Handbuch Finanzbuchhaltung Hauptpaket

Handbuch Finanzbuchhaltung Hauptpaket Version für MS-Windows ab Windows XP Stand: 09/2014

Bitte wenden Sie sich bei Fragen rund um die Standard Line Software zuerst an den Fachhändler, bei dem Sie dieses Programm gekauft haben. Er ist am besten geeignet, Ihnen alle Fragen schnell und kompetent zu beantworten Wir haben uns in diesem Handbuch darauf konzentriert, alle wichtigen Arbeitsabläufe und Buchungsschritte nachvollziehbar darzustellen. Trotzdem werden Sie vielleicht das eine oder andere vermissen. Wir sind Ihnen dankbar, wenn Sie uns eine kurze Information hierfür oder Anregungen zum Handbuch selbst zukommen lassen. Benutzen Sie dafür bitte das Formular am Ende des Buches oder schicken Sie uns eine email an info@pcas.de Wollen Sie diesen Text oder Teile des Textes weitergeben oder vervielfältigen? Sprechen Sie uns in diesem Fall bitte an. Ohne unsere schriftliche Zustimmung ist jede Weitergabe und Vervielfältigung in welcher Form und zu welchem Zweck auch immer untersagt. Hersteller-Hotline: Hotline-Telefon 0900/123321-11) Hard-/Software-Installation Hotline-Telefon 0900/123321-21) ABF/HWP/Produktion Hotline-Telefon 0900/123321-31) Lohn & Gehalt, Baulohn Hotline-Telefon 0900/123321-41) Finanzbuchhaltung Hotline-Telefax 0900/123321-51) für alle Bereiche Hotline-eMail support@pcas.de 1. Auflage 2014 Änderungen und Irrtümer vorbehalten Handbuch von Helmerich-PCAS Software & Service GmbH Krögerweg 21, D-48155 Münster www.pcas.de 1) 1,99 EUR/Min. aus dem dt. Festnetz (Preis kann für Anrufe aus dem Mobilfunknetz abweichen)

Inhaltsverzeichnis 3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...3 1 Zu diesem Handbuch...8 1.1 Einführung...9 1.2 Darstellungsmittel...11 2 Anmeldung im Hauptmenü...12 3 Administration...14 3.1 Mandanten...14 3.1.1 Erstellen eines neuen Mandanten...14 3.1.2 Löschen eines Mandanten...16 3.2 Benutzerrechte...17 3.2.1 Erstellen eines neuen Benutzer...18 3.2.2 Vergabe von Benutzerrechten...18 3.2.3 Löschen von Benutzerrechten...19 3.3 Mandantensicherung...20 3.4 Mandantenrücksicherung...22 3.5 Datenbankpflege...23 3.5.1 Datenbank Komprimieren/Reparieren...23 3.5.2 Datenbank zurücksetzen...24 3.6 Externe Verzeichnisse...25 3.7 Zusatztexte...26 3.7.1 Zusatztext Angebot...27 3.7.2 Zusatztext Rechnung...27 3.7.3 Zusatztext Lieferschein...28 3.7.4 Vor- und Schlusstexte...28 3.8 Datenbankentlastung (ZP)...30 3.8.1 Mandantenauswahl...31 3.8.2 Datenbankauswahl...31 3.8.3 Archivierung FiBu/ABF...32 3.8.4 Selektion über Datum...34 3.8.5 Datensätze auswählen...35 3.8.6 Daten archivieren...35 3.8.7 Daten aus Archiv einlesen...37 3.8.8 Selektion über Datum...38 3.8.9 Datensätze Auswählen...39 3.8.10 Daten aus Archiv einlesen...40 4 Finanzbuchhaltung...42

4 Inhaltsverzeichnis 4.1 Erstmalig anmelden/neuen Besitzer wechseln...42 4.2 Mandanteneigenschaften...43 5 Stammdaten...54 5.1 Kunden...55 5.1.1 Kunden anlegen...55 5.2 Lieferanten...67 5.2.1 Lieferanten anlegen...67 5.3 Sachkonten...70 5.3.1 Einrichten der Sachkonten...70 5.4 Anleitung zur Neuregelung des 13 b UStG...78 5.4.1 Stammdaten...78 5.4.1.1 Neuanlage Sachkonten...78 5.4.1.2 Steuerkennzeichen für Vor- / Umsatzsteuer 84 5.4.2 Preiskennzeichen-Preisvariante...86 5.5 Sonstige Stammdaten...91 5.5.1 Steuerkennzeichen...91 5.5.1.1 Steuerkennzeichen festlegen...91 5.5.2 Währungen...95 5.5.2.1 Fremd-Währungen eintragen...95 5.5.3 Kostenstellen (ZP)...98 5.6 Banken / Finanzamt...100 5.7 Systemparameter festlegen...100 5.8 Stammdaten ausdrucken...107 5.8.1 Listen...107 5.8.2 Etiketten...112 6 Daten...113 6.1 Buchungen...113 6.1.1 Erfassung der Buchungen...113 6.1.2 Buchungskreise und Geschäftsjahr...114 6.1.3 Buchungskreise löschen...116 6.1.4 Aufbau der Buchungserfassung...117 6.1.5 Buchungstext...118 6.1.6 Für alle Buchungen nötige Angaben...120 6.1.7 Erfassungseinstellungen...126 6.1.8 Buchungen nachträglich ändern...127 6.1.9 Aufteilungsbuchungen...130 6.1.10 Buchungen mit Offenen Posten...133 6.1.11 Eingabe von Skonto-/Zahlungsfristen...142

Inhaltsverzeichnis 5 6.1.12 Bankeinzug, DATEV, Mahnungen...143 6.1.13 Kostenauswertung (Kostenstellen/-träger)...145 6.1.14 Wiederkehrende Buchungen...146 6.2 Buchungspositionen...148 6.3 Spezielle Buchungen...148 6.3.1 Eröffnungs-/Saldovortragsbuchungen...148 6.3.2 Stornobuchungen...150 6.3.3 Überblick aller Buchungsvorgänge...150 6.4 Abschlussarbeiten...152 7 Informationen über die Buchhaltung...155 7.1 Bildschirmauskunft...155 7.2 Listen und Auswertungen...157 7.2.1 Bilanzauswertung...159 7.2.2 Buchungsjournal...161 7.2.3 Buchungsprotokoll ( Primanota )...163 7.2.4 Debitoren-Kontenblätter...163 7.2.5 Debitoren-Offene Posten...164 7.2.6 Debitoren-Rechnungsausgang...165 7.2.7 Debitoren-Referenzliste...165 7.2.8 Debitoren-Saldenliste...166 7.2.9 Einnahme-/Überschussrechnung...167 7.2.10 EU-Meldungen...169 7.2.11 Gewinn- und Verlustrechnung (BWA)...169 7.2.12 Kassenbuch...171 7.2.13 Kostenarten-Listen...172 7.2.14 Kostenstellen-Listen...173 7.2.15 Kostenträger-Listen...173 7.2.16 Kostenvergleichsliste mit Kostenstellen...174 7.2.17 Kreditoren-Kontenblätter...175 7.2.18 Kreditoren-Offene Posten...176 7.2.19 Kreditoren-Rechnungseingang...177 7.2.20 Kreditoren-Referenzliste...177 7.2.21 Kreditoren-Saldenliste...177 7.2.22 Kreditoren-Schecks...177 7.2.23 Kreditoren-Zahlungen...177 7.2.24 Lastschrift...178 7.2.25 Mahnungen...178 7.2.26 Sachkonten-Kontenblätter...178

6 Inhaltsverzeichnis 7.2.27 Sachkonten-Saldenliste (SuSa)...179 7.2.28 Umsatzsteuer-Kontrolle...180 7.2.29 Umsatzsteuer-Voranmeldung (Druck)...181 7.3 Erstellen einer neuen Liste...182 8 Jahresabschluss / Neues Geschäftsjahr...185 8.1 Jahresabschluss...185 8.2 Neues Geschäftsjahr...187 9 Zusatzmodule...188 9.1 Bankeinzug...188 9.2 Belegloser Überweisungsverkehr...195 9.3 Girostar (ZP)...207 9.4 Offene Posten bearbeiten...211 9.5 Mahnungen...212 9.6 Import / Export...219 9.6.1 DATEV-Export (ZP)...219 9.6.2 DATEV-Import (ZP)...224 9.7 Datenimport (von Fremd/ext. ABF) (ZP)...226 9.7.1 Rechnungseingang...228 9.7.2 Kundenimport...228 9.7.3 Lieferantenimport...228 9.8 Buchungsimport SL-Lohn...230 9.8.1 Buchungsbeleg...230 9.8.2 Kostenbuchungen...230 9.9 Buchungsimport Fremdlohn (ZP)...231 9.9.1 Buchungsbeleg...231 9.9.2 Kostenbuchungen...231 9.10 ELSTER Umsatzsteuer- Voran-...232 meldung (Übertragung)...232 9.10.1 Haftungsausschluss...235 9.11 Betriebsprüfer Schnittstelle...237 10 Datensicherung, Installation...238 10.1 Datensicherung...238 10.2 Anforderung Lizenz-PIN...239 10.3 Neuinstallation Einplatz...240 10.4 Neuinstallation Mehrplatz...247 10.5 Updateinstallation Einplatz...253 10.6 Updateinstallation Mehrplatz...261 11 Zertifizierungen...269

Inhaltsverzeichnis 7 12 Programmmeldungen...270 13 Stichwortverzeichnis...274 Bitte um Benutzeranregung...284 Programm-Anregung...286

8 Zu diesem Handbuch 1 Zu diesem Handbuch Dieses Handbuch beschreibt, wie Sie Ihre tägliche Buchhaltung mit diesem Finanzbuchhaltungs-Programm zeitsparend und genau erledigen können. Das Handbuch bezieht sich auf die Finanzbuchhaltung der STANDARD LINE der Helmerich-PCAS Software & Service GmbH. Anzeige der Version des Programms. Zugriff auf alle Themen der Online-Hilfe.

Zu diesem Handbuch 9 1.1 Einführung Sie finden Informationen über dieses Programm als: gedruckte Handbücher Onlinehilfe Dokumente auf CD Handbuch Dieses Handbuch führt Sie durch das Programm. Die Handbücher und die anderen Informationssysteme ergänzen einander. Onlinehilfe Die in der Standard Line integrierte Online-Hilfe bietet Ihnen während der Arbeit Hilfe, so das Sie in vielen Fällen nicht das Handbuch benutzen müssen. Sie führen die Online-Hilfe in der Standard Line aus indem Sie die Taste [F1] drücken oder die Schaltfläche [Hilfe] im rechten unterem Eck der Bildschirmmaske mit der Maus anklicken. Sie können in jeder Bildschirmmaske diese Schaltfläche auch anklicken, die Schreibmarke auf ein Feld der aktuellen Bildschirmmaske führen und nochmals die linke Maustaste drücken. In allen drei Fällen erhalten Sie einen Text, der sich auf den Bildschirmmaske und den Bereich des Programms bezieht, mit dem Sie gerade arbeiten. Wenn Sie mit der Maus die Schaltfläche? in der Menüleiste am oberen Bildschirmrand jeder Eingabemaske anklicken, können Sie

10 Zu diesem Handbuch ebenfalls die Online-Hilfe benutzen. Sie können dann unter allen Themen der Online-Hilfe frei wählen. Informationen über die Aktuelle Version erhalten Sie über das Gelbe Fragezeichen in der Symbolleiste. Dokumente auf der CD Sie sollten auch die Datei LIESMICH.DOC im Verzeichnis doku auf der CD mit der Standard Line ausdrucken. Diese Datei enthält die aktuellsten Hinweise. Sie lässt sich mit jeder Textverarbeitung (z.b. Microsoft Word) ausdrucken. Klappt dies nicht, sprechen Sie bitte Ihren Fachhändler an.

Zu diesem Handbuch 11 1.2 Darstellungsmittel Die folgenden typografischen Merkmale und Symbole werden verwendet um verschiedene Typen von Aussagen zu kennzeichnen: Wichtig: Stellen, die besonders wichtig sind, sind mit einer Hand gekennzeichnet. <Stammdaten/Kunden> Namen von Menüs und Funktionen werden in fortlaufenden Text mit spitze Klammern gesetzt Menüfolgen werden darüber hinaus mit / getrennt. Hinweis: Kennzeichnet eine wichtige Zusatzinformation, die die Arbeit mit dem Programm erleichtert oder mögliche Probleme im Vorfeld ausräumt. Beispiel: Kennzeichnet ein Anwendungsbeispiel zur Verdeutlichung komplizierter Zusammenhänge. Achtung: Kennzeichnet eine Information, die beachtet werden muss, um störungsfrei mit dem Programm arbeiten zu können. Name Namen von Fenstern, Feldern, Befehlen, Schaltflächen Meldungen und Symbolen werden im Text in Anführungszeichen gesetzt. [F1] Das Tastensymbol zeigt Ihnen Kombination Sie eingeben müssen. welche Taste, oder

12 Anmeldung im Hauptmenü 2 Anmeldung im Hauptmenü Zum Starten des Programms melden Sie sich im Hauptmenü der Standard Line an. Sie können mit einem Klick auf die Schaltfläche des entsprechenden Moduls oder über das entsprechende Tastaturkürzel das Anmeldefenster öffnen. Danach geben Sie Ihren Benutzernamen und das zugehörige Passwort im Anmeldefenster ein. Sollten Sie noch keinen eigenen Benutzernamen und Passwort haben, tragen Sie im Feld Benutzername Admin ein.

Anmeldung im Hauptmenü 13 Im Feld Passwort erfolgt ein Leereintrag. Die Groß-/Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle. Anschließend bestätigen Sie den Eintrag mit der Schaltfläche [Anmelden]. Sie können Ihre Anmeldedaten speichern, indem Sie einen Haken bei setzen. Somit erfolgt die Anmeldung ohne Benutzername und Passwort. Unter dem Menüpunkt <?/Anmeldedaten löschen> setzen Sie die Einstellung wieder zurück so das beim Programmstart wieder das Anmeldefenster erscheint. Sie haben die Möglichkeit mehrere Mandanten in der Standard Line anzulegen und zu verwalten. Die Anzahl der Mandanten wird über die Lizenz gesteuert und kann zu jedem Zeitpunkt erweitert werden. Hierzu wenden Sie sich zuerst an Ihren Fachhändler, bei dem Sie dieses Programm gekauft haben. Über die Combobox Mandant wählen Sie den Mandanten aus den Sie benutzen möchten. Für das Erstellen eines Mandanten und die Vergabe von Benutzerrechten verweisen wir auf das Kapitel Administration und Benutzerrechte im Handbuch Auftragsbearbeitung hin. Hinweis: Der Benutzer Admin darf nicht aus den Benutzerrechten entfernt werden.

14 Administration 3 Administration 3.1 Mandanten Erstellen eines neuen Mandanten Über das Menü Datensatz/Neu legen Sie einen neuen Mandanten an.

Administration 15 Sie können auch durch einen Doppelklick auf die einen neuen Mandanten anlegen. Geben Sie in das Feld nun eine gültige dreistellige Nummer, zwischen 1 und 998 für den neuen Mandanten ein. Im nächsten Feld Tragen Sie den Namen des Mandanten ein. Wenn Sie Stammdaten aus einem bereits vorhandenen Mandanten nutzen wollen, wählen Sie im Feld Stammdaten aus dem Server-Mandant durch Öffnen der vorhandenen Mandantenliste über die Combobox einen Mandanten aus.

16 Administration Hinweis: Erstellen Sie einen neuen Mandanten mit den Stammdaten eines bestehenden Mandanten nutzen beide Mandanten exakt dieselben Stammdaten. Wenn Sie z. B. einen neuen Mandanten mit der Nummer 200 auf Basis des bestehenden Mandanten 100 erstellen und später im Mandanten 100 einen Kunden löschen oder ändern, gilt diese Löschung oder Änderung auch für den Mandanten 200. Das Gleiche gilt für Änderungen im Mandant 200. Sie gelten genau so auch für Mandant 100! Löschen Sie daher auf keinen Fall die Stammdaten des alten Mandanten, hier: 100, da sonst die Stammdaten des Mandanten 200 auch gelöscht werden. Löschen eines Mandanten Wenn Sie sich auf dem Reiter Mandanten befinden, haben Sie über den Menüpunkt Datensatz/Löschen die Möglichkeit, einen einzelnen Mandanten zu entfernen. Vorab müssen Sie im Auswahlfenster den entsprechenden Mandanten markieren, damit der Eintrag in der Eingabemaske erscheint.

Administration 17 Hinweis: Durch die Löschfunktion wird der Mandant unwiderruflich gelöscht! Aktueller Mandant Über diese Combobox wird gewählt, mit welchen Mandanten Sie Einstellungen in der Administration vornehmen. Wechseln Sie hier den Mandanten werden Sie nach dem Benutzernamen und dem Passwort gefragt. Über die Schaltflächen Mandantennamen wählen Sie aus ob nur die Nummer des Mandanten der zusätzlich der Name dazu in der Mandantenauswahl für das Programm angezeigt wird. Mandantenauswahl sperren Durch die Aktivierung dieses Haken ist es möglich, die Mandantenauswahl für bestimmte Benutzer zu sperren. 3.2 Benutzerrechte Wenn Sie sich im Modul Administration befinden, können Sie unter dem Reiter Benutzer einen neuen Benutzer anlegen

18 Administration und selektierte Zugriffsrechte vergeben. Es wird eine Passwortabfrage gestartet. Im Anmeldefenster geben Sie entweder Ihren eigenen Benutzername und Passwort oder den vorgegebenen Programm-Benutzernamen Admin ein. Anschließend bestätigen Sie den Vorgang durch über die Schaltfläche [Anmelden]. Erstellen eines neuen Benutzer Wenn Sie sich in dem Reiter Benutzer befinden, öffnen Sie den Menüpunkt Datensatz/Neu. Über den Mausklick auf dem Platzhalter können Sie einen neuen Benutzer anlegen. In der Eingabezeile können Sie nun in den Feldern Benutzername und Passwort Ihre Daten eingeben. Danach speichern Sie den Vorgang ab. Der Eintrag erscheint automatisch im obigen Auswahlfenster. Somit ist nun der Anwender mit Benutzername und Passwort im System hinterlegt und kann sich mit seiner Identität entsprechend ins Programm einloggen. Vergabe von Benutzerrechten Sie können jedem Benutzer individuelle Zugangsrechte zuweisen. Markieren Sie im linken Auswahlfenster den Benutzer. Danach klicken Sie im rechten Auswahlfenster auf das entsprechende Kästchen mit den dazugehörigen Rechten, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten. Sobald ein Haken im Kästchen gesetzt wurde, hat der Benutzer zu dem jeweiligen Bereich die Zugangsrechte. Anschließend speichern Sie die Einstellung ab.

Administration 19 Löschen von Benutzerrechten Wenn Sie sich auf dem Reiter Benutzer befinden, können Sie für einen Benutzer bereits vergebene Zugriffsrechte wieder löschen. Vorab müssen Sie im Auswahlfenster den entsprechenden Benutzer selektieren, damit der Eintrag in der Eingabemaske erscheint. Markieren Sie im linken Auswahlfenster den jeweiligen Benutzer. Danach klicken Sie im rechten Auswahlfenster auf das jeweilige Kästchen mit den dazugehörigen Rechten, die Sie bei dem Benutzer löschen möchten. Sobald ein Haken im Kästchen nicht gesetzt wurde, hat der Benutzer zu dem jeweiligen Bereich keine Zugangsrechte. Abschließend speichern Sie die Einstellung über die Schaltfläche [Speichern].

20 Administration 3.3 Mandantensicherung Hinweis: Schließen Sie bitte alle anderen Anwendungen, bevor Sie mit der Mandantensicherung beginnen. Geöffnete Anwendungen können Ihre Datensicherung unbrauchbar machen. Obwohl die Standard Line modernste Verfahren wie eine Datenbank einsetzt, sind Datenverluste durch Störungen nicht ausgeschlossen. Bedienungs- oder Hardwarefehler sowie Netzwerkausfälle sind mögliche Ursachen. Deswegen ist es außerordentlich wichtig, regelmäßig alle Daten zu sichern. Sprechen Sie darüber unbedingt mit Ihrem Fachhändler. Bestehen Sie auf ein Verfahren, mit dem Sie selbst die Daten sichern können. Die Standard Line stellt für die Sicherung kompletter Mandanten einen eigenen Menüpunkt bereit. Über den Reiter Mandantensicherung haben Sie die Möglichkeit, die Daten einzelner Mandanten zu sichern. Sie haben die Möglichkeit, den Mandanten in ein ZipFormat zu packen oder als ungepackte Datei zu speichern. Wählen Sie den zu sichernden Mandanten und das Zielverzeichnis, in das die Sicherung gespeichert werden soll über das Explorerfenster aus. Über die Auswahl Alle Mandanten Sichern können Sie alle Ihre angelegten Mandanten auf einmal sichern. Alle Mandanten können Sie nur sichern wenn Sie die Sicherung als eine ZIP-Datei speichern.

Administration 21 Anschließend starten Sie über die Schaltfläche [Start] die Datensicherung des Mandanten.

22 Administration 3.4 Mandantenrücksicherung Über den Reiter Mandantenrücksicherung haben Sie die Möglichkeit, die Daten einzelner Mandanten zurück zu sichern. Wählen Sie den entsprechenden Mandanten und das Ziel-Laufwerk, aus dem die Rücksicherung erfolgen soll, über den aus. Anschließend starten Sie über die Schaltfläche [Start] die Rücksicherung des Mandanten. Hinweis: Beachten Sie beim Rücksichern eines Mandanten, dass immer alle Dateien zurück-gesichert werden. Erstreckt sich die Sicherung über mehrere Datenträger, müssen diese in der richtigen Reihenfolge eingelegt werden. Eine unvollständige oder fehlerhafte Sicherung ist unbrauchbar!

Administration 23 3.5 Datenbankpflege Hinweis: Vor dem Arbeiten mit der Datenbankpflege unbedingt eine Mandantensicherung durchführen und schließen Sie bitte vorher alle anderen Anwendungen. Datenbank Komprimieren/Reparieren Über den Reiter Datenbankpflege haben Sie die Möglichkeit, die Daten von Mandanten, sowie einzelnen Modulen zu pflegen. Wählen Sie über die Mandantenauswahl den Mandanten und das entsprechende Modul aus. Anschließend starten Sie über die Schaltfläche [Start] den Vorgang. Die Reparatur prüft und repariert die Verknüpfungen in der Datenbank. Die Komprimierung entfernt nicht mehr benötigte Datensätze auch physikalisch und verringert daher den benötigten Speicherplatz.

24 Administration Datenbank zurücksetzen Unter Datenbankversion sehen Sie die Versionsnummer der Datenbank. Die Versionsnummer ist immer mit der Programmversion identisch. Sie können hier auch die Datenbank manuell auf eine frühere Version zurücksetzen. Hierzu wählen Sie die Datenbankversion und drücken die Schaltfläche [Zurücksetzen auf Version]. Jetzt werden Ihre Datenbanken automatisch beim Programmstart aktualisiert. Dies ist nur notwendig wenn z.b. ältere Daten-Sicherungen benutzt werden oder es zu einer Störung während einer Installation kam.

Administration 25 3.6 Externe Verzeichnisse Über den Reiter Externe Verzeichnisse haben Sie die Möglichkeit, die Dokumente und Bilder, die in der Standard Line hinterlegt werden, in ein separates Verzeichnis zu speichern. Legen Sie dazu zunächst die Verzeichnisse auf Ihrer Festplatte an. Anschließend hinterlegen Sie im Reiter Externe Verzeichnisse den Datenpfad zu diesen Verzeichnissen.

26 Administration 3.7 Zusatztexte Über den Reiter Zusatztexte haben Sie die Möglichkeit, Texte, die auf Vordrucken automatisch angedruckt werden, nach Ihren Wünschen zu verändern. Die Änderung speichern Sie mit der Schaltfläche [Speichern] ab. Diese Änderung ist Mandantenbezogen. Den Mandanten wählen Sie auf der Karteikarte Mandant aus.

Administration 27 Zusatztext Angebot Dieser Text wird am Schluss als Zahlungskondition mit ausgedruckt. Zusatztext Rechnung Hier sind die unterschiedlichen Zahlungskonditionen für den Rechnungsdruck hinterlegt.

28 Administration Zusatztext Lieferschein Hier ist der Schlusstext für den Lieferschein hinterlegt. Vor- und Schlusstexte Über die ComboBox wählen Sie hier die Dokumentenart aus bei der Sie den Vor- und Schlusstext editieren möchten. Für die unterschiedlichen Dokumente stehen hier die Zusatztexte als Vorgabe für die Auftragsbearbeitung.

Administration 29 Sie können einfach einen Text in das entsprechende Fenster verfassen oder einen vorhandenen Text über kopieren und einfügen aus einem Textverarbeitungsprogramm übernehmen. Hinweis: Vergessen Sie nicht, jede Änderung über die [Speichern]Schaltfläche zu speichern.

30 Administration 3.8 Datenbankentlastung (ZP) Mit dem Datenbankentlastungs-Tool ab Programmversion 5.54 besteht die Möglichkeit, Daten aus der Finanzbuchhaltung und der Auftragsbearbeitung auszulagern. Somit haben Sie nur den aktuellen Datenbestand in der Datenbank. Die Bearbeitung wird übersichtlicher und schneller, da mit kleineren Datenbeständen gearbeitet wird. Ausgelagerte Datensätze können zu jedem Zeitpunkt zurück gesichert werden. Auch das Sichern von einzelnen Buchungskreisen oder Vorgängen ist möglich. Hinweis: Die Funktion Datenbankentlastung befindet sich in der Administration. Um dieses Zusatzpaket zu nutzen, wird eine entsprechende Lizenz vorausgesetzt. Die Karteikarte Datenbankentlastung ist in folgende Bereiche unterteilt:

Administration 31 Mandantenauswahl Über die Mandantenauswahl wird der Mandant bestimmt, bei dem die Datenbank entlastet werden soll. Hier wird über die Combobox der entsprechende Mandant ausgewählt. Datenbankauswahl Über die Datenbankauswahl wird bestimmt ob Sie Daten der Finanzbuchhaltung oder der Auftragsbearbeitung, archivieren oder einlesen möchten. Hinweis: Durch die Auswahl von Finanzbuchhaltung oder Auftragsbearbeitung ändert sich entsprechend das Auswahlfenster.

32 Administration Finanzbuchhaltung Auftragsbearbeitung Archivierung FiBu/ABF Hinweis: Bevor mit der Archivierung begonnen wird, müssen alle Standard Line Anwendungen beendet werden. Es muss auch sichergestellt werden das sich keine Benutzer mehr im System befinden. Erstellen Sie eine Datensicherung! Starten Sie die Administration und wählen den Reiter Datenbankentlastung. Über die Mandantenauswahl wird der zu archivierende Mandant ausgewählt. Jetzt wird bei der Datenbankauswahl die Finanzbuchhaltung oder Auftragsbearbeitung ausgewählt, und als Option Daten archivieren aktiviert.

Administration 33 Mit einem Klick auf [Aktualisieren] werden im Auswahlfenster jetzt die gesamten Buchungskreise oder Vorgänge angezeigt die sich in der Datenbank befinden. Für die Auftragsbearbeitung können Sie noch zusätzlich wählen ob Sie einzelne Vorgänge oder Jahresweise archivieren möchten.

34 Administration Wenn Sie keinen Haken bei der Option einzelne Vorgänge setzen, werden nun beim Drücken auf den Startknopf die von Ihnen eingestellten Jahre archiviert oder aus dem Archiv gelesen. Möchten Sie einzelne Vorgänge bearbeiten, so setzen Sie den Haken bei einzelne Vorgänge und Sie können nun jeden Vorgang einzeln selektieren. Selektion über Datum Im Auswahlfenster kann nun eine Selektion vorgenommen werden. Wird eine Selektion über einen Jahreszeitraum gewünscht, so stellen Sie bitte die entsprechenden Jahreszahlen ein. Dazu kann im Eingabefeld für die Jahreszahl eine Zahl

Administration 35 direkt eingeben oder durch Anklicken der Schaltflächen die Jahreszahl geändert werden. Nach Einstellen des Zeitraumes muss das Auswahlfenster aktualisiert werden. Dazu wird auf die Schaltfläche [Aktualisieren] geklickt. Datensätze auswählen Im Auswahlfenster befinden sich nun nur noch die Datensätze mit dem entsprechenden Kriterium. Wenn alle Datensätze dieses Zeitraumes archiviert werden sollen so können diese ausgewählt werden indem der Haken bei gesetzt wird. Einzelne Daten lassen sich durch Aktivieren des Haken vor dem Datensatz selektieren. Somit lassen sich gezielt Daten auswählen die archiviert werden sollen. Daten archivieren Wurde die Selektion der Daten abgeschlossen wird die Archivierung durch klick auf die Schaltfläche [Start] gestartet. Ein Hinweisfenster erinnert daran, alle Benutzer aus der Datenbank abzumelden und das eine aktuelle Datensicherung vorliegen muss Wird der Hinweis durch Drücken der [Ja] Schaltfläche bestätigt wird die Archivierung gestartet. Die Schaltfläche [Nein] bewirkt einen Abbruch und das Programm befindet sich wieder auf der Kartei Datenbankentlastung.

36 Administration Sollten sich noch Benutzer im System befinden oder eine Anwendung noch auf die Datenbanken zugreifen so wird folgendes Hinweisfenster eingeblendet. Hier muss geprüft werden ob noch Programme auf die Datenbanken zugreifen. Der Vorgang wird durch Drücken der Schaltfläche [OK] wieder gestartet, ohne das Einstellungen erneut vorgenommen werden müssen. Hinweis: Die Dauer der Archivierung richtet sich nach dem Umfang der Daten die archiviert werden. Der Fortschritt wird durch einen Laufbalken angezeigt. Nach erfolgreicher Archivierung erscheint ein Hinweis. Die Daten wurden somit erfolgreich ausgelagert und es kann wie gewohnt weitergearbeitet werden.

Administration 37 Daten aus Archiv einlesen Archivierte Daten können zu jedem Zeitpunkt in das System eingelesen werden. Wichtig ist das im laufenden Betrieb keine Änderung an den Vorgangs- oder Rechnungsnummern vorgenommen wurde. Die Nummernkreise der archivierten Daten dürfen sich nicht mit denen der aktuellen Nummernkreise decken. Ansonsten kann es hier zum überschreiben der aktuellen Datensätze führen. Hinweis: Bevor mit der Archivierung begonnen wird, müssen alle Standard Line Anwendungen beendet werden. Es muss auch sichergestellt werden das sich keine Benutzer mehr im System befinden. Erstellen Sie eine Datensicherung! Starten Sie die Administration und gehen Sie auf den Reiter Datenbankentlastung. Über die Mandantenauswahl wird der Mandant ausgewählt bei dem die Archivdaten zurück gesichert werden. Jetzt wird bei der Datenbankauswahl die Finanzbuchhaltung oder Auftragsbearbeitung ausgewählt, und als Option Daten aus Archiv einlesen aktiviert.

