Mobilität und BYOD Wie mobil sollen/müssen/werden wir werden und was bedeutet dies für Unternehmen?

Mobilität und BYOD Wie mobil sollen/müssen/werden wir werden und was bedeutet dies für Unternehmen? Wien, 14.5.2013 Thomas Materazzi

Inhalt HMP Wer wir sind Steigende Mobilität trifft die Arbeitswelt BYOD als eine Auswirkung Was bedeutet dies für Unternehmen 2

HMP Wer wir sind HMP (Hellweg, May und Partner) Gründung 1993 in Österreich Vollständig im Besitz des Managements Rund 15 Mitarbeiter erwirtschaften in Österreich ca. 2 Millionen Jahresumsatz Herstellerunabhängig und neutral Starkes Partnernetzwerk in Zentral- und Osteuropa Geschäftsführung: Ing. Martin Bayer, Mag. Thomas Schmutzer 3

Studie Unified Communication und der New World of Work Die Studie wurde von HMP gemeinsam mit IMC Krems und dem Report Verlag bereits zum 3. Mal durchgeführt Die Anforderungen und Meinungen von 252 Entscheidungsträgern aus allen Branchen und Unternehmensgrößen wurden Österreichweit erhoben Breite Teilnehmerbasis erbringt guten Überblick über Anforderungen 4

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Mobile Workstyle steigt rasant an Flache Hierarchien Flexible Teams Projektorientierung Quelle: http://mashable.com Zusammenwachsen von Freizeit & Arbeit 3 von 5 sagen sie brauchen kein Büro um effektiv zu arbeiten (USA) 91% der younger European haben Mobiltelefon IMMER weniger als 1 Meter entfernt Quelle: ITU World Telecommunication 2010 Quelle: http://mashable.com 6

Kontroversielles: Yahoo! und Mobile Working!? Yahoo! boss Marissa Mayer under fire for building personal nursery next to her office - before telling employees they can NOT work from home. Quelle: http://www.dailymail.co.uk/news/article-2284828 02.2013 7

Zusammenarbeit der Zukunft Wissensarbeiter wissen gemeinsam 86% aller Arbeitskräfte verwenden inoffizielle Werkzeuge um Ihre Produktivität zu steigern Quelle: Yankee Group Mitarbeiter, die sich wohlfühlen, sind um mehr als die Hälfte produktiver als andere. Quelle: Fraunhofer Institut Quelle: Format 2010 24% in den USA / 19% in Dtd prüfen in Ferien regelmäßig E- Mails und Voicemails Quelle: ITU World Telecommunication 2010 8

Mobility als Treiber für UC & NWOW Steigerung der Arbeitgeberattraktivität & Servicequalität Mobilität steigt 42 % sehen große Veränderungen für ihr Unternehmen kommen 39 % ist eine Gehalts-erhöhung gleich wichtig wie HomeOffice Mitarbeitermotivation, Kundenzufriedenheit und geringere Reisekosten als Treiber von NWOW Für 80,4 % sind Unternehmen die keine HomeOffice oder MobileOffice Lösungen anbieten deutlich unattraktiver und müssten dies laut 34 % mit höheren Gehältern kompensieren 25% 20% 15% 10% 5% 0% 20,3% Manager - mobil & kollaborativ nicht mobil kollaborativ 18,9% 18,7% hochgradig extern mobil 40% 30% 20% 10% 0% 17,4% 16,4% 13,3% hochgradig intern mobil Treiber für NWOW 11,9% extern mobil 10,7% 10,0% Gesundheit Mobilitätsgrade Energie / Infra Beratung Öffentlich Handel Industrie Verkehr / Transport Tourismus Finance IT & TK 4,3% Mobilität immer wichtiger für Jobauswahl 9

Geänderte Rahmenbedingungen für Mobility & Collaboration Wandel im Geräteeinsatz Leistungsfähigkeit und Funktionalität mobiler Endgeräte steigt bei rückläufigen Kosten Consumerisation: Mitarbeiter bringen eigene Geräte ins Unternehmen BYOD: 58,75% der CIO haben sich schon mit BYOD beschäftigt (28% planen Einführung 2012) Steigende Anzahl von Apps und Cloud Angeboten (z.b dropbox, Cisco Quad, UC ) Das Productivity Paradox Quelle: Strassmann Mobile Workstyle 10

