Neues zur Rechnung per E-Mail Mag. Esther Freitag AUSTRIA CENTER VIENNA Neuerungen zur elektronischen 2 1
Übersicht zur elektronischen StatusQuo Rechnungen müssen eine fortgeschrittene elektronische Signatur aufweisen oder im Rahmen des EDI- Verfahrens übermittelt werden Hoher Verwaltungs- und Kostenaufwand In Praxis wenig genutzt von Unternehmen Ab 1.1.2013 Bisherige restriktive Anforderungen an elektronische Rechnungen werden wesentlich reduziert Gleichstellung mit Papierrechnungen Geschätzte Entlastung für Unternehmen zwischen 300 und 400 Mio Euro 3 Definition von elektronischen Rechnungen Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangenwird ( 11Abs 2 UStG) E-Mail E-Mail Anhang (zb pdf-,doc-,xls-oderxml- Datei) Einscannen von Papierrechnungen und Übermittlung via E-Mail Web-Download Computer-Fax Übermittlungsart bzw Dateiformat steht im Belieben der beteiligten Parteien 4 2
Anforderungen an elektronische Rechnungen Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung Bereits nach bisheriger Rechtslage erforderlich Keine gesetzliche Regelung zur Form der Zustimmung Schriftlich oder konkludent(zb Zahlung der Rechnung) Künftig einzig wesentlicher Unterschied zu Papierrechnungen Anforderungen an elektronische Rechnung Echtheit der Herkunft = Sicherheit der Identität des Rechnungsaustellers Unversehrtheit des Inhalts = Rechnungsangaben wurden nicht geändert Lesbarkeit der Rechnung = Rechnung muss von Menschen lesbar sein 5 Anforderungen an elektronische Rechnungen Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts ( 1 der VO BGBl II 583/2003idgF) Jeder Unternehmer kann selbst festlegen wie er Erfüllung dieser Voraussetzungen gewährleistet Bei Verwendung von fortgeschrittener elektronischer Signatur oder EDI-Verfahren gelten diese ex lege als gewährleistet Alternativ: Innerbetriebliches Steuerungsverfahren, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung geschaffen wird 6 3
Anforderungen an elektronische Rechnungen Innerbetriebliches Steuerungsverfahren Kontrollverfahren, ob Rechnung der bezogenen Leistung entspricht Wurde die in Rechnung gestellte Leistung von dem darin angeführten leistenden Unternehmer tatsächlich in der dargestellten Quantität und Qualität erbracht? Abgleich der Rechnungsangaben mit anderen erstellten Dokumenten (zb Bestellschein, Vertrag, Lieferschein, Transportdokumente, Zahlungsbelege) Innerbetriebliches Steuerungsverfahren hat in angemessenem Verhältnis zur Größe und zu den Geschäftsaktivitäten des Unternehmens zu stehen Anzahl und betragsmäßige Höhe der Transaktionen Zahl der Lieferanten und Kunden 7 Anforderungen an elektronische Rechnungen Innerbetriebliches Steuerungsverfahren Grundsätzlich müssen keine neuen technischen oder elektronischen Verfahren geschaffen werden entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen ist ausreichend Kontrollschritte sind idr bereits für Feststellung des Rechts auf Vorsteuerabzug notwendig Eine Zertifizierung bzw Bestätigung der Ordnungsmäßigkeit des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens durch die Finanzverwaltung ist nicht notwendig und auch nicht möglich 8 4
Beispiel für innerbetriebliches Steuerungsverfahren Rechnungseingang mit E-Mail Bestellung als Dateianhang Auftragsbestätigung Abgleich mit den Begleitunterlagen Lieferschein tatsächlich gelieferte Gegenstände andere Belege Rechnungsmerkmale vollständig und inhaltlich richtig? Leistung wurde bezogen? Zahlung wird veranlasst/freigegeben Kontoauszug Verlässlicher Prüfpfad liegt vor Vorsteuerabzug nach 12 UStG 1994 9 Archivierung der Rechnung Beispiel für innerbetriebliches Steuerungsverfahren Rechnungseingang mit E-Mail als Dateianhang Erfassung als Eingangsrechnung mit unveränderbarer Identnummer im elektronischen Archiv Zuweisung an Sachbearbeiter EDV gestützter Abgleich Bestellung Auftragsbestätigung Abgleich mit den Begleitunterlagen Lieferschein tatsächlich gelieferte Gegenstände andere Belege Rechnungsmerkmale vollständig und inhaltlich richtig? Leistung bezogen? Verbuchung in EDV-FIBU Zahlung wird veranlasst/freigeben und in der offene Posten Liste erfasst 10 verlässlicher Prüfpfad liegt vor Vorsteuerabzug nach 12 UStG 1994 5
Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen ( 11 Abs 2 UStG) Rechnung muss entsprechend allgemeinen Bestimmungen aufbewahrt werden Grundsätzlich 7 Jahre, bei Grundstücken 22 Jahre Rechnungserfordernisse müssen vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer gewährleistet werden Rechnung gilt als ausgestellt, sobald sie dem Leistungsempfänger zur Verfügung gestellt wird bzw sie von diesem empfangen werden kann zb unmittelbare Übertragung per E-Mail zb Zur-Verfügung-Stellung im Rahmen eines Web-Portals 11 Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen ( 11 Abs 2 UStG) Kann auch in Papierform vorgenommen werden, wenn Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleistet wird (Wartungserlass 2012[Entwurf]). Bei Konvertierung in ein anderes Format muss zweifelsfrei feststehen, dass keine inhaltlichen Änderungen vorgenommen wurden(wartungserlass 2012[Entwurf]). Neue Programmversionen, die Haltbarkeit von Speichermedien etc sind zu beachten! 12 6
Auswirkungen der Neuregelung auf Vorsteuerabzug Voraussetzungen für Vorsteuerabzug Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung Gilt gleichermaßen für elektronische als auch Papierrechnungen Allgemeine Voraussetzungen für Vorsteuerabzug gelten weiterhin uneingeschränkt Insbesondere muss Rechnung den Formvorschriften des 11 UStG entsprechen 13 Für Ihre Fragen stehen wir sehr gerne zur Verfügung! Esther Freitag A 1030 WIEN, Am Heumarkt 7 T +43 17189890-529, F +43 1 7189890-800 E esther.freitag@leitnerleitner.com 7
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