Numiga GmbH Rigaer Straße 1 28217 Bremen
1 Erste Tätigkeitsstätte... 3 1.1 Neudefinition Erste Tätigkeitsstätte... 3 2 Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand... 4 2.1 Eintägige Auswärtstätigkeit Inland... 4 2.2 Mehrtägige Auswärtstätigkeit Inland... 4 2.3 Eintägige Auswärtstätigkeit Ausland... 5 2.4 Mehrtägige Auswärtstätigkeit Ausland... 5 2.5 Die Mitternachtsregel... 6 2.6 Dreimonatsfrist... 6 3 Bewertung von Arbeitgebermahlzeiten... 7 3.1 Kürzung der Verpflegungspauschalen... 7 3.2 Kürzung und Ausschluss des Werbungskostenabzugs... 8 3.3 Amtlicher Sachbezugswert... 8 3.4 Anhebung der Üblichkeitsgrenze auf 60 EUR... 9 3.5 Neue Bescheinigungspflicht für Mahlzeiten... 9 4 Fahrtkosten... 9 4.1 Sammelpunkt und weiträumiges Tätigkeitsgebiet... 9 5 Übernachtungskosten... 10 5.1 Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten... 10 5.2 Übernachtungskosten bei einer doppelten Haushaltsführung... 10 6 Lohnsteuerpauschalierung... 10 Confidential Numiga 2013 2
1 Erste Tätigkeitsstätte Der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte wird durch den neuen Begriff erste Tätigkeitsstätte ersetzt. 1.1 Neudefinition Erste Tätigkeitsstätte Die Ablösung der regelmäßigen Arbeitsstätte durch die gesetzliche Neudefinition der ersten Tätigkeitsstätte bewirkt, dass ab 01. Januar 2014 nicht mehr geprüft werden muss, wo der Arbeitnehmer seinen dauerhaften Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit hat. Entscheidend ist die dauerhafte Zuordnung zu einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung durch den Arbeitgeber. Eine erste Tätigkeitsstätte im neuen Reisekostenrecht kann eine ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers, die eines verbundenen Unternehmens und in bestimmten Ausnahmefällen auch die eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten sein ( wie z.b. in den Fällen des Outsourcing ) der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers und kann daher auch nie erste Tätigkeitsstätte sein. Die Zuordnung wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen bestimmt. Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. Fehlt eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll Je Dienstverhältnis hat der Arbeitnehmer höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. Liegen die Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist diejenige Tätigkeitsstätte erste Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber bestimmt. Fehlt es an dieser Bestimmung oder ist sie nicht eindeutig, ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte. Confidential Numiga 2013 3
2 Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand Statt der bisherigen dreistufigen Staffelung wird eine zweistufige Staffelung der Verpflegungspauschalen eingeführt. Außerdem gelten künftig neue Mindestabwesenheitszeiten bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit; bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung wird für den An-und Abreistag unabhängig von der Abwesenheitsdauer ein gewährt. 2.1 Eintägige Auswärtstätigkeit Inland Die Staffelung der Mindestabwesenheitszeiten und der Pauschalen wird durch nur eine Pauschale von 12 EUR bei einer Mindestabwesenheitszeit von mehr als 8 Stunden ersetzt. Abwesenheitszeit Mind. 8 Stunden Regelung alt bis 31.12.2013 6 EUR 14 bis 24 Stunden 12 EUR 24 Stunden 24 EUR Regelung neu ab 01.01.2014 Abwesenheitszeit Mehr als 8 Stunden 12 EUR 2.2 Mehrtägige Auswärtstätigkeit Inland Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung kann ohne jegliche Prüfung einer Mindestabwesenheitsdauer eine Pauschale von jeweils 12 EUR vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Regelung alt bis 31.12.2013 An-und Abreisetag Je nach Abwesenheitsdauer 6 EUR / 12 EUR / 24 EUR Regelung neu ab 01.01.2014 An- und Abreisetag Keine Mindestabwesenheitsdauer 12 EUR Mittlere Reisetage 24 Stunden 24 EUR Confidential Numiga 2013 4
2.3 Eintägige Auswärtstätigkeit Ausland Für Auswärtstätigkeiten im Ausland gibt es zukünftig ebenfalls nur noch zwei Pauschalen unter den gleichen Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschalen. Vor Jahresbeginn ist deshalb mit neuen Reisekostentabellen zu rechnen. Regelung neu bis 31.12.2013 Abwesenheitszeit * Mind. 8 Stunden 40% 14 bis 24 Stunden 80% 24 Stunden 120% Regelung alt ab 01.01.2014 Abwesenheitszeit Mehr als 8 Stunden 80% Die Prozentsätze beziehen sich auf die Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz, die vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder aufgerundet auf volle Euro festgesetzt werden. 2.4 Mehrtägige Auswärtstätigkeit Ausland Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung kann unter den gleichen Voraussetzungen wie bei den inländischen Pasuchalen eine Pauschale ersetzt werden. Regelung alt bis 31.12.2013 An-und Abreisetag Je nach Abwesenheitsdauer 40% / 80% / 120% Regelung neu ab 01.01.2014 An- und Abreisetag Keine Mindestabwesenheitsdauer 80% Mittlere Reisetage 24 Stunden 120% Die Prozentsätze beziehen sich auf die Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz, die vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder aufgerundet auf volle Euro festgesetzt werden. Confidential Numiga 2013 5
