Outlook BC13-8E29. Grundlagen. Markus Krimm, Linda York. 1. Ausgabe, September inkl. zusätzlichem Übungsanhang. Webcode Übungsdateien

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1 Webcode Übungsdateien 1554-BC13-8E29 Outlook 2013 Markus Krimm, Linda York 1. Ausgabe, September 2013 Grundlagen inkl. zusätzlichem Übungsanhang OL2013-UA

2 I Outlook Grundlagen Zu diesem Buch... 4 Erste Schritte mit Outlook 1 Outlook kennenlernen s und Termine mit Outlook verwalten Outlook starten Das Outlook-Fenster Befehle aufrufen Die Anzeige des Outlook-Fensters anpassen Tagesaufgaben und Termine stets im Blick haben Die Outlook-Hilfe nutzen Outlook beenden Schnellübersicht Übungen s senden und empfangen 2 s erstellen und senden Mit dem Modul arbeiten s verfassen und senden s als Entwürfe aufheben s erneut senden oder zurückrufen Schnellübersicht Übung s gestalten s mit Anlagen versehen Bilder in s einfügen Hyperlinks in s senden Text in s korrigieren Nachschlagehilfen für Texte verwenden Schnellübersicht Übungen s empfangen s öffnen und bearbeiten s beantworten und weiterleiten s drucken Empfangene s bearbeiten bzw. speichern Schnellübersicht Übungen Den Überblick über Ihre s behalten s im Anzeigebereich bearbeiten Nach s suchen s nach Unterhaltung gruppieren s mit Zustelloptionen versehen Schnellübersicht Übungen Kontakte und das Adressbuch verwalten 6 Kontakte verwalten Mit dem Modul Personen arbeiten Kontakte anlegen Kontaktdaten bearbeiten und suchen Eine andere Darstellung im Anzeigebereich wählen Visitenkarten individuell gestalten Kontaktdaten senden und empfangen Kontakte drucken Mit Kontakten vernetzt arbeiten Schnellübersicht Übungen Mit dem Adressbuch arbeiten Das Adressbuch nutzen Kontaktgruppen erstellen und verwenden Kontaktgruppen bearbeiten Das Adressbuch anpassen Schnellübersicht Übungen Termine und Aufgaben planen 8 Termine eintragen und bearbeiten Mit dem Modul Kalender arbeiten Termine erstellen und bearbeiten Mit dem Kalender effektiv arbeiten Details zu Terminen eintragen Die Erinnerungsfunktion nutzen Terminserien erstellen Ganztägige Termine und Ereignisserien eintragen Schnellübersicht Übungen Kalender drucken, anpassen und senden Termine und Terminpläne drucken Das Modul Kalender individuell anpassen Termininformationen senden Schnellübersicht Übungen Besprechungen organisieren Besprechungen mit Outlook planen Einladungen zu einer Besprechung senden Auf Besprechungseinladungen antworten Besprechungen koordinieren Besprechungstermine für Gruppen planen HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10.6 Weitere Funktionen für die Besprechungsplanung Schnellübersicht Übungen Aufgaben verwalten Mit dem Modul Aufgaben arbeiten Aufgaben mit Details eintragen Aufgaben anzeigen, anordnen und drucken Aufgaben in Termine umwandeln und umgekehrt Aufgaben delegieren Notizen erstellen Schnellübersicht Übungen Organisation und Automatisierung 12 Ordner und Elemente verwalten Ordner erstellen und bearbeiten Elemente verwalten Elemente archivieren Farbkategorien verwenden Elemente nach OneNote verschieben Schnellübersicht Übungen Erstellung automatisieren Briefpapier bzw. Designs verwenden Signaturen verwenden Abwesenheit eintragen QuickSteps verwenden s als Umfragen gestalten Schnellübersicht Übungen s verwalten Unerwünschte s blockieren Sicherheitsrisiken kennen s filtern s mit Regeln verwalten Schnellübersicht Übungen Zugriff und Individualisierung 15 Zugriff und Berechtigungen erteilen Kalender freigeben Stellvertreterrechte erteilen Dauerhaften Postfachzugriff einrichten Mit öffentlichen Ordnern arbeiten Schnellübersicht Übungen Outlook individualisieren und unterwegs benutzen Benachrichtigungsfenster anpassen Die Ansicht Outlook Heute nutzen Weitere Konten einrichten Von unterwegs auf Outlook zugreifen Sicherheitseinstellungen anpassen Schnellübersicht Übungen Anhang: Outlook mit Gesten steuern A.1 Das Menüband verwenden A.2 Text in Formulare eingeben A.3 Text in Formularen markieren und bearbeiten A.4 Inhalt scrollen bzw. vergrößern/ verkleinern A.5 Zwischen Kalenderansichten wechseln A.6 Befehle über das Kontextmenü aufrufen Anhang: Microsoft-Konto anlegen Ein Microsoft-Konto einrichten Zusätzliche Übungen Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 Outlook Grundlagen Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen schnell und anschaulich die grundlegenden Techniken, um effizient und professionell mit Outlook 2013 zu arbeiten. Lernziele Arbeitsanleitungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Die effizientesten Wege zum Ziel werden Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Anhang Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Im Anhang finden Sie zusätzliche Arbeitsblätter mit weiteren Übungen. