Benutzerhandbuch Business Voice Digital Phone START + PRO Version 1.2.1 Dieses Dokument und sein Inhalt sind Eigentum von upc cablecom GmbH. Die Verwendung ist nur im Rahmen eines mit upc cablecom GmbH durchgeführten Service Projekts erlaubt. Das Dokument oder Teile davon dürfen ohne schriftliche Zustimmung von upc cablecom GmbH weder kopiert, vervielfältigt, noch anderweitig Dritten zugänglich gemacht oder zur Ausführung benutzt werden. Ausgabedatum 02.2014, Dokumentversion 1.2 2014 upc cablecom GmbH
Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung... 3 2 Anleitung für das upc cablecom Portal... 4 2.1 Bedienung für Digital Phone-Administratoren... 4 2.1.1 Passwort für Administratoren... 4 2.1.2 Portalübersicht Digital Phone-Administrator... 5 2.1.3 Bedienübersicht für Administratoren... 5 2.1.3.1 Ändern der Benutzerangaben... 6 2.1.3.2 Ändern der Endgerätekonfiguration (notwendig für Mobile Client)... 7 2.1.3.3 Ändern der Rufumleitungen... 8 2.1.3.4 Ändern des Zielortes für weitergeleitete Nachrichten aus der Sprach- oder Faxbox... 10 2.1.3.5 Ändern des Benutzerlogins... 12 2.1.3.6 Kurzwahl (Option Digital Phone Pro)... 13 2.1.3.7 Mehrfachklingeln (Option Digital Phone Pro)... 15 2.2 Bedienung für Digital Phone Benutzer... 17 2.2.1 Bedienübersicht für Benutzer... 17 2.2.2 Gesprächsliste erstellen... 18 2.2.3 Fax versenden... 19 2.2.4 Einstellungen... 19 2.2.5 Rufumleitungen... 20 2.2.6 Benachrichtigungen... 20 2.2.7 Endgeräte... 22 2.3 Sprachbox (Anrufbeantworter)... 23 2.3.1 Funktionen der Sprachbox... 23 2.3.2 Konfiguration Sprachbox... 23 2.3.3 Sprachnachrichten abhören... 23 2.3.4 Fernabfrage der Sprachbox... 23 2.4 Login und Adresse... 24 2.5 Kurzwahl Benutzer... 25 3 Anschliessen der Endgeräte... 26 3.1 Anschlussvarianten... 26 3.1.1 Anschlussvariante Standard für Business Internet Fiber Power mit dynamischen IP Adressen... 26 3.2 Anschlussvariante Standard für Business Internet Fiber Power mit fixen IP Adressen... 27 4 Konfiguration Fax2Mail / Web2Fax... 28
1 Einleitung Das Benutzerhandbuch Digital Phone START + PRO ist als Anleitung zur Nutzung der Anschlüsse von Digital Phone START und Digital Phone PRO konzipiert und dient dem Digital Phone Administrator wie dem Digital Phone Anwender als Nachschlagewerk. Damit können einerseits Konfigurationen erstellt und Einstellungen für den täglichen Betrieb vorgenommen werden und andrerseits die Installation und der Support der dazugehörigen Endgeräte dargestellt werden. Die in den Beispielen verwendeten Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Orte usw. dienen Anschauungszwecken. Symbole und Hervorhebungen In dieser Anleitung werden folgende Symbole für Warnungen und Hinweise verwendet: Das Ausrufzeichen markiert Hinweise, die Sie auf jeden Fall befolgen sollten, um Fehlfunktionen zu vermeiden. Tipps und Tricks, die Ihnen die Arbeit erleichtern sollen. Zusätzlich zu diesem Benutzerhandbuch stehen folgende Dokumente zur Verfügung Kurzanleitung für die Digital Phone START + PRO Bedienung Installationsanleitung für die Digital Phone SIP Phones Konfiguration des Mobile Client für Digital Phone PRO Konfiguration des Service Der Service ist gemäss dem Vertrag konfiguriert und betriebsbereit. Über dieses Webportal können die Konfigurationen eingesehen und bei Bedarf angepasst werden.
