Anleitung für PrüferInnnen im neuen BA Lehramt

Transkript

1 Anleitung für PrüferInnnen im neuen BA Lehramt zur Online- Prüfungsverwaltung in HISinOne Inhalt: 1. Orientierung im HISinOne-Prüfungsmanagement 2. Die Darstellung der Prüfungsdaten in HISinOne 3. Erzeugen einer Prüfungsteilnehmer-Liste 4. Möglichkeiten der Noteneingabe 5. Kurzanleitung 6. Mögliche Probleme 1. Orientierung im HISinOne-Prüfungsmanagement Sie erreichen HISinOne direkt über den Link: Die Anmeldung erfolgt mit der Unikennung (auch ZIM-Kennung genannt) und dem dazugehörigen Passwort. (Dies ist die Kennung, die Sie auch für die Anmeldung in LSF verwendet haben.) Bei Problemen bei der Anmeldung schauen sie bitte bei 6. Mögliche Probleme. Alle grundlegenden Funktionen bezüglich der Verwaltung Ihrer Prüfungen können Sie über die Funktion "Noten eingeben für Prüfer" unter dem Menüpunkt "Prüfungsmanagement" aufrufen. Klicken Sie dafür mit der Maus auf die Funktion. 1

2 Nach Aufruf der Funktion Noten eingeben für Prüfer wird Ihnen die Übersicht der Prüfungen im Bachelor-Lehramt angezeigt, für die Sie als Prüfer/in gemeldet sind. Die Prüfungen sind dabei dem jeweiligen Semester zugeordnet. Klicken Sie mit der Maus auf das kleine Plus - Symbol vor der Semesterangabe, dann öffnet sich die Liste der Prüfungen. In der ersten Übersicht sehen Sie den Titel der Prüfung, den Termin sowie die Prüfer-Namen (dies können auch mehrere sein), den Noteneingabestatus (hierzu später mehr) und die Anzahl der angemeldeten Studierenden. Um Details zu einer Prüfung sehen zu können klicken Sie mit der Maus auf das Stift-Symbol in der Spalte Aktionen. 2

3 2. Die Darstellung der Prüfungsdaten in HISinOne Die Detailansicht der ausgewählten Prüfung sieht in der Übersicht so aus: In der Mitte der Seite befindet sich die Liste der angemeldeten Studierenden (rote Klammer). Oberhalb der Liste der Studierenden werden die Grunddaten der Prüfung angezeigt (blaue Klammer). Im oberen und unteren Seitenbereich befinden sich die Schaltflächen der Aktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen (grün gerahmt). Die drei Bereiche werden im Folgenden ausführlicher dargestellt. Die Liste der Studierenden, die in HISinOne angezeigt wird, enthält tagesaktuell alle Studierenden, die sich zu der Prüfung angemeldet haben. Studierende, die von der Anmeldung fristgerecht zurückgetreten sind, sind in der entsprechenden Spalte gekennzeichnet. Zudem ist das Feld zur Eintragung einer Note grau hinterlegt und kann nicht mehr befüllt werden. 3

4 ACHTUNG! Im Sommersemester 2012 steht bei allen Studierenden in der Spalte Status das Kürzel ZU für zugelassen. Dies ist technisch bedingt und stellt keine rechtlich verbindliche Aussage dar. Studierende sind unabhängig von der Anzeige in HISinOne nur zu einer Prüfung zugelassen, wenn notwendige Vorbedingungen (soweit vorhanden) erfüllt wurden. Die Studierenden wurden bei der Anmeldung entsprechend rechtlich belehrt. In dem Feld, in dem die Grunddaten der Prüfung angezeigt werden, befindet sich auch eine Angabe zur Bewertungsart. Durch einen Mausklick auf das Information -Symbol erhalten Sie Informationen zu zulässigen Notenwerten. Durch einen Klick auf das kleine blaue Kreuz-Symbol können Sie die Zusatz-Informationen wieder ausblenden. Im oberen und unteren Seitenbereich befinden sich verschiedene Schaltflächen. Die Schaltflächen Speichern, Ergänzungsprüfungen und Zurück befinden sich sowohl am unteren als auch am oberen Seitenrand. Hierzu später mehr. Zusätzlich gibt es Schaltflächen zum Export und Import von Excel-Dateien. Diese werden Ihnen nun in Ihrer Funktionsweise dargestellt. 4

