27. Erfahrungsaustausch bei der Akademie für Qualitätsmanagement in Altdorf bei Nürnberg Das 27. Treffen im Club der Besten der AfQ begann am Vorabend (2. Dezember) mit einem Besuch des Christkindlesmarktes. Unter proffesioneller Führung von Frau Sandra Dörrer sammelten die Clubmitglieder bei Glühwein und 3 im Weckla viele neue Eindrücke unserer schönen Weihnachtsstadt Nürnberg. Trotzdem konnte am Freitagmorgen Akademieleiter Dr. Manfred Jahn mehr als 30 ausgeschlafene und wissbegierige Clubmitglieder begrüßen. Den Reigen der Vorträge eröffnete Dipl.-Ing Ernst Ammon von der Schäffler Technologies GmbH & Co. KG in Herzogenaurach zum Thema Sicherung von Firmen Know-how. In vielen Betrieben gehen Know-how-Träger in den Ruhestand und das Wissen, das die Mitarbeiter über Jahre angesammelt haben, geht verloren und muss mühselig wieder aufgebaut werden. Gleichzeitig ist es nötig, den neuen Mitarbeitern Informationen zur Verfügung zu stellen, die es ihnen erlauben, die Produkte sicher, schnell und fehlerfrei auszulegen. Dazu sollten sie auf das Wissen erfahrener Kollegen zurückgreifen können, damit weniger Fehler gemacht werden. Gleichzeitig sollten die Konstrukteure Informationen über die Möglichkeiten der Fertigung bekommen, damit Zeichnungen fertigungsgerecht ausgelegt werden. Wenn Mitarbeiter (MA) ihr Wissen abgeben sollen, stößt man schnell an Grenzen, da viele befürchten, sich durch die Weitergabe ihrer Kenntnisse überflüssig zu machen. Das Gegenteil ist der Fall, denn bei richtig durchgeführter Wissenssammlung, wird der MA in die Lage versetzt, neues Wissen aufzubauen. Er gibt Wissen ab und erhält dafür durch das Zusammentragen von Wissen aus allen Bereichen (siehe Bild 1) mehr Informationen. Der MA ist dadurch auch bereit, in den Projektgruppen mitzuarbeiten und seine Kenntnisse einzubringen. 1
Bild1: Input zu Konstruktionsrichtlinien Dieses Wissen wird in Form einer Konstruktionsrichtlinie den Projektmitarbeitern zur Freigabe zur Verfügung gestellt. In den Konstruktionsrichtlinien werden alle wesentlichen Inhalte für das jeweilige Gebiet abgebildet, so dass z. B. unerfahrene MA sehr leicht Produkte auslegen können. Die Konstruktionsrichtlinien dienen als Grundlage für die Erstellung von CAD Programmen. Durch die Verknüpfung von Konstruktionsrichtlinien und guten CAD- Programmen stellt man sicher, dass jeder damit arbeitet und die Konstruktionsrichtlinien beachtet und umgesetzt werden. Nach ausgiebiger, lebhafter Diskussion stand das Thema: Compliance Management in einer prozessorientierten Organisation auf dem Programm. Jörg Brätsch, System Compliance Manager und Leiter QM / Prozessmanagement der AIXTRON AG, berichtete über die Vorgehensweise bei der weltweiten Implementierung eines Compliance Management Systems in der prozessorientierten Organisation der AIXTRON AG und die damit gesammelten Erfahrungen. 2
(v. links: Herr Michael Wänke, Herr Jörg Brätsch) Bei AIXTRON soll der Compliance Systemansatz in der gesamten Unternehmensgruppe systematisch zu einem langfristigen positiven Unternehmensbild beitragen und helfen Haftungsfälle sowie Schadensersatzklagen auszuschließen. Compliance Prozesse unterstützen präventiv die effektive und effiziente Umsetzung der rechtlichen, regulativen und gesellschaftlichen Vorgaben. Bei einem möglichen Compliance Vorfall soll die Bereitstellung von allen notwendigen Informationen und Vorgängen sichergestellt sein. Ein wichtiger Erfolgsfaktor dabei ist die kontinuierliche Begleitung, Schulung und Unterstützung der Belegschaft. Weltweit müssen alle Mitarbeiter erkennen und verstehen, dass der Compliance Ansatz ein wichtiges und nützliches Werkzeug für den nachhaltigen Unternehmenserfolg ist. Im Fokus des Vortrags standen: Die Ausgangssituation (zu erfüllende gesetzlichen Anforderungen und die implementierten Managementsysteme). Die Struktur der weltweiten Compliance Organisation (Compliance Office und das Senior Management Team). Die notwendige Kombination und Integration der Geschäfts- und Compliance Prozesse in der Ablauforganisation. Das Zusammenspiel zwischen der prozessorientierten Ablauforganisation und der Aufbauorganisation. Marketing & Kommunikation: Information der Belegschaft über den internen, weltweiten AIXTRION Newsletter, regelmäßige Sprechstunden des Compliance Offices, Blockveranstaltungen. Compliance Instrumentarien: Compliance Handbuch; weltweit gültiger Verhaltenskodex; AIXTRON Governance Intranet; Whistle Blower Hotline. Die Veränderungen bei der internen Auditmethode als Grundstein für Compliance-Audits mit einer zentralen Auditkoordination. 3
