl, gebrochener Wert oder Datum). Zusätzlich stehen 6 Auswahlfelder zur Verfügung. Die im Arbeitsplan eingegebenen Texte der Auswahlfelder werden für die kommende Auswahl gespeichert. 21
"Auftrag Zusatzfelder" siehe Arbeitspläne Zusatzfelder "Personal Zusatzfelder" siehe Arbeitspläne Zusatzfelder "Fehlzeiten" "Fehlzeiten werden ohne Zeitbezug gebucht": Wenn diese Option gewählt ist, werden Fehlzeiten nur mit der entsprechenden Zeitspanne gebucht. Es wird kein Zeitraum festgelegt, in dem Zeitspanne liegt. Das ermöglicht es Mitarbeitern, Buchungen vorzunehmen, auch wenn bereits eine Fehlzeit gebucht wurde. Buchung X / Buchung Y: Hier können Sie zwei Fehlzeitengründe frei bezeichnen, z.b. "Schlechtwetter" im Baugewerbe. Alle anderen Fehlzeiten sind festgelegt (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich, Sonderurlaub, Schule/Lehrgang). Die Fehlzeiten können im Nachbuchen-Fenster gebucht werden. Mit Zeiten für [ ] werden nicht gewertet können Sie angeben, ob die Fehlzeit als Arbeitszeit gewertet werden soll oder nicht. Um unteren Teil des Fensters, können Sie Farben angeben, mit denen die entsprechenden Fehlzeiten dargestellt werden sollen. "TopKontor Handwerk" Geben Sie hier den Pfad zur Datenbank und die Mandantennummer für die TopKontor Schnittstelle an. Über "Schnittstellen Direktschnittstellen > TopKontor" können Sie Personaldaten und Aufträge importieren und Buchungen als Nachkalkulationsbeleg exportieren. 22
"TopKontor ERP" Geben Sie hier die Login-Informationen für den gewünschten Mandanten und die zu importierenden Vorgangsarten an. "ECaros" Geben Sie hier die Daten der ECaros Schnittstelle an. "DATEV" Geben Sie die Beraternummer, die Mandantennummer und das Ausgabeverzeichnis für die DATEV Schnittstelle an. Die DATEV Programme "LODAS" und "Lohn und Gehalt" werden unterstützt. "Universal & GDI" Geben Sie hier die Ausgabedatei und ein gewünschtes Verzeichnis für den Datenexport an. Aktuelle Aufgaben Im Hauptfenster der Auswertungssoftware finden Sie auf der linken Seite unter "Aktuelles" die Punkte "Heute zu tun" und "Personalanträge". Hier werden Ihnen wichtige Informationen direkt angezeigt und können sofort bearbeitet werden. 23
"Heute zu tun" Über den Punkt "Erste Schritte" gelangen Sie zu einer Liste von notwendigen Stammdaten nach einer Erstinstallation. Der Punkt "Offene Buchungen" zeigt Ihnen die Anzahl der Buchungen bis zum Vortag, bei denen eine "Gehen"-Buchung fehlt. Wenn Sie auf "Offene Buchungen" klicken, gelangen Sie in die Buchungsliste mit diesen Buchungen und können Sie direkt nachbuchen. Kritische Buchungen sind Buchungen, die geprüft werden sollten. Dazu gehören gleichzeitige Buchungen für einen MA: Krank + Normal (normale Zeitbuchung), Feiertag + Normal, Feiertag + Krank, Krank + Urlaub,... 24
"Personalanträge" Personalanträge können im PC-Stempelprogramm gestellt (Fehlzeitenund Buchungsanträge) werden und werden hier als "offen" angezeigt. Wenn Sie auf den jeweiligen Eintrag klicken, wird eine Liste der Anträge geöffnet, die Sie dann bearbeiten und den Status des Antrages verändern können. Online-Update Bleiben Sie auf dem neuesten Stand mit den Updates der Zeiterfassung. Die Zeiterfassung wird ständig weiterentwickelt und bekommt neue, nützliche Funktionen. Wenn Sie den Software-Pflegevertrag abgeschlossen haben, können Sie über den Button "Update" prüfen, ob neue Updates verfügbar sind. Es ist eine aktive Internetverbindung notwendig. Sind neue Updates vorhanden, werden diese nach einem Neustart der Programme automatisch installiert. Denken Sie vor einem Update an eine Datensicherung! Sie brauchen das Update nur an einem Arbeitsplatz auszuführen! 25
Lizenz aktualisieren Haben Sie von Ihrem Fachhändler eine neue Lizenz erhalten, so können Sie diese über den Menüpunkt "Lizenz aktualisieren" auswählen und die Aktualisierung durchführen. 26
Stammdaten Feiertage Hier können die Feiertage angelegt werden. Durch den Button "Feiertags-Automatik" werden allgemeine Feiertage ermittelt. Regionale Feiertage müssen manuell angegeben werden. 27
