Erfolgsfaktoren in SharePoint-Projekten

Erfolgsfaktoren in SharePoint-Projekten Bachelor-Thesis Studiengang BSc WI 2007 von Oliver Schnider Eingereicht bei: Fernfachhochschule Schweiz Departement Informatik Janine Bumann Postfach 689, CH-3900 Brig Referent: Walter Brigger Dozent für Fach WI Aarau, 11. Februar 2012

Zusammenfassung Die Einführung von SharePoint in einer Unternehmung ist kein einfaches Unterfangen und wird durch eine Vielzahl von unterschiedlichen Faktoren beeinflusst. Wichtige Faktoren kommen aus dem Projektmanagement, welche sich gegenüber anderen Projekten kaum unterscheiden. Durch die Möglichkeit mit SharePoint auch Web 2.0 einzuführen, sind weitere Faktoren vorhanden, die den Projekterfolg beeinflussen. Die vorliegende Arbeit erhebt Kriterien, die den Erfolg eines SharePoint-Projektes beeinflussen können. Zu diesem Zweck werden aus der Literatur Erfolgsfaktoren unterschiedlicher Gebiete beigezogen. Die Datenerhebung erfolgt online über einen Fragebogen. Die Resultate zeigen, dass bei SharePoint-Projekten die technischen Ziele grösstenteils zufriedenstellend erfüllt wurden, soziale Projektziele jedoch meist nicht waren. Von den beiden Initianten Geschäftsfeld und Informatik- Abteilung schneidet das Geschäftsfeld bei der Kommunikation, dem Vertrauen und beim wahrgenommenen Nutzen besser ab. Abstract The implementation of SharePoint in a company is not simple and a variety of different factors can have an impact to the success of a SharePoint project. A couple of parameters come from the project management and are similar to standard project parameters. But with the implementation of a SharePoint platform there is the possibility to introduce Web 2.0 topics like weblogs, wikis or social networks. These factors have an additional positive impact to the daily business what companies should consider. This paper develops success criteria s of a SharePoint project to raising the possibility of a successful outcome of the project. To achieve this goal, the author takes criteria from different areas in the literature and setup an online questionnaire. The results show, that technical goals were mostly satisfactorily. Social objectives of the project were generally not satisfactorily. Of the two initiators, the business performs better in terms of communication, trust and the perceived benefit.

Inhaltsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis...III 1 Einführung... 1 1.1 Motivation und Problemstellung...1 1.2 Web 2.0 im Unternehmen...2 1.3 Ein typisches SharePoint-Projekt...3 1.4 Zielsetzung der Arbeit...4 1.5 Abgrenzung der Arbeit...4 1.6 Struktur der Arbeit...4 2 Theorie... 5 2.1 Übersicht und Ideologie von SharePoint 2010...5 2.1.1 Funktionen von SharePoint 2010... 7 2.2 Perspektiven auf Web 2.0... 10 2.2.1 Technologische Perspektive...10 2.2.2 Soziale Perspektive...13 2.2.3 Betriebswirtschaftliche Perspektive...15 2.3 Erfolgsfaktoren... 15 2.3.1 Akzeptanz als Erfolgsfaktor...15 2.3.2 Erfolg bei Informationssystemen messen...17 2.3.3 Warum Projekte scheitern...19 2.3.4 Erfolgreiche SharePoint-Projekte...19 2.3.5 Definition und Klassifikation von Erfolgsfaktoren...20 2.3.6 Untersuchungsmethoden...25 2.3.7 Ähnliche Arbeiten...26 2.4 Schlussbetrachtung der Theorie... 27 3 Methode und Untersuchungsdesign...28 3.1 Gegenstand der Untersuchung... 28 3.1.1 Feldzugang...28 3.1.2 Zeitraum...28 3.1.3 Unternehmen...28 3.1.4 Personen...29 3.2 Auswahl der Erfolgskriterien und Werteskala... 29 3.2.1 Projekt-Themen...29 3.2.2 Akzeptanz...31 3.2.3 Sicherheit...31 3.2.4 Service-Quality...32 I

3.2.5 Use (Benützung)...32 3.3 Schlussbetrachtung der Methode und Untersuchung... 32 4 Resultate...33 4.1 Projekt-Themen... 34 4.2 Akzeptanz... 40 4.3 Sicherheit... 41 4.4 Service-Quality... 41 4.5 Use (Benützung)... 43 5 Konklusion...44 5.1 Projektbasierte Erfolgsfaktoren... 44 5.1.1 Ziele...44 5.1.2 Anforderungen und Konsequenzen...45 5.1.3 Schätzung...45 5.1.4 Kommunikation und Erwartungshaltung...46 5.2 Akzeptanz als Erfolgsfaktor... 47 5.3 Wahrgenommene Sicherheit bei SharePoint... 47 5.4 Vertrauen, Bereitschaft und Ansprechbarkeit... 47 5.5 Art der Nutzung und Navigation... 47 5.6 Erfolg bei SharePoint-Projekte... 48 5.7 Weitere Ursachenforschung... 49 Abbildungsverzeichnis...51 Tabellenverzeichnis...52 Literaturverzeichnis...53 Anhang-A: Online-Umfrage...55 Selbständigkeitserklärung...59 II

Abkürzungsverzeichnis BSc WI ROI SMS WCMS CIM SMART CRM SQL URL Bachelor of Science Wirtschaftsinformatik Return on Investment Short Message System Web Content Management System Computer Integrated Manufacturing Specific Measurable Accepted Realistic Timely Customer Relationship Management Structured Query Language Uniform Resource Locator III

