Linda York Outlook 2010 Grundlagen 1. Ausgabe, 3. Aktualisierung, August 2011 Trainermedienpaket OL2010_TMP
I Outlook 2010 - Grundlagen Zu diesem Buch...4 Erste Schritte mit Outlook 1 Outlook kennenlernen...6 Trainerhinweise... I 1.1 E-Mails und Termine mit Outlook verwalten... 6 1.2 Outlook starten und beenden... 7 1.3 Das Outlook-Anwendungsfenster... 8 1.4 Befehle aufrufen... 10 1.5 Das Anwendungsfenster anpassen... 11 1.6 Die Outlook-Hilfe nutzen... 12 1.7 Schnellübersicht... 16 1.8 Übungen... 16 Nachrichtenaustausch 2 E-Mails erstellen und senden...18 Trainerhinweise... II 2.1 Mit dem E-Mail-Modul arbeiten... 18 2.2 E-Mails verfassen und senden... 20 2.3 E-Mails als Entwürfe aufheben... 25 2.4 E-Mails erneut senden oder zurückrufen... 25 2.5 Schnellübersicht... 26 2.6 Übung... 27 3 E-Mails gestalten...28 Trainerhinweise... III 3.1 Bilder in E-Mails einfügen... 28 3.2 Hyperlinks in E-Mails senden... 29 3.3 E-Mails mit Anlagen versehen... 30 3.4 Text in E-Mails korrigieren... 31 3.5 Nachschlagehilfen für Texte verwenden... 33 3.6 Schnellübersicht... 34 3.7 Übungen... 35 4 E-Mails empfangen...36 Trainerhinweise... IV 4.1 E-Mails öffnen und bearbeiten... 36 4.2 Empfangene E-Mails bearbeiten bzw. speichern... 39 4.3 E-Mails beantworten und weiterleiten... 40 4.4 E-Mails drucken... 42 4.5 Schnellübersicht... 45 4.6 Übungen... 46 5 Den Überblick über Ihre E-Mails behalten...48 Trainerhinweise... V 5.1 Die Anzeige der E-Mails optimieren... 48 5.2 E-Mails kennzeichnen... 50 5.3 Ausgehende E-Mails mit Zustelloptionen versehen...52 5.4 Die Anzeige der Nachrichtenliste ändern...53 5.5 E-Mails nach Unterhaltung gruppieren...54 5.6 E-Mail-Sicherheitsrisiken kennen...56 5.7 Schnellübersicht...57 5.8 Übungen...58 Kontaktverwaltung und Adressbücher 6 Kontakte verwalten...60 Trainerhinweise... VI 6.1 Mit dem Kontaktmodul arbeiten...60 6.2 Kontakte anlegen...61 6.3 Kontaktdaten bearbeiten...64 6.4 Visitenkarten individuell gestalten...66 6.5 Kontaktdaten senden und empfangen...67 6.6 Kontakte drucken...69 6.7 Kontakte modulübergreifend verwenden...71 6.8 Schnellübersicht...72 6.9 Übungen...72 7 Mit dem Adressbuch arbeiten...74 Trainerhinweise... VII 7.1 Das Adressbuch nutzen...74 7.2 Kontakteinträge über das Adressbuch verwalten...76 7.3 Kontaktgruppen erstellen und verwenden...77 7.4 Kontaktgruppen bearbeiten...79 7.5 Das Adressbuch anpassen...80 7.6 Schnellübersicht...82 7.7 Übungen...82 Termin- und Aufgabenverwaltung 8 Termine eintragen und bearbeiten...84 Trainerhinweise... VIII 8.1 Mit dem Kalendermodul arbeiten...84 8.2 Termine im Anzeigebereich erstellen und bearbeiten...86 8.3 Details zu Terminen eintragen...87 8.4 Die Erinnerungsfunktion nutzen...89 8.5 Terminserien eintragen...90 8.6 Ganztägige Termine und Ereignisserien eintragen...93 8.7 Die tägliche Aufgabenliste nutzen...94 8.8 Schnellübersicht...95 8.9 Übungen...96 2 HERDT-Verlag
Inhalt I 9 Kalender drucken, anpassen und senden... 98 Trainerhinweise... IX 9.1 Termine übersichtlich darstellen...98 9.2 Termine und Terminpläne drucken...99 9.3 Das Kalendermodul individuell anpassen... 101 9.4 Termininformationen senden... 103 9.5 Schnellübersicht... 106 9.6 Übungen... 106 10 Besprechungen organisieren...108 Trainerhinweise... X 10.1 Besprechungen mit Outlook planen... 108 10.2 Einladungen zu einer Besprechung senden... 109 10.3 Auf Besprechungseinladungen antworten... 112 10.4 Besprechungen koordinieren... 115 10.5 Besprechungstermine für Gruppen planen... 