Einen zusätzlichen Feiertag legen Sie an, indem Sie anklicken und unter Datum und Bezeichnung die entsprechenden Daten eingeben. Bestätigen Sie diese Eingabe mit. Lohnarten Definieren Sie hier die Zeiten, die in die Lohnarten für die Lohnbuchhaltung fließen sollen. Die Daten können als Lohnartenbericht ausgegeben werden oder über die Datenübergabe zu Lohnprogrammen übergeben werden. 28
"Allgemeine Daten" in den "Allgemeinen Daten" geben Sie die Lohnartennummer und Bezeichnung der Lohnart an. Wenn einen Faktor <>100 wählen, beeinflussen Gesamtzeit dieser um angegebenen Faktor. Optionen: 1. "Diese Lohnart fließt auf das Zeitkonto" bewirkt, dass bei MA, die diese Lohnart in der Lohnartenverwaltung zugewiesen bekommen haben, die Überstundenermittlung über diese Lohnart vorgenommen wird. 2. "Zeiten dürfen tageweise nicht negativ sein": Wenn für einen Tag durch den Abzug einer Lohnzeit Negativstunden zu der Lohnart addiert werden würden, wird diese Zeit auf null gesetzt. 3. "Diese Lohnart im Auftragsbericht berücksichtigen": Lohnartzeiten mit dem Aufschlag laut Faktor werden in den Auftragsberichten berücksichtigt. 29
"Zeiten" Hier definieren Sie, welche Zeiten in diese Lohnart fließen. Klicken Sie hierzu im oberen Teil auf und wählen Sie eine Zeitart aus. Mit "Berechnung pro" bestimmen Sie, ob diese Zeit pro Tag oder pro Woche berechnet werden soll. Bestimmen Sie dann noch, ob nur Zeiten innerhalb einer Schicht berücksichtigt werden sollen und definieren dann den Zeitfilter: 1. Von - bis Uhrzeit: Nur Zeiten innerhalb dieser Uhrzeit werden berücksichtigt. Wenn Sie nur "Nachtstunden" vom Folgetag berücksichtigen wollen und die "Von"- und "Bis"-Zeiten liegen beide nach 24 Uhr (also am Folgetag), müssen Sie den Schalter "Beide Zeiten sind am Folgetag" setzen. 2. Maximal Std.: Es fließen maximal X Stunden dieser Zeitart auf diese Lohnart. 3. Ab Std.: Ab X Stunden fließen die Zeiten auf diese Lohnart. 4. Schwellwert: Erst wenn ein bestimmter Schwellwert erreicht wurde, werden die Zeiten berücksichtigt. 5. Durch setzen von "diese Zeiten in Abzug bringen" werden die gewählten Zeiten von der Lohnart abgezogen. Mit diesen Filtermöglichkeiten lassen sich die gängigen Lohnarten abbilden. Bitte testen Sie im Demo-Zeitraum, ob Ihre Lohnarten abgebildet werden können. Im Zweifel wenden Sie sich bitte an Ihren Fachhändler. Definition der "Zeitarten" Arbeitsstunden Alle geleisteten Arbeitsstunden. Wechselschichtstunden Alle Stunden innerhalb eines Arbeitszeitmodells mit mehreren Schichten. Mehrarbeitsstunden Alle über die Sollzeit geleisteten Stunden. Samstagsstunden Alle Arbeitsstunden, die an einem Samstag geleistet wurden. 30
Sollstunden Die Rahmenarbeitszeit (Sollzeit) für den jeweiligen Tag/Woche und Mitarbeiter je nach Zeitmodell-Zuordnung. Durchschnitt Sollstunden Sollzeit, wenn für den Mitarbeiter ein "Durchschnitt" Zeitmodell hinterlegt wurde (z.b. 160 Std.) Sonntagsstunden Alle Arbeitsstunden, die an einem Sonntag geleistet wurden. Feiertagsstunden Alle Arbeitsstunden, die an einem Feiertag geleistet wurden. Feiertagszulagen Sollzeit, wenn ein Feiertag ein Arbeitstag gewesen wäre. Urlaubsstunden Zeitausgleichsstunden Krankheitsstunden Sonderurlaubsstunden Allg. Schule Stunden Minusstunden Alle negativen Stunden zwischen Soll- und Iststunden. Arbeitstage Urlaubstage Krankheitstage Gleitzeittage Sonderurlaubstage Allg. Schule Tage Feiertage Samstage Sonntage Buchung X Anzahl Stunden, die auf die selbst zu definierende Zeitart erfasst wurden.> Buchung Y Anzahl Stunden, die auf die selbst zu definierende Zeitart erfasst wurden. Buchung X und Y können in den Einstellungen definiert werden. 31
"Verrechnung" Hier können Sie bestimmen, wie die unter "Zeiten" erstellten Berechnungen verrechnet werden sollen. Wählen Sie eine Zeit und einen Operanden und bilden Sie abschließend eine Summe. 32