1 Einführung 1.1 Motivation und Problemstellung Mit der Öffnung der geografischen und organisatorischen Grenzen benötigen Unternehmen heute neue Kommunikations-Technologien, damit Mitarbeiter team-, sowie länderübergreifend zusammenarbeiten und Informationen austauschen können. Unterschiedliche Arbeitsorte bedeuten auch andere Zeitzonen und Sprachen, welche die Zusammenarbeit nochmals erschweren. Global arbeitende Projektteams haben deshalb bei ihrer täglichen Arbeit neue Anforderungen an die Mobilität und Kommunikation. Jederzeit und von überall auf Unternehmensinformationen zuzugreifen ist in einer schnelllebigen Zeit wie heute eine grosse Herausforderung für Unternehmungen. Ein weiteres Bedürfnis ist die vermehrte Vernetzung mit Partnern, Lieferanten, Kunden oder Kollegen mit denen Kooperationen organisiert werden soll. Facebook zeigt im privaten Bereich welche Möglichkeiten vorhanden sind, um die Vernetzung und den Austausch von Text und Bild zu fördern. So sind heute Unternehmen mittlerweile bestrebt, die positiven Elemente von sozialen Netzwerken in das eigene Unternehmen einzubinden. Aus den oben genannten Gründen setzen Unternehmen vermehrt auf Software- Plattformen wie SharePoint, um den Anforderungen der Umwelt und der neuen Art der Zusammenarbeit gerecht zu werden. SharePoint ist eine Portal-Technologie von Microsoft. Bei der SharePoint-Einführung werden in der Regel Themen wie Zusammenarbeit, Kommunikation, Wissensmanagement, Soziale Netzwerke, Weblogs und Wikis bearbeitet. Effektive Zusammenarbeits-Plattformen sollen auch Mitarbeiter befähigen, kreative Ideen zu kommunizieren und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit zu bieten, das wann und wo zu kontrollieren. Darum werden vielfach für die Planung solcher Projekte Change Management Berater beigezogen (Ganser & Müller, 2009, S. 47). Diese Projekte verändern normalerweise auch die Zusammenarbeit nachhaltig und tiefgründig. Dies betrifft hauptsächlich die Art und Weise wie Mitarbeiter Informationen austauschen und wie sie letztendlich damit umgehen. 1

Das breite Spektrum an Einflussgrössen auf die veränderte Arbeitsweise geht daher vielfach über das Betätigungsfeld einer Informatik hinaus. Dennoch können klassische Informatikabteilungen SharePoint-Portale eigenständig umzusetzen. Als SharePoint Berater war der Autor Oliver Schnider in unterschiedliche Projekte involviert, die aus dem Geschäftsfeld wie auch von klassischen Informatikabteilungen initiiert wurden. Dabei sind unterschiedliche Erfolge erlangt worden. Diese Arbeit mit dem Titel Erfolgsfaktoren in SharePoint-Projekten überprüft die Hypothese: Sind SharePoint-Projekte erfolgreicher, wenn diese durch das Geschäftsfeld und nicht durch die Informatik initiiert werden?. 1.2 Web 2.0 im Unternehmen Der Begriff Web 2.0 ist heute in Unternehmen allgegenwärtig. Geprägt wurde der Begriff von Tim O Reilly im Jahre 2005 im Artikel What is Web 2.0 (O'Reilly, 2005, S. 1). Heute werden unter dem Begriff Web 2.0 Weblogs, Wikis und Soziale Netzwerkseiten zusammengeführt. Obwohl Weblogs und Wikis dasselbe Ziel verfolgen, nämlich die Wissensspeicherung und Kommunikationsoptimierung, sind feine Unterschiede festzustellen. So beschreibt Tim O Reilly den Unterschied zwischen Weblogs und Wikis folgendermassen: Während Weblogs die subjektive Sichtweise des Autors in den Mittelpunkt stellen, führt es bei einem Wiki dazu, dass die eigene Meinung in der kollektiven Masse verschwindet. Dieses Phänomen bezeichnet Tim O Reilly die kollektive Intelligenz (O'Reilly, 2005, S. 2). Eine völlig andere Aufgabe haben die sozialen Netzwerkseiten. Dabei spielt die soziale Perspektive eine wichtige Rolle. Diese ist neben dem technologischen Blickwinkel sicherlich interessanter und weitaus spürbarer für die Anwender. Dabei geht es um die Gemeinschaft, die aus einzelnen Personen besteht, welche freiwillig über eine gewisse Zeit ein Thema miteinander teilen und ein Gemeinschaftsgefühl dabei entwickeln. Das Verlangen einer Gemeinschaft anzugehören ist seit jeher ein zentrales Thema der Menschen. Der Soziologe Ferdinand Tönnies befasste sich als einer der Ersten im Jahre 1887 damit und verfasste das Grundlagenwerk Gemeinschaft und Gesellschaft. Darin beschreibt er die Gemeinschaft als ein gewachsenes Zugehörigkeitsgefühl und Solidarität untereinander. Ausprägungen sind Familien, Nachbarschaft und Freundschaftsbeziehungen welche auf dem Wesenswillen 2