117 10.6 Weitere Funktionen für die Besprechungsplanung... 119 10.7 Schnellübersicht... 120 10.8 Übungen... 121 11 Aufgaben verwalten... 122 Trainerhinweise... XI 11.1 Mit dem Aufgabenmodul arbeiten... 122 11.2 Aufgaben mit Details eintragen... 124 11.3 Aufgaben anzeigen, anordnen und drucken... 126 11.4 Aufgaben in Termine umwandeln und umgekehrt... 128 11.5 Aufgaben delegieren... 129 11.6 Notizen erstellen... 131 11.7 Schnellübersicht... 133 11.8 Übungen... 134 Organisation und Automatisierung 13 E-Mail-Erstellung automatisieren...150 Trainerhinweise...XIII 13.1 Briefpapier bzw. Designs verwenden... 150 13.2 Signaturen verwenden... 151 13.3 Abwesenheit eintragen... 153 13.4 QuickSteps verwenden... 155 13.5 E-Mails als Umfragen gestalten... 156 13.6 Schnellübersicht... 158 13.7 Übungen... 158 14 E-Mails verwalten...160 Trainerhinweise... XIV 14.1 Unerwünschte E-Mails blockieren... 160 14.2 E-Mails mithilfe von Suchordnern filtern... 162 14.3 E-Mails mit Regeln verwalten... 164 14.4 Schnellübersicht... 168 14.5 Übungen... 169 Zugriff und Individualisierung 15 Zugriff und Berechtigungen erteilen...170 Trainerhinweise... XV 15.1 Kalender freigeben... 170 15.2 Stellvertreterrechte erteilen... 173 15.3 Dauerhaften Postfachzugriff einrichten... 175 15.4 Mit öffentlichen Ordnern arbeiten... 177 15.5 Schnellübersicht... 178 15.6 Übungen... 179 16 Outlook individuell einrichten...180 Trainerhinweise... XVI 16.1 Benachrichtigungsfenster anpassen... 180 16.2 Die Ansicht OUTLOOK HEUTE nutzen... 181 16.3 Weitere Konten einrichten... 181 16.4 Sicherheitseinstellungen anpassen... 184 16.5 Schnellübersicht... 185 16.6 Übungen... 185 12 Ordner und Elemente verwalten... 136 Trainerhinweise... XII 12.1 Ordner erstellen und bearbeiten... 136 12.2 Elemente verwalten... 138 12.3 Elemente archivieren... 140 12.4 Farbkategorien verwenden... 142 12.5 Nach Elementen suchen... 145 12.6 Schnellübersicht... 147 12.7 Übungen... 148 Stichwortverzeichnis...186 HERDT-Verlag 3
1 Outlook 2010 - Grundlagen 1 Outlook kennenlernen Trainerhinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 1.1 E-Mails und Termine mit Outlook verwalten 10 min Folie 2 1.2 Outlook starten und beenden 5 min Folien 3-4 1.3 Das Outlook-Anwendungsfenster 5 min A1_Anwendungsfenster A2_AnwFenster_anpassen 1.4 Befehle aufrufen 5 min Folie 5 H1_Tasten_Anwendungsfenster 1.5 Das Anwendungsfenster anpassen 5 min -- 1.6 Die Outlook-Hilfe nutzen 5 min -- 1.7 Schnellübersicht -- -- 1.8 Übungen 10 min -- Gesamtzeit 45 min Methodisch-didaktische Hinweise Voraussetzungen Bei diesem Buch wird vorausgesetzt, dass die Kursteilnehmer mit dem Betriebssystem Windows 7 umgehen können. Befehlsvarianten vorstellen Bei dem Programm Outlook 2010 gibt es immer mehrere Möglichkeiten, bestimmte Befehle auszuführen (z. B. über Menübänder, Kontextmenüs oder Tastenkombinationen). In diesem Buch werden die Varianten beschrieben, die allgemein als die zweckmäßigsten gelten. Sie können jedoch auch andere Möglichkeiten vorstellen, sodass sich die Kursteilnehmer die Variante aneignen können, mit der sie persönlich am besten arbeiten können. Abschnitt 1.1 Die 5 Outlook-Module vorstellen (S. 6) Nachdem Sie den Kursteilnehmern kurz erklärt haben, dass Outlook eine umfassende Lösung für Kommunikation und Terminverwaltung darstellt, können Sie in die Runde fragen, welche Einsatzmöglichkeiten die Teilnehmer sich darunter vorstellen. Mithilfe der Grafik auf Folie 2 haben Sie im Anschluss die Möglichkeit, die fünf Funktionsbereiche (Module) von Outlook aufzuzeigen. Fragen Sie in diesem Zusammenhang, welche Module besonders eng miteinander verbunden sind. Zeigen Sie die einzelnen Module und stellen Sie ihre Hauptfunktionen kurz vor. I-1 HERDT-Verlag
