Anleitung zur Stammdatenanlage im Kreditorenbereich

Anleitung zur Stammdatenanlage im Kreditorenbereich SAP AG Ref. 5 Geschäftsgang, Haushalts-. Kassen- und Rechnungswesen 1

VORWORT Die vorliegende Kurzdokumentation ist für den internen Gebrauch an der Universität des Saarlandes bestimmt. Sie beschreibt die Vorgehensweise zur Pflege von Kreditorenstammdaten im FI - Modul der SAP-Software / Release 4.6 C Sämtliche in vorliegender Dokumentation abgedruckten Bildschirmabzüge unterliegen dem Urheberrecht der SAP AG, Walldorf. SAP, R/3 etc. sind eingetragene Warenzeichen der SAP Aktiengesellschaft Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung, Neurottstraße 16, D-69190 Walldorf Saarbrücken, im Juli 2003 Bei Rückfragen zur Anlage von Stammdaten wenden Sie sich bitte an: Frau H. Ortleb h.ortleb@univw.uni-saarland.de (Stammdaten Kreditoren Inland) Herr K. Hirschberg k.hirschberg@univw.uni-sarland.de (Stammdaten Kreditoren Ausland) Für allgemeine Rückfragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an den Verfasser: Herrn F. Kempf f.kempf@univw.uni-saarland.de 2

Kreditorenstammdaten und Belegerfassung Anlage von Stammdaten Kreditoren werden zentral im Bereich Kreditorenbuchhaltung / Ref. 65 angelegt. Hierdurch wird gewährleistet, dass Doppeltanlagen vermieden werden. Das Anlegen funktioniert wie in der Dokumentation Anleitung zur Stammdatenanlage im Kreditorenbereich beschrieben. Wichtig ist die Unterscheidung ob es sich um inländische (LIIL) oder ausländische Kreditoren (LAUS) handelt. wenn ein ausländische Kreditor eine Bankverbindung in Deutschland unterhält, so ist er dennoch als ausländischer Kreditor zu behandeln. Bei Pflege der Bankdaten von Kreditoren aus dem EU-Gemeinschaftsgebiet ist darauf zu achten, dass der IBAN-Code und die BIC-Nr. von dessen Hausbank angegeben wird. Dies dient dazu, hohe Gebühren für die Transaktion zu vermeiden. Zur Zeit wird der Auslandszahlungsverkehr jedoch noch manuell durch Ausfüllen von Formularen abgewickelt. In Zukunft soll dies jedoch über das SAP-System erfolgen Die möglichen Zahlwege sind L : Auslandsüberweisung Und K : Scheckzahlung durch beauftragte Bank Auch das Mahnverfahren funktioniert analog zum Debitorenbereich. D.H. es wird im allgemeinen das Mahnverfahren UDS 1 im Stammsatz eingetragen. Die Einbeziehung ins Mahnverfahren erfolgt beispielsweise im Fall von Kreditorengutschriften. Buchung von Kreditorenbelegen: Die Erfassung von Kreditorenbelegen erfolgt prinzipiell wie die Erfassung von Debitorenbelegen. Lediglich die Belegart und die Buchungsschlüssel unterscheiden sich. Sehen Sie hierzu die Dokumentation Anleitung zur Belegerfassung und Stammdatenanlege im Debitorenbereich. Durch Eingabe der Zahlungsbedingung und evtl. Skontodaten wird zum entsprechenden Zeitpunkt die Kreditorenzahlung veranlasst. Bei Fälligkeit werden die Rechnungen zur Zahlung freigegeben und in den täglich durchgeführten Zahllauf integriert. Weitere Details hierzu finden Sie in der Dokumentation Durchführung eines Zahllaufs. 3

Im Falle von periodisch wiederkehrenden Zahlungen ist ebenfalls die Einrichtung eines Dauerbuchungsurbelegs möglich (Beispiel: Wartungsverträge, Mietzahlungen, Nebenkostenabschläge etc.) Inhaltsverzeichnis Vorwort... 1 Legende... 3 1. Anlegen von Kreditorenstammdaten... 4 1.1 Neuanlage von Kreditoren... 5 1.1.1 Anlegen ohne Vorlage... 5 1.1.2 Anlegen mit Vorlage... 30 1.2 Ändern von Kreditorenstammdaten...34 1.3 Anzeige- und Suchfunktionen... 36 2. Besonderheiten bei ausländischen Kreditoren... 40 3 Übersicht über die wichtigsten Transaktionen... 41 4

Legende: Menueintrag 1 - Eintrag 2 - Eintrag 3 -... -... Eine Abfolge von Bearbeitungsschritten über den Menuebaum bzw. die Menuezeile. Durch den Pfeil wird auf die jeweils nächste Menueebene verwiesen. Buchungskreis: Der Buchungskreis für die Universität des Saarlandes lautet 1000. Eine andere Eingabemöglichkeit steht nicht zur Verfügung Eingabefeld in Bearbeitungsmaske, daß ausgefüllt werden muß, um einen Beleg zu erzeugen: Auftrag: Schlüssel, der einen Auftrag eindeutig identifiziert Eingabefeld in Bearbeitungsmaske, daß ausgefüllt werden kann Berechtigung: Bitte keine Eingabe vornehmen Eingabefeld in Bearbeitungsmaske, daß nicht ausgefüllt wird Anmerkung: Die bestehende Transaktion wird ohne Sichern verlassen- Wichtige Hinweise sind fettgedruckt, schattiert und umrahmt. Beispiel: 5

