Benutzerhandbuch Kontoauszug - Individuell SAP Portal

- Individuell SAP Portal Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Hinweise zur ALV-Sicht und deren Funktionalitäten 2 2 Aufruf der ALV-Sicht 2 3 Funktionalitäten der ALV-Sicht 4 3.1 Spaltenbreiten verändern 4 3.2 Detailinformationen zu einzelnen Buchungszeilen 4 3.3 Sortierung 5 3.4 Filter setzen 9 3.4.1 Filtern nach bestimmten Angaben 9 3.4.2 Filtern nach bestimmten Kriterien 10 3.5 Summen / Zwischensummen bilden 12 3.6 Expandieren und Komprimieren von ALV-Listen 12 3.7 Druckvorschau - Drucken 13 3.8 Mailversand 15 3.9 ABC-Analyse 16 4 Aufbau eines individuellen Kontoauszugs (ALV-Layout-Gestaltung) 20 5 Muster für individuelle Kontoauszüge 24 5.1 Personalkosten sortiert nach Buchungen in den Perioden pro Mitarbeiter 24 5.2 Personalkosten sortiert nach Mitarbeiter bzw. pro Mitarbeiter 24 5.3. Personalkosten nach Mitarbeiterkategorien 25 5.4 Reisekosten und andere Kostenarten 27 5.5 EDV-Kosten und EDV-Investitionen 28 5.6 Alle Investitionen und Anlagenfinanzierungsbuchungen 28 5.7 Alle Einnahmen 30 5.8 Alle Budgetbuchungen 30 5.9 Jahresübergreifende Auswertung von Drittmitteln ohne Saldovortrag 32 6 Individuelle Saldenliste 33 7 Export nach Excel aus ALV-Sicht 40 Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 1

individuell SAP- Portal 1 Allgemeine Hinweise zur ALV-Sicht und deren Funktionalitäten Die Abkürzung ALV steht für ein spezielles Ausgabeformat am Bildschirm, das im SAP-System mit Hilfe eines ABAP-List-Viewers erstellt wird. ABAP ist die Programmiersprache, die SAP zugrunde liegt. Die ALV-Sicht ist in Funktionalität und Aussehen an Microsoft Excel-Tabellen orientiert und bietet viele Funktionen, die im bisherigen Standardkontoauszug in interaktiver Bildschirmsicht nicht möglich waren. Insbesondere kann ein individueller Kontoauszug nach eigenen Wünschen geschaffen werden. Alle Daten des Kontoauszugs stehen in Form einer Datenbank zur Verfügung. Die Funktionalitäten sind sehr komfortabel und die System-Reaktionszeiten sehr schnell. Diese Art des Kontoauszugs ist das Mittel der Wahl für effizient arbeitende Anwender!!! 2 Aufruf der ALV-Sicht Um zur ALV-Sicht zu gelangen, ist in der Selektionsmaske zum Kontoauszug unter den Ausführungsparametern im Reiter Ausgabe der Haken bei als interaktiver Struktur zu entfernen. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 2

- Individuell SAP Portal Achtung: um den Nutzern die Arbeit mit ALV-Listen zu erleichtern, wurde eine Standard- ALV-Liste für Personalauswertungen voreingestellt, d.h. man erhält beim Aufruf der ALV- Listauswertung sofort eine Auswertung, die nur die Personalkosten (Kontenintervall 62000000 bis 64999999 sowie Konto 65900000) sowie personalspezifische Angaben zeigt, falls keine Personalkosten vorhanden sind, erscheint nur der Design-Rahmen des Kontoauszugs ohne Daten: Beispiel: Anm.: personenbezogenen Angaben wurden aus datenrechtlichen Gründen verdeckt! Um den Filter für die Personalauswertungen zu löschen und alle Ist-Buchungen zu sehen, ist der Button Filter löschen zu nutzen. Ergebnis: Unabhängig hiervon können Sie auch eigene ALV-Listen gestalten (siehe hierzu Punkt 3.4.) Die neue ALV-Sicht ermöglicht viele Funktionen, die bisher nicht möglich waren, wie z.b. suchen, auf- und absteigend sortieren, filtern, Summen- und Zwischensummen bilden, Layout ändern (z.b. Einfügen bzw. Löschen von Spalten, neue Überschriften einsetzen). Die Funktionalitäten sind sehr komfortabel und die System-Reaktionszeiten sehr schnell. Diese Art des Kontoauszugs ist das Mittel der Wahl für effizient arbeitende Anwender!!! Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 3