gegründet worden sind. Im Gegensatz dazu steht die Gesellschaft welche als Mittel zum Zweck dient. Hier steht die sogenannte Nutzenüberlegung und Kalkül jedes einzelnen Individuums im Vordergrund. Dabei entstehen Parteien, Vereine oder Aktiengesellschaften. Heute bieten und fördern Portal-Technologien wie SharePoint von Microsoft oder Quad von der Firma Cisco den Aufbau von sozialen Netzwerken und virtuellen Zusammenarbeitsbereichen. Um einen möglichst grossen Nutzen daraus ziehen zu können, bedarf es aber nicht nur der Aufarbeitung der Technologiethemen sondern auch der neuen Arbeitsweisen und veränderter sozialen Aspekte. 1.3 Ein typisches SharePoint-Projekt SharePoint-Projekte sind auch Web 2.0-Projekte, die meistens mit einer strategischen Plattformentscheidung verbunden sind. Durch die vielfältige Nutzung von SharePoint ist es kein reines Software- oder Informatikprojekt mehr. Und weil das Produkt strategisch eingesetzt wird, trägt es aktiv zum Unternehmenserfolg bei. Typischerweise werden vor einem Projektstart Ziele wie die Optimierung von Prozessen, Kommunikation und Zusammenarbeit definiert (Dreyer, Scheder, & Lesser, 2011, S. 224), was wiederum einen direkten Einfluss auf die Organisation hat. Vielfach ist auch die Suche respektive das Finden von Informationen zu verbessern das Ziel. Wobei hier aus einem Projekt ein Prozess wird. Denn die Optimierung einer unternehmensweiten Suche ist einem stetigen Wandel ausgesetzt und es gilt diese täglich zu verbessern. Ein weiterer Aspekt bei SharePoint-Projekten ist, dass jeder Mitarbeiter in der Unternehmung bei der Einführung betroffen ist. Was wiederum bedeutet, dass die Bedürfnisse unterschiedlicher Organisationsstufen, Anwenderkenntnisse und Nutzungsverhalten einbezogen werden müssen. Aus Sicht der Organisation und der Projektmitarbeiter benötigt ein solches Projekt nebst Projektleitung auch Kommunikationsverantwortlichen, Software-Entwickler, Business-Analysten, Informations-Architekten und Portal-Designer. Diese werden je nach Projektphase und Arbeitspaket entsprechend eingesetzt. Damit die Projektmitarbeiter die Möglichkeiten von SharePoint aus erster Hand kennenlernen und es später den Anwendern auch vorleben, ist es sinnvoll während dem Projekt SharePoint als Projekt- und Kommunikationsplattform einzusetzen. Damit sehen Projektmitarbeiter schon während dem Projekt die Chancen der neuen Plattform. 3

1.4 Zielsetzung der Arbeit Das Ziel der Arbeit ist, wissenschaftliche Erkenntnisse über die Erfolgsfaktoren in SharePoint-Projekten zu erhalten. Dabei wird differenziert, ob die Initiierung durch die Informatik-Abteilung oder einer Fachabteilung erfolgt. Anhand der Resultate werden Möglichkeiten aufgezeigt, welche den Erfolg eines SharePoint-Projektes erhöhen könnten. Der Autor ist sich bewusst, dass während eines Projekts vielfach externe Einflüsse auf das Projekt wirken, die einerseits nichts mit SharePoint zu tun haben und anderseits kaum steuerbar sind. 1.5 Abgrenzung der Arbeit Aufgrund der vielen weichen Faktoren in SharePoint-Projekten wird diese Arbeit kein Kochbuch mit einem Erfolgsrezept, welches das Gelingen bei einer Einführung von SharePoint garantieren kann. Befragt werden 20 Personen aus unterschiedlichen Unternehmen, die zwischen Januar 2010 und Dezember 2011 SharePoint eingeführt haben und die Möglichkeiten von Web 2.0-Funktionen den Anwendern anbieten. 1.6 Struktur der Arbeit Der erste Abschnitt Einführung widmet sich der Motivation, Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit Erfolgsfaktoren in SharePoint-Projekten. Dem Autor ist während den Jahren als SharePoint-Berater aufgefallen, dass es ein Zusammenhang zwischen den Initianten und dem Projekterfolg bei SharePoint- Projekten geben muss. Der Abschnitt Theorie erläutert wesentliche Grundkonzepte: Funktionen von SharePoint 2010, Perspektiven auf Web 2.0 und Erfolgsfaktoren bei der Einführung von SharePoint, welche für das Verständnis dieser Arbeit nötig sind. Dazu gehört auch die Reflexion der verschieden Sichten auf Web 2.0. Nebst der sozialen und betriebswirtschaftlichen ist auch die technologische Perspektive zu erläutern. Ein Augenmerk wird auf ähnliche Arbeiten gelegt, um weitere Einflüsse auf Erfolgsfaktoren zu erhalten und Vergleiche ziehen zu können. Eine Schlussbetrachtung der Theorie fasst diese zusammen und zieht die nötigen Schlüsse für die Erhebungsmethode und Untersuchung. 4

Im Abschnitt Methode und Untersuchung wird die Untersuchungsstrategie definiert. Bei der Untersuchung spielt der Zeitraum, die befragten Personen und deren Positionen sowie die involvierten Unternehmungen eine Rolle. Aufgrund der Theorie wurden im Anschnitt Methode und Untersuchung Kriterien erarbeitet, um möglichst präzise Daten zu erhalten. Unter dem Abschnitt Resultate sind die Kriterien für die Befragung definiert. Diese Kriterien und erarbeiteten Themen aus der Theorie bilden die Basis für den Fragenkatalog. Der Abschnitt Konklusion prüft anhand der Resultate des Fragenkataloges die aufgestellte Hypothese des Autors zeigt die weitere Ursachenforschung auf. 2 Theorie 2.1 Übersicht und Ideologie von SharePoint 2010 SharePoint ist eine webbasierte Plattform aus dem Hause Microsoft. Vermarktet wird sie als Geschäfts-Plattform für die Zusammenarbeit in Unternehmen und im Internet. Als Hauptnutzen werden drei Aussagen auf der offiziellen Webseite von Microsoft über das Produkt SharePoint 2010 gelistet: Einfacher zusammenarbeiten Kosten senken mit einheitlicher Infrastruktur schnellere Reaktion auf neue Geschäftsanforderungen Gemäss Microsoft erleichtert SharePoint die Zusammenarbeit in Teams innerhalb wie auch ausserhalb der Unternehmung. Hervorgehoben wird auch die Integration in die Office Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Access. Diese soll die Interaktion zwischen webbasiertem SharePoint-Portal und lokal installierter Software erleichtern. Nicht zuletzt kann über die Suche jeglicher Inhalt gefunden und dabei die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert werden. Der Zugriff auf SharePoint erfolgt mit einem Internetbrowser wie Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome oder den Safari Browser von Apple. Einzig die Tiefe der Integration unterscheidet die Internetbrowser. Der Internet Explorer von 5