Lohnartenverwaltung Fügen Sie alle MA zu den Lohnarten hinzu, für die diese Lohnarten gelten. Erst wenn die MA zugeordnet wurden, werden die Lohnarten für sie berechnet! 33
Personal Im Personalstamm werden alle MA angelegt und verwaltet. "Allgemeine Daten" Geben Sie mindestens eine Personalnummer, den Namen und Vornamen und eine Kartennummer an. Die Kartennummer ist bei der Verwendung von Stempelterminals die 13-stellige Nummer des RFID- Chips. Die Nummer steht entweder auf dem Chip oder Sie haben bei der Lieferung eine Liste der Nummern erhalten. Bei der Verwendung des PC-Stempelprogramms geben Sie als Kartennummer ein Passwort für den MA zum Stempeln ein. Das 34
"Kennwort" ist das Anmeldekennwort für die SoftPanel Software und/oder für das Stempelprogramm. Über können Sie direkt einen Bericht für den gewählten MA drucken (welcher Bericht aufgerufen werden soll, muss zuvor in den Einstellungen > Berichte definiert werden). "Stundenkostensatz" (nur Professional) Hier können Sie dem MA zeitbezogen einen Stundenkostensatz hinterlegen. Dieser Satz wird bei der Kostenermittlung in den Auswertungen berücksichtigt. "Zeit-/Urlaubskonto" Unter diesen Reitern können Sie die Zeit- und Urlaubskontobuchungen sehen und manuelle Änderungen (Zu-/Abbuchungen) vornehmen. Generell werden alle Kontokorrekturen durch den Monatsabschluss gebucht. Buchen Sie also NICHT hier den Urlaub für die MA, sondern über das Nachbuchen-Modul. Erst wenn Sie alle Buchungen vorgenommen haben, darf der Monatsabschluss durchgeführt werden. Nachträgliche Korrekturen werden dann in diesem Fenster vorgenommen. Es werden Ihnen hier nur die Kontosalden zum letzten Monatsabschluss angezeigt und nicht die Salden zum Vortag. Damit der MA bei einem Monatsabschluss berücksichtigt wird, müssen Sie den Haken "Mitarbeiter wird beim Monatsabschluss berücksichtigt" setzen. (siehe Reiter "Einstellungen") 35
"Zuordnungen" Unter diesem Reiter können Sie den Mitarbeiter allen bereits definierten Personalgruppen, Lohnarten und Zeitmodellgruppen zuordnen. "Buchungsliste" In dem Reiter Buchungsliste sehen Sie alle Buchungen für den aktuellen MA und gewählten Zeitraum und können über die rechte Maustaste die gewählte Buchung direkt löschen oder in das Nachbuchen-Modul übernehmen. "Einstellungen" Hier können Sie zu jedem MA individuelle Einstellungen festlegen, z.b. dass er beim Monatsabschluss berücksichtigt werden soll, dass dem MA über den Stempler oder das Journal eine Urlaubsübersicht angezeigt werden darf und dass die Stempelvorgänge ohne Auftragserfassung erfolgen. Außerdem ordnen Sie hier dem MA die Geräte zu, an denen er 36
stempeln darf. Zusätzlich können Sie hier für den Mitarbeiter den "Mobil- Zugang" aktivieren. Der Mobil-Zugang betrifft das mobile Erfassen per Timeboy, PocketPC und WAP-Handy. Wenn ein Mitarbeiter über das WAP-Stempeln für Gruppen buchen soll, können Sie die entsprechenden auswählen. Um das WAP-Stempeln nutzen zu können, muss der Erfassungsdienst installiert und eingerichtet sein, sowie der WAP-Zugang aktiviert sein. "Weiteres" Hier können Sie weitere Informationen zu einzelnen MA hinterlegen. Die Definition erfolgt über die Einstellungen. Benutzerverwaltung In diesem Fenster können Sie Benutzer anlegen, die mit dem Auswertungsprogramm arbeiten dürfen. Unter dem Reiter Berechtigungen können Sie Rechtegruppen anlegen und diese den Benutzern zuordnen. Ein Benutzer kann nur die Mitarbeiter auswählen und bearbeiten, die einer Personalgruppe zugeordnet sind, bei der der Benutzer Abteilungsleiter oder Stellvertreter ist. Die Stellvertreter richten Sie in der Personalverwaltung mit einem Rechtsklick auf die Personalgruppe unter Eigenschaften ein. 37
Personalverwaltung (Abteilungen) Über Stammdaten > Personalverwaltung rufen Sie die Personalverwaltung auf, in der Sie Personalgruppen/Abteilungen anlegen können. Diesen Gruppen fügen Sie die gewünschten MA hinzu. Diese Gruppen sind anschließend im Jahresplaner für Fehlzeiten, in der Personal-Auswahl und im Nachbuchen verfügbar. In der Professional-Version können Sie den Gruppen einzelne Tätigkeiten oder Arbeitspläne zuordnen, die von den MA der Gruppe gebucht werden dürfen. Alle anderen Tätigkeiten können dann nicht gestempelt werden. 38
