Kostenrechnung allgemein - Theoretische und fachliche Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung für Einsteiger Arbei tsu nt er la ge
Herausgeber: DATEV eg, 90329 Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und firmenbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr 13028-2011/01-01 Bestell-Art.-Nr.: 11257
Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis. Piktogramme, zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage übersichtlich und anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter www.wissensvermittlung.datev.de sowie unter www.datev.de/wissensvermittlung können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W2, 90329 Nürnberg 1
Zum Aufbau dieser Unterlage Der rasche Wandel unserer Zeit zwingt uns, immer mehr Wissen in möglichst kurzer Zeit aufzunehmen. Damit dies gelingt, ist es erforderlich, Informationen klar zu strukturieren und aufzubereiten. Die Arbeitsunterlage wurde deshalb nach einem eindeutigen didaktischen Konzept aufgebaut, das durch folgende Bilder optisch unterstützt wird: À Ä Â Zu diesem Kapitel Nach diesem Kapitel können Sie So... È Übung Æ Exkurs Ç Notizen Å Merksatz à Hinweis Á Achtung! Dieser Textteil führt Sie in ein neues Thema ein. Sie erfahren die Lernziele des Kapitels. Der Referent stellt Lerninhalte anhand eines Beispiels vor. Sie können die einzelnen Schritte der Aufgabe nachvollziehen. Sie lösen eine Aufgabe eigenständig. Bei diesem Textteil handelt es sich um weiterführendes Wissen. Hier können Sie eigene Anmerkungen notieren. Dieser Textteil gibt die zentralen Lerninhalte wieder. Hier erfahren Sie nützliches Begleitwissen oder organisatorische Tipps. Diese Warnung soll Ihnen helfen, schwerwiegende Fehler zu vermeiden. 2
Inhaltsverzeichnis 1 Transparenz mit der Kostenrechnung... 7 2 Die Mandanten... 9 2.1 Die allgemeine Situation im Seminar... 10 2.2 Musterhändler... 10 2.3 Muster GmbH... 10 2.4 Schlussaufgabe... 10 3 Von der Finanzbuchführung zur Kostenrechnung... 11 3.1 Ergebnisanalyse mit BWA und SuSa... 12 3.2 Begriffe des Rechnungswesens... 20 3.3 Aufwendungen und Erträge Kosten und Leistungen... 21 3.4 Weitere Kostenarten... 26 3.5 Wareneinkauf Wareneinsatz... 28 3.6 Hauptgliederungskriterien zur Aufteilung der Kostenarten... 29 3.7 Datenquellen der Kosten- und Leistungsrechnung... 32 4 Die Deckungsbeitrags- rechnung Ein Verfahren der Teilkostenrechnung... 33 4.1 Die Filialabrechnung... 34 4.2 Die Filialabrechnung mit Sparten... 37 4.3 Die Deckungsbeitragsrechnung... 42 5 Die Zuschlagskalkulation Ein Verfahren der Vollkostenrechnung... 43 5.1 Einfache Zuschlagskalkulation... 44 5.2 Differenzierte Zuschlagskalkulation... 46 5.3 Kalkulation, Herstell- und Selbstkosten... 50 5.4 Vorwärtskalkulation (progressive Kalkulation)... 51 5.5 Rückwärtskalkulation (retrograde Kalkulation)... 52 3
5.6 Zusammenfassung Kapitel Zuschlagskalkulation (summarische und differenzierte)...53 5.7 Systeme, Stufen und Datenquellen der Kosten- und Leistungsrechnung...54 6 Die Gemeinkosten werden ermittelt Der Betriebsabrechnungsbogen... 55 6.1 Aufgaben der Kostenstellenrechnung und des Betriebsabrechnungsbogens...56 7 Streit der Gelehrten Voll- oder Teilkostenrechnung... 61 7.1 Die Probleme der Vollkostenrechnung...62 7.2 Teilkostenrechnung...64 7.3 Entscheidungssituationen...66 7.3.1 Zusatzauftrag ohne Kapazitätsengpass...66 7.3.2 Bereinigung des Produktionsprogramms (Programmoptimierung)...67 7.3.3 Herausnahme eines verlustbringenden Produkts...68 7.3.4 Festlegung der Reihenfolge zur Förderung von Produkten...69 8 Normal- und Planungskostenrechnung... 