Microsoft bietet die höchste Integration und Kompatibilität an. Die Browser werden in folgende Levels unterteilt: Ein Level 1 Internetbrowser unterstützt alle Vorteile von SharePoint. Dies gilt für Funktionalitäten, die über Active-X Controls bereitgestellt werden. Microsoft selbst empfiehlt für die volle Funktionalität Level 1 Browser zu verwenden. Ein Level 2 Internetbrowser unterstützt die Basisfunktionalität von SharePoint, mit denen Benutzer Informationen von SharePoint-Webseiten abrufen und eingeben können. Level 2 Browser unterstützen keine Active-X Controls und die Benutzerinteraktion ist mühsamer als bei einem Level 1 Browser. Ist das Portal nicht öffentlich und wie bei einer Internet-Webseite nicht frei zugänglich, wird ein Benutzerverzeichnis für die Authentifikation angebunden. Unterstützt werden unterschiedliche Varianten von integrierter Windows-Anmeldung von Microsoft bis zu Drittanbieter-Verzeichnissen. Die Entscheidung ob eine Authentifizierung nötig ist, wird aufgrund der Information, die dahinter geschützt werden soll, gefällt. Auch ist es möglich, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung bereitzustellen. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet eine erhöhte Sicherheit, da nebst einem persönlichen Passwort ein weiterer Faktor angegeben werden muss um sich erfolgreich anzumelden. Dies kann zum Beispiel ein Security Token, ein SMS-Code oder eine Smartcard sein. Mit der zweiten Aussage Kosten senken mit einer einheitlicher Infrastruktur zielt Microsoft auf Informatik-Leiter ab, die viele unterschiedliche Technologien und Plattformen unterhalten und dies vor der Geschäftsleitung verantworten müssen. Vielfach bedeutet eine Vielzahl an verschiedenen Technologien auch ein erhöhter Wartungs- und Pflegeaufwand. Was wiederum eine Mehrzahl an Support- Mitarbeitern benötigt, die einerseits den Betrieb aufrechterhalten, anderseits auch die Weiterentwicklung vorantreiben müssen. Schnellere Reaktion auf neue Geschäftsanforderungen begründet Microsoft damit, dass mit SharePoint die Möglichkeit vorhanden ist, Daten aus unterschiedlichen Quellen aufzubereiten und anzeigen zu lassen oder über Schnittstellen zu anderen Produkten wie Microsoft Projekt Server, Microsoft Dynamics CRM, SAP schon vorhanden sind. 6

2.1.1 Funktionen von SharePoint 2010 Microsoft unterteilt die Funktionen in die folgenden Bereiche: Abbildung 1: SharePoint 2010 Funktionen 2.1.1.1 Sites Zusammenarbeiten im Web-Zeitalter Der Bereich Sites beschreibt Gefässe, in denen Mitglieder von Teams untereinander Daten, Informationen und Fachkenntnisse austauschen. Dabei können Anwender aus einer Vielzahl an Vorlagen neue Seiten erstellen. Zur Auswahl stehen Vorlagen für Besprechungsbereiche, Projekte, Weblogs, Wikis und Veröffentlichungsseiten. Technisch gesehen besteht ein SharePoint Portal aus einer Vielzahl einzelner Seiten. Die unterschiedlichen Ausprägungen von Seiten bieten für unterschiedliche Anforderungen jeweilige Lösungen an. Darin enthalten sind sogenannte Listen und Bibliotheken. In Listen lassen sich Informationen wie in einer Excel Tabelle erfassen. Dies können beispielsweise Kontakt-, Aufgaben-, Neuigkeiten-, Termin-, sowie Produktlisten sein. Die Bibliotheken funktionieren ähnlich wie Listen. Diese sind eine Art Behälter für Dokumente jeglicher Art. Aus Sicherheitssicht kann jede Seite ihre eigenen Berechtigungsgruppen aufweisen, so dass eine völlig in sich geschlossene Seite bereitgestellt werden kann. Mittels Webadresse kann die Seite erreicht werden, sofern die Benutzer die nötigen Berechtigungen haben. Die Grundeinstellung von SharePoint bietet drei Gruppen, 7