Zeitmodelle Die Zeitmodelle definieren die Arbeits- und Pausenzeit. "Allgemeine Daten" Legen Sie hier alle in Ihrem Betrieb vorkommenden ZM an. Sie können max. 5 Schichten pro Tag abbilden. Geben Sie eine Zeitmodellnummer, eine Bezeichnung und die Bezeichnung für die Schichten an. Durch die 39
Funktion "Autosnap" ermittelt das System die Schicht, in der der MA die meiste Zeit verbracht hat und definiert sie für den Tag als Rahmenarbeitszeit. Dadurch müssen Sie dem MA kein anderes ZM zuordnen, wenn er die vorgesehene Schicht verlässt. Die Zuordnung der MA zu den Zeitmodellen (ZM) geschieht in der Zeitmodell-Verwaltung (siehe unten). Wenn Sie die Rahmenarbeitszeit einiger MA nicht tageweise, sondern monatsweise ermitteln, dann müssen Sie den Haken setzen und eine Monatsarbeitszeit festlegen. Die Arbeitszeiten sollten Sie dennoch hinterlegen, da Sie im Nachbuchen-Modul dann automatisch als Rahmenarbeitszeit ermittelt werden. 40
"Arbeitszeiten" Geben Sie hier für jede Schicht die Arbeitszeiten pro Wochentag oder für eine bestimmte Anzahl von Tagen an. Bei der Angabe pro Wochentag können Sie auch mehrfach Arbeitszeiten pro Tag angeben. Sie können in einem ZM die Arbeitszeit entweder pro Wochentag oder für eine bestimmte Anzahl von Tagen angeben. Eine Kombination ist nicht möglich. Achten Sie darauf, dass bei "Arbeitszeit pro Tag" die Anzahl der Arbeitstage und Pausentage identisch sind. Zum hinzufügen von Arbeitszeiten klicken Sie auf im oberen Teil des Fensters und wählen dann zwischen "Arbeitszeit pro Wochentag" oder "Arbeitszeit pro Tag" und klicken dann die Wochentage an, an denen die Arbeitszeit gelten soll (oder die Anzahl der Tage). Nachdem Sie die Arbeitszeit und optional den Korridor angegeben haben, speichern Sie die Zeiten mit und die Liste wird mit den Ihren Angaben entsprechenden Arbeitszeiten gefüllt. Sofern Sie mehrere Schichten vorgegeben haben, wechseln Sie nun oben die "angezeigte Schicht" und definieren Sie auch für diese Schichten die Arbeitszeiten. 41
"Pausen" Die Pausen werden nach demselben Prinzip wie die Arbeitszeiten hinterlegt. Wenn Sie keine Pausenzeiten hinterlegen, müssen Ihre MA die Pausen stempeln, ansonsten werden den MA automatisch die Pausenzeiten abgezogen. Pause(Schwelle) Die Pausen können alternativ auch in Abhängigkeit zur gestempelten Arbeitszeit hinterlegt werden. Geben Sie für Schwelle die Anzahl an Stunden an, ab der die unter Pause angegebene Zeit automatisch als Pause gebucht und somit von der Arbeitszeit abgezogen werden soll. Hinweis: Wenn Sie nur zwei Schwellen verwenden beginnen Sie die Eingabe ab 2.. Die Schwellen müssen aufsteigend angegeben werden. Die für das Zeitmodell gültige Pausenregelung wird Ihnen mit dem grünen Symbol auf dem Reiter angezeigt. 42
"Rundungsregeln Bei dem Reiter Rundungsregeln können Sie für jede Schicht eine eigene Rundungsregel hinterlegen. Diese Rundungsregeln gelten dann für die MA, die in diesem ZM arbeiten - anstelle der globalen Rundungsregeln aus den Programmeinstellungen. Die Rundungsregeln sind für die gewählte Schicht erst aktiv, wenn der Haken "Rundungsregeln für die angezeigte Schicht aktivieren" gesetzt wurde. 43
"Sonstiges" Hier haben Sie die Möglichkeit, Abwesenheitsgründe für das Zeitmodell festzulegen. Außerdem können Sie hinterlegen, wie ein Feiertag, der auf einen Wochentag fällt, gewertet werden soll. 44
Zeitmodellverwaltung 1. In der Zeitmodellverwaltung definieren Sie die Zeitmodellgruppen. (z.b.: Werkstatt Schicht) 2. Fügen Sie zu der Gruppe "Werkstatt Schicht" jetzt ein ZM hinzu und bestimmen Sie, in welchem Zeitraum dieses Zeitmodell gültig ist. 3. Fügen Sie zu der Gruppe "Werkstatt Schicht" jetzt die MA hinzu, die dieses ZM bekommen sollen. Definieren Sie hier auch den Zeitraum der Gültigkeit. Die Rahmenarbeitszeit der MA wurde jetzt festgelegt. 45
