Pflichtenhefter Jungwacht Blauring Kanton Luzern Struktur, Auftrag, Aufgaben, Bezugsgruppen, Kompetenzen, Organisation Dateiname: Alle_Pflichtenhefter_Jubla-Kt-LU_v1.docx Version: 1 Ersetzt Version: 0.5 Autorin / Autor: AG Struktur Freigegeben am: 19.03.2012 Freigegeben durch: AG Struktur Status: Verteiler: Öffentlich Jungwacht Blauring Kanton Luzern Inhalt 1 Organigramm... 2 2 Kernvorstand (KVS)... 3 3 Gesamtvorstand (GVS)... 5 4 Fachgruppe Animation (FG Ani)... 7 5 Fachgruppe Ausbildung (FG A)... 9 6 Fachgruppe Coaching (FG C)... 11 7 Fachgruppe Horizont (FG H)... 13 8 Fachgruppe Plus (FG Plus)... 15 9 Fachgruppe PR (FG PR)... 17 10 Regio-Teams (RT)... 19 11 Fachstelle Animation (FS A)... 21 12 Fachstelle Sekretariat (FS S)... 24 Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 1 von 26
Pflichtenhefter 1 Organigramm Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 2 von 26
2 Kernvorstand (KVS) Auftrag Aufgaben Bezugsgruppen Der Kernvorstand hat die strategische Leitung von Jungwacht Blauring Kanton Luzern. Er macht die Vernetzung zu Jubla Schweiz und anderen Kantonen sowie zu externen Stellen/Organisationen. Führung Kantonsgeschäfte - Der Kernvorstand verteilt und überwacht die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Aufgaben - Definition der Jahresziele und der strategischen Ausrichtung - Ausführen der Beschlüsse der BB - Verantwortung für den Jahresbericht - Leitung Sitzung des Gesamtvorstand Kantonskonferenz - Einladung, Koordination und Durchführung der KK und inhaltliche Verantwortung - Ausführung von Beschlüssen der KK Finanzen - Führung der Finanzen (Budget, Rechnung) - Gesuche stellen an Institutionen Arbeitgeber - Mitarbeiter der Fachstellen Sekretariat und Animation anstellen - Begleitung und Führung der Mitarbeiter Vernetzung - Vernetzung mit den anderen Gremien des Kantons, mit der Bundes- und Verbandsleitung, externen Stellen/Organisationen Allgemeine administrative Aufgaben - Mutationen in der Datenbank - Webseite des Gremiums regelmässig aktualisieren - News-Modul der Webseite aktuell halten - Archiv führen - Jahresbericht erstellen - Regelmässige Beiträge im xpresso schreiben Gesamtvorstand (GVS) - Der gesamte Kernvorstand nimmt an GVS-Sitzungen teil - Der Kernvorstand informiert über Arbeiten/Projekte - Vernetzung mit Fachgruppen und Kernvorstand Kantonskonferenz (KK) AST - Vertretung an Kantonskonferenz - Einbringen von Infos/Inhalten des Kernvorstand - Der Kernvorstand setzt Beschlüsse der KK um. - Dienstleistungsangebot kann genutzt werden - Aufträge an die AST vergeben - Stellenbegleitung Finanzkommission (Fiko) - Vorlegen der Rechnung und des Budgets - Halbjährliche Rechenschaft über aktuelle Geschäfte abliefern Rechnungsprüfungskommission - Überprüfung der Rechnung Bundesleitung - Kontaktpflege zur Kontaktperson der Bundesleitung (Bulei) Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 3 von 26
Bundesversammlung (BV) oase - Teilnahme der Delegierten organisieren - Geschäftlicher Teil im GSV vorbereiten - Wahrnehmen der Mitgliederpflichten - Kontakt zum oase-vorstand pflegen Pfadi Kanton Luzern - Kontakt/Austausch mit Kantonsleitung Pfadi Luzern Kompetenzen Sachliche Kompetenzen - Finanzielle Entscheide im Rahmen des vorgegebenen Budgets - Entscheide im Rahmen der Aufgaben - Antragsrecht z.h. des Gesamtvorstandes - Antragsrecht z.h. der Kantonskonferenz Personelle Kompetenzen - Vergabe von Aufträgen an den Gesamtvorstand, andere Fach- und Arbeitsgruppen, sowie Arbeitsstelle Organisation - Der Kernvorstand bildet sich aus folgenden Ämtern: o Präsidium o Ev.t Vizepräsidium o Kasse/Finanzen o Aktuar o Stellenbegleitung o Kantonspräses (ohne Stimmrecht) o Evtl. Beisitzer - Alle Mitglieder müssen an der Kantonskonferenz gewählt werden - Ansonsten konstituiert sich der Kernvorstand selbständig. Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 4 von 26