individuell SAP- Portal 3 Funktionalitäten der ALV-Sicht 3.1 Spaltenbreiten verändern Die Spaltenbreiten können verändert werden, in dem der Mauszeiger in der Überschriftenzeile genau zwischen zwei Spalten platziert wird. Der Mauszeiger nimmt dann die Form eines Doppelpfeilsymbols an, mit dessen Hilfe es möglich ist, die Spaltenbreite zu verschieben. Die linke Maustaste ist gedrückt zu halten, bis die gewünschte Breite erreicht ist. 3.2 Detailinformationen zu einzelnen Buchungszeilen Beim Markieren der Buchungszeile und Anklicken des Buttons Details werden die einzelnen Eingaben dieser Zeile auf einen Blick sichtbar. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 4

- Individuell SAP Portal Ergebnis = Detailangaben 3.3 Sortierung Die ALV-Liste kann nach den einzelnen Kriterien der Spaltenüberschriften sortiert werden. Hierzu ist die Spalte, nach der die Daten sortiert werden sollen, durch einen Klick in die Überschriftenzeile zu markieren. Die Spalte wird dann orange hervorgehoben. Durch Anklicken der Buttons Sortieren aufsteigend bzw. Sortieren absteigend wird dann eine entsprechende Sortierung der Daten durchgeführt (numerisch bzw. alphabetisch). Im nachfolgenden Beispiel wurde die Spalte Kreditor/Debitor/Kasse alphabetisch bzw. nach Personalnummer sortiert. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 5

individuell SAP- Portal Wurde vor dem Klick auf einen der Sortierbuttons keine Spalte markiert, wird ein Fenster angezeigt, in dem die aktuellen Sortierkriterien aufgezeigt werden: Im linken Teil des Fensters werden die aktuellen Sortiereinstellungen wiedergegeben. In der Voreinstellung wird nach den Kriterien Kostenstelle, Projekt, Gruppierung, Finanzposition, und Buchungsdatum sortiert. Es wird eine Zwischensumme pro Kostenstelle ausgewiesen, dies ist durch den Haken unter dem Zwischensummensymbol sichtbar. Im rechten Teil des Fensters sind weitere Spalten genannt, nach denen sortiert werden kann, die allerdings in den voreingestellten Sortierkriterien noch nicht enthalten sind, d.h. sie sind in der ALV-Liste nicht nutzbar. Mit Hilfe der Pfeilbuttons zwischen diesen beiden Fenstern können die Spalten nach Wunsch verschoben werden. Sollen z.b. der Erfasser, die Rechnungsnummer sowie das Rechnungsdatum als Sortierkriterium sichtbar werden, so werden diese Bezeichnungen rechts markiert (Einfachklick bzw. Mehrfachmarkierung wie in Excel mit Einfachklicks bei gedrückter Strg- Taste) und der Pfeil nach links betätigt. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 6

- Individuell SAP Portal Beispiel: Nach Betätigung des Verschiebepfeils ergibt sich folgendes Bild: Die Reihenfolge der Spaltennamen links entspricht der Sortierreihenfolge. Soll z.b. zunächst nach der Rechnungsnummer und dann nach den anderen Kriterien sortiert werden, muss der Eintrag Rechnungsnummer markiert und mit den Pfeilsymbolen im linken Fenster nach oben verschoben werden. Ein Pfeil verschiebt um eine Zeile nach oben, mit Hilfe des Doppelpfeils wird der markierte Eintrag an die erste Stelle verschoben. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 7

individuell SAP- Portal Beispiel: Ergebnis: Durch Klick auf den grünen Haken werden alle Änderungen übernommen, d.h. die Liste sortiert nach Rechnungsnummern. Danach folgen die weiteren ausgewählten Spaltenkriterien. Achtung: da das Feld Rechnungsnummer wie ein Textfeld behandelt wird, erfolgt die Sortierung Zeichen für Zeichen und nicht nach dem numerischen Wert. Eine Rechnungsnummer kann auch Buchstaben und Sonderzeichen enthalten. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 8