Auftragsbearbeitung Aufträge In der Auftragsverwaltung werden alle Aufträge angelegt. "Allgemeine Daten" Geben Sie in diesem Fenster Ihre Aufträge an, die buchbar sein sollen. Die Angabe einer Auftragsnummer ist obligatorisch. Weitere Informationen zu den Aufträgen können in Zusatzfeldern hinterlegt werden. Die Zusatzfelder können über die Einstellungen definiert werden. Die Angabe eines Kunden ist optional. 46
"Zugeordnete Arbeitspläne" Optional können Sie einem Auftrag so genannte "Arbeitspläne" mit Vorgabezeiten (Sollzeiten) hinterlegen. Ein Arbeitsplan ist eine Gruppierung von Tätigkeiten, die dann den MA zum Buchen zur Verfügung stehen. Es sind dann nur diese Tätigkeiten zum Buchen verfügbar. Ohne Arbeitsplanzuordnung sind alle Tätigkeiten zum Stempeln auswählbar. "Zugeordnete Aufträge" Hier können Sie dem gewählten Auftrag andere Aufträge zuordnen. Immer wenn Zeiten für den gewählten Auftrag gebucht werden, werden diese auch für die Zugeordneten Aufträge gebucht. 47
"Leistungen" Unter "Leistungen" können Sie für einen ausgewählten Auftrag eine Liste von internen und externen Leistungen eintragen und in Auftragsberichten berücksichtigen. 48
Kunden Im Kundenstamm legen Sie Ihre Kunden an (optional). Um einem Kunden in der Auftragsverwaltung einem Auftrag zuordnen zu können, ist es notwendig, den Kunden im Kundenstamm anzulegen. Hierzu vergeben Sie im Kundenstamm eine Kundennr. und hinterlegen unter "Bezeichnung" den Namen des Kunden. 49
Tätigkeiten Legen Sie hier die vorkommenden Tätigkeiten Ihrer Firma an. "Allgemeine Daten" Die hier hinterlegten Tätigkeiten können zusätzlich von den MA gestempelt werden. Vergeben Sie eine Tätigkeiten-Nr. sowie die Bezeichnung der Tätigkeit. Wenn Sie die Option "Stundenkostensätze werden kumuliert" aktivieren, werden die Personal- und Tätigkeitskostensätze für die gewählte Tätigkeit kumuliert, z.b. Personalkosten + Maschinenkosten. Durch setzen der Option "Diese Tätigkeit ist ohne Pause buchbar" wird die Zeit innerhalb einer Pause nicht abgezogen. 50
"Stundenkostensatz" Optional können Sie der Tätigkeit einen Stundenkostensatz hinterlegen, der dann in den Auftragsberichten berücksichtigt wird. Arbeitspläne Legen Sie hier die Arbeitspläne für Ihren Betrieb an. Arbeitspläne sind Gruppierungen von Tätigkeiten. Die Zusatzfelder zu den Arbeitsplänen können Sie über die Einstellungen verwalten. "Allgemeine Daten" Vergeben Sie eine Arbeitsplan-Nr. sowie eine Bezeichnung des Arbeitsplanes. Dieser Arbeitsplan kann dann einem Auftrag zugeordnet werden, so dass die MA nur diese Tätigkeiten stempeln können. 51
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"Tätigkeiten" Über den Reiter Tätigkeiten werden zu dem ausgewählten Arbeitsplan Tätigkeiten oder andere Arbeitspläne hinzugefügt. Buchungen Nachbuchen In dem Nachbuchen-Modul können Arbeits- und Fehlzeiten der MA gebucht bzw. nachgebucht werden. Hierzu klicken Sie auf: +N für eine "normale" Zeitbuchung +U für eine Urlaubbuchung +K für eine Krankheitsbuchung +Z für eine Zeitausgleichbuchung +SU für eine Sonderurlaubbuchung +S für eine Buchung Schule/Lehrgang +L, wenn Sie aus der Buchungsliste Buchungen übernehmen wollen 53
+ für Buchungen, die Sie in den Einstellungen selber benennen können (Bsp.: Schlechtwetter) Buchen Geben Sie bei einer Buchung entweder die Uhrzeit "von, bis" an, oder aktivieren Sie "Anhand der Rahmenarbeitszeit", wenn Sie für den MA mittels der hinterlegten RAZ buchen möchten. Achten Sie darauf, dass Sie ein ZM angelegt haben und den MA in der ZM-Verwaltung zugeordnet haben. Ist keine RAZ hinterlegt, erhalten Sie eine Meldung und es wird keine Buchung erzeugt. Geben Sie ein Datum an. Für jeden Tag von "Datum von" bis "Datum bis" wird eine Buchung getätigt. 54
