ARBEITEN MIT LSF KURZE ANLEITUNG FÜR DOZENTINNEN UND DOZENTEN www.hs-esslingen.de HOCHSCHULE ESSLINGEN UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES Fakultät Soziale Arbeit, Gesundheit und Pflege Flandernstraße 101, 73732 Esslingen Telefon: (0711) 397 4493/4540 (Lehrorganisation) Telefax: (0711) 397 4525 und Rechenzentrum / IuK Kanalstrasse 33, 73728 Esslingen Telefon: (0711) 397 3026 Stand: 08.09.2011 17:58:00
[INHALTSVERZEICHNIS] 1 WIE GELANGE ICH ZU LSF?... 1 2 DIESE FUNKTIONEN KÖNNEN SIE NUTZEN... 2 2.1 Stundenpläne der Semester... 2 2.2 Eigenen Stundenplan einsehen... 4 2.3 Stundenplan der Kollegen einsehen/personensuche... 5 2.4 Teilnehmerlisten eigener Lehrveranstaltungen einsehen und ausdrucken... 5 2.5 Emails an die Seminarteilnehmer versenden... 8 2.6 Einzeltermine ansehen... 10 2.7 Ausfalltermine für Veranstaltungen eintragen... 11 2.8 Termine nach Outlook übernehmen... 17 2.9 Veranstaltung bearbeiten... 18 2.10 Raumsuche... 19 2.11 Prüfungsverwaltung... 23 3 DAS SUPPORT-TEAM...26 2
Liebe Dozentinnen und Dozenten, bereits zum Wintersemester 2009/2010 wurde für Fakultät SAGP das HIS-Onlineportal Lehre-Studium-Forschung (LSF) eingerichtet und in der ersten Testphase eingesetzt. Inzwischen sind die Kinderkrankheiten überwunden und die Studierenden können sich zuverlässig über LSF für Veranstaltungen und Prüfungen anmelden. Auch für Sie als Dozierende bietet LSF eine Reihe nützlicher Funktionen, die wir Ihnen in dieser Broschüre vorstellen möchten. Selbstverständlich dürfen Sie sich bei Fragen und Problemen gerne auch direkt an uns wenden: Fakultät SAGP: Gudrun Berger Debora Heidrich 4540 gudrun.berger@hs-esslingen.de 4493 debora.heidrich@hs-esslingen.de bzw. lsf-sagp-support@hs-esslingen.de Alle anderen Fakultäten: http://www.hs-esslingen.de/vw-support Vielen Dank.
1 Wie gelange ich zu LSF? Um zu LSF zu gelangen rufen Sie über den Schnellzugriff das HE-Onlineportal auf. Hier gelangen Sie weiter zum Link Lehre Studium Forschung (LSF) Sie werden aufgefordert, sich anzumelden. Benutzen Sie hierzu Ihre gewohnten Login-Daten. Jetzt steht Ihnen LSF mit all seinen Funktionen zur Verfügung. 1
2 Diese Funktionen können Sie nutzen Nachfolgend werden im Überblick die wichtigsten Funktionen dargestellt, auf die Sie mit LSF zugreifen können. 2.1 Stundenpläne der Semester Um sich die Stundenpläne der Semester anzeigen zu lassen, wählen Sie im Menü Veranstaltungen den Punkt Studiengangpläne (Liste) aus. Jetzt bekommen Sie eine Übersicht über alle Semester, für die Termine im Stundenplan existieren. Beachten Sie, dass Sie zwei mögliche Ansichten zur Verfügung haben: Wochenansicht und Semesteransicht. Wenn Sie auf das Icon in der entsprechenden Spalte klicken, wird Ihnen der ausgewählte Stundenplan für das gewünschte Semester angezeigt. 2
Zu beachten ist, dass Sie sich den Plan als Liste oder Grafik anzeigen lassen können. Darüber hinaus kann die Ausführlichkeit der angezeigten Informationen durch die Änderung der Ansichten (rechts oben: kurz mittel lang) gesteuert werden. 3
2.2 Eigenen Stundenplan einsehen Mit LSF haben Sie die Möglichkeit, bequem Ihren Stundenplan einzusehen und auszudrucken. Über die Menüleiste Meine Funktionen Stundenplan wird Ihnen Ihr Stundenplan mit allen Veranstaltungen angezeigt, die Sie selbst unterrichten. ggf. Semester auswählen Über die Umschaltfunktion zum Lehrpersonenplan (Verantwortliche) gelangen Sie zu dem Stundenplan, in dem die Veranstaltungen aufgeführt sind, die Sie als Federführender betreuen. Auch haben Sie die Möglichkeit zwischen einzelnen Wochenansichten oder der Semesteransicht auszuwählen. Standardmäßig wird immer die aktuelle Woche angezeigt. Zudem können Sie den Informationsgehalt (genauer Zeitraum, Dozierender, Federführender etc.) der Veranstaltungen erhöhen oder reduzieren Plan: kurz mittel lang. 4