5 3. Erzeugen einer Prüfungsteilnehmer-Liste Für die Erstellung einer Teilnehmerliste finden Sie am oberen Seitenrand die Schaltfläche Excel-Export. Durch einen Maus-Klick auf diese Schaltfläche erstellt HISinOne eine Excel-Datei, in der die Prüflinge dieser Prüfung aufgelistet sind. Die Excel-Liste enthält nicht die von der Prüfung zurückgetretenen Studierenden (diese sind nur in der Online-Anzeige enthalten s. o.). Bitte beachten Sie, dass bei größeren Prüfungen (insbesondere bei mehreren hundert Teilnehmern) die Erstellung der Excel-Datei bis zu drei Minuten dauern kann. Unterbrechen sie den Vorgang bitte nicht. Das Prüfungswesen wird im aktuellen Sommersemestern allen Prüfern (bzw. in der Bildungswissenschaftlichen Fakultät: der Studienkoordinatorin) die Datei mit der Liste der Prüflinge nach Ablauf der Abmeldefrist (eine Woche vor dem Prüfungstermin) zukommen lassen. Bitte geben Sie im Prüfungswesen Bescheid, wenn Sie die Liste selber aus dem Online-System erstellen und diesen Service nicht benötigen. Die Tabelle der ausgegebenen Excel-Datei ist standardmäßig nach Nachnamen sortiert. Für Anwesenheitslisten können Sie die Tabelle dann nach Ihren Wünschen ausgedrucken. --- Bitte nehmen Sie keine Änderungen in den grau hinterlegten Feldern vor! --- 5

6 4. Möglichkeiten der Noteneingabe a) Noteneingabe direkt im System Sie können die Noten der Prüfungsteilnehmer/innen in der Detailansicht der Prüfung einfach im Bewertungsfeld eintragen und anschließend auf die Schaltfläche Speichern gehen. (für das weitere Vorgehen siehe c) Abschließen der Noteneingabe) b) Noteneingabe über die Excel-Tabelle In der Excel-Tabelle sind die weißen Tabellen-Felder in der Spalte Leistung durch Sie auszufüllen. Optional steht Ihnen die Spalte Vermerk für Bemerkungen zur Verfügung. Bitte nehmen Sie keine Änderungen in den grau hinterlegten Feldern. Hier sehen Sie ein Beispiel einer mit Noten ausgefüllten Excel-Tabelle. Bei einem nicht erschienenen Prüfling sollten Sie die Eintragung NE vornehmen (s. blauer Rahmen). Beachten Sie, dass die Excel-Tabelle keine Prüfung der eingetragenen Daten vornimmt und auch fehlerhafte Eintragung bei Noten akzeptiert (siehe die beiden fehlerhaften Noteneintragungen - rote Rahmen). 6

7 Sie können im Anschluss die ausgefüllte Tabelle entweder an den/die zuständige/n Sachbearbeiter/in senden oder selber in HISinOne hochladen. Zum Hochladen gehen Sie wieder auf die Detailansicht der Prüfung, für die Sie in der Excel-Datei die Leistungen eingetragen haben. Im unteren Bereich der Seite gibt es das Import-Feld. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Durchsuchen gelangen Sie zu einem Windows-Fenster, mit dem Sie den Speicherort Ihrer Datei finden. Wenn Sie im Windows-Fenster die Datei markiert und auf die Schaltfläche Öffnen geklickt haben, müssen Sie nur noch in HISinOne im Import-Feld auf Datei importieren klicken. (Beachten Sie ggf. das Verfahren bei mehreren Prüfer/innen siehe roter Kasten unten!) Das Programm lädt dann die Informationen der Excel-Tabelle ein das System hoch. Bitte beachten Sie, dass dieser Prozess bei größeren Prüfungen eine Weile dauern kann (ggf. mehrere Minuten) bitte unterbrechen Sie den Vorgang nicht. Umgang bei Klausuren mit mehreren Prüfern: Teilung der Teilnehmer-Liste Es ist möglich, die Prüflinge auf mehrere PrüferInnen zu verteilen, die jede/r eine eigene Liste mit Prüflingen ausfüllt und diese anschließend hochlädt. Die Listen dürfen jedoch nur die Prüflinge enthalten, die der/die PrüferIn auch benotet!!!! (Hintergrund: Wenn eine Excel-Liste in der Bewertungs-Spalte bei einem Prüfling keine Eintragung enthält, so entspricht dies der Eintragung fehlender Wert. Beim Hochladen in HI- SinOne wird ein schon bestehender Leistungs-Eintrag dann mit fehlender Wert überschrieben.) 7