3.4 Filter setzen - Individuell SAP Portal Mithilfe der Filterfunktion kann konkret nach bestimmten Angaben (Bezeichnungen oder Werte) gesucht werden bzw. nach bestimmten Kriterien eingeschränkt werden. 3.4.1 Filtern nach bestimmten Angaben Hierzu wird durch Klick in die Überschriftenzeile die Spalte markiert, in der nach einer Angabe gesucht werden soll. Die Spalte färbt sich orange. Beispiel: Danach ist der Button Filter setzen zu bestätigen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem das bzw. die Filterkriterien angegeben werden können: Beispiel: Suche nach einem Betrag Diese Eingabe ist mit dem grünen Haken zu bestätigen. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 9

individuell SAP- Portal Ergebnis: Es kann ebenso nach Bezeichnungen gesucht werden. Hierbei ist es ratsam den Suchbegriff in * * zu setzen, ergänzend zum obigen Beispiel würde der Kreditor Viking Direkt mit dem Suchbegriff *Viking* gesucht. 3.4.2 Filtern nach bestimmten Kriterien Wird der Button Filter setzen ohne vorherige Markierung von Feldern betätigt, öffnet sich ein Filterdefinitionsfeld. Beispiel: In einem ersten Schritt kann angegeben, nach welchem Kriterium gefiltert werden soll, hier z.b. nach Finanzposition (= Sachkonto oder Kostenart). Wie schon beim Sortieren (Punkt 3.3.) können beliebige Zeilen aus dem Spaltenvorrat mit Hilfe der Pfeiltasten in die Filterkriterien verschoben werden. In einem zweiten Schritt können dann Werte für die Filterkriterien festgelegt werden, z. B. bestimmte Kontenintervalle wie Personalkosten 62000000 bis 64999999 sowie 65900000 Reisekosten 685* Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 10

- Individuell SAP Portal Es können auch Werte bzw. Intervalle ausgeschlossen werden. Um die entsprechenden Eingabefelder zu erreichen, muss hierfür das Feld mit dem gelben Pfeil angeklickt werden. Im Beispiel wird nach Reisekosten gefiltert: Diese Eingabe ist mit dem grünen Haken zu bestätigen. Ergebnis: Mithilfe des Auswahlbuttons Filter löschen kann der eingestellte Filter wieder entfernt werden. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 11

individuell SAP- Portal 3.5 Summen / Zwischensummen bilden Die Auswahlbuttons Summe bzw. Zwischensummen erlauben es, Summen bzw. Zwischensummen zu bilden. Vorab ist die Spalte durch Klick in die Überschriftenzeile zu markieren. Sie färbt sich orange. Danach ist der Auswahlbutton für Summe / Zwischensumme zu betätigen. Ergebnis für Zwischensumme pro Konto: 3.6 Expandieren und Komprimieren von ALV-Listen Beim Aufruf des Kontoauszugs in der ALV-Sicht wird die Liste zunächst in expandierter Form gezeigt, d.h. alle Einzelzeilen sind sichtbar. Durch Klick auf die vor den Beträgen befindlichen Symbole, ist es möglich, diese Liste wieder zu komprimieren und im Umkehrfall danach wieder zu expandieren. Die Anzahl der möglichen Verdichtungsstufen zeigt an, wie viele Sortier- und Zwischensummenkriterien festgelegt wurden. Beispiel mit 3 Verdichtungsstufen: Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 12