Outlook kennenlernen - Trainerhinweise 1 Die Integration der Module kurz beschreiben (S. 7) Heben Sie die Integration der Module hervor. Beispielsweise bleiben anstehende Aufgaben in jedem Modul stets im Blick (im Kalender, in der täglichen Aufgabenliste und in allen anderen Modulen in der Aufgabenleiste) und können von anderen Modulen aus verwaltet werden. Verdeutlichen Sie dies, indem Sie aus dem E-Mail-Modul heraus eine Aufgabe als erledigt markieren und zeigen, dass die Änderung im Aufgabenmodul berücksichtigt wurde. Weisen Sie darauf hin, dass anstehende Termine auch in jedem Modul ersichtlich bleiben und bearbeitet werden können. Zeigen Sie einige Beispiele der Zusammenarbeit zwischen den Modulen, wie zum Beispiel: Erstellen Sie eine neue E-Mail und wählen Sie den eben erstellten Kontakt aus Ihrem Adressbuch aus. Öffnen Sie eine empfangene E-Mail und zeigen Sie, wie Sie die Adresse zu den Kontakten hinzufügen können. Zeigen Sie auch, wie Sie den Absender und alle Empfänger dieser E-Mail zu einer Besprechung einladen. Klicken Sie auf das Fahnensymbol einer eingegangenen E-Mail und zeigen Sie, dass diese in die Aufgabenliste aufgenommen wurde. Wechseln Sie zum Kalendermodul und ziehen Sie eine Aufgabe aus der täglichen Aufgabenliste auf den Kalender. Weisen Sie darauf hin, dass die Aufgabe als solche erhalten bleibt. Abschnitt 1.2 Alternativen zum Starten von Outlook (S. 7) Im Buch wird beschrieben, wie Outlook über das Suchfeld geöffnet werden kann. Verdeutlichen Sie den Kursteilnehmern ergänzend, dass es noch andere Methoden gibt, das Programm zu öffnen. Dabei sollte die Variante über ALLE PROGRAMME erklärt werden. Im Gegensatz zum Suchfeld muss der Teilnehmer bei dieser Variante nicht den genauen Namen bzw. die richtige Schreibweise des gewünschten Programms kennen. Hier sind sämtliche installierten Programme aufgelistet. Gehen Sie mithilfe der Folie 3 zur Übung mit den Kursteilnehmern die Klicks von ALLE PROGRAMME bis zum Programm durch. Zeigen Sie anhand der Folie 4, wie Sie eine Verknüpfung zu Outlook auf den Desktop und/oder in die Taskleiste ziehen. Abschnitt 1.4 Mit Menübändern arbeiten (S. 10) Wenn Sie auf die einzelnen Elemente des Anwendungsfensters eingehen, sollten Sie Ihren Kurs fragen, wer schon mit dem Menüband gearbeitet hat, das erst mit der Office-Version 2007 eingeführt wurde. Weisen Sie darauf hin, dass die Benutzeroberfläche von Outlook 2007 nur teilweise an das Menüband angepasst wurde. In Outlook 2010 wurde die Benutzeroberfläche hingegen durchgehend an das Menüband angepasst. In Programmen wie zum Beispiel Word und Excel gibt es ein Menüband. In Outlook hingegen gibt es für jedes Modul ein Menüband sowie ein Menüband für die Formulare in jedem Modul. Falls diese neuartige Befehlsführung einigen Kursteilnehmern noch unbekannt ist, ist es sinnvoll, diese Bereiche ausführlicher zu erläutern. Befehle durch Tastenkombinationen aufrufen (S. 11) Nachdem Sie das Aufrufen von Befehlen über das Kontextmenü erklärt haben, können Sie mithilfe von Folie 5 und Handout 1 eine weitere Variante vorstellen: den Einsatz von Tastenkombinationen in Outlook. Das Anzeigen der Tastenkürzel mithilfe der Taste t funktioniert nur, wenn vorher A betätigt wurde. HERDT-Verlag I-2