8 Nach dem Hochladen der Excel-Datei erscheint am oberen Ende der Seite die System- Meldung zum Import der Prüfungs-Leistungen mit dem Hinweis, die Daten zu speichern (Schaltfläche am oberen und unteren Seitenende). c) Abschließen der Noteneingabe Während des Speicherns prüft HISinOne die Daten und gibt anschließend an, wieviele Datensätze erfolgreich verarbeitet wurden. Außerdem gibt HISinOne an, wenn fehlerhafte Eintragungen vorgenommen wurden. Zusätzlich werden die Eintragungen, die nicht den Vorgaben entsprechen, in Rot mit einem Warnzeichen markiert und einer Erläuterung versehen. 8

9 Sie können nun in HISinOne direkt ins Bewertungsfeld klicken, die fehlerhafte Eintragung korrigieren und anschließend erneut Speichern. Die korrigierten Einträge sind nun mit einem grünen Häkchen versehen. Im Status erscheinen nun zusätzlich die Kürzel BE (bestanden) und NB (nicht bestanden). Außer den Notenwerten können Sie noch folgende Eintragungen vornehmen: NE nicht erschienen erhält Bewertung 5 und den Vermerk NE (Status NB ) AT Attest Bewertungsfeld wird grau hinterlegt und Vermerk AT TA Täuschungsversuch erhält Bewertung 5 und den Vermerk TA (Status NB ) 9

10 Sobald für alle Prüflinge eine korrekte Leistungseintragung vorliegt, steht Ihnen die zusätzliche Schaltfläche Eingabe abschließen zur Verfügung, die am oberen und unteren Seitenrand neben den Schaltflächen für Speichern erscheint. Wenn Sie auf die Schaltfläche Eingabe abschließen geklickt haben, erscheint ein Dialog- Feld, in dem Sie gebeten werden, diese Aktion zu bestätigen. Nach dieser Bestätigung sind die Noten für die Studierenden einsehbar und eine Notenänderung ist nur noch durch Mitarbeiter/innen des Prüfungswesens möglich. Der Status der Noteneingabe steht nun auf Eingabe abgeschlossen und Ihnen steht nur noch der lesende Zugriff zur Verfügung (Lupen-Symbol). 10

11 5. Kurzanleitung Prüflingsliste erstellen und Noten eintragen mit HISinOne 1. Einloggen bei HISinOne mit ZIM-Kennung und dazugehörigem Passwort. 2. Detailansicht der jeweiligen Prüfung anzeigen lassen. 3. Excel-Liste der Prüflinge exportieren. 4. Leistungen in Excel-Tabelle eintragen. 5. In der Detailansicht der Prüfung die Excel-Tabelle mit den eingetragenen Leistungen hochladen. 6. Speichern. 7. Fehlerhafte Eintragungen korrigieren. Ggf. Schritte 4-6 mehrfach durchlaufen (wenn Prüflinge aufgeteilt wurden). 8. Eingabe abschließen wenn alle Leistungen vorliegen. 6. Mögliche Probleme: Sollte Ihr Bildschirm keine Funktionen anzeigen, prüfen Sie, welche Rolle in der oberen blauen Leiste angezeigt ist. Falls die Rollenbezeichnung Gast lautet, können Sie ganz einfach in die Rolle Pruefer wechseln: Klicken Sie hierfür auf die Rollenbezeichnung. Nun öffnet sich in einem Drop-Down-Menü eine Auswahlliste der Ihnen zu Verfügung stehenden Rollen. Wählen Sie die Rolle Prüfer aus, indem Sie mit der Maus auf die Bezeichnung doppelklicken. Für Fragen bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an die Hotline des ZIM: Tel.: an: Bitte beachten Sie beim Umgang mit den Studierendendaten die datenschutzrechtlichen Vorschriften. Campusmanagement Weststadttürme Berliner Platz Essen 11