Angabe einer Personalnummer oder einer Gruppe. Wenn Sie eine Gruppe auswählen, werden die Buchungen für jeden MA der Gruppe erzeugt. (Pro) Angabe einer Auftrags- und Tätigkeitsnummer Bei einer Urlaubsbuchung können Sie wählen, ob ein ganzer oder ein halber Tag vom Urlaubskonto abgezogen werden soll. Kontokorrekturen werden durch den Monatsabschluss durchgeführt. Zeitausgleich: Die Korrektur des Zeitkontos erfolgt durch den Monatsabschluss. Sie können alternativ auch mit der Schnellerfassung in tabellarischer Form buchen. 55
Schnellerfassung In der Schnellerfassung können Arbeits- und Fehlzeiten der MA in tabellarischer Form gebucht bzw. nachgebucht werden. Diese Eingabeart dient zur schnelleren Erfassung von größeren Buchungsmengen. Für Gruppenbuchungen nutzen Sie bitte das "Nachbuchen-Modul". Geben Sie in die Felder die nötigen Angaben an. Mit der Taste "Tab" springen Sie zum nächsten Feld. Über "F5" gelange Sie in die Auswahl für das aktuell gewählte Feld. Über "F10" legen Sie eine neue Zeile/Buchung an. Mit "F11" können Sie die aktive Buchung kopieren. Mit "F3" wird die aktive Buchung wieder entfernt. Solange Sie die Buchungen nicht verarbeiten (über "F4"), werden die Buchungen noch nicht verarbeitet. Erst mit klick auf ("F4") werden die Buchungen aus der Liste verarbeitet und in die Datenbank geschrieben. Kontrollieren Sie anschließend die Daten in der Buchungsliste und ggf. in den Berichten. 56
Zeiten bearbeiten In "Zeiten bearbeiten" können die Zeiten der MA bearbeitet werden. Wählen Sie einen MA und den zu bearbeitenden Zeitraum aus. Klicken Sie auf "Ansicht aktualisieren" und Sie erhalten die ausgewählte Übersicht. Ausschließlich die Bearbeitung der Zeiten einzelner MA ist möglich, nicht die von MA-Gruppen. Veränderungen können entweder über die Buttons auf der rechten unteren Seite oder über die rechte Maustaste vorgenommen werden. Mit der Schaltfläche ±P kann die Pausenzeit korrigiert werden. Geben Sie einen positiven oder negativen Wert in Minuten an, um die Pausenzeit zu erhöhen oder zu verringern. Die Schaltfläche ±R ermöglicht es, für den ausgewählten Tag die Rahmenarbeitszeit zu korrigieren. Die bestehende Zeitmodellzuordnung wird nicht geändert, es wird lediglich eine Korrektur vorgenommen. 57
Sie können eine Zeitkontokorrektur für den ausgewählten Tag vornehmen, indem Sie auf die Schaltfläche ±Z klicken. Hier geben Sie einfach die Zeit ein, um die das Konto korrigiert werden soll. Die o.g. Funktionen können auch über die rechte Maustaste aufgerufen werden. 58
Fehlerprotokoll Das Fehlerprotokoll zeigt über einen ausgewählten Zeitraum alle aufgetretenen Fehlbuchungen an. Um das Fehlerprotokoll für einen bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen, geben Sie den gewünschten Zeitraum an und klicken Sie auf "Protokoll erstellen". Die daraufhin angezeigte Liste der Fehlbuchungen kann über die Buttons auf der rechten unteren Seite oder die rechte Maustaste bearbeitet werden. Soll ein Fehler nicht mehr angezeigt werden, markieren Sie ihn als erledigt. 59
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Fehlerdefinition In diesem Fenster können Sie für das Fehlerprotokoll Fehler anlegen. Die von Ihnen erstellten Fehler werden dann im Fehlerprotokoll angezeigt. Folgende Fehlerarten geben für nachstehende Bedingungen Fehler aus: Kommen-Buchung fehlt: gibt einen Fehler aus, wenn eine Gehen-Buchung auf eine andere folgt. Gehen-Buchung fehlt: gibt einen Fehler aus, wenn nicht gehen gebucht wurde. Abwesend trotz Sollzeit: gibt einen Fehler aus, wenn keine Stemplung an einem Tag mit Rahmenarbeitszeit vorliegt. Anwesend ohne Sollzeit: gibt einen Fehler aus, wenn eine Stemplung an einem Tag ohne Rahmenarbeitszeit vorliegt. 61