38 Administration Mit einem Klick auf die Schaltfläche [Aktualisieren] werden im Auswahlfenster jetzt die gesamten Buchungskreise oder Vorgänge angezeigt die sich im Archiv befinden. Finanzbuchhaltung Auftragsbearbeitung Selektion über Datum Im Auswahlfenster kann nun eine Selektion vorgenommen werden. Wird eine Selektion über einen Jahreszeitraum gewünscht, so stellen Sie bitte die entsprechenden Jahreszahlen ein. Dazu kann im Eingabefeld für die Jahreszahl eine Zahl direkt eingeben oder durch Anklicken der Schaltflächen die Jahreszahl geändert werden. Nach Einstellen des Zeitraumes muss das Auswahlfenster aktualisiert werden. Dazu wird auf die Schaltfläche [Aktualisieren] geklickt.

Administration 39 Datensätze Auswählen Im Auswahlfenster befinden sich nun nur noch die Datensätze mit dem entsprechenden Kriterium. Wenn alle Datensätze dieses Zeitraumes aus dem Archiv eingelesen werden sollen so können diese ausgewählt werden indem der Haken, bei gesetzt wird. Einzelne Daten lassen sich durch Aktivieren des Haken vor dem Datensatz selektieren. Somit lassen sich gezielt Daten auswählen die aus dem Archiv eingelesen werden sollen.

40 Administration Daten aus Archiv einlesen Wurde die Selektion der Daten abgeschlossen wird das Einlesen der Archivdaten durch klick auf die Schaltfläche [Start] gestartet. Ein Hinweisfenster erinnert daran, alle Benutzer aus der Datenbank abzumelden und das eine aktuelle Datensicherung vorliegen muss. Wird der Hinweis durch Drücken der [Ja] Schaltfläche bestätigt wird der Vorgang gestartet. Die Schaltfläche [Nein] bewirkt einen Abbruch und das Programm befindet sich wieder auf der Kartei Datenbankentlastung. Sollten sich noch Benutzer im System befinden oder eine Anwendung noch auf die Datenbanken zugreifen so wird folgendes Hinweisfenster eingeblendet. Hier muss geprüft werden ob noch Anwendungen oder Benutzer auf die Datenbanken zugreifen. Das Einlesen der Archivdaten wird durch Drücken der Schaltfläche wieder gestartet ohne das Einstellungen erneut vorgenommen werden müssen. Die Dauer des Einlesen der Archivdaten richtet sich nach dem Umfang der Daten die archiviert wurden. Der Fortschritt wird durch einen Laufbalken angezeigt.

Administration 41 Nach erfolgreichem Einlesen erscheint ein Hinweis. Die Daten wurden somit erfolgreich aus dem Archiv in die Datenbank eingelesen und es kann wie gewohnt weitergearbeitet werden.

42 Finanzbuchhaltung 4 Finanzbuchhaltung Die Finanzbuchhaltung kann in der vollen Ausbaustufe (SL 100) bis zu 999 Mandanten gleichzeitig verwalten. Jeder Mandant hat dabei seine eigene, getrennte Buchhaltung. Sie können jederzeit aus den vorhandenen Mandanten den aktuellen Mandanten auswählen: Der aktuelle Mandant ist oben rechts in jeder Bildschirmmaske angezeigt. Mit einem Mausklick auf sehen Sie alle vorhandenen Mandanten. Kennzeichnen Sie den gewünschten Mandanten und bestätigen Sie Ihre Wahl mit oder einem Mausklick. Wie Sie neue Mandanten anlegen, ist im Kapitel 3.1 Administration beschrieben. Hier sind alle Leistungen und Funktionen enthalten, die Sie bei der täglichen Buchhaltung benötigen. 4.1 Erstmalig anmelden/neuen Besitzer wechseln Wenn Sie sich erstmalig in der Finanzbuchhaltung anmelden wollen, tragen Sie beim Benutzer admin ein. Das Feld Passwort bleibt bei der erstmaligen Anmeldung mit diesem Benutzer leer. Wollen Sie unter einem anderen Benutzernamen mit der Finanzbuchhaltung arbeiten, tragen Sie diesen mit dem zugehörigen Passwort hier ein. Dies gilt gleichermaßen, wenn Sie auf einen anderen Mandaten wechseln oder unter einem anderen Benutzernamen weiter arbeiten wollen. Die für den jeweiligen Mandanten berechtigten Benutzer legen Sie in der Administration an (Kapitel 3.2).

Finanzbuchhaltung 43 4.2 Mandanteneigenschaften Wählen Sie dann in der Menüleiste der Finanzbuchhaltung den Punkt Mandant aus: Beginnen Sie Ihre Kontrolle mit Daten und Auswertungen. Dieser Bereich enthält zwei Unterpunkte Firmendaten und Auswertungen. In den Firmendaten sind folgende Angaben wichtig: Bei USt-ID tragen Sie Ihre offizielle Umsatzsteuer-Identifikati-

44 Finanzbuchhaltung onsnummer ( USt-Id-Nr. ) ein. Diese Nummer beginnt für deutsche Unternehmen immer mit DE. Daran schließen sich neun Zahlen an. Tragen Sie hier nur die neun Zahlen ein das führende DE (oder das zutreffende andere Länderkennzeichen für Unternehmen mit Firmensitz außerhalb Deutschlands) wird vom Programm ohne extra Eingabe ergänzt. Haben Sie (noch) keine derartige Nummer, lassen Sie dieses Feld frei. Sie können alle Angaben auch später noch ergänzen und ändern. Hinweis: Wenn Sie keine Geschäftsbeziehungen zu anderen Ländern der EU haben, benötigen Sie keine USt-Id-Nr.. Die hier eingetragene Nummer erscheint auf den EU-Meldungen ( Zusammenfassende Meldung innergemeinschaftlicher Lieferungen ). Sie erhalten diese Nummer beim Bundesamt für Finanzen, Außenstelle Saarlouis, 66740 Saarlouis. Anschrift, Telefon und Land beziehen sich auf die Kommunikationsangaben Ihres Unternehmens. Diese Angaben erscheinen später auf Listen und Ausdrucken. Der folgende Block Finanzamt ist wichtig für Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die Finanzbuchhaltung erstellt für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen eine versandfertige Datei für das Programm Elster. Diese Datei können Sie direkt an Ihr Finanzamt übertragen. Wichtig ist daher die Angabe des Bundeslandes, in dem Ihr Unternehmen steuerpflichtig ist. Mit einem Klick auf die Auswahl-Schaltfläche werden alle deutschen Bundesländer zur Auswahl angezeigt. Anschließend ergänzen Sie Ihre Steuernummer bei Ihrem zuständigen Finanzamt. Welche und wie viele Zeichen diese Angabe umfasst, ist von

Finanzbuchhaltung 45 Bundesland zu Bundesland verschieden. Sie erhalten diese Steuernummer von Ihrem Finanzamt und können sie z.b. auch aus früheren Umsatzsteuer-Voranmeldungen ablesen. Die Anschrift Ihres Finanzamtes erscheint so wie hier von Ihnen eingetragen, im Adressfeld des Voranmeldungs-Formular. Eine Auswahl des Finanzamtes können Sie mit [F2] vornehmen. Die Telefonnummer Ihres Sachbearbeiters imfinanzamt taucht dagegen nirgends auf sie dient nur zu Ihrer Information und muss nicht eingetragen werden. Den Namen und die Anschrift Ihres Steuerberaters findet sich dagegen wie eingetragen am Ende der USt-VA wieder. Tragen Sie daher den Namen nur ein, wenn Ihr Steuerberater auch an den regelmäßigen Umsatzsteuer-Voranmeldungen beteiligt ist! Je nach Umsatz und Bundesland können Sie für Ihr Unternehmen zwischen der Soll- und der Ist-Versteuerung als Steuerart wählen. Die Soll-Versteuerung bezieht sich auf Rechnungsein- und ausgänge, Bareinkauf und Barverkauf, Erlösund Aufwandsschmälerungen sowie auf erhaltene und geleistete Vorauszahlungen. Sie ist der Regelfall. Nur wenn Sie Freiberufler sind, wenn Sie nicht Bilanzierungsund Buchhaltungspflichtig sind oder wenn Ihr Jahresumsatz einen Maximalbetrag nicht überschreitet, ist auf Antrag eine Ist-Versteuerung möglich. Sprechen Sie ggf. mit Ihrem Steuerberater und/oder Finanzamt. Basis der Ist-Versteuerung sind die tatsächlichen Zahlungseingänge (Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten) und nicht die Beträge in Ihren Ausgangsrechnungen.

46 Finanzbuchhaltung Die Umsatzgrenze für die Ist-Versteuerung liegt z. Zt. (01/2012) bei 500.000 EUR. Dies gilt für Unternehmen in den alten und neuen Bundesländern. Bitte achten Sie hierzu auf aktuelle Pressemitteilungen. Ob Sie eine Bilanz oder eine Gewinn- und Verlustrechnung als Abschlussart benötigen, entscheidet sich nach der Art Ihres Unternehmens. Kapitalgesellschaften (GmbH, AG ) müssen immer mit einer Bilanz abschließen. Als Freiberufler oder Minderkaufmann genügt auch eine Gewinn- und Verlustrechnung. Sprechen Sie auch hier mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Finanzamt. Ähnliches gilt für die Zeiträume, in denen Sie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt abgeben müssen. Der USt-VA-Zeitraum bestimmt sich nach der Vorjahressteuerschuld und ist grundsätzlich quartalsweise. Abweichend hiervon ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abzugeben, wenn die gesamte Umsatzsteuer (Zahllast) im vergangenen Kalenderjahr mehr als 6.136 EUR betragen hat. Liegt die Zahllast des Vorjahres unter 512 EUR, ist keine Voranmeldung nötig. Wichtig: In den ersten zwei Jahren nach der Unternehmensgründung ist die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung zwingend. Die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung pro Quartal wird jedoch von den zuständigen Finanzämtern im Regelfall bei dementsprechenden Umsätzen akzeptiert. Sprechen Sie auch hier mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Finanzamt. Im letzten Eingabefeld Währung muss ab 01.01.2002 Euro ausgewählt und eingetragen sein.

Finanzbuchhaltung 47 Wichtig: Es sind nur die Menüpunkte aufgeführt, die für die Finanzbuchhaltung wichtig sind. Daher ist z.b. in den Stammdaten der Bereich Vertreter nicht erklärt. Er ist nur für das Modul Warenwirtschaft wichtig. Wählen Sie dann Auswertungen aus: Sie erhalten diese Eingabemaske: Wie schon im Sachkontenstamm sind hier die drei Auswertungen der Finanzbuchhaltung angezeigt: Bilanz G+V ( Gewinn- und Verlustrechnung ) Einnahme- / Überschussrechnung Jede dieser Auswertungen kann beliebig viele Unterpunkte ( Ebenen oder Unterordner ) enthalten, wie die Abbildung unten zeigt.

48 Finanzbuchhaltung Auf jeder untersten Ebene im obigen Beispiel auf Ebene 6 sind dann die relevanten Sachkonten eingefügt. Unterpunkte, die weitere Unterpunkte und Ebenen enthalten, erkennen Sie an einem ; Unterpunkte und Ebenen, die nur noch einzelnen Konten enthalten, an einem. Sachkonten selbst sind mit einem gekennzeichnet. Klicken Sie mit der Maus auf ein, werden die zugehörigen Unterpunkte angezeigt. Klicken Sie auf ein, verschwinden diese aus der Anzeige. In dieser Anzeige sind folgende Eingaben möglich: Wichtig: Sie können jeder Ebene und jedem Unterpunkt einen beliebigen Namen geben. Die Bezeichnung einzelner Konten und der drei Auswertungen lässt sich jedoch nicht ändern. Um den Namen einer Ebene zu ändern, wählen Sie diese Ebene aus, tragen im Feld Text die gewünschte Bezeichnung ein und klicken auf [Übernehmen].

Finanzbuchhaltung 49 In diesem Beispiel könnten Sie die Bezeichnung der Ebene Umlaufvermögen ändern. Auf der untersten Ebene können Sie die Reihenfolge der jeweils enthaltenen Konten beliebig ändern. Klicken Sie dazu ein Konto mit der Maus an und ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle. Sie können Konten auf diese Weise jedoch nicht in einen anderen Unterpunkt verschieben. - Sie können auf jeder Ebene weitere Unterpunkte einfügen. Klicken Sie dazu die übergeordnete Ebene und anschließend [Einfügen] an: In diesem Beispiel wurde ein weiterer Unterpunkt zum Anlagevermögen eingefügt. Als Bezeichnung wird automatisch Neu vorgeschlagen. Sie sollten diesen Vorschlag ändern und mit [Übernehmen] speichern. Auf diese Weise ändern Sie auch die Reihenfolge der Positio-

50 Finanzbuchhaltung nen: Fügen Sie diese an der gewünschten Stelle ein und löschen Sie die anschließend am alten Platz. Sie können einzelne Konten oder ganze Unterpunkte mit Löschen aus der jeweiligen Auswertung entfernen. Achtung: Die Löschung erfolgt sofort und ohne erneute Nach-frage! Die gelöschten Konten und Unterpunkte müssen ggf. komplett neu eingegeben werden. Drucken Sie daher vor jeder Löschung die aktuellen Auswertungen als Vorlage und zur Sicherheit aus. Hat eine Ebene keine weiteren Unterebenen mehr, können Sie dort Sachkonten einfügen. Ein Mausklick auf die Schaltfläche [Konten] öffnet das Such- und Auswahlfenster des Sachkontenstamms. Dort können Sie das Konto, das Sie in die Auswertung aufnehmen wollen, mit einem Doppelklick auswählen:

Finanzbuchhaltung 51 In diesem Beispiel fügen Sie innerhalb der Bilanzauswertung den Anteilen an verbundenen Unternehmen ein zweites Sachkonto hinzu. Hinweis: Nach jeder Änderung sollten Sie zuerst auf die Schaltfläche [Sachkonten aktualisieren] klicken und anschließend mit der Schaltfläche [Kontrolle] prüfen, ob die im Sachkontenstamm eingetragenen Merkmale der Konten zu der Position passen, an der sie in den Auswertungen eingefügt sind. Sie können die aktuellen Zuordnungen nach vier Verfahren prüfen:

52 Finanzbuchhaltung - Auf Kontenart prüft, ob die aktuell in den Auswertungen enthaltenen Konten zur jeweiligen Auswertung passen und am richtigen Ort eingefügt sind. Grundlage sind die Angaben zur Kontenart im Sachkontenstamm. Diese Prüfung erstreckt sich ausschließlich auf die Sachkonten, die aktuell in den Auswertungen enthalten sind. - Auf Bilanz prüft, ob alle Sachkonten, die im Sachkontenstamm mit der Kontenart Aktiva, Geldkonto oder Passiva gekennzeichnet sind, auch in der Auswertung Bilanz enthalten sind. Grundlage der Prüfung sind alle Sachkonten, die im Sachkontenstamm eingetragen sind. - Auf G+V prüft, ob alle Sachkonten, die im Sachkontenstamm mit der Kontenart Erlöskonto, Kosten oder Einkaufskonto gekennzeichnet sind, auch in der Auswertung G+V enthalten sind. Grundlage der Prüfung sind alle Sachkonten, die im Sachkontenstamm eingetragen sind. Auf Einnahme (Überschuss) prüft, ob alle Sachkonten, die im Sachkontenstamm mit der Kontenart Erlöskonto, Einkaufskonto, Kosten oder Neutral gekennzeichnet sind, auch in der Auswertung Einnahme- / Überschussrechnung enthalten sind. Grundlage der Prüfung sind alle Sachkonten, die im Sachkontenstamm eingetragen sind. -

Finanzbuchhaltung 53 Stößt eine dieser Prüfungen auf Fehler, erscheint ein entsprechender Hinweis: nicht verwendet : Auf Grund seiner Kontoart müsste dieses Sachkonto in der geprüften Auswertung enthalten sein. falscher Mehrfachverweis : Ein Sachkonto ist in den vorhandenen Auswertungen an mehreren Stellen enthalten. Die Positionen sind jeweils angegeben. [Sachkonten aktualisieren] speichert Ihre Änderungen in den einzelnen Auswertungen. Sollten Sie Änderungen bei einzelnen Sachkonten im Sachkontenstamm in den Stammdaten vorgenommen haben oder neue Sachkonten in den Stammdaten angelegt und einer dieser Auswertungen zugeordnet haben, werden diese erst nach Betätigung dieses Feldes in der Finanzbuchhaltung aktualisiert. Haben Sie alle Sachkonten wie gewünscht zugeordnet, schließen Sie die Bildschirmmaske und wechseln Sie wieder zu den Stammdaten.

54 Stammdaten 5 Stammdaten Wechseln Sie nun in den Bereich Stammdaten der Finanzbuchhaltung: Die Stammdaten umfassen alle Angaben zu Ihren Kunden und Lieferanten. Kunden sind in der Buchhaltung Debitoren, Lieferanten sind Kreditoren. Jeder Kunde besitzt ein Konto, das mit seiner Debitorennummer gekennzeichnet ist. Das Gleiche gilt für Ihre Lieferanten: Auch hier ist jeder mit einem eigenen Konto unter seiner Kreditorennummer in der Finanzbuchhaltung gespeichert. Neben den Angaben zu Debitoren und Kreditoren sind alle Sachkonten und Kostenstellen der Finanzbuchhaltung hier festgelegt. Wie sich die Umsatzsteuer berechnet, auf welchen Konten sie verbucht wird und welche Bankverbindungen Sie nutzen wird ebenso, wie die grundlegenden Angaben zur Buchhaltung, wie etwa zum Geschäftsjahr, zu den Nummernkreisen und zu den Währungen hier eingetragen.

Stammdaten 55 5.1 Kunden Die Einträge für jeden Kunden ( Debitor ) umfassen alle Adress- und Kommunikationsangaben, seine Skontokonditionen und das Sachkonto, auf das seine Offenen Posten bei Ihnen ( Forderungen ) gebucht werden. Nehmen Kunden am Bankeinzug und/oder Lastschriftverfahren teil, sind hier die jeweiligen Bankverbindungen hinterlegt. Für einen Kunden lassen sich die Telekommunikationsangaben mehrerer Ansprechpartner eintragen. Kunden anlegen Tragen Sie nun die Angaben zu Ihren Kunden ein, für die Sie Buchungen erfassen wollen. Beginnen Sie dazu mit den Adressdaten: Als Kundennummer ( Kunden-Nr. ) schlägt die Finanzbuchhaltung die jeweils nächste freie Nummer vor. Diese Kundennummer entspricht innerhalb der Buchhaltung gleichzeitig auch der Debitorennummer und damit der Kontonummer dieses Kunden.

56 Stammdaten Für jeden Kunden gibt es daher nur eine Nummer. Hinweis: Die automatische Erhöhung der Kundennummer richtet sich nach den Eintragungen bei den Kontenbereichen ( Erste Nummer, Lauf-Nummer ). Wenn Sie einen neuen Kunden eintragen, können Sie die vorgeschlagene Nummer übernehmen oder eine Zahl Ihrer Wahl eintragen. Wollen Sie die Angaben zu einem bestehenden Kunden ändern, suchen und finden Sie seine Nummer mit [F2] im Eingabefeld oder mit einem Mausklick auf [Kunden-Nr]. Als Suchnamen wählen Sie einen Text, der diesen Kunden für Sie möglichst gut beschreibt. Sie können Kunden über ihre Suchnamen überall im Programm suchen und finden. Auswertungen können Sie auf Wunsch sortiert nach den Suchnamen der enthaltenen Kunden erstellen. Darüber hinaus hat der Suchname keine Bedeutung. Wichtig sind jedoch exakte Angaben in den Feldern von Titel bis Ort. Ihre hier eingetragenen Angaben erscheinen auf allen Schreiben und Dokumenten an diesen Kunden, z.b. bei Mahnungen. Wichtig: Ihre Eintragungen in den Feldern Postfach und Postfach PLZ am Ende des Adressblocks werden bei Mahnungen und im Modul Auftragsbearbeitung ausgewertet. Sie können auch individuelle Listen und/oder Auswertungen erstellen, in denen die Postfachangaben vorkommen. Im Feld Anrede setzen Sie den Teil der Anrede ein, der sich je nach Anredeformulierung für jede Adresse ändert. Vermeiden Sie nach Möglichkeit in den Feldern Name 1 und Name 2 die Benutzung des Apostroph-Zeichens ( )

Stammdaten 57 da es hier, insbesondere beim DATEV-Stammdatenexport, zu Problemen kommen kann. Dieses Zeichen wird innerhalb der Datenbank als Feldtrenner benutzt. Die Angabe Kunde seit dient nur zu Ihrer Information. Sie wird vom Programm nicht ausgewertet, kann aber in Listen und Auswertungen ausgedruckt werden oder dort als Sortieroder Auswahlmerkmal dienen. Wie bei allen Datumsfeldern in der Standard Line brauchen Sie die Datumsangaben nicht einzeln eingeben. Ein Klick mit der linken Maustaste auf zeigt die Kalenderfunktion der Standard Line an: Indem Sie mit den Maustasten auf die Schaltflächen y und z klicken, wählen Sie den Monat, mit einem Klick auf das Datum den Tag. Soweit der Kunde seinen Geschäftssitz im EU-Ausland hat, ist die Eingabe seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ( IDNummer ) wichtig. Diese Nummer beginnt immer mit dem Länderkennzeichen, das aus zwei Buchstaben besteht. Die hier eingetragene Nummer bestimmt die Steuerberechnung für diesen Kunden und veranlasst, dass seine Umsätze in die vierteljährliche Zusammenfassende Meldung der EU-Umsätze einfließen.

58 Stammdaten Wichtig: Rechungsausgänge (und damit Lieferungen) an EU-Auslandskunden mit ID-Nummer sind steuerfrei. Lieferungen an EU-Auslandskunden ohne ID-Nummer erfolgen zum entsprechenden deutschen Steuersatz. Sobald die Summe aller Lieferungen an alle Kunden ohne ID-Nummer im jeweiligen EULand im laufenden Geschäftsjahr ( Lieferschwelle ) überschritten wird, müssen im Folgejahr alle Lieferungen an Kunden ohne ID-Nummer im jeweiligen Land mit dem Steuersatz (normal oder ermäßigt) dieses EU-Landes versteuert werden. Sprechen Sie ggf. mit Ihrem Steuerberater und/oder informieren Sie sich beim Finanzamt über die aktuellen Lieferschwellen. Mit den beiden Feldern BEZ-Variante und Mahnung legen Sie fest, ob der Kunde einem Bankeinzug für seine Offenen Posten zugestimmt hat und ob das automatische Mahnwesen seine fälligen Offenen Posten erfasst. Hinweis: Wenn Mahnung nicht angewählt ist, sind für diesen Kunden keine Mahnungen mit dem Zusatzmodul Mahnungen der Standard Line möglich. Die restlichen Eingabefelder auf der rechten Seite der Adressdaten ( Vertreter bis Zusatzinfo ) sind entweder nur für die Module Warenwirtschaft und Auftragsbearbeitung wichtig ( Vertreter, Tour, Lager ) oder sind nur zusätzliche Kennzeichen und Merkmale für Auswertungen und Listen. Die Feldern KZ3 bis KZ5 sind variable Felder und können z.b. für die Eingabe des Geburtsdatums oder ähnlicher Angaben genutzt werden. Wählen Sie in diesen Feldern einen bereits angelegten Text aus. Um Texte erstmals anzulegen oder zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf. Sie können dann

Stammdaten - 59 die Bezeichnung dieses Eingabefeldes ändern ( Umbenennen ), neue Einträge hinzufügen oder bestehende ändern ( Einträge pflegen ) oder das Feld ohne Eintrag lassen ( Leer ). Wählen Sie Einträge pflegen, erscheint eine Eingabemaske ähnlich wie bei der Eingabe der Währungen. Sie haben die gleichen Möglichkeiten wie dort beschrieben. Im Bereich Kunden, Preis- / Skonto-Daten Sind für die Buchhaltung ein evtl. abweichendes Sammelkonto Forderungen und die Angaben zur Skontierung wichtig.

60 Stammdaten Bei Skonto tragen Sie den Prozentsatz (mit zwei Nachkommastellen) ein, den Sie bei Zahlung innerhalb der SkontoTage gewähren. Die Frist für Zahlung rein netto tragen Sie bei Netto-Tage ein. Nimmt der Kunde am automatischen Mahnwesen teil (s. o., Feld Mahnung ), werden Offene Posten angemahnt, die nach dieser Frist nicht ausgeglichen sind. Sie können diese Angaben jedoch bei jeder Buchung nochmals ändern. Forderungen, die der Kunde durch Bankeinzug ausgleicht, werden zum Skontotermin fällig. Die Angabe eines abweichenden Sammelkontos für die Forderungen an diesen Kunden ist nicht zwingend. Tragen Sie hier nichts ein, gehen die Forderungsbeträge auf das allgemeine Sammelkonto, das Sie in den Systemparametern bei den Kontenbereichen der Sachkonten eingetragen haben. Sie können einzelnen Kunden oder Kundengruppen jedoch auch ein eigenes Forderungs-Sammelkonto zuweisen. Dieses muss zuvor als Sachkonto eingetragen sein und kann dann mit einem Klick auf die Schaltfläche Konto oder mit [F2] im Eingabefeld gesucht werden. Hinweis: Nutzen Sie für Kundengruppen jeweils eigene ForderungsSammelkonten, haben Sie damit einen genaueren Überblick über die Zusammensetzung Ihrer Forderungen. Ähnliche Auswertungen ermöglichen auch die Kostenartengruppen. Sie fassen einzelne Kostenarten und damit zusammenhängende Erlöskonten zusammen. Die Buchungen auf das allgemeine oder das hier eingetragene Sammelkonto erfolgen automatisch Sie brauchen in der Buchungserfassung hierfür nichts einzugeben oder zu beachten. Nimmt dieser Kunde am Lastschriftverfahren teil, müssen Sie seine Bankverbindung im Bereich Bank eintragen:

Stammdaten 61 Tragen Sie bei Bankkonto-Nr. die Nummer des Kontos und bei Bank-BLZ die Bankleitzahl ein. Sie können die Bank und ihre Bankleitzahl (BLZ) auch mit [F2] und [EINGABE] oder mit einem Klick auf die Schaltfläche suchen und finden. Hinweis: Alle Bankenstammdaten werden von uns regelmäßig aktualisiert. Das Feld Notiz in den Bankenstammdaten dient nur zur Information und wird vom Programm nicht ausgewertet.

62 Stammdaten Sie können beliebig viele Bankverbindungen im Kundenstamm eintragen und ändern. Speichern Sie Ihre Eingaben mit [Speichern]. Damit haben Sie alle Angaben zu einem Kunden erfasst, die für die Arbeit mit der Buchhaltung nötig sind. Darüber hinaus speichern zwei Bereiche allgemeine Angaben: 1. Telefon/Fax und 2. Info/Termine Telefon/Fax ermöglicht, die Telekommunikationsangaben für beliebig viele Ansprechpartner (Filialen, Abteilungen etc.) eines Kunden zu hinterlegen:

Stammdaten 63 Nummer ist die jeweilige Telefon-, Fax- oder Handynummer, die email- oder Internetadresse o. ä., Name der Name der Kontaktperson, der Abteilung oder Filiale o. ä. und bei Komm.Art ( Kommunikationsart ) vermerken Sie die Art der Verbindung o. ä. Alle Angaben sind nur zu Ihrer Information die Finanzbuchhaltung wertet sie nicht aus. Info/Termine speichert beliebige Notizen zu diesem Kunden. Sie können hier z.b. Telefonate kurz protokollieren, Hinweise auf vereinbarte Termine eintragen und Gesprächsergebnisse festhalten:

64 Stammdaten Alle Angaben dienen nur zu Ihrer Information die Buchhaltung wertet sie nicht aus. In den Feldern Eintragsart und Benutzer wählen Sie einen der vorhandenen Einträge aus (mit der linken Maustaste) oder legen neue Einträge an (mit der rechten Maustaste). In beiden Feldern müssen Sie eine Auswahl treffen, sonst kann ein Text nicht gespeichert werden. Als Eintrags-Datum schlägt das Programm das aktuelle Datum vor. Sie können es unverändert lassen oder mit einem Klick auf den Kalender aufrufen und ein anderes Datum auswählen. Bei der Uhrzeit ist die aktuelle Zeit eingetragen. Wollen Sie diese ändern, klicken Sie zuerst mit der Maus auf die angezeigten Stunden, Minuten oder Sekunden. Anschließend können Sie die gewünschte Zahl sowohl direkt mit der Tastatur eingeben als auch durch Klicken auf die Schaltflächen Y Z verstellen. Kurztext und Langtext nehmen Ihre Notizen auf. Der Eintrag bei Kurztext wird für diesen Kunden künftig mit Datum, Infoart und Benutzer angezeigt.

Stammdaten 65 Haben Sie Texte, die Sie immer wieder benötigen, können Sie diese in Dateien abspeichern. Jeder Text benötigt dazu eine eigene Datei. Diese Dateien müssen im RTF-Format gespeichert werden. Dies geht z.b. mit Microsoft Word, wenn Sie bei Speichern unter als Dateityp Rich Text Format (*.RTF) auswählen. Sie können diese Dateien in beliebigen Verzeichnissen speichern. Die Standard Line sucht zuerst im Verzeichnis DATA und dort im Verzeichnis des aktuellen Mandanten (z. B. 999). Sie können jedoch nach einem Klick auf Langtext jedes Verzeichnis anwählen: Der Inhalt der ausgewählten RTF-Datei wird unverändert als Langtext übernommen. In umfangreichen Langtexten ist es hilfreich, nach Zeichenfolgen (Wörter, Zahlen etc.) suchen zu können. Tragen Sie den gewünschten Suchbegriff im Eingabefeld unterhalb der Schaltfläche Suchen in Langtext ein. Sofern er sich in dem aktuell ausgewählten Langtext befindet, wird er dort angezeigt.

66 Stammdaten Die restlichen Bereiche der Kundenstammdaten - Preis/Skonto-Daten Konditionen Versandanschriften sind nur für die Module Warenwirtschaft und Auftragsbearbeitung wichtig. speichern Sie Ihre Eingaben und schließen Sie den Kundenstamm.