1 Outlook 2010 - Grundlagen 1 Outlook kennenlernen In diesem Kapitel erfahren Sie was das Programm Outlook bietet wie Sie Outlook starten und beenden wie Sie mit dem Outlook-Anwendungsfenster arbeiten wie Sie die Outlook-Hilfe nutzen 1.1 E-Mails und Termine mit Outlook verwalten Was bietet Outlook? 2 Mit Outlook können Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz erledigen und die komplette Büroorganisation abwickeln. Dies beinhaltet z. B. die Aufgaben- und Adressverwaltung oder das Planen von Besprechungen. Die Hauptfunktionen von Outlook sind in fünf Module aufgeteilt: 1. E-Mails vom Büro aus oder von unterwegs senden, empfangen und organisieren 2. Termine und Besprechungen planen und übersichtlich darstellen 3. Adressinformationen als Kontakte aufnehmen und verwalten 4. Aufgaben auflisten, delegieren und überwachen 5. Erinnerungszettel als Notizen ablegen, einteilen und senden Die Outlook-Module 6 HERDT-Verlag
Outlook kennenlernen 1 Alle Module sind miteinander verbunden und können integriert genutzt werden. Das heißt, Sie können beispielsweise eine E-Mail adressieren, indem Sie einen Kontakt auswählen; eine Nachricht zur Nachverfolgung in Ihre Aufgabenliste aufnehmen; Kontakteinträge per E-Mail weiterleiten; einen Termin und alle dazugehörigen Informationen in Ihre Aufgabenliste aufnehmen; von jedem Modul aus alle Ihre Termine und Aufgaben im Blick behalten; einen Besprechungstermin für alle Empfänger einer Nachricht festlegen. Arbeiten Sie in einem Netzwerk, sind Sie stets mit anderen Outlook-Benutzern verbunden und können beispielsweise auf gemeinsam genutzte Kontaktdaten zugreifen; bei der Planung einer Besprechung die freien und belegten Zeiten aller Teilnehmer anzeigen lassen; veranlassen, dass während Ihrer Abwesenheit Nachrichten automatisch abgelegt, weitergeleitet oder mit einem Hinweis auf Ihre Rückkehr beantwortet werden; anderen Personen Rechte erteilen, um Ihre E-Mails zu beantworten, Ihren Kalender zu verwalten bzw. Ihre Aufgabenliste anzuschauen; Informationen in sogenannten öffentlichen Ordnern abrufen, die für alle Mitarbeiter einer Arbeitsgruppe zugänglich sind. 1.2 Outlook starten und beenden Outlook über die Startschaltfläche starten Klicken Sie auf die Startschaltfläche, um das Startmenü zu öffnen. Geben Sie im Suchfeld die Anfangsbuchstaben des Programmnamens (ou) ein und wählen Sie in der anschließend eingeblendeten Liste den Eintrag MICROSOFT OUTLOOK 2010. 3-4 Wurde Outlook auf Ihrem Rechner schon einmal ausgeführt, befindet sich im linken Bereich des Startmenüs gegebenenfalls ein entsprechender Eintrag, über den sich das Programm schnell starten lässt. Outlook beenden Klicken Sie auf das Schließfeld in der rechten oberen Ecke des Outlook-Anwendungsfensters. Falls Vorgänge nicht abgeschlossen sind, z. B. das Erstellen einer E-Mail, können Sie die E-Mail auf Rückfrage (Dialogfenster) als Entwurf speichern. HERDT-Verlag 7
1 Outlook 2010 - Grundlagen 1.3 Das Outlook-Anwendungsfenster 1 Bestandteile des Anwendungsfensters Nach dem Start des Programms wird das Outlook-Anwendungsfenster angezeigt. Dieses enthält sowohl Outlook-spezifische Elemente als auch Windows-Standardelemente (z. B. Bildlauffelder zum Scrollen oder das Schließfeld). Symbolleiste für den Schnellzugriff Register Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld Menüband Navigationsbereich Anzeigebereich Lesebereich Aufgabenleiste Modulschaltflächen Statusleiste Ansichtssteuerung Zoomregler Das Outlook-Anwendungsfenster Je nach gewählter Bildschirmauflösung und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Outlook kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. 8 HERDT-Verlag