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung Funktionen, die nur über einen Exchange Server verfügbar sind Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten App-Funktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Nutzen Sie hierzu den Webcode, der sich rechts oben auf der Titelseite dieses Buches befindet: Hier Webcode eingeben und mit Ü bestätigen Auf der nun geöffneten Webseite Datei downloaden anklicken 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit-Version) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von Outlook 2013 (64-Bit-Version) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln,G einer Netzwerkumgebung mit dem Microsoft Exchange Server 2013, einer ständigen Verbindung zum Internet. Haben Sie eine andere Bildschirmauflösung festgelegt, kann das Aussehen des Menübands von den Abbildungen im Buch abweichen. Verwenden Sie Outlook auf einem Einzelplatzrechner, der nicht mit einem Exchange Server verbunden ist, stehen Ihnen nicht alle im Buch beschriebenen Befehle zur Verfügung. Microsoft-Konto Einige der im Buch beschriebenen Funktionen (z. B. die Nutzung von SkyDrive) können nur mit einem Microsoft-Konto verwendet werden, das Sie kostenlos im Internet anlegen können. Eine detaillierte Anleitung, in der Schritt für Schritt erläutert wird, wie Sie ein Microsoft-Konto einrichten, finden Sie bei den Beispieldateien zu diesem Buch. Das sollten Sie bereits können Sie können sich den Inhalt dieses Buches am besten aneignen, wenn Sie bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie beherrschen den Umgang mit dem Windows-Startbildschirm und dem Desktop.G Sie können Fenster und den Explorer problemlos bedienen. Sie arbeiten sicher mit Verzeichnissen und Ordnerstrukturen und können Dateien problemlos öffnen, speichern und drucken. Sie haben bereits Erfahrungen mit dem Internet gesammelt. Sie kennen die Grundlagen der Textformatierung und können Objekte verschieben, kopieren und einfügen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen weitere HERDT-Bücher wie z. B. Windows 8 - Grundlagen Word Grundlagen Excel Grundlagen PowerPoint Grundlagen Endlich richtig mailen - Profi-Tipps zur effizienten -Nutzung Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6 1 Outlook Grundlagen 1 Outlook kennenlernen In diesem Kapitel erfahren Sie welche Vorteile die Outlook-App bietet wie Sie Outlook starten und beenden wie Sie mit dem Outlook-Fenster arbeiten wie Sie die Outlook-Hilfe nutzen 1.1 s und Termine mit Outlook verwalten Welche Vorteile bietet die Outlook-App? Die Outlook-App bietet umfassende Hilfsmittel, um den anspruchsvollen Büroalltag effizient zu meistern. Sie können s verwalten, Informationen schnell finden, Termine planen, Besprechungen koordinieren, Kontaktinformationen auf dem neuesten Stand halten und die Übersicht über Ihre Aufgaben behalten. Die Outlook-Module s senden, empfangen und organisieren Termine und Besprechungen planen Kontaktinformationen aufnehmen und verwalten Aufgaben auflisten und delegieren Alle Funktionsbereiche (Module) von Outlook sind miteinander verbunden und können integriert genutzt werden. Arbeiten Sie in einem Netzwerk, sind Sie stets mit anderen Outlook-Benutzern verbunden und können beispielsweise auf gemeinsam genutzte Kontaktdaten zugreifen; bei der Planung einer Besprechung die freien und belegten Zeiten aller Teilnehmer anzeigen lassen; veranlassen, dass während Ihrer Abwesenheit Nachrichten automatisch abgelegt, weitergeleitet oder mit einem Hinweis auf Ihre Rückkehr beantwortet werden; anderen Personen Rechte erteilen, um Ihre s zu beantworten, Ihren Kalender zu verwalten bzw. Ihre Aufgabenliste anzuschauen. Outlook auf einem Touchscreen bedienen Auf einem herkömmlichen Computer können Sie in Outlook mithilfe von Maus und Tastatur s senden, Kontakte verwalten und Termine planen. Daneben lässt sich Outlook auf einem Gerät mit Touchscreen, z. B. einem Tablet-PC, auch direkt mit den Fingern bedienen (vgl. Anhang). Hierbei unterstützt Sie der sogenannte Fingereingabe-Modus, der sich bei Bedarf aktivieren lässt. 6 HERDT-Verlag

