Herzlich Willkommen beim Buchhaltungsprogramm von SoliPrax!

Herzlich Willkommen beim Buchhaltungsprogramm von SoliPrax! Das leicht verständliche Buchhaltungsprogramm wurde speziell auf die Bedürfnisse einer typischen Heilpraktikerpraxis angepasst. Im Jahr 2008 war das Programm bereits als Euro-Lotse bekannt und wurde als eigenständiges Buchhaltungsprogramm entwickelt. Es hat sich aber herausgestellt, dass es ausschließlich von Heilpraktikern genutzt wurde, welche die Abrechnungssoftware SoliPrax in Ihrer Praxis einsetzen. Darauf hin wurde die Software neu programmiert und in das SoliPrax Programm integriert. Aus diesem Grunde werden die Begriffe Buchhaltungsmodul und Euro-Lotse vorübergehend parallel benutzt. Gemeint ist aber jeweils die gleiche Software. Mit unserem Buchhaltungsprogramm erstellen Sie schnell und bequem, vor allem aber ohne Vorkenntnisse Ihre Einnahmen- Überschuss-Rechnung (EÜR). Und das auch noch zu einem Bruchteil der Kosten eines Steuerberaters. Damit Sie auch ohne Mühe das Programm bedienen können, haben wir einige Videos im Programm hinterlegt (siehe Kapitel Hilfe & Support). Hinweis: Sämtliche Hinweise in diesem Handbuch dienen zur optimalen Programmbedienung. Sie sind keinesfalls als Steuerberatung aufzufassen. Bei diesbezüglichen Fragen richten Sie sich bitte an Ihr Finanzamt oder Ihren Steuerberater. Seite - 1 -

Inhaltverzeichnis: Seite Programmstart 3 Testphase 3 Datenübernahme 3 Lizenzierung 4 Hilfe & Support 4 Video 5 Updates 5 Buchen 6 Sonderfälle 8 Anschaffungen (AfA) 12 Was sind Anschaffungen? 12 Was sind GWG? 14 Praxisbeispiele 15 Steuerneutrale Buchungen 16 Kassenbuch 17 Übersichten 18 Jahresübersicht 18 Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) 19 Anlageverzeichnis 20 Auswertungen 21 Unterschiede bei Auswertungen 22 ABC der Betriebsausgaben 23 Seite - 2 -

Programmstart Starten Sie das SoliPrax Programm und gehen mit der Maus über das Wort Information, welches Sie links oben sehen. Es öffnet sich ein Fenster mit 4 Auswahlmöglichkeiten. Klicken Sie den Eintrag Buchhaltung an. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit dem Dialog zur Testphase. Testphase Sie können das Buchhaltungsmodul 14 Tage lang kostenlos testen. Alle Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, werden gespeichert und können auch nach der Lizenzierung verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass während der Testphase die Druckfunktion ausgeschaltet ist. Das Programm meldet, wenn die Testphase abläuft. Datenübernahme aus Euro-Lotsen Sämtliche Daten, die Sie bereits mit dem alten Euro-Lotsen (vor Jan. 2010) eingegeben haben, können importiert werden. Das Programm sucht automatisch nach der Datendatei des alten Euro-Lotsen und schlägt Ihnen den Datenimport vor. Wenn Sie zwischenzeitig Ihren Rechner gewechselt haben, können Sie den Datenimport aber auch manuell vornehmen. Speichern Sie vom alten Rechner die Datendatei main.kpz (sie liegt auf Laufwerk C, Ordner euro-lotse) auf z.b. einen USB Stick. Schließen Sie den Stick an dem neuen Rechner an und nutzen den Datenimport-Dialog, der gleich beim Programmstart erscheint. Bei der Auswahl achten Sie bitte darauf, dass die Datei explizit ausgewählt wird (siehe Abb). Die Praxiseinnahmen aus dem alten Euro-Lotsen finden Sie im neuen Euro-Lotsen unter sonstige Einnahmen. Hinweis: Durch die Zusammenlegung von SoliPrax und Euro-Lotse werden die Buchhaltungsdaten zusammen mit den Abrechnungsdaten gespeichert. Für die Zukunft bedeutet dies eine Vereinfachung der Dateneingabe und auch bei der Datensicherung. In der Übergangszeit können Sie die Daten aus der Abrechnungssoftware oder dem alten Euro-Lotsen verwenden. Seite - 3 -