Outlook kennenlernen 1 Übersicht über die Outlook-Bildschirmelemente Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Navigationsbereich Hier können Sie häufig benötigte Befehle (z. B. zum Senden und Empfangen von E-Mails) schnell durch Anklicken der entsprechenden Schaltflächen ausführen. Die Auswahl an Schaltflächen, die in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, lässt sich individuell festlegen. Sämtliche Befehle des Programms lassen sich über das Menüband aufrufen. Das Menüband ist in verschiedene Register (bzw. Registerkarten) unterteilt, in denen die jeweiligen Befehle nach Gruppen geordnet zur Verfügung stehen. Im unteren Teil des Navigationsbereichs befinden sich Modulschaltflächen zum Wechseln zwischen den Outlook-Modulen. Im oberen Teil des Navigationsbereichs werden die Ordner des aktuell aktiven Moduls angezeigt. Falls der Platz im Navigationsbereich beim verkleinerten Anwendungsfenster für die Anzeige der Modulschaltflächen nicht ausreicht, erscheinen diese als kleine Schaltflächen in der Schnellstartleiste. Schnellstartleiste Anzeigebereich Lesebereich Aufgabenleiste Im Anzeigebereich werden alle Elemente des aktuell gewählten Ordners angezeigt. Als Elemente werden in Outlook Informationseinheiten bezeichnet, bei denen es sich - je nach Outlook-Modul - um eine E-Mail, einen Kalendereintrag, einen Kontakt, eine Aufgabe oder eine Notiz handelt. Wenn Sie ein Element im Anzeigebereich markieren, wird eine Vorschau seines Inhalts im Lesebereich angezeigt. Der Lesebereich ist für E-Mail- und Aufgabenordner standardmäßig aktiviert. Die Aufgabenleiste zeigt einen Kalender mit dem aktuellen Monat sowie eine Übersicht mit anstehenden Terminen und Aufgaben. Ansichtssteuerung Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten von Outlook wechseln. Die angebotenen Ansichten ändern sich je nach gewähltem Modul. (Im E-Mail-Modul beispielsweise gibt es zwei Ansichten: Normalansicht und Leselayoutansicht.) Zoomregler Durch Ziehen des Zoomreglers nach rechts bzw. links können Sie die Anzeige vergrößern bzw. verkleinern. Diese Funktion steht in den Modulen KALENDER und KONTAKTE zur Verfügung. In den Modulen E-MAIL und AUFGABEN steht die Funktion zur Verfügung, wenn Sie in den Lesebereich klicken. Statusleiste Hier erhalten Sie nützliche Hinweise, z. B. zur Anzahl der Elemente im gerade geöffneten Ordner, bzw. Informationen zum Verbindungsstatus mit dem Mail-Server. Über das Kontextmenü der Statusleiste lässt sich bestimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden. HERDT-Verlag 9
1 Outlook 2010 - Grundlagen 1.4 Befehle aufrufen Das Menüband nutzen Das Menüband bietet Ihnen Zugriff auf sämtliche Befehle von Outlook, die Sie über die dortigen Elemente (z. B. über Symbole) aufrufen können. Je nach Modul bietet das Menüband unterschiedliche, auf die verschiedenen Vorgänge abgestimmte Befehle an. Register Gruppe Das Menüband im E-Mail-Modul Die einzelnen Register des Menübands enthalten Zusammenstellungen von Befehlen als Schaltflächen, um bestimmte Arbeiten zu erledigen. So lässt sich beispielsweise im E-Mail-Modul über die im Register START enthaltenen Befehle bzw. Schaltflächen eine neue E-Mail erstellen. Die Schaltflächen eines Registers sind in Gruppen angeordnet. Viele Gruppen besitzen die