360 Referenzreport für die Intercity Verwaltungs-AG Ausgangslage Die Intercity Verwaltungs-AG (www.intercity.ch) ist eine Gruppengesellschaft der Intercity Gruppe (www.intercitygroup.ch) und ist dezentral organisiert. Sie beschäftigt ca. 80 Mitarbeitende an den Standorten Zürich, Basel, St. Gallen, Olten und Luzern. Die Intercity Verwaltungs-AG bewirtschaftet Liegenschaften von A bis Z für ihre Kunden und bietet diesen einen Full-Service an. Die Intercity Verwaltungs-AG sah sich im Jahr 2014 mit diversen Herausforderungen und Fragestellungen rund um personelle Aspekte konfrontiert. Dies in den Bereichen Personalfluktuation, (interne) Kommunikation, Zusammenarbeit und Führung. Aufgrund dieser Erkenntnis wurden vom CEO der Intercity Verwaltungs-AG 2014 diverse Analyse- Workshops durchgeführt und Massnahmen zur Optimierung der internen Kommunikation, der Zusammenarbeit und zu den Führungsthematiken definiert und eingeleitet. Im Rahmen dieser diversen Optimierungsvorhaben konnten sich das Management und die Mitarbeitenden der Intercity Verwaltungs-AG mittels (online) Umfragen im Hinblick auf Führungsverhalten, Kommunikation und Zusammenarbeit individuell einbringen und so die massgeschneiderten Inhalte für die nachfolgenden Workshops mitentwickeln. Die Workshops zu allen Themenblöcken (interne Kommunikation, Verhalten und Führung) umfassten daher jeweils einen wissenschaftlichen Grundlagenteil, verknüpft mit entsprechenden alltagsrelevanten Trainings und einen praxisrelevanten Arbeitsteil, in dem die Intercity-Mitarbeitenden angeleitet konkrete Fragestellungen bearbeiten konnten. Auf diese Weise wurde beispielsweise ein internes Kommunikationskonzept und allgemeingültige Kommunikations- und Verhaltensgrundsätze erarbeitet. Diese Regeln und Grundsätze wurden unter regem und interessierten Online-Mitwirken der gesamten Intercity-Verwaltungs-AG-Belegschaft überprüft und schliesslich von allen Mitarbeitenden freigegeben. Mittels Roadshows in Zürich (inkl. St. Gallen), Basel (inkl. Olten) und Luzern wurden im September 2015 (fast) zeitgleich alle Mitarbeitenden über die seit 2014 gemeinsam erreichten Meilensteine im Bereich (interne) Kommunikation und Zusammenarbeit informiert. Ergänzt wurde dies mit einem konzentrierten Kurz-Input zu den Grundlagen der Kommunikation und der Zusammenarbeit. So konnte verdeutlicht werden, dass wir uns heute in einer multimedialen und komplexen Kommunikationswelt bewegen, die ein hohes Mass an Kommunikationskompetenz von jedem von uns fordert. Dies zeigt sich deutlich im Umgang miteinander, typischerweise in Gesprächen. Damit eine Verständigung gelingt, müssen sich beide involvierten Gesprächsparteien - unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen (bspw. Wahl des Kommunikationsmittels) - klar einbringen. Der Sender hat die Verantwortung sein Anliegen/Bedürfnis so klar und umfassend vorzubringen, wie nötig. Der Empfänger wiederum hat die Verantwortung nachzufragen, falls Unklarheiten bestehen. Langfristig gesehen hilft die Methodik des konstruktiven Feedbacks deutlich eine wertschätzende Unternehmenskultur zu schaffen. Missverständnisse und/oder potentielle Konflikte können so frühzeitig adressiert und gelöste werden, was wiederum das Vertrauen ineinander und die Arbeitsmotivation stärkt. Dies über alle Hierarchie-Ebenen hinweg. Ein konstruktives Feedback umfasst dabei die vier B s: Beobachtung, Bauch-Gefühl, Bedürfnis und konkrete Bitte. Abgerundet wurde der theoretische Teil mit einem Input zur Wichtigkeit einer wertschätzenden internen Kommunikation. Die Art der internen Kommunikation hat Einfluss auf die Unternehmenskultur und diese wird wiederum zunehmend zu einer Visitenkarte eines Unternehmens. Kunden sind in erster Linie Menschen, die gerne mit anderen Menschen zusammenarbeiten, die motiviert, zufrieden und engagiert sind.
