Lösungen für Schulen Bring your own Device Mobile Printing Accounting und Follow-Me

Lösungen für Schulen Bring your own Device Mobile Printing Accounting und Follow-Me

1 Ausgangslage Persönliche Laptops, Tablets oder Smartphones haben die Nachfrage nach Druckdienstleistungen in einer Schule verändert. Persönliches IT-Equipment wie Laptops, Tablets und natürlich Smartphones gehören mittlerweile zu Standardausrüstung jeden Schülers und Studenten. Unabhängig davon, erfreut sich Papier nach wie vor ungebremster Beliebtheit. Dies, um darauf während einer Vorlesung Notizen zu machen oder um einfach den entsprechenden Stoff zu lernen. Skripte, Übungen oder sonstige Unterlagen werden den Schülern immer mehr digital zur Verfügung gestellt und können somit on Demand von diesen selbst produziert werden. Dieser gestiegenen Nachfrage nach dezentralen Druckdienstleistungen stehen Kostensenkungsmassnahmen von Kantonen und Gemeinden gegenüber, welche selbstverständlich auch die Schulen betreffen. Es ist klar, dass ein Gratisservice für Schüler heutzutage nicht mehr in Frage kommt. Auf der anderen Seite sind Bezahlsysteme, wie sie bisher für Kopien verwendet wurden, für diese neuen Bedürfnisse denkbar ungeeignet. Nicht zuletzt soll es der Lehrerschaft und weiteren Angestellten nach wie vor möglich sein, kostenlos zu drucken. Graphax skizziert deshalb in dieser Broschüre eine Lösung für Schulen, die all diesen Bedürfnissen gerecht wird und gleichzeitig einen effi zienten und somit umweltfreundlichen Ressourcenverbrauch fördert.

2 Bring your own Device Die Herausforderung Die Anforderungen an eine zeitgemässe Druckinfrastruktur in Schulumgebungen sind zumeist sehr ähnlich. Erfahrungsgemäss stellen sich im Rahmen der Erstellung eines Pfl ichtenheftes in Zusammenarbeit mit Schulleitern, IT- Verantwortlichen, Lehrern und Schülern folgende Herausforderungen. Dies sind: Schüler, Lehrer oder Angestellte sollen die gleiche Infrastruktur nutzen Befähigung der Schüler, die Druckinfrastruktur der Schule mit ihren eigenen Geräten zu nutzen o Notebooks oder Laptops o Tablets wie ipad etc. o Smartphones Das Versenden von Druckaufträgen soll ortsunabhängig möglich sein. Schüler und Lehrer sollen schon von zuhause oder aus dem Zug Druckaufträge abschicken können. Vertrauliches Drucken & Follow-Me (dh. Druckjob kann an jedem beliebigen Multifunktionsgerät abgeholt werden) via Schülerausweis Bezahlmechanismus für Ausdrucke & Kopien (Bargeld und Kreditkarten) o Standardpreise für Schüler o Standardpreise für Lehrpersonal (evtl. gratis) Möglichkeit, die Ausdrucke in einer Statistik zu erfassen, damit allfällige Massnahmen zur Papierreduktion eingeleitet werden können Einfache Benutzerführung und Bedienung, damit die Lösung von allen Beteiligten ohne grosse Instruktion benutzt werden kann.