Schaltfläche, mit der Sie ein Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen können. Wenn Sie auf eine Schaltfläche des Menübands zeigen, erhalten Sie eine kurze Erläuterung, die in einer QuickInfo eingeblendet wird. Wenn Sie das orange gefärbte Register DATEI anklicken, wird die sogenannte Backstage-Ansicht geöffnet, in der Sie unter anderem die Einstellungen zu Konten, Abwesenheitsbenachrichtigungen, Datenimport, Archivierung, Regeln und Druck bestimmen können. Bei aktiviertem Register DATEI wird die Statusleiste ausgeblendet und die Schaltflächen der Symbolleiste für den Schnellzugriff stehen nicht zur Verfügung. Bei bestimmten Vorgängen (z. B. beim Eintragen einer Aufgabe in der Aufgabenleiste) blendet das Programm sogenannte Kontexttools ein, über die Ihnen ein zusätzliches Register zur Verfügung steht. Zusätzliches, kontextsensitives Register QuickInfo anzeigen Möchten Sie, dass im Menüband lediglich die Register angezeigt werden, klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf die Schaltfläche. Um die ursprüngliche Anzeige wiederherzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche. 10 HERDT-Verlag
Outlook kennenlernen 1 Das Kontextmenü verwenden Durch Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü öffnen. Je nachdem, in welchen Bereich des Anwendungsfensters bzw. auf welches Element Sie mit der rechten Maustaste klicken, enthält das Kontextmenü verschiedene Befehle zur aktuellen Auswahl. 5 Wenn Sie beispielsweise im E-Mail-Modul mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Anzeigebereichs klicken, stellt Ihnen Outlook im Kontextmenü die wichtigsten Befehle zusammen, die Sie auf E-Mails anwenden können. Klicken Sie hingegen mit der rechten Maustaste auf eine Schaltfläche des Menübands, können Sie diese Schaltfläche über das eingeblendete Kontextmenü zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. 1 1.5 Das Anwendungsfenster anpassen Bildschirmbereiche anpassen Der Navigationsbereich und die Aufgabenleiste lassen sich über die Schaltflächen und minimieren bzw. erweitern. Durch Ziehen der Begrenzungslinien können Bereiche bzw. Bereichsteile manuell vergrößert bzw. verkleinert werden. Der Navigationsbereich, die Aufgabenleiste und der Lesebereich lassen sich von jedem Modul aus individuell gestalten. Diese Anpassungen nehmen Sie im Register ANSICHT in der Gruppe LAYOUT über die Schaltflächen NAVIGATIONSBEREICH, AUFGABENLEISTE bzw. LESEBEREICH vor. Sie können zum Beispiel 2 die Reihenfolge der Modulschaltflächen bzw. die verwendete Schriftart im Navigationsbereich ändern, mehrere Monate oder nur anstehende Termine in der Aufgabenleiste anzeigen, den Lesebereich ausblenden. Bereiche vergrößern Outlook-Programmeinstellungen anpassen Allgemeine Programmeinstellungen von Outlook (z. B. Einstellungen zur verwendeten Standardschriftart) können Sie im Dialogfenster OUTLOOK-OPTIONEN festlegen. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für alle künftigen Arbeitssitzungen mit Outlook. Das Dialogfenster öffnen Sie, indem Sie auf das orange gefärbte Register DATEI klicken und die anschließend im linken Fensterbereich eingeblendete Schaltfläche OPTIONEN betätigen. HERDT-Verlag 11