7 Outlook kennenlernen Outlook starten Outlook über den Windows-Startbildschirm starten Klicken Sie auf dem Windows-Startbildschirm auf die Kachel Outlook Falls sich auf Ihrem Windows-Startbildschirm keine Kachel für Outlook befindet, tippen Sie dort direkt die Anfangsbuchstaben der App ein (ou). Klicken Sie auf dem nun eingeblendeten Suchbildschirm auf den nebenstehend abgebildeten Eintrag, um Outlook zu starten. Wenn Sie Outlook zum ersten Mal starten, wird das Dialogfenster Willkommen bei Outlook 2013 eingeblendet. Hier lassen Sie eine Verbindung zu Ihrem -Konto herstellen, indem Sie dreimal auf Weiter klicken. Schließen Sie die Konfiguration mit einem Klick auf Fertig stellen ab. Im nun eingeblendeten Dialogfenster Das Wichtigste zuerst können Sie entscheiden, wie Sie mit Updates umgehen wollen. Wählen Sie eine Option, zum Beispiel Empfohlene Einstellungen verwenden, und klicken Sie auf Zustimmen. 1.3 Das Outlook-Fenster Bestandteile des Outlook-Fensters Das Outlook-Fenster enthält sowohl Outlook-spezifische als auch Windows-Standardelemente, z. B. eine Menüband zum Aufrufen von Befehlen. Outlook ist in vier verschiedene Funktionsbereiche bzw. Module aufgeteilt. Über die Schaltflächen am unteren Bildschirmrand wechseln Sie zwischen den Modulen. Symbolleiste für den Schnellzugriff Register Optionen für die Anzeige des Outlook-Fensters Menüband Ordnerbereich Anzeigebereich Lesebereich Navigationsleiste Statusleiste Ansichtsoptionen Zoomregler Je nach gewählter Bildschirmauflösung und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Outlook kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. HERDT-Verlag 7

8 1 Outlook Grundlagen Übersicht über die Outlook-Bildschirmelemente Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Ordnerbereich Anzeigebereich Lesebereich Navigationsleiste Statusleiste Hier können Sie häufig benötigte Befehle (z. B. zum Senden und Empfangen von s) schnell durch Anklicken der entsprechenden Schaltflächen ausführen. Die Auswahl an Schaltflächen, die in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, lässt sich individuell festlegen. Sämtliche Befehle lassen sich über das Menüband aufrufen. Das Menüband ist in verschiedene Register (bzw. Registerkarten) unterteilt, in denen die jeweiligen Befehle nach Gruppen geordnet sind. Alle Ordner des jeweiligen Moduls werden hier aufgelistet. Wenn Sie auf einen Ordner im Ordnerbereich klicken, werden alle darin enthaltenen Elemente in diesem Bereich angezeigt. Als Element wird in Outlook eine Informationseinheit bezeichnet, z. B. eine , ein Termin, ein Kontakt bzw. eine Aufgabe. Bewegen Sie den Cursor im Anzeigebereich zeilenweise durch die Elemente mit den Pfeiltasten V und Ÿ bzw. durch Anklicken einer Zeile mit der Maus, bildschirmweise mit den Tasten U und O, zum ersten bzw. letzten Element mit P bzw. :. Wenn Sie ein Element im Anzeigebereich markieren, wird eine Vorschau seines Inhalts im Lesebereich angezeigt. Das Element kann direkt im Lesebereich bearbeitet werden. Hier wechseln Sie zwischen den Modulen , Kalender, Personen und Aufgaben. Hier erhalten Sie nützliche Hinweise: Anzahl der Elemente im gerade geöffneten Ordner Stand der Aktualisierung Verbindungsstatus Sie können hier auch zwischen den Ansichten Normal und Leselayout wechseln oder die Anzeigegröße des Lesebereichs mithilfe des Zoomreglers bestimmen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste klicken, können Sie über das eingeblendete Kontextmenü bestimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden. 1.4 Befehle aufrufen Das Menüband nutzen Das Menüband bietet Ihnen Zugriff auf sämtliche Befehle von Outlook. Register Gruppe 8 HERDT-Verlag

