HIS-Software PRODUKT TELEGRAMME 2013
HIS-Software-Produkttelegramme Die von HIS angebotenen Hochschulverwaltungsanwendungen und Services decken die Strukturen und Geschäftsprozesse einer Hochschule ab. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und auf dem neuesten Stand der Technik gehalten. Die folgenden Seiten stellen ausgewählte Funktionen und Leistungen der GX- und QIS-Bestandteile des HIS-Software- und Dienstleistungsportfolios vor und bieten einen Überblick über die Systemvoraussetzungen für den Betrieb von HIS-Software. Für detailliertere Informationen stehen unsere Mitarbeiter/innen als Ansprechpartner zur Verfügung. PRODUKTTELEGRAMME
Inhalt Ihre Ansprechpartner...2 QIS-Funktionalitäten...3 LSF: Lehre, Studium, Forschung...4 SOS: Studierenden-Management...6 QISSOS: Selbstbedienung für Studierende über das Internet...8 POS: Prüfungen...10 QISPOS: Selbstbedienung für Studierende und Prüfer/innen über das Internet...12 ZUL: Zulassung und Studium...14 QISZUL: Selbstbedienung für Bewerber/innen über das Internet...16 SOSPOSZUL-ISY: Listen, Statistiken, Bescheinigungen...18 SVA: Personal und Stellen...20 ZEB/QISZEB: Personalverwaltung Stellenverwaltung Zeiterfassung...22 SVAISY: Auswertungen für SVA...24 RKA: Dienstreisen...26 QISRKA: Selbstbedienungsfunktionen für Dienstreisen...28 FSV: Finanzen und Sachmittel...32 FSV-FIBU: Finanzbuchhaltung...34 Inhaltsverzeichnis QISFSV-3T: Selbstbedienungsfunktionen im Finanz- und Sachmittelbereich...36 COB: Kosten-Leistungsrechnung und Controlling...39 KBS: Kasse...42 BAU: Gebäude- und Flächenmanagement...44 BAUISY: Auswertungen für BAU...46 SUPERX: Data Warehouse...48 HISPRO: HIS Application Service PROviding...52 Voraussetzungen zur Nutzung des HIS-Softwaresystems...55
Ihre Ansprechpartner Ihre Ansprechpartner: Dr. Tom Karasek E-Mail: customer@his.de Tel. 0511/1220-555 Fax: 0511/1220-250 Sandra Kasemir E-Mail: kasemir@his.de Tel. 0511/1220-348 Fax: 0511/1220-250 2
QIS-Module enthalten neben den modulspezifischen auch die modulübergreifenden QIS-Funktionalitäten: QIS steht für Qualitätssteigerung der Hochschulverwaltung im Internet durch Selbstbedienung. QIS umfasst Selbstbedienungsfunktionen im Internet für Studierende und/oder Hochschulmitarbeiter/innen, ermöglicht besseren Verwaltungsservice und Entlastung der Verwaltung, ist intuitiv bedienbar, rein HTML-basiert und damit auf allen üblichen Webbrowsern nutzbar, bietet frei konfigurierbare Oberflächen und lässt sich dadurch leicht in das Corporate Design einer Hochschule integrieren, erlaubt flexibles Customizing sowohl der Oberfläche als auch der Programmlogik an die Belange der Hochschule. QIS-Funktionalitäten 3
Lehre, Studium, Forschung LSF Überblick LSF ist eine Webanwendung für Lehre, Studium und Forschung und bietet Informationen über die Hochschule, insbesondere über Lehrveranstaltungen, Studiengänge, den Aufbau der Hochschule und Organisationseinheiten sowie über Lehrende. Mit LSF stellen Studierende sich ihren Stundenplan zusammen. Darüber hinaus verfügt LSF über Funktionen zur Belegung von Veranstaltungen durch die Studierenden selbst sowie über integrierte Vergabeverfahren zur Aufteilung der Belegungen. Funktionalität ermöglicht eine dezentrale Pflege der Daten durch die wissenschaftlichen Einrichtungen, z. B. Fachbereiche, unter einem hochschulweiten, zentralen und homogenen Layout. bietet komfortable Möglichkeiten zur Erstellung von Publikationen, wie z. B. Gesamt- und Detailvorlesungsverzeichnissen, Personalverzeichnissen, Forschungsberichten, und ermöglicht deren Präsentation im Internet. ist anwenderfreundlich und intuitiv zu bedienen. LSF ist an die Bedürfnisse unterschiedlicher Benutzergruppen (Lehrende, Sekretariatsmitarbeiter/innen, Studierende) angepasst. erlaubt eine flexible Belegungsplanung von Räumen als Veranstaltungsort oder Dienstzimmer. unterstützt durch Modulbeschreibungen die Erstellung von Unterlagen für die Akkreditierung neuer Studiengänge. kann zur sicheren Kommunikation über das Internet das verschlüsselte Übertragungsprotokoll HTTPS nutzen. Abbildung 1: Login am HISQIS-Online-Portal 4
