Universitätsrechenzentrum Johannes Gogolok Abt. Wiss. Anwendungen URZ B/010/9708 06(;&(/ (UZHLWHUXQJHQ, 1
5(,+( 7$%(//(1.$/.8/$7,21 06(;&(/(UZHLWHUXQJHQ, FernUniversität Hagen August 1997 2
,QKDOWVYHU]HLFKQLV 1 BENANNTE BEREICHE UND ZELLEN... 5 1.1 GRUNDLAGEN... 5 1.2 FESTLEGEN VON NAMEN... 6 1.3 BEZÜGE DURCH NAMEN ERSETZEN... 9 1.4 AUFLISTEN VON NAMEN UND ZUORDNUNGEN IN EINER TABELLE... 9 2 NOTIZEN... 8 2.1 EINGABE VON NOTIZEN... 8 2.2 LÖSCHEN VON NOTIZEN... 9 2.3 EINSICHT IN NOTIZEN... 9 2.4 DRUCKAUSGABE VON NOTIZEN... 9 3 FORMATVORLAGEN... 10 3.1 EINE FORMATVORLAGE ERSTELLEN... 10 3.2 ZUWEISEN EINER FORMATVORLAGE... 12 3.3 ZUSAMMENFÜHREN VON FORMATVORLAGEN... 13 4 STEUERELEMENTE IN TABELLEN... 15 4.1 EINFÜGEN VON STEUERELEMENTEN... 15 4.2 VERKNÜPFUNGEN VON STEUERELEMENTEN UND ZELLEN... 16 4.3 ANWENDUNGSBEISPIELE... 19 5 FEHLERSUCHE - FORMELDETEKTIVE... 21 5.1 AUFRUF DES DETEKTIVS... 21 5.2 SPURENVERFOLGUNG... 22 5.3 FEHLERVERFOLGUNG... 24 6 DER SOLVER... 26 6.1 EINFACHES ANWENDUNGSBEISPIEL... 26 6.2 KOMPLEXERES ANWENDUNGSBEISPIEL... 29 6.3 STEUERNDE EINGRIFFE IN DIE LÖSUNGSPROZESSE... 32 7 SZENARIOS... 34 7.1 DER SZENARIO - MANAGER... 34 8 PIVOT - TABELLEN... 38 8.1 FUNKTIONSWEISE UND AUFBAU EINER PIVOT-TABELLE... 39 8.2 ERSTELLEN EINER PIVOT-TABELLE... 41 8.3 ÄNDERN EINER PIVOT-TABELLE... 44 8.4 BERECHNUNGEN UND ZUSAMMENFASSUNGEN... 46 8.5 BEARBEITEN DER ERGEBNISSE... 49 8.6 ERGEBNISKOPIEN... 51 8.7 GRUPPIEREN VON ELEMENTEN... 52 8.8 DATEN AUS MEHREREN KONSOLIDIERUNGSBEREICHEN... 56 8.9 DYNAMISCHE DIAGRAMME FÜR PIVOT-TABELLEN... 60 3
9RUZRUW Die vorliegende Broschüre als Unterlage für ein Seminar mit gleichem Titel stellt einige Arbeitstechniken vor, die die Arbeit mit EXCEL in bestimmten Bereichen vereinfachen oder sogar bestimmte EXCEL - Anwendungen, die nicht in den Standard - Bereich von EXCEL einzuordnen sind, erst für den Nutzer zugänglich machen. Die einzelnen Beschreibungen entsprechen der Kapitelanordnung. Die Anwendungen werden in einfachen Beispielen vorgestellt, die dazugehörigen Abbildungen vermitteln einen Eindruck der dazugehörigen Bildschirmlandschaften. Die Abbildungen sind kapitelweise numeriert. In den Text der Broschüre sind Symbole mit folgender Bedeutung eingestreut:, 5 Hinweis - ergänzende Hinweise zur Arbeitstechnik, die eventuelle zusätzliche Optionen oder Lösungswege beschreiben und damit das Anwendungsspektrum erweitern. Tip - aus der Praxis gewonnene Erfahrungen im Umgang mit den beschriebenen Techniken - nicht zwingend für die Anwendungen benötigt, aber sicherlich in vielen Fällen hilfreich. 4
%HQDQQWH%HUHLFKHXQG=HOOHQ *UXQGODJHQ Bei der Verwendung von Formeln wird i. d. R mit Zell- oder Bereichsadressen gearbeitet. Insbesondere bei komplizierten oder umfangreicheren Formeln ist es recht schwierig, die angegebenen Adressen konkreten, in den Zellen oder Bereichen enthaltenen Zahlenwerten zuzuordnen. Spätestens wenn ein kompliziertes Modell nach einer gewissen Zeit geändert werden soll, müssen alle Bezüge mühsam nachvollzogen werden. Die Verwendung von Namen für Bezüge auf Zellen, Bereiche, Konstante oder Formeln macht Tabellen wesentlich lesbarer. Gerade beim Umgang mit größeren Tabellenmodellen lernt man den Vorteil der Namen besonders zu schätzen, weil sie die gedankliche Rekonstruktion eines Modells erheblich erleichtern. Für die Bildung von Namen gelten die folgenden allgemeinen Regeln: Namen beginnen mit einem Buchstaben. Folgezeichen sind Buchstaben, Ziffern, der Unterstrich oder Punkt. Andere Zeichen sind nicht zulässig. Namen dürfen nicht die Form eines Bezuges besitzen, z.b.: A7 oder Z1S5. Die maximale Länge eines Namens ist 255 Zeichen. Groß- und Kleinschreibung sind zulässig. EXCEL unterscheidet jedoch bei der Auswertung der Namen keine Groß- / Kleinschreibung, d.h. beispielsweise, daß die Namen Umsatz gesamt und umsatz gesamt für EXCEL identisch sind. Namen auf Arbeitsmappen - Ebene Ein Name gilt für die gesamte Arbeitsmappe, d.h. ein Name muß eindeutig sein. Einem Bezug können mehrere Namen