Impuls Zeitarbeit 2017 - Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit
Markus Budde Geschäftsführer & Vertriebsleiter rhb Software GmbH - Diplom Kaufmann - 5 Jahre Berufserfahrung in der Personaldienstleistungsbranche in verschiedenen Positionen - 2 Jahre Vertriebsleiter & Geschäftsführer der rhb Software GmbH - Gründung im Februar 2014-6 Mitarbeiter - PD Navi ein über 10 Jahre in der Personaldienstleistungsbranche entwickeltes Tool zum Controlling und zur Unternehmenssteuerung - PD Risk Risikomanagement für die Personaldienstleistung unter Anforderungen der DIN ISO 9001:2015 Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 2
Agenda 1. Controlling & Steuerung Chef- oder Unternehmenssache? 2. Wichtig für wen und warum? 3. Relevante Kennzahlen / Auswertungen in der Personaldienstleistungsbranche 4. Anforderungen / Notwendigkeit eines IT Tool s 5. Möglichkeiten der IT Unterstützung 6. Praxisbeispiel / Kostenrechnung 7. Zusammenfassung verschiedener IT Tools zu einem Controllingtool durch strategische Kooperationen Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 3
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Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit
1. Controlling & Steuerung Chef- oder Unternehmenssache? Optimierung und Vereinfachung der Unternehmenssteuerungs- und Controllingprozesse auf strategischer und operativen Ebene entlang der Wertschöpfungskette eines Personaldienstleistungsunternehmens. Minimierung des manuellen Aufwands für alle Organisationseinheiten Relevante Kennzahlen und Auswertungen auf Knopfdruck Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 7
2. Wichtig für Wen. Und Warum??? Gesellschafter / Geschäftsführer Prokuristen Verwaltung / Controlling Regionalleiter / Vertriebsleiter Niederlassungsleiter Key Account / Vertrieb Disponenten / Recruiter Assistenz / Sachbearbeitung Interesse am Unternehmensergebnis Interesse am Unternehmensergebnis / Erstellen von Reports / Überprüfen von Vorgaben und Prozessen Ergebnisse des Verantwortungsbereichs / Einhalten der Vertriebsvorgaben und - ziele Niederlassungsergebnisse / Kunden- und Mitarbeiterergebnisse / Krankenmanagement Kundenergebnisse Interesse am Ergebnis der zugewiesenen Kunden und Mitarbeiter Interesse an der Datenqualitäten / fehlenden Stundennachweisen Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 8
2. Wichtig für Wen. Und Warum??? Unternehmenssteuerung und Controlling ist nicht nur eine zentrale Aufgabe, sondern in jeder Organisationseinheit angesiedelt. Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 10
3. Relevanten Kennzahlen / Auswertungen in der Personaldienstleistungsbranche Kennzahlen für das Unternehmensergebnis Ergebnisquote Quantitative Kennzahlen zur Zielerreichung Interessententelefonate Besuchskontakte Profile Bewerbungsgespräche etc. Kennzahlen aus dem operativen Geschäft DB1 Krankenquote Produktivität Fehlzeiten Überprüfung der korrekten Systemnutzung Datenqualität Richtigkeit in Lohn & Faktur Rechtssicherheit Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 11
4. Anforderungen an ein IT Tool Im kompletten Unternehmen nutzbar Einfach verständlich für jede Organisationseinheit Angepasst an die Personaldienstleistungsbranche Auswertungen auf Knopfdruck liefern Verknüpft mit ERP System und weiteren IT Tools der Branche Eigenes Rechtesystem Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 12
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung H.B.S. Industriedienste GmbH + Co. KG Personaldienstleister mit dem Schwerpunkt gewerblich / technisches sowie kfm. Personal 8 Standorte 950 Mitarbeiter ERP System: Landwehr L1 Einführung des Tools PD Navi zur unternehmensgestützten Unternehmenssteuerung im Mai 2014 Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 13
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung Ausgangsituation: L1 als Datenbanksystem Fibu / BWA für die Darstellung der wirtschaftlichen Daten Verschiedene SQL Auswertungen und Excellisten zur Steuerung und tagesaktuellen Überwachung des operativen und strategischen Geschäftes