Lizenzierung Klicken Sie in der linken Navigations-Leiste auf Freischaltung. In der oberen Werkzeugleiste (schwarz) gibt es die Knöpfe Online-Bestellung (ab 30.1.2011) und Faxbestellung. Wenn Ihr Rechner am Internet angeschlossen ist, empfehlen wir die schnellere Online-Bestellung. Es werden automatisch Ihre Praxisdaten in das Formular übertragen. Sie erhalten von uns ein paar Tage später per Email die Freischaltdaten nebst einer Rechnung. Die Freischaltdaten geben Sie bitte in das Programm ein. Die Laufzeit der Lizenz beträgt 12 Monate ab Bestelldatum. Nach Ablauf können Sie neu entscheiden, ob Sie die Lizenz verlängern möchten. Sollten Sie sich dagegen entscheiden, ist eine Kündigung nicht nötig. Aber auch nach dem Ablauf der Lizenzierung können Sie die Daten einsehen und ausdrucken. Lediglich die Buchung bzw. die Änderung einer Buchung ist abgeschaltet. Hilfe & Support Das Konzept des Buchhaltungsprogramm sieht einen vielfältigen Support vor. Im Programm haben Sie Zugriff auf eine sehr ausführliche Hilfefunktion. Klicken Sie das Fragezeichen an oder drücken Sie die Funktionstaste F1. Wenn Sie innerhalb eines Formulars das Fragezeichen anklicken, erscheint der Mauscursor mit einem Fragezeichen. Ziehen Sie den Mauscursor in das Formular hinein und klicken Sie die linke Maustaste. Es erscheint eine Hilfeseite genau für den gewählten Bereich. Bei allen Buchungen oder Auswertungen gibt es im unteren (oder linken) Bildschirmabschnitt ein kurzer Hinweistext, der Ihnen die Bedienung erklärt. Beispiel Kassenbuch Dieses Handbuch und natürlich unsere Videotour zeigen die Bedienung auf und erklären die Zusammenhänge der Materie. Weiterhin finden Sie auf unserer Homepage www.eurolotse.de eine Sammlung der häufig gestellten Fragen. Seite - 4 -

Wenn dennoch eine (technische) Frage offen ist, bieten wir unter 02233-792600 (bitte Telefonzeiten beachten) einen Telefonsupport. Selbstverständlich können Sie uns jederzeit Ihre Frage auch per Email unter info@euro-lotse.de stellen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass wir keine Fragen zu Buchungen beantworten dürfen, denn das wäre Steuerberatung, was uns leider verboten ist! Videos Zusätzlich haben wir einige Videos hinterlegt, die Ihnen die Programmbedienung in kurzer Zeit ermöglichen. Weiterhin haben wir das ABC der Betreibsausgaben und sogar eine Mustersteuererklärung hinterlegt. Damit ist eine Steuererklärung ohne Steuerberater möglich! Updates Das Programm wird kontinuierlich weiterentwickelt. Sie erhalten mit jeder neuen SoliPrax CD auch eine aktuelle Version des Buchhaltungsprogramms, in der wir die aktuellen Vorschriften eingearbeitet haben. Sollten wir Programmfehler entdecken, werden diese mit Online Updates behoben. Wenn Ihr Computer am Internet angeschlossen ist, werden Sie automatisch auf Updates hingewiesen. Andernfalls schauen Sie regelmäßig auf unsere Homepage www.soliprax.de/update wo Sie die Updates manuell herunterladen können. Seite - 5 -

Buchen Wählen Sie zunächst das Buchungsjahr aus. Wenn das vorgeschlagene Buchungsjahr nicht stimmt, klicken Sie bitte auf das Pfeil-nach-unten- Symbol und stellen das Buchungsjahr ein. Wie im SoliPrax Abrechnungsprogramm, sehen Sie gleich, welches Formular geöffnet ist. Das stilisierte SoliPrax Logo links neben dem Wort markiert es in der Navigationsleiste. In dem Formular Erfassen können Sie sämtliche Buchungen eingeben. - Barein- und Ausgaben - Kontoein- und Ausgänge - Anschaffungen (Ausgaben, die über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden) - Alle Umbuchungen zwischen Kasse und Konto - Alle Privatentnahmen von Kasse und Konto Buchungen erfassen: Klicken Sie einfach in die oberste Eingabezeile (Pfeil). Bei jedem Buchungsvorgang muss zunächst das Datum eingegeben bzw. bestätigt werden. Alle grauen Felder können nicht vom Anwender ausgefüllt werden. Beim Programmstart wird stets das aktuelle Tages-Datum angezeigt. Das Buchungsdatum ist blau hinterlegt. Sie haben mehrere Möglichkeiten das Buchungsdatum zu verändern: Entweder durch Überschreibung oder durch den Aufruf des Kalenders (Pfeil-nach-unten- Symbol rechte Seite des Eingabefeldes) können Sie Tag oder Monat verändern. Bei der Eingabe der nächsten Buchung wird immer das zuletzt eingegebene Datum verwendet. Tipp: Auf Ihren Kontoauszügen werden oft zwei Daten angegeben, wählen Sie bitte das Valuta- oder Wertstellungsdatum. Seite - 6 -

