E-Government im Eisenbahn-Bundesamt mit DOWEBA 15. egovernment-wettbewerb.de 1
AGENDA Kurzvorstellung Eisenbahn-Bundesamt (EBA) E-Government Strategie im EBA Elektronische Verwaltungsarbeit mit DOWEBA e-services [Online-Portal] Schnittstellen zwischen DOWEBA und IT-Fachanwendungen Fazit: E-Government Innovationen im EBA 2
Kurzvorstellung EBA Das Eisenbahn-Bundesamt (EBA) ist die Aufsichts-, Genehmigungsund Sicherheitsbehörde für die Eisenbahnen des Bundes 33.400 km Betriebsgleise 5.500 Bahnhöfe und Haltestellen 200 Eisenbahninfrastrukturunternehmen 420 Eisenbahnverkehrsunternehmen 212.000 Fahrzeuge Rund 1.200 Beschäftigte an bundesweit 16 Standorten 3
Elektronische Verwaltungsarbeit mit DOWEBA DOWEBA (Dokumentenmanagement- und Workflowsystem im EBA) einheitliches Registraturverfahren mit Posteingangserfassung an 16 Standorten mit ersetzendem Scannen und De-Mail die elektronische Akte, elektronische Vorgangsbearbeitung, elektronische Zusammenarbeit inklusive Planablage und Bearbeitung Dienstvereinbarung mit Personalvertretung abgeschlossen Flächendeckend ausgerollt seit 2008 für alle 1.200 Beschäftigte Aktueller Stand: - 150.000 Akten - 500.000 Vorgänge 4
Elektronische Verwaltungsarbeit mit DOWEBA Vorteile: Einheitlichkeit der Prozesse und Strukturen Transparenz der Bearbeitungsprozesse Verbesserung der Qualität Verkürzung der Bearbeitungszeiten Nachweis der Wirtschaftlichkeit Anpassungsfähigkeit für neue und geänderte Aufgaben DOWEBA ist die zentrale Basis für medienbruchfreie Geschäftsprozessabwicklung 5
E-Government Strategie im EBA (I) 6
e-services [Online-Portale] e-services (elektronische Einreichung von Antragsunterlagen auf Online-Portale) Medienbruchfreier Zugang für Antragsteller (Unternehmen und Bürgerinnen und Bürger) Rechtssicheres Einreichen der elektronischen Unterlagen: qualifizierte elektronische Signatur (qes) künftig mit elektronischer Idenität (eid) Automatische Übernahme der fachlichen Metadaten direkt in DOWEBA 6 e-services produktiv - 30.000 Pläne [VDE 8] - 200.000 Fahrzeuge 4 in Umsetzung 7
e-services [Online-Portale] Vorteile: Sicherstellung eines strukturierten und transparenten Antragsverfahrens Direkte Unterstützung der Antragsteller durch Online-Hilfe Medienbruchfreie Geschäftsprozesse durch Wegfall Papieranträge Verbesserung der Datenqualität Vermeidung von Transport- und Liegezeiten durch direkte Verfügbarkeit der eingereichten Unterlagen Schnelle und effiziente Umsetzung neuer e-services e-service Plattform für digitale Kommunikation mit Unternehmen und Bürgerinnen und Bürger 8
E-Government Strategie im EBA (II) 9
Videopräsentation e-services mit DOWEBA 10
Schnittstellen zwischen DOWEBA und IT-Fachanwendungen Schnittstellen (Daten- und Dokumentenaustausch zwischen DOWEBA und IT-Fachanwendungen) Nutzbarkeit von standardisierten und offenen Schnittstellen für IT-Fachanwendungen Fachlogik in Fachanwendung Umsetzung von Schnittstellen erfolgt z.b.: - SAP [Kosten-Leistungsrechnung] - Eisenbahnaufsicht - Umrüstregister [Flüsterbremsen] - Gefahrgutüberwachung, - Fahrzeugzulassung Verwaltungsabläufe in DOWEBA 100 SAP Kostenbescheide / Monat 13.000 Gefahrgutkontrollen / jährlich 2.300 Überwachungen bauliche Anlagen / jährlich 11
Schnittstellen zwischen DOWEBA und IT-Fachanwendungen DOWEBA als Serviceorientierte Architektur (SOA) medienbruchfreie Kopplung fachspezifischer Anwendungen mit DOWEBA geschäftsrelevante Ergebnisse aus Fachverfahren automatisiert in DOWEBA und umgekehrt in der Fachanwendung vermeidet redundante Datenhaltung Entlastung qualifizierter Beschäftigter von Verwaltungsaufgaben 12
E-Government Strategie im EBA (III) 13
