Der American Football und Rheinland Pfalz / Saarland e.v. (AFCV RPS) erlässt gemäß 2 der Satzung zur Regelung der Finanzen seiner satzungsgemäßen Organe diese Finanz- und Gebührenordnung (FGO). Im Folgenden wird aus Gründen der sprachlichen Vereinfachung nur die männliche Form verwendet. Es sind jedoch stets Personen männlichen und weiblichen Geschlechts gleichermaßen gemeint. 1 Grundsätze Die Finanzmittel des AFCV RPS e.v. sind wirtschaftlich und sparsam zu verwenden. Alle Finanzmittel, die der Verband erwirbt, werden gemäß 3 der Satzung ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen Zwecken zugeführt. Gemäß 4 der Satzung sind alle Mitglieder der Organe des Verbandes ehrenamtlich tätig. Kein Mitglied des Verbandes darf durch zweckfremde und unangemessene Vergütungen begünstigt werden. Der Ersatz notwendiger Auslagen richtet sich nach den Bestimmungen dieser Ordnung und den Beschlüssen des Vorstandes im Sinne des 3 Nr. 26a EStG. 2 Grundlagen der Finanzwirtschaft In Anlehnung der 140ff AO erfolgt die Finanzbuchhaltung nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Grundlagen für die Bewirtschaftung der Mittel des AFCV RPS sind der Finanzrahmenplan und der Haushaltsplan des Verbandes. 2a Finanzrahmenplan Im Finanzrahmenplan sind alle zu erwartenden Finanzmittel aufgelistet, die zur Erfüllung der Aufgaben des Verbandes notwendig sind. Zur Erfüllung der Ausgaben werden vom Verband folgende Einnahmen erzielt: - Zuwendungen aus öffentlichen Mitteln - Mitgliedsbeiträge, - Gebühren, - Geldbußen und -strafen, - Einnahmen aus Verbands- Auswahl- und Pokalspielen, - Einnahmen aus Werbeverträgen, - Spenden, - sonstige Einnahmen. Seite 1 von 7
2b Haushaltsplan Der Haushaltsplan des Landesverbandes wird vom Verbandsvorstand unter Vorsitz des Schatzmeisters erstellt. Der Plan wird dann dem Verbandstag zur Genehmigung vorgelegt. Im Haushaltsplan sollen anhand von Bedarfsschätzungen der Umfang und die Zusammensetzung der voraussichtlichen Ausgaben und die Deckungsmöglichkeiten auf Grund der mutmaßlichen gesamtwirtschaftlichen Entwicklung des Verbandes dargestellt werden. Der Haushaltsplan soll der Feststellung und Deckung des Finanzbedarfs dienen, der zur Erfüllung der Aufgaben des Verbandes voraussichtlich notwendig sind. Er soll die Grundlage für die Haushalts und Wirtschaftsführung bilden. Der Haushaltsplan soll ausgeglichen sein und alle im Geschäftsjahr zu erwartenden Einnahmen sowie die voraussichtlich zu leistenden Ausgaben enthalten. Bei seiner Aufstellung ist den Festlegungen im Finanzrahmenplan Rechnung zu tragen. Sämtliche Einnahmen des Verbandes dienen ausschließlich als Deckungsmittel für Maßnahmen die dem Zweck und der Gemeinnützigkeit gemäß 1 der Satzung dienen. Auf die Verwendung für bestimmte Zwecke dürfen Einnahmen nur beschränkt werden, soweit die Mittel von dritter Seite zweckgebunden zur Verfügung gestellt werden. Außerplanmäßige Ausgaben bedürfen der Zustimmung des Präsidiums. Diese darf nur im Falle eines unvorhergesehenen und unabweisbaren Bedürfnisses erteilt werden. Derartige Ausgaben sollen durch Mehreinnahmen oder Einsparungen bei anderen Ressorts ausgeglichen werden. Der Verband ist ermächtigt, Erträge ganz oder teilweise einer Rücklage zuzuführen, solange dies erforderlich ist, um die steuerbegünstigten, satzungsmäßigen Zwecke nachhaltig erfüllen zu können. Für die Ausführung eines vom Vorstand oder dem Verbandstag beschlossenen bestimmten Planvorhabens kann ebenfalls die erforderliche Rücklage gebildet werden. Bei Hinfälligkeit des Planvorhabens muss die Rücklage in angemessener Zeit aufgelöst sein. Durch den Haushaltsplan werden Ansprüche oder Verbindlichkeiten weder begründet, noch aufgehoben. Wird der Haushaltsplan erst nach Beginn des betreffenden Geschäftsjahres genehmigt, können bis dahin nur Ausgaben im Umfang des Haushaltsplans des Vorjahres geleistet werden. 