Beschreibt ein Beispiel 1. Anlegen von Kreditoren-Stammdaten In diesem Kapitel wird die Vorgehensweise zum Anlegen neuer Stammdaten sowie deren Änderung und Funktionen zum Suchen über Matchcode 1 erläutert. Nachfolgend eine Abbildung der Menuestruktur in SAP, aus der der Einstieg zur Stammdatenanlage hervorgeht: Es sind folgende Einträge mit der linken Maustaste anzuklicken (bitte nur jeweils einmal klicken): Rechnungswesen - Finanzwesen - Kreditoren - Stammdaten 1 Sehen Sie hierzu Kapitel 1.3: Stammdaten / Anzeige- und Suchfunktionen 6

Anmerkung: Bitte klicken Sie jeweils auf das + - Zeichen vor dem jeweiligen Eintrag. Danach erscheint der Menuebaum wie oben abgebildet. Durch Doppelklick auf die Transaktion Anlegen gelangen Sie in die auf der nachfolgenden Seite abgebildete Eingabemaske. Alternativ ist es auch möglich, durch Eingabe des Transaktionscodes direkt in die Eingabemaske zu gelangen. Der zugehörige Code lautet: FK01 Zum Aufruf der Transaktion geben Sie diesen Code bitte in dem weißen Feld direkt unter der oberen Menueleiste ein. Sollten Sie sich bereits innerhalb einer anderen Transaktion befinden, so müssen Sie dem Transaktionscode die Zeichen /N vorausstellen, d.h. die Eingabe lautet in diesem Fall /NFK01. 1.1 Neuanlage von Kreditoren Es folgt eine genaue Beschreibung der Anlage von Kreditoren, sowohl ohne als auch mit Vorlage. Es ist von großer Wichtigkeit, daß alle hier beschriebenen Vorgänge exakt in der beschriebenen Form ausgeführt werden, um Doubletten zu vermeiden und spätere Auswertungen zu ermöglichen. 1.1.1 Anlegen ohne Vorlage Nach Auswahl der Transaktion auf eine der oben beschriebenen Arten sieht die Einstiegsmaske folgendermaßen aus: 7

Alle weiß unterlegten Felder dienen als mögliche Eingabefelder. Geben Sie zuerst den Buchungskreis im entsprechenden Feld ein. Dieser lautet grundsätzlich 1000. Positionieren Sie nun den Cursor auf den nach unten zeigenden Pfeil rechts neben der Zeile Kontengruppe und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste darauf Es erscheint folgende Auswahltabelle: 8

CPD: Konto, auf dem die Verkehrszahlen einer Gruppe von Geschäftspartnern ausgewiesen werden, mit denen nur einmal oder selten ein Geschäft abgewickelt wird Die spezifischen Daten des Geschäftspartners, wie z.b. die Adresse und die Bankverbindung, werden nicht im Stammsatz, sondern im Beleg eingegeben Grundsätzlich werden hier keine neuen Kreditoren angelegt. Es existiert ein CPD-Kreditor mit der Nummer 2000000, der für Geschäftspartner angewandt wird, mit denen nur einmal oder selten ein Geschäft abgewickelt wird. LAUS: LIAL: LIEU: LIIL: Lieferanten Ausland. Hier werden alle ausländischen Kreditoren erfaßt. Darf nicht verwendet werden Darf nicht verwendet werden Lieferanten aus der Bundesrepublik Deutschland 9

LLKH: PERK: Lehrbeauftragte LKH Homburg Anlage erfolgt nur von der Personalabteilung HR-Kreditoren + Reisekosten Anlage erfolgt nur von der Personalabteilung Anmerkungen: Auch wenn ein ausländischer Kreditor eine deutsche Bankverbindung hat, so wird dieser in der Kontengruppe LAUS angelegt. Für die Einstufung hat die Hausanschrift bzw. der Firmensitz Priorität vor der Bankverbindung. Keine CPD-Konten anlegen. Sollten Sie im Zweifel sein, welche der aktiven Kontengruppen zutreffend ist, halten Sie bitte unbedingt Rücksprache mit der Kreditorenbuchhaltung. Das nachfolgende Beispiel basiert auf der Kontengruppe LIIL (Lieferanten Inland). Durch Doppelclick auf die entsprechende Zeile wir diese Kontengruppe ausgewählt. Der Bildschirm erscheint danach wie folgt Betätigen Sie nun die Enter - Taste oder klicken Sie den grünen Haken oben links an und folgende Eingabemaske ist zu sehen: 10

Anmerkung: Alle Felder, die ein Fragezeichen enthalten sind sogenannte Muß-Eingabefelder und Sie können in der Bearbeitung nicht fortfahren, ohne hier eine Eingabe vorgenommen zu haben. Felder, die kein Fragezeichen enthalten, sind nicht obligatorisch, können jedoch von Ihnen ausgefüllt werden, falls die entsprechenden Daten vorliegen. Feldbeschreibungen: Anrede: Name: Hier ist durch Anklicken des nach unten weisenden Pfeils direkt Neben dem Eingabefeld folgende Auswahl möglich: Firma, Herr oder Frau Geben Sie hier die komplette Namensbezeichnung ein. Die korrekte Eingabe des Namens ist sehr wichtig. Da dieser auf den Belegen, die nach außen versandt werden, 11