3.7 Druckvorschau - Drucken - Individuell SAP Portal Durch Anklicken des Auswahlbuttons Druckvorschau gelangt man zur Listsicht. Der Druck dieser Sicht ist nicht möglich. Der Druck erfolgt über die Auswahl des Buttons Drucken. Es öffnet sich folgendes Fenster: Nach Anklicken des grünen Hakens, öffnet sich die Liste zum Drucken: Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 13

individuell SAP- Portal Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 14

- Individuell SAP Portal 3.8 Mailversand Button Mail-Empfänger auswählen: Es erscheint die folgende Eingabemaske Wahlweise einen Begleittext eintragen und die Mailadresse des Empfängers eingeben. Danach auf den Button Senden klicken. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 15

individuell SAP- Portal Maileingang beim Empfänger: Der Textkommentar erscheint als pdf-datei, die Kontoauszugsansicht in htm-format, das sehr übersichtlich gestaltet ist und ausgedruckt werden kann. 3.9 ABC-Analyse Die ALV-Sicht des Kontoauszugs bietet die Möglichkeit einer ABC-Analyse. Sie kann z.b. zur schnellen Analyse von Kostenblöcken herangezogen werden. Diese Auswertung ist daher nicht zur Analyse der einzelnen Buchungen, sondern zur Analyse von Summenlisten nach Konten sinnvoll, wie das folgende Beispiel zeigt: Aufruf für Summenliste Konto: Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 16

- Individuell SAP Portal Anzeige in ALV-Listsicht nach Aufhebung aller Filter Spalte anklicken, die analysiert werden soll und Button ABC-Analyse anklicken Ergebnis: Der prozentuale Anteil der einzelnen Kostenarten wird angezeigt und es werden ABC-Blöcke nach deren Größenordnung gebildet. Das erleichtert die Kostenanalyse auf einen Blick. Hinweis: Die prozentuale Aufteilung der Auswertungsblöcke kann durch Eintragen anderer Prozentsätze verändert werden, als Standard vorgegeben ist die Verteilung 70/20/10. Wenn in einem zu analysierenden Datenblock sowohl positive als auch negative Werte vorhanden sind, funktioniert die ABC-Analyse nicht, sondern es kommt zu einer Fehlermeldung. Um die Analyse durchführen zu können, müssen zuerst die negativen Werte mit Hilfe eines Filters ausgeblendet werden. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 17

individuell SAP- Portal Hierzu ein Beispiel: Summenliste der Kostenstelle 400699 Beim Markieren der Ist-Spalte und der Auswahl der ABC-Analyse kommt es zu einer Fehlermeldung, weil unter Anlagenfinanzierung ein negativer Wert vorhanden ist. Der negative Wert muss wie folgt herausgefiltert werden: Ist-Wertspalte markieren, Button Filter setzen betätigen und über den gelben Pfeil bei Ist folgende Auswahl treffen: Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 18

- Individuell SAP Portal Bei der Selektionsoption wird > Größer doppelt angeklickt und mit dem grünen Haken bestätigt. Danach erscheint in der Spalte Einzelwert der Wert 0,00. Dieser Wert wird nochmals bestätigt. Das Filterkriterium erscheint in der Maske: Diese Eingabe wird mit dem grünen Haken bestätigt. In der nun gefilterten Wertdarstellung wird die Ist-Spalte markiert und die die ABC-Analyse ausgewählt, die nun funktioniert. Die ABC-Analyse kann lediglich gedruckt werden. Bitte das hierfür vorgesehene Icon verwenden. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 19

individuell SAP- Portal 4 Aufbau eines individuellen Kontoauszugs (ALV-Layout-Gestaltung) Durch Anklicken des Doppelpfeils in der Befehlsleiste ALV-Sicht erkennbar: werden alle Funktionalitäten der Die Funktionen Details, sortieren, filtern, Summen- bzw. Zwischensummen bilden, expandieren/komprimieren, Drucken, Mailversand sowie ABC-Analyse wurden schon vorgestellt. Neu ist das Thema Layout-Gestaltung, in die allerdings viele der bereits vorgestellten Funktionalitäten einfließen. Die neue ALV-Sicht ermöglicht jedem Nutzer ein eigenes Layout für den Kontoauszug zu gestalten mit Hilfe der Funktion Layout ändern: Beim Aufruf der Funktion Layout ändern erscheinen alle Spalten, die in der ALV-Sicht verfügbar sind. Je nach Bedarf kann der Nutzer über den Karteireiter Spaltenauswahl die erwünschten Zeilen markieren und per Pfeil verschieben, d.h. aus- bzw. einblenden. Die Navigation erfolgt über die bereits vorgestellten Pfeiltasten (siehe hierzu Punkt 3.3.). Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 20