Abbildung 2: Vorlesungsverzeichnis (Vollbildansicht) LSF Abbildung 3: Unterstützungsdialog zur Planung von Studiengängen Integration integriert sich wie alle QIS-Produkte in das HISQIS-Online-Portal. integriert seine Veranstaltungen in die Modulstrukturen der Prüfungsverwaltung (POS) und kann zur Prüfungsanmeldung mit QISPOS gekoppelt werden. ist integriert mit weiteren HIS-GX-Modulen auf Basis von XML (SOS, POS, SVA, BAU). Auch Fremdsysteme können auf diese Weise eingebunden werden. 5
Studierenden-Management SOS Überblick SOS begleitet das Leben von Studierenden von der Einschreibung bis zur Exmatrikulation und unterstützt die Hochschule bei allen Prozessen des Studierenden-Managements. SOS ist mit dem Zulassungsmodul ZUL, dem Prüfungsmodul POS und dem Modul LSF (Lehre, Studium, Forschung) integriert. Es besitzt Schnittstellen zur ZVS, zur amtlichen Statistik sowie zu Krankversicherungen, Banken und Sparkassen. Der Aufwand bei der Datenerfassung, -auswertung und -lieferung wird somit deutlich gesenkt. Funktionalität enthält komfortable Suchfunktionen. Gesuchte Fälle werden schnell gefunden, kleinere Listen oder Statistiken können leicht zusammengestellt werden, um sie später mit der Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Email weiter zu verarbeiten. verwaltet länderspezifische Studienkonten und Studiengebühren für Langzeitstudenten gemäß bestehender Vorschriften. verwaltet Chipkarten und die dazugehörigen Ausweisfotos. erlaubt flexibles Customising sowohl der Oberfläche als auch der Programmlogik an die Belange der Hochschule. verfügt über eine intuitiv bedienbare Oberfläche für einen raschen Zugriff auf alle relevanten Daten und Bearbeitungsfunktionen. Abbildung 1: Studierendendaten 6
Abbildung 2: Integration mit weiteren GX-Modulen SOS Integration ist integriert mit den Modulen ZUL, POS und LSF und bezieht dadurch Bewerber-, Prüfungsdaten und Daten zu Lehre, Studium und Forschung. erstellt durch Schnittstellen zum HIS-Auswertungspaket ISY jegliche Art von Listen, Bescheiden und Statistiken, die beliebig angepasst werden können. kann um die webbasierten HIS-Selbstbedienungsfunktionen QISSOS ergänzt werden. 7
Selbstbedienung für Studierende über das Internet QISSOS Überblick QISSOS erlaubt Studierenden, über Internet ihre Anschrift zu ändern, die Rückmeldung durchzuführen, ihre Gebühren zu bezahlen und Bescheinigungen zu drucken. Funktionalität Modulübergreifende QIS-Funktionalität: siehe Seite 3 Modulspezifische Funktionalität bietet die Möglichkeit, sich über das Internet mit oder ohne Chipkarteneinsatz zurückzumelden, die Semestergebühren zu bezahlen, die Kontaktdaten zu verwalten und verschiedene Bescheinigungen (z. B. Studienbescheinigungen) zu erstellen und auszudrucken. bietet die Möglichkeit, die über das Internet erstellten Bescheinigungen über einen Verifikationsserver zu überprüfen. bietet viele verschiedene Authentifizierungsmechanismen. Zum Beispiel: Datenbanken, Verzeichnisdienste, Radiusserver. unterstützt die zusätzliche Absicherung einzelner Funktionen über Transaktionsnummern. bietet im Internet unterschiedliche Authentifizierungsmöglichkeiten: Login und Passwort, Softwarezertifikate, Chipkarte, PIN/TAN-Verfahren oder Handyauthentifizierung. Integration integriert sich wie alle QIS-Produkte in das HISQIS-Online-Portal. ergänzt das Standard-HIS-Modul der Studentenverwaltung (SOS). ist integriert mit den anderen QIS-Modulen und LSF nutzbar. ist abgestimmt auf die Funktionalität von SOS. Die Gebührenermittlung und Rückmeldung wird via SOS realisiert. 8