2.5 Die Mitternachtsregel Regelung bis 31.12.2013 Reisezeiten von zwei Kalendertagen können zusammengerechnet werden, wenn die Auswärtstätigkeit nach 16:00 Uhr begonnen und vor 08:00 Uhr des nachfolgenden Kalendertages beendet wird ohne dass eine Übernachtung stattfindet. Regelung ab 01.01.2014 Beginnt die Auswärtstätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 12 EUR für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. 2.6 Dreimonatsfrist Die Dreimonatsfrist gilt unverändert. Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten 3 Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen dauert. Zukünftig ist es somit unerheblich, aus welchem Grund ( z.b. Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte ) die Tätigkeit unterbrochen wird. Confidential Numiga 2013 6
3 Bewertung von Arbeitgebermahlzeiten Grundlegend neu ist die steuerliche Behandlung von Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird. 3.1 Kürzung der Verpflegungspauschalen Die mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeiten sollen generell nicht mehr besteuert werden, wenn dem Mitarbeiter für die auswärtige Tätigkeit aus steuerlicher Sicht eine Verpflegungspauschale zustehen würde. Im Gegenzug erfolgt eine Kürzung der steuerfreien Verpflegungspauschalen. Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen: um 20% für ein Frühstück und um jeweils 40% für ein Mittag- und Abendessen Für die Kürzung ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt. Bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit im Inland entspricht das einer Kürzung der jeweils zustehenden Verpflegungspauschale um 4,80 EUR für ein Frühstück und jeweils 9,60 EUR für ein Mittag- und Abendessen. Die Kürzung erfolgt tagesbezogen und maximal bis auf 0 EUR je Tag. Beispiel Ein Mitarbeiter nimmt an einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung teil. Der Arbeitgeber hat auf dieser Fortbildungsveranstaltung ein Mittagessen gebucht und bezahlt. Der Mitarbeiter war insgesamt 10 Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitstätte abwesend. Verpflegungspauschale für eintägige Auswärtstätigkeit Kürzung wegen Mittagessen Verbleiben als steuerfreier Höchstbetrag 12 EUR - 9,60 EUR 2,40 EUR Confidential Numiga 2013 7
3.2 Kürzung und Ausschluss des Werbungskostenabzugs Durch die Kürzung der Verpflegungspauschalen werden sowohl das Abrechnungs- als auch das Besteuerungsverfahren vereinfacht. Durch diese Regelung werden einerseits die Arbeitgeber von der Erfassung und Aufzeichnung dieser Mahlzeiten zum Zwecke der Besteuerung sowie andererseits die Steuerpflichtigen und Verwaltung von der ebenfalls aufwendigen Nachweisführung/Prüfung für Zwecke des Werbungskostenabzugs entlastet. Beispiel Der Arbeitnehmer ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie je ein Mittagund ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen. Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten versteuern. Der Arbeitnehmer kann für die Auswärtstätigkeit folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen : Anreisetag Abreisetag Zwischentag Gesamt Kürzung Verbleiben 12 EUR 12 EUR 24 EUR 48 EUR - 28,80 EUR ( 2 x 4,80 EUR für Frühstück, 2 x 9,60 EUR Mittag-/Abendessen 19,20 EUR Werbungskostenabzug Hat der Arbeitnehmer steuerfreie Erstattungen für Verpflegung von seinem Arbeitgeber erhalten, ist im Gegenzug ein Werbungskostenabzug insoweit ausgeschlossen. 3.3 Amtlicher Sachbezugswert In dem 8 Abs. 2 Satz 8 und 9 EStG wird zunächst festgelegt, dass übliche Mahlzeiten ( Preis bis zu 60 EUR ), die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit zur Verfügung stellt, zukünftig ebenfalls mit dem Sachbezugswert anzusetzen sind. In einem weiteren Schritt wird dann geregelt, dass die Besteuerung des Sachbezugswertes für die entsprechende Mahlzeit unterbleibt, wenn der Arbeitnehmer für diese auswärtige Tätigkeit eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte. Die Bewertung der Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert kommt demnach nur noch bei eintägigen Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitszeit von weniger als 8 Stunden in Betracht. Confidential Numiga 2013 8