1 Outlook 2010 - Grundlagen 1.6 Die Outlook-Hilfe nutzen Schnell die gewünschten Hilfetexte finden Über das Suchfeld im Hilfefenster können Sie während der Arbeit mit Outlook schnell nach Erläuterungen für Aktionen und Begriffe suchen. So können Sie sich beispielsweise darüber informieren, wie Sie eine E-Mail zur Nachverfolgung kennzeichnen. Um einen Hilfetext aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf die Schaltfläche oder betätigen Sie die Funktionstaste!. Das Hilfefenster wird mit der Hilfe-Startseite geöffnet. Die Hilfe-Startseite Tragen Sie im Suchfeld einen oder mehrere Begriffe ein, nach denen Sie suchen lassen möchten. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche SUCHEN oder mit der Ü-Taste. Die zutreffenden Hilfethemen werden nun eingeblendet. Liste der gefundenen Hilfethemen Klicken Sie auf das blau dargestellte Hilfethema, das Sie lesen möchten. Der zugehörige Hilfetext wird eingeblendet. 12 HERDT-Verlag
Outlook kennenlernen 1 Hilfetext anzeigen Im oberen Bereich des Hilfefensters wird meist eine Kurzbeschreibung zum gewählten Hilfethema angezeigt. Umfangreiche Hilfetexte besitzen eine Inhaltsübersicht, über deren Einträge Sie direkt zu den weiterführenden Abschnitten wechseln können. Die Symbolleiste des Hilfefensters nutzen Sie möchten zwischen bereits aufgerufenen Hilfethemen wechseln erneut die Startseite der Hilfe anzeigen Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum vorherigen, oder auf die Schaltfläche, um zum nächsten Thema zu wechseln. Klicken Sie auf die Schaltfläche. den Hilfetext drucken Klicken Sie auf die Schaltfläche. Klicken Sie im eingeblendeten Dialogfenster auf die Schaltfläche DRUCKEN. das Hilfefenster nicht im Vordergrund anzeigen Klicken Sie auf die Schaltfläche. Klicken Sie anschließend in das Outlook-Anwendungsfenster. Das Hilfefenster wird ausgeblendet und kann über das Fragezeichensymbol der Windows-Taskleiste wieder eingeblendet werden. Durch Anklicken der Schaltfläche wird das Hilfefenster wieder im Vordergrund angezeigt. HERDT-Verlag 13
1 Outlook 2010 - Grundlagen Im Hilfefenster über das Inhaltsverzeichnis auf Informationen zugreifen Sie sollten das Inhaltsverzeichnis der Hilfe nutzen, wenn Sie nicht wissen, welche Begriffe Sie im Suchfeld der Hilfe eingeben müssen, um die gewünschten Hilfetexte aufzurufen; Sie sich über einen kompletten Themenbereich informieren möchten. Im Inhaltsverzeichnis stehen Ihnen - eingeordnet in verschiedene Themenbereiche (Bücher) - sämtliche Outlook-Hilfetexte zur Verfügung. Klicken Sie in der Symbolleiste des Hilfefensters auf die Schaltfläche. Das Inhaltsverzeichnis wird im linken Fensterbereich eingeblendet. Das Inhaltsverzeichnis der Hilfefunktion Klicken Sie auf ein Buchsymbol ( bzw. ), um den Inhalt des Buches ein- bzw. auszublenden. Dabei wird eine Themenliste der vorhandenen Hilfetexte eingeblendet. Hilfetexte erkennen Sie an dem Fragezeichensymbol. Durch Anklicken des gewünschten Hilfetextes wird dieser im Hilfefenster eingeblendet. Über die Schaltfläche lässt sich das Inhaltsverzeichnis wieder ausblenden. Die Online-Hilfe nutzen Neben den Hilfedateien, die automatisch mit Outlook lokal auf Ihrem Computer installiert werden, stellt Ihnen Microsoft noch eine sogenannte Online-Hilfe zur Verfügung. Um die Online-Hilfe zu verwenden, ist eine Internetverbindung erforderlich. Klicken Sie im unteren Bereich des Hilfefensters auf die Schaltfläche OFFLINE und wählen Sie den Eintrag INHALTE VON OFFICE.COM ANZEIGEN aus. 14 HERDT-Verlag