zugeordnet werden, z. B.: der Zelladresse $A$7 oder der Formel =Umsatz - Kosten die Namen Gewinn und Profit. Sie können in Formeln synonym verwendet werden. Tabellenspezifische Namen Tabellenspezifische Namen tragen zusätzlich zum eigentlichen Namen den Tabellennamen (durch ein Ausrufungszeichen! voneinander getrennt), z.b.: Tabelle2!Umsatz. Der Vorteil liegt darin, daß derselbe eigentliche Name in einer Arbeitsmappe mehrfach verwendet werden kann. In Formeln einer aktiven Tabelle kann ein tabellenspezifischer Name durch die Angabe des eigentlichen Namens verwendet werden (Tabellenname kann ausgelassen werden). Bei Konflikten (derselbe eigentliche Name als Name auf Arbeitsmappen - Ebene schon festgelegt) hat stets der tabellenspezifische Name Vorrang). 5
)HVWOHJHQYRQ1DPHQ 0DQXHOOH'HILQLWLRQYRQ1DPHQ Einzelne Namen werden über die Funktionskombination Einfügen - Namen - Festlegen oder über das Namensfeld der Bearbeitungsleiste definiert. Dabei ist es unerheblich, ob der Name einer einzelnen Zelle, einem Bereich, einer Konstanten oder einer Formel zugeordnet werden soll. 9HUZHQGXQJGHV1DPHQVIHOGHV Für die Definition eines Namens für eine Zelle oder einen Zellbereich über das Namensfeld ist folgendermaßen vorzugehen: Namensfeld Abbildung 1: Definition eines Namens über das Namensfeld Gewünschte Zelle oder Bereich markieren. Im Namensfeld den Namen angeben. Mit ENTER bestätigen. Diese Vorgehensweise eignet sich nicht für die Zuordnung von Namen zu Konstanten oder Formeln. Eine dafür geeignete Technik wird weiter im Text beschrieben. 'DV'LDORJIHOG1DPHQIHVWOHJHQ Alternativ zur Definition eines Namens über das Namensfeld kann das Dialogfeld Namen festlegen 1 verwendet werden. Die Reihenfolge der Definition ist ähnlich der unter 1.2.2 : Gewünschte Zelle oder Bereich markieren. Die Funktionskombination Einfügen - Namen - Festlegen wählen oder die Tastenkombination STRG + F3 drücken. Abbildung 2: Definition eines Namens über das Dialogfeld Namen festlegen Enthält die Zelle unmittelbar links oder oberhalb der markierten Zelle oder Bereichs einen Text, wird dieser von EXCEL als Name vorgeschlagen. Ist dies nicht der Fall oder wird ein anderer Name gewünscht, ist dieser in das Eingabefeld unter Namen in der Arbeitsmappe einzutragen. Im Feld Bezieht sich auf ist der Bezug sichtbar ( kann ggfls. geändert werden). Über die Schaltflächen Hinzufügen oder Schließen wird der Name übernommen. Das Dialogfeld ist nach erfolgter Definition über OK zu verlassen. Erreichbar über die Funktionskombination Einfügen - Namen - Festlegen. 6
, Die Zuordnung im Feld Bezieht sich auf muß mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnen. Wird dieses vergessen, so wird dem Namen eine Zeichenkettenkonstante zugeordnet, was zu unnötigen Fehlern bei der Auflösung von Formeln führt. 1DPHQI U.RQVWDQWHQ Namen können auch konstanten Werten zugeordnet werden. Soll beispielsweise in einer Tabelle mit einem konstanten Mehrwertsteuer - Satz von 15% gerechnet werden, muß dieser Wert nicht als Inhalt einer oder mehrerer Zellen in der tabelle mitgeführt werden, sondern kann einer Konstanten mit einem passenden Namen ( z.b.: MwSt ) zugeordnet werden. Dies kann auf dem folgenden Weg geschehen: Das Dialogfeld Namen festlegen aufrufen (s.o.). Im Feld Namen in der Arbeitsmappe den Namen (hier MwSt) eintragen. In Feld Bezieht sich auf den Wert =15% angeben (Gleichheitszeichen!). Im Dialogfeld die Schaltfläche Hinzufügen (wenn weitere Namen definiert werden sollen) oder die Schaltfläche Schließen betätigen. Der definierte Name kann in allen Formeln benutzt werden. Der Rechenwert entspricht stets 15%. Als Konstante dürfen neben Zahlenwerten auch Textketten, Wahrheits- und Fehlerwerte 5 angegeben werden. 1DPHQI U)RUPHOQ Anstelle einer Konstanten kann im Feld Zugeordnet zu auch eine Formel angegeben werden: Abbildung 3: Formelnamen Wird beispielsweise, wie in der Abbildung 3, der Name Minimaler Wert der Formel =MIN($C$3:$C$7) zugeordnet, so sind die Formeln =Minimaler Wert 4 und =MIN($C$3:$C$7) 4 identisch. 7
