MODUL 4 TEXT FORMATIEREN...

4-1 Einführung Word 4. MODUL 4 TEXT FORMATIEREN... 2 4.1. Formatierungsebenen... 2 4.1.1. Zeichenformate... 2 4.1.2. Absatzformate... 4 4.1.3. Ausrichten von Text über das Lineal... 5 4.2. Formatvorlagen... 5 4.2.1. Einsatz von Formatvorlagen... 5 4.2.2. Formatvorlagen erstellen... 6 4.2.3. Formatvorlagen mit Formatierungs-Symbolleiste zuweisen... 7 4.2.4. Formatvorlage ändern... 7 4.3. Tabulatoren... 8 4.3.1. Tabulatoren über das Menü setzen... 9 4.3.2. Tabstopp über das Lineal setzen... 9 4.3.3. Tabstopp verschieben... 9 4.3.4. Tabstopp löschen... 9 4.4. Tabellen... 10 4.4.1. Tabelle erstellen... 10 4.4.2. Text einer Tabelle hinzufügen... 10 4.4.3. Markieren von Zellen, Zeilen und Spalten... 11 4.4.4. Zeilen und Spalten hinzufügen... 11 4.4.5. Löschen von Zellen, Zeilen und Spalten... 11 4.4.6. Zeilenhöhe und Spaltenbreite ändern... 11 4.4.7. Tabellentext formatieren... 12 4.4.8. Zellen verbinden (aus zwei mach eine...)... 12 4.5. Aufgaben... 13 H:\Schule\IK\Word\G2a 2008-9\Word Modul 4 Formatieren.doc

Einführung Word 4-2 4. Modul 4 Text formatieren Einen Text formatieren heisst, einen Text gestalten (z.b. welche Schriftart, welche Abstände zwischen den Zeilen und Absätzen, die Breite der Seitenränder, Spaltenanzahl etc.) Das Format eines Textes bezieht sich auf die Darstellung, der Inhalt bleibt unverändert. Der Schlüssel zum Formatieren stellt das Markieren dar. Man markiert zunächst alles, was man gemeinsam formatieren will. Anschliessend wird dem markierten Bereich ein bestimmtes Format zugewiesen. Word for Windows bietet viele Formatierungsmöglichkeiten. Man unterscheidet zwischen verschiedenen Ebenen der Formatierungen, in die ein Dokument gegliedert ist. Diese Formatierungsebenen beginnen im Kleinen bei einem einzelnen Zeichen und enden im Grossen bei den Seitenrändern und Spaltenzahlen. 4.1. Formatierungsebenen Zeichen: Schriftarten, Schriftgrössen, Schriftattribute... Absatz: Zeilenabstände, Einzüge, Ausrichtungen usw. Word bietet zwei verschiedene Möglichkeiten, wie man ein Dokument formatieren kann, direkte Formatierung und Formatierung mit Formatvorlagen. 4.1.1. Zeichenformate Als Zeichen werden Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen, Satzzeichen und Leerzeichen benannt.

4-3 Einführung Word Es gibt 3 Varianten a) Über eine Schaltfläche auf der Formatierungs-Symbolleiste, b) Über bestimmte Shortcuts (Tastenkombinationen) c) Über den Befehl Zeichen im Menü Format Die Formate können jeder Textlänge zugewiesen werden, angefangen von einzelnen Zeichen bis hin zu ganzen Dokumenten. 4.1.1.1. Formatieren mit der Formatierungs-Symbolleiste 4.1.1.2. Formatieren mit den Tastaturbefehlen (Shortcuts) Im Benutzerhandbuch von Word for Windows gibt es eine Liste von Tastaturbefehlen, mit denen man Zeichen fortlaufend formatieren kann, ohne die Hände von der Tastatur zu heben. 4.1.1.3. c) Formatieren mit dem Dialogfeld Format Zeichen 1. Wähle aus dem Menü Format den Befehl Zeichen. 2. Register Schrift. Im Dialogfeld Zeichen (Registerkarte Schrift) kann man die Schriftart und -grösse ändern, Zeichen kursiv, fett, unterstrichen etc. formatieren. Unten rechts kann man die Auswirkungen einer Vorschau prüfen und gegebenenfalls ändern.

Einführung Word 4-4 4.1.2. Absatzformate Mit den Absatzformatierungsfunktionen kann man das Aussehen ganzer Textblöcke ändern. Man markiert zunächst die zu ändernden Absätze, und weist ihnen dann über die Formatierungs-Symbolleiste, das Lineal, Shortcuts oder den Befehl Absatz, im Menü Format, die gewünschte Formate zu. Mit der EINGABETASTE setzt man Absatzmarken ( ). Wenn man am Ende eines Absatzes die EINGABETASTE drückt, um einen neuen Absatz einzuleiten, überträgt Word die Formatierung des vorhergehenden Absatzes in den neuen Absatz. Wenn man eine Absatzmarke löscht, so werden die Formatmerkmale des folgenden Absatzes übernommen.