Stammdaten 67 5.2 Lieferanten Ähnlich wie bei den Kunden sind auch für jeden Lieferanten ( Kreditor ) die Adress- und Telekommunikationsangaben vermerkt für beliebig viele Ansprechpartner bei Bedarf unterschiedliche Telefon- oder Faxnummern. Auch hier gibt es Skontofristen und konditionen sowie die Möglichkeit, für einzelne Lieferanten abweichende Sammelkonten für deren Offene Posten ( Verbindlichkeiten ) einzutragen. Die Offenen Posten von Lieferanten, für die hier kein Sammelkonto eingetragen ist, führt das Programm auf allgemeinen Sammelkonten, die nicht Lieferantenspezifisch sind. Sollen Verbindlichkeiten einzelner Lieferanten auf davon abweichenden Sammelkonten geführt werden, muss das jeweilige gewünschte Konto hier für jeden betroffenen Lieferanten eingetragen werden. Lieferanten anlegen Sehr viele Angaben für einen Kreditor entsprechen denen bei einem Debitor:

68 Stammdaten Vermeiden Sie bitte nach Möglichkeit auch hier in den Feldern Name 1 und Name 2 die Benutzung des Apostroph-Zeichens ( ) da es hier, insbesondere beim DATEV-Stammdatenexport, zu Problemen kommen kann. Dieses Zeichen wird innerhalb der Datenbank als Feldtrenner benutzt. Lediglich das Feld Eigene Kunden-Nr. gibt es nur bei Lieferanten: Eigene Kunden-Nr. Ein hier eingetragener Text (nicht notwendig eine Nummer oder Zahl) erscheint innerhalb des Zusatzmoduls Zahlungen im Feld Text-1 als Erläuterung für den Zahlungsempfänger. Haben Sie bei einem Lieferanten eine Kundennummer, ist es sinnvoll, diese hier einzutragen. Die Angaben zum Bankeinzug wirken sich ähnlich wie bei Kunden aus: Bankeinzug Erteilen Sie Lieferanten eine Einzugsermächtigung, klicken Sie bitte dieses Feld an. Die Eingaben in den Bereichen Telefon/Fax, Info/Termine und Bank entsprechen vollständig dem Kundenstamm. Bei Preis/Skonto-Daten liegt der einzige Unterschied darin, dass sich die Angaben auf die Ihnen von diesem Lieferanten eingeräumten Zahlungskonditionen beziehen. Konditionen ist nur zusammen mit der Warenwirtschaft von Bedeutung. Speichern Sie evtl. Eingaben ab und schließen Sie die Bildschirmmaske des Lieferantenstamm. Sie haben damit alle Grundlagen geschaffen, um die tägliche Arbeit mit der Finanzbuchhaltung zu beginnen. Die Bereiche Vertreter, Artikel, Personal und Maschine sind ausschließlich für andere Module der Standard Line wichtig.

Stammdaten 69 Wichtig: Überlegen Sie sich noch, ob Sie die angelegten Sachkonten, Debitoren und Kreditoren ausdrucken wollen. Trotz der Suchmöglichkeiten im Programm ist es gerade während der Einarbeitung oft gut, seine Konten schwarz auf weiß nachschlagen zu können.

70 Stammdaten 5.3 Sachkonten Jedes Sachkonto ist über seine Nummer und Bezeichnung eindeutig gekennzeichnet. Darüber hinaus müssen Sie für jedes Sachkonto entscheiden, ob und ggf. in welcher Zeile es in die Umsatzsteuervoranmeldung eingeht, welcher Kontoart es zugehört, ob und ggf. welcher Steuersatz ihm zugeordnet ist und ob es in die Kostenauswertung (Kostenstellen und Kostenarten) eingeht. Für Auswertungen und Listen legen Sie schließlich fest, an welcher Stelle ein Konto in der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und/oder der Einnahme-/Überschussrechnung erscheint. Für Konten, die hier mit Verdichtung gekennzeichnet sind, werden in der Bildschirmauskunft die monatlichen Salden kumuliert ausgewiesen. Nach der Installation der Finanzbuchhaltung sind die Konten des SKR 03 und des SKR 04 ( Standardkontenrahmen nach DATEV) bereits installiert. Einrichten der Sachkonten Die Sachkonten und der Sachkontenrahmen, der alle Sachkonten in einer bestimmten Ordnung und Nummerierung umfasst, ist das Herzstück Ihrer Buchhaltung. Beide installierten Kontenrahmen lehnen sich an die Vorgaben der DATEV an. Sie müssen daher Ihren Kontenrahmen nicht komplett neu erfassen, sondern nur evtl. individuelle, unternehmensspezifische Konten hinzufügen. Die Bildschirmmaske Sachkonten ist wie folgt aufgebaut:

Stammdaten 71 Wollen Sie ein neues Sachkonto anlegen, tragen Sie seine Nummer und seine Merkmale in die leere Bildschirmmaske ein. Wollen Sie die Merkmale eines vorhandenen Kontos ändern, finden Sie seine Nummer mit [F2] im Eingabefeld Sachkonto-Nr. oder mit einem Mausklick auf diese Schaltfläche. Achtung: In beiden Fällen ist es sinnvoll, sich die vorhandenen Sachkonten auszudrucken. Wählen Sie dazu während die Bildschirmmaske Sachkonten angezeigt ist im Menü Stammdaten Listen aus:

72 Stammdaten Drucken Sie sich dann die Sachkontenliste komplett aus. Es sind dazu keine Eingaben außer einem Klick auf [Drucken] nötig. Anhand des Ausdrucks können Sie leicht erkennen, welche Nummern die gesuchten Sachkonten haben und wo Sie neue Sachkonten in die bestehende Ordnung des Kontenrahmens einfügen sollten. Im einzelnen sind folgende Kennzeichen für jedes Sachkonto möglich: Sachkonto-Nr.: Unter der hier eingetragenen Kontonummer wird das Sachkonto geführt. Es sind nur Kontonummern innerhalb des Nummernkreises möglich, den Sie in den Systemgrundlagen festgelegt haben. Suchname: Über diesen Text suchen und finden Sie das Konto. Dies gelingt am besten, wenn Sie einen Text eintragen, der das Konto inhaltlich beschreibt. Bezeichnung: Die Bezeichnung beschreibt das Konto. Sie erscheint in Listen und Auswertungen.

Stammdaten 73 Ust-VA-Zeile: Soll der Saldo dieses Sachkontos in die Umsatzsteuer-Voranmeldung eingehen, muss hier die entsprechende Zeile aus dem amtlichen Formular ausgewählt werden. Diese Angabe ist bei Erlöskonten zwingend, um eine zutreffende Umsatzsteuer-Voranmeldung zu erhalten. Bei Aufwands- und Einkaufskonten darf dagegen hier nichts eingetragen sein. In diesem Bereich werden nur die Vorsteuer-Sammelkonten mit der Angabe der jeweiligen Zeile im Umsatzsteuer-Voranmeldungsformular versehen. Konto-Art: Jedes Sachkonto muss einer der möglichen Kontoarten zugeordnet sein. Stimmt diese Zuordnung nicht, weisen die betriebswirtschaftlichen und bilanziellen Auswertungen sowie der Jahresabschluss falsche Werte aus. Erlöskonten nehmen Erlöse aus eigenen Lieferungen und Leistungen auf. Geldkonten sind Konten bei Sparkassen und Banken (Vermögens-, Kassen- und Finanzkonten). Einkaufskonten umfassen alle Konten für den Wareneinkauf. Kostenkonten nehmen innerbetriebliche Kosten wie Gehälter, Mieten, Instandhaltung und Büromaterial auf. Aktiva sind Bilanzkonten, die der Aktiv-Seite (Anlage- oder Umlaufvermögen) der Bilanz zugeordnet werden müssen. Passiva sind Bilanzkonten, die der Passiv-Seite (Eigen- oder Fremdkapital) der Bilanz zugeordnet werden müssen.

74 Stammdaten Neutrale Konten umfassen Einnahmen und Ausgaben, die nicht direkt mit der Geschäftstätigkeit zusammenhängen (außerordentliche Erträge und Verluste, Kosten der Vermögensverwaltung, Zinserlöse etc.). Vortragskonten nehmen den Saldovortrag bei der Eröffnung der Buchhaltung und bei der Erstellung der Eröffnungsbilanz auf. Steuer-Kz.: Ein Steuerkennzeichen wird in der Regel nur für Erlös- und Einkaufskonten eingetragen. Aus dem eingetragenen Kennzeichen und dem bei den Sonstigen Stammdaten zugeordneten Prozentsatz ergibt sich der Steuerbetrag, der bei jeder Buchung mit diesem Steuerkennzeichen auf das jeweils hinterlegte Steuerkonto gebucht wird. Der Vorschlag lässt sich bei jeder Buchung auf ein anderes Steuer-Kennzeichen ändern. Verdichtung: Mit einem Häkchen in diesem Feld erreichen Sie, dass Buchungen auf diesem Konto in den Kontoauszügen pro Monat als eine kumulierte Position ausgewiesen werden. Kostenaufteilung: Erfassen Sie eine Buchung auf ein Konto, das hier mit einem Häkchen gekennzeichnet ist, wird während der Buchung eine Verteilung des Buchungsbetrags auf Kostenstellen und Kostenträger notwendig. Kostenstellen: Ist hier eine Kostenstelle eingetragen, verbucht das Programm automatisch alle Beträge auch auf die Kostenstelle. Sie können unter den angelegten Kostenstellen mit [F2] und mit Klick auf die Schaltfläche suchen.

Stammdaten 75 Im Bereich Auswertungszuordnungen legen Sie für bis zu drei Auswertungen innerhalb der Finanzposition die Position fest, auf der dieses Konto erscheint. Die Eingaben sind für alle drei Auswertungen gleich. Haben Sie ein Konto ausgewählt, können Sie dieses mit der Schaltfläche Zuordnung auswählen in die vorhandenen Auswertungen einfügen. Bereits während der Anlage des Mandanten sind die einzelnen Sachkonten den drei Auswertungen vollständig zugeordnet worden: Ähnlich wie mit dem Windows-Explorer können Sie den Aufbau jeder Auswertung schrittweise detaillierter darstellen:

76 Stammdaten Sobald Sie die Position in einer Auswertung gefunden haben, an der das ausgewählte Sachkonto künftig erscheinen soll, klicken Sie [Konto einfügen] an. Sobald Sie Konten hinzugefügt haben, sollten Sie Ihre Auswertungen vom Programm prüfen lassen. Wollen Sie das aktuell in der Bildschirmmaske Sachkonten angezeigte Konto aus einer Auswertung löschen, wählen Sie die Schaltfläche Zuordnung löschen. Achtung: Löschungen erfolgen sofort und können nur rückgängig gemacht werden, indem das Konto wieder neu eingefügt wird. Bevor Konten gelöscht werden, sollten Sie sich die jeweilige Auswertung in unveränderter Form und Zusammensetzung ausdrucken und als Vorlage für künftige Korrekturen aufbewahren. Speichern Sie in jedem Fall spätestens jetzt Ihre Änderungen und Eingaben zum letzten bearbeiteten Sachkonto. Neben diesen Möglichkeiten, Sachkonten in die Auswertung einzufügen oder Sachkonten dort zu löschen, können Sie in der Finanzbuchhaltung im Bereich Mandant Daten und Auswertungen Auswertungen die angelegten Auswertungen weitergehend bearbeiten und vor allem auch prüfen (vgl. nächstes Kapitel). Nutzen Sie vor allem die Prüfung, wenn Sie etwas an den Auswertungen geändert haben. Haben Sie nichts geändert, können Sie das folgende Kapitel überschlagen. Das Menü Datensatz stellt Ihnen noch weitere Funktionen bereit:

Stammdaten 77 Neu: Speichern unter: Erfassung eines neuen Kontos. Speichern einer Kopie des angezeigten Kontos mit einer neuen Nummer. Löschen: Entfernen des angezeigten Kontos, soweit es nicht bebucht ist. Speichern: Speichern eines neu angelegten Kontos. Erster und Letzter: Anzeige des ersten und letzten vorhanden Sachkontos ( Datensatzes ). Zurück und vor: Anzeige des jeweils vorangehenden und folgenden Sachkontos. Suchen: Suchen und Finden eines Kontos innerhalb der vorhandenen Sachkonten. Diese Funktionen sind in allen Stammdatenbereichen vorhanden. Hinweis: Speichern unter eröffnet eine zeitsparende Möglichkeit, neue Konten auf der Grundlage vorhandener Konten anzulegen. Sie müssen bei dem neuen Konto dann nicht alle Merkmale komplett neu eingeben. Sie können sich auf die Abweichungen vom Originalkonto beschränken.

78 Stammdaten 5.4 Anleitung zur Neuregelung des 13 b UStG Um die Umsätze mit Umkehr der Steuerschuldnerschaft ab 01.04.2004 korrekt zu behandeln, empfehlen wir folgende Vorgehensweise: Bitte führen Sie zur Sicherheit vorher eine Mandantensicherung durch! Seit der Version 5.49 wird bei neuen Mandanten das Preiskennzeichen automatisch angelegt. Stammdaten Um Geschäftsvorfälle nach 13b UStG korrekt zu verbuchen ist die Neuanlage verschiedener Sachkonten und Steuerkennzeichen notwendig. Im Programm Standard Line ab Version 05.43 sind die hierfür erforderlichen Sachkonten vorinstalliert. Bitte überprüfen Sie daher, welche der nachfolgenden Sachkonten in ihrer Standard Line Version fehlen, damit Sie diese wie in den nächsten Schritten beschrieben, neu anlegen können. 5.4.1 Neuanlage Sachkonten 1. Erlöskonto nach 13b (s. Abb.) Kontonummer Kontenrahmen SKR 03 = 8337 Kontonummer Kontenrahmen SKR 04 = 4337 Die Dateneingabe muss hierbei genau der Abb. unten entsprechen. Die Auswertungszuordnungen (Zuordnung 1, Zuordnung 2) können erst nach dem Abspeichern der Vordaten eingegeben werden. Ansonsten wird die Speicherung verweigert.

Stammdaten 2. Skonto Konto Erlöse Kontonummer Kontenrahmen SKR 03 = 8739 Kontonummer Kontenrahmen SKR 04 = 4739 Dateneingabe lt. Abb. Unten 79

80 Stammdaten 3. Wareneingangskonto Kontonummer für Kontenrahmen SKR03 = 3120 Kontonummer für Kontenrahmen SKR 04 = 5920 Dateneingabe lt. Abb. unten Wichtig: Geben Sie bei dem Wareneingangskonto in der Datenzeile USt-VA-Zeile unbedingt Zeile 84 an, ansonsten erscheinen diese Leistungen nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung! 4. Skonto Wareneingang Kontonummer für Kontenrahmen SKR 03 = 3739 Kontonummer für Kontenrahmen SKR 04 = 5939 Dateneingabe lt. Abb. Unten

Stammdaten 81 5. Vorsteuerkonto Kontonummer für Kontenrahmen SKR 03 = 1579 Kontonummer für Kontenrahmen SKR 04 = 1409 Dateneingabe lt. Abb. unten Beachten Sie bitte, dass Sie im Feld USt-VA-Zeile die Zeile 84 eingeben. Die Vorsteuerbeträge in diesem Feld müssen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung erscheinen.

82 Stammdaten Sollten Sie bei der Auswahl der USt-VA Zeile die Zeile 67 nicht haben, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das Auswahlfeld USt-VA-Zeile, dann öffnet sich ein kleines Fensterchen Einträge pflegen und mit einem Mausklick darauf öffnet sich das Fenster Parameter pflegen (siehe Abb. unten).

Stammdaten 83 Mit der Schaltfläche [Neu] springt der Cursor in das Feld Nummer. Sie geben dort die Nummer 67 ein und schreiben in das Feld Text Zeile 67. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche [Speichern] ist die Zeile 67 eingetragen. 6. Umsatzsteuerkonto Kontonummer für den Kontenrahmen SKR 03 = 1779 Kontonummer für den Kontenrahmen SKR 04 = 3836 Dateneingabe lt. Abb. unten Sollten Sie bei der Auswahl der USt-VA-Zeile die Zeile 85 nicht haben, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das Auswahlfeld USt-VA-Zeile, dann öffnet sich ein kleines Fensterchen Einträge pflegen und mit einem Mausklick darauf öffnet sich das Fenster Parameter pflegen (siehe Abb. unten).

84 Stammdaten Mit der Schaltfläche [Neu] springt der Cursor in das Feld Nummer. Sie geben dort die Nummer 85 ein und schreiben in das Feld Text Zeile 85. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche [Speichern] ist die Zeile 85 eingetragen. Die Auswertungszuordnungen (Zuordnung 1, Zuordnung 2) können erst nach dem Abspeichern der Vordaten eingegeben werden. Ansonsten wird die Speicherung verweigert. Nachdem Sie die Sachkonten angelegt haben, müssen die Steuerkennzeichen überprüft und gegebenenfalls neu angelegt werden. Legen Sie gegebenenfalls aus dem Grund in dem Menü Stammdaten sonstige Stammdaten Steuerkennzeichen ein neues Kennzeichen für diese erhaltenen Leistungen an. 5.4.2 Steuerkennzeichen für Vor- / Umsatzsteuer nach 13b UStG Wichtig: Bitte beachten Sie, dass Sie für dieses Steuerkennzeichen

Stammdaten 85 die Nummer 51 verwenden. Für eine korrekte Verbuchung und Anzeige der fälligen Umsatzsteuer und Vorsteuer ist diese Nummer zwingend vorgeschrieben! Geben Sie dabei wie im Beispiel oben als Steuerart USt und VorSt nach 13b UStG und als Rechenart Netto an. Die darunter angegebenen Sachkonten sind die Konten, die Sie zuvor neu angelegt haben. Achten Sie bitte genau darauf, dass Sie bei den beiden Feldern Steuerkonto immer das korrekte Konto angeben, da diese beim bebuchen des Steuerkennzeichens 51 dann automatisch mit dem jeweiligen Steuerbetrag bebucht werden. Wichtig: Weisen Sie dem Wareneingangskonto und dem Skonto Konto noch nachträglich dieses Steuerkennzeichen 51 zu! Für die nach der neuen gesetzlichen Regelung erzielten Umsätze legen Sie sich dann wie im Beispiel unten einmalig das Steuerkennzeichen 15 an.

86 Stammdaten Das Feld Steuerkonto und Steuersatz muss hier leer bleiben, da die Umsatzsteuer der Leistungsempfänger schuldet und somit bei derartigen Umsätzen auch nicht gebucht werden muss. Wichtig: Weisen Sie dem Erlöskonto und dem Skonto-Konto noch nachträglich dieses Steuerkennzeichen 15 zu! Preiskennzeichen-Preisvariante 1. Im Menü Stammdaten Sonstige Stammdaten Preisvarianten - muss noch ein neues Preiskennzeichen angelegt werden. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die wie im Bild unten gekennzeichnete Zeile Preis-Kz. Standard - Netto - Euro.

Stammdaten 87 2. Dabei öffnet sich ein Fenster mit der Aufschrift Einträge pflegen. Dies klicken Sie an und dann öffnet sich wie im Bild unten, das Fenster Parameter pflegen. 3. Mit einen Mausklick auf die Schaltfläche [Neu] befindet sich der Cursor im Feld Nummer. Sie geben hier eine beliebige Nr. ein und tragen im Feld Text eine beliebige Bezeichnung ein (siehe Beispiel).

88 Stammdaten 4. Mit einen Mausklick auf die Schaltfläche [Speichern] ist das neue Preiskennzeichen gespeichert und mit einem Mausklick auf [OK] angelegt. Wichtig: Erst Schaltfläche [Speichern] dann Schaltfläche [OK] 5. Jetzt muss noch dem neuen Preiskennzeichen der richtige Steuerschlüssel zugeordnet werden. Wählen Sie bitte hier über die Schaltfläche [Steuer-Kz.] die Steuerkennzeichen-Auswahl an, wie im folgenden Screenshot zu sehen:

Stammdaten 89 Übernehmen Sie bitte aus dieser Auswahl-Maske das zuvor neu angelegte Steuerkennzeichen 15. 6. Hiernach muss bei der Preisermittlung noch der korrekte Basis-Preis zugeordnet werden, in diesem Fall StandardNetto-Euro. (siehe nachfolgende Abb.) 7. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche [Speichern] ist das neue Preiskennzeichen im Registerblatt Preisvariante angelegt.

90 Stammdaten Wichtig: Bleiben sie auf dem Registerblatt Preisvariante und wählen Sie wie in der Abb. unten in diesem Registerblatt noch einmal das Preis-Kz. Standard-Netto-Euro an und speichern Sie diese Seite noch einmal entsprechend ab. Dieses ist wichtig, damit die Standardeinstellungen für die Finanzbuchhaltung wiederhergestellt werden. Jetzt sind alle Einstellungen innerhalb der Stammdaten abgeschlossen! Wichtig: Vor Änderung der Preiskennzeichen sollte unbedingt eine Datensicherung durchgeführt werden!

Stammdaten 91 5.5 Sonstige Stammdaten Die Sonstigen Stammdaten haben mit zwei Ausnahmen keinen Einfluss auf die Finanzbuchhaltung. Steuerkennzeichen Die Steuerkennzeichen sind wichtig: Hier legen Sie für jeden Steuersatz den Prozentsatz, die Steuerart (Vorsteuer / Umsatzsteuer) und soweit Sie Daten an die DATEV übergeben den jeweiligen DATEV-Steuerschlüssel fest. Zu jedem Steuersatz gehören noch drei Sachkonten: Das Konto, auf das der jeweilige Steuerbetrag gebucht wird, das Konto auf das gewährte Skonti gebucht werden und das Sachkonto für Erlöse oder Wareneingänge (Kosten) mit diesem Steuersatz. 5.5.1 Steuerkennzeichen festlegen Legen Sie hier für jeden Vorsteuer- und Umsatzsteuer-Prozentsatz ein Steuer-Kennzeichen (Steuer-Schlüssel) und die Grundlagen der Steuerberechnung und buchung fest. Alle in der Regel benötigten Steuer-Prozentsätze sind mit den nötigen Angaben zusammen mit dem Kontenrahmen während der Installation des Programms (beim Anlegen des Mandanten) bereits eingetragen worden. Ein Klick auf [Steuer-Kz.] oder [F2] im Eingabefeld rechts daneben öffnet dieses Such- und Anzeigefenster. Drücken Sie danach [EINGABE] erscheinen alle angelegten Steuersätze:

92 Stammdaten Müssen einzelne Steuersätze geändert werden, wählen Sie diese aus. Übernehmen Sie dann den ausgewählten Steuersatz durch einen Mausklick auf die Schaltfläche mit dem grünen Haken. Sie können danach alle Angaben für den ausgewählten Steuersatz ändern. Wollen Sie einen neuen Steuersatz hinzufügen, tragen Sie bei Suchname und Bezeichnung einen beliebigen Text ein, der diesen Steuersatz gut beschreibt und kennzeichnet. Als Steuerart wählen Sie zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer. Vorsteuer ist richtig, wenn sich der Steuersatz auf Lieferungen und Leistungen bezieht, die Sie von anderen Unternehmen im Inland gegen Rechnung erhalten. Umsatzsteuer ist richtig, wenn es sich um einen Steuersatz für Lieferungen und Leistungen handelt, die Ihr Unternehmen im Inland gegen Entgelt erbringt. Die Rechenart legt fest, ob ein Buchungsbetrag den zugehörigen Steuerbetrag bereits enthält ( Brutto ) oder ob die Steuer noch vom Programm hinzuaddiert werden muss ( Net-

Stammdaten 93 to ). Innerhalb der Finanzbuchhaltung ist in der Regel Brutto die sinnvollere und gebräuchlichere Variante. Sie erfassen dann als Buchungsbetrag immer den Wert der Lieferung / Leistung inklusive des Steuerbetrags. Die Finanzbuchhaltung rechnet dann aus dem prozentualen Steuersatz (s.u.) den Netto-Betrag und den Steuerbetrag und bucht beide Beträge automatisch auf die richtigen Konten (Sachkonto und Steuerkonto). Übergeben Sie Buchungen im DATEV-Format an den Steuerberater oder die DATEV, müssen Sie für jedes Steuerkennzeichen auch ein DATEV-Steuerschlüssel (DATEV-St.Kz.) festlegen. Wählen Sie dazu das passende unter den neun mit angezeigten Möglichkeiten aus. Zu jedem Steuerkennzeichen gehört ein Prozentsatz, mit dem sich der Steuerbetrag aus dem Netto-Betrag errechnet. Diesen Prozentsatz tragen Sie im Feld Steuersatz ein. Wichtig: Geben Sie die Prozentzahl immer mit zwei Nachkommastellen ein und trennen Sie diese mit einem Komma und nicht mit einem Punkt ab z.b. 19,00 und nicht 19.00. Prüfen Sie den angezeigten Wert, nachdem Sie auf [Speichern] geklickt haben! Achtung: Das Programm akzeptiert jeden Prozentsatz, z.b. auch negative Werte und sehr hohe Werte. Prüfen Sie Ihre Angaben hier daher sorgfältig und genau. Bei jeder Buchung mit einem steuerpflichtigen Betrag bucht das Programm automatisch den Steuerbetrag auf ein Steuerkonto und den Betrag der Lieferung / Leistung auf ein Erlösoder Aufwands-Sachkonto. Wird Skonto gewährt oder einbehalten, erfolgt noch eine dritte Buchung automatisch: Auf ein Skonto-Konto. Alle drei Konten müssen für jeden Steuersatz und jedes Steuer-Kennzeichen eingetragen werden. Sie las-

94 Stammdaten sen sich mit einem Klick auf die jeweilige Schaltfläche aus den vorhandenen Sachkonten mit [EINGABE] auswählen. Zu jedem ausgewählten Konto erscheint zur Information die im Sachkontenstamm eingetragene Bezeichnung. Fehlt ein Sachkonto, müssen Sie dies zuerst im Sachkontenstamm anlegen. Wichtig: Um eine möglichst aussagekräftige Buchhaltung zu erhalten, ist es sinnvoll, jedem Steuerkennzeichen drei unterschiedliche Sachkonten zuzuweisen. Speichern Sie Ihre Eingaben und/oder Änderungen ab. Arbeiten Sie außer mit dem Euro auch noch mit anderen Währungen? Erhalten Sie Zahlungen oder Rechnungen in ausländischer Währung? Trifft nichts davon zu, können Sie das nächste Kapitel überspringen und gleich zu den Systemparametern gehen. Schließen Sie zuvor die Sonstigen Stammdaten :

Stammdaten 95 Achtung: Es ist nicht zwingend nötig, die Sonstigen Stammdaten auf diese Weise abzuschließen. Sie können beliebig viele Fenster gleichzeitig offen lassen. Es ist jedoch meist übersichtlicher, länger nicht mehr benötigte Fenster zu schließen. Zudem sind dann sicher alle Eingaben gespeichert. Benötigen Sie jedoch andere Währungen außer dem Euro, wechseln Sie innerhalb der Sonstigen Stammdaten zu Währungen. Währungen Benötigen Sie Fremdwährungen, tragen Sie diese hier mit den Umrechnungsfaktoren zum Euro ein. 5.5.1 Fremd-Währungen eintragen Für jede Währung tragen Sie eine Kurzbezeichnung ( Nummer ), den Namen, ( Text ) sowie den Wechselkurs zum Euro ( Faktor ) und die Einheit der Währung, auf die sich dieser Kurs bezieht, ein:

96 Stammdaten Die Eingabemaske Parameter pflegen erhalten Sie, indem Sie mit der rechten (!) Maustaste auf im Feld Währung klicken und dann Einträge pflegen auswählen. Mit der Schaltfläche [Neu] können Sie neue Währungen erfassen, mit Löschen nicht mehr benötigte Währungen entfernen. Achtung! Löschen Sie keine Währung, in der Sie bereits Buchungen erfasst haben. Löschen Sie in keinem Fall den Euro! Als Nummer und als Text können Sie jede beliebige Zeichenfolge eintragen. Sinnvoll ist jedoch, als Nummer das internationale Währungskürzel und als Text den Namen der jeweiligen Währung einzutragen. Um die Angaben zu speichern und den Kurs einzutragen, müssen Sie zuerst [Speichern] und dann [OK] anklicken: Tragen Sie dann die Einheit ein, auf die sich der folgende Wechselkurs bezieht. In der Regel ist dies 1,00. Nur bei

Stammdaten 97 Währungen, die sehr große Beträge haben (z.b. türkische Lira), sind hier größere Einheiten sinnvoll. Wichtig: Trennen Sie die Nachkommastellen mit einem Komma und nicht mit einem Punkt. Bei Faktor muss außer für den Euro im rechten Eingabefeld immer der festgelegte Wechselkurs des Euro zur Währung stehen egal, welche Fremdwährung Sie gerade eintragen. Beim Euro steht in beiden Feldern 1,0000 : Im linken Feld tragen Sie bei ausländischen Währungen den jeweiligen Wechselkurs zur DM mit fünf Nachkommastellen ein. Beispiel: Türkische Lira: Nummer: TRL, Text: Türkische Lira, Einheit: 100000,00; Faktor: 1,95583 Schweizer Franken: Nummer: CHF; Text: Schweizer Franken; Einheit: 1,00; Faktor: 1,95583 Speichern Sie Ihre Eingaben und schließen Sie die Sonstigen Stammdaten.

98 Stammdaten Kostenstellen (ZP) Die Finanzbuchhaltung verwaltet nicht nur die offenen Posten sowie die Sachkonten, sondern Sie können auch eine Kostenauswertung durchführen. Dabei buchen Sie Ihre Kosten und Aufwendungen nicht nur auf entsprechende Sachkonten. Sie können jede dieser Buchungen auch auf Kostenstellen und Kostenträger buchen und somit verteilen. Man unterscheidet zwischen: Kostenstellen: Betriebsteile oder Filialen Kostenträger: Personen, Produkte, Leistungen und Erzeugnisse des Unternehmens Kostenartengruppen: Zusammenfassungen von Kostenarten,wobei jede Kostenart i. d. r. einem Erlöskonto zugeordnet ist. Wählen Sie sonst in den Stammdaten Kostenstellen an. Sie legen dort jede gewünschte Kostenstelle, jeden Kostenträger und Kostenartengruppen an: Die Kostenstellen und Kostenträger können mit bis zu 9-stelligen Nummern in den Stammdaten angelegt werden. Wichtig: Sollten die Daten im DATEV-Format aus der Standard Line exportiert werden, dürfen Kostenstellen und Kostenträger 8-Stellen nicht überschreiten. Das DATEV-Programm verarbeitet max. 8-stellige Kostenstellen und Kostenträger!

Stammdaten 99 Die Nummer und die Bezeichnung jeder Kostenstelle ist frei wählbar. Mit [F2] oder einem Klick auf die Schaltfläche [Kostenstelle-Nr.] können Sie unter den vorhandenen Kostenstellen suchen und auswählen. Die gleichen Kennzeichen vergeben Sie für die gewünschten Kostenträger und Kostenartengruppen. Sobald Sie eine Buchung auf ein Sachkonto erfassen, das Sie im Sachkontenstamm (s.u.) mit Kostenaufteilung gekennzeichnet haben, erfolgt automatisch eine Anfrage nach den zu bebuchenden Kostenstellen und Kostenträgern. Das Modul Kostenstellen ist eine Erweiterung der Standard Line Finanzbuchhaltung. Ist der nachfolgende Menüpunkt daher bei Ihnen nicht zugänglich, sprechen Sie mit Ihrem Fachhändler. Die Kostenstellen sind nicht von vornherein Bestandteil der Standard Line Finanzbuchhaltung, sondern als eigenständige Erweiterung entwickelt.