2 Anleitung für das upc cablecom Portal 2.1 Bedienung für Digital Phone-Administratoren 2.1.1 Passwort für Administratoren Digital Phone Administratoren konfigurieren die Digital Phone Anschlüsse über das Online-Portal von upc cablecom business. Es bestehen zwei Berechtigungsstufen: Digital Phone Administrator: kann alle Einstellungen vornehmen. Benutzer: Eingeschränkte Berechtigungsstufen Unser Backoffice stellt Ihnen die Login Information zu. Das Portal erreichen Sie über den Link https://mybusiness.upccablecom.ch/portal/hosted_pbx/hostedpbxlogin.html Unser Backoffice weist dem Administrator eine gültige Mailadresse als Login zu. Bitte ändern Sie das Passwort mit einer Kombination von Buchstaben und Zahlen. Sie können auch ein neues Passwort über das Portal anfordern. Die Benutzer erhalten reelle Loginmailadressen, soweit der Kunde aktive Kundenmailadressen zur Verfügung hat. Für die restlichen Benutzer werden nicht funktionsfähige Mailadressen als Login definiert. Für diese Benutzer kann über das Portal kein neues Passwort angefordert werden. Der Digital Phone Administrator kann Login und Passwort jederzeit ändern. Falls Sie das Passwort vergessen haben und das Login einer reellen Mailadresse entspricht, dann geben Sie unter Login-Emailadresse den Benutzernamen ein und fordern ein neues Passwort an. Schliessen Sie den Vorgang mit Klick auf Anfordern ab. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail. Folgen Sie den darin enthaltenen Anweisungen, um sich für den Portalzugriff ein sicheres Passwort zu setzen. Verwenden Sie für das Anmelden unter Benutzername die E-Mail-Adresse für den Digital Phone-Administrator und das Passwort für den Portalzugriff.
2.1.2 Portalübersicht Digital Phone-Administrator upc cablecom GmbH - DemoManual Gespräche Einstellungen Login und Adresse Abos Voicemail und Faxe Logout Name Ihres Portals Liste aller verpassten, abgehenden und ankommenden Gespräche Konfiguration von Rufweiterleitung, Benachrichtigung und Endgeräten Verwaltung des Logins und administrativer Daten Übersicht der vertraglich festgelegten Services und Optionen Einstellungen und Meldungsübersicht für Sprachbox und Faxe Portal-Ausstieg Verwaltung Benutzerübersicht Ringrufe Kurzwahl Rufübernahme Dateiverwaltung Dokumentation (pdf) Provisionierung Verwaltung der Benutzer, Telefonnummern, Endgeräte, Funktionen usw. Wird verwendet für das Mehrfachklingeln Verwaltung der Kurzwahlnummern Rufübernahme auf das eigene Telefon mittels Kurzwahl Nachrichten für den Ringruf können verwaltet werden Hinweis auf die Produktedokumentationen Nur für upc cablecom Support! 2.1.3 Bedienübersicht für Administratoren Jeder Digital Phone-Anschluss besteht aus drei Elementen: Benutzer: Bezeichnung des Nutzers mit Digital Phone-Zugang (Name, Fax). Rufnummer: Dem Benutzer zugewiesene Digital Phone-Rufnummer. Endgerät: Dem Benutzer zugewiesenes Endgerät. Zeichenerklärung Benutzerspezifische Optionen konfigurieren, wie Rufweiterleitung, Anrufbeantworter, Sprachbox E-Mail-Adressen; als dieser Benutzer einloggen Benutzer sperren / entsperren
Benutzer editieren, Endgeräte und Rufnummern zuweisen, Faxdienst freischalten Benutzer löschen 2.1.3.1 Ändern der Benutzerangaben Wählen Sie mit den gewünschten Benutzer aus. Anrede Vorname Name Login E-Mail Adresse Eine andere Kontakt-E-Mail Adresse benutzen. Voicemail e-mail Nummer Endgerät(e) Erlaubte Zielnummern Faxversand aktivieren fax2mail Zugriff zuweisen Kopfzeile Hat Finanzrolle Gewünschte Anrede wählen Vornamen des Benutzers eingeben Familienname des Benutzers eingeben Die hier eingetragene E-Mail Adresse entspricht dem Benutzernamen, mit dem sich der Benutzer in das upc cablecom Webprotal einloggen. Diese E-Mail Adresse muss einmalig sein. Wird nicht verwendet für den Service Mailadresse für die Notifikation von Sprachmeldungen Die dem jeweiligen Benutzer zuzuordnende Telefonnummer auswählen Das dem jeweiligen Benutzer zuzuordnende Endgerät (Telefon) auswählen Die erreichbaren Destinationen können eingeschränkt werden Dem jeweiligen Benutzer die Berechtigung erteilen, PDF-Formate an einen Fax zu versenden Dem Benutzer Zugriff auf den Fax2mail Anschluss erlauben. Damit können die angekommenen Faxe abgerufen werden Die Textidentifikation des Faxes kann festgelegt werden Wird nicht verwendet für den Service