3 Gesamtvorstand (GVS) Auftrag Aufgaben Bezugsgruppen Der Gesamtvorstand übernimmt die Koordination aller operativen kantonalen Tätigkeiten und gewährleistet die Vernetzung zwischen den kantonalen Gremien. Koordination - Jahresplanung erstellen - Erteilung von Aufgaben an die verschiedenen Fachgruppen/Kernvorstand Projekte - Umsetzung von Projekten bestimmen - Querschnittthemen in Projekten bearbeiten - GVS stellt ein Fachpool für Projekte dar Vernetzung - Gewährleistet den Infofluss zwischen Kernvorstand und Fachgruppen - Gewährleistet den Infofluss zwischen den einzelnen Fachgruppen Allgemeine administrative Aufgaben - Mutationen in der Datenbank - Webseite des Gremiums regelmässig aktualisieren - News-Modul der Webseite aktuell halten - Archiv führen - Jahresbericht erstellen - Regelmässige Beiträge im xpresso schreiben Kernvorstand - Vernetzung mit Fachgruppen und Kernvorstand - Leitet den Gesamtvorstand Kantonskonferenz (KK) - Vertretung an Kantonskonferenz - Einbringen von Infos/Inhalten des Gesamtvorstandes FG Animation - Die FG Leitung informiert über Arbeite/Projekte der FG - Vernetzung mit anderen Fachgruppen und Kernvorstand FG Ausbildung - Die FG Leitung informiert über Arbeite/Projekte der FG - Vernetzung mit anderen Fachgruppen und Kernvorstand FG Coaching - Die FG Leitung informiert über Arbeite/Projekte der FG - Vernetzung mit anderen Fachgruppen und Kernvorstand FG Horizont - Die FG Leitung informiert über Arbeite/Projekte der FG - Vernetzung mit anderen Fachgruppen und Kernvorstand FG Plus - Die FG Leitung informiert über Arbeite/Projekte der FG - Vernetzung mit anderen Fachgruppen und Kernvorstand FG PR - Die FG Leitung informiert über Arbeite/Projekte der FG - Vernetzung mit anderen Fachgruppen und Kernvorstand AST - Dienstleistungsangebot kann genutzt werden - Aufträge an die AST vergeben Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 5 von 26
Kompetenzen Sachliche Kompetenzen - Finanzielle Entscheide im Rahmen des vorgegebenen Budgets - Vergabe von Sonder-Budgets - Entscheide im Rahmen der Aufgaben - Antragsrecht z.h. des Gesamtvorstandes - Antragsrecht z.h. der Kantonskonferenz - Einberufung Sonder-Kantonskonferenz Personelle Kompetenzen - Vergabe von Aufträgen an andere Fach- und Arbeitsgruppen, sowie Arbeitsstelle - Gründung und Auflösen von Arbeitsgruppen Organisation - Der Gesamtvorstand setzt sich aus dem Kernvorstand und den FG Leitungen zusammen. - Ansonsten konstituiert sich die FG selbständig. Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 6 von 26
4 Fachgruppe Animation (FG Ani) Auftrag Aufgaben Bezugsgruppen Die Fachgruppe Animation plant und koordiniert kantonale und regionale Anlässe. Sie arbeitet dabei vor allem mit den Regio-Teams zusammen. Weiter ist sie für die Umsetzung des nationalen Jahresthemas zuständig, welches jeweils ein Jahr Planungsphase und ein Jahr Durchführung vorsieht. Kantonale Anlässe - Kantonale Anlässe werden geplant und durchgeführt - Diese können für Leiterinnen und Leiter oder auch für Kinder sein - Der Spass und das Jahresthema stehen im Vordergrund Regionale Anlässe - Die FG Animation werden die verschiedenen Regionalen Anlässe koordiniert. - Konzepte für mögliche regionale Anlässe in den Regionen werden ausgearbeitet und die Regio-Teams bei der Durchführung unterstützt. Umsetzung Jahresthema - Das nationale Jahresthema wird gemäss FG Animation National im Kanton Luzern umgesetzt. - Wenn möglich, werden eigene Ideen und Anlässe durchgeführt Allgemeine administrative Aufgaben - Mutationen in der Datenbank - Webseite des Gremiums regelmässig aktualisieren - News-Modul der Webseite aktuell halten - Archiv führen - Jahresbericht erstellen - Regelmässige Beiträge im xpresso schreiben Gesamtvorstand (GVS) - FG Leitung nimmt an GVS-Sitzungen teil - Die FG Leitung informiert über Arbeite/Projekte der FG - Projekte der FG mit gewisser Tragweite müssen vom GVS gutgeheissen werden. - Vernetzung mit anderen Fachgruppen und Kernvorstand Kantonskonferenz (KK) - Vertretung an Kantonskonferenz - Einbringen von Infos/Inhalten der FG FG Ausbildung FG Coaching FG Horizont FG Plus FG PR - Zusammenarbeit bei Gestaltung von Unterlagen kantonaler und regionaler Anlässe - Zusammenarbeit für Berichterstattung kantonaler und regionaler Anlässe Regio-Teams - Zusammenarbeit für kantonale und regionale Anlässe/Projekte (Planung, Koordination und Durchführung), im Rahmen der eigenen Aufgaben Scharen Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 7 von 26