100 Stammdaten 5.6 Banken / Finanzamt In diesem Bereich sind alle Banken mit Namen und Bankleitzahl und alle Finanzämter mit Finanzamtsnummer und Anschrift vollständig hinterlegt. Änderungen oder Eingaben sind nur nötig, wenn neue Banken bzw. Finanzämter hinzu kommen oder sich die Angaben zu vorhanden Banken und Finanzämter ändern. 5.7 Systemparameter festlegen Die Systemparameter umfassen vier Unterpunkte: Firmendaten, Kontenbereiche, Kalkulationsparameter und Einstellungen. Im letzten Punkt müssen Sie lediglich prüfen, dass als Basis-Währung Euro eingestellt ist: Die anderen Eingabefelder haben für die Finanzbuchhaltung keine Bedeutung.

Stammdaten 101 In den Firmendaten tragen Sie zum einen den Namen Ihres Unternehmens und seine Anschrift ein: Geben Sie hier die gleichen Daten wie bei der Mandantenbeschreibung ein. Titel und Name1 können Sie auch für einen persönlichen Ansprechpartner im Unternehmen nutzen. Zum anderen sind hier Ihre Hausbanken vermerkt. Zusammen mit den Adressangaben wertet das Zusatzmodul Zahlungen diese Angaben aus. Vermerken Sie für jede Ihrer Banken und Sparkassen die Nummer Ihres Kontos, den Namen des Kreditinstituts ( Bezeichnung ), seine Bankleitzahl, seinen Sitz ( Ort ) und die erste Scheck-Nummer. Erstellen Sie im Modul Zahlungen Verrechnungsschecks, um Ihre Verbindlichkeiten zu begleichen, beginnt die Nummerierung der Schecks mit der hier eingetragenen Zahl. Eine Eingabe ist dann zwingend nötig! Sie können jede angezeigte Bankverbindung ändern, indem Sie mit der Maus auf die entsprechende Zeile doppelt klicken. Wollen Sie eine neue Bankverbindung erfassen, klicken Sie in eine leere Zeile.

102 Stammdaten Es erscheint eine Eingabemaske, in der Sie alle Daten einer Bank eintragen können: Mit einem Mausklick auf Bank-BLZ oder mit [F2] im Eingabefeld können Sie Banken über ihren Namen oder ihre Banrleitzahl suchen Speichern Sie ggf. Ihre Eingaben und wechseln Sie zu den Kontenbereichen. Sie können hier den Beginn und das Ende Ihres Geschäftsjahres festlegen. Dieses beeinflusst die Journalisierung, den Jahreswechsel und alle Auswertungen und Listen. Tragen Sie den Monat ein, in dem Ihr Geschäftsjahr beginnt ( Von Monat ) und endet ( Bis Monat ). Ihre Eingabe bei Von Jahr legt das aktuelle Buchungsjahr für die Buchungserfassung fest:

Stammdaten 103 In den folgenden drei Eingabeblöcken machen Sie Angaben zu den Nummernkreisen ( Kontenbereichen ) Ihrer Sach- und Kontokorrentkonten (Debitoren- und Kreditorenkonten). Wichtig: Diese Angaben sind insbesondere dann wichtig, wenn Sie Buchungen an die DATEV übergeben. Die DATEV fordert für Debitorenkonten Nummern zwischen 10000 und 69999, für Kreditorenkonten Nummern zwischen 70000 und 99999. Sachkonten müssen Nummern unter 10000 tragen. Achten Sie zusätzlich darauf, dass sich die einzelnen Nummernkreise nicht überschneiden! Ggf. weist Sie eine entsprechende Meldung auf Überschneidungen hin. Beachten Sie auch bei der Neuanlage individueller Konten, das diese innerhalb dieser Nummernkreise liegen! Legen Sie in den Stammdaten Konten neu an, schlägt das Programm Ihnen jeweils die nächste freie Nummer nach der ersten Nummer und bis zur größten Nummer vor. Die höchste aktuell vergebene Nummer ist bei den Kontokorrentkonten im Feld Lauf-Nummer zu Ihrer Information angezeigt. Ändern Sie diesen Wert, wird für den nächsten neuen

104 Stammdaten Debitor oder Kreditor die auf die hier angezeigte Zahl folgende Kontonummer vorgeschlagen. Sie können auf diese Weise Nummernbereiche innerhalb des jeweiligen Nummernkreises überspringen. Bei Geschäftsvorfällen mit Debitoren und Kreditoren fällt in der Regel Umsatzsteuer oder Vorsteuer an. Je nach fakturierter Leistung des Debitors und Kreditors errechnet sich der jeweilige Steuerbetrag aus unterschiedlichen Prozentsätzen. Sie können nun sowohl für Kunden ( St.Ums.Steuer ) als auch für Lieferanten ( St.Vorsteuer ) den Steuersatz eintragen, der Ihnen dann bei der Buchungserfassung automatisch vorgeschlagen wird. Für Debitoren (Kunden) ist Umsatzsteuer 19 %, für Kreditoren (Lieferanten) Vorsteuer 19 % meist die sinnvollste Vorgabe: Sie können jedoch auch jedes andere vorhandene Steuerkennzeichen eintragen oder auswählen. Es handelt sich in jedem Fall nur um einen Vorschlag, den Sie jederzeit während der Erfassung einer Buchung ändern können.

Stammdaten 105 Hinweis: Die Steuerkennzeichen werden bei Installation automatisch passend zum Kontenrahmen angelegt. Sie brauchen daher meist nichts einzugeben oder zu ändern. Sowohl bei Kreditoren wie auch bei Debitoren können Sie ein besonderes Konto als Conto pro diverse (cpd) ( Diverse Nummer ) führen. Dieses Konto nimmt alle Buchungen von Kunden und/oder Lieferanten auf, für die Sie keine eigenen Konten anlegen wollen. Dies ist i. d. R. nur für Debitoren/Kreditoren sinnvoll, mit denen Sie nur einmalige Geschäfte abwickeln. Sie sparen sich dann die Anlage und Führung vieler Einzelkonten mit jeweils nur wenigen Buchungen. Achtung: Es ist nicht zwingend, cpd -Konten anzulegen und hier einzutragen. Nutzen Sie jedoch cpd -Konten, müssen Sie diese hier und im Debitoren- und / oder Kreditorenstamm eintragen. Es reicht nicht, nur die Kontonummer in Systemparameter/Kontenbereiche einzutragen. Sowohl bei den Debitoren als auch bei den Kreditoren legen Sie das Sachkonto fest, auf das die Finanzbuchhaltung automatisch erhaltene Skonti (bei Kreditoren) und gewährte Skonti (bei Debitoren) bucht. Soweit diese Sachkonten ( Std. Skonti Konto ) bereits im Sachkontenstamm enthalten sind, können Sie deren Nummer entweder direkt eintragen oder mit [F2] im Eingabefeld oder mit einem Klick auf die Schaltfläche [Std.Skonti-Konto] suchen und auswählen. Ist die gewünschte Kontonummer noch nicht vorhanden, erscheint der Hinweis Eintrag nicht gefunden. Sie müssen dieses Konto dann zuerst im Sachkontenstamm anlegen, bevor Sie es hier zuweisen können. In allen drei Bereichen Debitoren, Kreditoren und Sachkonten müssen Sie auch das jeweilige Saldovortragskonto ( Vortragskonto ) eintragen. Auf diese drei Sachkonten

106 Stammdaten bucht das Programm beim Jahresabschluss automatisch die Vortragsbuchungen für das neue Geschäftsjahr. Eröffnen Sie die Buchhaltung selbst, benötigen Sie diese Konten für die Eröffnungsbilanzbuchungen ( manueller Saldovortrag ). Auch diese Konten müssen bereits im Sachkontenstamm vorhanden sein. Sie lassen sich dann mit [F2] im Eingabefeld oder mit einem Klick auf die Schaltfläche [Vertragskonto] suchen und auswählen. Im Sachkontenbereich kommen noch drei weitere Konten hinzu: 1. das Geldtransitkonto. Gleichen Sie mit dem Zusatzmodul Zahlungen Verbindlichkeiten bei Ihren Lieferanten mit Schecks und/oder Überweisungen aus, nimmt dieses Sachkonto die Beträge auf. Die OPs sind damit ausgeglichen. Sobald die Zahlungen auf Ihrem Geschäftskonto belastet werden, buchen Sie diese Belastung gegen das Geldtransitkonto. Auch wenn Sie Zahlungen in Form von Schecks erhalten, buchen Sie den Betrag zuerst auf das Geldtransitkonto und erst bei der Gutschrift im Kontoauszug als Zahlungseingang auf dem Bankkonto. In der Praxis werden i. d. R. auch Einzahlungen aus der Kasse auf das Bankkonto und umgekehrt über das Geldtransitkonto gebucht. 2. Das Sammelkonto Verbindlichkeiten. Dieses Sachkonto sammelt automatisch die Brutto-Beträge (d. h. mit Steuer) aller Rechnungseingänge. 3. Das Sammelkonto Forderungen. Hier werden alle Brutto-Beträge von Rechnungsausgängen automatisch gesammelt. Auch diese Standard-Sammelkonten müssen bereits im Sachkontenstamm vorhanden sein und können dann gesucht und übernommen werden. Sie können den Debitoren und Kreditoren in den Stammdaten auch abweichende Sammel-

Stammdaten 107 konten zuordnen.speichern Sie alle Eingaben und Korrekturen ab und schließen Sie die Bildschirmmaske Systemparameter. 5.8 Stammdaten ausdrucken Sobald Sie einen Bereich der Stammdaten aufrufen, sehen Sie im Menü die Punkte Listen und Etiketten. Klicken Sie einen der beiden Punkte an, erscheint eine Übersicht mit den bereits vorhandenen Listen und Etiketten. Listen Zu jedem Stammdatenbereich können Sie unterschiedliche Listen erstellen. Oft benötigte Listen sind bereits fertig im Programm enthalten. Sie können diese Listen noch ändern ( definieren ), die Sortierung im Ausdruck bestimmen und/oder nur einen Teil aller vorhandenen Daten für die jeweilige Liste auswählen. Zum definieren benötigen Sie das Zusatzmodul (ZP) Formulareditor.

108 Stammdaten Für jede Liste können Sie im Bereich Sortierungen die Reihenfolge der enthaltenen Datensätze bestimmen: Mit der Schaltfläche [Neu] fügen sie den vorhandenen Sortiermerkmalen beliebig viele weitere hinzu. Dabei wählen Sie unter allen Angaben aus, die der jeweilige Stammsatz enthält. Mit der Schaltfläche [Ändern] übernehmen Sie Änderungen der Sortiereigenschaften für jedes Sortiermerkmal. Dies kann - die Reihenfolge ( Priorität ), in der die einzelnen Sortiermerkmale angewandt werden, und den Wechsel auf eine neue Seite ( Neue Seite: J) für jede Ausprägung des Sortiermerkmals betreffen.

Stammdaten 109 Wollen Sie für ein Sortiermerkmal etwas ändern, markieren Sie es zuerst mit der Maus, tragen dann den geänderten Wert in dem Eingabefeld unten ein und klicken schließlich auf die Schaltfläche [Ändern]. Erst dann wird die Änderung wirksam: Mit [Löschen] entfernen Sie das aktuell markierte Sortiermerkmal. Sie können die einzelnen Listen nicht nur um weitere Sortiermerkmale ergänzen, sondern auch die in der Liste aufgeführten Datensätze mit Auswahlmerkmalen ( Selektionen ) beschränken.

110 Stammdaten Wählen Sie dazu diesen Bereich an: Auf die gleiche Art, wie Sie Sortiermerkmale hinzufügen und löschen können, geschieht dies auch mit den Auswahlmerkmalen. Bei den Selektionseigenschaften tragen Sie für jedes Auswahlmerkmal ein Wert für Von und für Bis ein. In die Liste gehen nur die Datensätze ein, die in diesen Bereich fallen. Achten Sie auch hier darauf, dass erst mit der Schaltfläche [Ändern] die Eingaben wirksam und gespeichert werden. Ein * bei Von bedeutet vom ersten Datensatz, ein * bei Bis bis zum letzten Datensatz. Wenn Ihre Eingaben nicht nur Zahlen enthalten (z.b. Sachkontennummern), sondern auch Buchstaben, werden diese nach dem Alphabet und dem Zeichensatz von Microsoft Windows sortiert. Großbuchstaben kommen dabei vor Kleinbuchstaben. Wenn derartige Selektionen nicht zum gewünschten Ergebnis führen, sprechen Sie bitte Ihren Fachhändler an.

Stammdaten 111 Achten Sie darauf, dass die bei Von eingetragene Zeichenkette immer kleiner ist als die bei Bis. Von Z bis A kann beispielsweise nicht funktionieren. Sie können auch den Namen und die Bezeichnung jeder Liste ändern. Markieren Sie die gewünschte Liste im Bereich Listen mit der Maus, wählen Sie die Listen-Eigenschaft, die Sie ändern wollen, tragen Sie die neue Eigenschaft ein und übernehmen Sie diese mit einem Mausklick auf [Ändern]: Bestandteil der Standard Line ist ein leistungsfähiger Listenund Auswertungsdesigner. Auch Sie können Etiketten, Listen und Auswertung individuell ändern und völlig neue Etiketten, Listen und Auswertungen erstellen. Hierzu benötigen Sie das Zusatzmodul Formulareditor. Die Möglichkeiten und Leistungen gehen weit über die gerade beschriebenen Eingriffe mit Sortierung und Auswahl hinaus. Sie rufen das Zusatzprogramm über [Definieren] auf. Es ist in einem eigenen Handbuch ausführlich beschrieben.

112 Stammdaten Etiketten Ähnlich wie in Form einer Liste können Sie alle oder ausgewählte Kunden, Lieferanten, Sachkonten etc. auch in Form von Etiketten ausdrucken. Wie Listen ist auch dieser Eintrag im Menü Stammdaten erst dann angezeigt, wenn Sie einen anderen Bereich (Kunden, Lieferanten etc.) ausgewählt haben. Wichtig: Wir empfehlen Ihnen, die Sachkonten, Kostenstellen, Kunden und Lieferanten bei zwei Gelegenheiten auszudrucken: Nachdem Sie diese zum ersten Mal alle angelegt haben und dann nach jeder größeren Änderung. Sie wissen dann auch im Nachhinein, wie Ihre Stammdaten jeweils beschaffen waren. Alle Grundlagen und Stammdaten sind jetzt bearbeitet und angelegt. Sie können nun mit der täglichen Arbeit in der Finanzbuchhaltung beginnen.

Daten 113 6 Daten Hier erfassen Sie die Buchungssätze, ändern ggf. noch Stammdaten, erstellen Monats- und Jahresabschlüsse und können sich auf dem Bildschirm über Kontenbewegungen, Offene Posten und die Kostenauswertung sowie mit zahlreichen Listen über alle Bereiche Ihrer Buchhaltung informieren. 6.1 Buchungen Jede erfasste Buchung besteht aus Angaben zum Buchungskreis, zu Buchungs- und Belegdatum, Belegnummer, Buchungstext, Buchungsbetrag sowie zu Soll- und Haben-Konten. Sobald Erlös- oder Aufwandskonten angesprochen werden (Rechungsein- und ausgänge), wird die Vor- oder Umsatzsteuer berechnet. Rechnungsein- und -ausgänge sowie Zahlungsaus- und eingänge beziehen sich immer auf Offene Posten. Das Buchungsdatum legt fest, in welche Periode (i. d. R. Monat) eine Buchung fällt. Buchungen, die noch nicht journalisiert sind, lassen sich jederzeit ändern oder löschen. Soweit ein Buchungssatz ein kostenstellenpflichtiges Sachkonto enthält, wird ohne Weiteres die Verteilung des Buchungsbetrags auf Kostenstellen und Kostenarten gefordert. Soll ein Buchungsbetrag auf mehrere Konten aufgeteilt werden, ist dies sowohl im Soll wie im Haben möglich. Erfassung der Buchungen Dies ist der zentrale Punkt der Finanzbuchhaltung. Hier erfassen Sie jeden Geschäftsvorfall, ordnen ihn einem Soll- und Haben-Konto zu, greifen je nach Vorfall auf Offene Posten zu und veranlassen die Berechnung der Steuern. Sie erreichen diesen Menüpunkt über Daten Buchungen :

114 Daten Buchungskreise und Geschäftsjahr Immer zu Beginn der Buchungserfassung müssen Sie den Buchungskreis angeben, dem die folgenden Buchungen angehören ([Buchungskreis-Nr.]). Ein Buchungskreis ist zwingend, weitere können Sie völlig frei an Ihre betrieblichen Anforderungen anpassen. Wenn Sie eine Buchungskreis-Nummer eintragen, die bereits verwendet wurde, erscheint automatisch der zugeordnete Name und die Schaltfläche links unten heißt [Bearbeiten]. Ist der Buchungskreis bisher noch nicht benutzt, müssen Sie eine Bezeichnung als Namen eintragen; die Schaltfläche links unten trägt dann die Bezeichnung [Speichern]. Hinweis: Buchungskreise dienen dazu, Buchungen intern zu kennzeichnen. Es ist nicht nötig, mehrere Buchungskreise zu benutzen ein Buchungskreis reicht für eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Erfassen mehrere Personen Buchungen, können diese jeweils einem Buchungskreis zugeordnet werden.

Daten 115 Damit lassen sich diese Buchungen leichter zuordnen. Auch andere organisatorische Zuordnungen sind denkbar. Jeder Buchungskreis gehört weiterhin zu einem Geschäftsjahr. Jede Buchung wird in der Buchungserfassung einem der vorhandenen Buchungskreise zugeordnet (natürlich gibt es nicht für jede Buchung einen eigenen Buchungskreis). Sie können jederzeit während der Erfassung von Buchungen für jede Buchung zwischen den vorhandenen Buchungskreisen wechseln und auch jederzeit weitere Buchungskreise anlegen. Es spielt bei der weiteren Arbeit keine Rolle, wenn Sie angelegte Buchungskreise nicht bebuchen. Wenn Sie einen Buchungskreis hier neu eintragen, ordnen Sie ihn immer einem Geschäftsjahr zu. Diese Zuordnung lässt sich später nicht mehr ändern. Sie können daher nur die Buchungskreise nutzen, die zu Ihrem aktuellen Geschäftsjahr gehören. Hinweis: Sobald Sie das Geschäftsjahr gewechselt haben, lassen sich nur die Buchungskreise des dann aktuellen (neuen) Geschäftsjahres nutzen. Im Feld Notiz können Sie einen beliebigen Text eintragen, der diesen Buchungskreis für Sie intern beschreibt. Mit einem Klick auf [Buchungskreis-Nr.] oder mit [F2] wählen Sie unter den vorhandenen Buchungskreisen aus. Klicken Sie die Schaltfläche [Speichern] bei einem neuen Buchungskreis oder die Schaltfläche [Bearbeiten] bei einem vorhandenen Buchungskreis an. Sie können danach die erste Buchung erfassen. Hinweis: Erscheinen nur die Schaltflächen [Abbruch] und [Hilfe], haben Sie einen Buchungskreis eingegeben oder ausgewählt, der nicht zu Ihrem aktuellen Geschäftsjahr gehört.

116 Daten Buchungskreise löschen Sind die Einträge zu den Grundlagen und Stammdaten vollständig, können Sie mit der täglichen Verbuchung Ihrer Geschäftsvorfälle beginnen. Zur Sicherheit sollten Sie jedoch einmalig noch den Menüpunkt Buchungskreise löschen im Menü Mandant anwählen und durchführen: Klicken Sie dazu zuerst 1. [Buchungskreisansicht aktualisieren] und dann 2. [Alle Buchungskreise löschen] an. Bestätigen Sie dann die Anfrage mit [Ja].

Daten 117 Was geschieht? Alle bisher erfassten Buchungen sind gelöscht. Alle von Ihnen erfassten Stammdaten (Sachkonten, Debitoren Steuersätze etc.) bleiben erhalten. Ihre Buchhaltung ist damit bereit für Ihre ersten echten Buchungsvorfälle. Es gibt keine Test- oder Versuchsbuchungen mehr, die Ihnen die Buchhaltung verfälschen. Achtung: Sie dürfen diesen Menüpunkt außer vor der Erfassung Ihrer ersten echten Buchung nicht benutzen. Er löscht Ihnen alle bislang erfassten, nicht journalisierten Buchungen. Löschen Sie Buchungskreise irrtümlich, müssen Sie entweder alle gelöschten Buchungen oder die Buchungen seit der letzten Datensicherung in dem gelöschten Buchungskreis neu erfassen! Aufbau der Buchungserfassung Folgende Eingabefelder sind wichtig, wenn Sie eine Buchung erfassen:

118 Daten Buchungstext Eine besondere Funktion hat das Eingabefeld Text : Sie tragen hier nicht nur den aktuellen Buchungstext ein. Sie wählen vielmehr aus zuvor von Ihnen angelegten Buchungstexten aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste an, können Sie häufig benötigte Buchungstexte eingeben: Wählen Sie Einträge pflegen aus, können Sie beliebig viele Buchungstexte samt zugehörigem Soll- und/oder HabenKonto eintragen oder ändern. Vermeiden Sie nach Möglichkeit die Benutzung des Apostroph-Zeichens ( ) in den Buchungstexten, da es hier zu Problemen bei Listen und Auswertungen kommen kann. Dieses Zeichen wird innerhalb der Datenbank als Feldtrenner benutzt.

Daten 119 Diese Funktion der Finanzbuchhaltung kann Ihnen viel Zeit sparen und vermeidet Fehlerquellen während der Buchungserfassung. Sie sparen sich nicht nur, immer wieder die gleichen Buchungstexte neu eintippen zu müssen. Da Sie jedem Buchungstext schon ein Soll- und/oder ein Haben-Konto zuordnen können, müssen Sie bei den typischen Buchungen nicht immer das gleiche Konto eintragen und sind sicher, dass es sich um das richtige Konto handelt. Im obigen Beispiel sind einige grundsätzliche Buchungen mit ihren Buchungstexten eingetragen. Sie können jeden beliebigen Buchungssatz auf diese Weise vorbelegen. Wählen Sie später während der Erfassung einer Buchung einen hier vorhandenen Buchungstext aus, werden automatisch evtl. eingetragene Soll- und Haben-Konten für diese Buchung vorgeschlagen. Sollten sie im Einzelfall nicht zutreffen, können Sie das vorgeschlagene Konto nachträglich noch ändern. Nicht alle Buchungen benötigen alle Eingabefelder der Bildschirmmaske Buchungserfassung. Im Folgenden sind zuerst die Felder und Angaben erläutert, die für jede Buchung gelten.

120 Daten Für alle Buchungen nötige Angaben Sie machen Ihre Eingaben jeweils in der Eingabezeile in den einzelnen Spalten der Bildschirmmaske: Buch-Datum Das Buchungsdatum legt fest, in welchen Monat eine Buchung fällt. Sie können jedes Datum in Ihrem aktuellen Geschäftsjahr eintragen. Es ist ohne Weiteres möglich, mehrere Monate zu bebuchen, ohne dabei die kalendermäßige Reihenfolge zu beachten.wie in allen Datumsfeldern der Standard Line müssen Sie das Datum nicht Zahl für Zahl eingeben, sondern können es mit [F4] oder einem Klick auf aus dem Kalender auswählen. Beleg-Datum Das Belegdatum kennzeichnet jede Buchung und erscheint in den Auswertungen. Es hat darüber hinaus keine Auswirkungen. Die Rechnungsausgangsliste, die Rechnungseingangsliste und das Buchungsjournal lassen sich nach Belegdatum sortiert und/oder auf bestimmte Belegdaten beschränkt erstellen.

Daten 121 Beleg-Nr. Belege Ihrer Buchhaltung sollten mit Belegnummern eindeutig gekennzeichnet sein. Zudem sollten diese Nummern systematisch, in aufsteigender Reihenfolge und ohne doppelte oder fehlende Nummern sein. Grundsätzlich können Sie als Nummer oder als Bestandteil der Beleg-Nummer auch Buchstaben etc. verwenden. Erfassen Sie mehrere Buchungen hintereinander, können Sie mit [PFEIL NACH OBEN] die Belegnummer jeweils hoch zählen. Wichtig: Beachten Sie dabei, dass Sie die erste Belegnummer, ab der dann hochgezählt wird, am Anfang jeder neuen Buchungserfassung erneut eintragen müssen. Spricht eine Buchung einen Offenen Posten an, wird im Feld OP-Nr. als OP-Nummer die hier eingetragene Beleg-Nr. vorgeschlagen. Sie können diesen Vorschlag beliebig ändern. Die Belegnummer und die OP-Nummer müssen nicht übereinstimmen. Text Sie können hier einen beliebigen Text eintragen, der diese Buchung beschreibt. Für alle Buchungen, die häufiger vorkommen, ist es sinnvoll, Buchungstexte vorzubereiten (siehe Buchungstext) und dann hier nur noch mit [F2], [F4] oder einem Klick auf auszuwählen. Wenn für die ausgewählte Buchungsart Konten vorgegeben wurden, werden diese automatisch in den folgenden Feldern eingesetzt. Soll Geben Sie entweder die Kontonummer direkt ein oder suchen Sie diese mit [F2] oder einem Klick auf.... Die Suche erfolgt in zwei Schritten. Zuerst entscheiden Sie, aus welchem Bereich das Konto stammt:

122 Daten Neben der Auswahl von Sachkonten, Debitorenkonten und Kreditorenkonten können Sie auch eine Aufteilungsbuchung einleiten oder ein Konto aus den bereits erfassten Buchungen suchen. Wählen Sie (mit Ausnahme von Aufteilungsbuchung ) einen Bereich, suchen Sie unter dort vorhandenen Konten im zweiten Schritt das gewünschte Soll-Konto. in Buchungen suchen ermöglicht Ihnen, eine bisher erfasste Buchung zu suchen und ggf. zu ändern. Wählen Sie dazu in der Bildschirmmaske Buchungen suchen über [Parameter] die zusätzlichen Auswahlmerkmale: Wählen Sie dort aus, nach welchen Merkmalen die erfassten Buchungen eingeschränkt werden. Wollen Sie über Belegnummer einschränken, müssen Sie diese sowohl bei Von:

Daten 123 als auch bei Bis: exakt wie erfasst eintragen. Ein Klick auf Alle bewirkt die Anzeige aller erfassten Buchungen zur Auswahl. Markieren Sie eine der nach [OK] angezeigten Buchungen, übernehmen sie von ihr mit einem Doppelklick das Konto in Ihren aktuellen Buchungssatz. Mit einem Eintrag bei Suchfragment und über die Schaltflächen [Felder] und [Parameter] schränken Sie die Suche innerhalb der Buchungen ein. Suchfragment kann dabei eine beliebige Zeichenfolge sein, nach deren Vorkommen innerhalb der vorhandenen Buchungen gesucht wird. Dies ist besonders bei sehr vielen Buchungen oder dann sinnvoll, wenn Sie nach bestimmten Inhalten in bestimmten Teilen eines Buchungssatzes suchen. Wählen Sie zuerst mit [Felder] die Bestandteile einer Buchung aus, in denen Ihr Suchfragment gesucht werden soll: Markieren Sie die gewünschten Bestandteile im rechten Fenster mit der Maus und übertragen Sie diese dann mit einem Klick auf [<<] in das linke Fenster. Mit [>>] entfernen Sie markierte Bereiche aus dem linken Fenster. Sind alle gewünsch-

124 Daten ten Buchungsbestandteile im linken Fenster angezeigt, bestätigen Sie mit [OK]. Über [Parameter] schränken Sie die Suche wahlweise noch über das Beleg- oder Buchungsdatum ein: Tragen Sie ggf. bei Von: und Bis: den Zeitraum ein, in dem gesucht werden soll. Haben Tragen Sie hier das Haben-Konto ein. Sie können es wie schon das Soll-Konto (s. o.) suchen. Betrag Für jede Buchung ist ein Buchungsbetrag zwingend, der von Null verschieden ist. Buchungen mit dem Betrag Null lassen sich nicht speichern. Tragen Sie einen Betrag ohne Nachkommastellen ein, werden diese mit,00 automatisch ergänzt. Enthält ein Betrag Punkte und danach noch weitere Zahlen, werden die Punkte nicht als Dezimaltrennzeichen, sondern als Tausenderpunkte betrachtet. Sind sowohl Punkte wie Zahlen enthalten, werden die Punkte ignoriert.

Daten 125 Beispiel: 17 17, 17. 17,0 und 17,00 führt zu 17,00 17.0 170. führt dagegen zu 170,00 1.7,0 ergibt 17,00 Negative Buchungsbeträge sind möglich und speziell für Storno-Buchungen nötig. ST Das Steuerkennzeichen ergibt sich häufig schon aus den Einträgen im Kontenstamm des beteiligten Sachkontos und kann dann - außer bei Aufwandskonten - nicht geändert werden. Auch bei Buchungen, die keine Steuerberechnung auslösen, ist hier keine Eingabe möglich. In allen anderen Fällen tragen Sie entweder direkt das passende Steuerkennzeichen ein oder suchen es mit [F2]. Währung Keine Buchung ohne Angabe der Währung! Übernehmen Sie die angezeigte Währung oder wählen Sie diese unter den angelegten Währungen mit [F4] oder einem Klick der linken Maustaste aus. Während der Erfassung zeigt die Finanzbuchhaltung die Bezeichnung der bebuchten Konten und deren aktuellen Saldo zur Information unten links in der Bildschirmmaske an:

126 Daten Wird Vorsteuer oder Umsatzsteuer berechnet, sind auch der Steuerbetrag sowie das zugehörige Steuerkonto angezeigt. Hinweis: Ist eines der angesprochenen Konten ein Bankkonto, können Sie so schnell prüfen, ob der Saldo im Programm dem Saldo auf dem Konto entspricht. Diese Anzeige ist besonders hilfreich, wenn Sie Buchungen aus Bank-Kontoauszügen erfassen. Erfassungseinstellungen Die Erfassungseinstellungen passen die einzelnen Tätigkeiten während der Buchungserfassung an die betrieblichen und/oder individuellen Anforderungen an. So kann festgelegt werden, ob die Währung und die Skontokonditionen bei jeder Buchung angewählt werden oder ob das Programm diese Eingabefelder überspringt. Die hier eingetragenen Angaben können Sie dennoch mit der Maus anwählen und ändern.