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Beispiel: Telekommunikationsmarkt Von der Post bis zu Apple & Google in weniger als 20 Jahren 1990 2000 2010 Technologien und Fokus der Konsumenten haben den Markt gedreht 1990+ 2000+ 2010+ Provider: Durchbruch mit GSM Telefonie & attraktiven Phones (Nokia) GSM: Mobiles Telefonieren mit attraktiven Phones Provider: Durchbruch mit UMTS Technologie als Wegbereiter Mobiles Internet Mobiles E- Mail Aufkommend: Service Provider & Smartphones, Tablets Golbal Service Companies: Das Geschäftsmodell dreht sich APPs Musik Entertainment Social Media Unified Communication

Beispiel: Geschichte und Positionierung mobiler Systeme / Smartphones & co Blackberry = Business Unternehmen steuert ios & Android, Windows = Private / Consumer User steuert o o o o Erstes Tool für echte, mobile Unternehmenskommunikation. Umfangreiche Policies & Enterprise Einbindung. Weiter gefasste Relase Zyklen. Sichere Prozesse, Datensicherheit. o o o Thema: Lifestyle, Design, APPs, Musik, New Media. Einzug von private in die Business-Welt. Geräte und Systeme haben zunehmend Fähigkeiten für echte Businesskommunikation Blackberry-like entwickelt. 100% User steuert/bestimmt Android ios Win Hier wollen alle hin!? Blackberry 0% Unternehmen steuert/bestimmt 100% Kernfrage: Wer steuert - User oder Unternehmen? Der Markt hat sich gedreht von companycentric zu user-centric. mydevice: Das Device und die damit verbundenen Daten und Kommunikation haben einen sehr persönlichen Stellenwert gewonnen. 13

BYOD Bring Your Own Device Der Trend: Consumerization CONSUMERIZATION als IT Trend: Mit Konsumerisierung wird ein Trend bezeichnet, bei dem Mitarbeiter eigene Geräte und Consumer- Anwendungen für berufliche Zwecke nutzen. Dazu gehören Smartphones, Pad- und Tablet-PCs mit den jeweiligen privaten Datentarifen. Dieser Trend hat in kurzer Zeit zu einer veränderten Arbeitsweise bei Mitarbeitern und in Unternehmen geführt. Auch wenn nicht alle IT-Manager in diesem Zusammenhang den Begriff Konsumerisierung verwenden, haben doch die meisten bereits Erfahrungen mit diesem neuen Trend gemacht. Aufgrund der Auswirkungen einer derart weit verbreiteten Nutzung von privaten Geräten am Arbeitsplatz sind IT-Experten gezwungen, ihre Denkweisen und Praktiken radikal zu überdenken. Trend: Mündiger, informierter und engagierter User & Digital Natives. User haben ihren Weg und ihre Arbeitsmittel, so wie sie am besten arbeiten. User lösen ihre Probleme selbst. User bilden und nutzen Communities. User sind gut informiert und probieren aus. User nutzen privat oft modernere Endgeräte und SW als in der Firma. Wandel von Company Driven zu User Driven. Wachsende Anzahl von Digital Natives 14

BYOD Bring Your Own Device 2013 wird jeder dritte Beschäftigte ein Mobile Worker sein (IDC). Mobilität und Technologie als Mitarbeitermotivation Projektbezogenes Arbeiten Endgeräte und Software Viele Mitarbeiter nutzen privat bessere Endgeräte und wollen dies im Business einsetzen. Wie kann dieser Trend zum beidseitigen Nutzen von Mitarbeitern und Unternehmen beitragen? Gemischte Projektgruppen und Freelancer mit eigenen Geräten und Infrastruktur nehmen zu. Wie kann die sichere und effiziente Einbindung ins Unternehmen erfolgen? Arbeitsmittel und Software sind vielfältig. Smartphones, Notebooks & Tablets - Unterschiedliche Betriebssysteme (MS, MAC), individuelle projektbezogene Software (Dropbox), Wie kann diese Vielfalt unterstütz werden und wo sind die Grenzen? 15