Für Änderungen der Benutzer sind normalerweise folgende Eingaben zu ändern: Anrede Vorname Name Login E-Mail Adresse Erlaubte Zielnummern: die Zuweisung kann benutzerspezifisch erfolgen Auswahl von Notrufe und Firmenintern Ganze Schweiz (Festnetz & Mobil) Schweiz und Ausland (Festnetz & Mobil): Standard Die Wahl auf 0900/0901 oder 0900/0901/0906 sind bei Auslieferung gesperrt. Wenn die Wahl auf diese Vorwahlen benötigt wird, bitte Helpdesk kontaktieren. 2.1.3.2 Ändern der Endgerätekonfiguration (notwendig für Mobile Client) Dies wird benötigt, wenn z.b. der Mobile Client eingesetzt werden soll. Dazu muss das Passwort neu gesetzt werden im Webportal und auf dem Mobile Client. Im weiteren kann die abgehende Nummer eines Endgerätes geändert werden. Bei Wechsel des Endgerätes an einen neuen Standort ist unbedingt die Postleitzahl des neuen Standortes einzutragen. Die restlichen Parameter sollten nicht verändert werden. Wählen Sie Einstellungen Wählen Sie Endgeräte und des entsprechenden Endgerätes
Zugangsdaten für den Mobile Client: Wert in UserId eingeben unter Benutzername Passwort setzen im Webportal und gleiche Zeichenfolge eingeben unter Passwort Abgehende Nummer: Die abgehende Nummer kann jede Rufnummer des Kundenanschlusses sein gemäss Auswahlliste. Standort (für Notruf): Beim Start des Service wird die Postleitzahl eingetragen, die upc cablecom zu diesem Zeitpunkt bekannt ist (Kundenstandort oder Installationsadresse). Falls das Telefon an einen anderen Standort verschoben wird, dann muss in diesem Feld die neue Postleitzahl eingetragen werden. Nur so werden Notrufe auf die Blauen Dienste korrekt weitergeleitet. 2.1.3.3 Ändern der Rufumleitungen Die Rufumleitungen sind voreingestellt. Anrufe auf eine Rufnummer werden nach 25 Sekunden auf die Sprachbox weitergeleitet. Wählen Sie Einstellungen und Rufumleitung Wählen Sie die gewünschte Rufnummer aus
Nach Sekunden Falls besetzt Falls Endgerät unerreichbar (nicht registriert) Anrufe mit unterdrückten Nummern Rufumleitung auf Zeit: Die Rufumleitung wird aktiv nach Ablauf des eingegebenen Wertes Umleiten auf Telefon: kann andere Rufnummer beim gleichen Kunden oder externe Telefonnummer sein Ansage bei Unerreichbarkeit: Sprachbox der zugehörigen Linie und entsprechendem Ansagetext Fax2Mail: Faxbox der zugehörigen Linie Rufumleitung bei besetzter Linie Umleiten auf Telefon: kann andere Rufnummer beim gleichen Kunden oder externe Telefonnummer sein Ansage bei besetzt: Sprachbox der zugehörigen Linie und entsprechendem Ansagetext Rufumleitung, wenn eine Störung an der Zugangsleitung besteht oder beim Telefon. Umleiten auf Telefon: kann andere Rufnummer beim gleichen Kunden oder externe Telefonnummer sein Ansage bei Unerreichbarkeit: Sprachbox der zugehörigen Linie und entsprechendem Ansagetext Rufumleitung für Anrufe mit unterdrückten Nummern. Umleiten auf Voicemail: Sprachbox der zugehörigen Linie Abwesenheitsnachricht: Standardnachricht des Systems
2.1.3.4 Ändern des Zielortes für weitergeleitete Nachrichten aus der Sprach- oder Faxbox Die Mailadressen als Zielort für weitergeleitete Nachrichten sind voreingestellt. Bei Userwechsel sind diese Angaben anzupassen. In der aktuellsten Version werden die Nachrichten aus der Sprach- und Mailbox nicht mehr unter dem Menupunkt Einstellungen, sondern unter dem neuen Menupunkt Voicemail und Faxe verwaltet. Wählen Sie Voicemail und Faxe und Voicemail Einstellungen Wählen Sie die gewünschte Rufnummer aus