- Individuell SAP Portal Das ausgewählte Spaltendesign kann über den Karteireiter Sortierung nach den unterschiedlichsten Kriterien sortiert werden (auf- / absteigend, Zwischensummen bilden), wie unter Punkt 3.3. beschrieben. Das Filtern nach Suchbegriffen und entsprechenden Werten ist möglich unter Einsatz des Karteireiters Filter auch das ist unter Punkt 3.4. ausführlich mit Hilfe von Beispielen dargestellt. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 21

individuell SAP- Portal Im Rahmen des Karteireiters Darstellung gibt es eine Vielzahl von Wahlmöglichkeiten zum Design (Überschriften anzeigen, Trennlinien einfügen usw. siehe Beispiel): Empfohlen wird, die Haken bei der Spaltenoptimierung und bei Ausdruck mit Datum, Titel und Seitennummer immer gesetzt zu lassen. Die Sicherung eines benutzerspezifischen Layouts ist durch Navigation zur Eingabe Layout sichern, das sich unter dem Doppelpfeil befindet, möglich, d.h. der Nutzer kann jederzeit auf sein individuell gestaltetes Layout zurückgreifen, das nutzerspezifisch bezeichnet werden sollte (Kurztexteingabe unter Layout sichern - Lang-Text unter Bezeichnung ). Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 22

- Individuell SAP Portal Achtung: wird ein Haken bei Benutzerspezifisch gesetzt, so erscheint diese ALV-Design- Variante als nutzerspezifische Voreinstellung beim Aufruf der ALV-Sicht. Nur diese Design-Variante ist von externen Nutzern anzuwenden auf keinen Fall ein Kreuz bei Voreinstellung setzen. Diese Variante wäre dann für alle SAP-Nutzer innerhalb der TU sichtbar. Für alle Nutzer zentral voreingestellt ist die Sicht für ALV-PIVOT-Personaldaten diese darf nicht überschrieben werden. Niemals nutzen!! Je nach Bedarf kann der Anwender in die von ihm gewünschte Kontoauszugssicht wechseln, in dem er die jeweils gewünschte Variante in der Auswahl markiert. Man erreicht die nachfolgende Tabelle, in dem unter dem Doppelpfeil auswählen angeklickt wird. der Befehl Layout Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 23

individuell SAP- Portal 5 Muster für individuelle Kontoauszüge 5.1 Personalkosten sortiert nach Buchungen in den Perioden pro Mitarbeiter Ausgehend von der voreingestellten Personalkostenauswertung sind folgende Änderungen vorzunehmen: Spalte Text durch Anklicken markieren, die Spalte färbt sich orange und den Button Zwischensummen setzen betätigen. Mit dem grünen Haken bestätigen. Ergebnis: Personalkosten sortiert nach Mitarbeitern, wobei jeweils alle Buchungen die für eine Periode gebucht worden sind, aufeinanderfolgend dargestellt werden, auch wenn die Buchungen erst in Folgemonaten durchgeführt wurden. Personalkostennachbuchungen sind so leicht zu verfolgen. Anm.: aus datenrechtlichen Gründen wurden gebuchten Istwerte ausgeblendet. Im vorliegenden Beispiel wurden für den Monat Oktober 2011 noch Buchungen für Oktober 2010 vorgenommen. 5.2 Personalkosten sortiert nach Mitarbeiter bzw. pro Mitarbeiter Ausgehend von der voreingestellten Personalkostenauswertung sind folgende Änderungen vorzunehmen: Spalte Kreditor/Debitor/Kasse durch Anklicken markieren, die Spalte färbt sich orange und den Button Zwischensummen setzen betätigen. Mit dem grünen Haken bestätigen. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 24