3 Die Lösung Die Gesamtlösung von Graphax beinhaltet mehrere Komponenten, welche modular kombiniert werden können. Die Lösung bringt aber auch für die IT- Administration erhebliche Vorteile: Benutzer drucken ab Workstations, Notebooks & mobilen Endgeräten egal ob via E-Mail oder über eine Website Übertragung an Mobile-Printing-Server Kundennetzwerk Druckjobs werden an Accounting-Software übergeben Druckjobs werden am MFP abgeholt (FollowMe-Prinzip) Accounting- Software Die bereits im LDAP oder AD (Microsoft Active Directory) verwalteten Benutzer können ohne Probleme in die Gesamtlösung importiert werden. Somit hat jeder eingeschriebene Schüler, Lehrer oder Mitarbeiter automatisch einen Account. Kleinere Mutationen könnten selbstverständlich auch manuell durchgeführt werden 1. Alle Schüler erhalten mit Ihrem Schülerausweis einen Account um über die Druckinfrastruktur der Schule zu drucken. 2. Der Schüler lädt das Guthaben beim Aufwerter, an der Reception, im Sekretariat oder via Website auf. Grundsätzlich hat er dabei die bekannten Zahlungsmöglichkeiten bestehend aus Barzahlung oder Einsatz aller gängigen Kreditkarten 3. Der Aufwerter übermittelt automatisch das Guthaben-Saldo an den Accounting Server, wo dies anschliessend wieder abgebucht werden kann. 4. Der Schüler sendet seinen Druckauftrag via Email oder Web an einen Server, wo der Druckauftrag fürs erste zwischengespeichert wird. Für die Benutzung von Laptops kann die Schule auch via Webseite einen universalen Druckertreiber zur Verfügung stellen. 5. Der Schüler identifi ziert sich mit seinem Schülerausweis an einem beliebigen Gerät. Dieses Gerät muss der Schüler nicht im Voraus auswählen der Druckauftrag folgt ihm im Rahmen der Follow-Me Funktionalität überall hin. Der Druckauftrag wird entweder sofort gedruckt oder kann vom Schüler am Multifunktionsgerät manuell ausgewählt und, wenn nötig, gelöscht werden. Gleichzeitig wird das entsprechende Guthaben von seinem Account abgezogen. Alle Druckvorgänge werden auf dem Accounting Server protokolliert und bilden die Grundlage für eine saubere Kostenanalyse. Je nach Wunsch können für verschiedene Gruppen von Schülern oder Angestellten unterschiedliche Preispläne hinterlegt werden. Natürlich beinhaltet das auch, dass Drucken für Angestellte und Lehrpersonen gratis ist. Falls Sie bereits Schülerausweise im Einsatz haben, müssen Sie diese nicht ersetzen. Die Lösungen von Graphax sind kompatibel mit den gängigsten RFID-Chipkartentechnologien wie Legic, Mifare oder HID.

4 Bring your own Device Das Fazit Die Lösung von Graphax bringt erhebliche Vorteile für alle Beteiligten Deckung der Bedürfnisse der gesamten Schülerschaft. Ab sofort ist das Drucken mit dem persönlicher IT-Equipment auf die Schulinfrastruktur kein Problem mehr. Der Mobilität der Benutzer wird mit mit Follow-Me Rechnung getragen. Ausserdem unterstützt Follow-Me den Sicherheitsgedanken und lässt vertrauliche Dokumente nicht verloren und unbeaufsichtigt auf der Dokumentenablage herumliegen. Die Kosten, die die Schüler durch das Drucken verursachen, sind gemäss Verursacherprinzip gedeckt. Einfache Administration und Bedienung der gesamten Infrastruktur Bestehende Schülerausweise (RFID- Karten wie Legic, Mifare, HID etc.) können weiterverwendet werden. Versehentlich gesendete Druckjobs oder doppelt vorhandene Druckaufträge können per Löschfunktion einfach aus dem Druckprozess entfernt werden. Die klare Zuordnung von Kosten diszipliniert die Benutzer, führt zu verantwortungsvollem Drucken, minimiert letztlich den Papier- und Tonerverbrauch und leistet damit einen signifi kanten Beitrag zum Schutz der Umwelt.

5 Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme! Selbstverständlich kann diese Broschüre nur eine erste Information sein. Aber wenn Sie jetzt neugierig auf weitere Einzelheiten sind, dann nehmen Sie doch einfach und unverbindlich Kontakt mit uns auf telefonisch, schriftlich oder elektronisch. Unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne.

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