Zeit- und Selbstmanagement
Seminarinhalte Zeitmanagement Zeitdiebe und Zeitfallen Prioritätensetzung und Planung Selbstmanagement Selbstmotivation Zielsetzung
Arbeitsmethoden Input - Präsentationen Einzel- und Gruppenarbeit zum Praxistransfer
Zeitmanagement
Zeitmanagement Arbeitstechnik
Zeitmanagement = Arbeitsorganisation
Zeitmanagement Trick gegen Überbelastung
Man kann nicht mehr in den Tag packen als hinein passt
Zeitmanagement = Bewusste Gestaltung der Zeit
So dass mehr Zeit für das Wesentliche bleibt das Arbeiten entspannter wird und die Zufriedenheit steigt
Spieler nicht Spielball! Aktion statt Reaktion!
Zeitmanagement braucht Selbstverantwortung
Zeitmanagement braucht Zielorientierung
Wenn wir nicht wissen, wohin wir wollen, ist es gleichgültig, welchen Weg wir gehen Chinesische Weisheit
Zeitmanagement braucht Schriftlichkeit
Aufgaben sammeln / Planen Ideen notieren Zwischenstände festhalten
Überblick Gedächtnisentlastung Höhere Planungsdisziplin Sichtbare Erfolgskontrolle Stärkere Motivation
Kernelemente des Zeitmanagement Zeitverluste vermeiden Prioritäten setzen Planung angehen
Zeitverluste Zeitfallen - Persönliche Verhaltensmuster - Arbeitsorganisation Zeitdiebe - Menschen - Technik - Strukturen / Rahmenbedingungen - Unterbrechungen
Arbeitsauftrag Zeitverluste vermeiden Identifizieren Sie Ihre persönlichen Zeitdiebe und Zeitfallen
Zeitfallen / Zeitdiebe Tipps und Anregungen Unterbrechungen Arbeitsorganisation Persönliche Verhaltensmuster
Unterbrechungen Sägeblatt - Effekt
Umgang mit Unterbrechungen 1. Unterbrechungen unterbinden
Umgang mit Unterbrechungen 1. Unterbrechungen unterbinden 2. Unterbrechungen minimieren Gezielte Gesprächsführung Vereinbarungen 3. Unterbrechungen einplanen 4. Vertiefte Konzentration
Arbeitsorganisation > Prinzip Standardisierung > Prinzip Freier Schreibtisch > Mailmanagement
Arbeitsorganisation Standardisierung Checklisten Formulare Textbausteine Strategien / Arbeitsprozesse Individuell entwickeln
Arbeitsorganisation Freier Schreibtisch Wie viel Zeit pro Jahr verbringt ein Angestellter mit Suchen? 6 Wochen
Arbeitsorganisation Prinzip freier Schreibtisch Sinnvolles Ordnungssystem Korb, Ordner, Hängeregister etc.