welche unterschiedliche Berechtigungsstufen vorweisen. So können Anwender Besitzer, Mitglied oder Besucher einer Seite sein. Berechtigungen können bis auf Dokumenten-Ebene gesetzt werden. 2.1.1.2 Communities Soziale Netzwerke und Enterprise 2.0 Unter dem Begriff Communities bezeichnet Microsoft die direkte Zusammenarbeit zwischen einzelnen Personen. Darin fallen Wiki-Seiten, Weblogs und die Verschlagwortung von Informationen (Tagging) wie auch die persönliche Seite (MySite) und den Bereich Benutzerprofil. Auf der MySite pflegt der Benutzer personalisierte Information wie den eigenen Kalender. Gleichzeitig kann der Benutzer seine persönlichen Dokumente und Bilder ablegen. Das Benutzerprofil erweitert die sogenannte MySite mit Benutzerdaten aus dem zentralen Verzeichnisdienst. Dies kann Telefon, E-Mail, Abteilung oder aus dem Organigramm der Vorgesetzter sein. Diese Informationen werden in den meisten Fällen direkt importiert. Ergänzend kann jeder Benutzer beispielsweise ein Profilfoto, Geburtstag oder seine Interessen und Fachwissen eintragen. Diese Informationen helfen den Kollegen später bei der Auffindung von Fachkräften. So kann gezielt nach Wissen, Fachthemen oder Interessen von Personen gesucht werden. Über den Newsfeed, welcher ein Bestandteil der MySite ist, erhält jeder Benutzer Informationen über die Aktivitäten in seinem Netzwerk. Der Newsfeed beinhaltet vorgenommene Änderungen bei Dokumenten, kommende Geburtstage oder Benachrichtigungen von anderen Kollegen. Über die Pinnwand stellen Mitarbeiter untereinander direkte Fragen zu spezifischen Themen. Diese kurzen Notizen und Einträge beschreibt Microsoft als Microblogging. Die sollen ergänzend zu den klassischen Web 2.0-Funktionen wie Wiki, Weblog, Tagging und Rating von Informationen, Firmen beim Aufbau eines aktiven und sozialen Netzwerks unterstützen. 2.1.1.3 Content Enterprise Content Management Im Segment Content beschreibt Microsoft alles um die Inhalte und Daten, die in SharePoint abgelegt sind. Hierbei stehen die Funktionen der Dokumenten- und Datensatzverwaltung sowie das Management von Web-Inhalten (WCMS) im Mittelpunkt. Hauptfunktionen des Dokumenten Management System ist die Versionierung, Check In/Out Mechanismen und die Verwendung von Metadaten. Nebst den Informationen wie z.b. Titel, Datum und von wem das Dokument geändert worden 8

ist, welche auch Metadaten sind, können Benutzer zusätzlichen Informationen an Dokumente anhängen. Ein Beispiel wäre die Dokumentenklassifizierung aufgrund der Datensicherheit oder Unternehmensstandorte. Ziel dieser zentral administrierten Metadaten ist es, den Benutzern eine weitere Möglichkeit anzubieten, später Inhalte darüber zu suchen und zu filtern. Eine weitere Funktion des Enterprise Content Management ist das Abbilden von Prozessen auf Dokumenten. So können Genehmigungen und Freigaben von Dritten angestossen werden. Denn ein wichtiger Bestandteil eines Content Management ist der Lebenszyklus von Dokumenten. Nebst dem Enterprise Content Management bietet SharePoint 2010 auch ein Web Content Management an. Dies nutzen Firmen um Internet- oder Intranet-Auftritte zu gestalten. Mit der Möglichkeit diese beiden Arten von Informationsmanagement auf demselben Portal zu unterhalten, profitieren Unternehmen nebst der Minimierung von Betriebskosten auch von der Integration beider Portale. 2.1.1.4 Search Informationen finden Informationen finden, ist in der heutigen Informationsflut ein wichtiger Aspekt eines Informations-Portals. Da auf SharePoint 2010 der grösste Teil der Daten unstrukturiert vorliegt nutzt SharePoint zusätzlich Metadaten und Dokumentbibliotheken, um Inhalte strukturiert abzulegen. Dies alleine ist aber kein Garant dafür, dass die Informationen von anderen Mitarbeitern gefunden werden. SharePoint bietet daher die Möglichkeit vollindexiert zu suchen und das Ergebnis zu verfeinern. Dies geschieht über Filter. Filter können beispielsweise folgende Metadaten sein: Dokumententyp, Ablage Ort (Seite), Autor oder selbstdefinierte Metadaten die den Dokumenten angehängt wurden. Weil auch Drittsysteme wie Dateiablagen und Datenbanken in den Index integriert werden können, kann die Suche einen grossen Einfluss auf die Unternehmung haben. 2.1.1.5 Insights Unternehmensdaten publizieren Microsoft charakterisiert den Bereich Insights mit den drei Worten: Daten, Zahlen und Fakten. Dabei fasst Microsoft alle Funktionen zusammen, die helfen sollen, Unternehmensdaten in Form von Grafiken, Kennzahlen und Trendanzeigen aufzubereiten und den Benutzern zur Verfügung zu stellen. SharePoint bietet an dieser Stelle Bausteine an, mit denen übersichtliche Cockpits und Management- Informationssysteme realisiert werden können. Bausteine sind namentlich Excel, Performance Point und Visio Services. Diese sind verantwortlich für die Darstellung 9

von Daten. Die Daten selber liegen in SQL Datenbanken, SharePoint Listen oder externen Dritt-Systemen. 2.1.1.6 Composites Bausteine für Anwendungen Unter dem Begriff Composites beschreibt Microsoft No-Code-Lösungen. Ziel ist es, dass Fachabteilungen ohne Programm-Quellcode Anwendungen respektive Lösungen bereitstellen können. Folgende Komponenten werden dabei aufgelistet: Access Services, welche ermöglichen, Access Datenbanken webbasiert auf SharePoint 2010 bereitzustellen. SharePoint Designer, mit dem Layout Anpassungen vorgenommen und Workflows ohne Programmierung sowie Verbindungen zu externen Datenquellen hergestellt werden können. Business Connectivity Services, mit denen externe Daten in SharePoint dargestellt werden. InfoPath Form Services, die erlauben, webbasierte Formulare zu publizieren, in denen darüber Eingaben in Listen erfolgen. Regeln wie auch Datenüberprüfung erfolgt direkt im InfoPath Formular. 2.2 Perspektiven auf Web 2.0 Mit der Einführung von SharePoint 2010 nutzen viele Unternehmen die Möglichkeit den Anwendern Web 2.0-Technologien anzubieten. Wie im Kapitel 2.1.1.2 Communities Soziale Netzwerke und Enterprise 2.0 beschrieben, sind diese Web 2.0-Technologien ein Bestandteil von SharePoint 2010. Für die Einführung von Web 2.0 hat der Autor drei Perspektiven betrachtet, die einen Einfluss auf die Einführung haben können. 2.2.1 Technologische Perspektive Dieser Abschnitt beschreibt, aus technologischer Sicht, state of the art - Anwendungen, die unter Web 2.0-Technologien fallen (Stocker & Tochtermann, Anwendungen und Technologien des Web 2.0: Ein Überblick, 2009, S. 45). 10