4-5 Einführung Word 4.1.3. Ausrichten von Text über das Lineal Linker Seitenrand (Null-Marke auf dem Lineal) Marke für den linken Einzug Marke für den Erstzeileneinzug Marke für den rechten Einzug Ziehen Sie das kleine Kästchen, um die Marken für den linken Einzug und den Erstzeileneinzug zu bewegen. 4.2. Formatvorlagen Man kann schnell einheitlich formatierte, professionell aussehende Dokument erstellen, indem man den darin enthaltenen Text mit Formatvorlagen formatiert. Eine Formatvorlage ist eine Gruppe von Zeichen- und Absatzformaten, denen man einen Namen gibt. Man wählt die gewünschten Formate (wie z.b. Schriftart und Schriftgrad, Ausrichtung, Zeilen- und Absatzabstand, Rahmenlinien und Numerierung), speichert sie unter einem eindeutigen Namen und weist sie dann in einem Schritt dem Text zu. Alle Absätze, die mit derselben Formatvorlage formatiert sind, weisen die gleiche Formatierung auf. Beim Ändern des Formats einer Formatvorlage werden Absätze, denen diese Formatvorlage zugewiesen ist, automatisch neu formatiert. 4.2.1. Einsatz von Formatvorlagen Wenn man verschiedene Dokumente mit einheitlichem Aussehen erstellen oder in mehreren Dokumente für Titel, Listen etc. gleiche Absatzformate verwenden möchte, so erleichtert der Einsatz von Formatvorlagen diese Arbeit. Mit Formatvorlagen können mehrere Absätze, die der gleichen Formatvorlage zugeordnet sind, in einem Arbeitsgang gemeinsam geändert werden.

Einführung Word 4-6 Vorteile: Man erspart sich wiederholende Arbeitsschritte und man muss sich nicht von Anfang an für ein bestimmtes Aussehen des Dokumentes festlegen, sondern man kann nachträgliche Formatänderungen vornehmen, die sich auf alle Absätze mit dieser Formatvorlage auswirken. 4.2.2. Formatvorlagen erstellen Man erstellt eine Formatvorlage, indem man zunächst die Formate auswählt, die der Formatvorlage zugewiesen werden sollen, und dann der betreffenden Gruppe von Formaten einen Formatvorlagennamen geben. 1. Aus dem Menü Format den Befehl Formatvorlage auswählen. 2. Schaltfläche Neue Formatvorlage... basiert auff. 3. In das Feld Name den Namen der zu erstellenden Formatvorlage ein eingeben. 4. Im Feld Formatvorlagen-Typ die Art der zu erstellenden Formatvorlage eingeben. Standardmässig basiert Word eine neue Formatvorlage auf der dem markierten Absatz zugewiesenen Formatvorlage. Um die neue Formatvorlage auf einer anderen Formatvorlage zu basieren, wählt man diese aus dem Feld 5. Die Schaltfläche Format und die Formate wählen, die von der Formatvorlage zugewiesen werden sollen. 6. Die Schaltfläche OK, um die Formatvorlage zu definieren.

4-7 Einführung Word 7. Die Schaltfläche Schliessen, um das Dialogfeld Formatvorlage zu schliessen. 4.2.3. Formatvorlagen mit Formatierungs-Symbolleiste zuweisen 1. Den Text markieren (oder Cursor in betreffenden Absatz positionieren), dem eine Formatvorlage zugewiesen werden soll. 2. Auf der Formatierungs-Symbolleiste im Formatvorlagenfeld die gewünschte Formatvorlage wählen 4.2.4. Formatvorlage ändern 1. Aus dem Menü Format den Befehl Formatvorlage auswählen. 2. (auf der rechten Seite) im eingeblendeten Fenster die Formatvorlage auswählen und auf Ändern klicken. 3. Format ändern

Einführung Word 4-8 4.3. Tabulatoren Jeder Absatz in einem neuen Dokument hat Standard-Tabstopps, die in Abständen von jeweils 1,25 cm voreingestellt sind. Mit der TABTASTE wird die Einfügemarke im aktuellen Absatz zum nächsten Tabstopp bewegt. Bei Eingabe der ersten Textzeile wird der Text entsprechend eingezogen. Man kann Text und Zahlen an einem Tabstopp linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder an einem Dezimalkomma ausrichten. Die festgelegte Position eines Tabstopps wird auf dem Bildschirm mit einem Tabstoppzeichen in Form eines kleinen Pfeiles ( ) angezeigt. Tabstoppzeichen werden grundsätzlich nicht gedruckt. Zum Ein- bzw. Ausblenden der Tabstoppzeichen und anderer, nichtdruckbaren Zeichen klickt man auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche für anzeigen/verbergen ( ). Tabstopps können ähnlich wie Absätze ausgerichtet und der Leerraum kann mit Füllzeichen aufgefüllt werden. Damit aber die Zeichenfolgen an die gewünschte Stelle rücken, muss man Tabulatorzeichen mit der Tabulatortaste in den Text einfügen. Aufruf über Menü Format/Tabstoppp