Beispiel Ein Arbeitnehmer beginnt seine Auswärtstätigkeit um 10:00 Uhr. Um 12:00 Uhr erhält er von seinem Arbeitgeber eine Mahlzeit im Wert von 30 EUR. Um 17:00 Uhr beendet er seine Auswärtstätigkeit. Die Mahlzeit ist steuerpflichtig. Sie kann mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden, weil dem Arbeitnehmer steuerlich keine steuerfreie Verpflegungspauschale zusteht. Die Versteuerung ist entweder individuell im Lohnkonto des Arbeitnehmers vorzunehmen oder der Arbeitgeber kann die Mahlzeit pauschal mit 25% versteuern. 3.4 Anhebung der Üblichkeitsgrenze auf 60 EUR Als üblich gilt zukünftig eine Mahlzeit, deren Preis 60 EUR nicht übersteigt ( aktuell = 40 EUR ); hierbei sind auch die zur Mahlzeit eingenommenen Getränke einzubeziehen. Die 60 EUR Grenze ist als Bruttobetrag inklusive Mehrwertsteuer zu verstehen. 3.5 Neue Bescheinigungspflicht für Mahlzeiten Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Mitarbeiter auf einer Auswärtstätigkeit eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe M aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. Die Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellungen an den Arbeitnehmer im Kalenderjahr, also schon ab einer Mahlzeit jährlich. 4 Fahrtkosten Die steuerliche Berücksichtigung von Fahrtkosten im Zusammenhang mit einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit bleibt unverändert. 4.1 Sammelpunkt und weiträumiges Tätigkeitsgebiet Für den Bereich eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets ist folgende vereinfachende Regelung zusätzlich mit aufgenommen worden. Für die Fahrten zu einem vom Arbeitgeber dauerhaft festgelegten Ort, an dem sich der Arbeitnehmer aufgrund seiner arbeitsvertraglichen Festlegungen regelmäßig einzufinden oder seine dienstlichen Tätigkeiten regelmäßig aufzunehmen hat (z.b. Fahrten zu einem Busdepot oder Fährhafen), sind die Aufwendungen für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten zu berücksichtigen. Hat der Arbeitnehmer seine Tätigkeit in einem weiträumigen Arbeitsgebiet auszuüben, gilt dies für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Tätigkeitsgebiet ebenfalls. Hat der Arbeitnehmer das weiträumige Arbeitsgebiet stets von ein und demselben Zugang aus zu betreten oder zu befahren, so ist für die Fahrten von der Wohnung bis zu diesem Zugang die Entfernungspauschale zu berücksichtigen. Wird das weiträumige Arbeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten oder befahren, ist aus Vereinfachungsgründen nur für die Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenem Zugang die Entfernungspauschale zu berücksichtigen. Von dieser Vereinfachung betroffen sind z.b. Arbeitnehmer, die in einem Hafengebiet tätig sind, Schornsteinfeger, Forstarbeiter oder Briefzusteller. Confidential Numiga 2013 9
5 Übernachtungskosten Die Abziehbarkeit der beruflich veranlassten Unterkunftskosten während einer Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitstätte wird gesetzlich geregelt. 5.1 Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Nach Ablauf von 48 Monaten einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, können Unterkunftskosten nur noch bis höchstens 1.000 EUR im Monat angesetzt werden. Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn die Unterbrechung mindestens 6 Monate dauert. Im Rahmen des Werbungskostenabzugs können lediglich die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und keine Pauschalen berücksichtigt werden. 5.2 Übernachtungskosten bei einer doppelten Haushaltsführung Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung können im Inland die tatsächlichen Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft angesetzt werden, höchstens 1.000 EUR im Monat. Bei den selteneren Fällen einer doppelten Haushaltsführung im Ausland bleibt die bisherige Regelung unverändert, d.h. berücksichtigt werden die tatsächlichen Mietkosten, soweit sie notwendig und angemessen sind. 6 Lohnsteuerpauschalierung Im 40 Abs.2 Satz 1 Nr.1 EStG ist geregelt, dass der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben kann, soweit er arbeitstäglich Mahlzeiten im Betrieb an die Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt abgibt Dieser wird durch eine neue Pauschalierungsvorschrift ergänzt. Durch die Änderung wird den Arbeitgebern nun zusätzlich ermöglicht, die Besteuerung von üblichen Mahlzeiten (bis zum Wert von 60 EUR), die anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden und deren Besteuerung nicht unterbleiben kann, weil z.b. die Mindestabwesenheitszeit bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit nicht erreicht wird, einfach pauschal durchzuführen. Confidential Numiga 2013 10