Arbeitsorganisation Prinzip freier Schreibtisch Sinnvolle Körbchen sind z.b. Heute Erledigen Tageswiedervorlage ( Warte auf ) Zwischenablage ( Später ablegen ) Lektüre Projekte / Kunden Wiedervorlage
Arbeitsorganisation Prinzip freier Schreibtisch Kein Verzetteln Kein Erdrücken
Arbeitsorganisation Mailmanagement
Arbeitsorganisation > Prinzip Standardisierung > Prinzip Freier Schreibtisch > Mailmanagement
Arbeitsauftrag: Arbeitsorganisation Tauschen Sie sich in einer Kleingruppe über die Tipps zur Arbeitsorganisation aus: Was mache ich bereits? Was ist für mich eine gute Anregung? Halten Sie Ihre Erkenntnisse fest
Verhaltensfallen > Tendenz zum Aufschieben > Tendenz zur vorschnellen Reaktion > Tendenz zum Ausufern > Unrealistische Zeiteinschätzung > Tendenz zur Gefälligkeit
Tendenz zum Aufschieben Gründe reflektieren Unangenehme Aufgaben Schwierige Aufgaben Zeitaufwändige Aufgaben Stress, Krankheit, Konflikte Langweilige Aufgaben Gegenstrategie entwickeln
Tendenz zur vorschnellen Reaktion Jede Aufgabe, die reinkommt wird sofort bearbeitet Jeder Gedanke wird weiterverfolgt Jede Warteschleife bindet Energie für andere Aufgaben
Tendenz zum Ausufern In der Kommunikation Zu viele Themen Zu viele Details Zu wenig Führung Zielorientierte Kommunikation In der Arbeit Zu hohes Sicherheitsbedürfnis Perfektionismus
Unrealistische Zeiteinschätzung 1. Tendenz zur Unterschätzung Zeitdruck 2. Tendenz zur Überschätzung Sich spielen Statistik (AB Tätigkeitsanalyse) Einplanen
Gefälligkeit Es anderen recht machen Eigene Bedürfnisse unterordnen Nicht Nein sagen können Ablehnen Verhandeln
Drei Strategien des Nein-Sagens 1. Einschränkendes Nein > unter bestimmten Bedingungen > als Kuhhandel > Hilfe zur Selbsthilfe 2. Alternatives Nein > anderer Zeitpunkt > anderes Verfahren 3. Unausgesprochenes Nein > und stattdessen: sagen, womit man sonst beschäftigt ist bzw. was man denkt, fühlt
Verhaltensfallen > Tendenz zum Aufschieben > Tendenz zur vorschnellen Reaktion > Tendenz zum Ausufern > Unrealistische Zeiteinschätzung > Tendenz zur Gefälligkeit
Zeitverluste Zeitfallen - Persönliche Verhaltensmuster - Arbeitsorganisation Zeitdiebe - Menschen - Technik - Strukturen / Rahmenbedingungen - Unterbrechungen
Arbeitsauftrag: Zeitverluste vermeiden Suchen Sie in Ihrer KG für jede/n TN: eine Strategie zum Umgang mit einem Highlight aus dem AB Zeitfallen und Zeitdiebe Leitfrage: Wie werde ich konkret vorgehen, um diesen Zeitfresser zu eliminieren, zu minimieren oder anders damit umzugehen? Halten Sie Ihre Erkenntnisse fest
Prioritäten Setzen Was als Erstes? Was später? Was mit voller Kraft? Was mit halber Kraft? Was unbedingt? Was kann hinten runter fallen?
Prioritäten Setzen = Entscheiden = Schwierig Der Mensch will Verluste vermeiden Die Umwelt ist komplex / wandelt sich
Prioritäten Setzen Die 25.000 - Dollar Methode
Prioritäten Setzen Das Wichtige zuerst Die 25.000 $ - Methode
P rioritäten Setzen Was ist wichtig? Inwieweit trägt diese Aufgabe zur Zielerreichung bei? Bei Unklarheit Nachfragen
P rioritäten Setzen Andere Kriterien Chronologie Anforderung und Herausforderung persönliche Beziehungen Spaßfaktor Zeitdruck Hierarchie und Dienstanweisungen
Es ist besser, die richtige Arbeit zu tun, als eine Arbeit richtig zu tun Peter F. Drucker
Prioritäten Setzen Das Eisenhower-Prinzip