2.2.1.1 Weblogs Ein Weblog ist ein Medium zur Online-Darstellung von Text, Bild, Audio und Video. Dabei sind die Einträge in umgekehrter chronologischer Folge dargestellt. Der Autor ist der sogenannte Blogger. Ziel des Bloggers ist es, den Lesern seine Aspekte über ein Fachthema mitzuteilen. Spezifische Kenntnisse in der Webprogrammierung sind nicht notwendig, um Inhalte zu publizieren. Technisch sind einzelne Inhalte von Weblogs Mikroinhalte, die über Permalinks, einem Kombinationswort aus permanent und Link, von anderen Orten dauerhaft verlinkt werden können. Ein Permalink bezeichnet daher einen Uniform Ressource Locator (URL), welcher direkt auf einen spezifischen Weblog-Eintrag zeigt. Eine weitere Weblog-Funktion ist die Trackback. Mit dieser Funktion wird der Blogger darauf aufmerksam gemacht, wenn ein anderer Blogger auf Inhalte seines Weblogs Stellung nimmt. Durch diesen Benachrichtigungsdienst tauschen Weblogs automatisiert Informationen aus. Die ganze Verlinkung von Weblogs untereinander nennt man Blogosphäre, die ein riesiges virtuelles Netzwerk darstellt. Die beschriebene Verlinkung trägt dann zur Eigendynamik der Blogosphäre bei, mit der interessante Themen oder Weblogs- Beiträge ballartig und schnell verbreitet werden. 2.2.1.2 Wikis Steht beim Weblog die subjektive Sichtweise des Autors im Fokus, ist es beim Wiki die kollektive Autorenschaft, welche im Zentrum steht. Dabei verschwinden die einzelnen Meinungen in der kollektiven Masse, da eine Vielzahl an Autoren am gleichen Thema arbeiten, ergänzen und ändern. O Reilly (O'Reilly, 2005, S. 2) bezeichnet diesen Begriff als kollektive Intelligenz. Ein Wiki ist demnach eine Vielzahl an Webseiten die durch Benutzer nicht nur gelesen, sondern auch gleich online verändert werden. Die einzelnen Inhalte sind mittels Querverweisen miteinander verbunden. Der Name Wiki selber stammt von dem hawaiianischen Wort wikiwiki, was so viel heisst wie schnell. Im Gegensatz zu einem klassischen Content-Management-System (CRM) gibt es bei den Wikis kein rollenbasiertes Bearbeiten. Im Wiki ist jeder Inhalt durch jeden Benutzer veränderbar. Kommt es zu Fehlverhalten von Nutzern, kann durch die Versionierung jederzeit zu alten Inhalten zurückgewechselt werden. Eine weitere Funktion ist auch, dass jede Änderung in einem Wiki nachvollziehbar ist. Es ist ersichtlich wer die Änderung durchgeführt hat und was verändert wurde. Somit kann bei Vandalismus rasch auf eine vorhergehende Version zurückgegriffen werden. 11

2.2.1.3 Podcasts (Videocasts) Während Wikis und Weblogs in den meisten Fällen textbasierte Inhalte anbieten, fokussieren sich Podcasts auf gesprochene Inhalte und Videocasts auf bewegte Bilder. Die Konsumation der Inhalte erfolgt bei den Pod- oder Videocasts durch die Nutzer mittels einer speziellen Software (Feedreader). Die Nutzer abonnieren die gewünschten Podcasts per Feeds. Da von unterschiedlichen Softwareprogrammen Inhalte konsumiert werden, ist die Plattformunabhängigkeit bei Pod- und Videocasts ein wichtiger Faktor. Verglichen mit Weblogs ist bei Podcasts eine Stagnation ausfindig zu machen (Iskold, 2007, S. 1). Gründe dafür benennt der Autor, dass bei Podcasts Inhalte behandelt werden, welche die volle Aufmerksamkeit der Zuhörer beanspruchen, während zum Beispiel bei Weblogs Musik im Hintergrund laufen kann. Verglichen mit Wikis und Weblogs braucht es für Podcasts auch eine erhöhte Konzentration, da Nutzer nicht die Möglichkeit haben, Inhalte einfach zu überfliegen. So greifen Nutzer vielfach auf das Medium Video zurück und erhalten damit einen visuelle Unterstützung. 2.2.1.4 Folksonomies Die Bezeichnung Folksonomy ist ein zusammengesetztes Wort aus dem Englischen folk und taxonomy. Was bedeutet, dass die Nutzer einer Webseite das Klassifikationsschema selbst generieren. Seit den Anfängen von Web 2.0 werden Folksonomies zur Kategorisierung und Auffinden von Inhalten wie Fotos, Videos und Links genutzt. Folksonomies entstehen durch die Verschlagwortung (Tagging) von Inhalten. Meist organisiert die virtuelle Gemeinschaft die Klassifikation und Schlagwörter (Tags). Das Ziel des Taggings ist es, den Mitgliedern einer Gemeinschaft Inhalte in eine bestimmte Struktur zu bringen, um diese dann einfacher finden zu können. Verwendete Tags werden häufig in zweidimensionaler Form visualisiert. Je nach Häufigkeit werden sie in unterschiedlicher Schriftgrösse dargestellt. Das entstehende Objekt ähnelt einer Wolke aus einer Vielzahl von Schlagworten, was zum Namen Tag-Cloud führte. Ein Beispiel einer Tag-Cloud ist im folgenden Bild ersichtlich. 12