Voicemail-Ansagen Einstellungen Vorübergehende Ansage Die vorübergehende Ansage tritt anstelle der Ansagen für Unerreichbarkeit oder besetzt. Dies kann z.b. bei Büroabwesenheit oder Ferien genutzt werden. Dazu muss nur diese eine Ansage definiert werden, die anderen bleiben unberührt. Ansage bei Unerreichbarkeit Die zutreffende Ansage kann im Klappfenster ausgewählt werden. Ansage bei besetzt Die zutreffende Ansage kann im Klappfenster ausgewählt werden. Speichern Mit Speichern werden die Einstellungen gesichert. Voicemail Email (Zustellung von Sprachnachrichten) Anrede für Emails mit Sprachnachrichten Pincode Mailadresse für weitergeleitete Sprachnachrichten eintragen. Die Mailadresse kann mehrfach benutzt werden. Text eingeben: Dieser Text wird im Betreff des Emails eingefügt. Pincode eingeben. Dieser Pincode muss nur bei der Fernabfrage der Sprachbox benutzt werden. Für Abfragen ab der zugehörigen Linie 888 eingeben oder die Taste drücken wo vorhanden. Optional kann festgelegt werden, dass keine Sprachnachrichten gespeichert werden, sondern nur per Email versandt. Voicemailansagen Dateiliste Liste der verfügbaren Ansagetexte. Mit kann die Ansage auf den PC geladen und abgehört wreden, mit wird die Testkonfiguration erstellt und die Ansage kann für kurze Zeit am Anschlusstelefon abgehört werden. Voicemail-Ansagen Dateien Ansagedateien können ins System geladen werden. hochladen Aufnehmen Voicemail Ansage via Anruf Über Anrufe auf die Nummer 890 können Ansagen aufgezeichnet und in die Dateiliste abgespeichert werden. Dateien können nur im Konto des Teilnehmers erstellt werden! Während dem Aufsprechen erscheint eine Box, um den Dateinamen festzulegen. Danach mit Speichern die Datei sichern.
2.1.3.5 Ändern des Benutzerlogins Die Benutzerlogin können vom Benutzer und Administrator geändert werden. Bei Benutzerwechsel kann der Administrator die Logindaten neu setzen Wählen Sie Benutzerübersicht Benutzer auswählen mit Wählen Sie Login und Adresse
Wählen Sie bei Login- und Spracheinstellungen Informationen zu aktueller IP Adresse, Anzahl Logins und letztem Login Zugriff beschränkt auf IP In diesem Feld kann die IP Adresse für das Login festgesetzt werden. Dies dient der zusätzlichen Sicherheit. Login-Emailadresse Mailadresse für Login: diese Mailadresse muss einmalig sein. Alle Logins müssen das Format einer Mailadresse darstellen. Zum Ändern auf drücken (siehe anschliessend Tabelle) Portalpasswort Neues Passwort eingeben. Passwort bestätigen Spracheinstellung Portal Aus Sicherheitsgründen soll ein starkes Passwort verwendet werden (mit Gross- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen). Passwort wiederholen Die Portalsprache kann ausgewählt werden. 2.1.3.6 Kurzwahl (Option Digital Phone Pro) Die Option Kurzwahl ist für die bestehenden Linien vorbereitet. Weitere Einstellungen oder Änderungen bei Benutzerwechsel können vorgenommen werden. Wählen Sie Benutzerübersicht - Kurzwahl
Mit dem Ändern des Benutzernamens wird auch Vorname und Nachname in dieser Übersicht nachgetragen. Freie Kurzwahlen ohne zugeteilten Benutzer können selber für ausgewählte Nummern definiert werden. Hierzu wählen Sie mit gewünschten Kurzwahl. die Internen Benutzer Externe Nummer unbenutzt Gewünschten Benutzer auswählen aus der Liste Umleiten, wie von extern :Wenn diese Klickbox nicht angewählt ist, dann wird die Rufumleitung auf die Sprachbox nicht berücksichtigt Telefonnummer und Bezeichnung erfassen. Es kann jede gültige Telefonnummer eingegeben werden (Festnetz, Mobil, International). Die Kurzwahl gilt für alle Benutzer Auswählen, falls die gewünschte Kurzwahl nicht genutzt werden soll
2.1.3.7 Mehrfachklingeln (Option Digital Phone Pro) Die Option Mehrfachklingeln wird mit der Portalfunktion "Ringruf" umgesetzt. Die Option ist funktionsfähig eingerichtet mit der Inbetriebnahme des Service. Nach Bedarf können noch Anpassungen vorgenommen werden. Wählen Sie Benutzerübersicht - Ringruf Mit können Sie die Einstellungen einsehen und bei Bedarf anpassen. Ringruf bearbeiten Nummer Name (wird für die Anzeige im Portal verwendet) Anzeigename (wird auf den Die Rufnummer, die dem Ringruf zugeteilt ist Gewünschten Text eingeben Gewünschten Text eingeben