- Unterstützung & Begleitung im Rahmen der eigenen Aufgaben - Einbringen Jahresthema in den Scharalltag Leiterkurse - Einbringen von Infos/Inhalten der FG - Gestaltung und Überprüfen der FG betreffenden Inhalte AST - Dienstleistungsangebot kann genutzt werden Bulei - Dienstleistungsangebot nutzen FG Animation National - Teilnahme an Sitzungen der FG Animation National - Anliegen von Jungwacht Blauring Kanton Luzern vertreten - Vernetzung/Austausch mit FGs der anderen Kantone - Einflussnahme auf die Gestaltung des Jahresthemas Kompetenzen Sachliche Kompetenzen - Finanzielle Entscheide im Rahmen des vorgegebenen Budgets - Entscheide im Rahmen der Aufgaben - Antragsrecht z.h. des Gesamtvorstandes - Antragsrecht z.h. der Kantonskonferenz Personelle Kompetenzen - Vergabe von Aufträgen an andere Fach- und Arbeitsgruppen Organisation - Die FG Animation setzt sich grundsätzlich aus den Vertretungen der Regioteams zusammen. - Zusätzlich können auch Personen in der FG Animation mitarbeiten, die nicht einem Regioteam angehören. - Die FG Leitung muss an der Kantonskonferenz gewählt werden. Sie ist Mitglied des Gesamtvorstandes. Die FG Leitung muss nicht Mitglied eines Regioteams sein. - Ansonsten konstituiert sich die FG selbständig. Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 8 von 26
5 Fachgruppe Ausbildung (FG A) Auftrag Aufgaben Bezugsgruppen Die FGA ist für Ausbildungsrelevante Aufgaben zuständig. Zu diesen Aufgaben zählt der Einstufungstest (ET) und die Koordination der Kurskaderausbildung (VAUK und Experten). Daneben ist die FGA verantwortlich für die Koordination und das Sicherstellen des Kursangebotes des Kantons Luzern. Kurswesen - Die FGA koordiniert das Kursangebot (GK, GLK, SLK, MF) - Die FGA legt die Kriterien für die Kursqualifikation fest. Technik/Mindestkenntnisse - Organisation & Durchführung der Einstufungstests - Prüfung der Mindestkenntnisse der sportfachtechnischen Fertigkeiten der angehenden Gruppenleiterkursbesuchern. Kaderplanung - Der Nachwuchs für VAUKs und Experten gewährleistet. Allgemeine administrative Aufgaben - Mutationen in der Datenbank - Webseite des Gremiums regelmässig aktualisieren - News-Modul der Webseite aktuell halten - Archiv führen - Jahresbericht erstellen - Regelmässige Beiträge im xpresso schreiben Gesamtvorstand (GVS) - FG Leitung nimmt an GVS-Sitzungen teil - Die FG Leitung informiert über Arbeite/Projekte der FG - Projekte der FG mit gewisser Tragweite müssen vom GVS gutgeheissen werden. - Vernetzung mit anderen Fachgruppen und Kernvorstand Kantonskonferenz (KK) - Vertretung an Kantonskonferenz - Einbringen von Infos/Inhalten der FG FG Animation FG Coaching - Koordination Einstufungstest - Organisation Coach FK und Coach Kurse FG Horizont FG Plus FG PR Regio-Teams - Zusammenarbeit für kantonale und regionale Anlässe/Projekte (Planung, Koordination und Durchführung), im Rahmen der eigenen Aufgaben Scharen - Unterstützung & Begleitung im Rahmen der eigenen Aufgaben - J+S Ausbildung via Leiterkurse Leiterkurse Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 9 von 26
- Einbringen von Infos/Inhalten der FG - Gestaltung und Überprüfen der FG betreffenden Inhalte AST - Dienstleistungsangebot kann genutzt werden Bulei - Dienstleistungsangebot nutzen FG Ausbildung National - Teilnahme an Sitzungen der FG Ausbildung National - Anliegen von Jungwacht Blauring Kanton Luzern vertreten - Vernetzung/Austausch mit FGs der anderen Kantone Vauk / Experten / Kurskader - Nachwuchsplanung - Informieren über FK und MF - Durchführung eigener Kurse und FK Kompetenzen Sachliche Kompetenzen - Finanzielle Entscheide im Rahmen des vorgegebenen Budgets - Entscheide im Rahmen der Aufgaben - Antragsrecht z.h. des Gesamtvorstandes - Antragsrecht z.h. der Kantonskonferenz Personelle Kompetenzen - Vergabe von Aufträgen an andere Fach- und Arbeitsgruppen - Kursempfehlungen für Kader aussprechen Organisation - Der FG konstituiert sich selber. - Die FG Leitung muss an der Kantonskonferenz gewählt werden Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 10 von 26