P rioritäten Setzen Eisenhower-Prinzip Einteilung der Aufgaben nach dem Zusammenwirken von Wichtigkeit und Dringlichkeit A - B - C und P
P rioritäten Setzen Eisenhower-Prinzip Wichtigkeit B A P C Dringlichkeit
P rioritäten Setzen Eisenhower-Prinzip A- Aufgaben > Sofort erledigen B- Aufgaben > Terminieren C- Aufgaben > Delegieren Minimieren Rationalisieren P- Aufgaben > In den Papierkorb
Entlastungsfragen 1. Warum überhaupt? P 2. Warum gerade ich? C 3. Warum ausgerechnet jetzt? B 4. Warum in dieser Form? C
P rioritäten Setzen B - Aufgabe Wichtigkeit B A P C Dringlichkeit
P r i o r i t ä t e n S e t z e n B - Aufgabe Termin noch weit weg Engere interne Terminleiste Komplexe Aufgaben zergliedern
Kann Aufgaben w i c h t i g, a b e r k e i n D r u c k v o n a u ß e n Überhaupt kein Termin z.b. - Strategie-Aufgaben - Reflexionstermine / Prozessoptimierung - Feedback-Gespräche - Soziale Kontakte / Beziehungspflege - Persönliche Qualifizierung
Arbeitsauftrag: Prioritäten setzen Austausch im Trio: Wie schwer oder leicht ist es für mich Prioritäten zu setzen? Nach welchen Kriterien entscheide ich in der Regel? Gibt es Papierkorbaufgaben? Wie gehe ich mit B- Aufgaben um? Welche KANN-Aufgaben sollte ich angehen? Strategie-Aufgaben, Reflexionstermine, Konfliktgespräche, Beziehungspflege, Persönliche Qualifizierung
Prioritäten Setzen Das Wichtige zuerst Die 25.000 $ - Methode Das Wichtige mit zur besten Zeit und mit voller Kraft
Planung Grundsätze Erst sammeln, dann zuordnen Aufgaben zergliedern Schriftlichkeit einsetzen
Planung angehen Grundlegender Planungsrhythmus Tagesplanung
Planung angehen Planungsrhythmus Fixblöcke für immer wiederkehrende Aufgaben Festgelegte Zeiten für vorausplanbare Aufgaben Zuordnung tagesaktueller Aufgaben nach dem SE-Prinzip
Das SE - Prinzip Sofort Entscheiden SOFORT Bearbeiten SOFORT Zuordnen SOFORT Entsorgen
Tu- Es-Sofort-Prinzip SOFORT Bearbeiten o in weniger als drei Minuten erledigt o Schaden droht o erneutes Eindenken kostet mehr Zeit
Feinplanung für Tag Planung angehen Planungsrhythmus Fixblöcke für immer wiederkehrende Aufgaben Festgelegte Zeiten für vorausplanbare Aufgaben Zuordnung tagesaktueller Aufgaben nach dem SE-Prinzip Termine in den Kalender Hinweise auf vorbereitende Aufgaben in den Monatsplan / Wochenplan Grobe Zuordnung für Monate / Wochen
P lanung angehen ALPEN - Tagesplanung Aufgaben zusammenstellen Länge der Tätigkeiten schätzen Pufferzeiten reservieren Entscheidungen treffen Nachkontrollieren
Vorsicht Falle Was das Einhalten von Planungen verhindert Unrealistische Zeiteinschätzung Tendenz zum Aufschieben Tendenz zur vorschnellen Reaktion
Tipps zur Tagesplanung 1. Timen Sie Ihre Aufgaben gut Leistungshoch nutzen, aber auch das Störungstief. o Leistungshoch und / oder Störungstief für die wichtigsten Aufgaben o Leistungstief und / oder Störungshoch für Routine
Tipps zur Tagesplanung 2. Legen Sie Erledigungstermine fest 3. Geben Sie Puffer zu 4. Richten Sie Fixblöcke ein 5. Richten Sie eine Black Box ein
Tipps zur Tagesplanung Fixblöcke, d.h. festgelegte Zeitfenster o für immer wiederkehrende Aufgaben, die an jedem Tag zur gewohnten Zeit abgearbeitet werden
Tipps zur Tagesplanung Black Box, d.h. ein festgelegtes Zeitfenster o für Rückrufe, verschobene Gespräche o oder unvorhergesehene Aufgaben o bzw. für eine vorgezogene Aufgabe als Alternative