erscheint, muß auf eine vollständige und korrekte Eingabe geachtet werden. Die zweite Zeile im Feld kann genutzt werden, falls trotz Anwendung der weiter untenstehenden Abkürzungsregeln die erste Zeile nicht ausreicht. Auch die Angabe eines Ansprechpartners ( z. Hd. von...) ist möglich. Der Name sollte grundsätzlich aber nur in der ersten Zeile eingetragen werden, da bei der Suche über Matchcode nur diese berücksichtigt wird. Bitte unbedingt beachten: Eingabe des Namens muß nach folgenden Kriterien erfolgen: Bei Namen von Personen: Zuerst Nachname, dann Vorname mit Trennung durch ein Komma und nachfolgendes Leerzeichen (Blank). Auch ein evtl. vorhandener Titel wird nach dem Komma, jedoch noch vor dem Vornamen eingegeben. Immer den kompletten Namen eingeben und nicht nur den Nachnamen oder den Vornamen als Abkürzung. Beispiele: - Müller, Klaus - Schneider, Dr. Martin - Schulze-Niemeier, Prof. Dr. Werner Bei Firmennamen: Eingabe erfolgt genauso, wie die Firma offiziell benannt ist, d.h. gemäß der Bezeichnung in deren Geschäftspapieren. (Eingetragene Firmierung) Beispiele: - Dt. Forschungszentr. für künstl. Intelligenz (und nicht nur DFKI ) - EPA Prof. Dr. Werner Schulz (und nicht etwa: Schulz, Prof. Dr. Werner EPA) Die Eingabelänge in der ersten Zeile ist begrenzt auf 35 Zeichen. Es ist darauf zu achten, daß die Firmenbezeichnung trotzdem zweifelsfrei in der ersten Zeile eingegeben wird. Weiter unten in diesem Kapitel sind einige Abkürzungsregeln aufgeführt, damit mehr Information in dieser Zeile untergebracht werden kann. 12

Anmerkung: Diese Abkürzungen sind in jedem Fall anzuwenden, damit eine einheitliche Stammdatenerfassung gewährleistet ist. Auch wenn der Name voll ausgeschrieben in die erste Zeile passen würde, ist die festgelegte Abkürzung zu verwenden. Suchbegriff 1/2: Folgende Eingaberegel ist unbedingt zu beachten: Dieses Vorgehen ist sehr wichtig, damit später der Stammsatz über den Matchcode 2 problemlos gefunden werden kann. Bei Eigennamen: Den kompletten Nachnamen eingeben, auch Doppelnamen, jedoch keine Vornamen oder sonstige Zusatzbezeichnungen wie Titel etc. Auch keinerlei Sonderzeichen verwenden wie Kommata, Punkte oder Abkürzungen Beispiele: Müller, Carsten Müller Maria Schulze-Hertel Schulze-Hertel Prof. Dr. Heinz Maier Maier Firmennamen: Den Namen so eingeben, wie er auf dem Geschäftspapier des Kreditors erscheint. Die Eingabelänge ist auf 20 Zeichen begrenzt. Falls der Name länger ist, werden so viele Zeichen wie möglich eingegeben. Anmerkung: Die oben erwähnten Abkürzungsregeln gelten in gleicher Form auch für den Suchbegriff. Besitzt die Firma eine allgemein übliche Abkürzung, wie zum Beispiel TÜV für Technischer Überwachungsverein, so ist diese gängige Abkürzung für den Suchbegriff zu verwenden. Beispiele: Allgemeiner Deutscher Automobilclub - ADAC EPA Prof. Dr. Werner Schulz - EPA Prof. Dr. Werner Elektrohandel Glessner & Wilhelm - Elektrohandel Glessn 2 Matchcode = Suchen eines Stammsatzes über eine Zeichenkette. Beschreibung erfolgt im Kapitel 1.3 / Anzeige- und Suchfunktionen 13

(hier sind die Namen länger als 20 Zeichen, das Feld wird bis zum letzten Zeichen gefüllt) Anmerkung: Wenn im Firmennamen Eigennamen enthalten sind, so wird trotzdem nach der unter Firmennamen beschriebenen Regel verfahren, jedoch nur, wenn es sich um eine eingetragene Firmierung handelt. Andernfalls ist der Kreditor als Privatperson zu betrachten und die unter Eigennamen beschriebene Regelung hat Gültigkeit. Sonderfälle: Oft wiederkehrende Bezeichnungen in Firmennamen müssen nach folgenden Regeln abgekürzt werden, da ansonsten bei der Suche über Matchcode die Trefferliste zu umfangreich werden würde und auch die Erkennung von Doppeltanlagen erschwert wird: Bei zusammengesetzten Abkürzungen muß ein Leerzeichen (Blank), Bindestrich o.ä. zwischen die beiden Abkürzungsteile gesetzt werden, wenn dies auch bei voll ausgeschriebenem Namen der Fall ist: Allgemein/e Allg. Arbeitsgemeinschaft Arb.Gem. Arbeitskreis Arb.Kreis Bayrisch Bayr. Bibliothek Bibl. Deutsche(r) Dt. Deutsche Gesellschaft Dt. Ges. Deutsches Zentrum für: Dt. Zentr. f. Gebrüder: Gebr. Gemeinnützig/e Gemeinn. Gesellschaft Ges. Industrie... Ind. Informationstechnik It Institut: Inst. International Intern. Technisch/e Techn. Universität Univ. Univversitätsbibliothek Univ.Bibl. Verband Verb. Verein Ver. Verlag: Verl. Verlagsgesellschaft Verl.Ges. Versicherung Vers. Versicherungsgesellschaft Vers.Ges. Zentrum Zentr. Liste wird erweitert Im Zweifelsfall bzw. zur Ergänzung der Liste setzen Sie sich bitte mit der Kreditorenbuchhaltung in Verbindung. 14