6 Fachgruppe Coaching (FG C) Auftrag Aufgaben Bezugsgruppen Die FG Coaching ist für die Betreuung der Scharen im Kanton Luzern zuständig. Sie ist verantwortlich, dass jede Schar im Kanton über einen Coach verfügt und dass die Coachs über eine gültige Anerkennung verfügen. Coachwesen - Verantwortlich für die Zuteilung der Coachs - Aus- & Weiterbildung der Coachs (Organisation der Coachkursen und Coach FK) - Information der Coachs & Scharen über J&S Administration, SportDb Scharbetreueung - Sicherstellen des Informationsflusses - Themen/Probleme in den Scharen bearbeiten Weiterbildung Scharen - Aus- & Weiterbildungsanlässe planen und vorbereiten, welche durch die Regio-Teams ausgeführt werden. Allgemeine administrative Aufgaben - Mutationen in der Datenbank - Webseite des Gremiums regelmässig aktualisieren - News-Modul der Webseite aktuell halten - Archiv führen - Jahresbericht erstellen - Regelmässige Beiträge im xpresso schreiben Gesamtvorstand (GVS) - FG Leitung nimmt an GVS-Sitzungen teil - Die FG Leitung informiert über Arbeiten/Projekte der FG - Projekte der FG mit gewisser Tragweite müssen vom GVS gutgeheissen werden. - Vernetzung mit anderen Fachgruppen und Kernvorstand Kantonskonferenz (KK) - Vertretung an Kantonskonferenz - Einbringen von Infos/Inhalten der FG FG Animation FG Ausbildung - Organisation von Coach MF und Coach Kursen FG Horizont FG Plus FG PR Regio-Teams - Zusammenarbeit für kantonale und regionale Anlässe/Projekte (Planung, Koordination und Durchführung) im Rahmen der eigenen Aufgaben Scharen - Unterstützung & Begleitung im Rahmen der eigenen Aufgaben - Aus- & Weiterbildung via Regio-Teams - Anlaufstelle bei Lagerfragen Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 11 von 26
Leiterkurse - Einbringen von Infos/Inhalten der FG - Gestaltung und Überprüfen der FG betreffenden Inhalte AST - Dienstleistungsangebot kann genutzt werden Bulei - Dienstleistungsangebot nutzen FG Ausbildung National - Teilnahme an Sitzungen der FG Ausbildung National - Anliegen von Jungwacht Blauring Kanton Luzern vertreten - Vernetzung/Austausch mit FGs der anderen Kantone Coaches - Information über Erneuerungen im Bereich J&S - Lageradministration Kantonales BKD - Schnittstelle SportDB - Koordination Coaching - Koordination J&S Kompetenzen Sachliche Kompetenzen - Finanzielle Entscheide im Rahmen des vorgegebenen Budgets - Entscheide im Rahmen der Aufgaben - Antrag z.h. des Gesamtvorstandes - Antragsrecht z.h. der Kantonskonferenz Personelle Kompetenzen - Vergabe von Aufträgen an andere Fach- und Arbeitsgruppen - Coach Empfehlung aussprechen Organisation - Die FG Animation setzt sich grundsätzlich aus den Vertretungen der Regio-Teams zusammen - Zusätzlich können auch Personen in der FG Animation mitarbeiten, die nicht einem Regioteam angehören - Die FG Leitung muss an der Kantonskonferenz gewählt werden. Sie ist Mitglied des Gesamtvorstandes. Die FG Leitung muss nicht Mitglied eines Regioteams sein - Ansonsten konstituiert sich die FG selbständig Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 12 von 26
7 Fachgruppe Horizont (FG H) Auftrag Aufgaben Bezugsgruppen Die Fachgruppe Horizont sensibilisiert Leitende auf das Thema Grenzverletzung/ sexuelle Ausbeutung und thematisiert alltägliche (Grenz-) Situationen und macht diese zum Thema. Sensibilisierung - Auf das Thema Grenzverletzung/ sexuelle Ausbeutung bei Jungwacht Blauring Kanton Luzern aufmerksam machen Kurse - Durchführung von Kursblöcken in Ausbildungskursen, um Leitende auf das Thema zu sensibilisieren Projekte - Durchführung grösserer Projekte/ Blöcke für Leitungspersonen und Präsides Allgemeine administrative Aufgaben - Mutationen in der Datenbank - Webseite des Gremiums regelmässig aktualisieren - News-Modul der Webseite aktuell halten - Archiv führen - Jahresbericht erstellen - Regelmässige Beiträge im xpresso schreiben Gesamtvorstand (GVS) - FG Leitung nimmt an GVS-Sitzungen teil - Die FG Leitung informiert über Arbeite/Projekte der FG - Projekte der FG mit gewisser Tragweite müssen vom GVS gutgeheissen werden. - Vernetzung mit anderen Fachgruppen und Kernvorstand Kantonskonferenz (KK) - Vertretung an Kantonskonferenz - Einbringen von Infos/Inhalten der FG FG Animation FG Ausbildung FG Coaching FG Plus - Austausch bei überschneidenden Themenbereichen FG PR Regio-Teams - Zusammenarbeit für kantonale und regionale Anlässe/Projekte (Planung, Koordination und Durchführung) im Rahmen der eigenen Aufgaben Scharen - Unterstützung und Begleitung im Rahmen der eigenen Aufgaben - Interventionen Leiterkurse - Einbringen von Infos/Inhalten der FG - Gestaltung und Überprüfen der FG betreffenden Inhalte Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 13 von 26