2.3 Stundenplan der Kollegen einsehen/personensuche Einsicht in die Veranstaltungen Ihrer Kollegen erhalten Sie über die Personensuche. Klicken Sie in der Menüleiste auf Personen, dann auf Lehrpersonenplan. Nachdem Sie den gesuchten Namen eingegeben und ggf. aus einer Liste die gesuchte Person ausgewählt haben, wird Ihnen zunächst der Plan der Verantwortlichen Lehrpersonen angezeigt. Sie haben jedoch die Möglichkeit auf die Ansicht zum Lehrpersonen Lehrplan (Durchführende) umzuschalten. Auch über die allgemeine Personensuche ( Personen Suche nach Personen ) gelangen Sie zum Stundenplan. Darüber hinaus erfahren Sie bei dieser Ansicht auch Telefonnummer und Dienstzimmer der betreffenden Person. 2.4 Teilnehmerlisten eigener Lehrveranstaltungen einsehen und ausdrucken Zu Informationen über die Belegungsdaten und Teilnehmer Ihres Seminars gelangen Sie über mehrere Wege: Wenn Sie Ihren Stundenplan vorliegen haben, rufen Sie durch Anklicken des Titels die Detailansicht der Veranstaltung auf. 5
Die rote Umrandung weist auf eine Doppelbelegung hin, im Beispiel handelt es sich jedoch nicht um eine Terminüberschneidung: Die Veranstaltung ist für zwei Studiengänge/ Gruppen geöffnet. Zweite Zugangsmöglichkeit: Mittels der Registerkarte Meine Funktionen Meine Veranstaltungen gelangen Sie zu der Übersicht über alle Module in denen Sie unterrichten. Über den Button Belegungsfunktion gelangen Sie direkt zu den gewünschten Informationen. Sie können eine Veranstaltung aber auch gezielt über die Suchfunktion aufrufen (Veranstaltungen Suche nach Veranstaltungen ). Die Veranstaltungen lassen sich einfach über Eingabe des Veranstaltungstitels finden (hier bitte auf korrekte Schreibweise achten). Einzelansicht der Module Alle relevanten Informationen zu Ihrer Veranstaltung können Sie hier einsehen und teilweise auch bearbeiten ( Kapitel 2.9 Veranstaltung bearbeiten). 6
Sollte für Ihre Fakultät die Veranstaltungsbelegung konfiguriert sein, gelangen Sie über den entsprechenden Link zu den Belegungsinformationen: Belegungsinformationen Die Veranstaltungsbelegung ist derzeit nur für die Lehrveranstaltungen der Fakultät SAGP durchgängig konfiguriert und wird dort auch von den Studierenden durchgeführt. Nur unter diesen Voraussetzungen können die belegungsabhängigen Funktionen (wie Email-Benachrichtigung der Teilnehmer, Einsicht in Teilnehmerlisten usw.) genutzt werden. In den Nicht-SAGP-Fakultäten werden die Voraussetzungen für die Veranstaltungsbelegung schrittweise durchgeführt werden. Nach dieser Startphase ist die Übernahme der LSF-Belegungen nach Moodle geplant, um die Belegungsdaten gleichzeitig im E-Learning verwenden zu können. Unter der Rubrik Termine Belegungsinformation sehen Sie einerseits, wie viele Teilnehmer zu Ihrer Veranstaltung zugelassen wurden, und haben zudem die Möglichkeit, Teilnehmerlisten zu Ihrer Veranstaltung auszudrucken. 7
Hierfür wählen Sie den gewünschten Sortierschlüssel aus und klicken dann auf Liste mit Namen anzeigen. Auch können Sie die Teilnehmerliste in eine Excel-Datei überführen, mit der dann weiter gearbeitet werden kann. Sie können diese in der unteren Funktionsleise durch Klick auf das Excel-Symbol abrufen. 2.5 Emails an die Seminarteilnehmer versenden Um Emails an die Seminarteilnehmer zu verschicken, gehen Sie erneut zur Einzelansicht Ihrer Veranstaltung. Über das kontaktieren. -Symbol können Sie die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung per Email 8