Abbildung 1: Verifikation von Studienbescheinigungen QISSOS Abbildung 2: Ändern der Heimatanschrift 9
Prüfungen POS Überblick POS ist das Prüfungsverwaltungsmodul von HIS-GX für die Prüfungsämter der Hochschulen. Es bildet sämtliche Arbeitsbereiche auf dem Sektor der Prüfungsverwaltung ab und erleichtert so die Verwaltungsabläufe. POS bietet Funktionalitäten von der Abbildung von Prüfungsordnungen bis zum Zeugnisausdruck. Durch Vergabe von Berechtigungen lässt sich der Zugriff auf Daten einschränken. Funktionalität enthält komfortable Suchfunktionen. Gesuchte Fälle werden schnell gefunden, kleinere Listen oder Statistiken können leicht zusammengestellt werden, um sie später mit der Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Email weiter zu verarbeiten. erlaubt flexibles Customising sowohl der Oberfläche als auch der Programmlogik an die Belange der Hochschule. bildet Studien- und Prüfungsordnungen aller Hochschultypen ab, insbesondere Credit-Point-Systeme und BA- und MA-Studiengänge. Die Erfassung fremdsprachlicher Texte ist möglich. stellt die Struktur von Prüfungsordnungen graphisch dar. bearbeitet Freiversuche automatisch oder manuell. unterstützt die Prüfungsorganisation durch konfliktfreie Vergabe von Räumen, Sitzplätzen, Zeiten, Prüfern, Aufsichten. unterstützt die Erstellung von Prüfungsstundenplänen für mündliche und schriftliche Prüfungen über das Modul PSP. verfügt über die Möglichkeit zur Prüfergeldabrechnung. unterstützt die Verwaltung von Praktika und Praktikantenstellen. bietet Funktionen zur studierenden- und prüfungsbezogenen Anmeldung. überprüft Zulassungsvoraussetzungen. ermöglicht die Fristenkontrolle und die automatische Pflichtanmeldung. beinhaltet die studenten- und prüfungsbezogene Verbuchung von Noten, Ergebnissen, Rücktritten, Anerkennungen. stellt neben automatischer Notenberechnung auch Notenausgleichsfunktionalitäten zur Verfügung. 10
bietet komfortable Möglichkeiten der Erstellung und Ausgabe von Listen zur Prüfungsorganisation, Bescheinigungen, statistischen Auswertungen und Etiketten. unterstützt die Erstellung und den Druck von Zeugnissen (in verschiedenen Sprachen, Diploma Supplement, Transcript of Records inkl. ECTS-Grades). Integration POS bietet webbasierte Selbstbedienungsfunktionen für Studierende, Prüfer/innen, Studiendekaninnen und -dekane und Bearbeiter/innen über das Zusatzmodul QISPOS. stellt durch seine Schnittstelle zum HIS-Auswertungspaket ISY jegliche Art von Listen, Bescheiden und Statistiken zur Verfügung, die beliebig angepasst werden können. integriert Veranstaltungsdaten aus dem HIS-Modul LSF. Abbildung 1: Leistungsbearbeitung 11