hehuqdkphyrq1dphqdxv=hlohqxqg6sdowhq 1DPHQHLQ]HOQHU=HOOHQ Bereits bei der Definition einzelner Namen bietet EXCEL die Möglichkeit, Text aus Zellen links oder oberhalb der aktiven Zelle als Namen zu übernehmen (s. Kap. 1.2.2). Das gleiche Verfahren kann auch für die gleichzeitige Definition mehrerer Namen angewendet werden. Dazu muß lediglich folgendes erfolgen: Abbildung 4: Übernahme von Namen aus Zeilen und Spalten Der gewünschte Zellbereich muß markiert werden. Die Unterfunktion Übernehmen von Einfügen Namen muß gewählt werden. Im dazugehörigen Dialogfeld wird festgelegt, aus welchem Bereich (oberste Zeile des markierten Bereichs, linke Spalte des markierten Bereichs usw.) die Namen übernommen werden sollen. Die Auswahl ist mit OK zu bestätigen. Im Unterschied zur impliziten manuellen Definition von Namen für einzelne Zellen, gilt der übernommenen Name für alle Zellen des Bereichs unterhalb, oberhalb, links oder rechts, von der benannten Zelle. Insbesondere in nachträglich eingefügten Zeilen oder Spalten erhalten die entsprechenden Zellen automatisch die definierte Benennung, was bei manueller Einzeldefinition nicht der Fall wäre. 1DPHQLQ=HOOEHUHLFKHQ Mit der gleiche Technik können gleichzeitig Namen für ganze Zeilen- und Spaltenbereiche einer Tabelle definiert werden. Abbildung 5: Zellbereichsnamen Die obige Abbildung zeigt eine solche Situation. Der markierte Tabellenbereich $A$2:$D$6 besitzt eine obere Zeile und eine linke Spalte mit Benennungen. 8
Diese können als Namen übernommen werden. Damit sind die Namen und Zuordnungen folgendermaßen festgelegt: Name Januar Februar März Gesamt Region_A Region_B Region_C Zuordnung =$B$3:$B$6 =$C$3:$C$6 =$D$3:$D$6 =$B$6:$D$6 =$B$3:$D$3 =$B$4:$D$4 =$B$5:$D$5 Einem markierten Zellbereich kann ein eigener Name zugewiesen werden, der später in 5 Berechnungen verwendet werden kann. So kann beispielsweise in der obigen Abbildung der Bereich $B$3:$D$6 den Namen Verkäufe erhalten und später in Berechnungen in der Form =MIN(Verkäufe), =Summe(Verkäufe) o.ä. verwendet werden. %H] JHGXUFK1DPHQHUVHW]HQ Die Definition eines Namens und seine Zuordnung zu einem Bezug (Zell- oder Bereichsadresse) hat zuerst keine Wirkung auf Formeln, in denen diese Bezüge benutzt werden. Es findet in diesen Formeln keine automatische Ersetzung der Zelladressen (Zellbezüge) durch Namen statt. Dieses muß ausdrücklich veranlaßt werden. Die Ersetzung kann auf zwei Wegen vorgenommen werden: 1. Markieren der Zelle(n) mit der / den zu ändernden Formel(n) und manuelle Ersetzung der Zellbezüge durch entsprechende (vorher definierte) Namen (überschreiben der Bezüge in der Bearbeitungsleiste) 2. Enthält eine Tabelle viele Formeln, ist das obige Verfahren recht mühsam. Durch die Funktion Namen - Anwenden des Menübefehls Einfügen - Namen können Bezüge automatisch und schneller durch Namen ersetzt werden. Um dies zu erreichen, geht man folgendermaßen vor: Die Funktionskombination Einfügen - Namen - Anwenden aufrufen. Im Listenfeld Namen anwenden gewünschte Namen markieren (System schlägt alle vor - hier auch individuelle Mehrfachauswahl möglich). Dialogfeld mit OK verlassen. EXCEL ersetzt anschließend die den ausgewählten Namen entsprechenden Bezüge in allen Formeln der aktiven Tabelle. Wird vor der Ausführung der automatischen Ersetzung ein Zellbereich der Tabelle 5 markiert, beschränkt sich EXCEL bei den Ersetzungen nur auf den markierten Tabellenbereich. $XIOLVWHQYRQ1DPHQXQG=XRUGQXQJHQLQHLQHU7DEHOOH Oft ist es nötig, Definitionen und Zuordnungen von Namen permanent in eine Tabelle einzublenden. Zwar kann eine entsprechende Übersichtsliste schnell über die Tastenkombination STRG + F3 eingeblendet werden, jedoch geschieht die Ausgabe nur temporär auf dem Bildschirm. Der Inhalt dieser Übersicht kann jedoch auch permanent als Liste in eine Tabelle eingesetzt werden. Die Liste besteht aus zwei Spalten - Namen und Zuordnungen. Die Erstellung erfolgt in folgenden Schritten: In der Tabelle eine Position mit freiem Platz nach unten wählen und dort eine Zelle markieren, welche die obere linke Ecke der Liste bilden soll. Die Funktionskombination Einfügen - Namen - Einfügen wählen und die Schaltfläche Liste einfügen anklicken. Die Liste wird an der markierten Stelle eingeblendet und als ein fester Bestandteil in die Tabelle integriert. 9