Endgeräten angezeigt, wenn ein Anruf eingeht) Sprache Benutzer welche diesen Ringruf editieren dürfen Email (Zustellung von Sprachnachrichten) Falls Endgeräte nicht erreichbar (nicht registriert) Zeitschaltungen Gewünschte Sprache für die Ansage der Sprachbox auswählen Mit die Tabelle starten und den/die Benutzer auswählen Mailadresse für weitergeleitete Sprachnachrichten eintragen Wenn kein Endgerät mehr registriert ist, dann liegt ein Problem auf der Datenverbindung vor. Unter Relevanter Account können Sie das Referenzgerät für die Überwachung angeben und bei den Klickboxen definieren, was bei Eintreffen dieses Falls vom System unternommen werden soll. Feiertage 2014 Feiertage fix Ausserhalb Bürozeit Hier können Sie die beweglichen Feiertage im Jahr erfassen (z.b. Karfreitag, Ostermontag, Auffahrt, Pfingstmontag). Anschliessend definieren Sie, welche Ansage an diesen Tagen eingespielt werden soll. Ansagen können unter Dateiverwaltung ins System geladen werden. Hier können Sie die fixen Feiertage im Jahr erfassen (z.b. Neujahr, 1. August, Weihnachten, Stefanstag). Anschliessend definieren Sie, welche Ansage an diesen Tagen eingespielt werden soll. Ansagen können unter Dateiverwaltung ins System geladen werden. Hier können Sie die Zeiten definieren, wann das Büro nicht besetzt ist. Anschliessend definieren Sie, welche Ansage an diesen Tagen eingespielt werden soll. Ansagen können unter Dateiverwaltung in System geladen werden. Standard Gewünschte Sprache für die Ansage der Sprachbox auswählen Nach Bedarf können weitere Zeitschaltungen oder Feiertage konfiguriert werden. Unter den obengenannten Zeitschaltungen auswählen Für die jeweilige Option erscheinen die Weiterleitungsbedingungen Die Geräte, die beim Mehrfachklingeln eingebunden sind, werden aufgelistet (1:). Die Benutzer mit Fax werden weggelassen. Unter 2: ist die Wartezeit, bis nicht beantwortete Anrufe auf die Sprachbox weitergeleitet werden. Die Liste der Benutzer kann mit unter 1: aufgerufen werden.
Die gewünschten Teilnehmer am Mehrfachklingeln werden mit Ctrl und anklicken ausgewählt.(ctrl Taste gedrückt halten und die Endgeräte mit der Maus anklicken) Eingabe mit Speichern abschliessen und mit Zurück zum vorherigen Bildschirm wechseln. Die Wartezeit und die Ansage kann mit unter 2: aufgerufen werden. Nach xx Sekunden bestimmt die Wartezeit, bis der Anruf nach dem Mehrfachklingeln weitergeleitet wird. Mit Auf Voicemail oder Auf folgende Ansage kann die gewünschte Ansage ausgewählt werden. 2.2 Bedienung für Digital Phone Benutzer 2.2.1 Bedienübersicht für Benutzer Für den Benutzer stehen zwei Bedienübersichten zur Verfügung: einfache Ansicht Gespräche Fax versenden Einstellungen Voicemail und Faxe Logout Liste aller verpassten, abgehenden oder ankommenden Gespräche Versand und Einstellungen von Fax Einstellung von Umleitungen, Benachrichtigungen und Endgeräten Einstellung und Übersicht von Sprach- und Faxmeldungen Portal-Ausstieg Expert Ansicht Durch Anklicken des roten Benutzernamens in der Menuleiste (hier "user1") wechselt man zwischen der einfachen Ansicht und der Expert Ansicht. In der Expert Ansicht sind weitere Funktionen verfügbar, die für die Konfiguration benötigt werden und in der Regel nur beim Einrichten des Service oder bei Benutzerwechsel notwendig sind.
Gespräche Fax versenden Einstellungen Kurzwahl Liste aller verpassten, abgehenden oder ankommenden Gespräche Versand und Einstellungen von Fax Einstellung von Umleitungen, Benachrichtigungen und Endgeräten Übersicht der Kurzwahlnummern Login und Adresse Anpassen der Loginangaben Benutzername, Passwort, Portalsprache ->2.7 Ringrufe Voicemail und Faxe Logout Dieser Menupunkt erscheint nur, wenn der Teilnehmer die Einstellungen des Ringrufs ändern kann. Einstellung und Übersicht von Sprach- und Faxmeldungen Portal-Ausstieg 2.2.2 Gespräche Unter dem Menupunkt Gespräche können Sie Gesprächslisten für Anrufe erstellen. Die Listen können in Excel exportiert werden. Wählen Sie die Gesprächsart (Verpasste, Abgehende, Ankommende) sowie den Zeitraum. Klicken Sie anschliessend auf Aktualisieren. Für den Download in Microsoft Excel klicken Sie auf Export.