AST - Dienstleistungsangebot kann genutzt werden Bulei - Dienstleistungsangebot nutzen FG Grenzen National - Teilnahme an Sitzungen der FG Grenzen National - Anliegen von Jungwacht Blauring Kanton Luzern vertreten - Vernetzung/Austausch mit FG s der andren Kantone Mira - Besuch der Aus- & Weiterbildungsangebot der Mira Kompetenzen Sachliche Kompetenzen - Finanzielle Entscheide im Rahmen des vorgegebenen Budgets - Entscheide im Rahmen der Aufgaben - Antrag z.h. des Gesamtvorstandes - Antragsrecht z.h. der Kantonskonferenz Personelle Kompetenzen - Vergabe von Aufträgen an andere Fach- und Arbeitsgruppen Organisation - Der FG konstituiert sich selber. - Die FG Leitung muss an der Kantonskonferenz gewählt werden Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 14 von 26
8 Fachgruppe Plus (FG Plus) Auftrag Aufgaben Bezugsgruppen Die Fachgruppe Plus sensibilisiert im Verband bezüglich Öffnung, Integration und Barrieren. Sie unterstützt Scharen und Gremien innerhalb des Kantonalverbandes im Öffnungsprozess. Sensibilisierung - Auf die Themen Öffnung, Integration, Barrieren bei Jungwacht Blauring Kanton Luzern aufmerksam machen Kurse - Durchführung von Kursblöcken in Ausbildungskursen, um Leitende auf das Thema zu sensibilisieren. Projekte - Durchführung grössere Projekte/ Blöcke für Leitungspersonen und Präsides - Durchführen von Öffnungsprozessen in Scharen Allgemeine administrative Aufgaben - Mutationen in der Datenbank - Webseite des Gremiums regelmässig aktualisieren - News-Modul der Webseite aktuell halten - Archiv führen - Jahresbericht erstellen - Regelmässige Beiträge im xpresso schreiben Gesamtvorstand (GVS) - FG Leitung nimmt an GVS-Sitzungen teil - Die FG Leitung informiert über Arbeite/Projekte der FG - Projekte der FG mit gewisser Tragweite müssen vom GVS gutgeheissen werden. - Vernetzung mit anderen Fachgruppen und Kernvorstand Kantonskonferenz (KK) - Vertretung an Kantonskonferenz - Einbringen von Infos/Inhalten der FG FG Animation FG Ausbildung FG Coaching FG Horizont - Austausch bei überschneidenden Themenbereichen FG PR Regio-Teams - Zusammenarbeit für kantonale und regionale Anlässe/Projekte (Planung, Koordination und Durchführung) im Rahmen der eigenen Aufgaben Scharen - Unterstützung und Begleitung im Rahmen der eigenen Aufgaben - Interventionen Leiterkurse - Einbringen von Infos/Inhalten der FG - Gestaltung und Überprüfen der FG betreffenden Inhalte Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 15 von 26
AST - Dienstleistungsangebot kann genutzt werden Bulei - Dienstleistungsangebot nutzen FG Öffnung National - Teilnahme an Sitzungen der FG Öffnung National - Anliegen von Jungwacht Blauring Kanton Luzern vertreten - Vernetzung/Austausch mit FGs der anderen Kantone Caritas - Besuch des Aus- & Weiterbildungsangebots der Caritas Kompetenzen Sachliche Kompetenzen - Finanzielle Entscheide im Rahmen des vorgegebenen Budgets - Entscheide im Rahmen der Aufgaben - Antragrecht z.h. des Gesamtvorstandes - Antragsrecht z.h. der Kantonskonferenz Personelle Kompetenzen - Vergabe von Aufträgen an andere Fach- und Arbeitsgruppen Organisation - Der FG konstituiert sich selber - Die FG Leitung muss an der Kantonskonferenz gewählt werden Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 16 von 26
9 Fachgruppe PR (FG PR) Auftrag Aufgaben Bezugsgruppen Die FG PR ist für die Öffentlichkeitsarbeit und die Image-Pflege im und ausserhalb des Verbands zuständig. Ausserdem kümmert sie sich um die Medienarbeit und sorgt für regelmässige Medienpräsenz. Medienarbeit - Hauptverantwortung Medienarbeit Jubla Luzern - Regelmässig Verfassen und versenden von Medienberichten - Kontakte zu Medien wie Zeitung, Radio, TV und anderen Medien pflegen - Medienspiegel auf Webseite führen Corporate Identity / Corporate Design - Hauptverantwortung Umsetzung/Einhaltung CI - Design und Layout Vorlagen/Unterlagen - Planung und Herstellung einheitlicher Vereins-Kleidung Werbematerial / Goodies - Werbematerial für Jubla Luzern erarbeiten und herstellen xpresso - Inhaltliche und organisatorische Gesamtverantwortung - Zusammenarbeit mit der FS Sekretariat - Führen eines Reporter-Pools Internetauftritt - Homepage mit Berichten und Fotos von Anlässen der Kalei aktualisieren - Alle Dokumente auf der Homepage einheitlich layouten - andere Gremien darauf hinweisen, ihren Teil aktuell zu halten Grafiker-Pool - Betreuung der Personen im Grafiker-Pool - Anfragen