- Individuell SAP Portal Ergebnis: Personalkosten sortiert nach Mitarbeitern mit einer Zwischensumme pro Mitarbeiter. Einzelne Mitarbeiter können durch Anklicken der Spalte Kreditor/Debitor/Kasse und Wahl des Buttons Filter setzen herausgefunden werden, wenn im 2. Filterkriterium die Kurzbezeichnung des Namens eingegeben wird. z.b. Ergebnis: 5.3 Personalkosten nach Mitarbeiterkategorien Falls Personalkosten für einzelne Mitarbeiterkategorien in separaten Listen dargestellt werden sollen, kann die jeweilige Kategorie über das Buchungskonto gefiltert werden. Maßgeblich hierfür ist die Endung der jeweiligen Sachkonten: *4100 technisches Personal *4200 administratives. Personal *4300 ABM/Aushilfe *4400 Azubi *4500 Professoren *4600 wiss. Personal *4700 sonst. Personal *4800 LFB/Lektoren Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 25

individuell SAP- Portal *4900 wiss. Hilfskräfte *5000 stud. Hilfskräfte Bei durchschnittlichen Personalkosten gilt: 62000041 Verrechnungskosten Technisches Personal *42 administratives Personal *46 wiss. Personal *48 Lektoren *145 Beamte Verrechnungskosten.Professoren *146 Beamte wiss. Personal. Anwendungsbeispiel administratives. Personal: Das dort unter der Auswahl Finanzposition angegebene Intervall 62000000 bis 64999999 sowie den Einzelwert 65900000 entfernen und durch die Eingabe *4200 ersetzen. Mit dem grünen Haken diese Eingabe bestätigen. Ergebnis: Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 26

- Individuell SAP Portal 5.4 Reisekosten und andere Kostenarten Ausgehend von der voreingestellten Personalkostenauswertung sind folgende Änderungen vorzunehmen: Spalte Konto durch Anklicken markieren, die Spalte färbt sich orange und den Button Filter setzen betätigen. Das dort unter der Auswahl Finanzposition angegebene Intervall 62000000 bis 64999999 sowie den Einzelwert 65900000 entfernen und durch die Eingabe 685* ersetzen. Mit dem grünen Haken diese Eingabe bestätigen. Ergebnis: Aufstellung der Reisekosten Beispielfilter für andere Kostenarten: 60210000 Büromaterial 6033* Schrifttum 613* Fremdleistungen 670* Mieten 686* Öffentlichkeitsarbeit / Bewirtung/Werbung 930* interne Verrechnungen TU 939* Kosten bzw. Erlöse aus Vorjahren 5.5 EDV-Kosten und EDV-Investitionen Ausgehend von der voreingestellten Personalkostenauswertung sind folgende Änderungen vorzunehmen: Spalte Konto durch Anklicken markieren, die Spalte färbt sich orange und den Button Filter setzen betätigen. Das dort unter der Auswahl Finanzposition angegebene Intervall 62000000 bis 64999999 sowie den Einzelwert 65900000 entfernen und durch folgende Eingaben ersetzen: Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 27

individuell SAP- Portal Ergebnis: Mit dem grünen Haken diese Eingabe bestätigen. 5.6 Alle Investitionen und Anlagenfinanzierungsbuchungen Oft werden Investitionen zunächst auf einer Kostenstelle inventarisiert und danach mit Hilfe einer Anlagenfinanzierungsumbuchung auf unterschiedliche Finanzierungstöpfe verteilt. Um diesen Komplex insgesamt darzustellen, ist es möglich nur diese Buchungen aus dem Kontoauszug heraus zu filtern. Ausgehend von der voreingestellten Personalkostenauswertung sind folgende Änderungen vorzunehmen: Button Filter löschen betätigen. Ergebnis: Alle Ist-Buchungen werden angezeigt. Spalte Konto durch Anklicken markieren, die Spalte färbt sich orange und den Button Filter setzen betätigen. Unter der Rubrik ist eine Vielzahl von Intervallen einzutragen: Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 28

