Einführung des Seneca Controllings bei der eventa AG, Seeshaupt
eventa AG - Basisinformationen Die eventa AG entwickelt und finanziert Unternehmen der Technologieund Dienstleistungsbranche eventa AG steht für Livecommunication & Technology Die eventa AG ist eine Produktions- und Technologieholding mit Schwerpunkt im Bereich Live-Kommunikation, Verkaufsförderung und Datenkommunikation sowie zugehöriger Technologien Die eventa AG bündelt Know-how von hochqualifizierten Spezialisten aus verwandten bzw. komplementären Bereichen (Gebäudeautomation, audiovisuelle und multimediale Systemlösungen) Unternehmensgruppe: livebau solutions, preussen automation, screenlinx und die eventa academy 2
Die eventa AG 3
Anforderungen der eventa AG Auswertungen und Prognosen der Projekte mit hohem Detaillierungsgrad Kosten- und Ertragskontrolle der laufenden Projekte Kurz- und langfristige Liquiditätsvorschau Zuordnung der Gemeinkosten aus der Buchhaltung zum Projektcontrolling Valide Unternehmensplanung Aussagefähiges Reporting Durchgängige Mehrsprachigkeit 4
Ausgangslage der Systemlandschaft der eventa AG Datev-online Buchhaltung Kostenrechnung ERP mit umfangreichen Tabellen zur Projektsteuerung Auswertungen Planungen Belegerfassung Warenwirtschaft u.a. Eigenentwicklungen 5
Kriterien für die gewünschte Lösung Webbasiertes Tool zur Anbindung aller Projekte und Standorte Skalierbarkeit des Systems für Planungsphasen Eine Software, die an unterschiedliche Vorsysteme angebunden werden kann Intuitive Benutzerführung Unternehmens- und Projektcontrolling in einem System Definition unternehmensspezifischer Kennzahlen und Auswertungen Unabhängigkeit vom Hersteller (Self-BI) 6
Einbettung der Weblösung Seneca 7
Umsetzung: Basis ERP von KWP Automatischer Export der relevanten Tabellen in den Seneca Accounting Connector Zusammenfassung und Strukturierung der Daten und Übergabe an Seneca ETL 8
Umsetzung: Basis ERP von KWP Darstellung aller Projekte in der SaaS- Lösung Einfache Navigation Alle relevanten Werte Überall verfügbar 9
Umsetzung: Basis ERP von KWP Darstellung aller Projekte in der SaaS- Lösung ABC Analysen z.b. über Auftragsbestand, geleistete Arbeiten offene Posten 10
Umsetzung Planung der Positionen - Saisonalitäten - Verteilungsschlüssel - u.a. 11
Umsetzung: Basis Datev Automatischer Export der relevanten Tabellen in den Seneca Accounting Connector Zusammenfassung und Strukturierung der Daten und Übergabe an Seneca ETL 12
Automatisches Auslesen der Daten DATEV-Daten werden bei der Steuerkanzlei täglich automatisch ausgelesen Die im Connector geladenen Daten werden strukturiert nach -Kostenstellen -Kostenarten -Kostenträgern und angereichert mit Berechnungen zum DSO (Zahlungsverhalten der Kunden) 13
Automatisches Einlesen und Aufbereiten Ist-Daten werden täglich automatisch eingelesen Automatische Generierung von Berichten, Grafiken, etc. Benachrichtigung per Mail oder/und Chat 14
Umsetzung: Basis Datev Darstellung aller Projekte in der SaaS- Lösung Einfache Navigation 15
Unternehmensweites Reporting Darstellung aller Projekte in der SaaS- Lösung Alle relevanten Werte 16
Unternehmensweites Reporting Darstellung aller Projekte in der SaaS-Lösung Überall verfügbar 17
Vorteile der Lösung Darstellung aller Projekte in der SaaS-Lösung Einfache Bedienung und geringer Schulungsaufwand Automatisierung der Prozesse wie Datenübernahme in das Rechenzentrum Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit Keine Investition in Hardware Geringe Netzanforderungen 18
Herausforderungen bei der Umsetzung Komplexität der Tabellenstruktur der Vorsysteme Bereinigung der Datenquellen (historische Daten) Koordination der Beteiligten (Steuerberatung, IT-Dienstleister, Hersteller der Vorsysteme) Kalkulierbarkeit der Datenmengen 19
Fazit Erhebliche IT-Kostensenkung und Verringerung des administrativen Aufwands durch die SaaS-Lösung eventa verfügt fortan über ein zukunftssicheres System Schnellere und transparentere Darstellung der Unternehmenszahlen Automatisierte Auswertungen zur Verfügung, die zuvor händisch in Excel erarbeitet wurden Die webbasierte Planung erleichtert die Unternehmenssteuerung enorm Auch große Datenmengen können in einer SaaS-Umgebung gehandelt werden Anbindung an das DMS für die Zukunft sinnvoll 20
Fazit Das Seneca Controlling hilft uns, einen konsolidierten Überblick in Echtzeit über die Gruppe zu gewinnen. Die Detailanalyse ermöglicht uns zudem die Auswertung von diversen Kennzahlen im Rahmen des Qualitätsmanagements, die zuvor mit den Standardwerkzeugen aus DATEV oder den ERP Handwerkssoftwares nicht zu extrahieren waren. Die daraus ableitbare Transparenz freut uns besonders, da damit die Kommunikation intern wie extern erheblich erleichtert wurde. Florian Felsch, CEO, eventa AG, Seeshaupt 21
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