3 Erhebung der Finanzmittel Jedes Mitglied hat einen jährlichen Mitgliedsbeitrag zu leisten. Für Mannschaften der Leistungsklassen der BSO 10 müssen u.a. die Voraussetzungen dieser Verordnung und des AFVD erfüllt sein um eine Spiellizenz für eine Saison zu erhalten. Neu aufgenommene Vereine erlangen erst nach Zahlung der Aufnahmegebühr ihre satzungsmäßigen Rechte. Seite 2 von 7
4 Beiträge Die Aufnahmegebühr beträgt 200,-. Der Mitgliedsbeitrag beträgt 300,-. Für Vereine, die mehr als eine Mannschaft am Spielbetrieb teilnehmen lassen ist ein Mitgliedsbeitrag von 350,- fällig. Für Vereine, die mit mindestens einem Squad Cheerleading betreiben ist zusätzlich ein Mitgliedsbeitrag von 200,- fällig. Die Lizenzgebühr ist pro entsprechender Mannschaft fällig Die Passgebühr ist pro ausgestelltem Pass vom Verein fällig. Die Vorauszahlung ist pro Mannschaft fällig. Vereine, die an keinem Spielbetrieb teilnehmen, zahlen jährlich 200,- Mitgliedsbeitrag. Der Mitgliedsbeitrag muss grundsätzlich im Voraus für das Folgejahr, bis zum 5. Dezember des laufenden Jahres eingezahlt sein. Dies gilt auch ohne Rechnungsstellung. Über Änderungen im 4 dieser FGO entscheidet der Verbandstag. 5 Gebühren Übersicht: Lizenzgebühr Passgebühr (x soll) Vorauszahlung 1. Bundesliga (1. BL) 510,- 8,- (x45) 770,- 2. Bundesliga (2. BL) 260,- 8,- (x45) 770,- Regionalliga (RL) 210,- 8,- (x35) 770,- Oberliga (OL) 150,- 8,- (x35) 770,- Landesliga (LL) 150,- 8,- (x35) 770,- Damenbundesliga 150,- 8,- (x22) 770,- 11er-Aufbauliga 150,- 8,- (x30) 360,- 9er-Aufbauliga 150,- 8,- (x25) 360,- Jugendliga (JL)./. 4,- (x30) * 300,- Jugend Aufbauliga (JAL)./. 4,- (x25) * 300,- 9er-Jugendaufbauliga./. 4,- (x18) * 300,- 7er-Jugendaufbauliga./. 4,- (x15) * 300,- Flagfootballliga (FlagL)./. 4,- (x15) * 250,- Cheerleading 5,- Sidelinepass 5,- *bei Eigenständigkeit Die Lizenzgebühr ist pro entsprechende Mannschaft fällig Die Passgebühr ist pro ausgestellten Pass vom Verein fällig. Die Vorauszahlung ist pro Mannschaft fällig. Seite 3 von 7
Die Passgebühr bezieht sich sowohl auf den Antrag auf Ausstellung eines Spielerpasses (Neuantrag), als auch auf die Passverlängerung Jeder ausgestellte Pass ist Eigentum des AFCV RPS. 6 Eigenständigkeit Eine Mannschaft ist Eigenständig, wenn vom entsprechenden Verein keine weitere Mannschaft mehr am Spielbetrieb teilnimmt. 7 Vorauszahlung Die Vorauszahlung ist eine Zahlung auf zu erwartende Abgaben und Gebühren während der Saison die vom Verein kontinuierlich auf dem geforderten Stand zu halten ist. Nach Ende der Saison wird die Vorauszahlung mit noch fälligen Forderungen verrechnet. 8 Sonderabgaben Jeder Verein im Spielbetrieb beteiligt sich entsprechend seiner Ligazugehörigkeit mit folgendem Betrag an der Jugendauswahl (Beschluss vom Verbandstag im März 2001): Vereine der Bundesligen 260,- Vereine der Regionalliga 204,- Vereine der Oberliga 204,- Vereine der Landes-/ Aufbauligen 102,- Sollten von einem Verein mehrere Mannschaften am Spielbetrieb teilnehmen, so zählt die höchste Spielklasse. Die Abgaben pro Mannschaft, für eine Spielsaison des Folgejahres, müssen grundsätzlich bis zum 5. Dezember des laufenden Jahres hinterlegt