Wechseln der Eingabefelder: Wie im Abrechnungsprogramm gelangen Sie von Feld zu Feld über mehrer Wege: Mit der Enter oder Tabulator Taste bzw. mit Mausklick gelangen Sie zum nächsten Eingabeblock und können dort mit der Pfeiltaste das Gewünschte auswählen. Wir empfehlen die Enter-Taste. Art der Buchung: Es gibt tatsächlich nur drei Buchungsarten: Das sind Einnahmen und Ausgaben. Eine weitere Buchung ist die steuerneutrale Buchung, womit man die Privatentnahmen oder Privateinlagen, bzw. die Einzahlung der Bareinnahmen auf das Konto bucht. Nach der Datumseingabe kommen Sie in die Spalte Art und geben die Buchungsart an. Klassifizierung: Für jede Buchung hat der Gesetzgeber eine Zuordnung vorgeschrieben. Wenn Sie die Buchungsart ausgewählt und mit Enter bestätigt haben, gelangen Sie in die Spalte Klassifizierung. Die Bezeichnungen sind vom Gesetzgeber vorgeschrieben und überwiegend selbsterklärend. 1. Einnahmen 2. Ausgaben 3. Steuerneutrale Buchung Tipp: Das ABC der Betriebsausgaben finden Sie auf der linken Navigationsleiste. Es beinhaltet von AfA bis Zinsen eine Sammlung der verschiedensten Praxisausgaben mit hilfreichen Erklärungen. Seite - 7 -

Sonderfälle Es gibt aber ein paar Buchungs-Sonderfälle, die nach einer kurzen Erklärung leicht zu meistern sind. - Einnahme aus Verkäufen: Hier sind die Verkäufe von Einrichtungsgegenständen gemeint. Sie haben z.b. ein medizinisches Gerät gekauft und schreiben dies über 5 Jahre ab. Nach 2 Jahren verkaufen Sie es aber wieder. Die Einnahme (und nicht nur ein Anteil) muss hier gebucht werden. - Einnahme aus Praxisbetrieb: Hier öffnet sich ein kleines Fenster, wo Sie die Buchung einer bezahlten Rechnung vornehmen können. Einfach die Rechnungsnummer oder den Anfangsbuchstaben des Patientennamen eingeben. Das Besondere: Die Buchung ist gleich im SoliPrax Abrechnungsprogramm unter Zahlungsverkehr hinterlegt! Sie sparen sich also eine Doppeleingabe. Wenn Sie aber keine Rechnungsnummer eingeben wollen, weil der Patient z.b. bar gezahlt hat und nur eine Quittung erhalten hat, drücken Sie einfach die ESC-Taste und geben den Betrag ein. Es wird empfohlen, den Patientennamen ins Feld Kommentar zu schreiben. - Bewirtungskosten: Von der Quittung tragen Sie nur 70% der Bewirtungskosten ein, da der Gesetzgeber Ihren Anteil aus der Bewirtung nicht als Betriebsausgabe gelten lässt. Tragen Sie auf der Quittung den Anlass und die bewirteten Personen ein. Übrigens: Das Pfeil-nach-unten Symbol im Betragfeld öffnet den Taschenrechner. - Übrige Ausgaben: Alles was in keine andere Klassifizierung passt, kommt hier herein (auch wenn es manchmal verwunderlich ist, dass es dafür keine eigene Klassifizierung gibt)! Hinweis: Wem die Ausgaben-Klassifizierung nicht reicht, kann die Ausgaben- Kategorien feiner unterteilen. So können Sie unter Einstellungen die Übrigen Ausgaben um z.b. Werbekosten für die Praxis ergänzen. - Anlagegüter (AfA): Ein Sonderfall, dem wir das nächste Kapitel gewidmet haben! Seite - 8 -