Die Struktur, die Aufgaben und das Zusammenspiel des weltweit, eingesetzten CSRI-Teams (Compliance, SOX, Risk-Management, Interne Revision) Zum Ende des Vortrags berichtete Herr Brätsch, dass 2010 bedeutende Implementierungsschritte innerhalb der AIXTRON Gruppe erreicht wurden. Aufgrund der stetig steigenden, internen und externen Anforderungen, gibt das erreichte Niveau keinen Anlass in den Bemühungen zur kontinuierlichen Verbesserung des Systems, der internen und externen Kommunikation sowie der Angleichung und Integration aller Managementsysteme, inne zu halten. Nach der Mittagspause rundete das Thema: Unternehmenssystem- und Prozessrisikoanalyse mit der Turtle Methode das Clubtreffen ab. Michael Wänke, Geschäftsführer und Managementberater der Firma TQM 2000 Unternehmensberatung begann seinen Beitrag mit den derzeitigen Problemen bei der Auditierung und Zertifizierung von QM Systemen in den Unternehmen. Noch zu oft ist deren Effizienz und Wirksamkeit nicht ausreichend. Da das Wort Audit teilweise negativ belegt ist, nutzt Herr Wänke lieber das Wort Gemeinsame Risikoanalyse von Systemen und Prozessen. Der Grund für den falschen Ansatz liegt oft in einer nicht durchgängigen Prozessorganisation und in einem nicht ganzheitlichen Denken ( Abteilungs-denken ). Aufbauend auf einem ganzheitlichen Ansatz, der neben der Qualität auch die Aspekte Finanzen, Umwelt, Arbeitssicherheit, IT etc. berücksichtigt, lassen sich System- und Prozess- Risikoanalysen durchführen, die eine Vorbereitung und Ergänzung für die Vor Ort Bewertungen (Audits) darstellen. Wichtig, wie bei jedem Audit ist auch hier die Qualität der Vorbereitung. Grundlage bildet die Unternehmens Prozesslandkarte mit seinen Prozessverantwortlichen. Es werden die Teilnehmer für die Risikoanalyse der Prozesse mit seinen Schnittstellen festgelegt. Weiterhin kommen die Ist - Bewertungen der richtigen System- und prozessbezogenen Kennzahlen zum Ansatz, wo also stark mit dem Controlling 4
zusammen gearbeitet werden muss. Dies ist auch deshalb wichtig, da aus beiden Bewertungen im Rahmen des Management Review strategische Entscheidungen für das Unternehmen abgeleitet werden sollen, die einen Zusammenhang von Ergebniszahlen und Prozessrisiken berücksichtigen. Nach Fertigstellung der gemeinsamen Risikoanalyse werden die erfassten Risiken in einen Maßnahmenplan eingetragen und gemeinsam die notwendigen Projekte / Maßnahmen mit den Verantwortlichen / Mitwirkenden und Terminvorschläge festgelegt. Diese werden der Geschäftsführung / Obersten Leitung im Rahmen des Management Review vorgestellt und diskutiert. Gemeinsam werden die kurz- und mittelfristigen Maßnahmen festgelegt und die Termine und das Budget zugeordnet. Herr Wänke berichtete zum Schluss über seine Erfahrungen mit dieser Methode in vielen Unternehmen. Dabei gab es fast ausschließlich gute Beurteilungen von den Prozessverantwortlichen, die sich nun besser in Ihren Tätigkeiten mit den Problemen wieder fanden und gemeinsam die ganzheitlichen Risiken / Ursachen suchten. Nach interessanten Diskussionen kam Akademieleiter Manfred Jahn zum letzten Tagesordnungspunkt, der Wahl der Themen für das nächste Treffen. Es wird am 25. März 2011 wieder im Weiterbildungszentrum in Altdorf stattfinden. Themen werden dann sein: Ganzheitliche Personalentwicklung (einschl. Gesetze, Leiharbeit) Aufgaben, Verantwortung, Haftung der Manager (Stellenbeschreibung) Einführung / Auswahl CAQ-System IT und QM verknüpfen Systematische Inhaltsbewertung von 8-D Sollte dieser Bericht Ihr Interesse am Club der Besten geweckt haben und Sie möchten beim nächsten Treffen dabei sein, melden Sie sich bei: AfQ Akademie für Qualitätsmanagement, Dr.-Ing. Manfred Jahn, Fritz-Bauer-Straße 13 90518 Altdorf Tel.: 09187/931-300, Fax: 09187/931-301 E-Mail: afq@taw.de Internet: www.afq-taw.de 5