4-9 Einführung Word Tabstopp links zentriert rechts dezimal Füllzeichen: Ohne Text x 123 123,00 Punkte... Text1 xx 1234 1234,000 Striche--------------- Text12 xxx 12345 12,0 Linie Text123 xxxx 12 123456,000 4.3.1. Tabulatoren über das Menü setzen 1. Im Menü Format/Tabstopp eine Tabstopposition in Zentimetern eingeben. 2. Die Ausrichtung und die Füllzeichen auswählen und die Schaltfläche Setzen betätigen. 3. Wenn alle Tabstopps gesetzt sind, so mit OK bestätigen. 4.3.2. Tabstopp über das Lineal setzen Mit dem Lineal und der Tabstopp-Ausrichtungsmarke kann man Tabulatoren mit der Maus setzen, verschieben und löschen. 1. Die Tabstopp-Ausrichtung festlegen, indem man so oft auf die Tabstopp- Ausrichtungsmarke ganz links auf dem Lineal klickt, bis die gewünschte Ausrichtungsart angezeigt wird. 2. Den Mauszeiger auf die Stelle im Lineal setzen, wo der Tabstopp gesetzt werden soll und die linke Maustaste klicken. Dieser gesetzte Tabstopp gilt aber nur für den markierten Absatz. 4.3.3. Tabstopp verschieben 1. Mit dem Mauszeiger auf die Tabstoppmarke des Lineals zeigen und die linke Maustaste drücken. 2. Die linke Maustaste gedrückt halten und den Tabstopp an die gewünschte Position ziehen. 4.3.4. Tabstopp löschen 1. Den zu löschenden Tabstopp mit der Maustaste vom Lineal (nach unten ziehen!).

Einführung Word 4-10 4.4. Tabellen Tabellen ermöglichen es, Zahlen- und Textspalten ohne Verwendung von Tabstopps übersichtlich anzuordnen. Mit Tabellen kann man mühelos umfangreiche Datei- Informationen ordnen und Textabschnitte nebeneinander oder Text neben Grafiken auf einer Seite positionieren. Durch Hinzufügen von Rahmen und Schattierung lassen sich überdies professionell aussehende Tabellen, Berichte und Formulare erstellen. Eine Tabelle besteht aus Zeilen und Spalten, die man mit Text und Grafiken ausfüllen kann. Innerhalb jeder Zelle wird Text genauso umgebrochen wie zwischen den Seitenrändern in anderen Bereichen eines Dokuments. Die Grösse der Zelle passt sich dem Text an. 4.4.1. Tabelle erstellen 1. Einfügemarke an die Stelle setzen, an der eine Tabelle eingefügt werden soll. 2. Auf der Funktionsleiste auf die Schaltfläche für Tabelle klicken die Maustaste gedrückt halten. Unterhalb der Schaltfläche wird ein Raster angezeigt. 3. Den Mauszeiger über das Raster ziehen, bis die gewünschte Anzahl Spalten und Zeilen markiert ist, 4. die Maustaste loslassen 4.4.2. Text einer Tabelle hinzufügen Man klickt in eine beliebige Zelle. Die Einfügemarke erscheint unmittelbar vor der Zellenendmarke. Man kann diese Marke genau wie auch andere nichtdruckbaren Zeichen ein- oder ausblenden. Die Eingabe von Text oder das Einfügen einer Grafik erfolgt in einer Tabelle wie in normalen Textabsätzen. Bewegen in einer Tabelle Von einer Zelle zur anderen Innerhalb einer Zelle einen neuen Absatz erstellen Um auf einen gesetzten Tabstopp zu springen TAB-TASTE oder PFEILTASTEN EINGABETASTE CTRL+TAB