- Fahrkosten (mit PKW): Bei berufsbedingten Fahrten gestattet der Gesetzgeber 0,30 pro gefahrenen km als betriebliche Kosten abzusetzen. Sie können hier keinen Betrag eingeben, sondern nur die gefahrenen Kilometer und die Anzahl der Stunden der Abwesendheit. Den absetzbaren Betrag zuzügl. der Verpflegungsmehraufwendung rechnet das Programm automatisch. Hinweis: Wer ein eigenes Firmen(Praxis)Auto nutzt, muss seinen Steuerberater nach der günstigsten Buchung fragen. - Reisekosten (ohne PKW): Hier setzten Sie einfach die Kosten für Bahn / Flug ein. Den absetzbaren Pauschalbetrag für den Verpflegungsmehraufwand rechnet das Programm hier (noch) nicht aus. Unter sonstige Ausgaben tragen Sie den Verpflegungsmehraufwand ein für eine Abwesenheit von: mindestens 8 Stunden = 6 Euro mindestens 14 Stunden = 12 Euro mindestens 24 Stunden = 24 Euro - Übernachtungskosten: Verbuchen Sie alle Kosten, die im Zusammenhang mit Fachfortbildung unter der gleichnamigen Ausgaben-Kategorie. Wenn Sie die Übernachtung mit Frühstück wählen, muss dies gesondert ausgewiesen werden und ist mit dem Verpflegungsmehraufwand abgerechnet. Dies gilt nicht, wenn das Angebot Ihres Hotels gleich das Frühstück beinhaltet. Sonderfall bei Übernachtungskosten: Sollten Sie einen Hausbesuch zu einem weit entfernten Patienten machen, müssten Sie in diesem Falle diese Kosten unter sonstige Ausgaben buchen. Seite - 9 -

Bedienelemente: Wie auch schon im SoliPrax Abrechnungsprogramm sind die Bedienelemente identisch. Das Plus steht für neue Buchung, mit dem Minus wird eine Buchung (nach Sicherheitsabfrage) gelöscht. Mit dem Häkchen wird eine Eingabe bestätigt (die Enter-Taste hat meist die gleiche Funktion) und mit dem X wird eine angefangene Buchung gelöscht. Unsortiertes Buchen: Sie können die Belege auch unsortiert buchen, das Buchhaltungsprogramm sortiert die Einträge für die Übersichten automatisch. Allerdings gilt auch hier der Grundsatz jeglicher Buchhaltung: Keine Buchung ohne Beleg! Hinweis: Geben Sie ruhig die Buchungen zügig ein: Alle Buchungen können nachträglich korrigiert werden. Selbst bei den gefürchteten AfA-Buchungen überwacht unser Prüfprogramm die richtige Buchung! Betrag: Das Betragsfeld wird standardmäßig als Währungsfeld, aber ohne Währungssymbol, genutzt (wegen unseren Anwendern in Österreich). Das Pfeil-nach-unten Symbol öffnet einen Taschenrechner. Bei den Fahrtkosten mit PKW kann kein Betrag eingegeben werden, da dieser vom Programm errechnet wird. Kasse: Bei einer Baraus- oder Einnahme klicken Sie in das Kästchen. Damit wird diese Buchung gleichzeitig in das Kassenbuch übernommen. Da die Kasse niemals negativ sein darf, prüft das Programm bei einer Barausgabe zunächst, ob diese überhaupt laut Kassenbestand möglich sein kann. Alle anderen Buchungen werden als Kontobewegung verbucht Seite - 10 -

Spalten ohne Überschrift: Je nach gewählter Klassifizierung ändern sich die Spaltenüberschriften für die Buchung. Die grau hinterlegten Felder können nicht ausgefüllt werden. Kommentar Geben Sie die Beleg- oder Quittungsnummer (falls vorhanden) oder besser den Klartext hier ein. Das erleichtert Ihnen später (bei einer evt. Prüfung durch das Finanzamt) die Nachweise für Ihre Geldflüsse. Um Ihnen Tipparbeit zu sparen werden Kommentare, die mehr als zweimal eingegeben wurden, gespeichert und zur Auswahl angeboten. Seite - 11 -

Anschaffungen (AfA): Der Gesetzgeber schreibt vor, dass größere Anschaffungen nicht zum Zeitpunkt des Kaufes, sondern über mehrere Jahre abgeschrieben werden. So wird z.b. eine Untersuchungsliege, die 1.000 Euro gekostet hat, über 10 Jahre abgeschrieben. Also werden pro Jahr nur 100 Euro als Ausgabe abgerechnet (obwohl das Geld schon komplett ausgegeben ist). Mit dem Anlageverzeichnis für Abschreibungen (AfA) wird der Kauf, die Abschreibungsdauer, die Abschreibung für das laufende Jahr und der Restwert aufgeführt. Im Buchhaltungsprogramm wird die AfA-Liste teilweise automatisch vorgenommen. Dennoch ist es wichtig, dass Sie den nachfolgenden Text durchlesen, um die jeweils günstigste Abschreibung für Sie zu finden. Hinweis: Der Gesetzgeber ändert die Vorschriften für die Abschreibung von Anschaffungen in unregelmäßigen Abständen. Das Buchhaltungsprogramm wird stets an die neusten Vorschriften angepasst. Daher ist es wichtig, dass Sie immer die neuste Version nutzen. Für alle Anschaffungen, die nach dem 31.12.2007 getätigt wurden, gelten für die steuerliche Abschreibung die folgenden Regeln. Bei den angegebenen Betragsgrenzen handelt es sich um Netto-Beträge (ohne Mehrwertsteuer, aber unter Berücksichtigung von Skonti). Diese sind übersichtlicher und leichter zu merken, auch wenn wir Heilpraktiker im Allgemeinen die Kosten brutto verbuchen werden. Hier die Bruttowerte zu den unten vorkommenden Nettobeträgen Netto (ohne MwSt) Brutto (mit MwSt) 150,00 178,50 410,00 487,90 1.000,00 1190,00 Was sind Anschaffungen? a) Unbewegliche Wirtschaftsgüter Hierunter fallen z.b. Gebäude (teile) oder Parkplätze. Dies sind aber für die Praxis eher seltene Fälle. Diese sind über die reguläre Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabelle abzuschreiben und im Anlagevermögen aufzuführen. Hierzu befragen Sie bitte Ihren Steuerberater. Seite - 12 -