Die Führungsworkshops fanden im Herbst 2015 statt. Das Management setzte sich während zweier Tage mit dem eigenen Menschenbild, der Generationenthematik, den diversen Führungsstilen und - modellen sowie dem eigenen Führungsverständnis auseinander. Dazu lernten die Führungskräfte verschiedene Führungsinstrumente und Coaching-Methoden zu unterschiedlichen Fragestellungen kennen, die direkt im Nachgang in den Arbeitsalltag integriert werden konnten. Mit dem Instrument der kollegialen Fallberatung wurde dem Management zum Beispiel die Möglichkeit aufgezeigt Fragestellungen innerhalb der Firma mithilfe der intern vorhanden Kompetenzen und Erfahrungen zu lösen und sich so gegenseitig zu bestärken. Des Weiteren reflektierten die Teilnehmenden ihr Führungsverhalten im Zusammenhang mit den Grundsätzen der Zusammenarbeit und Kommunikation. Dazu clusterten sie die Instrumente, die sie bei Führungsfragen zum Einsatz bringen können. In Arbeitsgruppen entwickelte die Führungscrew der Intercity Verwaltungs-AG einen Führungsleitsatz, der die Grundhaltung einer Führungskraft bei der Intercity Verwaltungs-AG repräsentiert. Dieser Führungsleitsatz dient als Orientierung und gibt die Richtlinien innerhalb der Führung vor. Durch die Bottom-up Erarbeitung der Grundsätze mit den Mitarbeitenden, gelang es aus den Betroffenen Beteiligte zu machen und sie in die Lösung sowie Umsetzung einzubinden. Methoden/ Vorgehen - Bildung eines Teams von Mitarbeitenden, welches die Belegschaft der Intercity Verwaltungs-AG repräsentieren kann (vers. Mitarbeitende von unterschiedlichen Standorten) - Befragung des Repräsentaten-Teams - Workshop Kommunikation: Theorie Input, Training und geleitete Gruppenarbeiten zur Erarbeitung des internen Kommunikationskonzepts unter Einbezug der Ergebnisse aus der Repräsentanten -Befragung - Workshop Zusammenarbeit: Theorie Input, Training und geleitete Gruppenarbeiten zur Erarbeitung der Kommunikations- und Verhaltensgrundsätze unter Einbezug der Ergebnisse aus der Repräsentanten -Befragung - Einbezug aller Mitarbeitenden via Online Befragung - Iteratives Vorgehen: Optimierung und Anpassung der Massnahmen - individuelles Coaching und Training in Bezug auf die Führung des Kommunikationskonzept des intern dafür verantwortlichen Mitarbeiters (Verantwortlicher für das Kommunikationskonzept) - Rollout Veranstaltungen an allen (de-)zentralen Standorten - Workshop Führung: Theorie Input, Training und angeleitete Gruppenarbeiten,
Bearbeitung der führungsrelevanten Resultate und Fragestellungen aus den Workshops mit den Repräsentaten, Verwendung und Einsatz von allgemeingültigen Kommunikations- und Zusammenarbeitsgrundsätzen in Führungsfragen Resultat Geschulte Mitarbeitenden in den Grundlagen der (internen) Kommunikation und Zusammenarbeit Interne Information in Bezug auf sämtliche Massnahmen im Zusammenhang mit (interner) Kommunikation, Zusammenarbeit und Führung, Roadshow an allen Standorten, diverse Berichte für Inter(n)city, Kommunikationsanweisungen an Repräsentanten-Team, Referenzreport Fächer: Allgemeingültige Kommunikations-, Zusammenarbeitsgrundsätze und Führungsleitsatz Rollup s: Allgemeingültigen Grundsätze Integration der neu definierten Regeln im Personalreglement und dem Mitarbeiterordner Grundlage des internen Kommunikationskonzept Nutzen Massgeschneiderte Handhabung des Massnahmenpakets (interne) Kommunikation, Zusammenarbeit und Führung Mitarbeiterbildung, Kompetenzerweiterung, Teambildung, Stärkung der Identifikation mit der Intercity Verwaltungs-AG