Daten 127 Außerdem können Sie festlegen, ob nach dem Speichern einer Buchung der Cursor auf der gerade erfassten Buchung stehen bleibt oder in eine neue Erfassungszeile springt. Die letzte Einstellung, die Sie hier vornehmen können, betrifft die Buchungserfassungsmaske. Im Handbuch ist die Erfassungsmaske 1 beschrieben. Wenn Sie jedoch auf die Erfassungsmaske 2 wechseln möchten, speichern Sie die Änderungen ab und verlassen sie die Finanzbuchhaltung. Nach dem erneuten Anmelden, ist die neue Erfassungsmaske aktiviert. Diese ist ebenso wie die Erfassungsmaske der DATEV, d.h. es wird in folgender Reihenfolge eingegeben: Betrag - Konto Soll - Konto Haben Buchungsdatum Belegdatum Belegnummer Text Steuer - Buchungsmemo OP-Nummer Alle Funktionen zu diesen Eingabefeldern bleiben auch in dieser Buchungsmaske bestehen. Buchungen nachträglich ändern Die Buchungserfassung zeigt auch alle bisher erfassten Buchungen an:

128 Daten Noch interessanter ist jedoch, dass Sie jede angezeigte Buchung so lange ändern und löschen können, bis sie journalisiert ist. Klicken Sie dazu einfach die gewünschte Buchung an. Sie erscheint in der Eingabezeile und kann beliebig geändert werden. Auch Aufteilungsbuchungen können so gelöscht oder geändert werden. Welche weiteren Möglichkeiten das Programm enthält, zeigt ein Mausklick auf das Menü Buchungspositionen am oberen Bildschirmrand:

Daten 129 Markieren Sie eine der angezeigten Buchungen und wählen dann Einfügen aus, können Sie unterhalb der markierten Buchung einen neuen Buchungssatz einfügen. Sie können auch direkt eine markierte Buchung mit der rechten Maustaste anklicken, um dieses Ergebnis zu erhalten. Mit Löschen entfernen Sie eine markierte Buchung. Dies erreichen Sie auch mit einem Tastendruck auf [Entf]. Summieren über rechnet Ihnen den Saldo der bisher erfassten Konten innerhalb eines frei wählbaren Zeitraums aus. Sie wählen dabei entweder alle Debitorenbuchungen, alle Kreditorenbuchungen oder den Saldo für ein einzelnes Sachkonto:

130 Daten Mit zur ersten Zeile und zur letzten Zeile springen Sie jeweils an den Anfang und das Ende aller bisher erfasster Buchungen. Dies erreichen Sie auch mit den Tasten [STRG] + [POS1] und [STRG] + [ENDE]. Innerhalb der angezeigten Buchungen können Sie [BILD-RAUF] und [BILD-RUNTER] sowie [PFEIL-HOCH] und [PFEIL-RUNTER] nutzen, um zu blättern. Aufteilungsbuchungen Enthält ein Buchungsbetrag verschiedene Steuersätze oder spricht eine Buchung verschiedene Konten im Soll oder Haben an, nehmen Sie eine Aufteilungsbuchung vor. Sie können einen Buchungsbetrag sowohl auf mehrere Sollkonten als auch auf mehrere Haben-Konten jedoch nicht gleichzeitig im Soll und Haben aufteilen. Aufteilungsbuchungen werden erst dann gebucht, wenn der Buchungsbetrag vollständig auf Konten verteilt ist. Sie leiten eine Aufteilungsbuchung ein, indem Sie an Stelle einer Kontonummer bei Soll oder bei Haben ein a oder A eingeben oder bei der Auswahl der Kontoart

Daten 131 Aufteilung auswählen. Sobald Sie die restlichen Angaben zu dieser Buchung gemacht haben, erscheint eine eigene Bildschirmmaske, in der Sie den Buchungsbetrag auf verschiedene Konten aufteilen:

132 Daten Die Aufteilung erfolgt ähnlich wie Sie normale Buchungen erfassen: 1. Als Text tragen Sie einen Buchungstext für jede Teilbuchung ein oder wählen ihn aus. 2. Danach tragen Sie das zugehörige Gegenkonto im Soll oder Haben ein. Auch hier können Sie alle Auswahl- und Suchfunktionen nutzen. 3. Schließlich bebuchen Sie die einzelnen Konten. Der jeweilige Restbetrag der Aufteilungsbuchung ( Buchungsrest ) ist angezeigt die Buchung kann nur gebucht werden, wenn der Restbetrag Null ist. Ein Mausklick auf [Speichern] oder ein Druck auf [EINGABE] schließt jede Teilbuchung ab. Alle Buchungen sind angezeigt. Die Aufteilungsbuchung wird mit einem Klick auf [Buchen] abgeschlossen. Sie befinden sich dann wieder in der Bildschirmmaske Buchungserfassung und alle mit der Aufteilungsbuchung zusammenhängenden Teilbuchungen sind angezeigt:

Daten 133 Sie können auch jetzt jede Buchung durch einen Doppelklick anwählen und ändern. Lediglich Buchungen, die Sie bereits journalisiert haben, lassen sich nicht mehr ändern. Sie können einzelne Teilbuchungen innerhalb einer Aufteilungsbuchung hier nicht löschen. Haben Sie eine Teilbuchung angewählt und versuchen Sie, diese zu löschen, erscheint die Frage [Ja] löscht die gesamte Aufteilung, [Nein] belässt sie unverändert. Sie können sich jedoch die komplette Aufteilungsbuchung im Fenster Aufteilung anzeigen lassen und hier Teilbuchungen löschen und neu erfassen. Buchungen mit Offenen Posten Erfassen Sie Rechnungsein- und ausgänge sowie Zahlungsein- und ausgänge kommen zwei Bereiche hinzu, zu denen Sie bei der Erfassung einer Buchung Angaben machen müssen: - Offene Posten Skonto Sobald eine Buchung einen Offenen Posten erzeugt (Rechnungsein- und ausgänge, Anzahlungen) oder ausgleicht (Zahlungsein- und ausgänge, Gutschriften, Rückzahlungen) ist zusätzlich zur Belegnummer eine OP-Nummer nötig:

134 Daten Wichtig: Die OP-Nummer muss immer eingegeben werden! Diese OP-Nummer kennzeichnet jeden Offenen Posten. Das Programm schlägt Ihnen als OP-Nummer die Belegnummer vor. Sie können diesen Vorschlag übernehmen oder eine andere OP-Nummer eintragen. Eine OP-Nummer kann beliebige Zeichen enthalten. Buchungen auf OPs mit der gleichen Nummer werden auf einem OP saldiert. Mit [F2] oder einem Klick auf die Schaltfläche [OP-Nr] zeigt das Programm alle vorhandenen, noch nicht ausgeglichenen Offenen Posten des bebuchten Kunden- oder Lieferanten zur Auswahl an:

Daten 135 Achtung: Über die OP-Nummer werden Zahlungsbeträge Rechnungsbeträgen zugeordnet. Offene Posten von Kunden ( Forderungen ), die nach Ablauf der Zahlungsfrist rein netto nicht durch eine Zahlung ausgeglichen sind, können angemahnt werden. Das Zusatzmodul Zahlungsverkehr begleicht Ihre Offenen Posten ( Verbindlichkeiten ) bei Lieferanten im Rahmen der eingeräumten Skonto- und Zahlungsfristen; das Zusatzmodul Bankeinzug zieht fällige OP-Beträge Ihrer Kunden fristgerecht ein und verbucht diese auf Wunsch. Es erstellt dafür einen eigenen Buchungskreis. Wichtig: Bei Buchungen mit Fremdwährungen muss die Währung der Zahlung nicht der Währung der Rechnung entsprechen. Ist z.b. eine Rechnung in CHF fakturiert und als Rechnungsausgang gebucht, können Sie die Zahlung auch in Euro buchen. Entnehmen Sie den Betrag dabei den Bankunterlagen, damit der Saldo Ihrer Kontoauszüge immer mit dem Saldo auf Ihrem Sachkonto Bank übereinstimmt. Sollte der in den

136 Daten Sonstigen Stammdaten für die jeweilige Währung angelegte Kurs nicht dem auf Ihrem Kontoauszug entsprechen, können Sie die Rundungs- und Währungsdifferenzen auf den Offenen Posten erfolgswirksam ausbuchen. Im Folgenden ist der Ablauf und Umgang mit OPs für die vier wichtigsten Buchungsarten dargestellt: 1. Rechnungsausgang an Kunden (Buchungssatz Kunde im Soll an Erlöskonto im Haben ) In der Regel vergeben Sie hier eine neue OP-Nummer. Sie können den Rechnungsbetrag auch einem bestehenden OP zubuchen. In beiden Fällen buchen Sie später den zugehörigen Zahlungseingang von Ihrem Kunden auf diesen OP und gleichen ihn damit aus. Diese Buchung erzeugt automatisch zwei interne Buchungen: Der Steuerbetrag geht auf das zugehörige Umsatzsteuer-Sachkonto, der Brutto-Betrag auf das zugehörige Forderungs-Sammelkonto. 2. Rechnungseingang von einem Lieferanten (Buchungssatz Wareneingangskonto im Soll an Lieferant im Haben ). Auch hier vergeben Sie in der Regel für jede Rechnung eine neue OP-Nummer. Sie können jedoch auch hier einen bestehenden OP bebuchen und damit erhöhen. Zahlen Sie die Rechnung, buchen Sie die Zahlung auf den OP und gleichen ihn damit aus. Auch diese Buchung erzeugt automatisch zwei interne Buchungen: Der Steuerbetrag geht auf das zugehörige Vorsteuer-Sachkonto, der Brutto-Betrag auf das zugehörige Verbindlichkeits-Sachkonto.

Daten 137 3. Zahlungseingang (Buchungssatz Bankkonto im Soll an Kunde im Haben ). Hier wählen Sie in der Regel einen bereits vorhandenen Offenen Posten aus und gleichen ihn damit aus. Lediglich bei Anzahlungen, zu denen noch keine Rechnung und damit kein OP vorhanden ist, müssen Sie auch hier einen neuen OP mit einer neuen Nummer anlegen. Wählen Sie einen vorhandenen OP, wird dessen Betrag automatisch als Buchungsbetrag vorgeschlagen. Stimmt dies mit dem Geldeingang überein, ändern Sie nichts und der OP ist ausgeglichen. Entspricht der Zahlbetrag nicht genau dem Betrag des zugeordneten Offenen Postens, haben Sie zwei Möglichkeiten: 1. Sie buchen den Rest als gewährten Skonto aus. 2. Sie belassen ihn auf dem ursprünglichen OP. Klicken Sie in diesem Fall nach der Eingabe der beiden Konten und vor der Eingabe des Zahl-Betrags die Schaltfläche [OP-Nr] an:

138 Daten Anschließend zeigt das Programm alle Offenen Posten des Kunden an: Wählen Sie den zugehörigen OP mit der Maus oder mit [PFEIL HOCH] und [PFEIL RUNTER] aus, tragen Sie den Zahlungsbetrag ein und schließen die Eingabe mit [EINGABE] ab. Stimmt der Betrag nicht mit dem Betrag des ausgewählten Offenen Postens überein, wählen Sie links mit der Maus aus, wie der verbleibende Restbetrag verbucht werden soll: Mit [EINGABE] bestätigen Sie Ihre Auswahl. Mit Weiterführen des Differenzbetrages bleibt der Restbetrag auf dem Offenen Posten erhalten. Gewährtes Skonto ( Skonto-Abzug ) führt intern zu einer Verminderung der Umsatzsteuer und einer automatischen Buchung auf dem zugehörigen Umsatzsteuer-Sachkonto. In jedem Fall wird der Saldo des Forderungs-Sammelkontos um den gebuchten Brutto-Zahlbetrag vermindert.

Daten 139 4. Zahlungsausgang (Buchungssatz Lieferant im Soll an Bankkonto im Haben bei manueller Buchungserfassung). Auch hier wählen Sie in der Regel einen bereits vorhandenen Offenen Posten aus und gleichen ihn damit aus. Lediglich bei Anzahlungen, zu denen noch keine Rechnung und damit kein OP vorhanden ist, müssen Sie auch hier einen neuen OP mit einer neuen Nummer anlegen. Wählen Sie einen vorhandenen OP, wird dessen Betrag automatisch als Buchungsbetrag vorgeschlagen. Stimmt dies mit dem Geldeingang überein, ändern Sie nichts und der OP ist ausgeglichen. Entspricht der Zahlbetrag nicht genau dem Betrag des zugeordneten Offenen Postens, haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie bei einem Zahlungseingang: 1. Sie buchen den Rest als erhaltenen Skonto aus. 2. Sie belassen ihn auf dem ursprünglichen OP. Die Anfrage des Programms sieht ebenso wie bei Zahlungseingang aus. Erhaltenes Skonto führt intern zu einer Verminderung der Vorsteuer und einer automatischen Buchung auf dem zugehörigen Vorsteuer-Sachkonto. In jedem Fall wird der Saldo des Verbindlichkeits-Sammelkontos um den gebuchten Brutto-Zahlbetrag und ggf. den erhaltenen Skonto-Betrag vermindert. Wichtig: Rechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen Relativ oft werden Sie auf Rechnungen treffen, die Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthalten. In diesem Fall geben Sie an Stelle des Erlös- oder Aufwandskontos a ein und beginnen eine Aufteilungsbuchung. Auf diese Weise wird der gesamte Brutto-Betrag auf einen OP-gebucht Sie bebuchen in der Aufteilung lediglich unterschiedliche Erlös- oder Wareneingangskonten mit unterschiedlichen Steuerkennzeichen. Es ist bei Beträgen, die mehrere Steuersätze enthalten,

140 Daten nicht sinnvoll, sie auf mehrere Offene Posten aufzuteilen. Ein eigener Menüpunkt Offene Posten bearbeiten ergänzt den Umgang mit Offenen Posten: Die Manuelle OP-Zuweisung erlaubt, beliebige Offene Posten eines Debitors oder Kreditors für Auswertungen und Mahnungen auf einen OP zu saldieren und zusammen zu fassen. Wählen Sie z.b. mit [F2] - einen Kunden oder Lieferanten aus, zeigt das Programm dessen noch nicht ausgeglichene OPs an. Sie können nun beliebige OPs auswählen und dann auf eine Position mit einer eigenen (neuen) OP-Nummer ( Referenznummer, OPOS-Nr. ) saldieren. Die Auswahl geschieht mit der Maus: Klicken Sie bei gedrückter [STRG] Taste jeden angezeigten OP an, den Sie für die Saldierung auswählen wollen:

Daten 141 Klicken Sie zwei Zeilen bei gedrückter Taste [UMSCHALT] mit der Maus an, sind alle dazwischenliegenden Zeilen markiert. Die ausgewählten OPs sind farbig hinterlegt. Der Gesamtsaldo der ausgewählten OPs sowie die Salden in Soll und Haben sind unten am Bildschirm angezeigt. Klicken Sie nun auf [Ausgewählte Positionen bearbeiten] werden die einzelnen OPs unter einem OP mit der bei neue Referenznummer... eingegebenen Kennzeichnung zusammengefasst. Ist der Saldo nicht Null, erscheint eine Sicherheitsabfrage: Saldo nicht gleich 0. Wollen Sie die ausgewählten Positionen trotzdem ändern?. Mit Ja fassen Sie die OPs zusammen, mit Nein unterbleibt dies. Hinweis: Diese Prüfung erscheint, weil normalerweise nur OPs zusammengefasst werden, die sich ausgleichen. Auf diese Weise können Sie passende OPs miteinander verrechnen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn der OP und die zugehörige Zahlung (versehentlich) bei Buchungserfassung nicht gegeneinander verrechnet wurden oder ein OP mit einer Gutschrift verrechnet wird, die bereits mit einer anderen OP-Nr. gebucht wurde. Die so verrechneten OPs (mit Saldo Null) erscheinen dann nicht mehr in Auswertungen und Mahnungen. In allen Auswertungen und Listen erscheinen OPs mit der gleichen OP-Nummer als eine Position. Intern bleiben die zu-

142 Daten grundeliegenden einzelnen OPs jedoch unverändert gespeichert. Die manuelle OP-Zuweisung löst keine Buchungen aus. Eingabe von Skonto-/Zahlungsfristen Bei Rechnungsein- und ausgängen spielen die Skonto- und Zahlungsfristen eine Rolle. Für jeden so erzeugten neuen OP sind zwei Fristen wichtig: 1. Das Datum, bis zu welchem ein Skontoabzug zulässig ist ( Skonto-Dat. ). 2. Das Datum zu dem spätestens die Zahlung rein netto, d. h. ohne Abzug, erfolgen muss ( Netto-Dat. ). Beide Angaben sowie der eingeräumte Skonto-Prozentsatz ( Skonto ) sind in der Regel in den Stammdaten des Kunden oder Lieferanten eingetragen. Der dortige Eintrag wird bei Erfassung einer Buchung dann automatisch vorgeschlagen und angezeigt: Sie können die Angaben für diese Buchung beliebig ändern.

Daten 143 Bankeinzug, DATEV, Mahnungen Je nach Buchung erscheinen noch drei weitere Angaben während der Erfassung: Ob für eine Buchung Bankeinzug oder die Teilnahme am Mahnwesen ( Mahnung ) vorgeschlagen wird, entscheidet die entsprechende Angabe im Kunden- oder Lieferantenstamm. Davon unabhängig können Sie diese Angaben während der Erfassung einer Buchung ändern. Buchungszeile wurde an DATEV übergeben In diesem Feld setzt das Programm automatisch ein Häkchen, wenn die markierte Buchung im DATEV-Format exportiert wurde. Eine Eingabe von Ihnen wird nicht ausgewertet. Sie können diese Buchung jedoch erst wieder erneut an DATEV übergeben, wenn Sie dieses Häkchen manuell oder, für einen längeren Zeitraum, mit dem Zusatzmodul DATEV-Export entfernen. Bei journalisierten Buchungen können Sie dieses Feld nicht mehr manuell ändern. Bankeinzug Soll ein OP über Lastschrift oder Bankeinzug beglichen werden, müssen Sie dieses hier kennzeichnen: Bleibt das Feld leer, erfolgt der Ausgleich nicht über Bankeinzug oder Lastschrift. OPs von Kunden, für die nur Bankeinzug aktiviert ist, werden nicht angemahnt. Mahnung Bei OPs von Kunden steuern Sie hier, ob der OP automatisch angemahnt wird, wenn er bis zum Netto-Datum nicht vollständig ausgeglichen ist.

144 Daten Stufe Ist ein OP bereits angemahnt worden, ist hier die letzte Mahnstufe zur Information angezeigt. Eine Änderung ist nicht hier, sondern nur im Modul Mahnungen möglich.

Daten 145 Kostenauswertung (Kostenstellen/-träger) Enthält ein Buchungssatz ein Sachkonto, für das im Sachkontenstamm Kostenaufteilung aktiviert ist, ist die Verteilung des Buchungsbetrags auf mindestens eine Kostenstelle nötig. Hierzu öffnet sich dann automatisch die Maske Kostenaufteilung. Weisen Sie den Netto-Buchungsbetrag beliebig vielen angelegten Kostenstellen und Kostenträgern zu: Sie können dabei den aus der erfassten Buchung vorgeschlagenen Buchungstext ( Text ) für jede Kosten-Buchung beliebig ändern. Mit [F2] oder einem Mausklick auf... wählen Sie sowohl die jeweilige Kostenstelle ( K-Stelle ) als auch den Kostenträger ( K-Träger ) aus. Sie können die Kostenaufteilung und buchung erst mit [Buchen] abschließen, wenn der Buchungsbetrag vollständig Kostenstellen zugewiesen ist. Die einzelnen Kostenbuchungen schließen Sie jeweils mit [Speichern] ab. Sie können jede einzelne Teilbuchung noch ändern. Markieren Sie diese dazu mit der Maus und ändern Sie diese dann in der Erfassungszeile.

146 Daten Damit sind alle Eingaben und Anzeigen im Zusammenhang mit der Erfassung einer Buchung erläutert. Wiederkehrende Buchungen Mit dieser zusätzlichen Option ist es möglich, die Buchungen als wiederkehrend zu kennzeichnen und regelmäßig zu verwenden. Dazu muss die Buchung zunächst im Buchungskreis erfasst werden. Als nächstes muss dann die Buchung als wiederkehrend gekennzeichnet werden. Es können sowohl einfache als auch Aufteilungsbuchungen verwendet werden. Dazu wird ein Häkchen im Feld wiederkehrende Buchung im Buchungskreis gesetzt. Nun kann die Buchung als wiederkehrend verwendet werden. Hierfür reicht es mit der rechten Maustaste auf die leere Zeile, in einem beliebigen Buchungskreis, zu klicken und die Option Einfügen wiederkehrende Buchung auszuwählen.

Daten 147 Als Folge erscheint ein Buchungsauswahlfenster mit allen Buchungen die als wiederkehrend gekennzeichnet sind. Durch setzen des Häkchens in das Kästchen links in der Zeile wird die zu übernehmende Buchung markiert. Mit der Funktion Alle aktivieren / deaktivieren werden alle Buchungen aktiviert bzw. deaktiviert. Im Bereich Buchungs- und Belegdatum kann das Datum, mit welchem die Buchung ausgeführt werden soll, eingestellt werden. Mit Funktion Buch/-Belegdatum übernehmen wird das eingestellte Datum bestätigt. Mit der Schaltfläche [Übernehmen] werden die Buchungen im Buchungskreis gespeichert. Wichtig: Die Buchungen können nach dem Speichern im Buchungskreis manuell bearbeitet werden. Um eine Buchung aus der Vorlage zu entfernen, muss diese zuerst markiert werden und mit der Schaltfläche [Vorlage entfernen] wird die Buchung aus der Wiedervorlagetabelle entfernt.

148 Daten 6.2 Buchungspositionen Solange Sie sich in der Bildschirmmaske Finanzbuchhaltung / Buchungen befinden können Sie die dort angezeigten Buchungspositionen (Buchungszeilen) ändern, neue Buchungen einfügen, komplette Buchungen löschen, einzelne Buchungen speichern und zur ersten oder letzten Zeile der angezeigten Buchungen springen. Hinweis: Änderungen und Löschungen sind nur für Buchungen möglich, die noch nicht journalisiert wurden. Zusätzlich können Sie eine Summe für ein Sachkonto, für alle Debitoren oder für alle Kreditoren über die angezeigten Buchungspositionen berechnen lassen. 6.3 Spezielle Buchungen Eröffnungs-/Saldovortragsbuchungen Beginnen Sie mit der Finanzbuchhaltung der Standard Line, nach dem Sie bereits mit einem anderen Buchhaltungs-Programm gearbeitet haben, müssen Sie die Saldenvorträge zuerst buchen. Dies gilt auch, wenn Sie bisher Ihre Buchhaltung extern führen ließen. Die Saldovortagsbuchungen umfassen alle Aktiv- und Passivkonten. Liegen Offene Posten von Debitoren und / oder Kreditoren vor, müssen auch diese in Eröffnungsbuchungen erfasst werden. Wichtig: Künftig erstellt die Finanzbuchhaltung diese Saldovortragsbuchungen von selbst. Wechseln Sie innerhalb des Programms zu einem neuen Buchungsjahr, müssen Sie diese Buchungen nicht von Hand eingeben.

Daten 149 Die folgende Übersicht zeigt die einzelnen Buchungssätze für eine manuelle Eröffnungsbilanz und den Saldovortrag. Die Kontonummern sind Beispiele, die Sachkonten stammen aus dem Kontenrahmen SKR04. Bei den Saldovortragsbuchungen für Debitoren und Kreditoren wird der Brutto-Betrag gebucht. Für jede Buchung ist noch angegeben, ob ein OP erstellt wird: Buchungs- Sollkonto art Saldovortrag 10000 Debitor Kunde Saldovortrag 9003 Kreditor Saldovortrag Kreditoren Saldovortrag 1800 Sachkonten Bank (Aktiva) Saldovortrag 9000 Sachkonten Saldovortrag (Passiva) Sachkonten Habenkonto Steuer OP 9001 Saldovortrag Debitoren 70000 Lieferant nein bleibt nein bleibt 9000 nein Saldovortrag Sachkonten 3730 nein Verbindl. aus LSt /KiSt nein nein Tragen Sie bei den Saldovorträgen von Kunden und Lieferanten für die jeweils zu übertragenden Offenen Posten die gleichen OP-Nummern ein, wie Sie die im Vorjahr verwendet haben. Damit ist die Zuordnung der Zahlungen einfach und klar möglich. Achten Sie bei den Skonto- und Zahlungsfristen darauf, diese nicht einfach zu übernehmen, sondern im Feld Beleg-Datum das tatsächliche Rechnungsdatum aus dem Vorjahr einzutragen. Andernfalls räumen Sie Ihren Kunden unabsichtlich längere Zahlungsfristen ein und erhalten überraschende Mahnungen Ihrer Lieferanten.

150 Daten Stornobuchungen Solange eine Buchung noch nicht journalisiert wurde, können Sie diese beliebig ändern. Fehlerhafte Buchungen, die bereits journalisiert sind, müssen Sie vollständig stornieren und neu erfassen. Dazu geben Sie den fehlerhaften Buchungssatz, den Sie stornieren wollen, mit negativem Buchungsbetrag neu ein. Tauschen Sie bei Stornobuchungen nicht einfach das Sollund das Haben-Konto gegeneinander aus. Damit stimmen zwar die Salden der Konten, nicht jedoch die Jahresverkehrszahlen und andere Statistiken. Beispiel: Fehlerhafte Buchung 1600 (Kasse) an 4300 Stornobuchung 1600 (Kasse) 4300 an (Erlöse (Erlöse 7%) 7%) 150,00 EUR 150,00 EUR Entscheidend ist, dass die Konten unverändert sind und sich das Vorzeichen des Buchungsbetrags umkehrt. Überblick aller Buchungsvorgänge Die folgende Tabelle führt Buchungsvorfälle auf, die bei der täglichen Arbeit bei einer bilanzierenden Firma mit Soll-Versteuerung auftreten können. Die Sachkonten entsprechen dem Kontenrahmen SKR04, der bei der Installation der Finanzbuchhaltung eingerichtet wird.

Daten Buchungsart Sollkonto Habenkonto Zahlungseingang Zahlungsausgang Rechungseingang Recnungsausgang Gutschrift (Stornorechnung) von Lieferant Barzahlung von Umsatzerlösen Bareinkauf von Waren Einkauf von Anlagegut Saldovortrag Debitor 1800 Bank 70000 Lieferant 5400 Wareneingang 10000 Kunde 70000 Lieferant 10000 Kunde 1800 Bank 70000 Lieferant 4400 Erlöse 5400 Wareneingang 1600 Kasse 5400 Wareneingang 0440 Maschinen 10000 Kunde Saldovortrag 9001 Debitor bei Saldovortrag Überzahlung Debitor Steuer keine 151 OP VorSt verringern verringern erhöhen USt. erhöhen VorSt verringern 4400 Erlöse USt. - 1600 Kasse 70000 Lieferant 9001 Saldovortrag Debitor 10000 Kunde VorSt - VorSt erhöhen keine bleibt keine bleibt keine Saldovortrag Kreditor 9003 Saldovortrag Kreditor 70000 Lieferant Keine bleibt Saldovortrag Sachkonto 1800 Bank keine - Umbuchung Sachkonten Saldovortrag Kreditor bei Überzahlung 1460 Geldtransit 70000 Lieferant 9000 Saldovortrag Sachkonten 1800 Bank 9003 Saldovortrag Kreditor keine - keine bleibt

152 Daten 6.4 Abschlussarbeiten Die Finanzbuchhaltung kennt zwei Abschlussarbeiten: 1. Den Abschluss eines Buchungsmonats ( Buchungsperiode ) durch die Journalisierung. Hierbei werden alle für den angegebenen Monat erfassten Buchungen journalisiert. Sie können danach nur noch durch Stornobuchungen geändert oder gelöscht werden. Die Zuordnung einer Buchung zu einem Buchungsmonat geschieht ausschließlich durch ihr Buchungsdatum. Das Belegdatum spielt hier keine Rolle. Die Journalisierung kann bis unmittelbar vor den Jahresabschluss aufgeschoben werden. Wählen Sie den Monat aus, den Sie journalisieren möchten und klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Journalisierung starten].

Daten 153 Sie erkennen journalisierte Buchungen daran, dass in der letzten Spalte der Bildschirmanzeige (Überschrift Journal ) die Journalnummer dieser Buchung ausgewiesen ist. Was bewirkt die Journalisierung? Das Buchungsjournal ist das zentrale Dokument Ihrer Buchhaltung. Es ist z. B. bei Betriebsprüfungen, für den Steuerberater und den Kontakt mit dem Finanzamt unerlässlich. Das Buchungsjournal muss alle Buchungen in chronologischer Reihenfolge nummeriert und vollständig enthalten. Aus diesem Grund müssen Sie spätestens vor dem Jahresabschluss alle erfassten Buchungen journalisieren. Der Ausdruck des Buchungsjournals dagegen ist entsprechend den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) nicht mehr nötig. Die Erstellung der Daten erfolgt über die IDEA-Schnittstelle (GDPdU). Buchungen, die einmal journalisiert wurden, können Sie nicht mehr ändern. Daher sollten Sie die erfassten Buchungen erst dann journalisieren, wenn Sie sicher sind, dass keine Änderungen mehr anfallen. Hinweis: Selbstverständlich können Sie auch journalisierte Buchungen stornieren und danach neu erfassen. 2. Den Abschluss des gesamten Buchungsjahres. Der Jahresabschluss erstellt wahlweise Saldovortragsbuchungen für Debitoren, Kreditoren und Sachkonten sowie einen Gewinn- oder Verlustvortrag. Er ist erst möglich, wenn alle Buchungsmonate des Jahres journalisiert und damit abgeschlossen sind. Beide Abschlüsse lassen sich nicht rückgängig machen. Sie können den Jahresabschluss jedoch mehrfach durchführen.

154 Daten Sollten sich nach der erstmaligen Durchführung des Jahresabschlusses doch noch Änderungen für das abgeschlossene Geschäftsjahr ergeben, können Sie diese in diesem Geschäftsjahr buchen, journalisieren und den Jahresabschluss erneut starten. Die bereits erstellten Saldovortragsbuchungen des Folgejahres werden von der Standard Line Finanzbuchhaltung automatisch berichtigt (siehe auch Seite 148 Kapitel ).

Informationen über die Buchhaltung 155 7 Informationen über die Buchhaltung Die Standard Line unterrichtet Sie über alle Bereiche Ihrer Buchhaltung. Sie können sich einerseits mit speziellen Menüpunkten direkt am Bildschirm informieren. Andererseits gibt es eine Vielzahl von fertigen Listen und Auswertungen zum Ausdruck. Alle diese Listen sehen Sie exakt so, wie sie später ausdruckt werden, als Vorschau auch auf dem Bildschirm. Sie können alle Listen individuell verändern und beliebige neue Auswertungen erstellen. Speziell hierfür ist der Formulareditor (ZP) als eigenes Modul der Standard Line gedacht. Er ist in einem eigenen Handbuch beschrieben. 7.1 Bildschirmauskunft Die Bildschirmauskunft informiert Sie über alle Buchungen für jeweils ein ausgewähltes Konto und ein Buchungsjahr. Dies geschieht entweder in Form eines Kontenblatts, als Übersicht aller Offenen Posten eines Kontokorrentkontos (Debitoren- oder Kreditorenkontos) oder als Übersicht aller Buchungen einer Kostenstelle oder eines Kostenträgers. Die Bildschirmauskunft erreichen Sie im Menü Daten :

156 Informationen über die Buchhaltung Sie bietet Ihnen auf einen Blick alle Buchungen jedes Sachkontos und jedes Kontokorrentkontos (Debitoren und Kreditoren), d. h. das Kontenblatt auf dem Bildschirm. Darüber hinaus gibt es für jeden Debitoren und jeden Kreditoren eine vollständige Übersicht aller Offenen Posten. Auch für jede Kostenstelle und jeden Kostenträger sehen Sie alle Buchungen. Die Eingaben sind in jedem Fall gleich: Zuerst wählen Sie das gewünschte Konto und das gewünschte Buchungsjahr. Sie sehen die Buchungen für jedes Buchungsjahr, das Sie mit der Finanzbuchhaltung bearbeitet haben. Jede Bildschirmauskunft zeigt alle Daten jeder Buchung komplett an. Die Bildschirmauskunft ist immer aktuell unabhängig davon, ob Sie z. B. Buchungen journalisiert haben oder nicht. Wenn in den Stammdaten eines Kontos Verdichtung aktiviert ist, werden die monatlichen Endsalden angezeigt. Hinweis: Um auf das nächste oder vorherige Konto zu gelangen, benutzen Sie bitte die beiden grünen Pfeile in der Kopfzeile der Finanzbuchhaltung.