b) Bewegliche nicht selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter Hierunter sind z.b. Computermonitor, Ersatzteile usw. zu verstehen. Also solche Güter, deren Nutzung nur zusammen mit einem anderen veranlagten Wirtschaftsgut möglich ist. Diese können Sie im Anlagevermögen der Hauptanschaffung zuordnen. Sie werden über die normale Nutzungsdauer abgeschrieben. c) Selbstständig nutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter Hier gelten für die Jahre 2008, 2009 und die Jahre ab 2010 unterschiedliche Regeln. Die selbstständig nutzbaren, beweglichen Wirtschaftsgüter werden im Grundsatz über die reguläre Nutzungsdauer abgeschrieben. Davon ausgenommen sind Anlagegüter mit einem Wert unterhalb festgelegter Grenzen, die nachfolgend aufgeführt werden. 1.) Anschaffungen bis 150 EUR (gilt in 2008, 2009 und auch ab 2010) Diese können sofort als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Dabei besteht keine separate Aufzeichnungspflicht. Variante A (gilt in 2008, 2009 und auch ab 2010) 2. a) Anschaffungen über 150 EUR bis 1000 EUR Diese werden als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) in einen jährlichen Sammelposten eingestellt, der als ganzes über 5 Jahre linear, also mit 20 % pro Jahr abgeschrieben wird. Dabei verändert sich die Abschreibungsdauer für einzelne Güter nicht, wenn diese vor Ablauf der 5 Jahre (etwa durch Verkauf oder Verschrottung) aus der Nutzung herausfallen. Die Güter werden in einem separaten Verzeichnis aufgeführt. Wenn Sie die Option Sammelposten nutzen möchten, muss sie unter Einstellungen aktiviert werden. 3. a) Anschaffungen über 1000 EUR Diese sind über die reguläre Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabelle abzuschreiben und im Anlagevermögen aufzuführen. Seite - 13 -

Variante B (gilt nur ab 2010) 2. b) Anschaffungen über 150 EUR bis 410 EUR Diese können als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sofort vollständig abgeschrieben werden. Sie müssen in einem eigenen Verzeichnis geführt werden. 3. b)anschaffungen über 410 EUR Diese sind über die reguläre Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabelle abzuschreiben und im Anlagevermögen aufzuführen. Für alle fünf Fälle gilt: Ab 2010 können einzelne Anschaffungen stattdessen auch über die reguläre Nutzungsdauer abgeschrieben werden, in 2008, 2009 sind die oben angegebenen Abschreibungsmodalitäten hingegen verpflichtend. Was sind GWG? Die sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgüter sind selbstständig nutzbare bewegliche Anschaffungen von geringem Wert (unter 410 EUR bzw. 1000 EUR). Streng genommen zählen die Anschaffungen bis 150 EUR nicht zu den GWG, aber der Einfachheit wegen rechnet man sie meist dazu. Ein viel diskutierter Begriff im Zusammenhang mit GWG ist die selbstständige Nutzbarkeit eines Wirtschaftsgutes. Ein Wirtschaftsgut ist nicht selbstständig nutzbar und damit unabhängig von den Kosten kein GWG, wenn seine Nutzung nur gemeinsam mit der Nutzung eines anderen Gutes möglich ist. Sehen wir uns ein beliebtes Beispiel an: Das Hauptwirtschaftsgut ist ein Computer. Die gleichzeitig angeschafften Bildschirme und Eingabegeräte sind ohne den Computer nicht nutzbar und damit keine GWG. Somit kann durchaus der Fall eintreten, dass der Computer für 400 EUR als GWG unter 410 EUR sofort abgesetzt wird und die separat angeschaffte Tastatur für 30 EUR über drei Jahre abgeschrieben werden muss. Die Wahlmöglichkeit zwischen den beiden GWG-Varianten und der regulären Abschreibung ab 2010 macht die Dinge zunächst nicht einfacher. Aber bei geschickter Wahl der Abschreibungsoptionen lassen sich hier Steuern sparen. Denken Sie daran dass die Alternativen "bis 410 EUR" und "Sammelposten" pro Jahr nur einheitlich genutzt werden können. Seite - 14 -