2.2.3 Fax versenden Ursprungsnummer Zielnummer Kopfzeile Zu sendende Datei Faxnummer Ihrer Firma kann jede ihrer zugeteilten Nummern sein. Standardmässig wird die Nummer ausgewählt, die unter Einstellungen/Umleitungen auf Fax2Mail gesetzt ist. Faxnummer des Empfängers. Angaben für die Kopfzeile des Fax. Die zu sendende Datei (PDF) kann mittels Durchsuchen hochgeladen werden. Bei versenden von Fax ab Telefonnummern berücksichtigen Sie bitte, dass der Empfänger seine Antwort auf eine Faxnummer schickt und nicht an die Telefonnummer. Deshalb empfehlen wir, als abgehende Nummer jeweils die Faxnummer anzugeben. 2.2.4 Einstellungen Unter Einstellungen wird die Funktion Rufumleitungen verwaltet. Ausserdem kann in der Expert Ansicht die Konfiguration der Endgeräte vorgenommen werden. Beide Funktionen werden in den folgenden Kapiteln behandelt. In der aktuellsten Version werden die Nachrichten aus der Sprach- und Mailbox nicht mehr unter dem Menupunkt Einstellungen, sondern unter dem neuen Menupunkt Voicemail und Faxe verwaltet.
2.2.5 Rufumleitungen Unter dem Menupunkt Einstellungen wird die Funktion Rufumleitungen verwaltet. Das System ermöglicht Ihnen, das Vorgehen festzulegen, falls Sie einen Anruf nicht entgegennehmen können. Die Umleitung nach 25 s auf Ihre Sprachbox ist voreingestellt. Sie können den Zeitwert ändern oder andere Umleitungen konfigurieren und verwalten. 2.2.6 Benachrichtigungen In der aktuellsten Version werden die Nachrichten aus der Sprach- und Mailbox nicht mehr unter dem Menupunkt Einstellungen, sondern unter dem neuen Menupunkt Voicemail und Faxe verwaltet. Wählen Sie im Menü Voicemail und Faxe und wechseln Sie zu Voicemail Einstellungen. Tragen Sie die Anrede, z. B. Sehr geehrte Frau Müller und die E-Mail-Adresse ein, an die die Sprachnachrichten gesendet werden sollen. Falls Sie die Nummer als Fax-zu-E-Mail-Anschluss nutzen, tragen Sie eine E-Mail-Adresse für Faxnachrichten ein. Schliessen Sie mit Speichern ab. Die weiteren Funktionen sind unter 2.1.3.4 erklärt oder fragen Sie den Administrator.
2.2.7 Verwalten der Sprachmeldungen Die Sprachmeldungen können über das Portal verwaltet und abgehört werden. In der aktuellsten Version werden die Nachrichten aus der Sprach- und Mailbox nicht mehr unter dem Menupunkt Einstellungen, sondern unter dem neuen Menupunkt Voicemail und Faxe verwaltet. Wählen Sie Voicemail und Faxe Mit können Dateien heruntergeladen und angehört werden, mit werden die Dateien gelöscht. Jeder Benutzer kann nur seine eigenen Dateien einsehen.
2.2.8 Endgeräte Unter dem Menupunkt Einstellungen können die Engeräte verwaltet werden. Der Punkt Endgeräte ist nur in der Expert Ansicht ersichtlich. Klicken Sie dafür auf den roten Benutzernamen in der Menuleiste (hier "user1"). Weitere Informationen zu der Expert Ansicht finden Sie im Abschnitt 2.2.1. Für Änderungen am Endgerät wählen Sie das Zeichen Die Anschlüsse sind funktionsbereit konfiguriert. Bitte ändern Sie keine Werte, ausser denjenigen, die nachfolgend erklärt sind. Spracheinstellung Telefon Abgehende Nummer Unterdrückt Standort (für Notruf) Dies steuert die Sprachauswahl für den Begrüssungstext der Sprachbox (Deutsch oder Englisch). Auswahl der Nummer gemäss Liste -> die Nummern gemäss Liste können für abgehende Gespräche verwendet werden. Soll die Rufnummer bei abgehenden Anrufen unterdrückt werden? Diese Postleitzahl muss ihren aktuellen Standort anzeigen. Notrufe auf Polizei, Sanität oder Feuerwehr werden gemäss diesen Angaben an die Rettungsdienste geleitet. Wählen Sie Speichern bevor Sie diese Webseite verlassen.