bzw. eingezahlt sein. Für Mannschaften der Aufbauligen müssen die Abgaben bis spätestens 1. März des Folgejahres hinterlegt bzw. eingezahlt sein. 9 Kassenwesen der Sportjugend Zur Erfüllung der Ausgaben werden der Sportjugend vom Verband finanzielle Mittel zur Verfügung gestellt. Diese sind im Haushaltsplan des Verbandes ausgewiesen. Die Finanzmittel der Sportjugend sind wirtschaftlich und sparsam zu verwenden. Die Sportjugend des AFCV RPS wirtschaftet selbständig und eigenverantwortlich mit den ihnen direkt zufließenden Mitteln. Seite 4 von 7
Direkt zufließende Mittel sind: - Sonderabgabe für die Jugendauswahl (Beschluss vom Verbandstag im März 2001) - Sonderabgabe für die Teilnahme am Jugendländerturnier - Zweckgebundene Zuwendungen der öffentlichen Hand für die Jugendpflege Alle Finanzmittel, die die Sportjugend erwirbt, werden gemäß 3 der Satzung ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen Zwecken zugeführt. Die Sportjugend verwaltet die ihr durch den Verband zur Verfügung gestellten Finanzmittel eigenverantwortlich und muss mit der Kasse des Verbandes abgestimmt werden. Über die Verwendung der Finanzmittel ist zum Ende des Geschäftsjahres dem Verbandsjugendtag Rechenschaft abzulegen. Die Jugendkasse ist von den vom Verbandstag gewählten Kassenprüfern zu prüfen. 10 Auslagenerstattung / Aufwandsentschädigung Die Mitglieder der Organe des Verbandes sowie die mit Aufgaben zur Förderung des Verbandes betraute Mitglieder üben ihre Ämter und Aufgaben grundsätzlich ehrenamtlich aus. Auslagen der Funktionsträger oder Beauftragte des Landesverbandes können, gemäß 4 der Satzung und dieser Verordnung, erstattet werden. Ausgaben sind auf das unumgänglich notwendige Maß zu beschränken. Der Vorstand kann bei Bedarf eine Vergütung nach Maßgabe einer Aufwandsentschädigung im Sinne des Einkommensteuergesetzes ( 26a EStG) beschließen. Eine Erstattung erfolgt gegen Vorlage eines original Belegs bzw. des Abrechnungsformulars des Landesverbandes im Original. Ein Aufwendungsersatz der durch die Nutzung eines PKW entsteht, wird nur erstattet wenn dies im Vorfeld der Nutzung durch den Präsidenten oder Vizepräsidenten oder dem Schatzmeister genehmigt wurde. Es werden dann 0,30 /km, maximal 250,00, erstattet. Diese Kosten werden nur gegen Vorlage des Abrechnungsformulars des Landesverbandes im Original vergütet. Die Abrechnung hat grundsätzlich spätestens bis zwei Wochen nach Beendigung der Reise zu erfolgen. Bei Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln werden die Kosten 2. Klasse der Deutschen Bahn ohne Reservierungskosten oder die entstandenen Kosten anderer öffentlicher Verkehrsmittel gegen Vorlage der Originalfahrscheine, maximal 150,00, erstattet. Bei Bahnfahrten von mehr als 300 Streckenkilometern muss dies im Vorfeld durch den geschäftsführenden Vorstand oder den Schatzmeister genehmigt werden. Flüge werden ausnahmslos nur erstattet, wenn sie vom geschäftsführenden Vorstand genehmigt wurden. Seite 5 von 7
Es ist immer die günstigste Verbindung zu wählen. In allen Fällen sind nach Möglichkeit Fahrgemeinschaften (Gruppenkarten bei Bahnfahrten o.ä.) zu bilden, um die Fahrtkosten so gering wie möglich zu halten. Lehrkräfte/Dozenten/Referenten, die für eine Ausbildungs- und/oder Weiterbildungsmaßnahmen des Verbands eingesetzt werden, können mit 12,- bis maximal 25,- pro Lehreinheit (LE = 45 Minuten) bezahlt werden. Andere Honorarsätze sind vor einer Maßnahme vertraglich zu regeln. In Anlehnung an den 3 Nr. 26 EStG sind Lehrkräfte/Dozenten/Referenten und Schiedsrichter u. ä. steuerlich selbst verantwortlich. 