Informationen über die Buchhaltung 157 7.2 Listen und Auswertungen Listen und Auswertungen umfasst alle im Programm möglichen Auswertungen Ihrer Buchhaltung, die bei der täglichen Arbeit immer wieder benötigt werden. Je nach Liste sind unterschiedliche Formate möglich. Ein Beispiel ist die Auswertung Kreditoren-Zahlungen, die als Zahlungsvorschlagsliste, Zahlungsvorschlag (Einzeiler), Zahlungsliste mit Bankinfos, Zahlungsvorschlagsliste (Fälligkeit), Zahlungsvorschlag (Einzeiler, Fälligkeit) und Zahlungsliste mit Bankinfos (Fälligkeit) erstellt werden kann. Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung gehört zu diesem Bereich. Alle Auswertungen lassen sich noch individuell ändern und auf bestimmte Bereiche, z.b. von Konto / bis Konto einschränken. Sie können jederzeit alle Listen und Auswertungen auf aktuellem Stand erstellen. Wählen Sie dazu im Menü Daten Listen und Auswertungen an: Im folgenden Auswahlfenster sehen Sie mit [F4] oder einem Mausklick auf alle verfügbaren Listen und Auswertungen auf einen Blick:

158 Informationen über die Buchhaltung Für jede Liste können Sie drei Funktionen aufrufen: - [Vorschau] Sie sehen die Auswertung so auf dem Bildschirm, wie sie auch gedruckt würde ( Druckvorschau ). Sie können den Druck direkt aus der Vorschau einleiten und dabei auswählen, ob nur die angezeigte Seite oder alle Seiten der Liste gedruckt werden sollen. - [Drucken] Nach der Auswahl eines Druckers beginnt der Ausdruck. Falls Sie Kopien des Ausdrucks benötigen, geben Sie die Kopienanzahl vor dem Druck ein.

Informationen über die Buchhaltung - 159 [Definieren] Sie starten den Formulareditor (ZP) und können das Formular individuell ergänzen und anpassen. Im Folgenden sind die einzelnen Listen in alphabetischer Reihenfolge erläutert. ACHTUNG! Für jede Liste sind neben den verschiedenen Listenversionen zwei Schaltflächen vorhanden: [Speichern] und [Löschen]. Mit [Löschen] löschen Sie die gerade markierte Version. Wir empfehlen, keine der automatisch installierten Listen und Auswertungen zu löschen, da fast alle für eine ordnungsgemäße Buchhaltung nötig sind! Mit [Speichern] speichern Sie eigene, zusätzliche oder neue Versionen ab. Bilanzauswertung Die Bilanzauswertung enthält fünf Versionen: Bilanz Es sind alle Sachkonten mit der Kontenart Aktiva, Passiva und Geldkonto einzeln und mit dem Saldo in der zugehörigen Bilanzposition enthalten. Eröffnungsbilanz Es sind die Sachkonten mit Vortragswerten enthalten.

160 Informationen über die Buchhaltung Bilanz (nur Summenzeilen) Es sind alle Sachkonten mit der Kontenart Aktiva, Passiva, und Geldkonto jeweils saldiert auf der zugehörigen Bilanzposition enthalten. Bilanz mit Vorjahreswerten Es sind alle Sachkonten mit der Kontenart Aktiva, Passiva und Geldkonto enthalten. Die Salden werden für jedes Konto und jede Bilanzposition sowohl für das aktuelle Buchungsjahr wie auch für das vergangene Buchungsjahr ausgewiesen. Bilanz mit Vorjahreswerten (nur Summenzeilen) Es sind alle Sachkonten mit der Kontenart Aktiva, Passiva und Geldkonto enthalten. Die Salden werden für jede Bilanzposition sowohl für das aktuelle Buchungsjahr wie auch für das vergangene Buchungsjahr ausgewiesen. Wahlweise werden nur Konten einbezogen, auf denen Buchungen erfolgt sind ( Bewegungskonten ). Erfasst werden Buchungen bis zu dem hier eingetragenen Monat.

Informationen über die Buchhaltung 161 Buchungsjournal Das ausgedruckte und sorgfältig archivierte Buchungsjournal ist die wichtigste Unterlage Ihrer Buchhaltung. Es enthält alle erfassten Buchungen unabhängig davon, ob sie journalisiert sind. Es gibt zwei Versionen des Buchungsjournals: - Das Buchungsjournal wie gerade beschrieben als zentrales Dokument Ihrer Buchhaltung Die Buchungsjournalkontrolle Diese Auswertung prüft zusätzlich zum Buchungsjournal die Buchungen auf Differenzen in den Buchungsbeträgen. Sind solche fehlerhaften Buchungen vorhanden, weist die Buchungsjournalkontrolle den Buchungsbetrag mit einem vorangestellten * aus.

162 Informationen über die Buchhaltung Versehen Sie mit Kostenstellen mit einem Häkchen, weist das Buchungsjournal auch evtl. Kostenstellen- und Kostenträgerbuchungen mit aus. Auswahl nach der Nummer, mit der jede Buchung im Journal gekennzeichnet ist Auswahl nach Buchungsdatum Auswahl nach der Belegnummer jeder Buchung

Informationen über die Buchhaltung 163 Buchungsprotokoll ( Primanota ) Das Buchungsprotokoll (auch Primanota ) zeigt alle erfassten Buchungen unabhängig von der Journalisierung. Auswahl nach Buchungskreis Auswahl nach Buchungsdatum Auswahl nach den bei der Buchung zugewiesenen Sachbearbeitern Debitoren-Kontenblätter Zusammen mit dem Buchungsjournal sind die Kontenblätter die wichtigsten Buchhaltungsdokumente. Pro Kunde wird ein Kontenblatt mit allen Buchungen auf diesem Debitorenkonto erstellt.

164 Informationen über die Buchhaltung Jeder Buchungsmonat beginnt (wenn aktiviert) wahlweise auf einer neuen Seite. Ein Kontenblatt umfasst max. die hier eingetragen Zeilen. Hinweis: Mit Einführung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) müssen die Debitoren-Kontenblätter nicht mehr vor einem Jahresabschluss ausgedruckt und sicher verwahrt werden. Es genügt die Sicherung auf einem Datenträger. Debitoren-Offene Posten Diese Auswertung weist für jeden Offenen Posten eines Kunden das Belegdatum, die Belegnummer, den Buchungstext, den Buchungsbetrag, einen evtl. Zahlbetrag, den resultierenden aktuellen Restbetrag, das Fälligkeitsdatum, die Anzahl der Tage ab Rechnungsdatum ( Laufzeit LZ ; ohne Berücksichtigung der Fälligkeitstage) und eine evtl. letzte Mahnstufe aus.

Informationen über die Buchhaltung 165 Debitoren-Rechnungsausgang Die Rechnungsausgangsliste führt alle Rechnungsausgänge pro Debitor mit Netto-, Brutto- und Steuerbetrag auf. Das Formular RA002 enthält zusätzlich das jeweilige Gegenkonto für den Brutto-Betrag. Wahlweise sind nur Rechnungsausgänge aufgeführt, die im DATEV-Format exportiert wurden. Debitoren-Referenzliste Die Debitoren-Referenzliste enthält die gleichen Angaben wie die Debitoren-Kontenblätter. Zusätzlich ist eine evtl. abweichende OP-Nummer mit enthalten.

166 Informationen über die Buchhaltung Debitoren-Saldenliste Die Saldenliste führt alle Kundenkonten mit folgenden Salden auf: Vortrag, Monatssoll und haben, aktueller Saldo, Jahressoll und haben sowie aktueller Gesamtsaldo. Die beiden Versionen unterscheiden sich nur im Ausgabeformat: Hoch- oder Querformat. Gesamtsalden werden inklusive dieses Monats, Monatssalden für diesen Monat ausgewiesen.

Informationen über die Buchhaltung 167 Einnahme-/Überschussrechnung In die Positionen der Einnahme- / Überschussrechnung gehen alle Sachkonten mit den Kontenarten Erlöskonto, Einkaufskonto oder Kosten ein, soweit diese im Sachkontenstamm dieser Auswertung zugeordnet wurden. Sie können die Einnahme- / Überschussrechnung in verschiedenen Fassungen ausdrucken: Jahreswerte zweispaltig Für jedes Sachkonto und für jede Position ist der Saldo bis zum ausgewählten Monat ausgewiesen. Jahreswerte zweispaltig mit Rand Für jedes Sachkonto und für jede Position ist der Saldo bis zum ausgewählten Monat ausgewiesen. Monats- und Jahreswerte zweispaltig im Querformat Für jedes Sachkonto und für jede Position ist der Saldo des Monats sowie der Saldo des laufenden Jahres ausgewiesen. Jahreswerte einspaltig Für jedes Sachkonto und für jede Position ist der Saldo bis zum ausgewählten Monat ausgewiesen. Jahreswerte (nur Summenzeilen) Für jede Position ist der Saldo bis zum ausgewählten Monat ausgewiesen. Jahreswerte mit Vorjahreswerten Für jedes Sachkonto und für jede Position ist der Saldo bis zum ausgewählten Monat und der Vorjahressaldo ausgewiesen.

168 Informationen über die Buchhaltung Jahreswerte mit Vorjahreswerten (nur Summenzeilen) Für jede Position ist der Saldo bis zum ausgewählten Monat und der Vorjahressaldo ausgewiesen. Wahlweise werden nur Konten einbezogen, auf denen Buchungen erfolgt sind ( Bewegungskonten ).

Informationen über die Buchhaltung 169 EU-Meldungen Führen Sie Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen im EUAusland, sind Sie zur Abgabe der Zusammenfassenden Meldung verpflichtet. Sie können den Ausdruck unverändert einreichen. Er entspricht dem amtlich zugelassenen Formular. Gewinn- und Verlustrechnung (BWA) In die Positionen der Gewinn- und Verlustrechnung gehen alle Sachkonten mit den Kontenarten Erlöskonto, Einkaufskonto oder Kosten ein, soweit sie im Sachkontenstamm dieser Auswertung zugeordnet sind. Sie können die Gewinn- und Verlustrechnung in verschiedenen Fassungen ausdrucken: Jahreswerte zweispaltig Für jedes Sachkonto und für jede Position ist der Saldo bis zum ausgewählten Monat ausgewiesen. Jahreswerte zweispaltig mit Rand Für jedes Sachkonto und für jede Position ist der Saldo bis zum ausgewählten Monat ausgewiesen. Monats- und Jahreswerte zweispaltig im Querformat Für jedes Sachkonto und für jede Position ist der Saldo des laufenden Monats sowie der Saldo im laufenden Jahr ausgewiesen. Jahreswerte einspaltig Für jedes Sachkonto und für jede Position ist der Saldo bis zum ausgewählten Monat ausgewiesen. Jahreswerte (nur Summenzeilen) Für jede Position ist der Saldo bis zum ausgewählten Monat ausgewiesen. Die einzelnen Sachkonten werden nicht angezeigt.

170 Informationen über die Buchhaltung Jahreswerte mit Vorjahreswerten Für jedes Sachkonto und für jede Position ist der Saldo bis zum ausgewählten Monat und der Vorjahressaldo ausgewiesen. Jahreswerte mit Vorjahreswerten (nur Summenzeilen) Für jede Position ist der Saldo bis zum ausgewählten Monat und der Vorjahressaldo ausgewiesen. Jahressalden werden bis zu diesem Monat, Monatssalden für diesen Monat ausgewiesen. Wahlweise werden nur Konten einbezogen, auf denen Buchungen erfolgt sind ( Bewegungskonten ).

Informationen über die Buchhaltung 171 Kassenbuch Das Kassenbuch enthält für ein Sachkonto alle Soll- und Haben-Buchungen ( Einnahmen und Ausgaben ) und für jedes Buchungsdatum einen Tagessaldo. Jeder Buchungsmonat beginnt wahlweise auf einer neuen Seite. Eine Seite des Kassenbuchs umfasst max. die hier eingetragenen Zeilen.

172 Informationen über die Buchhaltung Kostenarten-Listen Die Kostenartenlisten weisen Buchungen auf Kostenartengruppen, Kostengruppen und Kostenarten aus: Hiermit werden nur Summen pro Kostenart und gruppe und nicht einzelne Buchungen ausgewiesen Verdichtung führt zum Ausweis von Monatssalden Die Auswertung Kostenartengruppen und Kostenarten führt nach Kostenartengruppen sortiert die Buchungen mit Buchungsdatum, Belegnummer, Kostenstellennummer und bezeichnung, Buchungstext, Kostenträgernummer und bezeichnung und dem Buchungsbetrag auf. Kostenarten (kumulierte Werte) führt pro Kostenart und Kostenartengruppe die Buchungen mit Kostenartennummer und bezeichnung sowie dem Buchungsbetrag auf. Kostengruppen (kumulierte Werte) umfasst pro Kostenartengruppe den Buchungsbetrag.

Informationen über die Buchhaltung 173 Kostenstellen-Listen Die Kostenstellen-Liste weist jede Buchung auf eine Kostenstelle mit Buchungsdatum, Belegnummer, Kostenart, Buchungstext, Betrag und Kostenträger aus. Ausweis addierter Summen je Kostenstelle Kostenträger-Listen Wahlweise nach Kostenstellen oder nach Kostenarten sortiert enthält diese Auswertung für jeden Kostenträger die einzelnen Buchungen mit Buchungsdatum, Belegnummer, Kostenstelle, Buchungstext, Betrag und Kostenart.

174 Informationen über die Buchhaltung Buchungen bis zu diesem Datum sind enthalten. Kostenvergleichsliste mit Kostenstellen Bitte wählen Sie als erstes den Monat für diese Liste aus.

Informationen über die Buchhaltung 175 Im zweiten Schritt werden die Sachkonten ausgewählt. Markieren Sie die entsprechenden Konten mit einem Häkchen. Mit OK bestätigen Sie Ihre Auswahl. Der Ordner Liste_KV005 beinhaltet zusätzlich die Liste Dateien für die Kostenvergleichsliste mit Kostenstellen. Dieser kann einfach gesichert werden da die Liste bereits mit dem Patch eingefügt wird. Kreditoren-Kontenblätter Zusammen mit dem Buchungsjournal sind die Kontenblätter die wichtigsten Buchhaltungsdokumente. Pro Lieferant wird ein Kontenblatt mit allen Buchungen auf diesem Kreditorenkonto erstellt.

176 Informationen über die Buchhaltung Jeder Buchungsmonat beginnt wahlweise auf einer neuen Seite. Ein Kontenblatt umfasst max. die hier eingetragen Zeilen. Hinweis: Mit Einführung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) müssen die Kreditoren-Kontenblätter nicht mehr vor einem Jahresabschluss ausgedruckt und sicher verwahrt werden. Es genügt die Sicherung auf einem Datenträger. Kreditoren-Offene Posten Diese Auswertung weist für jeden Offenen Posten eines Lieferanten das Belegdatum, die Belegnummer, den Buchungstext, den Buchungsbetrag, einen evtl. Zahlbetrag, den daraus resultierenden, aktuellen Restbetrag, das Fälligkeitsdatum, die Anzahl der Tage ab Rechnungsdatum ( Laufzeit LZ ; ohne Berücksichtigung der Fälligkeitstage), einen evtl. Lastschrifteinzug ( L ) und die Gesamtsumme aller Offenen Posten des jeweiligen Kreditors aus.

Informationen über die Buchhaltung 177 Kreditoren-Rechnungseingang Die Rechnungseingangsliste RE001 führt alle Rechnungseingänge pro Kreditor mit Netto-, Brutto- und Steuerbetrag auf. Das Formular RE002 enthält jeweils die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Kreditorennummer, den Namen und den Netto-, Brutto- und Steuerbetrag. Kreditoren-Referenzliste Die Kreditoren-Referenzliste enthält die gleichen Angaben wie die Kreditoren-Kontenblätter. Zusätzlich ist eine evtl. abweichende OP-Nummer mit enthalten. Kreditoren-Saldenliste Die Saldenliste führt alle Lieferantenkonten mit folgenden Salden auf: Vortrag, Monatssoll und haben, Monatssaldo, Jahressoll und haben sowie aktueller Gesamtsaldo. Die beiden Versionen unterscheiden sich nur im Ausgabeformat: Hoch- oder Querformat. Kreditoren-Schecks Dies ist keine Auswertung. Es handelt sich um das Formular, das innerhalb des Zahlungsverkehrs bei Scheckzahlungen an Kreditoren verwendet wird. Kreditoren-Zahlungen Diese Formulare und Auswertungen sind Teil des Zahlungsverkehrs. Sie können jederzeit als Liste hier ausgedruckt werden.

178 Informationen über die Buchhaltung Lastschrift Dieses Formular verwendet das Zusatzmodul Bankeinzug, um OPs Ihrer Kunden per Lastschrift einzuziehen. Mahnungen Erstellen Sie Mahnungen für überfällige OPs Ihrer Kunden, spielen diese Listen und Formulare eine Rolle. Sie können jederzeit als Liste hier ausgedruckt werden. Sachkonten-Kontenblätter Zusammen mit dem Buchungsjournal sind die Kontenblätter die wichtigsten Buchhaltungsdokumente. Pro Sachkonto wird ein Kontenblatt mit allen Buchungen erstellt. Es gibt verschiedene Optionen einen Kontendruck durchzuführen. Es besteht die Möglichkeit die Konten auf DIN A4 Blanko-Format zu drucken. Des weiteren stehen noch Endlos-Papier und Kontoblätter Einzeln zur Auswahl, in DIN A5. Dabei werden die Konten auf entsprechend vorgedrucktem Papier gedruckt. Es ist zu empfehlen, vor einem Kontendruck einen Probedruck durchzuführen, den man auch entsprechend auswählen kann, um einen ordnungsgemäßen Druck zu gewährleisten. Hinweis: Mit Einführung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) müssen die Sachkonten-Kontenblätter nicht mehr vor einem Jahresabschluss ausgedruckt und sicher verwahrt werden. Es genügt die Sicherung auf einem Datenträger. Das Kassenbuch als zweite Version der Kontenblätter enthält mit Ausnahme der Journalnummer jeder Buchung die gleichen Angaben wie das Sachkonto-Kontenblatt.

Informationen über die Buchhaltung 179 Jeder Buchungsmonat beginnt wahlweise auf einer neuen Seite. Ein Kontenblatt umfasst max. die hier eingetragen Zeilen. Sachkonten-Saldenliste (SuSa) Die Saldenliste führt alle Sachkonten mit folgenden Salden auf: Vortrag, Monatssoll und haben, Monatssaldo, Jahressoll und haben sowie aktueller Gesamtsaldo. Die beiden Versionen unterscheiden sich nur im Ausgabeformat: Hoch- oder Querformat.

180 Informationen über die Buchhaltung Umsatzsteuer-Kontrolle Die Umsatzsteuer-Kontrolle führt für jede Position der Umsatzsteuer-Voranmeldung die zugehörigen einzelnen Konten mit ihren Salden auf. Zusätzlich ist der Saldo des automatisch bebuchten Steuer-Kontos aufgeführt. Sie überprüfen mit dieser Auswertung, a) b) wie sich die Summen in der Voranmeldung auf Grund der einzelnen Konten zusammensetzen und ob diese Summe sich mit dem Saldo des automatisch bebuchten jeweiligen Steuerkontos deckt. Tragen Sie hier den Monat (oder das Quartal / Jahr) ein, für den (das) die Prüfung erstellt werden soll.

Informationen über die Buchhaltung 181 Umsatzsteuer-Voranmeldung (Druck) Das Programm erstellt versandfertige und von den Finanzämtern anerkannte Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Je nach Anlass wählen Sie - Umsatzsteuer-Voranmeldung mit Formular für die reguläre Voranmeldung oder Umsatzsteuer-Voranmeldung als Korrekturmeldung, wenn Sie eine Korrekturmeldung erstellen. Stehen Formulare für mehrere Jahre zur Auswahl, wählen Sie die zu Ihrem aktuellen Buchungsjahr gehörenden Formulare aus. Tragen Sie hier den Monat (oder das Quartal/Jahr) ein, für den (das) die UStVA erstellt werden soll.

182 Informationen über die Buchhaltung 7.3 Erstellen einer neuen Liste Um eine neue Liste zu erstellen, müssen Sie zuerst die letzte Zeile in der jeweiligen Formularart auswählen und mit der Maus anklicken. Sie ist mit... am Anfang gekennzeichnet: Danach können Sie die Bezeichnung des neuen Formulars und seinen Namen eintragen und die neue Liste mit [Speichern] abspeichern. Welche zusätzlichen Eingaben Sie für die einzelnen Listen machen können, zeigt die folgende Übersicht:

Informationen über die Buchhaltung 183

184 Informationen über die Buchhaltung Die jeweils enthaltenen Datensätze sind bei Auswertungen, die in der ersten Zeile mit K gekennzeichnet sind nach der Kontonummer geordnet. Bei Auswertungen, die mit KB gekennzeichnet sind, entscheiden Sie jeweils, ob die Ausgabe nach der Kontonummer oder nach der Belegnummer sortiert erfolgt. Soweit bei einzelnen Auswahlfeldern ein * als Vorschlag eingetragen ist, bedeutet dies ab dem ersten Datensatz und bis zum letzten Datensatz, d. h. keine Einschränkung. Eingaben, die sich speziell auf einzelne Auswertungen, Listen und Formulare beziehen, sind bei den entsprechenden Auswertungen erwähnt. 7.4 Handhabung der Stapelverarbeitung Zum Auswählen der Stapelverarbeitung gehen Sie unter dem Menüpunkt Daten auf Stapelverarbeitung. Mandantenauswahl Zunächst öffnet sich das Fenster mit einer Auswahl von bisher angelegten Mandanten, die ausgewählt werden können.

Informationen über die Buchhaltung 185 Listenauswahl Mit dem Button Mandantenspezifische Listenzuweisung öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier sind die Listenzuweisungen vorzunehmen. In dem Feld Listengruppen sind alle Listen und Auswertungen der Finanzbuchhaltung enthalten. Jedoch ist zu beachten, dass nur bestimmte Auswertungen für die Stapelverarbeitung vorinstalliert werden können. Grund hierfür ist, dass das bei einigen Listen noch eine zweite Selektionsauswahl getroffen werden muss, damit ein Druckauftrag gestartet werden kann. Diese Listen müssen Sie weiterhin einzeln selektieren, über den Menüpunkt Daten -> Listen und Auswertungen.

186 Informationen über die Buchhaltung Folgende Listen stehen Ihnen für den Druck über die Stapelverarbeitung stets zur Verfügung: DSA0001 Saldenliste Debitoren DSA0002 Saldenliste Debitoren quer DSA0003 Saldenliste Debitoren kurz KSA0001 Saldenliste Kreditoren KSA0002 Saldenliste Kreditoren quer KSA0003 Saldenliste Kreditoren kurz

Informationen über die Buchhaltung 187 SSA0001 Saldenliste Sachkonten SSA0002 Saldenliste Sachkonten quer SSA0003 Saldenliste Sachkonten kurz UMSA10 Umsatzsteuer-Voranmeldung UMSA11 Umsatzsteuer-Voranmeldung UMSA12 Umsatzsteuer-Voranmeldung UMSA13 Umsatzsteuer-Voranmeldung UMSA14 Umsatzsteuer-Voranmeldung USKA1 USt-VA Kontrolle BIL0001 Bilanzauswertung BV001 Bilanz mit Vorjahreswerten SALU01 EU-Meldung DRF001 Debitoren Referenz

188 Informationen über die Buchhaltung KRF001 Kreditoren Referenz KV005 Kostenvergleichsliste mit Kostenstellen KV001 Kostenvergleichsliste kurz Nach Auswahl der Listengruppe können Sie nun mit den Pfeilen die Selektion vornehmen und die entsprechende Liste rechts in das Feld verschieben. Die ausgewählten Listen können durch betätigen der Felder Zielmandant für Kopierfunktion und Kopieren auch auf andere Mandanten kopiert werden. Ein Klick auf den Button Speichern speichert die ausgewählten Listen. Mit dem Kreuz schließen Sie de Anwendung und gelangen wieder in die Mandantenauswahl. Mit Hilfe des Button Starten starten Sie den Druckauftrag.

Jahresabschluss / Neues Geschäftsjahr 189 8 Jahresabschluss / Neues Geschäftsjahr 8.1 Jahresabschluss Sind alle Buchungen eines Geschäftsjahres abschließend erfasst und journalisiert, können Sie einen Jahresabschluss durchführen. Sie erreichen diesen Menüpunkt im Menü Daten und dort bei Abschlussarbeiten : Soweit noch nicht alle Buchungen journalisiert sind, ist im Feld Journalisierung starten ein Monat angezeigt. Dessen Buchungen müssen noch journalisiert werden. Klicken Sie hierzu auf [Journalisierung starten].

190 Jahresabschluss / Neues Geschäftsjahr Erst wenn kein Monat mehr für eine Journalisierung angezeigt ist, können Sie den Jahresabschluss einleiten: Wählen Sie dazu aus, für welche Bereiche das Programm automatisch Saldovortragsbuchungen in das neue Buchungsjahr erstellen soll. Rechts daneben werden die jeweiligen Vortrags-Sachkonten für diese Buchungen angezeigt, wie sie in den Systemparametern hinterlegt sind. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Jahresabschluss starten werden die Saldovortragsbuchungen erstellt. Stellen Sie anschließend in den Systemparametern bei den Kontenbereichen das neue Geschäftsjahr ein. Die erzeugten Saldovortragsbuchungen befinden sich bereits in Buchungskreisen dieses Geschäftsjahres. Sie können nun die Buchhaltung im neuen Geschäftsjahr fortführen.

Jahresabschluss / Neues Geschäftsjahr 191 8.2 Neues Geschäftsjahr Stehen die ersten Buchungen für das nächste Geschäftsjahr an, wechseln Sie auf das nächste Geschäftsjahr. Dies ist unabhängig vom Abschluss des Vorjahres. Sie können mehrere Geschäftsjahre parallel bebuchen. Tragen Sie dazu im Bereich Stammdaten in den Systemparametern bei Kontenbereiche das neue Geschäftsjahr ein: Durch Klicken auf diese beiden Schaltflächen können Sie die Jahreszahl auch ändern.

192 Zusatzmodule 9 Zusatzmodule Die Zusatzmodule erweitern den Leistungsumfang der Finanzbuchhaltung. 9.1 Bankeinzug Das Modul Bankeinzug übernimmt den beleglosen Zahlungsverkehr mit den Kunden, die einem Bankeinzug oder dem Lastschriftverfahren durch Sie zustimmen. Diese OPs werden von Ihnen gemäß den vereinbarten Zahlungsfristen direkt vom Konto des Kunden auf das Konto Ihrer Hausbank gebucht. Legen Sie dazu fest, für welche Kunden der Bankeinzug stattfinden soll ( Von Debitor-Nr, Bis Debitor-Nr ). Klicken Sie auf eine der beiden Schaltflächen oder nutzen Sie [F2]. Sie können danach den Anfangs- und End-Kunden nach verschiedenen Gesichtspunkten bestimmen:

Zusatzmodule 193 Legen Sie zuerst mit [Felder] fest, welche Bestandteile des Kundenstamms angezeigt und damit durchsucht werden: Alle Bestandteile, die Sie mit einem Mausklick markieren, werden angezeigt und durchsucht. Die Reihenfolge der Anzeige ändern Sie mit [<] und [>]: Markieren Sie einen Bestandteil und klicken Sie dann auf diese Schaltflächen. Das Feld bewegt sich nach oben oder nach unten. Tragen Sie abschließend den Suchbegriff ein und bestätigen Sie mit [EINGABE]. Die passenden Kunden werden angezeigt, können mit der Maus ausgewählt und mit [EINGABE] oder einem Klick auf übernommen werden. Anschließend wählen Sie die Bankverbindung aus, auf der die

194 Zusatzmodule eingezogenen Beträge gutgeschrieben werden sollen ( Hausbank-Name ). Als Geldtransitkonto tragen Sie das bei den Systemparameter / Kontenbereiche vermerkte Geldtransitkonto ein. Hinweis: Falls das hier eingetragene Geldtransitkonto nicht im Sachkontenstamm in den Stammdaten hinterlegt ist, erscheint die Fehlermeldung Nummer nicht zugelassen! oder, falls kein Geldkonto angegeben wurde, der Hinweis Kein Geldkonto eingegeben. Das bei Datum eingestellte Datum erscheint als Tagesdatum auf Listen, das bei Einzug bis zum eingestellte Datum legt zusammen mit den jeweiligen Zahlungsfristen der OPs fest, ob diese jetzt eingezogen werden oder erst zu einem späteren Zeitpunkt. Als Sachbearbeiter tragen Sie den Ansprechpartner in Ihrem Haus ein oder wählen ihn unter den angelegten Personen aus. Neue Liste nach den aktuellen Eingaben erstellen Letzte Bankeinzugsliste erneut verwenden

Zusatzmodule 195 Nachdem Sie eine dieser Möglichkeiten gewählt haben, sehen Sie alle passenden Offenen Posten. Wichtig: Es werden nur die offenen Posten angezeigt, für die unter Zusatzmodule / Offene Posten bearbeiten ein Haken bei Bankeinzug in den jeweiligen Debitor-Konten hinterlegt wurde. Das Datum des offenen Posten muss zur Nutzung des Bankeinzuges vor dem eingegebenen Datum Einzug bis zum liegen. Zudem muss für jeden Kunden, der am Bankeinzug teilnimmt, im Kundenstamm eine Bankverbindung hinterlegt sein. Diese kann jederzeit im Kundenstamm nachgetragen oder geändert werden

196 Zusatzmodule

Zusatzmodule 197 Der bei Text-1 und Text-2 eingetragene Text erscheint auf der Lastschrift als Erläuterung. Sie können einen Vorschlag beliebig ändern und ergänzen. Das Programm passt den Zahlbetrag automatisch an. Die evtl. Änderung der Zahlungsfristen verläuft wie bei den Mahnungen ( Skonto-Dat. ; Netto-Dat. ). Sind alle Angaben vollständig, können Sie sich mit [Drucken] eine Liste der aktuellen Bankeinzüge erstellen. Diese Liste lässt sich mit dem Formulareditor (ZP) individuell anpassen. Klicken Sie dagegen [Ausgeben] an, werden die Lastschriftanweisungen in eine DTAUS1- Datei geschrieben. Sie müssen dann nur noch das Verzeichnis wählen, in dem die Datei gespeichert wird:

198 Zusatzmodule Sie können dieses Verzeichnis z. B. A:\ für eine Diskette direkt eintragen oder nach einem Mausklick auf die Schaltfläche in das Verzeichnis wie mit dem Microsoft Explorer auf Ihrem PC suchen und bestimmen. Es ist sinnvoll, zusätzlich noch den Begleitzettel zu drucken. Er enthält alle Angaben für Ihre Hausbank. Sie können den vorhandenen Begleitzettel individuell ändern klicken Sie dazu Begleitzettel definieren an (vgl. Beschreibung Formulareditor (ZP) ). Mit [Starten] erstellen Sie die Datei für Ihre Hausbank. Über den Fortschritt informiert Sie eine Anzeige am unteren linken Bildschirmrand: Hat der Bankeinzug die Datei ohne Fehler erstellt, erscheint die Mitteilung Ausgabe korrekt abgeschlossen. Verbuchen? Mit Ja erstellt das Programm für diese OPs Buchungssätze Geldtransitkonto an Kunde. Hinweis: Die OPs sind damit bei dem jeweiligen Kunden sofort ausgeglichen. Sobald Sie den Kontoauszug Ihrer Hausbank mit der tatsächlichen Gutschrift erhalten, buchen Sie diese mit dem Buchungssatz Bank an Geldtransitkonto. Das Geldtransitkonto ist damit ausgeglichen (d. h. der Saldo ist Null) und Ihr Bankkonto stimmt mit dem tatsächlichen Banksaldo überein.