Verletzung der Rahmenarbeitszeit Beginn: gibt einen Fehler aus, wenn ein Mitarbeiter die erste Stemplung eines Tages nach Rahmenarbeitszeitbeginn beginnt. Mit Toleranz vor dem Zeitpunkt und Toleranz nach dem Zeitpunkt kann ein Zeitraum angegeben werden. Liegt die Stemplung vor oder nach diesem Zeitraum, wird kein Fehler ausgegeben. Verletzung der Rahmenarbeitszeit Ende: gibt einen Fehler aus, wenn ein Mitarbeiter Gehen vor Rahmenarbeitszeitende stempelt. Mit Toleranz vor dem Zeitpunkt und Toleranz nach dem Zeitpunkt kann ein Zeitraum angegeben werden. Liegt die Stemplung vor oder nach diesem Zeitraum, wird kein Fehler ausgegeben. Verletzung der Kernzeit: wie Rahmenarbeitszeit. Verletzung des Korridors: wie Rahmenarbeitszeit. Überstunden: gibt einen Fehler aus, wenn ein Mitarbeiter Überstunden macht. Arbeitszeit trotz Fehlzeit: gibt einen Fehler aus, wenn der Mitarbeiter Kommen stempelt obwohl eine Fehlzeit gebucht wurde. Verletzung der Rahmenarbeitszeit Beginn in Std.: gibt einen Fehler aus, wenn ein Mitarbeiter die erste Stemplung eines Tages nach Rahmenarbeitszeitbeginn beginnt. Mit Toleranz vor dem Zeitpunkt und Toleranz nach dem Zeitpunkt kann ein Zeitraum angegeben werden. Liegt die Stemplung in diesem Zeitraum, wird kein Fehler ausgegeben. Verletzung der Rahmenarbeitszeit Ende in Std.: gibt einen Fehler aus, wenn ein Mitarbeiter Gehen vor Rahmenarbeitszeitende stempelt. Mit Toleranz vor dem Zeitpunkt und Toleranz nach dem Zeitpunkt kann ein Zeitraum angegeben werden. Liegt die Stemplung in diesem Zeitraum, wird kein Fehler ausgegeben. Die Fehler können im Personalstamm unter Zuordnungen den Mitarbeitern zugeordnet werden. 62
Buchungsliste In der Buchungsliste können Sie alle Buchungen im System sehen. Schränken Sie die Liste durch die Selektionen "Zeitraum", "Personal" und "nur offene Buchungen anzeigen" ein. Über die rechte Maustaste oder +N können Sie die ausgewählten Buchungen in das Nachbuchen-Modul übernehmen, um sie zu korrigieren. Über "-" kann die gewählte Buchung gelöscht werden. Gelöschte Buchungen können nicht wiederhergestellt werden! 63
Übernahmeprotokoll Das Übernahmeprotokoll zeigt alle aus den Erfassungsgeräten ausgelesenen Daten, die durch Fehler nicht verarbeitet werden konnten. Anträge Urlaubsanträge schreiben und auf die Genehmigung warten gehört mit dieser Zeiterfassung der Vergangenheit an. Genehmigungspflichtige Buchungen, wie z.b. Urlaub, werden vom Antragssteller über den "Stempler" oder das "Journal" in das System eingebucht und stehen sofort in der Auswertungssoftware zur Verfügung. Die Genehmigung oder Ablehnung des Antrages erfolgt dann in der Auswertungssoftware und der Antragssteller bekommt direkt eine Rückmeldung. Alle Beteiligten sind jederzeit über den Genehmigungsstand der Anträge informiert. 64
Ansicht der Antragstellung im Stempelprogramm. Der Reiter "Buchungen" zeigt die Buchungen des aktuellen Monats. Über die rechte Maustaste auf eine Buchung kann eine Buchungskorrektur beantragt werden. Diese Buchungskorrektur steht dann auch als Antrag in der Antragsliste. In der Auswertungssoftware kann dann diese Buchung direkt in das Nachbuchen-Modul übernommen werden. 65
Ansicht der Anträge in der Auswertungssoftware. Über die rechte Maustaste können die Anträge direkt gebucht, der Status geändert und ein Kommentar für den Antragsteller eingegeben werden. Der Status der Anträge wird farblich dargestellt und über die Selektion nach Personal, Zeitraum und Status kann die Füllung der Antragsliste beeinflusst werden. Eine Übersicht aller Fehlzeiten erhalten Sie im Fehlzeitenplaner. Von diesem Fenster aus gelangen Sie über die rechte Maustaste dort hin. 66
Kontenverwaltung In der Kontenverwaltung werden Urlaubs- und Zeitkonten verwaltet. Fügen Sie über der Bearbeitung mit. einen Datensatz hinzu und speichern Sie ihn nach 67
Monatsabschluss Durch den Monatsabschluss werden die Urlaubs- und Zeitkonten korrigiert. Führen Sie den Monatsabschluss nur durch, wenn Sie alle Buchungen kontrolliert haben bzw. keine offenen Buchungen mehr vorhanden sind. Sollten Änderungen nach durchgeführtem Monatsabschluss notwendig sein, setzen Sie zuvor den Monatsabschluss mit der Schaltfläche "Letzten Monatsabschluss zurücksetzen zurück und führen den Monatsabschluss nach Korrektur der Buchungen erneut durch. Es wird nur für MA der Monatsabschluss berechnet, bei denen der Monatsabschluss im Personalstamm aktiviert ist! Wählen Sie den abzuschließenden Monat aus und klicken dann auf "Berechnen". Es folgt eine Maske mit den Ergebnissen: 68