Anmerkung: Suchbegriff 2 (das Feld rechts daneben) wird nicht ausgefüllt. Straße/ Hausnummer: In das erste Feld in dieser Zeile wird der Straßenname eingegeben, in dem kleineren Feld rechts daneben die Hausnummer. Anmerkung: Bitte geben Sie hier keine Postfachadressen ein. Dafür stehen separate Felder zur Verfügung. Ist keine Postanschrift bekannt, so muß in jedem Fall eine Postfachadresse angegeben werden. Postleitzahl/Ort: In dem kleineren linken Feld wird die Postleitzahl eingegeben, rechts daneben die Ortsbezeichnung. Land: Sie können die Kurzbezeichnung des jeweiligen Landes entweder direkt eingeben (z.b. DE für Deutschland) oder aber ein Land in der Tabelle auswählen. Die Auswahlliste erhalten Sie wiederum durch einmaliges Anklicken des nach unten weisenden Pfeils rechts neben dem Eingabefeld. Anmerkung: Sollte das Land nicht in der Auswahlliste vorhanden sein oder eine Fehlermeldung erscheinen, so setzen Sie sich mit Herrn Kempf in Verbindung Region: Die Region beschreibt das zugehörige Bundesland falls bei Land Deutschland eingegeben wurde. Auch hier ist direkte Eingabe des zweistelligen numerischen Codes möglich (z.b. 10 für Saarland) oder Auswahl über die Tabelle. Auch bei anderen Ländern ist u.u. die Auswahl einer Region möglich, zumindest ist ein Dummycode (eine einzige vorgegebene Region) vorhanden. Postfach, Postleitzahl: Diese beiden Felder können ausgefüllt werden falls die Daten vorhanden sind. Sprache: Auswahl der Sprache für Korrespondenz. Deutsch ist hier die Standardvorgabe. 15

Telefon, Telefax: Eingabe der Rufnummer bzw. Telefaxnummer incl. Vorwahl in das erste Feld links, Eingabe einer evtl. vorhandenen Durchwahl in das zweite Feld. Anmerkung: Bitte keine Ländervorwahl eingeben. Diese wird über die Auswahl des Länderschlüssels (wie oben erwähnt) zugeordnet. Nach Bestätigung der Eingaben ist dies Ihre aktuelle Bildschirmansicht: Oberhalb der Eingabefelder befindet sich eine Leiste mit Beschriftungen, die wie Registerkarten in einer Kartei aussehen. 16

Durch Anklicken des Symbols blättern Sie zur nächsten Eingabemaske nach vorn. (Mit können Sie auch jederzeit zurückblättern) Sie finden diese Icons im oberen Bildschirmteil unter der Menueleiste. Debitor: Berechtigung: Die Debitorennummer wird vom Zahlungs- und Mahnprogramm zur Verrechnung von offenen Posten verwendet. Für die Einzelpostenanzeige wird über diese Nummer die Verbindung zu den Einzelposten des Debitors hergestellt. Keine Eingabe vornehmen Fisk. Anschrift: USt-Id Nr.: Kontonummer des Stammsatzes mit fiskalischer Anschrift: Gibt einen weiteren Stammsatz an, in dem die offizielle Anschrift hinterlegt ist. Diese Adresse wird z.b. in Italien für den Geschäftsverkehr mit dem Finanzamt benutzt. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-Id-Nr) des Kreditors. 17

Verwendung Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird für die 'Zusammenfassende Meldung' bei steuerfreien Lieferungen innerhalb der EU verwendet. Die Prüfregeln sind für jedes EU-Land fest definiert. Zust. Finanzamt: Steuernummer: Lokationsnr. 1: Lokationsnr. 2: Branche: Bahnhof: Kontonummer des Stammsatzes des zuständigen Finanzamtes Das für den Kreditor zuständige Finanzamt, falls dieses selbst als Kreditor angelegt ist. Die Steuernummer des Kreditors beim zuständigen Finanzamt. Keine Eingabe Keine Eingabe Eine Branche ist eine Einteilung von Unternehmen nach dem Schwerpunkt ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit. Der Branchenschlüssel wird für die Abgrenzung von Auswertungen (z.b. Kreditorenstammdatenverzeichnis) verwendet. Wählen Sie bitte aus der Liste, die Sie nach Auswahl mit dem nach unten zeigenden Pfeil rechts neben dem Eingabefeld erhalten, eine zutreffende Branche aus. Keine Eingabe 18

Nach Bestätigung dieser Eingaben durch Drücken der Enter-Taste oder durch weiters Vorblättern kommen Sie auf das Blatt Bankdaten : Es können hier mehrere Bankverbindungen hinterlegt werden. 19

Land: Bankschlüssel: Länderschlüssel der Bank Identifiziert das Land, in dem die Bank ihren Sitz hat. Verwendung Der Länderschlüssel bestimmt, nach welchen Regeln die restlichen Bankdaten (z.b. Bankleitzahl und Bankkontonummer) geprüft werden. In diesem Feld wird der Bankschlüssel angegeben, unter dem im jeweiligen Land die Bankdaten abgelegt sind. Die länderspezifische Bedeutung dieses Bankschlüssels wird beim Definieren des Länderschlüssels festgelegt. Verwendung Im Normalfall werden Banken unter ihrer Bankleitzahl geführt. In bestimmten Ländern übernimmt die Bankkontonummer diese Funktion; es gibt dann keine Bankleitzahlen, die Bankdaten werden unter der Kontonummer geführt. Für den Datenträgeraustausch kann es sinnvoll sein, Banken ausländischer Geschäftspartner auch ohne Bankleitzahl erfassen zu können, auch wenn es im betreffenden Land Bankleitzahlen gibt. In diesen Fällen kann der Bankschlüssel intern vergeben werden. Falls die Bankdaten unter einem anderen Schlüssel, wie z.b. dem SWIFT-Code geführt werden sollen, kann auch eine externe Nummernvergabe vereinbart werden. Bankkonto: Kontoinhaber: Bankenkontrollschl.: IBAN: Dieses Feld enthält die Nummer, unter der das Konto bei der Bank geführt wird Name des Kontoinhabers Zusätzliche Namensangabe, die für den maschinellen Zahlungsverkehr benötigt wird, wenn der Name des Kontoinhabers nicht identisch ist mit dem Namen des Debitors oder Kreditors. Für bestimmte Länder ist hier eine Eingabe mögl. bzw. erforderlich. Stellen Sie den Cursor in das Feld und betätigen Sie die F1 Taste um genauere Informationen zu erhalten. IBAN-Nr. der Bank. Eingabefeld erscheint, wenn der Button per Mausclick gedrückt wird. Wenn der IBAN-Code bekannt ist, sollten Sie diesen hier 20