QISPOS Selbstbedienung für Studierende und Prüfer/innen über das Internet Überblick QISPOS umfasst Selbstbedienungsfunktionen im Internet für Studierende, Mitglieder des Lehrkörpers, Mitarbeiter/innen der Prüfungsverwaltung und der Fachbereiche. Mit QISPOS können Studierende und/oder die Hochschulverwaltung die Prüfungsanmeldung abwickeln. Es unterstützt die Hochschulen auch bei der Umsetzung der Bologna-Beschlüsse: Erfassung und Ausdruck von Diploma Supplement, ECTS-Leistungsnachweis und Modulhandbuch. Funktionalität Modulübergreifende QIS-Funktionalität: siehe Seite 3 Modulspezifische Funktionalität stellt Werkzeuge für den Qualitätssicherungsprozess durch Akkreditierung der Prüfungsordnungen bereit. kombiniert die Prüfungsanmeldung und das Belegen von Veranstaltungen. integriert die Suche nach externen Praktikumsstellen und die Prüfungsanmeldung. gibt Studierenden eine Übersicht ihrer Prüfungsleistungen bzw. Prüfungsanmeldungen im HTML- und PDF-Format. bietet für die Prüfer die Möglichkeit, Prüfungsleistungen zu verbuchen oder nachzuerfassen. unterstützt den Export und Re-Import von Notenlisten und Anmeldelisten in Microsoft Excel und in das CSV-Format. unterstützt den Export und Re-Import von Notenlisten und Anmeldelisten in Microsoft Excel und in das CSV-Format. unterstützt die Studienberatung durch ein graphische Darstellung des Soll-Ist- Vergleichs der Module und Prüfungen (Studienmatrix) 12
Integration integriert sich wie alle QIS-Produkte in das HISQIS-Online-Portal. ergänzt das HIS-GX-Modul der Prüfungsverwaltung (POS). bildet in Kombination mit dem Produkt LSF ein passgenaues integriertes Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltungssystem für dezentrale Einrichtungen. QISPOS Abbildung 1: Prüfungsan- und -abmeldung 13
Zulassung und Studium ZUL Überblick ZUL dient der Erfassung und Bearbeitung von Bewerberdaten und Antragsdaten und realisiert die Vergabe von Studienplätzen. Es wird laufend an neue Entwicklungen der Zulassungsvorschriften und -organisation angepasst. ZUL unterstützt hochschuleigene Auswahlverfahren (ein- und zweistufig) und erlaubt es, die Kriterien studiengangspezifisch zu konfigurieren. Die integrierte Bescheidverwaltung ermöglicht es, Bescheide durch das Vergabeverfahren automatisiert anzufordern oder manuell zuzuordnen. Funktionalität unterstützt örtliche Auswahlverfahren (NC-Verfahren) und freie Studiengänge. erzeugt Ranglisten und vergibt Studienplätze im Hauptverfahren. kann unterschiedliche Rechtsvorschriften der einzelnen Bundesländer und spezielle Anforderungen der Hochschulen abbilden. erlaubt die flexible Anpassung der Oberfläche und der Programmlogik an die Belange der Verwaltung. bietet eine Erfassungs- und Bearbeitungsoberfläche für die Bewerberdaten mit vielfältigen Anzeige- und Bearbeitungsoptionen. Wesentliche Informationen werden im Hauptfenster bearbeitet. Daten zur HZB, zur hochschuleigenen Auswahl sowie Zusatzdaten (z. B. Wartezeitberechnung, Nachteilsausgleich, Härtefallanträge) werden in eigenen Fenstern erfasst. errechnet aus Daten zur hochschuleigenen Auswahl eine Eignungsnote (Eignungspunkte). Abgebildet werden können gewichtete Durchschnitte, Bonus-/ Malus-Systeme, Skalierungen sowie die Umrechnung von Punkten in Noten. Die Kriterien für die hochschuleigene Auswahl sind frei wählbar; je Studiengang ist ein eigener Datenkatalog konfigurierbar. verbucht bei zweistufigen hochschuleigenen Auswahlverfahren die Auswahlergebnisse (auch online durch die Fachbereiche mit QISZUL), ordnet die Bewerber neu und spricht Zulassungen aus. ermöglicht die Administration der Zulassungsbeschränkung (Festlegung der Studienplatzkapazität, der Annahme- und Immatrikulationsfristen). Außerdem ist eine technische Überbuchung der Kapazitäten möglich. quotiert die Studienplätze gemäß gültiger Rechtsvorschriften. Die Quoten können leicht angepasst werden. 14 fordert automatisch für jeden Bewerber einen Bescheid an: Zulassungsbescheid, Ablehnungsbescheid oder Einladung zum hochschuleigenen Auswahlverfahren.