4-11 Einführung Word 4.4.3. Markieren von Zellen, Zeilen und Spalten Um eine Zelle zu markieren, klicken Sie auf die Zellenmarkierungsleiste. Um eine Zeile zu markieren, klicken Sie auf die Zeilenmarkierungsleiste. Um eine Spalte zu markieren, klicken Sie auf die oberste Gitternetz- oder Rahmenlinie. 4.4.4. Zeilen und Spalten hinzufügen Wenn Sie zwei Tabellenzeilen markieren ändert sich das Symbol für Tabellen und es werden zwei Zeilen eingefügt. Analoges gilt für Spalten. 4.4.5. Löschen von Zellen, Zeilen und Spalten Man kann entweder nur den Inhalt (Text oder Grafik) einer Zelle oder die Zelle als solche löschen. Text oder Grafik in einer Tabelle wird auf die gleiche Art und Weise wie im restlichen Dokument gelöscht. Löschen von Zellen, Zeilen und Spalten wie folgt: 1. Die betreffenden Zellen, Zeilen oder Spalten markieren. 2. Aus dem Menü Tabelle/Löschen den entsprechenden Befehl auswählen 4.4.6. Zeilenhöhe und Spaltenbreite ändern Es gibt drei Möglichkeiten: 1. Man zieht auf dem Lineal die Zeilen- bzw. Spaltenmarkierung

Einführung Word 4-12 2. Man zieht in der Tabelle selbst die Zeilen- bzw. Spaltenmarkierung 3. Über Menü Tabelle/Tabelleneigenschaften 4.4.7. Tabellentext formatieren Man kann die Textformatierung innerhalb von Zellen genauso wie in den Absätzen des übrigen Dokuments ändern, indem man zunächst den Text markiert und dann die Formatierungs-Symbolleiste, die Befehle aus dem Menü Format bzw. das Lineal verwendet. Man kann auch Tabulatoren in die Spalten setzen. Dafür muss man immer zuerst die entsprechende Spalte anklicken bevor man den Tabulator setzt. Man drückt CTRL+TAB, um zum nächsten gesetzten Tabulator zu springen. Mit nur der Taste TAB springt man von einer Zelle zur nächsten. 4.4.8. Zellen verbinden (aus zwei mach eine...) Titel und Anmerkungen einer Tabelle gehen oft über die Breite einer einzelnen Zelle hinaus. Man gibt die Überschrift in die erste Zelle der Tabelle ein...... und markiert die zu verbindenden Zellen. Schliesslich wählt man aus dem Menü Tabelle den Befehl Zellen verbinden.

4-13 Einführung Word 4.5. Aufgaben 1 Kopiere von P:\Matter\%Klasse die Datei WORDUEBUNG5.DOC nach H:\WORD. Öffne diese Datei (ab H:\WORD). Es handelt sich um ein Interview mit Akademiedirektor Hans Linnartz und Musikhochschulleiter Gerhard Hildenbrand in der Basler Zeitung vom 30. Oktober 98. (Vgl Vorlage). Das Dokument WORDUEBUNG5.DOC soll nun formatiert werden. Folgende Formatierungen sind vorzunehmen: ( muss eingeschaltet sein) am Anfang jeder Zeile die Leerzeichen ersetzen Markiere das ganze Dokument und formatiere es mit AutoFormat (Alle Änderungen annehmen). Erstelle eine Formatvorlage Frage (Times New Roman 11 Pt., kursiv, unterstrichen, nach jedem Absatz soll ein Abstand von 6 Pt. sein) und weise diese den Fragen des Interviewers zu. Die Formatvorlage Standard soll Times New Roman 11 Pt sein. Nach jedem Absatz soll ein Abstand von 6 Pt. sein). Der Titel soll 18 Pt. gross und fett sein. Das ganze Dokument soll zweispaltig sein. Speichern unter WORDUEBUNG5b.DOC. 2 Kopiere die Datei Diogenes.doc von P:\MATTER\KLASSE nach H:\WORD. Öffne die Datei anschliessend mit Winword. a) Ändere die Formatvorlage Standard folgendermassen: Schrifttyp: ARIAL, 12 Pt., Blocksatz b) Erstelle eine Formatvorlage Frage : Schrifttyp: BOOK ANTIQUA, 12 Pt., kursiv, Blocksatz c) Formatiere die Fragen des Interviewers mit der Formatvorlage Frage und die Antworten mit Standard. d) Stelle den ganzen Text zweispaltig dar. Speichern unter DIOGENES_1d.DOC. 3 Kopiere die Datei Worduebung7.doc von P:\MATTER\KLASSE nach H:\WORD. Öffne die Datei anschliessend mit Winword. a) Ändere die Formatvorlage Standard folgendermassen:

Einführung Word 4-14 Schrifttyp: Times New Roman, 14 Pt., Blocksatz Abstand nach jedem Absatz 6 Pt. erste Zeile um 0.5cm einrücken b) Erstelle eine Zeilennummerierung (jede 5. Zeile soll nummeriert sein.) Probiere, dies herauszufinden! c) Das Dokument soll eine Kopfzeile gemäss Vorlage enthalten. Dabei sollen gerade und ungerade Seiten anders aussehen. d) Speichern unter PSYCHO.DOC.