Erhöhung der Arbeitseffizienz Privatgeräte sind die besten Arbeitsmittel Fraunhofer 2012 Steigerung der Effizienz. Wer sein bevorzugtes Gerät privat und geschäftlich nutzen kann und dabei optimal von der IT unterstützt wird, arbeitet effizienter. Statt einer "suboptimalen, unternehmensweiten Einheitskonfiguration" arbeitet der Mitarbeiter mit dem "bestangepassten Arbeitsmittel". Entlastung des IT-Budgets für Hardware. Computerwoche 09.2011 Umgang mit Critical Issues? Schutz sensibler Unternehmensdaten IT Support Mitarbeitervereinbarungen Inkompatibilitäten Auch der Arbeitnehmer profitiert, denn er braucht kein Zweitgerät fürs Privatleben mehr. 16

BYOD Bring Your Own Device In einer Trend Micro Studie aus 2011 gibt ein Großteil der Befragten an, das private Telefon auch geschäftlich zu nutzen. In der HMP UC Studie 2013 geben ein Großteil der Befragten an, dass die Einbindung von privaten Geräten geplant ist Zitat eines IT Leiters eines großen österr. Technologieunternehmens: Eine der wichtigsten Fragen beim Bewerbungsgespräch ist mittlerweile, welches Endgerät der MA nutzen kann. Wird Ihr Unternehmen in den nächsten 3 Jahren es Mitarbeitern ermöglichen private Geräte ins Unternehmen einzubinden? 22,8% 14,5% 23,4% 39,3% nicht vorgesehen für alle Mitarbeiter ist in Planung/Evaluierung für ausgewählten Gruppe 17

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Risiken und Chancen von BYOD Chancen Risiken und Befürchtungen Reduktion von Support - Selfcare Kostenreduktion durch Mitarbeiterbeteiligung Attraktiver Arbeitgeber Motivierte und produktivere Mitarbeiter Unternehmen unattraktiv für junge Mitarbeiter. Endgerätevielfalt: Support und Betrieb wird aufwändiger Öffnen von Sicherheitslücken Zug der Zeit verpassen. Neid auf User mit besseren Endgeräten User haben ihren Weg und ihre Arbeitsmittel, so wie sie am besten arbeiten. User lösen ihre Probleme selbst. User bilden und nutzen Communities. User sind gut informiert und probieren aus. User nutzen privat oft modernere Endgeräte und SW als in der Firma. Wandel von Company Driven zu User Driven. Wachsende Anzahl von Digital Natives 19

BYOD Bring Your Own Device Was, wenn ich mich nicht mit BYOD beschäftige? Work Your Way ist ein Zug der Zeit: Vor allem junge, neue Mitarbeiter und Management fragen nach der Antwort des Unternehmens auf diesen Trend. BYOD fördert Eigenverantwortung. Besonders in Knowledge getriebenen Bereichen ist das wesentlich. Die Wahl der Arbeitsmittel und der damit verbundenen Arbeitskultur wird für junge Mitarbeiter immer wichtiger. Trendumkehr beobachtbar: Experten und stark vernetzte Mitarbeiter wollen selbst bestimmen, wie sie am besten arbeiten. 20

BYOD Evaluation Process Es gibt kein Patentrezept für jedes Unternehmen Ziel: Ausgehend von der aktuellen Geräte-Policy muss das Modell herausgefunden werden, das einerseits die maximale Mitarbeiterakzeptanz aber auch die Benefits für das Unterhemen bringt. Rahmenbedingungen Analyse IST Situation Potenziale Modelle Einführung Definition von Rahmenbedingungen was darf nicht sein : Sicherheit, Kosten, Eingrenzung von Endgeräten, Prozesse Erfahrungen mit der aktuellen Situation (z.b. Nutzung von Blackberry). Gut laufende Punkte und Verbesserungsbedarf identifizieren. Welche Arbeitsanforderungen gibt es in Zukunft? Was ist motivierend für Mitarbeiter und unterstützt den Arbeitsprozess? Fixieren der Modelle und Bewertung: Endgeräte, Software, Userakzeptanz, Sicherheit, Administration/Prozesse, Kosten, Zukunftssicherheit Betriebsvereinbarungen Kommunikation Prozesse Wesentlich: Aktive Einbindung von Mitarbeitern und Management in den Prozess 21