erlaubt die Verbuchung der Annahme bzw. des Verzichtes auf Studienplätze. vergibt nicht genutzte Studienplätze in einem (oder mehreren) Nachrückverfahren. Dabei wird auch über die Hilfsanträge entschieden. ZUL unterstützt den/ die Systemverwalter/in durch spezielle Funktionen, z. B. beim Übergang zu einem neuen Bewerbungssemester oder der Pflege der Parametertabelle. berücksichtigt Anforderungen des Datenschutzes: Nach Abschluss des Verfahrens können die Bewerberdaten bereinigt bzw. gelöscht werden. Integration verfügt über eine Internet-Schnittstelle (QISZUL): Bewerber/innen können sich online bewerben, die Daten werden geprüft und dann an die Hoch schule übermittelt. ermöglicht den Datenaustausch mit SOS: In ZUL erfasste Bewerberdaten können von SOS weiterverarbeitet werden. Umgekehrt können auch Stu dierende aus SOS nach ZUL übernommen werden (z. B. Fachwechsler/innen). Abbildung 1: Hauptfenster, Erfassung einer Bewerberin/ eines Bewerbers 15
Selbstbedienung für Bewerber/innen über das Internet QISZUL Überblick QISZUL erlaubt Bewerberinnen und Bewerbern, sich im Internet über das Studienangebot einer Hochschule zu informieren und ihre Daten selbst direkt einzugeben. Für die Hochschule entfällt die Datenerfassung. Der Verwaltungsservice wird damit verbessert, die Zulassungsverwaltung entlastet. Funktionalität Modulübergreifende QIS-Funktionalität: siehe Seite 3 Modulspezifische Funktionalität lässt sich vielfältig konfigurieren. Zum einen ist es damit möglich, die unterschiedlichen Rechtsvorschriften der Bundesländer abzubilden. Zum anderen lassen sich die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Hochschultypen realisieren. Abbildung 1: Eingabe persönlicher Daten ermöglicht die Eingabe der Bewerbungsdaten für freie und Orts-NC-Studiengänge durch die Bewerber/innen selbst. Die Bewerbungsvoraussetzungen werden überprüft. 16
erlaubt Bewerberinnen und Bewerbern eine Übersicht über ihre selbst erfassten Daten. liefert Übersichten für den Bewerber im HTML- und PDF-Format. ermöglicht die Erfassung von weiteren Einzeldaten für ein hochschuleigenes Eignungsfeststellungsverfahren. Der Umfang dieser Daten kann für jeden Studiengang individuell festgelegt werden. informiert die/den Bewerber/in mittels einer Auskunftsfunktion über die erfassten Daten. Der Umfang der angezeigten Daten kann konfiguriert werden. QISZUL unterrichtet die/den Bewerber/in über den Bearbeitungsstand: Posteingang, fehlende Unterlagen u. a. können angezeigt werden. Abbildung 2: Erfassungsfunktionalität für zulassungsfreie Studiengänge/-fächer Integration integriert sich wie alle QIS-Produkte in das HISQIS-Online-Portal. ergänzt das HIS-GX-Modul der Zulassungsverwaltung (ZUL). ist abgestimmt auf die Erfassungsfunktionalität von ZUL und stellt die von der Bewerberin/ vom Bewerber erfassten Daten der ZUL-Sachbearbeitung zwecks Prüfung/ Vervollständigung bereit. 17
Listen, Statistiken, Bescheinigungen SOS-POS-ZUL-ISY Überblick ISY ist eine Client-Server-Anwendung mit Windows-Oberfläche auf der Basis von MS-Access. Die Anwendung ermöglicht es, die mit den Modulen der Studenten-, Prüfungs- und Zulassungsverfahren (SOS, POS und ZUL) erfassten und verarbeiteten Daten auszuwerten. Der Funktionsumfang des Systems erlaubt es, Etiketten, Bescheide, Listen und Statistiken, die in ISY in vorgefertigter Form zur Verfügung stehen, zu erstellen. Diese können nach Belieben durch hochschuleigene Auswertungen angepasst bzw. ergänzt werden. Funktionalität erstellt aus der SOS/POS/ZUL-Datenbank Statistiken, Listen, Etiketten und Bescheide. ermöglicht eine komfortable Selektion der gewünschten Daten und schnelle Informationen im Dialogbetrieb. unterstützt die Hochschulen bei der Erstellung und Verwaltung eigener Auswertungen. beinhaltet eine Schnittstelle zur Erstellung von Serienbriefen. kann mit Auswertungsfunktionen (MS-Access-Abfragen und Berichte) auf die SOSPOS-ZUL-Daten zugreifen, die mit Informix oder PostgreSQL verwaltet werden. realisiert das Ausführen von Listen, Bescheiden, Etiketten und Statistiken. gewährleistet die Flexibilität der Auswertungen durch Selektionsmasken. ermöglicht mit der Auftragsverwaltungsfunktion eine Erfassung von hochschuleigenen Aufträgen bzw. Anpassungen von ausgelieferten allgemeingültigen Aufträgen. bietet in der Administrationsfunktion Programme zur Einbindung der Tabellen aus einer Informix- oder PostgreSQL-Datenbank an sowie Programme für den Import und Export von Abfragen, Berichten und Aufträgen. 18