9 Outlook kennenlernen 1 Die einzelnen Register des Menübands enthalten Zusammenstellungen von Befehlen, um bestimmte Arbeiten zu erledigen. So lässt sich beispielsweise im Modul im Register START eine erstellen, löschen, beantworten oder weiterleiten. Die Elemente eines Registers sind in Gruppen angeordnet. Viele Gruppen besitzen die Schaltfläche, mit der Sie ein Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen können. Wenn Sie das blau gefärbte Register DATEI anklicken, wird die sogenannte Backstage- Ansicht geöffnet, in der Sie unter anderem die Einstellungen zu Konten, Abwesenheitsbenachrichtigungen, Datenimport, Archivierung und Regeln zum Drucken bestimmen können. Um die Backstage-Ansicht wieder zu verlassen, klicken Sie am oberen linken Fensterrand auf oder drücken Sie Ë. Bei bestimmten Arbeiten, z. B. beim Einfügen einer Tabelle in eine , werden am rechten Rand des Menübands Kontexttools mit zusätzlichen Registern eingeblendet. Abhängig von der verwendeten Bildschirmauflösung bzw. der Größe des Outlook-Fensters, kann es vorkommen, dass für Gruppen anstelle der jeweiligen Befehle lediglich eine Schaltfläche mit dem betreffenden Gruppennamen angezeigt wird. Hier klicken, um alle Befehle der Gruppe einzublenden Allgemeine Einstellungen von Outlook, z. B. Einstellungen zur verwendeten Standardschriftart, können Sie im Dialogfenster Outlook-Optionen festlegen. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für alle künftigen Arbeitssitzungen mit Outlook. Das Dialogfenster öffnen Sie, indem Sie im Menüband auf das Register DATEI klicken und anschließend im linken Fensterbereich Optionen anklicken. Die Anzeigeoptionen für das Menüband ändern Klicken Sie am oberen rechten Fensterrand auf und wählen Sie in der eingeblendeten Liste die gewünschte Einstellung. Sie möchten, dass das Menüband standardmäßig ausgeblendet ist nur die Register des Menübands angezeigt werden immer das komplette Menüband angezeigt wird Klicken Sie auf Menüband automatisch ausblenden. Wenn Sie am oberen rechten Fensterrand auf klicken, wird das Menüband (vorübergehend) wieder eingeblendet. Wählen Sie Registerkarten anzeigen. Klicken Sie auf Registerkarten und Befehle anzeigen. Nachdem Sie sich mit Outlook vertraut gemacht haben, empfiehlt es sich, eine der ersten zwei Optionen zu wählen, um mehr Platz für die Anzeige der Elemente zu erhalten. Das Kontextmenü verwenden Durch Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü öffnen. Je nachdem, in welchen Bereich des Outlook-Fensters Sie mit der rechten Maustaste klicken, enthält das Kontextmenü verschiedene Befehle zur aktuellen Auswahl. Kontextmenü HERDT-Verlag 9