- Individuell SAP Portal Diese Einträge mit dem grünen Haken sowie der Uhr mit grünem Haken bestätigen. An dem roten Gleichheitszeichen ist zu erkennen, dass eine Negativauswahl hinterlegt worden ist. Ergebnis: Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 29

individuell SAP- Portal 5.7 Alle Einnahmen Ausgehend von der voreingestellten Personalkostenauswertung sind folgende Änderungen vorzunehmen: Button Filter löschen betätigen. Ergebnis: Alle Ist-Buchungen werden angezeigt. Spalte Konto durch Anklicken markieren, die Spalte färbt sich orange und den Button Filter setzen betätigen. Unter Intervalle sind folgende Konten einzutragen: Ergebnis: 5.8 Alle Budgetbuchungen Ausgehend von der voreingestellten Personalkostenauswertung sind folgende Änderungen vorzunehmen: Button Filter löschen betätigen. Ergebnis: Alle Ist-Buchungen werden angezeigt. Über den Button Weitere die Eingabe Layout ändern auswählen. Im Karteireiter Spaltenauswahl ist das Feld Budget in den Bereich der angezeigten Spalten mit Hilfe der Pfeiltaste zu verschieben. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 30

- Individuell SAP Portal Ergebnis: Neben den Ist-Buchungen werden nun alle Planbuchungen angezeigt. Jetzt ist noch ein Filter für die Konten zu setzen, um lediglich die Plankonten zu erhalten. Hierzu ist die Spalte Konto zu markieren, sie färbt sich orange, und unter Filter setzen bei Finanzposition der Eintrag 99* vorzunehmen. Die Spalte für die Ist-Buchungen wird zurück in den Spaltenvorrat geschoben. Ergebnis: Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 31

individuell SAP- Portal 5.9 Jahresübergreifende Auswertung von Drittmitteln ohne Saldovortrag Ausgehend von der voreingestellten Personalkostenauswertung sind folgende Änderungen vorzunehmen: Spalte Konto durch Anklicken markieren, sie färbt sich orange, und den Button Filter setzen betätigen. Das dort unter der Auswahl Finanzposition angegebene Intervall 62000000 bis 64999999 sowie den Einzelwert 65900000 entfernen..der Saldovortrag wird bei den Drittmitteln unter den Einnahmen mit Konto 50000000 eingebucht. Beim Aufruf über mehrere Jahre erscheint jeweils ein Saldovortrag pro Jahr und verfälscht so die Ist-Kosten. Saldenübernahmen bei organisatorischen Änderungen werden über das Einnahmekonto 50000009 verbucht. Beispiel Aufruf der Jahre 2013-2015: Beide Konten sind daher beim Filter herauszunehmen mittels Eintrag unter Einzelwerte ausschließen Nach Betätigen des grünen Hakens und der Uhr erscheint folgende Angabe: Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 32

- Individuell SAP Portal Das rote Gleichheitszeichen zeigt an, dass diese Konten von der Selektion ausgeschlossen werden. Ergebnis: Der Saldovortrag ist verschwunden eine jahresübergreifende Auswertung ist möglich. 6 Individuelle Saldenliste Im Standardkontoauszug ist der Auswahlbutton Saldenliste verfügbar. Er führt bei Aufruf zu einer voreingestellten Sicht auf die Saldenliste. Auch diese kann individuell verändert und in einer eigenen Version abgespeichert werden. Beispiel: Sammelaufruf aller Projektsalden einer Kostenstelle als Saldenliste Button Ausführen betätigen. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 33

individuell SAP- Portal Diesen Hinweis durch Anklicken des grünen Hakens übergehen. Ergebnis: Anmerkung: Die Daten wurden aus Datenschutzgründen verdeckt. Die Daten dieser Excel-Liste können nun im Design und in der Selektion individuell verändert werden. Das geschieht durch Anklicken der jeweiligen Spalte, die sich dann in orange-gelb verändert und durch Klicken mit der rechten Maustaste. Hierdurch wird folgendes Auswahlmenü geöffnet: Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 34

- Individuell SAP Portal Durch Anklicken von Summe führt das SAP-System eine Summierung durch. Durch Anklicken von Ausblenden bzw. Einblenden können Spalten unterdrückt bzw. wieder angezeigt werden. Im Beispiel sind die Obligospalte sowie eine Zwischensummenspalte ausgeblendet und alle anderen Spalten wurden summiert: Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 35

individuell SAP- Portal Das so erzeugte Layout kann als eigenes Layout unter dem Button Layout sichern gespeichert werden. Für das Layout ist eine Kurzbezeichnung und ein Langtext einzugeben. Das Layout muss immer als benutzerspezifisch angehakt werden. Niemals einen Haken bei Voreinstellung setzen!!! Das Rahmenlayout für Projekte kann noch in die einzelnen Projektkategorien, wie z.b. Landes-, QSL-, HSP- bzw. Drittmittel unterteilt und als eine jeweils eigene Variante abgespeichert werden. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 36