Abbildung 1: Auftragsverwaltung Abbildung 2: Auftragsauswahl für SOS, POS, ZUL SOS-POS-ZUL-ISY 19
Personal und Stellen SVA Überblick SVA deckt sämtliche Bereiche des Personal- und Stellenmanagements einer Hochschule ab. Es erlaubt die Abbildung unterschiedlicher Organisationsstrukturen und eignet sich damit sowohl für die Personal- und Stellenverwaltung in zentralen Personalabteilungen als auch für dezentrale Einrichtungen. SVA verwaltet Abwesenheiten und berechnet den Jahresurlaubsanspruch. Mit SVA werden Hochschulen bei der Erstellung von Dokumenten und Auswertungen unterstützt. Es beinhaltet Funktionen zur Belieferung verschiedener Systeme und Statistiken sowie zum Import aus unterschiedlichen Abrechnungsprogrammen und beliefert Verzeichnisdienste. SVA kalkuliert Personalkosten sowie den Vergaberahmen (W-Besoldung) und bietet Anschlussmöglichkeiten an elektronische Zeiterfassungssysteme. SVA kann sowohl einzeln als auch integriert mit anderen HIS-GX-Modulen eingesetzt werden und erlaubt ein flexibles Customising sowohl der Oberfläche als auch der Programmlogik an die Belange der Hochschulen. Abbildung 1: Bearbeitung von Personengrunddaten Funktionalität bietet Personaldatenpflege mit: Personalgrunddaten, Beschäftigungsverhältnissen, Institutionen, Eingruppierungen, Amts-/ Dienst-/ Tätigkeitsbezeichnungen, Arbeitszeiten, Tutorenstunden, Beurlaubungen und Abwesenheiten, Werdegängen, Lehrbeauftragungen, Gastprofessoren, Deputaten und Minderungen, Nebentätigkeiten, Zulagen, Schwerbehinderungen, Kinderdaten, Ausbildungen, Unterstellungen, Finanzierungen, Hilfskräften, Bewerbern, Wiedervorlagen sowie die Belieferung von Statistiken, Seminarverwaltung. pflegt Stellendaten mit: Stellengrunddaten, Stellenbesetzungsdaten, Stellenhaushaltsvermerken, Ausschreibungen, Stellenwertigkeiten, Stellennotizen, organisatorischen Zugehörigkeiten, Wiedervorlagen sowie mit der Belieferung von Statistiken. 20
kalkuliert Personalkosten. enthält ein Administrationswerkzeug und erleichtert so die Systemadministration, die Sachbearbeiterverwaltung, die Vergabe von Zugriffsberechtigungen, die Generierung und Pflege von Menüs, die Erstellung von Treibersätzen für die Bürosoftware sowie die Pflege von Plausibilitätsprüfungen. SVA integriert ein Modul zur Schlüsselverwaltung und den Auswertungsgenerator HIS-ISY. erstellt die amtliche Hochschulstatistik gemäß Hochschulstatistikgesetz unter Berücksichtigung landesspezifischer Anforderungen. protokolliert alle SVA-Datenbankzugriffe (für INFORMIX- sowie PostgreSQL-DB). Integration ist integriert mit FSV, COB, RKA, ZEB und BAU. Dies ermöglicht Kontenstandsabfragen, Festlegungsbuchungen, Übergabe von Schöpfungsdaten an MBS, Belieferung der Kosten-Leistungsrechnung mit Vollzeitäquivalenten und Ist-Kosten sowie die Dienstreisean- und -abmeldung. stellt Daten für den HIS-Ausstattungsvergleich zur Verfügung. erstellt für REHADAT Elan benötigte Dateien (Schwerbehindertenstatistik, Ausgleichsabgabe). importiert die Personalkosten aus den folgenden Systemen: KIDI-CAP, Gehälter im öffentlichen Dienst, DAISY (Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz, Thüringen, Landesbesoldungsämter Nordrhein-Westfalens und Mecklenburg-Vorpommerns). beliefert das Stelleninformationssystem (SIS) des Landes Nordrhein-Westfalen sowie die Finanzbehörde Hamburg mit stellenrelevanten Daten. beliefert unter Verwendung von Staging-Tabellen Verzeichnisdienste. bietet Anschlussmöglichkeiten an elektronische Zeiterfassungssysteme (zurzeit Fa. KabaBenzing). stellt eine frei konfigurierbare Schnittstelle zu Office-Systemen sowie zu Crystal Reports zur Verfügung. 21