In der Voreinstellung sind alle Seminarteilnehmer im Verteiler. Wenn Sie hingegen gezielt nur einzelne Studierende anschreiben möchten, müssen Sie die entsprechenden TN mittels des Kontrollkästchens markieren. Drücken Sie anschließend den Invertieren -Button. Nun geben Sie Ihren Text im weißen Feld unten ein. Um Ihren Emailtext an die einzelnen Studierenden individuell anzupassen, benutzen Sie hierfür die vom System vorgegebenen Variablen. In der Vorschau können Sie die Darstellung überprüfen und dann senden. Sofern Sie das Kontrollkästchen Kopie an mich selbst senden aktiviert haben, erhalten Sie die Email zusammen mit der Information, an wen die Email verschickt wurde. Auch wird Ihre Emailadresse den Studierenden als Absender mitgeteilt, so dass diese sich bei Fragen an Sie wenden können. HINWEIS: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie die Einstellung für Email- Benachrichtigungen mit dem Kontrollkästchen aktiviert haben: Meine Funktionen Daten hinzufügen/ändern Einstellungen für Email-Benachrichtigungen Benachrichtigungen aktiv. 9
2.6 Einzeltermine ansehen Sie können sich die Einzeltermine Ihrer Veranstaltung anzeigen lassen, indem Sie auf das Pfeilsymbol in der ersten Spalte eines Termins klicken. Auflistung der Einzeltermine. 10
2.7 Ausfalltermine für Veranstaltungen eintragen Sie haben die Möglichkeit, für Ihre Veranstaltungen Ausfalltermine einzutragen (ausgenommen Fakultät SAGP die Ausfalltermine werden seitens der Verwaltung (Frau Berger/Frau Heidrich) für Sie eingetragen). Ausgangspunkt ist Ihr persönlicher Stundenplan. Klicken Sie an der Veranstaltung das entsprechende Icon an. In der nächsten Maske können Sie das Datum für den Ausfalltermin und eine entsprechende Bemerkung eintragen 11
Speichern nicht vergessen Überprüfung der Eingabe in der entsprechenden Vorlesungswoche 12
Im nächsten Bild können wir sehen, dass der Termin für die Lehrveranstaltung Rechnernetze 1 für das Semster IT4A (tatsächlich) fehlt. Mit einem Mausklick auf die Veranstaltung werden die Details zur Veranstaltung ausgegeben und (rechts unten im Bild) der Ausfalltermin angezeigt. 13
Ansicht im Stundenplan des Semesters (im Beispiel IT4A) in der Semesteransicht. und in der konkreten Semesterwoche, in der der Termin gestrichen wurde. 14
Sie haben weiterhin die Möglichkeit, sich alle aktuell ausfallenden Veranstaltungen (bezogen auf einen Tag) anzusehen: Aussuchen des Datums, für das Sie alle ausfallenden Termine ansehen möchten 15
Übersicht aller am ausgesuchten Datum ausfallenden Termine: 16
2.8 Termine nach Outlook übernehmen Sie haben die Möglichkeit, die gesamte Terminserie Ihrer Lehrveranstaltung für Ihre Terminplanung aus LSF zu exportieren. Nach dem Anklicken des entsprechenden Symbols in der ersten Spalte eines Termins öffnet sich ein Fenster. In diesem Fenster haben Sie die Wahl, die Terminserie in einer.ics - Datei für den späteren Import nach Outlook zu speichern oder aber die Termine sofort nach Outlook zu importieren. Serientermin einer Veranstaltung 17
2.9 Veranstaltung bearbeiten Ob Sie LSF auch nutzen wollen, um zusätzliche Informationen/Ankündigungen zu Ihren Veranstaltungen zu veröffentlichen, oder ob Sie diese Funktionen weiterhin über die Lernplattform Moodle nutzen möchten, entscheiden Sie selbst. Teilen Sie den Studierenden nur mit, wo Sie weitere Veranstaltungshinweise erhalten können. Um Ihre Veranstaltungen in LSF zu bearbeiten, rufen Sie zunächst wieder die entsprechende Detailansicht auf. Über das rote Edit-Symbol ( ) in der Funktionsleiste wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus. Sie können Ihrer Veranstaltung nun Kommentare, Literaturhinweise, Bemerkungen, Links oder auch Dokumente zum Download hinzufügen. Wählen Sie hierfür einfach das entsprechende Register aus und geben Sie Ihre Informationen in das Textfeld ein. Speichern nicht vergessen! 18