In dieser Liste können Sie die berechneten Salden erkennen und Zeitkontokorrekturen eingeben. Wenn Sie auf "Speichern" klicken, werden die Daten endgültig geschrieben. Über die rechte Maustaste können Sie alle Überstunden direkt in das Korrekturfeld übertragen oder wieder löschen. 69
Schnittstellen Direktschnittstellen Schnittstelle TopKontor Handwerk: In der TopKontor Schnittstelle können Sie Personal- und Auftragsdaten übernehmen. Bei der Auftragsdatenübernahme werden alle Auftragsbestätigungen und Serviceaufträge übernommen. Ihnen werden Dokumentenpositionen mit Lohnanteil als "Tätigkeit" zugeordnet. Die kalkulierte Sollzeit wird aus TopKontor übernommen. Anschließend können die MA direkt lokal mit dem "Stempler" die Zeiten zu diesem Auftrag erfassen. Wenn ein Barcodescanner genutzt wird, können zuvor die Barcodes in der Auswertungssoftware (Reportgenerator) ausgedruckt werden. 70
Zeiten mobil erfassen Die Aufträge können Sie nach dem Import über "Schnittstellen > Mobil > TimeBoy" zum Übertragen markieren. Die Übertragung zu den Timeboy Geräten erfolgt je nach Einstellung in "Erfassung" einige Minuten später. Wenn Sie Timeboy Erfassungsgeräte mit Barcodescanner haben, können die MA auf der Baustelle die Positionen bequem einscannen. Export der Daten zu TopKontor Sie können die Daten über den TopKontor Handwerk Export als Position in der Nachkalkulation exportieren. TopKontor ERP In der TopKontor ERP Schnittstelle können Sie Personaldaten, Lohnarten und Auftragsdaten übernehmen. Die in den Einstellungen definierten Vorgangsarten werden als Auftrag importiert und falls gewünscht, die darin enthaltenen Positionen als Tätigkeit dem Auftrag zugeordnet. Beim Export mit "Übergabe Vorgang" werden die gebuchten Zeiten kumuliert als Menge der jeweiligen Position im entsprechenden Vorgang zurück geschrieben. Mit "Übergabe Lohn" werden die gebuchten Zeiten in das Kalendarium von TopKontor ERP übergeben. Datenübernahme Personal- und Auftragsdaten können aus Fremdprogrammen über eine CSV-Schnittstelle importiert werden. 71
Datenübergabe Die Zeiterfassung verfügt über den Lohnexport zu DATEV, TopKontor Lohn & Gehalt, GDILohn und als Universaldatei. Wählen Sie den gewünschten Export-Zeitraum aus und klicken dann auf exportieren. Mit dem Berichtexport ist es möglich eine eigene Schnittstelle zu erstellen. Sie können einen Report erstellen der per Knopfdruck in eine Datei ausgegeben wird. Das Dateiformat und den Namen können Sie unter Berichtexport einstellen. Hier können Sie auch den zu exportierenden Bericht auswählen. Der Export wird über die Schnellstartleiste unter Auswertungen aufgerufen. Beim klick auf den Export werden dann ggf. Parameter abgefragt. Beispiel: DATEV-Export Beachten Sie, dass Sie für den Export Lohnarten angelegt und Mitarbeiter diesen Lohnarten zugeordnet haben müssen. Grundeinstellungen für die Schnittstellen werden in den Einstellungen vorgenommen. 72
Mobil Timeboy III (Pro) Geben Sie hier die zu exportierenden Aufträge pro Gerät an. Der Export der Auftragsdaten zu den Geräten erfolgt, wenn das Gerät auf der Dockingstation liegt. Die erfassten Daten werden automatisch importiert, sobald das Gerät in die Dockingstation gelegt wird. Beachten Sie auch die Informationen unter: Geräteeinrichtung > Timeboy III Pocket PC Mit dem Pocket PC kann der Datenabgleich sowohl online erfolgen (GPRS/UMTS/GSM) als auch offline (USB/Infrarot). WAP-Stempeln Zum Datenabgleich beim WAP-Stempeln siehe WAP-Stempeln > Datenaustausch 73
Universalschnittstelle Über die Universalschnittstelle können Daten aus einer Textdatei (csv) übertragen werden. In der Textdatei, die importiert werden soll, muß in der ersten Zeile ein Kopfdatensatz vorhanden sein, der die Feldnamen definiert (s. Beispiel Universalschnittstelle). Auswertungen/Berichte Berichtswesen Die Zeiterfassung verfügt über ein umfangreiches Berichtswesen. Sie rufen den Berichtgenerator über Hauptfenster auf. im 74