10 1 Outlook Grundlagen Wenn Sie etwa mit der rechten Maustaste auf eine empfangene klicken, stellt Ihnen Outlook die wichtigsten Befehle zusammen, die Sie auf die anwenden können. Wenn Sie das Kontextmenü in einem Textbereich aufrufen, wird zusätzlich die sogenannte Minisymbolleiste eingeblendet, über die sich schnell verschiedene Formatierungsbefehle wählen lassen. Minisymbolleiste Mit Optionsschaltflächen arbeiten Über Optionsschaltflächen lassen sich kontextbezogene Befehle schnell ausführen. Optionsschaltflächen erscheinen automatisch, nachdem bestimmte Aktionen durchgeführt wurden. Haben Sie beispielsweise ein Bild in eine eingefügt, wird eine Optionsschaltfläche eingeblendet, mit deren Hilfe Sie den Textumfluss bestimmen können. Die zugeordneten Befehle werden eingeblendet, wenn Sie auf die Schaltfläche klicken. 1.5 Die Anzeige des Outlook-Fensters anpassen Bereiche vergrößern bzw. verkleinern Vergrößern bzw. verkleinern Sie den Ordner-, Anzeige- bzw. Lesebereich, indem Sie die Begrenzungslinien in die gewünschte Richtung ziehen. Begrenzungslinien ziehen Falls Sie den Anzeigebereich stark vergrößern, wechselt er automatisch zur Tabellenansicht. Um die Standardansicht wiederherzustellen, verkleinern Sie den Anzeigebereich. Anzeigebereich in der Tabellenansicht Den Zoomregler nutzen Mithilfe des Zoomreglers können Sie bei s und Aufgaben den Inhalt im Lesebereich in verschiedenen Vergrößerungsstufen anzeigen lassen. Die aktuelle Zoomstufe wird neben dem Zoomregler in der Statusleiste eingeblendet. Ziehen Sie den Zoomregler nach rechts, um die Anzeige zu vergrößern, bzw. nach links, um die Anzeige zu verkleinern. oder Klicken Sie auf bzw., um die Anzeige in Schritten von je 10 % zu verkleinern bzw. zu vergrößern. 10 HERDT-Verlag

11 Outlook kennenlernen 1 Wenn Sie eine , einen Termin, einen Kontakt bzw. eine Aufgabe neu erstellen bzw. öffnen, können Sie in der Gruppe Zoom über die gleichnamige Schaltfläche die Zoomstufe für den Fensterinhalt ändern. Zwischen Leselayout- und Normalansicht wechseln Um mehr Platz für die Anzeige der Elemente zu erhalten, können Sie die Leselayoutansicht nutzen. In dieser Ansicht erscheint der Ordnerbereich sowie die Navigationsleiste minimiert am linken Fensterrand. Um die Leselayoutansicht zu aktivieren, klicken Sie in der Statusleiste auf. Minimierter Ordnerbereich Kompaktnavigation Klicken Sie auf, um die Normalansicht wiederherzustellen. Wenn Sie zurück zur Normalansicht wechseln, kann es vorkommen, dass die Navigationsleiste noch Symbole enthält. Um die Symbole wieder als Wörter anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor: Wechseln Sie zum Register DATEI und klicken Sie im linken Fensterbereich auf Optionen. Klicken Sie im Dialogfenster Outlook-Optionen auf Erweitert. Klicken Sie im Bereich Outlook-Bereiche auf Navigation. Deaktivieren Sie im Dialogfenster Navigationsoptionen das Kontrollfeld Kompaktnavigation. Klicken Sie zweimal auf OK. HERDT-Verlag 11

12 1 Outlook Grundlagen 1.6 Tagesaufgaben und Termine stets im Blick haben Einen Schnellüberblick über Ihre Aufgaben und Termine erhalten Von jedem Modul aus können Sie schnell überprüfen, welche Termine und Aufgaben anstehen, ohne das Modul zu wechseln. Dazu stehen Ihnen sogenannte Popups zur Verfügung. Zeigen Sie in der Navigationsleiste auf Kalender bzw. Aufgaben, um eine Schnellübersicht Ihrer heutigen Termine bzw. Ihrer anstehenden Aufgaben anzuzeigen. Popup anheften Kalenderpopup Aufgabenpopup Popups dauerhaft anzeigen Popups können Sie dem aktuellen Modul anheften und in einer Leiste (der sogenannten Aufgabenleiste) am rechten Fensterrand dauerhaft anzeigen. Klicken Sie hierzu im gewünschten Popup auf. Das angeheftete Popup können Sie jederzeit mit einem Klick auf schließen. 1.7 Die Outlook-Hilfe nutzen Schnell die gewünschten Hilfetexte finden Über das Suchfeld im Hilfefenster können Sie während der Arbeit mit Outlook schnell nach Erläuterungen für Begriffe und Aktionen suchen. So können Sie sich beispielsweise darüber informieren, wie Sie einen Kontakt in einer empfangenen zu Ihrem Adressbuch hinzufügen. Um einen Hilfetext aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Outlook-Fensters auf oder drücken Sie!. Das Hilfefenster mit der Hilfe-Startseite wird geöffnet. 12 HERDT-Verlag