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung Beispiel eines Tages- Wochenberichtes der Niederlassungen: Anzahl FTE MA AU MA sonstige Fehlzeiten Neue MA Neue Bewerber Niederlassung Neukunden Anzahl Kundenkontakte Anzahl Int. - Kontakte Beckum Dortmund Bielefeld Berlin
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung Beispiel einer Deckungsbeitragsbetrachtung: Niederlassung Umsatz Kosten Faktor für LNK *1,5 DB 1 / Kunde Beckum Dortmund Bielefeld Berlin
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung Weitere manuelle Schritte: Kontrolle der Anlage von Bewerbern / Mitarbeitern / Interessenten / Kunden und Aufträgen zwecks Unternehmensvorgabe und Rechtssicherheit Erstellung von Listen zwecks fehlenden Tätigkeitsnachweisen Erstellung und Versand von Revisionslisten (Mitarbeiter Ende der Probezeit / Umgruppierung EG 3 in E4 / Fristen gesetzlicher Zulagen etc.) uvm. Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 17
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung Listen Verantwortlich Dauer Kosten Mitarbeiterzahlen Niederlassungsleiter 10 15min / Tag 1 Stunde pro Woche 4 Stunden pro Monat 3.500 *1,5 = 5.250 5.250 / 172 Std = 30,52 30,52*4 =122 Kundendeckungsbeitrag Verwaltung 1 Tag pro Monat 3.000 * 1,5 = 4.500 4.500 / 21,75 = 206 Anlage von Datensätzen Verwaltung 10min pro Datensatz 20 neue Datensätze pro Woche 12 Stunden / Monate Sonstige Listen (Revisionen etc.) Verwaltung 1 Tag pro Monat 206 4.500 / 172 Std. = 26,16 26,16 = 314 Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 18
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung Erstellen von Mitarbeiterlisten: 122 pro Niederlassung / 8 Niederlassungen 976,00 Deckungsbeitragsrechnung: 206,00 Kontrolle der Datenqualität 314,00 Sonstiges 206,00 Monatliche Kosten: 1702,00 Jährliche Kosten: 20.424,00 Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 19
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung Probleme von H.B.S. Industriedienst trotz manueller Auswertungen: Hohe Anzahl an Lohnkorrekturen aufgrund lückenhafter Datensätze Umsetzung von Unternehmensvorgaben in der Anlage von Kunden und Mitarbeitern Lohnkorrekturen aufgrund fehlerhaft angelegter Aufträge Gewinnminderung aufgrund falsch kalkulierter Aufträge Abweichungen der Kennzahlen (AU u. Produktivität) in der BWA Lange Suche bei negativen oder schlechteren Kundenergebnissen als geplant Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 20
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung Anforderungen der Geschäftsführung an ein IT Tool zur Unterstützung des Controllings und der Unternehmenssteuerung: Verbesserung der Datenqualität in L1 Verminderung von Lohnkorrekturen Ständige Überwachung der Aufträge, Mitarbeiterzahlen und Fehlzeiten Transparenz im Krankenmanagement Detaillierte betriebswirtschaftliche Auswertung aller Kunden, Aufträge und Mitarbeiter Schnelle und Einfache Implementierung im Unternehmen auf jeder Organisationsebene Minimierung der manuellen Schritte Positive Kosten- Nutzenanalayse Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 21
Verbesserung der Datenqualität in L1 Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 22
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung Anforderungen der Geschäftsführung an ein IT Tool zur Unterstützung des Controllings und der Unternehmenssteuerung: Verbesserung der Datenqualität in L1 Verminderung von Lohnkorrekturen Durch den Einsatz der Datenqualität werden täglich über 200 Prüflisten aus den Bereich Lohn / Faktur / Personal und Kunden auf Knopfdruck geprüft, so dass jeder Fehler innerhalb von wenigen Sekunden identifiziert und verbessert werden kann. Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 23
Ständige Überwachung der Aufträge, Mitarbeiterzahlen und Fehlzeiten Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 24
Ständige Überwachung der Aufträge, Mitarbeiterzahlen und Fehlzeiten Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 25
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung Anforderungen der Geschäftsführung an ein IT Tool zur Unterstützung des Controllings und der Unternehmenssteuerung: Überwachung der Aufträge, Mitarbeiterzahlen und Fehlzeiten Durch die ständige Transparenz in den Mitarbeiterzahlen, den Fehlzeiten sowie jedes Auftrags ist es möglich tagesaktuell zu steuern und in dem Moment einzugreifen wo möglicherweise Geld verloren geht. Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 26