Um Dateien hoch zu laden, wählen Sie die Registerkarte Externe Dokumente aus. Erst nachdem Sie eine Bildbezeichnung vergeben und abgespeichert haben, erscheint am Zeilenende ein kleines graues Dreieck. Sobald Sie dieses angeklickt haben, können Sie Ihre Datei suchen und hochladen. Jetzt steht die Datei den Studierenden in der Detailansicht zum Download zur Verfügung 2.10 Raumsuche Über LSF ist es auch möglich die Raumbelegung der Veranstaltungsräume der Fakultät einzusehen. Wählen Sie hierzu in der Funktionsleiste den Button Räume und Gebäude aus und gehen Sie dann auf Raumbelegung. 19
Geben Sie die Raumnummer in die Suchmaske ein. Wichtig ist hierbei die Schreibweise: 1) Standortkürzel (F,G,S) gefolgt von 2) einem Leerzeichen gefolgt von 3) der Gebäudenummer (zweistellig) gefolgt von 4) einem Punkt gefolgt von 5) einem Minus (falls sich der Raum in einem Untergeschoss befindet) gefolgt von 5) der Raumnummer (dreistellig) z. B. F 01.209 oder S 01.-125 20
Unter der Rubrik Anzeigeoption kann der Anzeigezeitraum bestimmt werden, z. B. Semester- oder Wochenansicht. Die Wochenansicht ist gerade bei Veranstaltungen nützlich, die 14tägig oder nur in einer Semesterhälfte stattfinden. Standardmäßig wird der Plan für die aktuelle Woche angezeigt. Auch lässt sich der Informationsgehalt (genauer Zeitraum, Dozierender, Federführender etc.) der Veranstaltungen erhöhen oder reduzieren Plan: kurz mittel lang. Daneben gelangen Sie über das Raumsymbol in der Einzelansicht der Veranstaltungen direkt zum Raumplan und können so bei Bedarf überprüfen ob vor oder nach Ihrer Veranstaltung der Raum belegt ist. 21
Mit der detaillierten Raumsuche können Sie für einen bestimmten Zeitraum gezielt nach freien Räumen suchen: Auf der nächsten Seite werden Ihnen die Suchergebnisse angezeigt. Reservierungen Um einen Raum zu reservieren wenden Sie sich bitte an: Frau Gudrun Berger (Seminarräume SAGP, vertretungsweise auch großer und kleiner Konferenzraum) Frau Gisela Heinzmann (Standort Flandernstraße, ausgenommen Seminarräume SAGP) Frau Schrempf (Standort Stadtmitte) Frau Osterwinter (Standort Göppingen) 22
2.11 Prüfungsverwaltung Besonders wichtig wird für Sie die Eingabe der Prüfungsergebnisse sein. Diese Funktion finden Sie unter Meine Funktionen Notenverbuchung Wählen Sie nun das Semester aus, für das Sie die Noten eingeben möchten und klicken Sie dann auf die entsprechende Veranstaltung. Sie können nur für die Veranstaltungen Noten eintragen, für die Sie als Federführender bestimmt und in POS als Prüfer hinterlegt wurden. 23
Zusatzinfo Bewertung zur Noteneingabe ohne Dezimalstelle z. B. 130 für 1,3 Nachdem Sie alle Bewertungen in Form einer dreistelligen Ziffer in die Bewertungsmaske eingegeben haben, benötigen Sie eine TAN um die Einträge zu speichern. Sobald die Daten erfolgreich gespeichert wurden, können Sie den Datensatz in der nächsten Ansicht überprüfen. Auch werden Ihnen hier Fehler rot angezeigt, beispielsweise wenn ein Eingabefeld übersehen wurde oder der Notenwert nicht dem vorgegebenen Raster entspricht. Unter der Auswahl Notenansicht können die Ergebnisse abgerufen werden, daneben werden Notenverteilung und der Klassendurchschnitt angezeigt. Die Studierenden finden eine ähnliche Übersicht unter vorläufiger Notenspiegel für das aktuelle Semester 24
Beispiel für die Ansicht eines Studierenden: 25
3 Das Support-Team Auch wenn bereits viele Anforderungen an das System erfolgreich umgesetzt werden konnten, gibt es noch ein paar Schwachstellen. Gemeinsam mit dem Rechenzentrum (Herr Hemp) und den Entwicklern der Fa. HIS (Hochschul- Informations-System GmbH, Hannover) arbeiten wir daran das Programm noch weiter für die Anforderungen aller Fakultäten zu optimieren. Daher freuen wir uns auf Ihre Anregungen. Bitte wenden Sie sich mit Ihren Fragen und Verbesserungswünschen an: Fakultät SAGP: Gudrun Berger Debora Heidrich 4540 gudrun.berger@hs-esslingen.de 4493 debora.heidrich@hs-esslingen.de bzw. lsf-sagp-support@hs-esslingen.de alle anderen Fakultäten: http://www.hs-esslingen.de/vw-support Herzlichen Dank! 26