Praxisbeispiele GWG bis 410 gegenüber regulärer Abschreibung War das Jahr ertragsschwach, "verpufft" die sofortige Abschreibung von GWG unter 410 EUR steuerlich wirkungslos. Hier kann es sinnvoller sein, eine Anschaffung mit niedriger Abschreibungsdauer, wie etwa einen Computer, über 3 Jahre abzuschreiben, wenn die folgenden Jahre wieder höhere Erträge versprechen. GWG bis 410 gegen Sammelposten Generell scheint die Nutzung der sofortigen Abschreibung der GWG bis 410 EUR vorteilhafter als die Einstellung in den Sammelposten mit fünfjähriger Abschreibung. Stellen wir uns aber ein Jahr mit der Anschaffung mehrerer Möbelstücke über 410 EUR aber unter 1000 EUR vor. Diese wären bei Nutzung der 410-EUR-Regel keine GWG und über 13 Jahre abzuschreiben. Hier wäre es unter Umständen sinnvoller, sie mit allen anderen GWG in den Sammelposten einzustellen und damit wesentlich kürzer über 5 Jahre abzuschreiben. Sammelposten gegenüber regulärer Abschreibung Bei Nutzung der Abschreibungsvariante über den Sammelposten ist zu bedenken, dass bei vorzeitigem Abgang einzelner betroffener Güter (etwa durch Verlust oder Verschrottung) der Sammelposten nicht wertberichtigt wird, d.h. er wird unverändert in der ursprünglichen Höhe übernommen. Sollten die angeschafften Güter also einem ungewöhnlichen Verschleiß unterliegen und über eine nicht zu hohe Dauer abzuschreiben sein, könnte die reguläre Abschreibung von Vorteil sein, weil hierbei eine außerplanmäßige Abschreibung des Restwertes immer möglich ist. Hinweis: Am besten nehmen Sie die Entscheidung, ob Sie den Sammelposten auswählen, erst am Jahresende vor. Seite - 15 -

Steuerneutrale Buchungen Buchungen, die das Geschäftsergebnis nicht verändern, sind steuerneutrale Buchungen. Die bekannteste steuerneutrale Buchung ist die Privatentnahme, wenn Sie sich z.b. Ihr Gehalt auf Ihr privates Konto zahlen oder sich einen Betrag aus der Kasse entnehmen. Diese Ausgaben zählen nicht als Betriebsausgabe, sind also nicht als Ausgabe von den Einnahmen absetzbar. Eine weitere Steuerneutrale Buchung ist z.b. das Abheben von Geld vom Firmenkonto, um es in die Firmenkasse einzuzahlen (damit diese z.b. nicht negativ wird). Folgende 6 Steuerneutrale Buchungen können Sie vornehmen: Privateinzahlung in Firmenkasse Privateinzahlung auf Firmenkonto Privatentnahme aus Firmenkasse Privatentnahme vom Firmenkonto Firmenkonto an Firmenkasse Firmenkasse an Firmenkonto Sie zahlen privates Geld in die Firmenkasse Sie zahlen privates Geld auf das Firmenkonto Sie entnehmen Geld aus der Firmenkasse Sie entnehmen Geld vom Firmenkonto Sie zahlen Geld vom Firmenkonto in die Firmenkasse Sie zahlen Geld von der Firmenkasse auf das Firmenkonto Tipp des Finanzamtes: Wer sehr oft privates Geld in die Firma zahlt (egal ob in die Kasse oder auf das Konto) wird evtl. gefragt, woher dieses private Geld stammt. Seite - 16 -