1RWL]HQ Tabellenzellen können mit z.t. ausführlichen Erläuterungstexten - Notizen - versehen werden, die standardmäßig im Hintergrund gehalten werden, jedoch jederzeit auf dem Bildschirm eingeblendet oder auf dem Drucker ausgegeben werden können. Notizen sind insbesondere dafür geeignet, umfangreichere Tabellen zu dokumentieren und damit sowohl für den Bearbeiter als aber auch für Dritte transparenter zu gestalten. (LQJDEHYRQ1RWL]HQ Für die Eingabe des Textes einer Notiz sollte die folgende Bearbeitungsreihenfolge eingehalten werden: Gewünschte Zelle markieren. Die Funktionskombination Einfügen - Notiz wählen oder die Tastenkombination SHIFT + F2 drücken. Abbildung 6: Dialogfeld Notiz Im Eingabefeld des Dialogfeldes Notiz den Text der Notiz eingeben. Bei der Texteingabe wird ein automatischer Zeilenumbruch an Wortgrenzen vorgenommen. Ein individueller Zeilenumbruch ist über die Tastenkombination STRG + ENTER möglich. Nach erfolgter Eingabe durch Klicken auf OK (schließt gleichzeitig das Dialogfeld) oder auf Hinzufügen (Eingabe weiterer Notizen möglich) die Notiz zuordnen. Gleiche Notizen können mehreren Zellen zugeordnet werden. Dazu ist in das Feld Zelle, des Dialogfeldes die jeweilige Zelladresse einzutragen und die Schaltfläche Hinzufügen zu betätigen oder die gewünschte Zelle anzuklicken (Adresse wird übernommen) und anschließen die Schaltfläche Hinzufügen zu betätigen. Zellen mit zugeordneten Notizen werden durch eine runde rote Markierung in der oberen, rechten Ecke gekennzeichnet. Diese kann über die Option Notizanzeiger der Registerkarte Ansicht im Menübefehl Extras - Optionen ein- bzw. ausgeschaltet werden. Bei entsprechender Ausstattung des Gerätes (Soundkarte und dazugehörige Treiber) 5 können Zellen auch mit Audio - Notizen versehen werden. Ein Doppelklick auf eine Zelle mit zugeordneter Notiz öffnet das Dialogfeld Notiz. Voraussetzung ist allerdings, daß in der Registerkarte Bearbeiten des Menübefehls Extras - Optionen die Option Direkte Zellbearbeitung deaktiviert ist, da sonst der Doppelklick die Zelle in den Bearbeitungsmodus schaltet., 10
/ VFKHQYRQ1RWL]HQ Notizen können auf zwei unterschiedlichen Wegen gelöscht werden: Die zu löschende Notiz im Feld Vorhandene Notizen des Dialogfeldes Notiz markieren und die Schaltfläche Löschen betätigen. Zelle mit der zu löschenden Notiz markieren und die Menüfunktionskomnination Bearbeiten - Inhalte löschen - Notizen wählen. Dieser Weg bietet die Möglichkeit, bei entsprechender Markierung mehrere Notizen gleichzeitig löschen zu können, im Extremfall sogar alle Notizen einer Tabelle. (LQVLFKWLQ1RWL]HQ Auch für das Einsehen der Notizen gibt es mehrere Möglichkeiten: Wird der Mauszeiger in der Tabelle auf eine mit einer Notiz versehene Zelle positioniert, erscheint der Text der Notiz in einer Info - Box. Abbildung 7: Infobox der Zellnotiz Im Feld Vorhandene Notizen des Dialogfeldes Notiz markierte Notizen erscheinen im Feld Textnotiz des Dialogfeldes. Eine zweite, leistungsfähigere Möglichkeit bietet das Infofenster. Dieses Fenster wird über das Symbol der Detektiv - Symbolleiste 2 geöffnet. Es enthält einen kompletten Satz von Informationen zu markierten Zellen, insbesondere auch die den Zellen zugeordnete Notiztexte. 'UXFNDXVJDEHYRQ1RWL]HQ Abbildung 8: Info - Fenster der Zelle B3 Die Ausgabe von Notizen auf den Drucker kann erfolgen über: Die Funktionskombination Datei - Seite einrichten - hier die Option Notizen der Registerkarte Tabelle oder Das Ausdrucken des Inhalts des Infofensters. Hierzu ist nach der Anzeige des Infofensters (s. Kap. 2.3) dessen Inhalt mit dem Befehl Datei - Drucken auszugeben. Wird ein Infofenster nicht für eine einzelne Zelle sondern für einen Zellbereich angefordert, 5 so ist dessen Inhalt vor der Druckausgabe evtl. in der Seitenansicht zu überprüfen, da eventuell mitmarkierte leere Zellen den Output unnötig aufblähen. wird weiter im Text detaillierter beschrieben 11