Abbildung 2: Beispiel einer Tag-Cloud (erstellt mit wordle.net) Folksonomies haben nebst der technologischen Perspektive auch eine starke soziale Komponente. Die Idee ist, dass jeder Benutzer seinen Teil zur Verschlagwortung von Inhalten beiträgt. Wodurch der Aufwand auf viele Köpfe verteilt wird. Das Prinzip ist, dass Inhalte, die von den Nutzern selbst klassifiziert wurden, dadurch auch schneller gefunden werden. Nebst den Nutzern können Maschinen diese Semantik nutzen, um Suchergebnisse zu beeinflussen, indem sie die Häufigkeit eines Tags, bezogen auf den Inhalt bei den Suchresultaten, berücksichtigen. 2.2.2 Soziale Perspektive Eine andere Perspektive ist neben der Technik auch das Soziale. Genau die ist es dann, welche das Web 2.0 für die Endbenutzer interessant macht. Die folgenden drei Kapitel beschreiben, unter Berücksichtigung der Literatur die Begriffe Gemeinschaft, virtuelle Gemeinschaft und soziale Netzwerke. Inhalte dieses Abschnitts wurden durch Stocker und Tochtermann im Beitrag Virtuelle Communities und Soziale Netzwerke (Stocker & Tochtermann, Web 2.0 in der Unternehmenspraxis, 2008, S. 60) publiziert. 2.2.2.1 Das Streben nach einer Gemeinschaft Der Mensch hat seit jeher das Verlangen nach Gemeinschaft, Zugehörigkeit und sozialer Interaktion mit Mitmenschen. Durch die neuen Informationstechnologien hat 13

sich dies in den Grundzügen nicht verändert. Einzig die Art und Weise wie eine Gemeinschaft zusammengefügt ist. So bauen wir heute nebst dem realen Leben zusätzlich eine virtuelle Gesellschaft auf. Dies geschah durch die Möglichkeit, Computer miteinander zu vernetzen. Eine grosse Auswirkung hat dieser Wandel auf den Beziehungsaufbau, Kommunikation und die Zusammenarbeit untereinander. Das Finden nach Gleichgesinnten, mit Ihnen zu kommunizieren und soziale Bindungen aufzubauen ist durch die heutigen Technologien um ein Vielfaches einfacher geworden. 2.2.2.2 Definition Gemeinschaft In den Sozialwissenschaften findet sich keine einheitliche Definition der Gemeinschaft. So wurden in früheren Konzepten die verwandtschaftliche Beziehung und die geografische Nähe als Gemeinschaft gekennzeichnet. Einer der ersten welcher Gemeinschaft beschrieben hat, war der Soziologe Ferdinand Tönnies im Jahre 1887. Später, mit dem Einzug der Informationstechnologie und industriellen Wandel, ersetzte das gemeinsame Interesse die verwandtschaftliche Beziehung als Kontext für die Bildung einer Gesellschaft (Hamman, 2000, S. 225). Die heutigen Definitionen gehen einen Schritt weiter und berücksichtigen die sozialen Prozesse, welche mit den Informations- und Kommunikationstechnologien Einfluss erhalten haben. So sehen Mynatt u.a. (Mynatt, Adler, Ito, & O'Day, 1997, S. 210-217) den Begriff Community über mehrere Dimensionen und beschränken sich nicht mehr nur auf die geografischen Aspekte. Demnach ist eine Community a social grouping that includes, in varying degrees: shared spatial relations, social conventions, a sense of memberships and boundaries, and an ongoing rhythm of social interaction. Zusammengefasst verliert die geografische Nähe immer mehr an Bedeutung und virtuelle Gemeinschaften beginnen zu wachsen. 2.2.2.3 Virtuelle Gemeinschaften Eine virtuelle Gemeinschaft entsteht, wenn sich Menschen auf dem computerbasierten Weg regelmässig austauschen, dabei eine persönliche Beziehung aufbauen und ein Gemeinschaftsgefühl entwickeln. Döring (Döring, 2001, S. 1) bezeichnet zum Beispiel eine virtuelle Gemeinschaft als einen Zusammenschluss von Menschen mit gemeinsamen Interessen, die untereinander mit gewisser Regelmässigkeit und Verbindlichkeit auf computervermitteltem Weg Informationen austauschen und Kontakte knüpfen. Um in einer Unternehmung den 14

Informationsaustausch und Beziehungsaufbau zu fördern, setzen Unternehmen auf soziale Netzwerke innerhalb der Firma. 2.2.2.4 Soziale Netzwerke Das soziale Netzwerk ist eine losere Form einer virtuellen Gemeinschaft. Sind in einer virtuellen Gemeinschaft meist stärkere Bindungen zwischen den Mitgliedern vorhanden, sind soziale Netzwerke überwiegend durch schwächere Verbindungen geprägt. Im Zentrum eines sozialen Netzwerkes steht hauptsächlich der Aufbau und die Pflege von Beziehungen, während in virtuellen Gemeinschaften dies schon besteht. Amy Jo Kim (Kim, 2000) definiert den Unterschied zwischen Gemeinschaften und Netzwerke folgendermassen: A network is composed of loose ties, often the focus is on a topic or particular type of content or behavior. A community may have the same focus but the ties are stronger. No one misses you in a network; they might if you re a popular and vocal member of a community. 2.2.3 Betriebswirtschaftliche Perspektive Der betriebswirtschaftliche Aspekt der Web 2.0-Thematik und SharePoint-Projekten bezieht sich vordergründig auf das Erreichen von Zielen, den Nutzen und schlussendlich die Messung des Return on Investment (ROI). In dieser Arbeit wird der betriebswirtschaftliche Aspekt in Bezug zu den Erfolgsfaktoren ausgeschlossen, da ein Return on Investment in SharePoint-Projekten kaum beweisbar ist (Ganser & Müller, 2009, S. 77). Die beiden Autoren sind der Meinung, dass die Einführung eines CIM-Systems das Unternehmen effizienter macht und Geld eingespart werden kann, den Beweis darzulegen aber ein schwieriges Unterfangen ist. Das Problem liegt bei der Messung von unstrukturierten Daten auf SharePoint mit denen hauptsächlich gearbeitet wird. Eine weitere Schwierigkeit sehen die Autoren darin, den Mensch als Konstante einzubinden und unstrukturierte Daten durch ein strukturiertes System zu erfassen. 2.3 Erfolgsfaktoren 2.3.1 Akzeptanz als Erfolgsfaktor Das Technologie-Akzeptanz-Modell von Davis (Davis, 1989, S. 319-339) zeigt auf, unter welchen Bedingungen die Nutzer eine neue Technologie, in unserem Fall SharePoint 2010, akzeptieren und später im Alltag einsetzen. Dieses Modell wird 15