11 Rechtsverbindlichkeiten Für die Finanzbuchhaltung bzw. Rechnungsführung ist unbeschadet der Gesamtverantwortung des Vorstandes der Schatzmeister verantwortlich. Soweit durch einen unabweisbaren Bedarf über- oder außerplanmäßige Ausgaben in einem Geschäftsjahr erforderlich werden, sind diese zu bewilligen bis zu 1.000,- durch den Präsidenten und bis zu 3.000,- durch den Vorstand. 12 Inventar Zur Erfassung des Inventars ist von der Geschäftsstelle ein Inventarverzeichnis anzulegen. Es sind alle Gegenstände aufzunehmen, die nicht zum Verbrauch bestimmt sind bzw. mehr als 50,- Euro Anschaffungswert haben. 13 Kassenprüfung Der Verbandstag wählt gemäß 19 der Satzung zwei Kassenprüfer. Die Kassenprüfer können insgesamt dreimal wiedergewählt werden. Die Kasse ist jährlich mindestens einmal durch einen der zwei Kassenprüfer zu prüfen. Die Prüfung muss nach Abschluss des Rechnungsjahres, welches geprüft werden soll, vorgenommen sein. Beide Kassenprüfer gemeinsam haben das Recht unangemeldet einmal im Rechnungsjahr die Kasse zu prüfen. Die Kassenprüfung findet ausschließlich in den Räumlichkeiten des Verbandes statt. Aufgabe der Kassenprüfer ist die Prüfung der Finanzbuchhaltung und Finanzverwaltung sowie der Kassen des Verbandes und evtl. bestehender Untergliederungen gemäß Haushalsplan. Seite 6 von 7
Die Kassenprüfer sind zur umfassenden Prüfung der Kassen und des Belegwesens in sachlicher und rechnerischer Hinsicht berechtigt. Die Kassenprüfer sind, unter Berücksichtigung der ihnen zur Verfügung stehenden Zeit, frei in der Wahl der Prüfungstechniken/-methoden. Eine Kombination von Prüfungstechniken ist möglich. Dies entscheiden die Kassenprüfer eigenverantwortlich unter Zweckmäßigkeitsgesichtspunkten. Den Kassenprüfern ist vom Vorstand umfassend Einsicht in die zur Prüfung begehrten Verbandsunterlagen zu gewähren. Auskünfte sind ihnen zu erteilen. Die Vorlage von Unterlagen sowie Auskünfte dürfen nicht verweigert werden. Einnahmen und Ausgaben sollten in einem verständlichen, übersichtlichen, einer Nachprüfung ermöglichenden Bericht vorgelegt werden, so dass diese auch ohne Hinzuziehung eines Sachverständigen überprüfbar sind. Die Kassenprüfer sollten fachlich in der Lage sein gegenüber dem Verbandstag ein vertrauenswürdiges Urteil über Geschäftsführung, Buchhaltung und Finanzen des Verbandes abzugeben. Die Kassenprüfer erstatten dem Verbandstag schriftlich Bericht über das Ergebnis jeder ihrer Prüfhandlungen und empfehlen dem Verbandstag ggf. in ihrem Prüfbericht die Entlastung des Vorstandes. Ein Prüfbericht der Kassenprüfer ist dem Vorstand spätestens drei Wochen vor dem Termin des Verbandstags vorzulegen. Der Prüfbericht muss einheitlich sein, er darf keine abweichenden Meinungen von Kassenprüfern enthalten. Sind keine Kassenprüfer gewählt, so erfolgt die Prüfung der Finanzbuchhaltung und der Geschäftsführung des Verbandes durch einen vom Vorstand beauftragten, auf Vereinsrecht und Vereinssteuerrecht spezialisierten Rechtsanwalt oder Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Nummer 5 des Geschäftsverteilungsplans gilt entsprechend. 14 Schlussbestimmung Über alle in dieser Ordnung nicht geregelten einschlägigen Fragen sowie bei Zweifel über die Anwendung dieser Ordnung entscheidet der Verbandsvorstand. Die Verordnung tritt erstmalig am 11. Februar 2007 in Kraft. Änderungen beschlossen am: 22. März 2009 30. Oktober 2010 28. August 2011 04. Februar 2012 30. August 2014 Seite 7 von 7