an Grafiker-Pool machen Allgemeine administrative Aufgaben - Mutationen in der Datenbank - Webseite des Gremiums regelmässig aktualisieren - News-Modul der Webseite aktuell halten - Archiv führen - Jahresbericht erstellen - Regelmässige Beiträge im xpresso schreiben Gesamtvorstand (GVS) - FG Leitung nimmt an GVS-Sitzungen teil - Die FG Leitung informiert über Arbeite /Projekte der FG - Projekte der FG mit gewisser Tragweite müssen vom GVS gutgeheissen werden. - Vernetzung mit anderen Fachgruppen und Kernvorstand Kantonskonferenz (KK) - Vertretung an Kantonskonferenz - Einbringen von Infos/Inhalten der FG FG Animation - Zusammenarbeit bei Gestaltung von Unterlagen kantonaler und regionaler Anlässe - Zusammenarbeit für Berichterstattung kantonaler und regionaler Anlässe FG Ausbildung FG Coaching Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 17 von 26
FG Horizont FG Plus Regio-Teams - Zusammenarbeit für kantonale und regionale Anlässe/Projekte (Planung, Koordination und Durchführung), im Rahmen der eigenen Aufgaben Scharen - Unterstützung & Begleitung im Rahmen der eigenen Aufgaben Leiterkurse - Einbringen von Infos/Inhalten der FG - Gestaltung und Überprüfen der FG betreffenden Inhalte AST - Dienstleistungsangebot kann genutzt werden Bulei - Dienstleistungsangebot nutzen FG PR National - Teilnahme an Sitzungen der FG PR National - Anliegen von Jungwacht Blauring Kanton Luzern vertreten - Vernetzung/Austausch mit FGs der anderen Kantone Kompetenzen Sachliche Kompetenzen - Finanzielle Entscheide im Rahmen des vorgegebenen Budgets - Entscheide im Rahmen der Aufgaben - Antragsrecht z.h. des Gesamtvorstandes - Antragsrecht z.h. der Kantonskonferenz Personelle Kompetenzen - Vergabe von Aufträgen an andere Fach- und Arbeitsgruppen Organisation - Der FG konstituiert sich selber - Die FG Leitung muss an der Kantonskonferenz gewählt werden Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 18 von 26
10 Regio-Teams (RT) Auftrag Aufgaben Bezugsgruppen Die Regio-Teams bilden die regionalen Einheiten von Jungwacht Blauring Kanton Luzern. Jede Schar ist an ein Regio-Team angeschlossen. Die Regio- Teams organisieren das Coching der Scharen und gestalten regionale und überregionale Anlässe und Ausbildung. Coaching und Scharbetreuung - Coaching der angeschlossenen Scharen - Coaching der J+S-Lager Animation - Organisation regionaler Anlässe im Bereich Animation Aus- & Weiterbildung - Durchführung von Aus- & Weiterbildung - Mithilfe bei den kantonalen Kursen Allgemeine administrative Aufgaben - Mutationen in der Datenbank - Webseite des Gremiums regelmässig aktualisieren - News-Modul der Webseite aktuell halten - Archiv führen - Jahresbericht erstellen - Regelmässige Beiträge im xpresso schreiben Kantonskonferenz (KK) - Vertretung an Kantonskonferenz - Einbringen von Infos/Inhalten des Regio-Teams FG Animation - Anliegen der Scharen an die FG weiterleiten - Austausch über regionale Anlässe - Projekte des RT mit gewisser Tragweite müssen von der FG gutgeheissen werden. FG Ausbildung - Zusammenarbeit bei der Aus- & Weiterbildung - Anliegen der Scharen an die FG weiterleiten FG Coaching - Zusammenarbeit bei der Aus- & Weiterbildung - Anliegen der Scharen an die FG weiterleiten - Projekte des RT mit gewisser Tragweite müssen von der FG gutgeheissen werden. FG Horizont - Anliegen der Scharen an die FG weiterleiten FG Plus - Anliegen der Scharen an die FG weiterleiten FG PR - Anliegen der Scharen an die FG weiterleiten Regio-Teams - Zusammenarbeit für kantonale und überregionale Anlässe/Projekte Scharen - Unterstützung & Begleitung im Rahmen der eigenen Aufgaben AST - Dienstleistungsangebot kann genutzt werden Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 19 von 26
Kompetenzen Sachliche Kompetenzen - Finanzielle Entscheide im Rahmen des vorgegebenen Budgets - Entscheide im Rahmen der Aufgaben - Antragsrecht z.h. der Kantonskonferenz Organisation - Das Regio-Team setzt sich aus je min. 1 Person (Ehemailigen oder Aktiven) der angeschlossenen Scharen zusammen. Dabei ist zu beachten, dass keine aktive Leitungsperson die Coaching-Aufgabe der eigenen Schar übernimmt. - Das Regio-Team sendet jeweils eine Vertretung in die Fachgruppe Coaching und in die Fachgruppe Animation - Ansonsten konstituiert sich die FG selbständig. Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 20 von 26