)RUPDWYRUODJHQ Eine EXCEL - Tabelle wird nach oder schon während der Erstellung i.d.r. formatiert. Einzelnen Zellen oder Zellbereichen werden individuelle Formatvorschriften zugewiesen, die das Aussehen der Tabelle entscheidend beeinflussen. In den meisten Fällen liegen auf den Zellen oder Bereichen mehrere Formatierungsvorschriften übereinander. Bei Zuordnungen gleicher mehrfacher Vorschriften an unterschiedliche Zellen oder Bereiche müßte jede Vorschrift mehrmals zugewiesen werden. Eine solche Vorgehensweise ist recht umständlich und zeitraubend. Das Instrument der Formatvorlagen löst dieses Problem insofern, als bestimmte Formatierungsvorschriften zusammengefaßt werden können, um sie später in einer Aktion komplett einer Zelle oder einem Bereich zuweisen zu können. Sobald eine neue Arbeitsmappe angelegt (geöffnet) wird, stellt EXCEL eine minimale Palette vorgefertigter Formatvorlagen zur Verfügung: Standard, mit sechs Formatierungsmerkmalen (siehe Abb. 1) sowie Dezimal, Dezimal(0), Prozent, Währung und Währung(0) mit Standard - Zahlenformaten. Diese können für einfache Formatierungsvorgänge benutzt werden. Dar wesentliche Sinn des Formatvorlagenkonzepts ist jedoch die Möglichkeit, eigene individuell gestaltete Formatvorlagen zu erstellen. (LQH)RUPDWYRUODJHHUVWHOOHQ Für die Definition einer Formatvorlage stehen zwei Alternativen zur Verfügung: I. eine bestehende Formatvorlage ändern II. eine neue Formatvorlage erstellen, hier auch wieder mit zwei Teilalternativen: A. das Format einer Musterzelle übernehmen B. eine komplette Neudefinition im Dialogfeld Formatvorlage. )RUPDW EHUQDKPHHLQHU0XVWHU]HOOH Die zu übernehmenden Formatvorschriften einer Musterzelle müssen vor der Übernahme festgelegt werden, d.h. die Zelle ist zu markieren und die gewünschten Formatmerkmale sind einzeln dieser Zelle zuzuweisen. Sind die Formatierungen komplett wird Die Funktion Formatvorlage des Menübefehls Format gewählt. Das gleichnamige Dialogfeld Abbildung 9: Das Dialogfeld Formatvorlage erscheint auf dem Bildschirm. Im Feld Formatvorlagenname des Dialogfeldes steht der Name Standard Der Name Standard ist durch den Namen der zu definierenden Formatvorlage zu ersetzen 3. Die Formatvorlage Standard wird dadurch nicht überschrieben! 12
Die Formatmerkmale sind im Dialogfeld aufgelistet (sichtbar sind zuerst die Merkmale der Formatvorlage Standard, nach dem Eintrag des neuen Namens werden erst die Merkmale der Musterzelle sichtbar). Über die Schaltfläche Hinzufügen wird die neue Formatvorlage dem Vorlagenkatalog hinzugefügt, anschließend ist das Dialogfeld mit OK zu verlassen. 1HXGHILQLWLRQHLQHU)RUPDWYRUODJH Die komplette Neudefinition einer Formatvorlage ist etwas umfangreicher. Sie läuft in mehreren Einzelschritten ab: Zuerst wird die Funktion Formatvorlage des Menübefehls Format aufgerufen, um das Dialogfeld Formatvorlage zu öffnen. Im Feld Formatvorlagenname wird der Name der zu definierenden Vorlage eingegeben 1. Die Optionen des Bereichs Formatvorlage enthält können einzeln deaktiviert werden, womit schon eine neue Formatvorlage definiert wäre 2. Meistens werden jedoch zusätzliche oder andere Optionen gewünscht, dazu ist ein weiterer Schritt nötig. Über die Schaltfläche Ändern können zusätzliche Formatierungsvorschriften definiert werden. Nach deren Betätigung erscheint auf dem Bildschirm das Dialogfeld Zelle des Befehls Format Zellen 3. Abbildung 10: Erstellen einer individuellen Formatvorlage Die gewünschten Formatzuweisungen werden hier über die Alternativen in den einzelnen Registerkarten definiert. Sind die Zuweisungen komplett, ist das Dialogfeld Zellen mit OK zu verlassen. Die festgelegten Definitionen sind im Dialogfeld Formatvorlage sichtbar. Die Schaltfläche Hinzufügen fügt die neue Formatvorlage dem Vorlagenkatalog hinzu, OK schließt das Dialogfeld, fügt ebenfalls die Formatvorlage dem Katalog hinzu, überträgt aber gleichzeitig das neudefinierte Format auf die markierte Zelle oder Zellbereich. 4 =XZHLVHQHLQHU)RUPDWYRUODJH =XRUGQXQJ EHU0HQ EHIHKO Der einfachste Weg zur Zuordnung einer Formatvorlage führt über die Befehle der Menüleiste. 13