71 9 Weitere Verfahren und Begriffe zur Kostenrechnung... 77 9.1 Divisionskalkulation...78 9.2 Äquivalenzziffernrechnung...79 9.3 Prozesskostenrechnung...79 9.4 Maschinenstundensatzrechnung...81 9.5 Umsatzkostenverfahren und Gesamtkostenverfahren...82 9.6 Kostenrechnung und Bilanzmodernisierungsgesetz (BiLMoG)...85 10 Praktische Tipps zur Einrichtung einer Kosten- und Leistungsrechnung... 89 10.1 Gründe zur Einrichtung der Kostenrechnung...90 10.2 Zielsetzungen zur Einrichtung der Kostenrechnung...90 10.3 Einsatzgebiete nach Branchen...90 10.4 Kost-Systemlösungen...91 4
10.5 Entscheidungshilfen für den Einsatz BWA und/oder Kostenrechnung (Kost-Systemlösungen als schneller Einstieg)... 92 10.6 Schlussaufgabe... 94 11 Lösungen... 103 5
1 Transparenz mit der Kostenrechnung 1 Transparenz mit der Kostenrechnung 7
1 Transparenz mit der Kostenrechnung In unserer stark verflochtenen Wirtschaft und der Schnelllebigkeit der Märkte werden auch die kleinen und mittelständischen Betriebe immer stärkerer Konkurrenz ausgesetzt. Reine Zahlen der Finanzfachbuchführung reichen zur Steuerung der Unternehmen nicht mehr aus, um schnell auf sich ändernde Bedingungen reagieren zu können. Hinzu kommt, dass im Zuge internationaler Rating-Verfahren (BASEL II) auch der Druck vonseiten der Banken auf die Unternehmen wachsen wird. So fordern die Banken zeitnahe, glaubhafte und nachvollziehbare Informationen zu Informationsgehalt und Modernität des Rechnungswesens, zur Effizienz getätigter Investitionen, zum Planungsvermögen, zur Kapazität und Auslastung, zur Fähigkeit, neue Produkte effizient zu produzieren und zu vermarkten. Auch fordern die Banken vom Steuerberater eine Plausibilitätsbeurteilung der Verfahren, mit denen die einzelnen Bestände und Verbräuche ermittelt wurden. Neue nationale und internationale Rechnungswesensvorschriften (BilMoG, IFRS, US-GAAP) brauchen Zusatzinformationen wie Herstellungs-, Verwaltungs- und Vertriebskosten. So rückt die Kosten- und Leistungsrechnung in der Zukunft immer mehr in den Mittelpunkt des betrieblichen Rechnungswesens. Denn nur mit einem modernen und zeitnahen Controllingsystem können diese Aufgaben in der Zukunft bewältigt werden. Nur wer auch mit den theoretischen Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) vertraut ist, wird in der Lage sein, die für das Unternehmen optimale Lösung zu finden. 8
2 Die Mandanten 2 Die Mandanten 2.1 Die allgemeine Situation im Seminar 2.2 Musterhändler 2.3 Muster GmbH 2.4 Schlussaufgabe 9
2 Die Mandanten 2.1 Die allgemeine Situation im Seminar Sie sind Heinz Testmann, Mitarbeiter in der Steuerberatungskanzlei Musterberater und sind für das Rechnungswesen zuständig. Mit Kostenrechnung haben Sie bisher noch nicht gearbeitet. Im Seminar werden Sie für Ihren Mandanten Musterhändler ein PC-Handels- und Serviceunternehmen die Spartenabrechnung als Deckungsbeitragsrechnung einführen. Für die Muster-GmbH eine Bautischlerei und Schlosserei werden Sie die Zuschlagskalkulation und Projektkalkulation bearbeiten. Als weitere Anwendung werden Sie Ihren eigenen Fall theoretisch konzipieren. Darüber hinaus werden Sie weitere Aufgaben zur KOST-Theorie lösen. 