11 Fachstelle Animation (FS A) Vorgesetzte / Vorstand / Stellenbegleitung Vorgesetzter Pensum 60% Auftrag Die Fachstelle Animation unterstützt den Kernvorstand, die Fachgruppen und die Regio-Teams. Sie lanciert und unterstützt Projekte in Zusammenarbeit mit den verschiedenen Gremien. Aufgaben Allgemein / Administratives - Infrastruktur AST - Email, Briefpost, Telefon - Präsenz in Absprache mit FS Sekretariat - Archivierung der Arbeit (Projekte, Tagesgeschäft) - Support, Mutationen der Datenbank - Webseite regelmässig aktualisieren - News-Modul der Webseite aktuell halten - Jahresbericht erstellen - Regelmässige Beiträge im xpresso schreiben Krisenmanagement - Hauptverantwortung für das Krisenkonzept gemäss Reglement Krisenkonzept Jungwacht Blauring Kanton Luzern" Projekte - Einbringen und lancieren von relevanten Themen - Mitverantwortlich für die Organisation von kantonalen Anlässen sowie für die Bildung und Beratung von OK s. - Mitarbeit & Teilnahme an kantonalen Grossanlässen PR / Medien - Kontaktperson für Medien - Sammeln und Dokumentieren von Artikeln über die JUBLA - Informationsfluss intern gewährleisten (Kalei/Scharen) Webseite - Eigene Inhalte generieren - Ansprechperson für Regio-Teams und FG s Bezugsgruppen Kernvorstand - Unterstützung (fachliche bzw. methodische Begleitung, Aufbereitung für relevante Themen) Stellenbegleitung - Berichterstattung über die Arbeit der Fachstelle - Arbeitsrapport (Zeiterfassung, Ferienplanung) Gesamtvorstand (GVS) - Unterstützung (fachliche bzw. methodische Begleitung, Aufbereitung für relevante Themen) - Projekte der FS A mit gewisser Tragweite müssen vom GVS gutgeheissen werden. - Vernetzung mit anderen Gremien Kantonskonferenz (KK) - Vorbereitung & Leitung von spezifischen Themenblöcken - Informationsfluss FS Animation sicherstellen - Mithilfe bei der Organisation Finanzkommission (Fiko) Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 21 von 26
- Halbjährliche Rechenschaft über aktuelle Geschäfte abliefern FG Animation - Monitoringsitzungen auf Anfrage oder Eigeninitiative - Begleitung nach Bedarf oder wenn erforderlich - Projektbezogene Mitarbeit FG Ausbildung - Monitoringsitzungen auf Anfrage oder Eigeninitiative - Begleitung nach Bedarf oder wenn erforderlich - Projektbezogene Mitarbeit FG Coaching - Monitoringsitzungen auf Anfrage oder Eigeninitiative - Begleitung nach Bedarf oder wenn erforderlich - Projektbezogene Mitarbeit FG Horizont - Monitoringsitzungen auf Anfrage oder Eigeninitiative - Begleitung nach Bedarf oder wenn erforderlich - Projektbezogene Mitarbeit FG Plus - Monitoringsitzungen auf Anfrage oder Eigeninitiative - Begleitung nach Bedarf oder wenn erforderlich - Projektbezogene Mitarbeit - Gemeinsam Zusammenarbeit im Bereich Webseite und im Bereich Medienarbeit FG PR - Monitoringsitzungen auf Anfrage oder Eigeninitiative - Begleitung nach Bedarf oder wenn erforderlich - Projektbezogene Mitarbeit Regio-Teams - Monitoringsitzungen auf Anfrage oder Eigeninitiative - Begleitung auf Anfrage - Durchführung von Teamtrainings Scharen - Begleitung auf Anfrage - Durchführung von Teamtrainings Leiterkurse - Einbringen von Infos/Inhalten der FS - Gestaltung und Überprüfen der AST betreffenden Inhalte Bulei - Dienstleistungsangebot nutzen Aussenkontakte - Vernetzung mit anderen NPO s (insbesondere mit Jugendverbände) - Vernetzung mit anderen Kalei s, AST s (Intervision) - Vernetzung Offene Jugendarbeit Kompetenzen Sachliche Kompetenzen - Finanzielle Entscheide im Rahmen des vorgegebenen Budgets Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 22 von 26
- Entscheide im Rahmen der Aufgaben Personelle Kompetenzen - Vergabe von Aufträgen an Fach- und Arbeitsgruppen Organisation - Die Fachstelle wird durch die Stellenbegleitung und Vertretern des Kernvorstands eingesetzt. - Die personelle Führung übernimmt die Stellenbegleitung - Die Fachstelle trifft sich regelmässig mit der Stellenbegleitung um die grobe Arbeitsplanung vorzunehmen - Die FS A wird bei Abwesenheit durch die FS S vertreten - Ansonsten organisiert sich die Fachstelle selbständig Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 23 von 26