Hierzu wird folgendermaßen vorgegangen: Die zu formatierenden Zellen oder Zellbereiche markieren. In der Menüleiste die Funktionskombination Format - Formatvorlage wählen. Im Dialogfeld Formatvorlage aus der Dropdown - Liste Formatvorlagenname die gewünschte Formatvorlage wählen und mit OK bestätigen. Jede zugeordnete Vorlage kann durch die Zuordnung einer anderen Formatvorlage beliebig überschrieben werden. Durch die Zuordnung der Formatvorlage Standard können formatierte Tabellenbereiche 5 wieder in den Rohzustand versetzt werden 4. =XRUGQXQJ EHUHLQLQGLYLGXHOOHUVWHOOWHV6\PERO Die Zuweisung einer Formatvorlage über das Dialogfeld Formatvorlage ist relativ umständlich, da für jede Zuordnung dieses Dialogfeld über die Menüleiste in Einzelschritten aufgerufen werden muß. Eine einfachere Alternative ist ein individuelles Symbol in einer Symbolleiste oder eine eigene Position in der Menüleiste. Die Erstellung erfolgt in folgenden Schritten: Mauszeiger auf eine beliebige Symbolleiste oder im Bildschirmbereich, in dem die Menüleisten erscheinen, positionieren und die rechte Maustaste drücken. Im erscheinenden Kontextmenü die Option Anpassen wählen. Im eingeblendeten Dialogfeld Anpassen die Kategorie Format markieren. Im Feld Schaltflächen erscheinen daraufhin die dieser Kategorie zugeordneten Schaltflächen. Abbildung 11: Erstellen eines Symbols über das Dialogfeld Anpassen Die Schaltfläche Formatvorlage mit der Maus anklicken und in den Symbolleistenbereich oder eine Symbolleiste ziehen. Ab sofort läßt sich dann eine Formatvorlage über das neu erstellte Symbol (Dropdown - Liste) zuordnen, welches bisher nur als Teilkomponente des Dialogfeldes Formatvorlage erreichbar war. Auch Definitionen neuer Formatvorlagen sind über dieses Symbol möglich. Hierzu ist 5 vorzugehen, wie im Kapitel 3.1.1 für die Formatübernahme beschrieben - Musterzelle formatieren, im Symbol den Namen Standard überschreiben und mit ENTER bestätigen. =XVDPPHQI KUHQYRQ)RUPDWYRUODJHQ Formatvorlagen sind Bestandteil der Arbeitsmappe, in der sie definiert wurden. Sollen gleiche Formatvorlagen in unterschiedlichen Arbeitsmappen benutzt werden, müssen sie übertragen werden - von der Quellmappe in die Zielmappe übernommen werden. 4 vorausgesetzt die Formatvorlage Standard wurde nicht verändert. 14
Voraussetzung für diesen Vorgang ist, daß beide Arbeitsmappen - Quellmappe mit den zu übernehmenden Formatvorlagen und Zielmappe, in die Formatvorlagen übernommen werden sollen, geöffnet sind. $OOH)RUPDWYRUODJHQ EHUWUDJHQ Die Gesamtheit aller Formatvorlagen einer Arbeitsmappe läßt sich in folgenden Schritten übertragen: Quell- und Zielmappe öffnen. Die Zielmappe aktivieren (in diese Mappe wechseln). Die Funktionskombination Format - Formatvorlage wählen und im Dialogfeld Formatvorlage die Schaltfläche Zusammenführen betätigen. Im daraufhin erscheinenden Dialogfeld Formatvorlagen zusammenführen sind die Namen aller neben der aktuellen Arbeitsmappe geöffneter Mappen aufgelistet. Hier ist die Quellmappe zu markieren und die Aktion mit OK zu bestätigen. Abbildung 12: Zusammenführen von Formatvorlagen - Auswahl der Quellmappe Existieren in der Quell und Zielmappe Formatvorlagen mit identischen Namen 5, erscheint auf dem Bildschirm die folgende Abfrage: Lautet hier die Antwort JA, werden alle gleichnamigen Formatvorlagen der Zielmappe überschrieben. Ist die Antwort NEIN, werden lediglich die nicht in der Zielmappe vorhandenen Formatvorlagen kopiert, identische (vom Namen her) bleiben unberücksichtigt. 5 I.d.R. sind mindestens die Standardvorlagen (s. Anfang Kap. 3) vom Namen her identisch. 15