2.3 Sprachbox (Anrufbeantworter) Ihre Sprachbox des Digital Phone stellt sicher, dass kein Anruf verloren geht, egal ob Sie unterwegs sind, Ihr Anschluss besetzt oder Ihre Internet Anbindung ausgefallen ist. Ihre Sprachbox ist aktiviert und ein Anrufer kann eine Sprachnachricht hinterlassen. Sie erhalten Sprachnachrichten per E-Mail zugesandt und können diese kostenlos abhören, wo immer Sie auf Ihr E-Mail Zugriff haben. 2.3.1 Funktionen der Sprachbox Persönlichen Ansagetext aufsprechen Anrufer können Nachrichten aufsprechen, wenn Sie abwesend sind, wenn Ihr Anschluss besetzt ist oder wenn Ihr Telefon nicht angemeldet ist. Zustellung von Sprachnachrichten per E-Mail, kostenloses Abhören von Sprachnachrichten, wo immer Sie auf Ihr E-Mail zugreifen können. Fernabfrage der Sprachbox 2.3.2 Konfiguration Sprachbox Persönlichen Ansagetext aufsprechen 888 Wählen Sie mit Ihrem upc cablecom Anschluss die Kurznummer 888 an. Sie hören das Sprachbox Hauptmenü. 0 Wählen Sie die Option 0 für Mailbox Einstellungen. Sie hören das Sprachbox Konfigurationsmenü. Folgende Optionen stehen zur Verfügung 1 Aufnehmen eines persönlichen Ansagetexts bei Nichterreichbarkeit. 2 Aufnehmen eines spezifischen Ansagetexts, falls Ihr Anschluss besetzt ist. 3 Aufnehmen Ihres Namens für einen automatischen Ansagetext. 4 Aufnehmen eines temporären Ansagetextes. 5 Änderung des Passwortes, um Ihr Sprachbox auch von einem anderen Anschluss abzuhören. * Zurück zum Hauptmenu 2.3.3 Sprachnachrichten abhören Bitte beachten Sie, dass ausgesprochene Sprachnachrichten nur kurze Zeit gespeichert werden. Durch die Zustellung der Sprachnachricht per E-Mail ist in jedem Fall gewährleistet, dass Ihnen keine Nachricht entgeht. Per Mail Überprüfen Sie Ihr E-Mail. Aufgesprochene Nachrichten werden sofort nach dem Aufsprechen als E-Mail mit Sprachdatei im.wav Format übermittelt. WAV Dateien lassen sich mit allen üblichen Multimedia Applikationen direkt auf Ihrem Computer abspielen. Per Telefon 888 Wählen Sie mit dem Endgerät Ihres eigenen upc cablecom Anschlusses die Kurznummer 888. Von einem beliebigen Endgerät aus geben Sie die Nummer 043 500 9999. Sie hören das Sprachbox Hauptmenü. 1 Falls neue Nachrichten vorliegen: wählen Sie die 1 um diese abzuhören. (Falls keine neuen Nachrichten vorliegen, können Sie über diese Option ältere Nachrichten abhören). Folgende weitere Optionen stehen zur Verfügung 3 Erweiterte Funktionen (Funktion wird nicht unterstützt) 4 Vorherige Nachrichten abhören 5 Nachricht nochmals abspielen 6 Nächste Nachricht abhören 7 Nachricht löschen / Gelöschte Nachricht wiederherstellen 8 Nachricht weiterleiten (Funktion wird nicht unterstützt) 9 Nachricht speichern * Hilfe # Nachdem Sie Ihre Nachrichten abgehört haben, können Sie das Gespräch durch Drücken der Rautetaste # jederzeit beenden. 2.3.4 Fernabfrage der Sprachbox Wählen Sie 043 500 9990, Sie werden nun aufgefordert die Telefonnummer des Sprachbox einzugeben. Danach werden sie aufgefordert denn Pin einzugeben. (Pincode finden Sie im Portal unter Benachrichtigungen)
2.4 Login und Adresse Der Menupunkt Login und Adresse ist nur in der Expert Ansicht ersichtlich. Klicken Sie dafür auf den roten Benutzernamen in der Menuleiste (hier "user1"). Weitere Informationen zu der Expert Ansicht finden Sie im Abschnitt 2.2.1. Der Loginname und die Kontaktadresse werden angezeigt. Für Änderungen wählen Sie das Zeichen. Login und Adresseinstellungen ändern Zugriff beschränkt auf IP: Dieses Feld begrenzt den Zugriff auf das upc cablecom Portal für diesen Benutzer auf die angezeigten IP Adressen. Es können mehrere IP Adressen hinterlegt werden. Diese Funktion wurde für Administratoren mit vielen Benutzern entwickelt und steht Ihnen auch zur Verfügung. Sie dient als Erhöhung der Portalzugangssicherheit. Portalpasswort: Das Portalpasswort kann neu definiert werden. Die Eingabe muss bei Passwort bestätigen wiederholt werden. Login-Emailadresse: Wenn Sie das Zeichen wählen, dann können Sie die Login-Emailadresse ändern. Dies ist erforderlich, falls Sie die Logininformation an eine andere Mailadresse senden wollen oder Ihre Mailadresse ändert. upc cablecom definiert die Erstadresse gemäss Bestellformular. Wählen Sie Speichern bevor Sie diese Webseite verlassen.