Tipps zur Tagesplanung 6. Bilden Sie Blöcke z.b. o Telefongespräche o Abholen und Bearbeiten der E-Mails o Internetrecherchen o Lesearbeiten o Wege o verwandte Themen
Tipps zur Tagesplanung 7. Reservieren Sie sich eine Stille Stunde 8. Planen Sie Kann-Aufgaben ein
Tipps zur Tagesplanung 9. Planen Sie Pausen ein o öfter und kürzer o aktive Entspannung
P a usen zur a ktiven E ntspannung und Erholung
Tipps zur Tagesplanung Bevor Sie nach Hause gehen o prüfen Sie, welche Aufgaben nicht erledigt wurden o und terminieren sie neu o reflektieren Sie den Tag o erstellen Sie den Plan für morgen
Und wenn Sie zu Hause sind sollte eigentlich nur die Arbeit erledigt sein
Arbeitsauftrag: Planung Tauschen Sie sich in einer KG über die Tipps zur Planung aus: Leitfragen: Was ist für mich überhaupt planbar? Welche Zeiten kann ich für welche immer wiederkehrende Aufgaben festlegen? Welche Tipps zur Planung kann ich in meinem Arbeitsumfeld umsetzen? Halten Sie Ihre Erkenntnisse fest
Zeitmanagement
Selbstmanagement
Selbstmanagement = Ziele definieren = Handlungsschritte anschließen = Selbstmotivation pflegen
Selbstmotivation 1. Jemanden Motivieren Schub Zug 2. Motiviert sein Optimale Rahmenbedingungen Demotivation verhindern
Motivationsbremse 1. Mangelndes Zeitmanagement o keine Planung o keine Prioritäten o keine Grenzen Spielball statt Spieler Reaktion statt Aktion
Motivationsbremse 2. Fehlende Anerkennung o vom Vorgesetzten o von den Kolleginnen und Kollegen o von den Kunden o im privaten Umfeld Wie sorge ich für Anerkennung von außen? Feedback erfragen Erfolge präsentieren
Motivationsbremse o und von der eigenen Person Wie sorge ich für meine innere Zufriedenheit? Erfolge bewusst wahrnehmen Sich selbst belohnen Nach dem eigenen Wertesystem handeln
Motivationsbremse 3. Ärger entsteht aus der Enttäuschung, weil o Wünsche und Bedürfnisse nicht erfüllt sind o Das Wertesystem missachtet wird Wie kommuniziere ich das Bedürfnis? Was ist verhandelbar? Und wie? Wie kann ich mein Wertesystem nachjustieren?
Motivationsbremse 4. Fehlende Balance o Körper / Gesundheit o Arbeit / Leistung o Familie / Kontakt o Sinn / Kultur / Gesellschaft Regelmäßige Standortbestimmungen
Handlungsschritte Planen Wie konkret werde ich vorgehen? Was brauche ich dafür? Wo kann ich mir Unterstützung holen? Welche Widerstände kann es geben? Wie gehe ich damit um? Umsetzen Reflexion / Arbeit an Störungen
Ziele Handlungs- und Leistungsziele Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert Identitätsziele abhängig von Wertesystem und innerem Selbstbild wie z.b. o Ich sorge für meine Zufriedenheit o Ich achte die Rechte und Werte anderer o Ich bin leicht und beweglich
Handlungs- und Leistungsziele SMART Spezifisch Messbar Attraktiv Realistisch Terminiert TREPPE Terminiert Reizvoll Erreichbar Präzise Positiv Einsatzbezogen
Arbeitsauftrag: Ziele definieren EA: Sammeln Sie für sich berufliche und / oder private Wünsche und Vorstellungen Duo: und formulieren Sie für ein ausgewähltes Beispiel ein SMARTES Ziel und erste Handlungsschritte
Selbstmanagement
Arbeitsauftrag: Abschlussreflexion Wie habe ich den Tag erlebt? Was an Inhalten und Erfahrungen war für mich besonders wichtig? Was werde ich als erstes in der Praxis angehen? Und wann werde ich es tun?
Zeit- und Selbstmanagement