12 Fachstelle Sekretariat (FS S) Vorgesetzte / Vorstand / Stellenbegleitung Vorgesetzter Pensum 70% Auftrag Die Fachstelle Sekretariat ist die erste Anlaufstelle von Jungwacht Blauring Kanton Luzern. Sie führt und organisiert das Sekretariat und erledigt die anfallenden Arbeiten selbständig. Daneben unterstützt sie den Kernvorstand und die Fachstelle Animation administrativ und organisatorisch. Aufgaben Administrative Arbeiten - Infrastruktur AST, Anschaffung, Wartung - Email, Briefpost bearbeiten - Telefondienst (die AST soll mindestens 3 Halbtage pro Woche persönlich erreichbar sein, mit FSA absprechen - Archivierung der Arbeit (Projekte, Tagesgeschäft) - Staatsarchiv - Support, Mutationen der Datenbank - Webseite regelmässig aktualisieren - News-Modul der Webseite aktuell halten - Jahresbericht erstellen Vereinszeitschrift xpresso - Leitung der Redaktionssitzungen - Hauptverantwortung Termine, Layout, Druck und Versandliste - Berichte der einzelnen Gremien entgegennehmen - Verfassen von thematischen Artikeln im xpresso Webseite - Eigene Inhalte generieren - Ansprechperson für Regio-Teams und FG s Kantonaler Jahresbericht - Berichte von den einzelnen Gremien einfordern - Jahresbericht gestalten und versenden Haftpflichtversicherung - Jährliche Rechnungsstellung der Prämien an die Scharen, Eingangskontrolle, Mahnwesen Kursadministration (GK, Einstufungstest ET, GLK, SLK, FM) - Gesamte Kursadministration - Material für die Kurse bestellen, reservieren und bereit stellen Kantonaler-Ausbildungs-Fonds (KAF) Verwaltung - Budget und Abrechnung kontrollieren, E-Banking Aufträge erledigen Jugendalp - Reservationen koordinieren, Mietverträge ausstellen - Rechnungen erstellen, Kreditoren bezahlen Spielmaterial - Reservationen, Übergaben koordinieren, Rechnungen stellen - Material verwalten, unterhalten und evtl. neu anschaffen Bestandesmeldungen (BM) - Zur BM aufrufen, Eingangskontrolle, Mahnwesen, weiterleiten - Rechnung stellen, Eingangskontrolle, Mahnwesen Projekt - Nach Absprache mit der Stellenbegleitung Projektarbeit und Teilnahme an kantonalen Grossanlässen Bezugsgruppen Kernvorstand Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 24 von 26
- Administrative Unterstützung Stellenbegleitung - Berichterstattung über die Arbeit der Fachstelle - Arbeitsrapport (Zeiterfassung, Ferienplanung) Gesamtvorstand (GVS) - Administrative Unterstützung - Projekte der FS S mit gewisser Tragweite müssen vom GVS gutgeheissen werden. - Vernetzung mit anderen Gremien Kantonskonferenz (KK) - Vorbereitung & Leitung von spezifischen Themenblöcken - Informationsfluss FS Sekretariat sicherstellen - Mithilfe bei der Organisation - Protokollführung Finanzkommission (Fiko) - Protokoll führen - Halbjährliche Rechenschaft über aktuelle Geschäfte abliefern FG Animation - Administrative Unterstützung nach Bedarf - Projektbezogene Mitarbeit FG Ausbildung - Administrative Unterstützung nach Bedarf - Projektbezogene Mitarbeit FG Coaching - Administrative Unterstützung nach Bedarf - Projektbezogene Mitarbeit FG Horizont - Administrative Unterstützung nach Bedarf - Projektbezogene Mitarbeit FG Plus - Administrative Unterstützung nach Bedarf - Bedarf oder wenn erforderlich - Projektbezogene Mitarbeit FG PR - Administrative Unterstützung nach Bedarf - Projektbezogene Mitarbeit Regio-Teams - Zusammenarbeit für kantonale und regionale Anlässe/Projekte (Planung, Koordination und Durchführung), im Rahmen der eigenen Aufgaben Scharen - Unterstützung und Begleitung im Rahmen der eigenen Aufgaben Leiterkurse - Einbringen von Infos/Inhalten der FS - Gestaltung und Überprüfen der AST betreffenden Inhalte Bulei Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 25 von 26
- Dienstleistungsangebot nutzen Aussenkontakte - Vernetzung mit anderen Kalei s, AST s (Intervision) Kompetenzen Sachliche Kompetenzen - Finanzielle Entscheide im Rahmen des vorgegebenen Budgets - Entscheide im Rahmen der Aufgaben Personelle Kompetenzen - Vergabe von Aufträgen an Fach- und Arbeitsgruppen Organisation - Die Fachstelle wird durch die Stellenbegleitung und Vertretern des Kernvorstands eingesetzt. - Die personelle Führung übernimmt die Stellenbegleitung - Die Fachstelle trifft sich regelmässig mit der Stellenbegleitung um die grobe Arbeitsplanung vorzunehmen - Die FS S wird bei Abwesenheit durch die FS A vertreten - Ansonsten organisiert sich die Fachstelle selbständig Jungwacht Blauring Kanton Luzern Seite 26 von 26