(LQ]HOQH)RUPDWYRUODJHQ EHUWUDJHQ Leider existiert kein spezieller Befehl zum Übertragen einzelner Formatvorlagen zwischen Arbeitsmappen. Das Ziel kann jedoch durch eine Kopie des Zellinhalts von Quell- zur Zielmappe erreicht werden. Dazu ist die Zelle mit dem zu übertragenen Format zu markieren und mit der Befehlskombination Bearbeiten - Kopieren oder das dazugehörige Symbol der Standard - Symbolleiste in die Zwischenablage zu kopieren. anschließend ist die Zielzelle oder Bereich zu markieren und über die Befehle Bearbeiten - Einfügen bzw. Bearbeiten - Inhalte einfügen 6 mit der Option Formate oder das Einfügesymbol der Standard - Symbolleiste die Formatvorlage zu übertragen. Diese Übertragungstechnik transferiert allerdings nicht nur die Formatvorlage, sondern, auch eventuelle zusätzliche Formatierungen und Inhalte. Diese müssen bei Bedarf nachträglich gelöscht werden. 5 Es sei an dieser Stelle auch auf die Funktion der Symbolfläche Formatübertragung auf Zellen und Bereiche hingewiesen. bei der 6 arbeitet gezielter 16
6WHXHUHOHPHQWHLQ7DEHOOHQ Steuerelemente sind grafische Objekte, mit denen Einstellungen und Veränderungen von Werten in Tabellen vorgenommen werden können. Bekannt sind sie sicherlich dem EXCEL - Benutzer aus diversen Anwendungen in Dialogfeldern von WINDOWS. Steuerelemente werden mit Hilfe der Symbole in der Dialog - Symbolleiste gebildet. In EXCEL - Tabellen können die folgenden Steuerelemente eingefügt werden: Symbol Name Bedeutung und Funktion Bezeichnungsfeld Wird für Beschriftungen benutzt. In Tabellen können sie anstelle von Textfeldern benutzt werden. Gruppenfeld Gruppierung von Optionsfeldern, um Mehrfachauswahlen zu ermöglichen. Befehlsschaltfläche Schaltfläche zum Start eines Makros oder einer Visual Basic - Prozedur. Kontrollkästchen Schaltelement für WAHR oder FALSCH - Alternativen Optionsfeld Auswahl von Optionsalternativen. Im Gruppenfeld plaziert auch für die Mehrfachauswahl geeignet. Listenfeld Für die Ausgabe von Wertelisten mit der Rückgabe der Listenposition des markierten Eintrags. Dropdown Listenfeld Wie Listenfeld, jedoch als eine sog. Dropdown - Liste. Bildlaufleiste Läuft in definierbaren Intervallen eine Werteliste durch und gibt den Wert der Position des Laufbalkens in der Liste aus. Drehfeld Wie Bildlaufleiste, jedoch ohne Leistenanzeige. Die Konstruktion und Funktionsweise von Tabellen mit Steuerelementen wird im Folgenden an einigen Beispielen erläutert. (LQI JHQYRQ6WHXHUHOHPHQWHQ $OOJHPHLQHV9RUJHKHQ In einer Tabelle der folgenden Struktur: sind Artikel mit dazugehörigen Preisen erfaßt. Über ein eingefügtes Dropdown - Listenfeld soll ein beliebiger Artikel und sein Preis ausgewählt werden können. Das Steuerelement Dropdown - Liste wird in folgenden Arbeitsschritten eingefügt: 17
Über die Befehlskombination Ansicht - Symbolleisten die Dialog - Symbolleiste einblenden. Das Symbol des Dropdown - Listenfeldes anklicken. Mit dem Mauszeiger (hat die Forma eines Fadenkreuzes) ein Rechteck an geeigneter Stelle in gewünschter Größe des Listenfeldes ziehen. Nachträgliche Veränderungen der Position und Größe sind möglich. Das Ergebnis ist in der obigen Abbildung zu sehen. Die Markierung des Steuerelements (sichtbare Ziehkästchen ) wird nach einem Mausklick auf eine beliebige Stelle der Tabelle aufgehoben. Eingefügte Steuerelemente können jederzeit nachträglich aktiviert werden, indem man sie 5 bei gedrückter STRG - Taste anklickt. Ein Klick ohne STRG - Taste veranlaßt das Steuerelement zur Ausgabe eines Wertes. %HVRQGHUKHLWHQYRQ2SWLRQVIHOGHUQ Optionsfelder können zwar einzeln in Tabellen eingefügt werden, jedoch ergeben i. A. erst Gruppen von Optionsfeldern, die alternativ zueinander wirken, einen Sinn. Gruppierungen von Optionsfeldern sind in folgenden Schritten möglich: Ein Gruppenfeld in die Tabelle einfügen, dessen Größe so zu bemessen ist, daß es die beabsichtigte Zahl von Optionsfeldern (incl. Eventueller Beschriftungen) aufnehmen kann. Nachträgliche Größenkorrekturen sind möglich. Im markierten Gruppenfeld ein Optionsfeld einfügen. Sollte die Markierung des Gruppenfeldes aufgehoben sein - bei gedrückter STRG - Taste anklicken. Zweiten Schritt solange wiederholen, bis gewünschte Anzahl Optionsfelder erreicht ist. Falls ein mit Optionsfeldern gefülltes Gruppenfeld nachträglich zusammen mit den 5 Optionsfeldern verschoben werden soll, müssen vorher alle beteiligten Elemente markiert werden 7. 