ZEB/QISZEB Personalverwaltung Stellenverwaltung Zeiterfassung Überblick ZEB dient der Verwaltung von Zeiterfassungsdaten. Voraussetzung für die Verwendung des Moduls ZEB ist der Einsatz von SVA. QISZEB erlaubt es den an der Zeiterfassung teilnehmenden Personen, ihre erfassten Zeiten einzusehen und ggf. zu bearbeiten. Voraussetzung für die Verwendung des Moduls WEBZEB ist der Einsatz von SVA und ZEB. Funktionalität erstellt unterschiedliche Arbeitszeitmodelle. verwaltet individuelle Zeiterfassungsgründe. integriert Abwesenheitsdaten aus SVA (z. B. bei Urlaub oder Krankheit). bearbeitet Zeitguthaben (Erhöhung/ Minderung). synchronisiert Zeiterfassungsdaten mit Zeiterfassungsterminals. storniert Zeiterfassungsbuchungen. ändert Zeiterfassungsbuchungen. ermöglicht das Nachtragen von Zeiterfassungsbuchungen. bietet Auswertungen mittels Crystal Reports. stellt Selbstbedienungsfunktionen mittels QISZEB zur Verfügung: Sicht auf den Abwesenheitskalender, manuelle Buchung von Zeiterfassungsdaten, Stornierung von Buchungen, Erstellung von Auswertungen. Integration kommuniziert mit Zeiterfassungssystemen der Fa. Kaba Benzing. übernimmt Zeiterfassungsdaten aus Textdateien. 22
Abbildung 1: Kalender (QISZEB) Abbildung 2: Zeiterfassung (QISZEB) ZEB/QISZEB Abbildung 3: Zeiterfassungsstammdaten (ZEB) 23
Auswertungen für SVA SVAISY Überblick SVAISY ist ein mehrplatzfähiges SVA-Auswertungsmodul auf der Basis von MS- Access. Es erstellt aus der SVA-Datenbank Statistiken, Listen und Etiketten und unterstützt die Hochschulen bei der Erstellung und Verwaltung eigener Auswertungen sowie bei der Erstellung von Unterlagen für Wahlen. Funktionalität ermöglicht eine komfortable Selektion der gewünschten Daten und schnelle Informationen im Dialogbetrieb. liefert eine Auswahl von Listen, Statistiken und Etiketten und unterstützt die Hochschulen bei Wahlen. erleichtert mit Selektionsmasken die Auswahl der Daten, die für eine Fragestellung relevant sind. integriert von den Anwendern entwickelte Aufträge. 24
Abbildung 1: Auftragsauswahl für SVA SVAISY 25
Dienstreisen RKA Überblick RKA unterstützt den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung und berücksichtigt dabei bundes- und länderspezifische Elemente der Reisekostenvergütungen. Funktionalität unterstützt bei der Erstellung von Belegen und Auswertungen bei In- und Auslandsabrechnungen. erlaubt die Pflege von Abrechnungsarten, Nebenkosten, Fahrtkosten, Wegstreckenentschädigung, Reisezielen und Auslandsparametern. Abbildung 1: Beispiel-Reisekostenabrechnung 26
erlaubt die Abrechnung von Reisen mit Berücksichtigung der Tage- und Übernachtungsgeldberechnung sowie der Kürzungsbeträge von Frühstück, Mittagund Abendessen. kann über zusätzliche Dialoge beliebig viele Nebenkosten, Fahrtkosten und Wegstreckenentschädigungen abrechnen. RKA ermöglicht die Verteilung der Kosten für eine Reise auf verschiedene Kostenstellen, Kostenträger, Kostenarten und Haushaltskonten. Kosten, die zusätzlich für die Reise bei diversen Zahlungspartnern anfallen, können abgerechnet werden. bietet die Möglichkeit der Ersparnisberechnung bei Nutzung der BahnCard. ermöglicht es, Reisen zunächst anzumelden und später abzurechnen. Nachberechnungen von Reisen sind jederzeit möglich. erzeugt Belege zur Anmeldung und Abrechnung von Reisen. Integration ist in SVA integriert und greift z. B. auf Personalgrunddaten, Bankverbindungen, Kostenstellen, Kostenarten und Kostenträger zu. RKA erweitert SVA um eine Reisekostenanmeldung und -abrechnung. bucht in FSV Festlegungen sowie Auszahlungsanordnungen und hat Zugriff auf die Konten und Zahlungspartner. 27