Eingeben, da die Banken in näherer Zukunft generell diesen Code verwenden Btyp: Referenzangabe: Partnerbanktyp Schlüssel, mit dem bereits in der Belegposition angegeben wird, welche Bank des Geschäftspartners verwendet werden soll Referenzangabe zur Bankverbindung Zusatzangabe zur Bankverbindung des Geschäftspartners. Verwendung In einigen Ländern müssen die Daten zur Bankverbindung des Geschäftspartners (Bankleitzahl, Bankkontonummer, Name des Kontoinhabers) noch um weitere Angaben ergänzt werden, um bestimmte Zahlungsverfahren nutzen zu können. Diese Zusatzangaben werden hier hinterlegt. Vorgehen Falls in Ihrem Land für den Zahlungsverkehr Zusatzdaten zur Bankverbindung benötigt werden, so tragen Sie die Referenzinformationen hier ein. Für weitere Informationen betätigen sie wiederum die F1-Taste während sich der Cursor im Feld befindet. Einzugsermächtigung: Nur bei Kreditorengutschrift zu verwenden! Kennzeichen: Liegt Einzugsermächtigung vor? Verwendung Wenn Sie mit einem Kreditor Bankeinzug vereinbart haben und das Zahlungsprogramm mit dem entsprechenden Zahlweg regulieren soll, muß für mindestens eine Bank im Stammsatz des Kreditors dieses Feld markiert sein. Es muß der Universität eine Einzugsermächtigung des Kreditors vorliegen. Anmerkung: Relevant ist das Feld nur bei Kreditorengutschriften 21

Ansicht der ausgefüllten Bildschirmmaske: Durch Anclicken des Buttons Bankdaten können Sie sich Details zur ausgewählten Bank anzeigen lassen: (Alternativ können Sie auch das Feld Bankschlüssel anclicken und die Dropdown- Liste durch Clicken auf den rechten, nach unten weisenden Pfeil aufrufen): 22

Anmerkung: Hier ist es auch möglich, den Swift-Code einzugeben. Bei ausländischen Kreditoren ist dies in jedem Fall erforderlich. Zur Zeit hat der Swift-Code noch Priorität vor dem IBAN-Code. Durch den Button Bankverbindung löschen können Sie die ausgewählte Bankverbindung aus dem Kreditorenstammsatz entfernen. Abw. Zahlungsempf.: Angaben individuell: Kontonummer des abweichenden Zahlungsempfängers Die Kontonummer des Kreditors, mit dem der automatische Zahlungsverkehr abgewickelt werden soll. Verwendung Das Feld wird nur dann benötigt, wenn Zahlungen nicht über den Kreditor erfolgen sollen, gegen den die Verbindlichkeit besteht. Hinweis Die Angabe in diesem Feld gilt für alle Buchungskreise. Es existiert ein weiteres Feld, in dem jeder Buchungskreis separat einen abweichenden Zahlungsempfänger eintragen kann. Sind beide Felder gefüllt, hat die Angabe zum Buchungskreis Vorrang. Kennzeichen: Abweich. Zahlungsempfänger im Beleg erlaubt? Zeigt an, daß bei Buchungen auf diesen Geschäftspartner im Beleg eine vom Stammsatz abweichende Adresse oder Bankverbindung für den automatischen Zahlungsverkehr eingegeben werden kann. Betätigen Sie den Button Zulässige Zahlempfg., so können Sie die Stammdatensätze dieser eingeben: 23

Nachdem Sie alle gewünschten/erforderlichen Eingaben durchgeführt haben, blättern Sie wiederum eine Seite weiter: Abstimmkonto: Eingabe des Abstimmkontos Dieses lautet für Kreditoren aus der Kontengruppe LIIL : 44100 (Verbindlichkeiten gegenüber Dritten) Und für Kreditoren aus der Kontengruppe LAUS : 44103 24

Anmerkung: Niemals ein anderes Abstimmkonto als die oben erwähnten verwenden. Sortierschlüssel: Bitte keine Eingabe vornehmen Berechtigung: Bitte keine Eingabe vornehmen Alte Kontonr.: Personalnummer: Tätigkeitscode: Verteilungsart: Alte Stammsatznummer Bei neuer Kreditorenanlage kann in diesem Feld die alte Stammsatznummer abgelegt werden. Personalnummer Die Personalnummer ist innerhalb eines Mandanten der einzige, eindeutige Schlüssel zur Identifikation eines Mitarbeiters. Sie bildet den Einstieg zur Anzeige und Pflege von Stammdaten und Arbeitszeitdaten (Infotypen) eines Mitarbeiters Keine Eingabe Keine Eingabe 25