- Individuell SAP Portal Hierzu ist das vorhandene Rahmenlayout durch die Nutzung einer Filterfunktion zu verändern. Über den Button Layout ändern werden Aufträge bzw. Profit Center als Filterkriterium definiert: Beispiel für budgetierte Landesmittelaufträge In einem 2. Schritt wird festgelegt, um welche Aufträge es sich handelt. Die Auswahl wird mit dem grünen Haken bestätigt: Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 37

individuell SAP- Portal Ergebnis: Das hierbei erzeugte Layout kann benutzerspezifisch gespeichert werden. Hierfür ist der Button Layout sichern zu betätigen. Das Layout ist zu benennen, ein Haken bei benutzerspezifisch zu setzen und mit dem grünen Haken zu bestätigen. Hierdurch kann das Layout immer wieder über den Button Layout auswählen aktiviert werden. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 38

- Individuell SAP Portal Intervalle für andere Projektkategorien: Alle Landesmittelaufträge von 40100000 bis 49999999 Alle QSL-Mittelaufträge von 43000000 bis 43999999 Alle Drittmittelaufträge von 50000000 bis 59999999 von 90000000 bis 99999999 alle HSP 2020 Aufträge von 66000000 bis661999999 Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 39

individuell SAP- Portal Beispiel für Profit Center Filterung = empfehlenswert für QSL-Projekte Ausgehend von dem Layout für alle Projekte wird über Layout ändern der Filter auf das Profit Center gesetzt. Das weitere Vorgehen ist im Prinzip gleich wie bei der Auswahl der Aufträge, das vorstehend dargestellt worden ist. 7 Export nach Excel aus ALV-Sicht Der Export nach Excel erfolgt über den Button lokale Datei. Bei der Auswahl lokale Datei Export nach Excel muss eine einmalige Einstellung vorgenommen werden, da ansonsten keine Werte in Excel ausgewiesen werden. Beim erstmaligen Aufruf des direkten Exports nach Excel muss in der leeren Excel-Seite eine Excel-Einstellung zu Makro geändert werden. Beim Einsatz von Excel 2007 handelt sich hierbei um folgende Einstellungsschritte: Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 40

EXTRAS -> Makro -> Sicherheit - Individuell SAP Portal Auf dem Reiter Vertrauenswürdige Herausgeber muss der Haken bei Zugriff auf Visual Basic- Projekte vertrauen gesetzt werden. Weiter darf auf dem Reiter Sicherheitsstufe maximal Mittel ausgewählt sein Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 41

individuell SAP- Portal Nach dieser Maßnahme stehen die Excel-Funktionalitäten zur Verfügung. Es kann sein, dass die Reiter je nach eingesetzter Excel-Version variieren. Im Zweifelsfall ziehen Sie Ihren Systemadministrator hinzu. Wichtig ist, dass die Sicherheitseinstellung zu Visual Basic Projekte vertrauen aktiviert sein muss. Nach der Betätigung des Buttons Lokale Datei öffnet sich folgendes Fenster: Klicken Sie Tabellenkalkulation an und bestätigen Sie diese Information mit Anklicken des grünen Hakens. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 42

- Individuell SAP Portal Sie werden automatisch weiter geleitet und müssen bei der erstmaligen Anwendung des Exports nach Excel alle Sicherheitsabfragen bestätigen: Sobald dies geschehen ist, wird abgefragt, wo der Export nach Excel abgespeichert werden soll: Nach Angabe von Verzeichnis und Dateiname klicken Sie den Button Erzeugen an. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 43

individuell SAP- Portal Danach gehen Sie auf Speichern. Es erscheint folgende Anzeige: Gehen Sie nun auf Erzeugen Die Datei erscheint dann am angegebenen Ort und kann geöffnet werden. Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 44