Zusatzmodule 199 Die Buchungen, die das Modul Bankeinzug für das Geldtransitkonto automatisch erstellt, befinden sich in einem eigenen Buchungskreis, der ebenfalls automatisch angelegt wird. Dieser Buchungskreis hat die Nummer 11TTMMJJxx. TTMMJJ ist das zu Beginn in der Bildschirmmaske Bankeinzug eingegebene Datum und xx ist eine fortlaufende Nummerierung. Um diese Buchungen zu prüfen und um die Buchungen Bank an Geldtransitkonto zu erfassen, können Sie diesen Buchungskreis (oder einen anderen dafür angelegten Buchungskreis) in der Buchungserfassung verwenden. Sobald derartige Buchungskreise vorhanden sind, werden diese im Auswahlbereich angezeigt: Wichtig: Beachten Sie: Die erzeugten Buchungen befinden sich nicht in den von Ihnen angelegten und bisher benutzen Buchungskreisen! 9.2 Belegloser Überweisungsverkehr (Clearing/DTA) (ZP) Bevor Sie mit dem Beleglosen Überweisungsverkehr (Clearing/DTA) arbeiten, setzen Sie sich bitte zunächst mit Ihrer Bank in Verbindung. Dort erhalten Sie alle Informationen, Formulare und Unterlagen, die für eine korrekte und schnelle Bearbeitung Ihrer Daten per Datenträgeraustausch (Diskette) oder via Internet-Banking erforderlich sind. Hinweis: Das Clearing/DTA ist eine Erweiterung der Standard Line Finanzbuchhaltung. Ist der nachfolgende Menüpunkt bei Ihnen nicht zugänglich, sprechen Sie mit Ihrem Fachhändler.

200 Zusatzmodule Das Clearing/DTA ist nicht von vornherein Bestandteil der Standard Line Finanzbuchhaltung, sondern als eigenständige Erweiterung entwickelt.

Zusatzmodule 201 Nach der Anwahl des Menüpunktes Clearing/DTA machen Sie einige grundsätzliche Angaben: Mit Von Kreditor-Nr. und Bis Kreditor-Nr. legen Sie fest, welche Lieferanten das Programm auf fällige OPs prüft. Anschließend wählen Sie diejenige Ihrer Hausbanken ( Hausbank-Name ) aus, von der die Zahlungen geleistet werden sollen. Im Feld Datum geben Sie das Datum der Erstellung der Zahlungen ein. Vorgeschlagen wird das aktuelle System-Datum. Als Geldtransitkonto tragen Sie das bei den Systemparameter / Kontenbereiche vermerkte Geldtransitkonto ein. Hinweis: Die von diesem Zusatzmodul automatisch erstellten Buchungen lauten normalerweise Kreditor an Geldtransitkonto. Sobald die Zahlungen auf Ihrem Bankkonto tatsächlich abgebucht wurden, buchen Sie diese zurück an das Geldtransitkonto. Damit ist das Geldtransitkonto ausgeglichen und die Salden auf den Bank- und Kreditorenkonten stimmen wieder. Sie müssen hier zwingend das in den Systemparameter

202 Zusatzmodule Kontenbereiche eingetragene Geldtransitkonto eintragen, ein anderes Geldkonto wird vom Programm ebenfalls akzeptiert. Wollen Sie den jeweils gewährten Skontozeitraum Ihrer Lieferanten verlängern, tragen Sie bei Skontokarenztage die von Ihnen gewünschte Anzahl zusätzlicher Tage ein. Schließlich tragen Sie den Sachbearbeiter im Feld Benutzer ein oder wählen ihn mit der linken Maustaste auf der Schaltfläche aus. Sachbearbeiter können Sie neu anlegen, in dem Sie mit der rechten Maustaste die Schaltfläche klicken und dann auf Einträge pflegen gehen. Hier in Parameter pflegen können Sie neue Benutzer anlegen, in dem Sie die Schaltfläche [Neu] betätigen. Wenn Sie einen neuen Benutzer eingetragen haben, klicken Sie erst auf [Speichern] und dann auf [OK].

Zusatzmodule 203 Hier können Sie noch auswählen, welche Zahlungen angezeigt werden sollen. - OP s im Datumszeitraum (hier: Datum von 01.01.2014; Datum bis 28.04.2014 Nur bereits fällige OP s OP s innerhalb Skontofrist. Nachdem Sie sich für eines der drei Möglichkeiten entschieden haben, tätigen Sie die Schaltfläche [neu erstellen]. Nun werden alle aktuelle Zahlungsvorschläge am Bildschirm angezeigt.

204 Zusatzmodule Für jede angezeigte Zahlung können Sie folgende Angaben eintragen und/oder ändern: Bankverbindung Wollen Sie eine Zahlung beleglos begleichen, ist die Angabe der kompletten Bankverbindung des Lieferanten als Zahlungsempfänger zwingend. Sie können hier nur unter den für diesen Lieferanten in den Stammdaten bereits vermerkten Bankverbindungen auswählen es ist nicht möglich, hier direkt eine neue Bankverbindung anzulegen. Ergänzen Sie ggf. die Bankverbindung im Lieferantenstamm und wählen Sie anschließend die Bankverbindung erneut aus. Text-1/Text-2 Der hier eingetragene Text erscheint auf der Überweisung als Erläuterung. Soweit Sie bei einem Lieferanten eine eigene Kundennummer eingetragen haben erscheint diese in Text-1. Sie können einen Vorschlag beliebig ändern und ergänzen.

Zusatzmodule 205 Das Programm passt den Zahlbetrag bei Skontoänderung bzw. den Skontobetrag bei Änderung des Zahlbetrages automatisch an. Auch die evtl. Änderung der Zahlungsfristen verläuft wie bei den Mahnungen ( Skonto-Dat. ; Netto-Dat. ) Über die Schaltfläche [OP Selektion] können Sie für den ausgewählten Lieferanten noch manuell Zahlungen hinzufügen. Nach Druck auf die Schaltfläche öffnet sich die OP-Auswahl des entsprechenden Lieferanten. Durch Markieren und anschließenden Druck auf die -Svhalt-

206 Zusatzmodule fläche wird der entsprechende OP in die Zahlliste übernommen. Hinweis: Wenn eine Übergabe nicht ordnungsgemäß erfolgt ist, können Sie die vorhandenen Angaben erneut verwenden und brauchen nicht alle Felder neu zu bearbeiten. Dies ist möglich, wenn die Schaltfläche alten Stapel verwenden aktiv ist: Klicken Sie diese Schaltfläche an, werden Ihnen die zuletzt erstellten Zahlungsvorschläge erneut angeboten. Hinweis: Verwenden Sie diese Möglichkeit jedoch nur, um eine fehlgeschlagene Übergabe zu wiederholen und nicht für neue Übergaben! Sie haben nun die Möglichkeit die Lieferanten OP s per Überweisung oder per Scheck zu bezahlen.

Zusatzmodule 207 Sie können das vorhandene Überweisungsformular individuell ändern klicken Sie dazu [Definieren] an (vgl. Beschreibung Formulareditor (ZP) ). Auch hier entscheiden Sie nach ordnungsgemäßem Druck der Überweisungen, ob diese verbucht werden sollen ( Überweisungen verbuchen? ). Wenn ja, erstellt der Zahlungsverkehr die gleichen Buchungssätze wie beim beleglosen Datenträgeraustausch und die OPs sind bei den Lieferanten ausgeglichen. Die Beträge sind ebenfalls auf dem Geldtransitkonto gebucht. Sobald die Überweisungen bei Ihnen auf den Kontoauszügen belastet werden, buchen Sie Geldtransitkonto an Bank. Die Buchungskreise, wo die Überweisungen abgestellt werden, sind nach dem gleichen Schema wie bei den Buchungen auf Grund des DTA benannt. Um einen Scheck zu drucken, klicken sie dafür auf [Scheckdruck]. Anschließend müssen Sie nur das Scheckformular auswählen und ausdrucken:

208 Zusatzmodule Sie können das vorhandene Scheckformular individuell ändern klicken Sie dazu [Definieren] an (vgl. Beschreibung Formulareditor (ZP) ). Auch hier entscheiden Sie nach ordnungsgemäßem Druck der Schecks, ob diese verbucht werden sollen ( Schecks verbuchen? ). Wenn ja, erstellt der Zahlungsverkehr die gleichen Buchungssätze wie beim beleglosen Datenträgeraustausch und die OPs sind bei den Lieferanten ausgeglichen. Die Beträge sind ebenfalls auf dem Geldtransitkonto gebucht. Sobald die Schecks bei Ihnen in Kontoauszügen belastet werden, buchen Sie Geldtransitkonto an Bank. Die Buchungskreise, wo die Scheckbuchungen abgestellt werden, sind nach dem gleichen Schema wie bei den Buchungen auf Grund des DTA benannt. Neben dem Ausgleich der OPs durch den Datenträgeraustausch (DTA), der Überweisung und dem Scheckdruck, erhalten Sie unter Listen und Auswertungen unterschiedliche Übersichten zu Kreditoren und zu den OPs.

Zusatzmodule 209 Alle vorhandenen Listen lassen sich mit dem Formulareditor (ZP) individuell anpassen. Um den Beleglosen Überweisungsverkehr zu tätigen, erstellen Sie eine DTAUS1 -Datei, die Sie dann in Ihr Bankprogramm einlesen, an Ihre Hausbank schicken oder mit E-Mail an sie übertragen, klicken Sie [Ausgeben] an. Sie müssen dann nur noch das Verzeichnis wählen, wo die Datei mit allen Zahlungsanweisungen gespeichert wird: Sie können dieses Verzeichnis z.b. A:\ für eine Diskette direkt eintragen oder nach einem Mausklick auf die Schaltfläche in das Verzeichnis wie mit dem Microsoft Explorer auf Ihrem PC suchen und bestimmen. Es ist sinnvoll, zusätzlich noch den Begleitzettel zu drucken. Er enthält alle Angaben für Ihre Hausbank. Sie können den vorhandenen Begleitzettel individuell ändern klicken Sie dazu [Begleitzettel definieren] an (vgl. Beschreibung Formulareditor (ZP) ). Mit [Starten] erstellen Sie die Datei für Ihre Hausbank. Über den Fortschritt informiert Sie eine Anzeige am unteren linken Bildschirmrand: Hat der Zahlungsverkehr die Datei ohne Fehler erstellt, erscheint die Mitteilung: Ausgabe korrekt abgeschlossen. Verbuchen?. Mit Ja erstellt das Programm für diese OPs Buchungssätze Lieferant an Geldtransitkonto.

210 Zusatzmodule Hinweis: Die OPs sind damit bei dem jeweiligen Lieferanten sofort ausgeglichen. Sobald Sie den Kontoauszug Ihrer Hausbank mit der tatsächlichen Belastung erhalten, buchen Sie diese mit dem Buchungssatz Geldtransitkonto an Bank. Das Geldtransitkonto ist damit wieder ausgeglichen (d. h. der Saldo ist Null) und Ihr Bankkonto stimmt mit dem tatsächlichen Banksaldo überein. Die Buchungen, die das Modul Zahlungen für das Geldtransitkonto automatisch erstellt, befinden sich in einem eigenen Buchungskreis, der ebenfalls automatisch angelegt wird. Dieser Buchungskreis hat die Nummer 10TTMMJJxx. TTMMJJ ist das zu Beginn in der Bildschirmmaske Zahlungen eingegebene Datum und xx ist eine fortlaufende Nummerierung. Um diese Buchungen zu prüfen und um die Buchungen Geldtransitkonto an Bank zu erfassen, können Sie diesen Buchungskreis (oder einen anderen dafür angelegten Buchungskreis) in der Buchungserfassung bearbeiten. Sobald derartige Buchungskreise vorhanden sind, sind sie in der Buchungserfassung auch angezeigt: Hinweis: Beachten Sie: Die erzeugten Buchungen befinden sich nicht in den von Ihnen angelegten und bisher benutzen Buchungskreisen!

Zusatzmodule 211 9.3 Girostar (ZP) Mit dem Zusatzmodul Girostar können Kontoauszugsdateien im Format MT940 aus Banking-Programmen bequem in die Standard Line Finanzbuchhaltung eingelesen werden. Damit erspart man sich Zeit beim Erfassen und Zuordnen der Kontoauszüge. Nach Aufruf von Girostar gelangt man erst in die Auswahl der Bank. Hier stehen die Banken zur Auswahl die in den Stammdaten / Systemparameter hinterlegt sind. Als Bankkonto wird ein Sachkonto aus der Finanzbuchhaltung ausgewählt auf das die entsprechenden Kontoauszüge gebucht werden sollen. Ein Benutzer kann hinterlegt werden falls vorhanden. Für die Neuanlage des Benutzers mit der rechten Maustaste auf den Pfeil neben dem Feld und Einträge pflegen auswählen. Die Belegnummer kann manuell vergeben werden, ansonsten wird diese vom Programm automatisch vergeben.

212 Zusatzmodule Nach [Erstellen] kommt man zur Auswahl der Kontoauszugsdatei. Mit der Schaltfläche [Importieren aus...] muss die Datei ausgewählt werden die importiert werden soll. In dieser Maske kann auch ein Buchungskreis ausgewählt werden dem die Zahlungsbuchungen zugeordnet werden. Sollte kein Buchungskreis ausgewählt worden sein wird vom Programm automatisch ein neuer Buchungskreis erzeugt. Mit [Import starten] wird die Kontoauszugsdatei ausgelesen aber noch nicht verbucht.

Zusatzmodule 213 Hier erhält man ausführliche Informationen zu den einzelnen Zahlungspositionen innerhalb der Kontoauszugsdatei. Mit der Funktion [Automatische Erkennung] werden die Zahlungspositionen mit der Laufenden Buchhaltung abgeglichen und, sobald Übereinstimmungen vorliegen erkannt. Erkannte Buchungen werden mit einem grünen Häkchen versehen und können so übernommen werden. Natürlich können nicht immer alle Buchungen zwangsläufig erkannt werden. Nicht erkannte Buchungen werden mit einem Fragezeichen gekennzeichnet und können manuell bearbeitet werden in dem man auf das Fragezeichen klickt. Übrigens, die erkannten Buchungen können ebenfalls nachbearbeitet werden. (Klick auf den roten Stern)

214 Zusatzmodule Die Bearbeitung der Buchungen findet im folgender Maske statt. In diesem Fall konnte die OP-Nummer nicht zugewiesen werden da der Betrag nicht übereinstimmt. Mit einem Klick auf den Suchknopf vor dem Feld OP-Nr. kommt man in die Auswahl der Offenen Posten für diesen Kunden und kann wie gewohnt die Auswahl zu treffen. Hier steht dem Anwender die Informative Bildschirmauskunft für die erweiterte Suchfunktionen zur Verfügung. Über die Schaltfläche [Nächste Buchung] erhält man die nächste zu bearbeitende Zahlungsposition. Die Funktion Buchung merken ist für Buchungen vorgesehen die sich ständig wiederholen, z.b. Miete. Diese Buchungen müssen in Zukunft nicht erneut bearbeitet werden. Mit [OK] kommt man zurück in die Buchungsauswahl wo alle Buchungen übernommen werden können. Erst jetzt werden die Buchungen in Buchungskreis gespeichert.

Zusatzmodule 215 9.4 Offene Posten bearbeiten Sind Zahlungsein- und ausgänge bei der Erfassung nicht dem richtigen Beleg und damit auch nicht einem schon bestehenden, passenden Offenen Posten zugeordnet worden, lassen sich mehrere Offene Posten mit der gleichen Nummer kennzeichnen. Dazu wird den zusammengehörigen Offenen Posten eine gemeinsame OP-Nummer ( OPOS-Nr. ) zugewiesen. Sind diese OPs insgesamt nicht ausgeglichen, erscheint bei Mahnungen und OP-Listen nur noch der Saldo dieser OPs mit der gleichen Nummer. Sie werden jedoch nicht buchungsmäßig gegeneinander verrechnet und/oder ausgeglichen. Wenn die [STRG]- und Maustaste gleichzeitig gedrückt sind, können Sie beide Positionen markieren und die Schaltfläche [Ausgewählte Positionen bearbeiten] tätigen. Danach sind beide Buchungen auf eine OP-Nummer gebucht worden.

216 Zusatzmodule 9.5 Mahnungen Das automatische Mahnwesen überwacht alle Offenen Posten Ihrer Kunden. Ausgenommen sind nur OPs von Kunden, bei denen Sie im Stammsatz das Feld Mahnung deaktiviert gelassen haben und bei denen auch in der Buchungserfassung das Feld Mahnung nicht angewählt wurde. Auch Buchungen, für die nur Bankeinzug aktiviert wurde, werden nicht vom Mahnwesen erfasst. Hinweis: Diese OPs werden zwar im Mahnwesen angezeigt, es werden jedoch keine Mahnungen erstellt und es können auch keine Mahnstufen zugewiesen werden. Versuchen Sie es trotzdem, erscheint die Meldung Keine Mahnstufe möglich. Grundlage ist die jeweils eingetragene Zahlungsfrist rein netto. Erst wenn ein OP nach diesem Termin noch nicht (vollständig) ausgeglichen ist, wird der (Rest-)Betrag angemahnt. Sie aktivieren das Mahnwesen im Menü Zusatzmodule : Legen Sie dann fest, für welche Ihrer Kunden Mahnungen erstellt werden sollen, wann zuletzt Zahlungseingänge von Ihnen erfasst wurden, welches Datum auf den Mahnbriefen erscheinen soll und bis wann Sie die Zahlungserwartungsfrist setzen.

Zusatzmodule 217 Bei Von Debitor-Nr und Bis Debitor-Nr. suchen Sie über [F2] oder mit einem Mausklick auf die Schaltflächen wie gewohnt. Die beiden Datumseingaben Zahlungseingang bis und Mahnungsdatum können Sie von Hand eintragen oder über den Kalender der Standard Line auswählen (Mausklick auf ). Schränken Sie ggf. durch die Felder Von Mahnstufe und Bis Mahnstufe die Mahnliste auf einzelne Mahnstufen ein. Sind alle Angaben in Ordnung, klicken Sie auf [Bearbeiten]. Alle - nicht nur die überfälligen - OPs der ausgewählten Kunden werden angezeigt: Prüfen Sie dann die Grundlagen des Mahnwesens. Wählen Sie dazu den Bereich Parameter Mahnungen :

218 Zusatzmodule Sie legen hier für die vier möglichen Mahnstufen jeweils drei Werte fest: Karenztage Verzugszinsen fallen für jeden Tag nach Verstreichen der Zahlungsfrist rein netto an. Für eine hier eingetragene Anzahl an Tagen werden keine Verzugszinsen berechnet. Zinssatz Verzugszinsen errechnen sich nach diesen Zinssatz und der folgenden Formel: (Rest-OP-Betrag * Zinssatz * Zinstage) / (100*360) Gebühren Legen Sie hier die Mahngebühr fest. Vor- und Schlusstext Geben Sie hier den Vor- und Schlusstext Mahnstufe ein. für die jeweilige Speichern Sie Ihre Angaben zu allen vier Mahnstufen und wechseln Sie in den Reiter Mahnungen. Dort können Sie die Mahnungen bearbeiten.

Zusatzmodule 219 Sie können jeden überfälligen OP mit der Maus markieren, für ihn die folgende Merkmale ändern und dann mit [Speichern] übernehmen: Mahngebühr Der eingetragene Vorschlag für die Mahngebühr errechnet sich aus den bei Parameter Mahnungen eingetragenen Werten und der aktuellen Mahnstufe. Der Vorschlag kann manuell beliebig geändert werden. Zinstage Der eingetragene Vorschlag für die Zinstage errechnet sich aus den bei Parameter Mahnungen eingetragenen Karenztagen, dem Netto-Datum und Ihrer Eingabe zu Zahlungseingang bis (s.o.). Der Vorschlag kann beliebig geändert werden. Zinssatz Der eingetragene Vorschlag für den Verzugs-Zinssatz errechnet sich aus den bei Parameter Mahnungen eingetragenen Werten (s. u.) und der aktuellen Mahnstufe nach der Formel (Rest-OP-Betrag * Zinssatz * Zinstage) / (100*360). Der Vorschlag kann beliebig geändert werden.

220 Zusatzmodule Aus den Zinstagen und dem Zinssatz errechnet sich der Zinsbetrag. Ob und wie genau Zinsbetrag und Mahngebühr auf den Mahnungen zusätzlich zum OP-Betrag ausgewiesen sind, richtet sich nach dem jeweiligen Mahnformular. Hinweis: Weder eine Mahngebühr noch ein Verzugszins erhöhen, bei etwa folgenden Mahnungen, den angemahnten OP-Betrag. Dazu müssten Sie die Mahngebühr und die Zinsen unter der selben OP-Nr. zuerst buchen und dann die Mahnungen neu erstellen. Neue Mahnstufe Die hier eingetragene Mahnstufe kann nach erfolgtem Druck der angezeigten Mahnungen für evtl. weitere Mahnungen gelten. Sie können die Zahlen 1 bis 4 für die Mahnstufen 1 bis 4 eintragen. Nachdem die Mahnungen ausgedruckt sind, entscheiden Sie, ob die hier eingetragenen neuen Mahnstufen als aktuelle Mahnstufe für die nächste Mahnung dieser OPs übernommen werden. Sie können die Mahnstufe jederzeit manuell erhöhen oder verringern. Bei Skonto-Dat. und Netto-Dat. können Sie die ursprünglichen Fristen ändern. Basis für die Berechnung der Tage ist das gewählte Datum und das ursprüngliche Belegdatum. Wenn Sie die Tage eingeben, errechnet sich das Datum au-

Zusatzmodule 221 tomatisch und umgekehrt. Um das Datum zu ändern, können Sie wie in allen Datumsfeldern mit einem Mausklick auf den Kalender der Standard Line nutzen. Anschließend beginnen Sie mit [Drucken] den Ausdruck der Mahnungen. Für den Druck der Mahnungen entscheiden Sie sich für eines der vorhandenen Mahnformulare: Es werden bei der Liste Mahndruck (nur Mahn-OP pro Kunde) nur die Offenen Posten angemahnt, die einen Eintrag in der Spalte St.-Neu aufweisen die Zahlungsfristen spielen hier keine Rolle. Die [Vorschau] zeigt den jeweiligen Aufbau und Inhalt, über [Definieren] können Sie noch individuelle Änderungen jedes Formulars vornehmen (vgl. Beschreibung Formulareditor (ZP) ). Sie können hier den Druck nochmals auf einen Kontenbereich einschränken, das Druckdatum ändern und eine Kopienanzahl bestimmen.

222 Zusatzmodule Wichtig: Die Formulare Mahnvorschlagsliste und Mahnvorschlagsliste (nach Fälligkeit) führen keine Mahngebühren auf. Die anderen Mahnformulare übernehmen die eingegebenen Mahngebühren und errechnen für jeden OP einzeln den Zinsbetrag nach den unter Parameter Mahnungen eingegebenen Werten. Nach dem Druck und auch schon nach der Vorschau werden Sie gefragt, ob das Programm die Mahnstufen erhöhen soll.

Zusatzmodule 223 9.6 Import / Export DATEV-Export (ZP) Arbeiten Sie mit einem Steuerberater oder der DATEV zusammen, können Sie alle oder ausgewählte Buchungen in einem speziellen Ausgabeformat in einer eigenen Datei abspeichern ( exportieren ). Diese Datei können Ihr Steuerberater und die DATEV auswerten. Wählen Sie dieses Zusatzmodul aus, machen Sie Angaben in folgender Bildschirmmaske: Exportverzeichnis Tragen Sie hier das Laufwerk und Verzeichnis ein, in dem die Übergabedatei erstellt werden soll. Sie können dieses Verzeichnis z. B.: A:\ für eine Diskette direkt eintragen oder nach einem Mausklick auf die Schaltfläche Export-Verzeichnis wie mit dem Microsoft Explorer auf Ihrem PC suchen und bestimmen.

224 Zusatzmodule Exportdaten Zusammen mit der Finanzbuchhaltung ist nur die Angabe alle Buchungen sinnvoll. Nur Rechnungsausgänge (aus der AB) überträgt Daten aus dem Modul Auftragsbearbeitung der Standard Line. Es werden grundsätzlich nur Buchungen exportiert, keine Auswertungen. Die Auswertungen der DATEV werden aufgrund dieser Buchungen neu erstellt. Stammdaten Bei der ersten Übergabe von Buchungen für auf Kontokorrentkonten müssen die Stammdateninformationen ( Kontenbezeichnung ) für Debitoren und Kreditoren mit übergeben werden. Bei nachfolgenden Übergaben werden evtl. neu angelegte Stammdateninformationen übergeben. Aktivieren Sie daher das jeweilige Feld mit einem Mausklick. Beraternummer Die Übergabedatei wird von der DATEV oder dem Steuerberater nur dann richtig ausgewertet, wenn Sie hier eine gültige Beraternummer eintragen. Ein Steuerberater erhält diese Nummer direkt von der DATEV; er kann auch eine eigene Nummer für jeden seiner Mandanten dort beantragen. Beratername Der Eintrag hier erleichtert die Zuordnung der Übergabedatei, ist jedoch nicht zwingend nötig. Wir empfehlen, den Namen Ihres Steuerberaters einzutragen. Mandantennummer Tragen Sie hier Ihre Mandantennummer ein, unter der Sie Ihr Steuerberater führt. Aus der Beraternummer und der Mandantennummer errechnet die DATEV ihre persönliche Kennung, unter der Sie bei der DATEV geführt werden. DFV-Kennzeichen Dieses Kennzeichen erfahren Sie ebenfalls von Ihrem Steuerberater.

Zusatzmodule 225 Passwort Je nach Steuerberater wird ein Passwort verwendet, um die Übertragungsdatei abzusichern. Informieren Sie sich bei Ihrem Steuerberater, ob und ggf. welches Passwort er verwendet. Datenträgernummer Nach jeder DATEV-Übergabe wird dieser Zähler automatisch erhöht. Sie können den Vorschlag ändern. Abrechnungsnummer Nach jeder DATEV-Übergabe wird dieser Zähler tisch erhöht. Sie können den Vorschlag ändern. automa- Achtung: Die Nummer muss 6-stellig sein, wobei die letzten beiden Stellen für die aktuelle Jahreszahl stehen (z. B. 06 = 2006) Zeitraum Tragen Sie ein, für welchen Buchungszeitraum die Buchungen in die Übergabedatei geschrieben werden sollen. Ausschlaggebend ist immer das Buchungs- und nicht das Belegdatum der einzelnen Buchung. Mit [Starten] leiten Sie die Erstellung der Übergabedatei ein. Mit [als Unangehakte wiederherstellen] setzen die das Kennzeichen an DATEV übergeben für übergebene Buchungen zurück. Diese Buchungen können Sie erneut z. B. wenn die erste Datei nicht lesbar war oder falsche Buchungen enthielt exportieren. Starten Sie eine Übergabe erneut, ohne die Buchungen mit [als Unangehakte wiederherstellen] wiederherzustellen, werden nur neu erfasste Buchungen für diesen Zeitraum exportiert. Wichtig: Den Export von Buchungen mit dem Ziel der Weiterverarbei-

226 Zusatzmodule tung durch den Steuerberater und/ oder die DATEV müssen Sie in jedem Detail genau mit Ihrem Steuerberater absprechen. Die DATEV-Konventionen enthalten u.a. Vorschriften zu den Nummernkreisen von Sach- und Kontokorrentkonten und zum Aufbau der Belegnummern. Beachten Sie diese Vorschriften nicht vollständig, schlägt die Übergabe entweder völlig fehl oder die Ergebnisse und Auswertungen der DATEV sind falsch. Der Unterpunkt DATEV-Vorgaben ist wichtig, wenn Sie Buchungen an Ihren Steuerberater im DATEV-Format oder direkt an die DATEV übertragen wollen. Für den Datenaustausch nach DATEV-Konventionen sind die Angaben in der folgenden Bildschirmmaske wichtig: Beraternummer, Beratername und Mandantennummer kennzeichnen Ihre Daten gegenüber dem Steuerberater und der DATEV. Sie müssen die Einträge zu allen drei Feldern mit Ihrem Steuerberater absprechen oder bei der DATEV erfragen. Während der Beratername lediglich zur internen Kennzeichnung dient, sind Berater- und Mandantennummer für eine ordnungsgemäße Übergabe wichtig.