Transparenz im Krankenmanagement Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 27
Transparenz im Krankenmanagement Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 28
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung Anforderungen der Geschäftsführung an ein IT Tool zur Unterstützung des Controllings und der Unternehmenssteuerung: Transparenz im Krankenmanagement Die Ausweisung der täglichen Kennzahlen hilft nicht nur in der Transparenz, sondern hilft auch bei der Steuerung der entsprechenden Maßnahmen. Durch die Identifikation der jeweiligen AU Stunden auf Knopfdruck werden relevanten Mitarbeiter sofort identifiziert. Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 29
Detaillierte betriebswirtschaftliche Auswertung aller Kunden, Aufträge und Mitarbeiter Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 30
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung Anforderungen der Geschäftsführung an ein IT Tool zur Unterstützung des Controllings und der Unternehmenssteuerung: Detaillierte betriebswirtschaftliche Auswertung aller Kunden, Aufträge und Mitarbeiter Jede Niederlassung / Kostenstelle / Kunde / Auftrag / Mitarbeitern kann innerhalb weniger Sekunden auf relevanten Kennzahlen wie Faktor, DB1, Produktivität und Krankenquote beurteilt werden Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 31
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung Schnelle und Einfache Implementierung im Unternehmen auf jeder Organisationsebene Für die Installation & Einrichtung des Programms PD Navi ergab sich für die H.B.S. Industrienste GmbH & Co. KG ein Zeitaufwand von einem halben Tag. Aufgrund der benutzerfreundlichkeit konnte es innerhalb weniger Tage flächendeckend im Unternehmen eingesetzt werden Minimierung der manuellen Schritte Aktuelle Auswertungen wurden durch kleine Programmanpassungen ersetzt Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 32
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung Positive Kosten- Nutzenanalyse Monatliche Kosten: 1702,00 Jährliche Kosten: 20.424,00 Kosten PD Navi Monatliche Kosten: 560,00 Individuelle Anpassungen: 5.000,00 Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 33
4. Praxisbeispiel / Kostenaufstellung 12000 Erreichung des Break Even 10000 8000 6000 4000 2000 0 Monat 1 Monat 2 Monat 3 Monat 4 Monat 5 Monat 6 Kosten manuell Kosten IT Tool Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 34
Durch die Einführung von PD Navi konnten wir nicht nur erhebliche Kosten einsparen, sondern haben auch weiteres Potential zur Ertragssteigerung innerhalb kürzester Zeit ausfindig gemacht. Die dadurch entstandenen Mitarbeiterpotentiale konnten wir zu besseren Kundenbetreuung einsetzen Ulrich Brandherm, Geschäftsführer der H.B.S. Industriedienste GmbH & Co. KG Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 35
4. Anforderungen an ein IT Tool Im kompletten Unternehmen nutzbar Einfach verständlich für jede Organisationseinheit Angepasst an die Personaldienstleistungsbranche Auswertungen auf Knopfdruck liefern Eigenes Rechtesystem Verknüpft mit ERP System und weiteren IT Tools der Branche Individuell anpassbar Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 36
7. Zusammenfassung verschiedener IT Tools zu einem Controllingtool durch strategische Kooperationen Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 37
4. Anforderungen an ein IT Tool Im kompletten Unternehmen nutzbar Einfach verständlich für jede Organisationseinheit Angepasst an die Personaldienstleistungsbranche Auswertungen auf Knopfdruck liefern Verknüpft mit ERP System und weiteren IT Tools der Branche Eigenes Rechtesystem Individuell anpassbar Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 38
Impuls Zeitarbeit 2017 - Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit Vielen Dank für die Aufmerksamkeit
Markus Budde Geschäftsführer & Vertriebsleiter rhb Software GmbH Markus.Budde@rhb-software.de 02381 / 3040557 www.rhb-software.de Softwaregestützte Unternehmenssteuerung in der Zeitarbeit 40