häufig angetroffen, wenn es darum geht, nach einer Einführung die Akzeptanz zu messen. Davis beschreibt in seinem Modell zwei wichtige Faktoren, die den Benutzer in seiner täglichen Arbeit mit einer neuen Technologie beeinflussen. Das ist der wahrgenommene Nutzen und die wahrgenommene Benutzbarkeit des Systems. Gemäss Davis prägen beide Faktoren die Innovationsbereitschaft des Nutzers im Hinblick auf die Nutzung eines Informationssystems. Die Akzeptanz wird somit durch die Absicht des Nutzers bestimmt. Folgende Abbildung zeigt das Technologie-Akzeptanz-Modell von Davis. Abbildung 3: Technologie-Akzeptanz-Modell Das Modell von Davis wird aufgrund seiner Einfachheit auch vielfach kritisiert. Dabei berufen sich die Kritiker darauf, dass dieses Modell zu wenig weitere Einflussgrössen berücksichtigt. In der Literatur sind daher noch weitere Modelle zu finden wie beispielsweise das Akzeptanzmodell von Degenhart (Degenhardt, 1986). Wegen der Aufgabenorientierung ist dieses Modell in dieser Arbeit nicht anwendbar, da zu Beginn einer Einführung der Einsatz von Web 2.0-Themen nicht genau spezifiziert werden kann. Ähnlich ist auch das Task-Technology-Fit-Model (Goodhue & Thompson, 1995). Ein anderes Modell ist das Akzeptanzmodell von Kollmann (Kollmann, 1998). Beim Modell von Kollmann geht es darum, dass der potentielle Anwender einen mehrstufigen Prozess durchläuft. In der ersten Phase wird das Bewusstsein, Interesse und Erwartung bestimmt. In der nächsten Phase, der Handlungsphase, kommt es zum Versuch und zur Erfahrung. Als Einsatzgebiet wird die konkrete problembezogene Anwendersituation spezifiziert. Wären die problembezogenen Situationen im Vorherein bekannt, könnte dieses Modell angewendet werden. Da dies bei den untersuchten Unternehmungen nicht der Fall ist, kann dieses Modell in dieser Arbeit nicht angewendet werden. In dieser Arbeit wird lediglich das Modell von Davis herangezogen, um Akzeptanz- Kriterien für den Erfolg von SharePoint-Projekten aufzeigen zu können. Für die 16

Erhebung wird der wahrgenommene Nutzen und die wahrgenommene Benutzbarkeit hinsichtlich Web 2.0-Themen wie Weblogs und Wikis genutzt. Ziel ist es herauszufinden, wie die Benutzer mit den Web 2.0-Themen in der Unternehmung umgehen und ob bei der Verwendung ein Nutzen ausgewiesen werden kann. 2.3.2 Erfolg bei Informationssystemen messen Die beiden Autoren DeLone und McLean haben ein umfassendes Modell zur Messung von erfolgsrelevanten Faktoren bei Informationssystemen aufgestellt (DeLone & McLean, Information systems success: The quest for the dependent variable, 1992, S. 9-30). Das Modell beinhaltet sechs Bestandteile: Systemqualität, Informationsqualität, Systemnutzung, Nutzerzufriedenheit, Auswirkung auf das Individuum und Auswirkung auf die Organisation. In diesem Modell wird der Erfolg als ein Prozess interpretiert. Abbildung 4: Erfolg von Informationssystemen I von DeLone & McLean, 1992 Später ist das Modell um die Dimension Servicequalität (DeLone & McLean, The DeLone and McLean Model of Information Systems Success: A Ten-Year Update, 2003) ergänzt worden. Darin sind die beiden Dimensionen Auswirkung auf das Individuum und Auswirkung auf die Organisation zum Netto-Nutzen zusammengefasst worden. 17

Abbildung 5: Erfolg von Informationssystemen II von DeLone & McLean, 2003 In Bezug auf das Modell in Abbildung 5: Erfolg von Informationssystemen II, sind die Dimensions-Eigenschaften in folgender Tabelle detailliert beschrieben. Dimension Eigenschaften System Quality Anpassungsfähigkeit, Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit, Reaktionszeit, Benutzbarkeit Information Quality Vollständigkeit, einfaches Verständnis, Personalisierung, Relevanz, Sicherheit Service Quality Vertrauen, Bereitschaft, Ansprechbarkeit Use Art der Nutzung, Navigation, Anzahl der Besuche, Anzahl der Transaktionen User Satisfaction Wiederholte Besuche, Benutzerumfragen Net Benefits Kostenersparnis, Erweiterung der Märkte, Reduzierung der Kosten bei der Suche, Zeitersparnis, Zusätzlicher Umsatz Tabelle 1: Dimensionen für den Erfolg von Informationensystemen Diese Arbeit orientiert sich an den einzelnen Bestandteilen (Dimensionen) des Information System Success Modell für die Definition von Erfolgskriterien, welche im Kapitel Definition und Klassifikation von Erfolgsfaktoren spezifiziert sind. 18