Kassenbuch Sie haben in dem Formular Erfassen zwischen Bar und Konto- Umsätzen unterschieden. Auf der Seite Kassenbuch sind diese Buchungen für die bessere Übersicht zusammengefasst. Hier können keine Buchungen vorgenommen werden. Sortierung: Wie im SoliPrax Abrechnungsprogramm können Sie die Buchungen durchsortieren. Einfach in die Spaltenüberschrift klicken und die Buchungen werden aufoder absteigend sortiert. Anfangsbestand der Kasse: Wenn Sie schon den alten Euro-Lotsen verwendet haben, wird der Kassenbestand übernommen. Wenn Sie das Programm das erste Mal einsetzen ist der Kassenbestand auf Null gesetzt und wird ab dann über die Jahre weiter fortgeführt. Wichtig: Die Kasse darf niemals ins Negative rutschen. Dann warnt das Programm Sie. Mögliche Lösungen in diesem Fall wären z.b. 1) Geld vom Firmenkonto abheben und in die Firmenkasse einzahlen 2) Privates Geld in die Firmenkasse einzahlen Diese beiden Lösungsvorschläge sind aus steuertechnischer Sicht für das Unternehmen neutral. Das bedeutet, sie haben keinen Einfluss auf das Geschäftsergebnis (den Gewinn bzw. den Verlust). Deshalb werden diese Buchungen in dem Feld Steuerneutrale Buchungen (siehe vorherige Seite) vorgenommen. Tipp des Finanzamtes: Das Finanzamt achtet bei einer Prüfung besonders auf das Kassenbuch! Sind alle Buchungen in sich logisch, oder besteht der Verdacht, hier könnte etwas nicht stimmen z.b. Schwarzgeld. Seite - 17 -

Übersichten: Jahresübersicht: Mit den konkreten Zahlen aus Ihrem Unternehmen können Sie ganz sicher und schnell die wirtschaftliche Situation ableiten. Diese Zahlen kann man nicht mehr schönrechnen und machen aus einem vagen (Bauch)Gefühl eine sichere unternehmerische Entscheidungen. Monats- / Quartal und Jahresübersicht: Hier werden Ihnen die Einnahmen und Ausgaben auf einen Blick zusammengefasst. Sie klicken auf einen Monat und das Balkendiagramm des betreffenden Monats wird aufgehellt dargestellt. Im unteren Bereich haben Sie die Ein- und Ausgaben. Mit den Scrollbars an den Seiten können Sie die Buchungen kontrollieren. Sie können auch im Balkendiagramm den gewünschten Monat anklicken. Sie erkennen sofort, ob Sie in diesem Monat einen Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet haben. Hinweis: Bei der Jahresübersicht und der Auswertung werden die tatsächlichen Geldbewegungen aller Buchungen inkl. der Anschaffungen angezeigt! Bei der EÜR erscheinen die Anschaffungen nur mit ihrem Abschreibungswert für das Jahr. Seite - 18 -

Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) Die EÜR gemäß 4 Abs. 3 EStG ist die einfachste Art den Gewinn bzw. Verlust eines Unternehmens zu ermitteln. Hierzu werden einfach alle Betriebsausgaben eines Jahres von den Betriebeinnahmen des Jahres abgezogen. Ist das Ergebnis positiv, haben sie einen Gewinn erzielt, ist es negativ, haben Sie einen Verlust erwirtschaftet. Die EÜR darf jeder Gewerbetreibende die Einnahme-Überschussrechnung machen, dessen Gewinn unter 50.000 Euro liegt, er nicht mehr als 500.000 Euro Jahresumsatz macht und keine Handelsregistereintragung vorliegt z.b. e.k. oder GmbH Sind alle Buchungen eines Jahres eingegeben errechnet das Programm die Gesamtsummen und präsentiert sie als EÜR. Hieraus können Sie selbst Ihre Steuererklärung erstellen oder diesen Ausdruck Ihrem Steuerberater geben, der daraus Ihre Steuererklärung erstellt. Dadurch, dass Sie ihm die EÜR bereits geliefert haben, sinken die Steuerberaterkosten erheblich!! Die vom Programm ermittelten Werte bei den Einnahmen und Ausgaben müssen Sie in das Steuer-Formular für die Einnahme-Überschuss-Rechnung übertragen. Auf der Homepage ist ein Beispiel einer Steuererklärung eines fiktiven Unternehmers hinterlegt. Seite - 19 -

Anlageverzeichnis: Sie müssen sowohl die Einnahme-Überschuss Rechnung (EÜR) als auch die Liste der Abschreibungen kurz AfA Liste ausdrucken. Es wird empfohlen, diese gut aufzubewahren, da sie ggf. bei einer Prüfung benötigt wird. Sie haben unter Einstellungen bereits entschieden, ob Sie den Sammelposten nutzen wollen oder nicht. Wenn Sie unter Erfassen die Anschaffung und die Abschreibungsdauer angegeben haben, errechnet des Buchhaltungsprogramm den Rest. Es kontrolliert die Abschreibungsdauer und weist Sie auf einen evt. Fehler hin. Abbildung ohne Sammelposten: Abbildung mit Sammelposten Sofort Abschreiben Wenn eine Anschaffung z.b. durch Verschrottung komplett zerstört ist, kann man den Betrag zum Restwert vollständig abschreiben. Klicken Sie die Buchung an und dann auch Sofort abschreiben. Seite - 20 -