Nach Bestätigung der Eingaben: Zahlungsbed.: Zahlungsbedingungsschlüssel Schlüssel, über den Zahlungsbedingungen in Form von Skontoprozentsätzen und Zahlungsfristen definiert werden. Verwendung Die zugehörigen Zahlungsbedingungen liefern Informationen für die Finanzdisposition, für das Mahnwesen und den Zahlungsverkehr. Vorgehen Beim Erfassen eines Geschäftsvorfalls kann das Feld für den Zahlungsbedingungsschlüssel auf unterschiedliche Weise gefüllt werden: Bei den meisten Geschäftsvorfällen schlägt das System einen im Stammsatz des Geschäftspartners hinterlegten Schlüssel vor. Für die Erfassung von Gutschriften in der Finanzbuchhaltung kann im Stammsatz ein gesonderter Schlüssel hinterlegt werden. Ist kein solcher Schlüssel vorgegeben, können Sie den für Rechnungen vorgesehenen Schlüssel durch Eingabe von "*" aus dem Stammsatz des Geschäftspartners übernehmen. 26

Unabhängig davon, ob aus dem Stammsatz ein Schlüssel vorgeschlagen wird, können Sie beim Erfassen von Rechnungen einen Schlüssel auf Kopfebene eingeben: Wählen Sie die gewünschte Zahlungsbedingung aus der Vorschlagsliste (nach unten weisender Pfeil rechts neben dem Feld) aus Toleranzgruppe: Prf. Dopp. Rech.: Zahlwege: Keine Eingabe Prüfungsvermerk Für doppelte Rechnungen bzw. Gutschriften Kennzeichen, das bewirkt, daß bei der Erfassung von Eingangsrechnungen bzw. Gutschriften eine doppelte Erfassung geprüft wird. Diese Information ist erforderlich für eine zukünftige automatische Zahlungsabwicklung. Bei Kreditoren der Kontengruppe LIIL geben Sie hier bitte die Buchstabenfolge CU ein. Bei Kreditoren der Kontengruppe LAUS geben Sie bitte die Buchstabenfolge LK ein Erläuterung: L = Auslandsüberweisung K = Scheckzahlung durch beauftragte Bank Zahlungssperre: Sperrschlüssel für Zahlung Sperrschlüssel, mit dem ein offener Posten oder ein Konto für den Zahlungsverkehr gesperrt wird. Der Sperrschlüssel kann wie folgt eingesetzt werden: Im automatischen Zahlungsverkehr wirkt die Sperre, wenn sie im Stammsatz hinterlegt oder im Beleg eingetragen wurde. Wird die Sperre im Stammsatz eingetragen, so finden Sie alle offenen Posten dieses Kontos in der Ausnahmeliste. Von besonderer Bedeutung sind die Sperrschlüssel '*' und '+' im Stammsatz. Der Sperrschlüssel * im Stammsatz bewirkt, daß alle Posten des Kontos im automatischen Zahlungsverkehr übergangen werden. Der Sperrschlüssel + im Stammsatz bewirkt, daß alle Posten übergangen werden, in denen nicht explizit ein Zahlweg vorgegeben ist. 27

Der Sperrschlüssel 'A' hat ebenfalls eine besondere Bedeutung: Er wird generell automatisch gesetzt beim Erfassen einer Anzahlung. 'A' sollte daher weder gelöscht noch für andere Zwecke verwendet werden. 2. Manuelle Zahlungen werden durch einen Sperrschlüssel im Beleg nur beeinflußt, wenn der Sperrschlüssel mit dem Attribut Gesperrt für manuelle Zahlungen versehen wird. Ein im Stammsatz gesetzter Sperrschlüssel hat auf manuelle Zahlungen keine Auswirkung. Der für die Zahlungsfreigabe im Finanzwesen relevante Sperrschlüssel muß mit dem zugehörigen Attribut nicht änderbar versehen sein. Abweich. Zempf..: Hausbank: Kontonummer des abweichenden Zahlungsempfängers Die Kontonummer des Kreditors, mit dem der automatische Zahlungsverkehr abgewickelt werden soll. Verwendung Das Feld wird nur dann benötigt, wenn Zahlungen nicht über den Lieferanten erfolgen sollen, gegen den die Verbindlichkeit besteht. Das gleiche gilt für Bankeinzüge vonforderungen. Kurzschlüssel für die Bank, von der die Zahlung geleistet werden soll. Der Schlüssel für die Hausbank wird verwendet, wenn der Geschäftspartner immer von derselben Hausbank bezahlt werden soll. Die Bankenauswahl des Zahlungsprogramms wird mit diesem Eintrag außer Kraft gesetzt. Im Normalfall wird hier jedoch immer LZB eingetragen. Einzelzahlung: Kennzeichnen: Alle Posten einzeln bezahlen? Legt fest, daß jeder offene Posten des Geschäftspartners beim automatischen Zahlungsverkehr separat bezahlt wird. Das heißt, offene Posten werden nicht zu einer Zahlung zusammengefaßt. Verr.mit Debi.: Avis per EDI: Toleranzgruppe: Keine Eingabe Keine Eingabe Keine Eingabe 28

Der letzte Schritt folgt: Anmerkung: Die folgenden Felder sind nur auszufüllen, falls Kreditorengutschriften durchzuführen sind Mahnverfahren: Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl: 29