BYOD Beispiel #1 100% BYOD Softwareunternehmen, national tätig, ~15 Mitarbeiter Mitarbeitergruppe: 25-45 Jahre Modell Jedes Endgerät und Betriebssystem ist erlaubt, Provider SIM wird mitgebracht und selbst bezahlt. Endgerät ist im Besitz des Mitarbeiters Kosten MA trägt 100% der Kosten und erhält dafür einen monatlichen Zuschuss von ca. 80.- Policies Mitarbeiter ist für den Umgang mit Unternehmensdaten verantwortlich. Keine Restriktionen. Support Zugangsdaten und Informationen werden zur Verfügung gestellt. Jeder User löst seine Probleme selbst. Motivation Mitarbeitermotivation: Mitarbeiter wollen mit dem Endgerät und Betriebssystem ihrer Wahl arbeiten, 1 Endgerät - keine Trennung privat und beruflich. Kostenreduktion: kein Support/zentrale Verwaltung notwendig, keine einmaligen Investitionskosten. Vorteile Freie Device Wahl und Applikationsauswahl. Keine Aufwände für die Administration der Geräte, Verwaltungskosten gering. Mitarbeitermotivation und Produktivitätssteigerung. Nachteile Keine Kontrolle über die Daten, Verantwortung wurde dem Nutzer übergeben. Bei Verlust/Diebstahl/Defekt gibt es vom Unternehmen kein Ersatzszenario. Kompatibilitätsfragen 22

BYOD Beispiel #2 Freiwillig und nach Wunsch als Alternative zu BlackBerry Technologieunternehmen, weltweit tätig, ca. 1.000 Mitarbeiter, Mitarbeitergruppe: 20-65 Jahre Modell BB ist Standard und wird zu 100% vom U getragen. Jedes andere vom Provider zur Verfügung gestellte EG kann bezogen werden. EG im Besitz des Mitarbeiters. Kosten U stellt SIM und Tarif zur Verfügung und trägt monatliche Gebühren. MA kauft EG zum HW Listenpreis (geht in sein Eigentum über), bekommt einen einmaligen Zuschuss von 150.- Replacement Cycle: 36M Policies Jedes EG erhält einen Exchange Zugang (Mail, Kalender, Kontakte) über Active Sync. Must ist wipe & Passcode (via Active Sync). Alle APPs erlaubt, Verantwortung liegt beim MA. Support MA ist 100% selbst verantwortlich. Bei Verlust, etc. steht ein BB Endgeräte Pool zur Verfügung. BB wird zu 100% supportet. Motivation Unternehmensführung und IT sieht eine Chance in der freien Wahl der Arbeitsmittel und will den MA Verantwortung geben. Auch im Umgang mit Daten. Das wird auch bereits im Recruiting von den MA gefordert. Hohe Akzeptanz. Vorteile Freie Device und Applikationswahl, attraktives / modernes Arbeitsumfeld, keine Standard Diskussionen, Ersatzszenario vorhanden, zentrale Steuerung der Basiselemente über Exchange Nachteile Kompatibilitätsfragen. Verantwortung für einen Teil der Security liegt beim MA. Endgeräte sind grundsätzlich offen. 23

BYOD Beispiel #3 Für eine Organisationseinheit (Außendienst) Versicherungsunternehmen, ~4.000 Mitarbeiter, europaweit tätig, Mitarbeitergruppe: 20-65 Jahre Modell Alle vom Provider unterstützten Endgeräte. Endgerät gehört dem Mitarbeiter. Kosten Unternehmen stellt Rahmenverträge mit 2 Providern bereit, Hardwarestützung von 200 (alle 24 Monate), monatliche Kosten werden vom Mitarbeiter getragen (gute Konditionen) Policies PIM und Unternehmensapp. Secure Container für Unternehmensdaten. Support Support über den Provider/Business Partner eigene Hotline für das Unternehmen. Support für PIM und Unternehmensapp über Unternehmensservice Desk. Gebrauchte Ersatzgeräte. Motivation Organisationseinheit ist eigenständig, Vorschriften sind nur bedingt möglich Prozessverbesserung durch Unternehmensapp ( deswegen HW Stützung) Vorteile Prozessverbesserungen, zentrales Management von kritischen, Unternehmensdaten, freie Device Wahl und Applikationsauswahl Nachteile Supportaufwand gleich bis ansteigend. Nicht für alle Arbeitsplätze anwendbar. Doppelte Infrastruktur (Blackberry, alternative Systeme). 24

Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Ihr Ansprechpartner bei HMP Beratung Mag. Thomas Schmutzer thomas.schmutzer@hmp.co.at +43 (0)5 05 22 8235 Dr. Thomas Materazzi thomas.materazzi@hmp.co.at +43 (0)5 05 22 8215