Outlook kennenlernen 1 Es wird eine Online-Verbindung zu den Microsoft-Hilfeseiten im Internet hergestellt und die Schaltfläche im unteren Bereich des Hilfefensters zeigt den Verbindungsstatus an: Tragen Sie im Hilfefenster den gesuchten Begriff ins Suchfeld ein und bestätigen Sie mit Ü. Gezielt nach Downloads, Bildern und Vorlagen suchen Beim Aktivieren der Online-Hilfe werden im Anzeigebereich des Hilfefensters ein zusätzliches Suchfeld und ein Bereich mit Links eingeblendet. Im Suchfeld können Sie wie gewohnt Suchbegriffe eingeben. Über die Links öffnen Sie die entsprechende Webseite in Ihrem Browser, um direkt auf Downloads, Bilder und Vorlagen zuzugreifen, die Microsoft im Internet zur Verfügung stellt. Verfügt Ihr Computer über keinerlei Verbindung zum Internet, wird am oberen Rand des Hilfefensters die Dokumentationsleiste eingeblendet. Stellen Sie zwischenzeitlich eine Verbindung zum Internet her, können Sie durch Anklicken des Links die Office-Online- Hilfe hinzuziehen. Hilfe zu Elementen des Menübands bzw. zu Dialogfenstern erhalten Outlook bietet zu jedem Element des Menübands eine kurze Erläuterung, die in einer QuickInfo eingeblendet wird, sobald Sie mit dem Mauszeiger auf dem entsprechenden Element verweilen. Um Hilfe zu Dialogfenstereinstellungen zu erhalten, klicken Sie am oberen Rand des betreffenden Dialogfensters auf die Schaltfläche bzw.. Ist ein Hilfetext für das Dialogfenster verfügbar, wird er direkt im Hilfefenster angezeigt. Ansonsten wird die Hilfe-Startseite eingeblendet. HERDT-Verlag 15
1 Outlook 2010 - Grundlagen 1.7 Schnellübersicht Sie möchten Outlook starten Startschaltfläche, im Suchfeld ou eingeben, Eintrag MICROSOFT OUTLOOK 2010 Outlook beenden allgemeine Programmeinstellungen vornehmen Register DATEI, Schaltfläche OPTIONEN die Hilfefunktion aufrufen oder! einen Hilfetext suchen zwischen aufgerufenen Hilfetexten wechseln einen Hilfetext drucken das Inhaltsverzeichnis der Hilfe ein-/ausblenden die Hilfefunktion über Dialogfenster aufrufen Frage in das Suchfeld des Hilfefensters eingeben, Ü bzw. bzw. oder 1.8 Übungen Übung 1: Die Outlook-Bildschirmelemente kennenlernen Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Outlook-Module anschauen Bildschirmbereiche minimieren Zoomregler und Ansichtssteuerung nutzen Starten Sie Outlook. Klicken Sie im Navigationsbereich nacheinander auf die verschiedenen Modulschaltflächen, um die unterschiedlichen Module anzusehen. Minimieren Sie die Aufgabenleiste und zeigen Sie diese wieder normal an. Minimieren Sie anschließend das Menüband und lassen Sie es danach wieder erweitert anzeigen. Wechseln Sie zum Kalender-Modul und vergrößern Sie mithilfe des Zoomreglers die Anzeige. Wechseln Sie im E-Mail-Modul über die Ansichtssteuerung zwischen der Leselayoutund der Normalansicht. 16 HERDT-Verlag
Outlook kennenlernen 1 Übung 2: Nach Outlook-Hilfethemen suchen Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Outlook-Hilfe durchsuchen Zwischen Hilfethemen wechseln Das Inhaltsverzeichnis der Hilfe verwenden Sie möchten sich über das Thema "Speichern" informieren. Rufen Sie die Hilfe auf, geben Sie im Eingabefeld den Suchtext speichern ein und starten Sie die Suche. Wählen Sie das Hilfethema SPEICHERN EINER NACHRICHT. Lesen Sie anschließend die Erläuterungen zum Thema SPEICHERN EINER NACHRICHT. Sie möchten nun nach weiteren Informationen suchen. Klicken Sie in das Eingabefeld, geben Sie den Begriff drucken ein und starten Sie die Suche erneut. Wechseln Sie im Hilfefenster zurück zum zuvor angezeigten Thema. Zeigen Sie im Hilfefenster das Inhaltsverzeichnis an. Öffnen Sie das Buch ANZEIGEN DER HILFE und blenden Sie den Hilfetext ANZEIGEN DER DATENSCHUTZOPTIONEN ein. Schließen Sie das Hilfefenster. HERDT-Verlag 17