Selbstbedienungsfunktionen für Dienstreisen QISRKA Überblick QISRKA erweitert RKA um webbasierte Selbstbedienungsfunktionen. Funktionalität Modulübergreifende QIS-Funktionalität: siehe Seite 3 Modulspezifische Funktionalität ermöglicht die Anmeldung von Reisen im Internet durch den Reisenden. bietet die Genehmigung der Reisen durch den Vorgesetzten. erlaubt durch die Vertreterregelung eine Weiterleitung der Reisedaten. erinnert die Vorgesetzten durch eine E-Mail-Benachrichtigung an die Sichtung und Unterzeichnung der Reisedaten. bietet die Möglichkeit der Genehmigung, der Ablehnung und der Änderung der Reisedaten durch den Vorgesetzten. kann durch die Weiterleitung beliebig viele Vorgesetzte erreichen. ermöglicht es dem Reisenden, jederzeit Einsicht in seine Reisedaten zu nehmen und den Status der Reise abzufragen. erspart durch eine Kopierfunktion die nochmalige Erfassung der gesamten Reisedaten bei mehreren ähnlichen Dienstreisen. erlaubt eine nachträgliche Änderung der Reisedaten vor der Genehmigung. 28
Integration setzt RKA-GX und SVA-GX als Basis voraus. Die mit QISRKA erfassten Daten stehen RKA-GX zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Abbildung 1: Reisekostenbearbeitung QISRKA 29
Finanzen und Sachmittel FSV Überblick FSV ist ein integriertes geschäftsprozessorientiertes Verfahren mit den HIS-GX- Modulen Mittelbewirtschaftung (MBS), Finanzbuchhaltung (FIBU), Beschaffung (BES), Inventarverwaltung (IVS), Materialwirtschaft (MAT) und Anlagenbuchhaltung (ABU). Das Internetmodul QISFSV-3T kann integriert mit FSV betrieben werden und bietet webbasierte Auskunfts- und Bearbeitungsfunktionen. FSV übergibt Daten an die Kostenrechnung (Modul COB) sowie enthält Schnittstellen zur Stellen- und Personalverwaltung (Modul SVA) sowie zum Kassenmodul KBS. Es bietet mit dem Modul FIBU eine von Wirtschaftsprüfern nach dem Prüfungsstandard 880 zertifizierte Software für das kaufmännische Rechnungswesen. FSV bietet zudem über QISFSV eine Selbstbedienungsfunktion für dezentrale Anwender. Funktionalität Funktionen des Moduls Beschaffung BES unterstützt alle Aufgaben des Geschäftsprozesses Warenbeschaffung von der Erfassung der Anforderung bis zur abschließenden Rechnungsbearbeitung. Die Bedienung erfolgt geführt über Dialoge, die flexibel und konfigurierbar sind. bietet eine zentrale (in der Beschaffungsabteilung) oder dezentrale Erfassung, Zuordnung, Prüfung und Aufbereitung der Anforderungen. unterstützt das Einholen und Auswerten von Angeboten durch die Dialoge Anfrage/Ausschreibung, Angebotserfassung und Preisspiegel. ermöglicht es, Formulare für Anforderungen, Anfragen und Aufträge an MS- Word zu übergeben und dort auszudrucken. Funktionen des Moduls Mittelbewirtschaftung MBS bietet Buchungsfunktionen für Festlegungen, Einnahmen, Ausgaben, Abschläge, Umbuchungen mit dazugehörigem Anordnungsdruck und Funktionen für die Mittelverwaltung. 30
beinhaltet elektronische Anordnungsschnittstellen (DTA) zu vielen länderspezifischen Kassenverfahren. enthält Funktionen zur Drittmittelprojektverwaltung von der Mittelanforderung bis zum Verwendungsnachweis. FSV ermöglicht die automatische Buchung von Vor- und Umsatzsteuer sowie die automatisierte Jahresübernahme offener Posten und Restmittel. ermöglicht eine integrierte Kostenrechnung mit dem Modul COB. bietet zahlreiche Berichte für Buchungen und Konten. Funktionen des Finanzbuchhaltungsmoduls FIBU bietet eine vollständige und nach Prüfungsstandard 880 des Instituts der Wirtschaftsprüfer zertifizierte kaufmännische Buchführung. unterstützt die automatische Transformation von Ein- und Auszahlungen (MBS). erstellt Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen (Einzelheiten siehe Produkttelegram FIBU). Funktionen des Moduls Inventarverwaltung IVS erfasst und pflegt Inventardaten und unterstützt die Abgangs- und Reparaturverwaltung. bietet kostenrechnerische Abschreibungen und deren Export an die Kostenrechnung COB. übernimmt Daten aus der Beschaffung. bietet umfangreiche Auswertungs- und Berichtsmöglichkeiten. Funktionen des Moduls Anlagenbuchhaltung ABU bietet die Nebenbuchhaltung der kaufmännischen Buchführung. ermöglicht die Neuerfassung von Geräten. unterstützt Umbuchungen, Nachaktivierungen, Abgänge, steuerliche Abschreibungen und Anlagenspiegel. übergibt Buchungen an FSV-FIBU. 31