2.2 Musterhändler Ziel: Einführung Filial und Spartenabrechnung Branche: PC-Handel und Wartung für Geschäfts- und Privatkunden Rechtsform: Einzelunternehmen Anzahl Mitarbeiter: 12 Anzahl Filialen: 3 Sparten: Handel, Service, Schulung Geplanter Jahresumsatz: 2,5 Mio. Euro Kontenrahmen: SKR 04 2.3 Muster GmbH Ziel: Einführung Projektabrechnung Branche: Bautischlerei und Schlosserei Tätigkeitsschwerpunkt: Fabrikation und Einbau von Türen und Fenster Rechtsform: GmbH Anzahl Mitarbeiter: 45 Kalkulationsart: Zuschlagskalkulation Sparten: Privatbauten, Industriebau, Kommunale Aufträge Geplanter Jahresumsatz: 5 Mio. Euro Kontenrahmen: SKR 04 BWA-Form: Handwerks-BWA 2.4 Schlussaufgabe Ihr eigener Fall. Sie konzipieren eine Kostenrechnung für Ihren Mandanten. 10
3 Von der Finanzbuchführung zur Kostenrechnung 3 Von der Finanzbuchführung zur Kostenrechnung 3.1 Ergebnisanalyse mit BWA und SuSa 3.2 Begriffe des Rechnungswesens 3.3 Aufwendungen und Erträge Kosten und Leistungen 3.4 Weitere Kostenarten 3.5 Wareneinkauf Wareneinsatz 3.6 Hauptgliederungskriterien zur Aufteilung der Kostenarten 3.7 Datenquellen der Kosten- und Leistungsrechnung 11
3 Von der Finanzbuchführung zur Kostenrechnung 3.1 Ergebnisanalyse mit BWA und SuSa Situation Ihrem Mandanten, dem Unternehmen Musterhändler, standen bisher die Auswertungen der Finanzbuchführung (DATEV-BWA und Summen- und Saldenliste) zur Analyse der Unternehmensdaten zur Verfügung. Die bisherigen Auswertungen sind ihm aber nicht aussagekräftig genug. Mit diesen Auswertungen ist er nicht in der Lage, die Ergebnisabweichung zum Vorjahr zu erklären und bittet Sie um Unterstützung. 12
29098/56104/2010 Musterhändler Kanzlei-Rechnungswesen pro V.1.0 Summen und Salden (pro Monat) Januar 2010 Alle Konten Individueller Stapel 08.09.2010 Blatt 2 Konto Beschriftung Eröffnungsbilanzwert Monatswert kumulierter Wert Soll Haben Soll Haben Saldo Summe Klasse 5 0,00 260.000,00 114.000,00 260.000,00 114.000,00 260.000,00 S 0,00 114.000,00 H 6000 Löhne und Gehälter 50.000,00 50.000,00 50.000,00 S 6120 Beiträge zur Berufsgenossenschaft 1.000,00 1.000,00 1.000,00 S 6130 Freiwillige soziale Aufwendung. LSt-frei 200,00 200,00 200,00 S 6260 Sofortabschreibung GWG 200,00 200,00 200,00 S 6310 Miete A-Stadt 2.000,00 2.000,00 2.000,00 S 6311 Miete B-Stadt 1.100,00 1.100,00 1.100,00 S 6312 Miete C-Stadt 3.000,00 3.000,00 3.000,00 S 6313 Miete Verwaltung 1.000,00 1.000,00 1.000,00 S 6400 Versicherungen 1.000,00 1.000,00 1.000,00 S 6460 Reparatur/Instandh. Anlagen u. Maschinen 1.200,00 1.200,00 1.200,00 S 6600 Werbekosten 4.600,00 4.600,00 4.600,00 S 6650 Reisekosten Arbeitnehmer 1.300,00 1.300,00 1.300,00 S 6700 Kosten Warenabgabe 300,00 300,00 300,00 S 6770 Verkaufsprovisionen 1.200,00 1.200,00 1.200,00 S 6810 Telefax und Internetkosten 1.200,00 1.200,00 1.200,00 S 6815 Bürobedarf 1.500,00 1.500,00 1.500,00 S 6825 Rechts- und Beratungskosten 800,00 800,00 800,00 S 6970 Kalkulatorischer Unternehmerlohn 5.000,00 5.000,00 5.000,00 S 6974 Kalkulatorische Zinsen 1.000,00 1.000,00 1.000,00 S 6976 Kalkulatorische Abschreibungen 1.900,00 1.900,00 1.900,00 S 6980 Verrechneter kalkul.unternehmerlohn 5.000,00 5.000,00 5.000,00 H 6984 Verrechnete kalkulatorische Zinsen 1.000,00 1.000,00 1.000,00 H 6986 Verrechnete kalkul. Abschreibungen 1.900,00 1.900,00 1.900,00 H Summe Klasse 6 0,00 79.500,00 7.900,00 79.500,00 7.900,00 79.500,00 S 0,00 7.900,00 H 7100 Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge 6.000,00 6.000,00 6.000,00 H 7685 Kfz-Steuern 500,00 500,00 500,00 S Summe Klasse 7 0,00 500,00 6.000,00 500,00 6.000,00 500,00 S 0,00 6.000,00 H Die Auswertung entspricht dem derzeitigen Stand der Buchführung. Währung: EUR Status 2010*FA5 16