Fächer zu Kommunikations- und Zusammenarbeitsgrundsätzen als Orientierungshilfe für Mitarbeitende im Arbeits-Alltag Fächer zu Kommunikations- und Zusammenarbeitsgrundsätzen als Führungsinstrument im Arbeitsalltag Führungsleitsatz als Orientierungshilfe im Arbeitsalltag für Führungskräfte Führungsinstrumente und kollegiale Fallberatung als Hilfsmittel für Führungskräfte im Arbeits- Alltag Massgeschneiderte Grundlage des internen Kommunikationskonzepts zum effektiven, akkuraten und wertschätzenden Einbezug aller internen Interessengruppen
Intercity Verwaltungs-AG Stimme "Ich habe Frau Nadine Waldvogel in unserer Zusammenarbeit als sehr empathische und lösungsorientierte Persönlichkeit kennen gelernt, der es gelungen ist in unseren verschiedenen Workshops eine arbeitsfördernde und vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen. In unserem Organisationsentwicklungs-Projekt (Kommunikation, Zusammenarbeit und Führung) hat sie die Leitung sehr ziel- und kundenorientiert umgesetzt. Ihre dienstleistungsorientierte Art hat uns in jeder Hinsicht einen Mehrwert generiert, einen positiven Einfluss zur Teamentwicklung beigetragen und mich in vielen Anliegen entlastet. Wir danken ihr für die bisherige vollbrachten Leistungen und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit ihr." "Andrea Dubach hat die Workshops zum Thema Kommunikation und Zusammenarbeit professionell und ansprechend durchgeführt, fundiertes Wissen adressatengerecht eingebracht und mit vielen wertvollen Praxisbeispielen spannend untermauert. Ihre natürliche Art hat zu einem sehr positiven Klima beigetragen und die Motivation die entsprechenden Massnahmen in Business-Alltag umzusetzen angeregt. Wir danken ihr für ihre Leistung und freuen uns auf weitere Zusammenarbeit mit der nw GmbH." Robert Hauri, CEO Intercity Verwaltungs-AG und Stv. CEO Intercity Group Holding AG Im Rahmen unseres firmenweiten Projektes zur Förderung der Zusammenarbeit und Kommunikation haben wir für verschiedene Teilprojekte auf die Unterstützung von nw gmbh zurückgreifen dürfen. In sehr gut vorbereiteten und professionell durchgeführten Workshops unter der Leitung von Nadine Waldvogel wurden die Grundlagen erarbeitet, diskutiert und in Grundsätzen zusammengeführt. Die Workshops wurden angereichert durch viele wertvolle Tips und Instrumente, die Nadine Waldvogel und Andrea Dubach eingebracht und unseren Mitarbeitenden mitgegeben haben. Sehr geschätzt habe ich die zahlreichen praxisnahen Beispiele und Übungen in den Workshops, welche erläuterte Theorien verständlich machten und wertvolle Inputs für die Anwendung im Alltag gaben. Das Produkt, die Grundsätze zur Zusammenarbeit und Kommunikation, steht, ist kommuniziert und bereits in Umsetzung. Herzlichen Dank an das Team nw gmbh für die konsequente, kompetente und jederzeit professionelle Begleitung in diesem Projekt. Cornelia Hürlimann, CFO Intercity Verwaltungs-AG, 18.11.2015 Nadine Waldvogel habe ich als sehr angenehme wie auch offene Person kennengelernt. Sie hat die Themen interessant, adressatengerecht und verständlich präsentiert. So konnte eine gute und angenehme Atmosphäre geschaffen werden und die Teilnehmer wurden automatisch alle zur aktiven Mitarbeit animiert. Auch die Themen welche durch Andrea Dubach präsentiert wurden, wurden dank ihrer praxisnahen Erzählungen - welche meist mit einem treffenden Beispiel aus dem Leben versetzt waren - sehr verständlich übermittelt. Dadurch war sofort erkennbar was uns vermittelt werden soll. Meine Erwartungen