Auswertungen Hinter dieser Seite befindet sich das Controlling -Element des Buchhaltungsprogramms. Dieses wichtige Merkmal unserer Software muss genauer erklärt werden, damit Sie den Wert für Ihre Praxis erkennen. Hinweis: Bei der Jahresübersicht und der Auswertung werden die tatsächlichen Geldbewegungen aller Buchungen inkl. der Anschaffungen angezeigt! Bei der EÜR erscheinen die Anschaffungen nur mit ihrer Abschreibung für das Jahr. Controlling (engl.: Beherrschung, Lenkung und Steuerung eines Vorganges): Es bedeutet - stark vereinfacht - die Übersicht aller Ein- und Ausgaben des Unternehmens zum Zwecke der Kontrolle, Planung und Steuerung. Das Controlling nicht nur etwas für große Unternehmen ist, hat sich längst durchgesetzt. Für jeden Unternehmer ist das Controlling existenziell! Und Heilpraktiker sind auch Unternehmer, auch wenn s manchmal vergessen wird. Hier werden die Zahlen für einen beliebigen Zeitraum aufbereitet. So können Sie auch die Entwicklung über Jahre bzw. Jahresgrenze beurteilen. Tipp: Diese Auswertung eignet sich auch sehr gut für die Urlaubsplanung. Seite - 21 -

Unterschiede bei Auswertungen Das gesamte SoliPrax Programm bietet mehrere Übersichten, die alle jeweils eigene Ergebnisse zeigen, aber dennoch auf einem Datenbestand basieren: 1. Im Abrechnungsprogramm unter Zahlungsverkehr -> Filter Journale Hier werden die Rechnungen aufgeführt, die während eines Zeitraumes bezahlt (bar oder auf Konto) worden sind. Darin sind keine weiteren Buchungen (z.b. Bareinnahmen, bei denen keine Rechnung erstellt werden musste) enthalten. 2. Im Buchhaltungsprogramm unter Jahresübersicht bzw. Auswertung Hier werden die tatsächlichen Geldflüsse angezeigt. Also auch die kompletten Ausgaben für Anschaffungen, die aber über mehrere Jahre abgeschrieben werden. 3. Im Buchhaltungsprogramm unter EÜ-Rechnung Hier werden die Daten für das Finanzamt aufbereitet, also bei Anschaffungen nur der Betrag, der für das aktuelle Jahr abzuschreiben ist. Seite - 22 -

ABC der Betriebsausgaben (Hinweis: Diese Zusammenstellung ist eine Textsammlung, welche nach bestem Wissen erstellt wurde. Es soll aber nicht der Eindruck entstehen, dass es sich um Steuerberatung handelt. Im Zweifel fragen Sie bitte Ihr zuständiges Finanzamt oder den Steuerberater. Weiterhin können jederzeit Änderungen der gesetzlichen Vorschriften eintreten, so dass wir die Richtigkeit aller Punkte nicht garantieren und somit auch keine Haftung übernehmen können. Stand 11.Jan. 2011) AfA (Absetzung für Abnutzung) Abschreibungen Manche Anschaffungen von Wirtschaftsgütern, die Sie für Ihre Praxis tätigen, können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe gebucht werden. Andere Anschaffungen wiederum dürfen nicht sofort vollständig als Betriebsausgabe gebucht werden, sondern müssen über einen gewissen Zeitraum (AFA bzw. Abnutzungszeitraum) abgeschrieben werden. Im Handbuch des Programms ist die Abschreibungsregel genau erklärt. Abschreibungen mit Beginn vor 2008 Bereits bestehende (ältere) Abschreibungen kann das Buchhaltungsprogramm auf Grund geänderter steuerlicher Rahmenbedingungen nicht automatisch übernehmen. Hier müssen Sie den Abschreibungswert für das Jahr manuell ermitteln (z.b. der Wert des Vorjahres bei der gängigen linearen Abschreibung) und unter übrige Ausgaben buchen. Arbeitszimmer Seit dem 01.01.2007 kann ein Arbeitszimmer nur noch als Betriebsausgabe abgesetzt werden, sofern es den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit bildet. Sollte dies der Fall sein und da kommen ganz enge Bestimmungen zum Tragen, können Sie die dafür anfallenden Kosten z.b. für Miete etc. anteilig gelten machen. Im Zweifelsfall rufen Sie Ihr Finanzamt an und klären die Anerkennung vorab telefonisch ab. Buchen Sie es dann bei den Ausgaben unter übrige Ausgaben. Bank Kosten des Bankverkehrs (z.b. Kontoführungsgebühren, Kosten für EC Karte aber auch Zinsen für dienstliche Kredite sind Betriebsausgaben. Buchen Sie diese unter übrige Ausgaben. Seite - 23 -