Erläuterung der angezeigten Mahnverfahren: UDS1: UDS2: UDS3: Standardmahnverfahren für alle Kreditoren Diese Mahnverfahren kommt normalerweise zum Einsatz, da hier Korrespondenz erzeugt wird wie Kreditorengutschriften, Mahnungen (um offene Forderungen anzumahnen und ggf. auch beizutreiben). Erstattung von Personalbezügen im Falle von Gehaltsrückforderungen bzw. Rückforderung von Bezügen. Nur für Drittmittelbereich. Hier erfolgt keine Übernahme in das automatische Mahnverfahren. Mahnsperre: Schlüssel, der den Grund für eine Mahnsperre wiedergibt. Auswahlmöglichkeiten: 30

Mahnempfänger Gerichtl. Mahnv.: Letzte Mahnung: Mahnstufe Sachb. Mahnung: GruppierSchl.: Sachb.Buchh..: Konto.b.Kred..: Sachb.b.Kred..: Kontonummer des Mahnempfängers Gibt die Kontonummer des Kreditors an, der die Mahnung erhalten soll. Hinweis: Ist dieses Feld nicht gefüllt, so wird die Mahnung an die Anschrift des zu bearbeitenden Kreditors geschickt. keine Eingabe keine Eingabe Datum, an dem die letzte Mahnung erfolgt ist wird automatisch eingesetzt. keine Eingabe Das Mahnprogramm setzt die Mahnstufe automatisch ein, wenn der Kunde oder Lieferant eine Mahnung erhält. keine Eingabe keine Eingabe keine Eingabe keine Eingabe keine Eingabe 31

Kontovermerk.: Interner Vermerk der Buchhaltung. Der Vermerk dient nur zur Information über Besonderheiten bei dem Geschäftspartner Die Eingaben sind nun komplett und Sie können die einzelnen Seiten nochmals aufrufen und anschauen indem Sie zurück- bzw. vorblättern. Sichern Sie die gesamten angelegten Stammdaten durch Anclicken des Diskettensymbols in der oberen Menueleiste. Sie erhalten als Bestätigung für die erfolgreiche Anlage eine Meldung in der blauen Statusleiste wie folgt: 32

1.1.2 Anlegen eines Kreditors mit Vorlage: Die Vorgehensweise ist ähnlich wie beim Anlegen ohne Vorlage, lediglich beim Einstieg wird als Referenz eine bereits bestehende Kreditorennummer angegeben. Aus diesem Stammsatz werden bestimmte Einträge übernommen und schon in die entsprechenden Felder des anzulegenden Kreditors eingetragen. Geben Sie also eine Referenzkreditorennummer unter Vorlage / Kreditor ein, wie in folgendem Beispiel sowie den Buchungskreis 1000, und bestätigen Sie mit der Enter-Taste oder durch Anklicken des grünen Hakens mit der linken Maustaste: Nachstehend nochmals die Übersicht der Bildschirmmasken, auf denen die von SAP bereits ausgefüllten Referenzfelder markiert sind: Allgemeine Daten: Im Feld Land ist bereits der Länderschlüssel eingetragen, in unserem Beispiel DE für Deutschland. Dieser Schlüssel wurde vom Stammdatensatz in der Vorlage übernommen. Es sollte also nach Möglichkeit eine Vorlage gewählt werden, die in Ihren Grunddaten nicht wesentlich von dem neuen Stammsatz abweicht. Alle restlichen Felder unter Adressen müssen ausgefüllt werden wie weiter oben beschrieben. 33

Steuerungsdaten Es wird der Branchenschlüssel aus der Vorlage übernommen. Bitte prüfen und gegebenenfalls den Schlüssel abändern. 34

Zahlungsverkehr Hieraus werden keine Daten übernommen BUCHUNGSKREISDATEN Kontoführung: Die Nummer des Abstimmkontos wird übernommen, im Beispiel ist dies 44100. 35

Zahlungsverkehr: Die Zahlungsbedingung, Zahlwege,die Markierung Prf.dopp.Rech. sowie Hausbank werden ebenfalls übernommen. 36

Korrespondenz: Übernahme des Schlüssels für das Mahnverfahren, hier UDS1 Nach Überprüfung der vorgegebenen Daten können Sie auch diesen Stammdatensatz sichern und es wird eine neue Kreditorennummer automatisch vom System vergeben. Die Nummer erscheint als Rückmeldung wiederum in der blau unterlegten Statusleiste am unteren Bildschirmrand. 1.2 Ändern von Kreditorenstammdaten: Sie können alle Felder der bereits angelegten Stammdaten auch nachträglich ändern. Schauen Sie auf die Abbildung 1 im Kapitel 1 / Stammdaten Doppelklicken Sie den Eintrag Ändern unter dem Menueintrag Stammdaten um in die Änderungstransaktion zu gelangen. Die Abfolge der Schritte im Menuebaum ist: Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten 37

Doppelklicken Sie den Button Ändern oder geben Sie direkt den Transaktionscode ein: FK02 bzw. /NFK02 Der Bildschirm nach Aufruf der Transaktion: Geben Sie in dem Feld Kreditor die Kreditorenkontonummer ein, falls Ihnen diese bekannt ist. Überprüfen Sie, ob Buchungskreis 1000 eingetragen ist; wenn nicht, geben Sie den Wert manuell ein. Die weiteren Bearbeitungsschritte verlaufen analog zum Anlegen. Anmerkung: Sie haben Zugriff auf alle weiß unterlegten Felder, können diese ändern und sichern. Die Änderungen werden unter der aufgerufenen Datensatznummer gespeichert. Wenn Sie die Kreditorennummer nicht kennen, so können Sie den gewünschten Datensatz über die Suchfunktion finden. 38