9HUNQ SIXQJHQYRQ6WHXHUHOHPHQWHQXQG=HOOHQ $OOJHPHLQHV9RUJHKHQ Um die richtige und vor allem sinnvolle Funktion von Steuerelementen zu garantieren, sollte man sie mit Zellen einer Tabelle verknüpfen. Für die Steuerelemente Kontrollkästchen Optionsfeld Listenfeld Dropdown - Liste Bildlaufleiste Drehfeld für die Elemente Listenfeld Dropdown - Liste, muß eine Ausgabeverknüpfung definiert werden wird zusätzlich eine Eingabeverknüpfung definiert. Ausgabeverknüpfung ist eine Zelle, in die das Steuerelement einen Wert ausgibt, der der jeweiligen Einstellung des Steuerelementes entspricht. 7 Markieren wie bei Markierungen von Gruppen graphischer Elemente (Pfeilsymbol in der Zeichnungsleiste). 18
, Eingabeverknüpfung ist ein Zellbereich (Spaltenbereich) einer Tabelle, dessen Zellen die Einträge enthalten, welche die Liste des Steuerelements (bei Listenfeldern) bilden sollen. Am Beispiel der Tabelle im Kapitel 4.1.1 soll die Vorgehensweise erläutert werden: Steuerelement (hier Dropdown - Liste) markieren. Die Funktionskombination Format - Objekt aufrufen um das Dialogfeld Objekt formatieren zu öffnen (auch Doppelklick auf das markierte Steuerelement möglich). Im Dialogfeld Objekt formatieren das Register Steuerung wählen. Abbildung 13: Formatieren von Steuerelementen - Definition des Ein- und Ausgabebereichs Als Eingabeverknüpfung (Listenbereich) den Bereich der Spalte A wählen, in dem alle Artikel enthalten sind (hier A4:A16). Eine Zelle als Ausgabeverknüpfung angeben (hier D1). Der Wert Zeilen gibt an, wieviel Zeilen die Anzeige des Listenfeldes enthalten soll (höhe des Listenfeldes). Das Dialogfeld mit OK verlassen. Wird jetzt die Dropdown - Liste aufgeschlagen und ein Artikel gewählt, erscheint in der Zelle D1 als Wert eine Zahl >= 1, als Position des gewählten Eintrags in der Liste (siehe Tabelle im Kap. 4.1.1). 5 Als Ein- und / oder Ausgabeverknüpfungen können Zellen und Zellbereiche anderer Tabellenblätter angegeben werden; i.a. ist dies der empfehlenswerte Weg, weil in solchen Fällen im Tabellenblatt mit Steuerelementen nur die Ergebnisse erscheinen und die Datentabellen unsichtbar bleiben., Ein Kontrollkästchen gibt hier den Wert WAHR oder FALSCH zurück.,qwhusuhwdwlrqghu$xvjdehzhuwh Außer bei Bildlaufleisten und Drehfeldern, die ihre Ausgabewerte direkt als Zahlen in die Ausgabezellen ausgeben, müssen die Ausgabewerte aller übrigen Steuerelemente über geeignete Formeln interpretiert werden. So kann beispielsweise der Rückgabewert in Abb. 2 (Zelle D1) zur Ermittlung des Preises des aus der Dropdown - Liste ausgewählten Artikels benutzt werden. Dieser wird in der Zelle F3 ausgegeben. 19
Die Zellposition des ausgewählten Artikels in der Spalte A entspricht der des dazugehörigen Preises (Spalte B), daher kann die Preisermittlung über die Funktion INDEX() durchgeführt werden: Abbildung 14: Rückgabewert eines Steuerelements und seine Interpretation Die Zelle F5 enthält dafür die Formel: =INDEX(B4:B16;D1) Der Ausgabewert in der Zelle D1 ist eigentlich nur ein für die Formel benötigter 5 Zwischenwert, der nicht angezeigt werden muß. Es wäre daher sinnvoll, ihn in eine Zelle auszugeben, die hinter dem Steuerelement liegt (z.b.: D5). Er bliebe dadurch für den Betrachter unsichtbar. %HVRQGHUKHLWHQEHLP9HUNQ SIHQYRQ2SWLRQVIHOGHUQ Eine Gruppe von Optionsfeldern wird in einer besonderen Form verknüpft: Ein beliebiges Optionsfeld einer Optionsfeldgruppe markieren (nicht das Gruppenfeld selbst!) Dialogfeld Objekt formatieren öffnen (z.b. durch Doppelklick auf das Optionsfeld) und im Register Steuerung die gewünschten Ausgabeverknüpfungen definieren. Die Definition gilt für die gesamte Optionsfeldgruppe und nicht nur für das bei der Festlegung markierte Einzelobjekt. 20