13 Outlook kennenlernen 1 Suchfeld Links zu weiteren Hilfethemen Tragen Sie im Suchfeld einen oder mehrere Begriffe ein, nach denen Sie suchen möchten. Betätigen Sie Ü, um die entsprechenden Hilfethemen einzublenden. Gewünschtes Hilfethema anklicken Der zugehörige Hilfetext wird eingeblendet. HERDT-Verlag 13

14 1 Outlook Grundlagen Die Symbolleiste des Hilfefensters nutzen Sie möchten zwischen aufgerufenen Hilfethemen wechseln erneut die Startseite der Hilfe anzeigen Klicken Sie auf, um zum vorherigen, oder auf, um zum nächsten Hilfethema zu wechseln. Klicken Sie auf. den Hilfetext drucken Klicken Sie auf. Klicken Sie im eingeblendeten Dialogfenster auf Drucken. Standardmäßig wird das Hilfefenster ausgeblendet, sobald Sie eine Stelle außerhalb des Fensters anklicken. Sie können es jedoch jederzeit wieder einblenden, indem Sie in der Windows-Taskleiste anklicken. Möchten Sie, dass das Hilfefenster immer im Vordergrund angezeigt wird, klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters auf. Über lässt sich dies bei Bedarf wieder rückgängig machen. Hilfe zu Elementen des Menübands erhalten Outlook bietet zu jedem Element des Menübands eine kurze Erläuterung, die in einer QuickInfo eingeblendet wird, sobald Sie mit der Maus auf das entsprechende Element zeigen. Wird eine QuickInfo angezeigt, die am unteren Rand den abgebildeten Hinweis enthält, können Sie durch Anklicken des Hinweises schnell das Hilfefenster mit dem passenden Hilfetext einblenden. 1.8 Outlook beenden Die Arbeit mit Outlook beenden Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Outlook-Fensters auf. Falls ein oder mehrere geöffnete Formulare nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert wurden, können Sie diese auf Rückfrage speichern. 1.9 Schnellübersicht Sie möchten Outlook starten den Inhalt des Lesebereichs größer oder kleiner darstellen Auf dem Windows-Startbildschirm: Kachel Outlook anklicken oder ou eingeben, Outlook 2013 Zoomregler bzw. links ziehen in der Statusleiste nach rechts 14 HERDT-Verlag

15 Outlook kennenlernen 1 Sie möchten zwischen Ansichten wechseln In der Statusleiste bzw. sich einen Überblick über Termine bzw. Aufgaben verschaffen allgemeine Einstellungen ändern In der Navigationsleiste auf Kalender bzw. Aufgaben zeigen Register DATEI, Optionen die Hilfefunktion aufrufen oder! einen Hilfetext suchen zwischen aufgerufenen Hilfetexten wechseln einen Hilfetext drucken Frage in das Suchfeld des Hilfefensters eingeben, Ü bzw., Drucken Outlook beenden 1.10 Übungen Übung 1: Das Outlook-Fenster kennenlernen Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Navigationsleiste und Popups nutzen Ordnerbereich minimieren und erweitern Zoomregler und Ansichtssteuerung nutzen Starten Sie Outlook. Lassen Sie das Kalender- bzw. Aufgabenpopup anzeigen. Wechseln Sie zwischen den verschiedenen Outlook-Modulen. Minimieren Sie im Modul den Ordnerbereich und erweitern Sie ihn wieder. Vergrößern Sie die Anzeige der Texte im Lesebereich mithilfe des Zoomreglers. Wechseln Sie zwischen der Leselayout- und der Normalansicht. Übung 2: Nach Informationen in der Outlook-Hilfe suchen Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Mit der Outlook-Hilfe arbeiten Sie möchten sich in Outlook über das Thema Nachrichten drucken informieren. Rufen Sie die Hilfe auf und starten Sie die Suche. Wählen Sie den Hilfetext Drucken von -Nachrichten. Sie möchten nun nach weiteren Informationen suchen. Klicken Sie in das Suchfeld des Hilfefensters, geben Sie den Begriff Anlagen ein und starten Sie die Suche erneut. Blenden Sie den Hilfetext zum Hilfethema Anzeigen einer Vorschau von Anlagen ein. Drucken Sie den angezeigten Hilfetext. Wechseln Sie im Hilfefenster zurück zum Hilfetext Drucken von -Nachrichten. Schließen Sie das Hilfefenster. HERDT-Verlag 15