an die Workshop-Tage wurden übertroffen, da Bekanntes wieder aufgefrischt wurde und es bis zum Schluss, dank der positiven Einstellung der beiden Damen, spannend und interessant blieb. Corinne Borsos, HR Leiterin Nadine Waldvogel hat uns im internen Projekt (Kommunikation, Zusammenarbeit und Führung) sehr gut begleitet und geführt. Der Aufbau ihrer Workshoptage war sehr übersichtlich und zielführend. Sie hat es geschafft, uns mit vielen praktischen Beispielen aus ihrem Alltag aufzuzeigen, was alles möglich ist. Zudem ist sie dank ihres profunden Wissens auf dem neuesten Stand, was Studien aus ihrem Fachgebiet hervor bringen. Dadurch haben wir davon profitiert, theoretisches mit praktischem Wissen zu verknüpfen. Die Workshoptage waren stets sehr kurzweilig und
Inspirierend. Andrea Dubach hat im ersten Teil unseres internen Projektes (Kommunikation, Zusammenarbeit und Führung) mitgewirkt. Es war schnell erkennbar, dass auch sie ein sehr fundiertes und umfangreiches Wissen mitbrachte. Zudem hat sie uns auf eine sehr menschliche und authentische Weise aufzeigen können, wie einfach komplexe Sachverhalte angegangen werden können. Mit vielen praktischen Beispielen, teilweise auch aus ihrem privaten Alltag spannte sie immer wieder den Bogen zur gelebten Realität. Auch nach den Workshoptagen sind mir häufig erwähnte Beispiele in den Sinn gekommen, an denen ich anknüpfen konnte. Ihre emphatische und positive Art haben viel dazu beitragen, die Workshoptage als kurzweilig und bereichernd zu erleben. Carmela Castagna, Abteilungsleiterin Bewirtschaftung am Standort St. Gallen nw gmbh hat immer klar und zielorientiert mit mir kommuniziert. Dank der natürlichen und sympathischen Art von Nadine Waldvogel und Andrea Dubach waren die Workshop Tage immer sehr spannend und nie langweilig. Mir persönlich gefiel die Reflektion unseres Handelns im Alltag. Zudem erhielt ich sehr wertvolle Hinweise, welche Instrumente (Hilfsmittel) ich in der täglichen Arbeit am besten einsetze. Die theoretischen Inputs von Andrea Dubach waren mit super Beispielen und genügend Würze präsentiert, was mich bei einem psychologischen Thema sehr beeindruckte. Die simple Art, schwierige Themen effizient anzugehen nehme ich mit in meinen Arbeitsalltag, sowie das Einsetzen der Korrekten Instrumente! Silva Wick, Projektkoordinator interne Kommunikation Wir hatten das Vergnügen, im Herbst 2015 in enger Zusammenarbeit mit Nadine Waldvogel die neu erarbeiteten Verhaltensrichtlinien der Intercity Verwaltungs-AG gestalterisch umzusetzen. Die Unterstützung durch die nw GmbH bei der Erarbeitung dieser Richtlinien ist unter unseren Mitarbeitern auf grosse positive Resonanz gestossen. Nadine Waldvogels freundlicher, aber zielgerichteter Fokus auf scheinbar Selbstverständliches im Umgang mit Kunden und Kollegen schafft Raum für Reflexion und Verbesserung ohne mahnenden Charakter. Jenny Lehmann, Art Director Schlusswort der nw GmbH Wir blicken auf ein vielseitiges, intensives und sehr gelungenes Projekt zurück, bei dem wir die gesteckten Ziele gemeinsam erreichen konnten. 2016 werden wir die Teams der Intercity Verwaltungs-AG punktuell bei weiteren Fragestellungen unterstützen. Im Sommer 2016 findet eine Wiederholung der Online-Befragung zu den Kommunikations- und Verhaltensgrundsätzen statt, um den Transfer und den Effekt des durchgeführten Projektes zu messen. Wir danken an dieser Stelle allen Mitarbeitenden der Intercity Verwaltungs-AG für ihren grossartigen Einsatz und ihre Offenheit sich einzubringen.