2.5 Kurzwahl Benutzer Der Menupunkt Kurzwahl ist nur in der Expert Ansicht ersichtlich. Klicken Sie dafür auf den roten Benutzernamen in der Menuleiste (hier "user1"). Weitere Informationen zu der Expert Ansicht finden Sie im Abschnitt 2.2.1. Der Benutzer kann die Kurzwahl-Übersicht einsehen.
3 Anschliessen der Endgeräte 3.1 Anschlussvarianten Folgende Anschlussvarianten sind für Business Voice Digital Phone START und Business Voice Digital Phone PRO vorgesehen und werden vom Support unterstützt: 3.1.1 Anschlussvariante Standard für Business Internet Fiber Power mit dynamischen IP Adressen Alle Geräte werden direkt am Kabelmodem eingesteckt, soweit Ports dafür zur Verfügung stehen. Weitere Anschlüsse müssen im Netzwerk lokal durch den Kunden bereitgestellt werden. Voraussetzung ist Business Internet Fiber Power mit dynamischen IP Adressen, dies gemäss den Angaben auf der Bestellung. Bei dieser Servicevariante ist der DHCP Server für die dynamischen IP Adressen im Kabelmodem integriert. Kabelmodem mit PC Port 1 und SPA122 Port 4 (2. SPA122 an Port 3 wenn 4 Anschlüsse vorhanden sind). Die Verbindungen müssen direkt gesteckt sein über mitgeliefertes Ethernetkabel. Bei Telefonen mit Stecker für den Dosentyp TT83 liegt ein Übergangskabel bei.
3.2 Anschlussvariante Standard für Business Internet Fiber Power mit fixen IP Adressen Am Kabelmodem muss eine Firewall angeschlossen werden. Die Firewall muss eine DHCP Funktion enthalten und alle Geräte werden an der Firewall eingesteckt. Voraussetzung ist Business Internet Fiber Power mit fixen IP Adressen, dies gemäss den Angaben auf der Bestellung. Kabelmodem mit Firewall an Port 1 anschliessen. Endgeräte werden an Firewallport mit DHCP IP Adresse angeschlossen. PC oder andere Geräte können an der Firewall angeschlossen werden, IP Adressen nach Bedürfnis. In der Firewall sind bei Bedarf durch den Systemadministrator folgende Ports freizugeben: Protokoll SIP : UDP Port 5060 für die Signalisierung der Telefonie Protokoll RTP: Dynamische UDP Ports zwischen 10 000 und 20 000 für die Gesprächsübertragung Protokoll https: Port 443 für die Konfiguration der Endgeräte UDP Session timeout 600 Sek. Stellen Sie sicher, dass die Firewall für die gewünschte Anzahl Telefonieteilnehmer ausgelegt ist.
4 Konfiguration Fax2Mail / Web2Fax Eine eingehende Fax2Mail-Verbindung lässt sich auf jeden Benutzer aufschalten: Wechseln Sie dazu im Portal zu Voicemail und Faxe und Fax Einstellungen. Geben Sie unter fax2mail die für das Fax relevante Ziel-E-Mail- Adresse und das zu benutzende Format an. Wechseln Sie anschliessend in die Einstellungen und Rufumleitungen und erstellen Sie eine Umleitung, z. B. nach 0 Sekunden auf Fax2Mail.
Web2Fax kann von jedem aktiven Benutzer verwendet werden. Er muss sich lediglich einloggen. In der linken oberen Ecke erscheint Fax versenden. In den Reiter Fax versenden wechseln. Eine PDF.-Datei für den Versand wählen, die Zielnummer eingeben und mit Senden abschliessen.