Zusatzmodule 227 Jeder Steuerberater, der Mitglied der DATEV ist, erhält eine eindeutige Beraternummer. Steuerberater können bei der DATEV auch eigene Nummern für Unternehmen beantragen, die von ihnen betreut werden. In beiden Fällen muss die Nummer (noch) gültig sein. Die Mandantennummer erhalten Sie in jedem Fall direkt von Ihrem Steuerberater. Wichtig: Aus der Berater- und Mandantennummer errechnet sich bei der DATEV eine interne Kontrollzahl, die Ihre Buchungen identifiziert. Sie können diese Kontrollzahl beim Steuerberater oder der DATEV erfragen. Abschließend legen Sie noch fest, welche Buchungen an die DATEV übergeben werden. Nutzen Sie die DATEV-Übergabe ausschließlich mit dem Modul Finanzbuchhaltung, müssen Sie hier alle Buchungen auswählen. Anschließend können Sie festlegen, ob sich die Übergabe außer auf die Sachkontenbuchungen auch auf die Debitoren- und/oder Kreditorenstammdaten erstreckt. Hinweis: Nutzen Sie (auch) das Modul Auftragsbearbeitung, können Sie die DATEV-Übergabe auf die dort erfassten Ausgangsrechnungen beschränken. Wichtig: Die Übergabe von Buchungen nach DATEV-Vorschriften erfordert, dass außer den gerade erläuterten Angaben weitere Details beachtet werden. Hierzu gehört z.b. der Aufbau der Kontonummern und die Vergabe der Nummernkreise für Sachkonten, Debitoren- und Kreditorenkonten. Sprechen Sie den gesamten Ablauf daher in allen Einzelheiten mit Ihrem Steuerberater und Ihrem Fachhändler durch.

228 Zusatzmodule Speichern Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche [Speichern]. DATEV-Import (ZP) Wichtig: Das Modul DATEV-Import ist eine Erweiterung der Standard Line Finanzbuchhaltung. Ist der nachfolgende Menüpunkt daher bei Ihnen nicht zugänglich, sprechen Sie mit Ihrem Fachhändler. Der Modul DATEV-Import ist nicht von vornherein Bestandteil der Standard Line Finanzbuchhaltung, sondern als eigenständige Erweiterung entwickelt. Arbeiten Sie außer der Standard Line noch mit einem fremden Programm, z.b. Auftragsbearbeitung, haben Sie hier die Möglichkeit, die Daten aus der fremden Auftragsbearbeitung in die Standard Line Finanzbuchhaltung zu übernehmen. Wählen Sie unter Zusatzmodule -> Import/Export das Modul DATEV-Import aus und machen Sie Angaben in der folgender Bildschirmmaske:

Zusatzmodule 229 Importverzeichnis Tragen Sie hier das Laufwerk und Verzeichnis ein, wo die Import-Datei abgespeichert wurde. Sie können dieses Verzeichnis z.b. A:\ für eine Diskette- direkt eintragen oder nach einem Mausklick auf die Schaltfläche [Import-Verzeichnis] wie mit dem Microsoft Explorer auf Ihrem PC suchen. Stammdaten Hier können Sie angeben, wie Ihre Stammdaten beim DATEV-Import übertragen werden: - Duplikate überschreiben vorhandene Daten. Die vorhandenen Stammdaten werden komplett überschrieben. - Duplikate werden ignoriert. Vorhandene Daten bleiben erhalten. Die vorhandenen Stammdaten bleiben unberührt. Hinzugekommene Stammdaten werden ergänzt. - Abfrage, ob Duplikate vorhandene Daten überschreiben sollen. Es wird eine Benutzerabfrage zum Ersetzen der einzelnen Stammdaten gestartet. Buchungsdaten Hier können Sie angeben, wir Ihre Buchungsdaten beim DA-

230 Zusatzmodule TEV-Import übertragen werden: Zuordnung zu einem Buchungskreis. Sie können die Buchungen einem bereits bestehenden Buchungskreis zuordnen. Wenn Sie diesen Punkt nicht aktivieren, wird ein neuer Buchungskreis angelegt. Steuerschlüssel bei Automatikkonten setzen. Bei den DATEV-Automatikkonten werden die Steuerschlüssel gesetzt. Nicht vorhandene Kostenstellen und Kostenträger neu anlegen. Falls neue Kostenstellen und Kostenträger vorhanden sind, werden diese automatisch angelegt. Belegfeld 2 als Fälligkeitsdatum einlesen. Das Belegfeld 2 in der DATEV-Datei kann in der Standard Line als Fälligkeitsdatum angelegt werden. 9.7 Datenimport (von Fremd/ext. ABF) (ZP) -auch Datenimport von SL-ABFWenn Sie neben der Finanzbuchhaltung mit einer Warenwirtschaft oder einer Auftragsbearbeitung eines anderen Herstellers arbeiten, so können Sie sowohl die darin erstellten Ausgangsrechnungen wie auch die darin erstellten Eingangsrechnungen an die Finanzbuchhaltung übergeben. Ebenfalls ist es möglich, die Kunden- und Lieferantenstammdaten aus dem anderen Fremdprogramm in die Finanzbuchhaltung zu importieren. Voraussetzung ist, dass die Daten in einem bestimmten Format vorliegen. Alle Informationen zum Datenformat und die Schnittstellen-Beschreibung finden Sie auf der Internetseite www.pcas.de. Sprechen Sie in diesem Fall die Einzelheiten bitte mit Ihrem

Zusatzmodule 231 Fachhändler ab. Nach dem Öffnen des Menüpunktes erhalten Sie folgende Bildschirmmaske: Rechnungsausgang Durch Druck auf die Schaltfläche [Rechnungsausgang] veranlassen Sie den Import von Ausgangsrechnungen aus Ihrer Fremd-Auftragsbearbeitung in die Finanzbuchhaltung. Über [Importieren aus...] wählen Sie die Datei und den Pfad aus, in welcher sich die zu importierende Datei befindet. Wenn Sie die Schaltfläche [Datei überarbeiten] anklicken, erhalten Sie eine Übersicht der Importdatei. Sollte die Importdatei Fehler aufweisen, so werden diese dann hier angezeigt. Ein Import ist dann nicht möglich. Über die Schaltfläche [Buchungskreis] können Sie auswählen, in welchem Buchungskreis die Buchungen importiert werden sollen. Durch Drücken der Schaltfläche [Import starten] wird der Datenimport gestartet.

232 Zusatzmodule Rechnungseingang Durch Druck auf die Schaltfläche [Rechnungseingang] veranlassen Sie den Import von Eingangsrechnungen aus Ihrer Fremd-Warenwirtschaft in die Finanzbuchhaltung. Über [Importieren aus...] wählen Sie die Datei und den Pfad aus, in welcher sich die zu importierende Datei befindet. Wenn Sie die Schaltfläche [Datei überarbeiten] anklicken, erhalten Sie eine Übersicht der Importdatei. Sollte die Importdatei Fehler aufweisen, so werden diese dann hier angezeigt. Ein Import ist dann nicht möglich. Über die Schaltfläche [Buchungskreis] können Sie auswählen, in welchen Buchungskreis die Buchungen importiert werden sollen. Kundenimport Durch Druck auf die Schaltfläche [Kundenimport] können Sie den Kundenstamm aus Ihrer fremden Auftragsbearbeitung in die Finanzbuchhaltung importieren. Wählen Sie bitte über [Importieren aus ] die Datei und den Pfad aus, wo sich die Kundenimportdatei befindet. Zu Kontrollzwecken können Sie durch Drücken auf die Schaltfläche [Datei überarbeiten] den Inhalt der Datei anschauen. Sollte die Importdatei Fehler aufweisen, so werden diese dann hier angezeigt. Ein Import ist dann nicht möglich. Durch Druck auf die Schaltfläche [Import starten] wird der Kundenimport gestartet. Lieferantenimport Wenn Sie Ihre Lieferantenstammdaten importieren möchten, drücken Sie die Schaltfläche [Lieferantenimport]. Wählen Sie bitte über [Importieren aus...] die Datei und den Pfad aus, wo sich die Lieferantenimportdatei befindet. Zu Kontrollzwecken können Sie durch Drücken auf die Schaltfläche [Datei überarbeiten] den Inhalt der Datei anschauen. Sollte die Importdatei Fehler aufweisen, so werden diese dann hier angezeigt. Ein Import ist dann nicht möglich.

Zusatzmodule 233 Durch Druck auf die Schaltfläche [Import starten] wird der Lieferantenimport gestartet. Mit dem Zusatzmodul Datenimport können auch Daten von der Standard Line Auftragsbearbeitung importiert werden.

234 Zusatzmodule 9.8 Buchungsimport SL-Lohn Hierzu öffnen Sie bitte das Zusatzmodul Buchungsimport SLLohn ; Sie erhalten folgende Bildschirmmaske: Buchungsbeleg Durch Klicken auf die Schaltfläche [Buchungsbeleg] veranlassen Sie den Import des Buchungsbeleges aus SL-Lohn in die Finanzbuchhaltung. Wählen Sie dazu bitte durch Drücken der Schaltfläche [importieren aus] die entsprechende Übergabedatei aus. Wie diese erstellt wird, entnehmen Sie bitte dem Handbuch für das SL-Lohn-Programm. Danach starten Sie den Import durch Druck auf die Schaltfläche [Import starten]. Kostenbuchungen Wenn Sie die im SL-Lohn-Programm erfassten Kostenbuchungen übergeben wollen, so können Sie dies durch Druck auf die Schaltfläche [Kostenbuchungen] veranlassen. Wählen Sie dazu bitte durch Drücken auf die Schaltfläche [importieren aus] die entsprechende Übergabedatei aus. Wie diese erstellt wird, entnehmen Sie bitte dem Handbuch für das SLLohn-Programm. Danach starten Sie den Import durch Druck auf die Schaltfläche [Import starten].

Zusatzmodule 235 9.9 Buchungsimport Fremdlohn (ZP) Hierzu öffnen Sie das Zusatzmodul Buchungsimport Fremdlohn ; Sie erhalten folgende Bildschirmmaske: Buchungsbeleg Durch Klicken auf die Schaltfläche [Buchungsbeleg] veranlassen Sie den Import des Buchungsbeleges aus SL-Lohn in die Finanzbuchhaltung. Wählen Sie dazu bitte durch Drücken auf die Schaltfläche [importieren aus] die entsprechende Übergabedatei aus. Danach starten Sie den Import durch Druck auf die Schaltfläche [Import starten]. Kostenbuchungen Wenn Sie die im SL-Lohn-Programm erfassten Kostenbuchungen übergeben wollen, so können Sie dies durch Druck auf die Schaltfläche [Kostenbuchungen] veranlassen. Wählen Sie dazu bitte durch Drücken auf die Schaltfläche [importieren aus] die entsprechende Übergabedatei aus. Danach starten Sie den Import durch Druck auf die Schaltfläche [Import starten].

236 Zusatzmodule Die Schnittstellenbeschreibung für das Zusatzmodul Buchungsimport Fremdlohn finden Sie auf der Internetseite www.pcas.de (Service -> Permanentschnittstelle -> Standard Line Finanzbuchhaltung Import Zum Einlesen von Daten aus Fremdlohnprogrammen ) 9.10 ELSTER Umsatzsteuer- Voranmeldung (Übertragung) Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung mit dem Programm ELSTER an die Finanzverwaltung übergeben wollen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Vor Einsatz der ELSTER Umsatzsteuer-Voranmeldung sind in den Stammdaten in den Systemparametern und innerhalb der Finanzbuchhaltung unter Mandant Daten und Auswertungen Firmenstamm folgende Prüfungen/Ergänzungen vorzunehmen: Ist die in den Systemparametern angegebene Steuernummer und das Bundesland korrekt?

Zusatzmodule 237 Ohne eine korrekte Eingabe in den Systemparametern im Reiter Firmendaten, werden diese Angaben nicht korrekt an die Firmendaten der Finanzbuchhaltung übergeben. Ohne die korrekte Steuernummer, das korrekte Bundesland und ein korrekt angelegtes Finanzamt ist keine Übertragung der Umsatzsteuer mit dem Elster Kommunikationsmodul möglich! Der Aufruf erfolgt über das Menü Zusatzmodule - ELSTER Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie gelangen in die Maske ELSTER Umsatzsteuer-Voranmeldung, mit bereits vorbelegten Kontrolldaten. Für die Datensatzerstellung ist die vollständige Belegung der Felder Bundesland, Finanzamt und die Steuernummer erforderlich.

238 Zusatzmodule Wählen Sie das Export-Verzeichnis so aus, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt auch über ElsterKomm einen Zugriff auf die Exportdatei haben. Zum Starten prüft das Programm zunächst, ob im Zielpfad bereits eine Datei gleichen Namens vorliegt. Falls nicht, startet nun die Umsatzsteuer-Voranmeldung auf elektronischem Wege und erstellt zwei Dateien, die für die Übertragung an das Finanzamt notwendig sind. Falls doch, ist zunächst noch eine Abfrage zum Löschen der gefundenen Datei durch den Anwender zu beantworten. Anmerkung: Sie haben weiterhin für den Ausnahmefall und/oder für Prüfzwecke noch die Möglichkeit, die Umsatzsteuer-Voranmeldung nach der herkömmlichen Methode zu drucken. Für die Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung schließen Sie nun die Finanzbuchhaltung und öffnen das Programm SL-ELSTER von Ihrem Desktop. Sie erhalten dann folgenden Bildschirm:

Zusatzmodule 239 Wählen Sie aus dem Export-Verzeichnis die zuvor erstellte Datei STADUEVmmmMM.UST (mmm=3-stellige Mandanten-Nr. / MM = Meldemonat) aus und bestätigen Sie diese mit ENTER oder Mausklick. Zur Kontrolle wird Ihnen der Mandant mit dem Meldezeitraum nochmals angezeigt. Sie können vorab ein Protokoll erstellen, um die Daten zu kontrollieren, oder Sie gehen direkt auf Senden und Protokoll. Mit [Starten] erfolgt der Versand der Datei. Sobald Sie die Protokollvorschau erhalten, ist die Übertragung abgeschlossen. Haftungsausschluss Für die Sicherheit Ihres Rechners sind Sie selbst verantwortlich! Schützen Sie Ihren Rechner bitte vor äußeren Angriffen oder Viren durch geeignete Schutzmaßnahmen. Für eine korrekte Einrichtung der Internetverbindung und deren einwandfreien Zustand haben Sie Sorge zu tragen. In

240 Zusatzmodule Zweifelsfragen wenden Sie sich bitte an den Fachhandel! Für den Inhalt der zu übermittelnden Steuerdaten übernehmen wir keine Haftung, da die Daten zuvor von Ihnen auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen sind. Sofern die zu übermittelnden Daten wegen Übertragungs- und Verarbeitungsfehlern Empfängerseitig nicht weiterverarbeitet werden können, übernehmen wir keine Haftung für diese Fehler und/oder ggf. erhobene Verzugs-/ Säumniszuschläge der Finanzverwaltung! Dies gilt insbesondere bei Problemen innerhalb des Elster Rechenzentrums! Gewährleistungsansprüche durch Nichtbeachten dieser Hinweise werden ausdrücklich ausgeschlossen.

Zusatzmodule 241 9.11 Betriebsprüfer Schnittstelle Unter Zusatzmodule befindet sich die Betriebsprüfer Schnittstelle. Mit der Schnittstelle hat der Anwender die Möglichkeit, Daten aus der Finanzbuchhaltung im IDEA - Format zu exportieren. Die Daten können, im Falle einer Betriebsprüfung des Finanzamtes, an den Betriebsprüfer übergeben und von Ihm ausgewertet werden. Der Anwender hat die Möglichkeit, die Jahre für die ein Datenexport stattfinden soll, auszuwählen. Des weiteren stehen die Funktionen zur Verfügung, sowohl die Kostenstellen als auch Journalnummern mit zu übergeben. Im vorgeschlagenen Exportverzeichnis, welches allerdings auch manuell geändert werden kann, wird beim Drücken des Start-Knopfes ein Ordner mit der Bezeichnung BP_DATEN_Jahr erstellt. Hier befinden sich alle steuerrelevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung für die ausgewählten Geschäftsjahre.

242 Datensicherung, Installation 10 Datensicherung, Installation 10.1 Datensicherung Obwohl die Standard Line modernste Verfahren wie eine Datenbank einsetzt, sind Datenverluste und Störungen nicht ausgeschlossen. Bedienungs- oder Hardwarefehler sowie Stromstörungen sind häufige Ursachen. Deswegen ist es außerordentlich wichtig, regelmäßig alle Daten der Buchhaltung zu sichern. Sprechen Sie darüber unbedingt mit Ihrem Fachhändler. Bestehen Sie auf ein Verfahren, mit dem Sie selbst die Daten der Buchhaltung sichern können. Die Standard Line stellt für die Sicherung kompletter Mandanten einen eigenen Menüpunkt bereit. Wir empfehlen Ihnen, die Daten der Buchhaltung und der Standard Line mindestens bei folgenden Gelegenheiten zu sichern: - Nachdem Sie am Anfang alle Sachkonten und Kontokorrentkonten erfasst haben - Nach jeder umfangreicheren Buchungserfassung - Bevor Sie z. B. monatlich, quartalsweise oder jährlich die erfassten Buchungen journalisieren - Am Ende jeder Buchungsperiode (d. h. meist am Monatsende) - Mit Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung für den jeweiligen USt-VA Zeitraum - Vor dem Jahresabschluss - Vor dem Einspielen eines Programmupdates. Bitte beachten Sie auch: Sie können die Datenbank der Standard Line nicht wie viele andere Dateien einfach auf ein Sicherungsmedium kopieren. Für die Datensicherung einer Datenbank sind besondere Vorkehrungen zu treffen. Sprechen Sie mit Ihrem Fachhändler. Kopieren Sie Ihre erste Datensicherung wieder zurück und prüfen Sie, ob sie komplett ist!

Datensicherung, Installation 243 10.2 Anforderung Lizenz-PIN Den für die Installation benötigten Lizenz-PIN für die kaufmännische Software Standard Line erhalten Sie direkt von Helmerich-PCAS per email. Füllen Sie hierzu bitte das mitgelieferte Anforderungsformular aus und senden sie es an die dort genannte Faxnummer oder email-adresse.

244 Datensicherung, Installation 10.3 Neuinstallation Einplatz Für die Installation der Finanzbuchhaltung auf einem einzelnen PC ( Einplatzinstallation ) beenden Sie alle anderen Programme auf Ihrem Rechner. Legen Sie dann die InstallationsCD in das Laufwerk Ihres Rechners ein. Es werden automatisch die Dokumentationen zum Update geöffnet. Die Datei Liesmich-SL-*.*.doc sollten Sie auf jeden Fall vor jeder Installation / vor jedem Update lesen, da diese wichtige Informationen zur Standard Line enthält! Zur Installation gehen Sie bitte wie folgt vor: Hierzu klicken Sie bitte auf die Schaltfläch Aufwärts, welche im nachfolgenden Screenshot umrandet ist.

Datensicherung, Installation 245 Die Installation starten Sie mit einem Doppelklick auf die Anwendung Setup.exe. Alternativ klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Start in der Startleiste und öffnen die Funktion Ausführen. Geben Sie dort [CD-Rom Laufwerksbuchstabe]:\Setup.exe ein und bestätigen mit OK.

246 Datensicherung, Installation Danach leitet Sie das Programm automatisch durch die Installation. Nach dem Start des InstallShield-Assistenten erhalten Sie folgendes Fenster: Klicken Sie hier auf [Weiter]. Klicken Sie hier auf [Ja], wenn Sie dem Lizenzvertrag zustimmen. Wenn Sie [Nein] wählen, wird das Setup abgebrochen. Sie müssen daher für die Installation der Standard Line dem Lizenzvertrag zustimmen.

Datensicherung, Installation 247 Klicken Sie hier auf [Weiter]. Bei der Abfrage Zielpfad lassen Sie das Zielverzeichnis lokal, da dieses nur für die Programmdateien ist. Als Zielordner schlägt der Assistent automatisch C:\SLRev99 vor. Klicken Sie hier auf [Weiter].

248 Datensicherung, Installation Bei der Abfrage Datenpfad müssen Sie das angebundene Netzlaufwerk inkl. gewünschten Datenpfad (z.b.: G.\DATA) eintragen. Anschließende erscheint folgende Hinweismeldung: Zum Erstellen des Verzeichnisses klicken Sie auf [Ja]. Jetzt werden Sie aufgefordert, den Pfad zu Ihrer Lizenzdatei anzugeben.

Datensicherung, Installation 249 Über [Weiter] gelangen Sie zum nächsten Fenster. Bestätigen Sie die Abfrage nach der Programmgruppe mit der Schaltfläche [Weiter]. Anschließend werden die aktuellen Programmdateien installiert.

250 Datensicherung, Installation Nach dem Installieren der Programmdateien fragt das Programm nach dem Erstellen eines Mustermandanten, diese Abfrage bestätigen sie bitte mit [OK]. Anschließend wird die Standard Line installiert. Danach entfernen Sie bitte die CD aus dem Laufwerk und klicken auf die Schaltfläche [Beenden]. Nun steht Ihnen die Standard Line in vollem Umfang zur Verfügung.

Datensicherung, Installation 251 10.4 Neuinstallation Mehrplatz Bei einer Installation von Standard Line in einem Netzwerk, muss auf jeder Arbeitsstation zunächst das Standard LineProgramm installiert werden. Weiterhin muss sichergestellt sein, dass die Arbeitsstationen Zugriff auf das Netzlaufwerk haben, in welchem sich das Datenverzeichnis befindet. Weiterhin brauchen die Arbeitsstationen volle Zugriffsrechte für dieses Laufwerk. Legen Sie bitte die CD der Standard Line in Ihr CD-Rom-Laufwerk. Es werden automatisch die Dokumentationen geöffnet. Die Datei Liesmich-SL-*.*.doc sollten Sie auf jeden Fall vor jeder Installation / vor jedem Update lesen, da diese wichtige Informationen zur Standard Line enthält! Zur Installation gehen Sie bitte wie folgt vor: Hierzu klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Aufwärts, welchee im nachfolgenden Screenshot umrandet ist.

252 Datensicherung, Installation Die Installation starten Sie mit einem Doppelklick auf die Anwendung Setup.exe. Alternativ klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Start in der Startleiste und öffnen die Funktion Ausführen. Geben Sie dort [CD-Rom Laufwerksbuchstaben]:\Setup.exe ein und bestätigen mit [OK]. Dann leitet Sie das Programm automatisch durch die Installation. Nach dem Start des InstallShield-Assistenten erhalten Sie folgendes Fenster:

Datensicherung, Installation 253 Klicken Sie hier auf [Weiter]. Klicken Sie hier auf [Ja], wenn Sie dem Lizenzvertrag zustimmen. Wenn Sie [Nein] wählen, wird das Setup abgebrochen. Sie müssen daher für die Installation der Standard Line dem Lizenzvertrag zustimmen.

254 Datensicherung, Installation Klicken Sie hier auf [Weiter]. Bei der Abfrage Zielpfad lassen Sie das Zielverzeichnis lokal, da dieses nur für die Programmdateien ist. Als Zielordner schlägt der Assistent automatisch C:\SLRev99 vor. Klicken Sie hier auf [Weiter].

Datensicherung, Installation 255 Bei der Abfrage Datenpfad müssen Sie das angebundene Netzlaufwerk inkl. gewünschten Datenpfad (z.b.: G.\DATA) eintragen. Anschließende erscheint folgende Hinweismeldung: Zum Erstellen des Verzeichnisses klicken Sie auf [Ja]. Jetzt werden Sie aufgefordert, die mitgelieferte Lizenzdiskette in Ihr Diskettenlaufwerk einzulegen. Über [Weiter] gelangen Sie zum nächsten Fenster.

256 Datensicherung, Installation Bestätigen Sie die Abfrage nach der Programmgruppe mit der Schaltfläche [Weiter]. Anschließend werden die aktuellen Programmdateien installiert. Nach dem Installieren der Programmdateien fragt das Programm nach dem Erstellen eines Mustermandanten, diese Abfrage bestätigen sie bitte mit [OK].

Datensicherung, Installation 257 Anschließend wird die Standard Line installiert. Danach entfernen Sie bitte die CD aus dem Laufwerk und klicken auf die Schaltfläche [Beenden]. Nun steht Ihnen die Standard Line in vollem Umfang zur Verfügung. 10.5 Updateinstallation Einplatz Legen Sie bitte die CD Standard Line in Ihr CD-Rom-Laufwerk. Es werden automatisch die Dokumentationen zum Update geöffnet. Die Datei Liesmich-SL-*.*.doc sollten Sie auf jeden Fall vor jedem Update lesen, da diese wichtige Informationen zur Standard Line enthält.

258 Datensicherung, Installation Zur Installation gehen Sie bitte wie folgt vor: Hierzu klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Aufwärts, welche im nachfolgenden Screenshot umrandet ist. Die Installation starten Sie mit einem Doppelklick auf die Anwendung Setup.exe. Alternativ klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Start in der Startleiste und öffnen die Funktion Ausführen. Geben Sie dort [CD-Rom Laufwerksbuchstabe]:\Setup.exe ein und bestätigen mit [OK]. Danach leitet Sie das Programm automatisch durch die Installation. Nach dem Start des InstallShield-Assistenten erhalten Sie folgendes Fenster:

Datensicherung, Installation 259 Hinweis: Selbst erstellte und geänderte Formulare (LISTOrdner) müssen vorher gesichert werden, ansonsten werden diese beim Überschreiben für den Anwender unbrauchbar! Hinweis: Ebenso sollte immer eine Datensicherung des Mandanten erstellt werden! Nach erstellter Datensicherung klicken Sie auf [Ja]. Anschließend erscheint folgende Hinweismeldung: Wählen Sie [Ja], erhalten Sie die neuen, überarbeiteten Formulare, bei [Nein] werden die in den vorherigen Versionen genutzten Formulare hinterlegt.

260 Datensicherung, Installation Klicken Sie hier auf [Weiter]. Klicken Sie hier auf [Ja], wenn Sie dem Lizenzvertrag zustimmen.

Datensicherung, Installation 261 Wenn Sie [Nein] wählen, wird das Setup abgebrochen. Sie müssen daher für die Installation der Standard Line dem Lizenzvertrag zustimmen. Klicken Sie hier auf [Weiter]. Hier geben Sie den Zielordner für die Programmdateien an. Diesen Datenpfad sollten Sie unbedingt notieren, da dieser für Liveupdates etc. noch benötigt wird. Als Zielordner schlägt der Assistent je nach Verzeichnis C:\Programme\SLRev99 automatisch vor. Über [Weiter] gelangen Sie zum nächsten Fenster.

262 Datensicherung, Installation Geben Sie hier den Zielordner an, in dem die Daten installiert werden sollen. Als Zielordner schlägt der Assistent automatisch das Verzeichnis C:\Programme\SLRev99\DATA (Standardinstallation) vor. Über die Schaltfläche Datenpfad haben Sie die Möglichkeit einen anderen Installationspfad auszuwählen. Klicken Sie hier auf [OK]. Jetzt werden Sie aufgefordert, die mitgelieferte Lizenzdiskette in Ihr Diskettenlaufwerk einzulegen. Über [Weiter] gelangen Sie zum nächsten Fenster.

Datensicherung, Installation 263 Bestätigen Sie die Abfrage nach der Programmgruppe mit der Schaltfläche [Weiter]. Anschließend werden die aktuellen Programmdateien installiert.

264 Datensicherung, Installation Nach dem Installieren der Programmdateien bestätigen Sie beim Fenster Datenbankabgleich bitte mit [OK]. Hiernach erscheint folgende Benutzerabfrage: Wenn Sie mit [Ja] bestätigen, so wird der 999-Demomandant entsprechend aktualisiert. Anschließend wird der Datenbankabgleich gestartet, und die Standard Line aktualisiert. Danach entfernen Sie bitte die CD aus Ihrem Laufwerk und klicken auf die Schaltfläche [Beenden]. Nun steht Ihnen die Standard Line in vollem Umfang zur Verfügung.

Datensicherung, Installation 265 10.6 Updateinstallation Mehrplatz Bei einer Updateinstallation von Standard Line in einem Netzwerk, muss auf jeder Arbeitsstation das Standard Line-Update installiert werden. Weiterhin muss sichergestellt sein, dass die Arbeitsstationen Zugriff auf das Netzlaufwerk haben, in welchem sich das Datenverzeichnis befindet. Weiterhin brauchen die Arbeitsstationen volle Zugriffsrechte für dieses Laufwerk. Legen Sie bitte die CD der Standard Line in Ihr CD-Rom-Laufwerk. Es werden automatisch die Dokumentationen zum Update geöffnet. Die Datei Liesmich-SL-*.*.doc sollten Sie auf jeden Fall vor jeder Installation / vor jedem Update lesen, da diese wichtige Informationen zur Standard Line enthält! Zur Installation gehen Sie bitte wie folgt vor: Hierzu klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Aufwärts, welche im nachfolgenden Screenshot umrandet ist.

266 Datensicherung, Installation Die Installation starten Sie mit einem Doppelklick auf die Anwendung Setup.exe. Alternativ klicken Sie bitten auf die Schaltfläche Start in der Startleiste und öffnen die Funktion Ausführen. Geben Sie dort [CD-Rom Laufwerksbuchstabe]:\Setup.exe ein und bestätigen mit [OK]. Danach leitet Sie das Programm automatisch durch die Installation. Nach dem Start des InstallShield-Assistenten erhalten Sie folgendes Fenster:

Datensicherung, Installation 267 Hinweis: Selbst erstellte und geänderte Formulare (LIST-Ordner) müssen vorher gesichert werden, ansonsten werden diese beim Überschreiben für den Anwender unbrauchbar! Hinweis: Ebenso sollte immer eine Datensicherung des Mandanten erstellt werden! Nach erstellter Datensicherung klicken Sie auf [Ja]. Anschließend erscheint folgende Hinweismeldung: Wählen Sie [Ja], erhalten Sie die neuen, überarbeiteten Formulare, bei [Nein] werden die in den vorherigen Versionen genutzten Formulare hinterlegt.

268 Datensicherung, Installation Klicken Sie hier auf [Weiter]. Klicken Sie hier auf [Ja], wenn Sie dem Lizenzvertrag zustimmen. Wenn Sie [Nein] wählen, wird das Setup abgebrochen. Sie müssen daher für die Installation der Standard Line dem Lizenzvertrag zustimmen.

Datensicherung, Installation 269 Klicken Sie hier auf [Weiter]. Hier geben Sie den Zielordner für die Programmdateien an. Diesen Datenpfad sollten Sie unbedingt notieren, da dieser für Liveupdates etc. noch benötigt wird. Als Zielordner schlägt der Assistent je nach Verzeichnis C:\Programme\SLRev99 automatisch vor. Über [Weiter] gelangen Sie zum nächsten Fenster. Bei der Abfrage Zielpfad lassen Sie das Zielpfad lokal, da dieses nur für die Programmdateien ist.

270 Datensicherung, Installation Bei der Abfrage Datenpfad müssen Sie das angebundene Netzlaufwerk inkl. gewünschten Datenpfad (z.b.: G:\DATA) eintragen. Klicken Sie hier dann auf [OK]. Jetzt werden Sie aufgefordert, die mitgelieferte Lizenzdiskette in Ihr Diskettenlaufwerk einzulegen. Über [Weiter] gelangen Sie zum nächsten Fenster.

Datensicherung, Installation 271 Nach dem Installieren der Programmdateien bestätigen Sie beim Fenster Datenbankabgleich bitte mit [OK]. Hiernach erscheint folgende Benutzerabfrage: Wenn Sie mit [Ja] bestätigen, so wird der 999-Demomandant entsprechend aktualisiert. Anschließend wird der Datenbankabgleich gestartet, und die Standard Line aktualisiert.