Fazit: E-Government Innovationen im EBA Konsequente und erfolgreiche Umsetzung der E-Government Strategie des Eisenbahn-Bundesamtes Vollständige digitale Umsetzung der Geschäftsprozesse mit DOWEBA Konformität zum E-Government-Gesetz sowie des Programms Digitale Verwaltung 2020 Effektive Kommunikationskanäle zwischen Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und Verwaltung durch Interaktion über das e-service Portal Medienbruchfreie Schnittstellen zwischen DOWEBA und IT-Fachanwendungen Bereitstellen eines Referenzmodells, das bereits von anderen Behörden verwendet wird Zukunftsfähigkeit durch dynamische und prozessorientierte E-Government- Anwendungen Zeitgemäßer Service für Unternehmen und Bürgerinnen und Bürger 14
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! www.eisenbahn-bundesamt.de 15
Annex Detailinformationen zu: Elektronische Verwaltungsarbeit mit DOWEBA e-services [Online-Portal] Schnittstellen zwischen DOWEBA und IT-Fachanwendungen 16
Übersicht der Vorgangsstruktur unter Verwendung von Metadaten in DOWEBA Die Strukturierung der Akten, Vorgänge und Dokumente erfolgt durch Metadaten Mit DOWEBA wurde eine einheitliche Systematik zur Aktenbildung und Ablage von Dokumenten (inklusive Plänen) entsprechend dem DOMEA -Konzept geschaffen und ein einheitliches Verwaltungshandeln im EBA unterstützt. Erreicht wird dies durch die Bereitstellung fachspezifischer Metadaten für Akten und Vorgangstypen (z.b. Streckenkilometer bei der Bauaufsicht) und einem organisationsbezogenen Aktenplan. Spezielle Formulare strukturieren hierbei die einzelnen Arbeitsprozesse. Spezielle Vordrucke nutzen die Metadaten für die einzelnen Arbeitsprozesse, bei der Bescheiderstellung, z.b. Ausgangsschreiben, interne Schreiben 17
Übersicht der Vorgangsstruktur unter Verwendung von Metadaten Beispiel: Vorgangstyp Standard 18
Übersicht der Vorgangsstruktur unter Verwendung von Metadaten Beispiel: Vorgangstyp Bauaufsicht Ergänzende fachliche Metadaten zu den Standard Vorgangs Metadaten 19
Übersicht e-services im EBA Umgesetzt: Elektronische bauaufsichtliche Prüfung, Ref 21/Sb 2 Antrag auf Freistellung nach 23 AEG, Ref 51/Sb 1 Tankbaumusterzulassung, Ref 33 nationales Fahrzeugregisters, Ref 31 Anerkennung von Benannten Stellen, Stab 92 Umrüstregister LaTPS, Ref 41 In Umsetzung Inbetriebnahmegenehmigung, Ref 31 Elektronische Akte / Informationsfreiheitsgesetz, Ref 11 Planfeststellung, Ref 51/Sb 1 Triebfahrzeugführerschein (TFS), Ref 34 20
Übersicht DOWEBA Schnittstellen FA EA Fachanwendung Eisenbahnaufsicht (FA EA) > DOWEBA Wird für eine AV-Stelle die erste Überwachung zu einem neuen Jahresprüfplan angelegt, werden gleichzeitig der übergeordnete Vorgang und eventuell auch die Jahresakte angelegt in der FA EA und DOWEBA. Alle in der Fachanwendung erstellten Dokumente werden in DOWEBA bei dem zugehörigen Vorgang abgelegt. DOWEBA > FA EA Die FA EA erhält von DOWEBA das DOWEBA-Aktenzeichen, die SAP- Vorhabennummer und die Kostenbescheid-Nummer. Ist zu einem Dokument in DOWEBA die Schlusszeichnung vorhanden, kann das Datum der Schlusszeichnung in die zugehörige Aktivität übernommen werden. In DOWEBA abgelegte Dokumente können gelesen werden. Von DOWEBA wird die Streckenliste in die FA EA übernommen. 21
Schnittstelle DOWEBA Fachanwendung z.b. Eisenbahnaufsicht 22
Schnittstelle DOWEBA Fachanwendung z.b. Eisenbahnaufsicht DOWEBA Eisenbahnaufsicht 23
Übersicht DOWEBA - Schnittstellen 24
Technische Schnittstelle Fachanwendung Eisenbahnaufsicht Für die Fachanwendung Eisenbahnaufsicht (FA EA) stellt DOWEBA eine Schnittstelle bereit. Die Aufrufe der Schnittstelle erfolgen bidirektional, Aufrufe der Schnittstelle können sowohl aus DOWEBA als auch aus der FA EA heraus erfolgen. Die Kommunikation zwischen der FA EA und DOWEBA verläuft in zwei Varianten: 1. Kommunikation mittels SOAP über die Schnittstelle zur Fachanwendungsintegration der Fabasoft egov-suite. 2. Zugriff auf die Benutzeroberfläche der jeweils anderen Anwendung durch den Aufruf spezieller URLs Über die FA EA können in DOWEBA Akten, Vorgänge und Erledigungen erzeugt werden. Vorgangsdaten können über die Fachanwendung aktualisiert werden. Ebenso können die Streckendaten und bestimmte Metadaten zu Objekten in DOWEBA abgerufen werden. 25