29098/56104/2010 Musterhändler Kanzlei-Rechnungswesen pro V.1.0 Summen und Salden (pro Monat) Januar 2010 Alle Konten Individueller Stapel 08.09.2010 Blatt 3 Konto Beschriftung Eröffnungsbilanzwert Monatswert kumulierter Wert Soll Haben Soll Haben Saldo 9008 Saldenvorträge Debitoren 9009 Saldenvorträge Kreditoren 273.700,00 H 273.700,00 H 190.000,00 S 190.000,00 S Summe Klasse 9 190.000,00 S 190.000,00 S 273.700,00 H 273.700,00 H Summe Sachkonten 463.700,00 S 616.358,00 616.358,00 616.358,00 616.358,00 1.072.258,00 S 463.700,00 H 1.072.258,00 H Die Auswertung entspricht dem derzeitigen Stand der Buchführung. Währung: EUR Status 2010*FA5 17
3 Von der Finanzbuchführung zur Kostenrechnung Aufgabe 1: Ermitteln Sie die Ergebnisabweichung zum Vorjahr und tragen Sie die relevanten Werte in unten aufgeführte Tabelle ein. Bezeichnung Januar lfd. Jahr Januar Vorjahr Abweichung Umsatzerlös Wareneinsatz Rohertrag Personalkosten Gesamtkosten inkl. Personalkosten Betriebsergebnis Wo liegen die Hauptursachen für die Ergebnisabweichung? Ç Notizen: 18
3 Von der Finanzbuchführung zur Kostenrechnung Situation Sie haben festgestellt, dass Sie mit Hilfe der BWA die Abweichungen nicht erklären können. Nach Rücksprache mit Ihrem Mandanten vermutet dieser, dass die Probleme seiner Meinung nach in Filiale 3 (C-Stadt) liegen. Ihr Mandant bittet Sie, die Ursache zu klären und Vorschläge zur Verbesserung des Ergebnisses vorzulegen. BWA (Ist-Zustand) Gesamtumsatz Gesamtkosten Gesamtergebnis Filialabrechnung (Wunsch des Mandanten) Umsatz pro Filiale Kosten pro Filiale Ergebnis pro Filiale Aufgabe 2: Versuchen Sie, mit Hilfe von BWA und SuSa für den Monat Januar die Wünsche des Mandanten zu realisieren. Tragen Sie die Werte, die Sie aus BWA und SuSa herauslesen können, in unten stehende Tabelle ein. Wenn Ergebnisse Ihrer Meinung nach keinen Sinn ergeben, dann tragen Sie ein Fragezeichen ein. Ersetzen Sie die fehlende Spaltenbeschriftung. Filialabrechnung in Kombination von BWA und SuSa? Zeilenbez. Umsatzerlöse Wareneinsatz Betr.Rohertrag Personalkosten Miete Gesamtkosten Betriebsergebnis BWA- Werte Jan. Filiale 1 A-Stadt Filiale 2 B-Stadt Filiale3 C-Stadt? Wo liegen die Probleme? Ç Notizen: 19
3 Von der Finanzbuchführung zur Kostenrechnung 3.2 Begriffe des Rechnungswesens Situation: Sie haben festgestellt, mit BWA und SuSa können Sie die Fragen des Mandanten nicht beantworten. Um das Problem zu lösen, schlagen Sie Ihrem Mandanten vor, für den Monat Januar eine Filialabrechnung zu erstellen. Ihr Mandant ist einverstanden und ist bereit, die nötigen Aufteilungen der Buchungsbelege auf Filialen vorzunehmen. Sie informieren Ihren Chef. Ihr Chef findet Ihren Vorschlag gut und ist einverstanden. Ihr Chef rät Ihnen jedoch, bevor Sie beginnen, sich zunächst mit den theoretischen Grundbegriffen des Rechnungswesens und der Kosten- und Leistungsrechnung vertraut zu machen. Aufgabe 3: Lesen Sie dazu im Fachbuch Jossé, Germann, Basiswissen Kostenrechnung, Beck- Wirtschaftsberater im dtv, 5. Auflage, München 2007, S. 17-20 (im Folgenden Fachbuch genannt) Begriffe des Rechnungswesens. Grundbegriffe des Rechnungswesens Einzahlung Einzahlung Geldbestand Auszahlung Einnahmen Einnahmen Geld- und Kreditbestand Ausgaben Ertrag Ertrag Bilanzielles Reinvermögen Aufwand Aufwand Leistung Leistung Betriebsvermögen Kosten Kosten 20