1.3 Anzeige- und Suchfunktionen Klicken Sie rechts neben dem Feld Kreditor, um zur Suchmaske zu gelangen: Sie haben nun mehrere Möglichkeiten, per Matchcode in den Stammdaten zu suchen. Sie sehen mehrere Registerkarten, mit denen Sie die Stammdaten weiter eingrenzen können, z.b. Kreditoren je Buchungskreis, Kreditoren je Land etc. Als Standardanzeige erscheint wie in oben gezeigter Abbildung: Kreditoren allgemein. Wenn Sie eine Auswahl treffen und die Suchfunktion im Verlaufe Ihrer Sitzung nochmals ausführen, befinden Sie sich automatisch auf der zuvor ausgewählten Registerkarte. Eine Suche ist möglich über die Stammdatenfelder Suchbegriff, Postleitzahl, Ort, Name und Kreditor. All diese Angaben haben Sie vorher bei der Stammdatenanlage erfaßt. Sie müssen nicht die kompletten Begriffe eingeben, sondern können auch Teile von Namen, Anschriften und Kreditorennummern eingeben. Beispiele: Variante 1: Sie suchen nach dem Kreditor, der in Kapitel 1.1 / Neuanlage von Kreditoren angelegt wurde: die Firma Allg. Dt. Prüfungsges. mbh. Wenn Sie den Suchbegriff nach den in Kapitel 1.1.1 / Anlegen eines Kreditors ohne Vorlage genannten Regelungen definiert haben, müßte dieser ADPG lauten. Geben Sie dies ein und drücken Sie die Enter-Taste oder bestätigen Sie mit dem grünen Haken. Wenn der eingegebene Begriff mit dem Suchbegriff übereinstimmt, gelangen Sie so auf den Einstiegsbildschirm zum Anzeigen oder Ändern von Kreditoren. 39

Variante 2: Wenn Sie nicht genau wissen, wie der Begriff lautet, so können Sie auch Teile von Suchbegriffen eingeben und den nicht bekannten Teil des Wortes durch Eingabe der Zeichens * ersetzen. Beispiel: Geben Sie im Feld Suchbegriff folgendes ein: *Allg.* und bestätigen Sie Ihre Eingabe. Als Ergebnis Ihrer Abfrage erhalten Sie folgende Liste: SAP listet Ihnen alle Kreditoren auf, deren Suchbegriff die Zeichenkette Allg enthält. 40

Ebenso können Sie auch ein * an beliebiger Stelle, also auch mitten in einem Namen oder Begriff eingeben. Probieren Sie: *all*prü*ge* Als Ergebnis erhalten Sie den weiter oben angelegten Kreditor: Auch wenn Ihnen nur wenige Buchstaben oder eine kleine Zeichenkette bekannt sind, können Sie so zu Ergebnissen gelangen. Je weniger Information Ihnen zur Verfügung steht, desto größer werden im allgemeinen aber auch die Ergebnislisten. Diese Suchfunktionen über Matchcode können Sie auf die restlichen Felder ebenfalls anwenden. Beispiel: Es ist nicht die Eingabe der gesamten Postleitzahl erforderlich, sondern es genügt eine Eingabe von z.b. 66*, was Ihnen als Ergebnis eine Auflistung aller Kreditoren liefert, deren Postleitzahl mit 66 beginnt. Variante 3: Wenn Sie Informationen zu mehreren Suchfeldern haben, so können Sie diese alle gleichzeitig komplett oder mit * versehen in die Suchmaske eingeben. Beispiel: Geben Sie in Feld Name ein: Und in Feld Ort: *allg* *saar* 41

Das Ergebnis: Es erfolgt bei dieser Suchvariante also Und-Verknüpfung, d.h. nur Datensätze, die beide Suchkriterien erfüllen werden angezeigt. Anmerkung: Der ausgewählte Datensatz wird durch einen Doppelklick mit der Maus aufgerufen. Standardmäßig ist die Ergebnisliste auf 500 Datensätze begrenzt, jedoch ist es möglich, diesen Vorgabewert manuell zu erhöhen oder zu verringern. Geben Sie einfach den gewünschten Wert in das letzte Feld Maximale Trefferzahl. 42

2 Besonderheiten bei ausländischen Kreditoren Allgemeine Daten Eingabe des Ländercodes: U. U. ist das betreffende Land noch nicht in der SAP-Tabelle vorhanden. In diesem Fall und auch wenn eine Fehlermeldung erscheint, bitte mit Ref. 65, Herrn Kempf, Kontakt aufnehmen. Bankverbindung: Bei Eingabe des Bankschlüssels bitte unbedingt die Bankdaten aufrufen (entweder entsprechenden Button oder das Pfeilsymbol rechts neben dem Eingabefeld anclicken) und den SWIFT-Code eingeben. Wenn die IBAN-Nr 1 bekannt ist, auch diese eingeben bzw. mit Hilfe eines IBAN- Rechners bestimmen.. Kontoführung Buchhaltung: Das Abstimmkonto lautet bei ausländischen Kreditoren immer 44103 Zahlungsverkehr Buchhaltung: In der Rubrik Automatischer Zahlungsverkehr wird unter Zahlwege immer der Kennbuchstabe L oder K eingegeben L steht für Auslandsüberweisung und K steht für Scheckzahlung durch beauftragte Bank 1 Ein IBAN-Rechner kann im Internet unter http://www.almisoft.de/ heruntergeladen werden. 43

3. Übersicht über die wichtigsten Transaktionen Nachfolgend eine Liste der wichtigsten Transaktionscodes, die zur Stammdatenerfassung notwendig sind: Transaktionscode Ausgeführte Aktion Stammdaten FK01 FK02 FK03 Kreditorenstammdaten anlegen Kreditorenstammdaten ändern Kreditorenstammdaten anzeigen 44

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