TECHNISCHE INFORMATION: LESSOR LOHN/GEHALT Das AAG-Verfahren

MICROSOFT Dynamics NAV Inhaltsverzeichnis Einleitung... 3 Voraussetzungen... 3 Notwendige Einrichtungen... 4 Einrichtung, DEÜV-Mandanten... 4 Einrichtung, Grund Abwesenheiten... 5 Einrichtung, Lohn/Gehalt Einrichtung... 6 Einrichtung, Krankenkassenkarte... 6 Einrichtung, Lohnartenkarte... 7 Lohnarteneinrichtung... 8 Einrichtung, Mitarbeiterkarte... 9 Lohnabrechnung durchführen... 10 AAG-Verfahren durchführen... 11 Versandt über Perfidia... 12 AAG-Posten... 12 Datensätze und Datenbausteine... 17 Beispiel Erstattung für gewerbliche Mitarbeiter... 18 Beispiel Erstattung für gewerbliche Mitarbeiter mit mehreren Krankheitszeiträumen in einer Periode... 23 Beispiel Erstattung für angestellte Mitarbeiter... 25 Beispiel Erstattung für Beschäftigungsverbot... 30 Beispiel Erstattung für Mutterschaft... 35 TECHNISCHE INFORMATION: LESSOR LOHN/GEHALT Das AAG-Verfahren Dieses White Paper beschreibt die Handhabung von dem seit dem 1. Januar 2011 eingeführten AAG-Verfahren in LESSOR Lohn/Gehalt für Microsoft Dynamics NAV. Version 2 24-03-2011 Copyright 2011 LESSOR GmbH T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 1

HINWEIS Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Bei Verwendung des Dokumentes zu anderen Zwecken lehnt LESSOR GmbH jede Gewährleistung wegen Sach- und Rechtsmängeln ab. LESSOR GmbH lehnt jede Haftung für direkte und indirekte Schäden sei es aus Vertrag oder aus Gesetz ab, die in Verbindung mit der Anwendung und sonstiger Nutzung des Dokumentes entstehen können. Dieses Dokument kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigung von LESSOR GmbH geändert werden. Der Inhalt dieses Dokumentes ist urheberrechtlich geschützt. Ohne schriftliche Erlaubnis von LESSOR GmbH darf das Dokument weder ganz noch teilweise in irgendeiner Form vervielfältigt werden. Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden. COPYRIGHTVERMERK Copyright 2011 LESSOR GmbH, Stadionring 16, D-40878 Ratingen, Deutschland. Alle Rechte vorbehalten. WARENZEICHEN Die Warenzeichen, auf die in diesem Dokument Bezug genommen wird und die entweder mit TM oder kenntlich gemacht wurden, sind entweder Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen von Microsoft Business Solutions. Die Warenzeichen Microsoft, Windows, Windows NT, SQL Server und BackOffice sind hingegen entweder eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Alle nicht ausdrücklich gewährten Rechte sind vorbehalten. Publiziert von LESSOR GmbH. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 2

Einleitung Das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) bestimmt in 1 Absatz 1, dass Arbeitgebern, die in der Regel ohne die zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen beschäftigen, 1. das für den in 3 Absatz 1 und 2 und den in 9 Absatz 1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) bezeichneten Zeitraum an Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen fortgezahlte Arbeitsentgelt, 2. die auf die Arbeitsentgelte und Vergütungen nach der Nummer 1 entfallenden von den Arbeitgebern zu tragenden Beiträge zur Bundesagentur für Arbeit und die Arbeitgeberanteile an Beiträgen zur gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung und zur sozialen Pflegeversicherung, die Arbeitgeberanteile nach 172 Absatz 2 SGB VI sowie die Beitragszuschüsse nach 257 SGB V und nach 61 SGB XI von den Einzugsstellen (Krankenkassen und Minijobzentrale) erstattet werden, wobei die landwirtschaftlichen Krankenkassen hiervon ausgenommen sind. Des Weiteren bestimmt 1 Absatz 2 AAG, dass den Arbeitgebern 1. der nach 14 Absatz 1 des Mutterschutzgesetzes (MuSchG) gezahlte Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, 2. das nach 11 MuSchG bei Beschäftigungsverboten gezahlte Arbeitsentgelt, 3. die auf die Arbeitsentgelte nach der Nummer 2 entfallenden von den Arbeitgebern zu tragenden Beiträge zur Bundesagentur für Arbeit und die Arbeitgeberanteile an Beiträgen zur gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung und zur sozialen Pflegeversicherung, die Arbeitgeberanteile nach 172 Absatz 2 SGB VI sowie die Beitragszuschüsse nach 257 SGB V und nach 61 SGB XI von den Einzugsstellen erstattet werden, wobei die landwirtschaftlichen Krankenkassen auch hiervon ausgenommen sind. Voraussetzungen Sie müssen eine der folgenden Lohn-Versionen haben: 2.15.11 (für Microsoft Dynamics NAV Version 2.60) oder 3.15.11 (für Microsoft Dynamics NAV Version 3.01, 3.10, 3.60, 3.70) oder 4.15.11 (für Microsoft Dynamics NAV Version 4.00, 4.01, 4.02, 4.03) oder 5.15.11 (für Microsoft Dynamics NAV Version 5.00, 5.01) oder 6.15.11 (für Microsoft Dynamics NAV Version 6.00, 6.01). T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 3

Notwendige Einrichtungen Um den monatlichen AAG-Ablauf durchführen zu können, müssen Sie einige Einrichtungen in LESSOR Lohn/Gehalt vornehmen: Einrichtung, DEÜV-Mandanten In der Tabelle DEÜV-Mandanten gibt es ein neues Feld AAG ab. Das Feld muss für Bestandskunden mit dem Beginn-Datum des AAG-Verfahrens, also mit dem 01.01.2011 gefüllt werden. Für Neukunden, die nach dem 01.01.2011 mit dem Lessor-Lohn starten, muss das Systemanfangsdatum in diesem Feld hinterlegt werden. Die AAG-Meldungen werden an die DEÜV-Empfänger der Krankenkassen geschickt. Somit muss auch die Dateinummer der AAG-Meldungen auf der DEÜV-Empfängerkarte gepflegt werden. Dafür gibt es ein neues Feld AAG-Dateinummer auf der DEÜV-Empfängerkarte. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 4

Einrichtung, Grund Abwesenheiten Damit die Abwesenheiten im AAG-Verfahren unterschieden werden können, müssen die Abwesenheiten mit einem AAG-Code versehen werden. Dazu gibt es in der Tabelle Grund Abwesenheit ein neues Feld AAG-Code. Bitte hinterlegen Sie den AAG-Code für die entsprechenden Abwesenheiten. Bei der Abwesenheit Beschäftigungsverbot gibt es unterschiedliche Arten von Beschäftigungsverboten. Das individuelle und das generelle Beschäftigungsverbot. Sollten bei Ihnen beide Arten von Beschäftigungsverboten vorkommen, muss mit 2 Abwesenheiten Beschäftigungsverbot gearbeitet werden, um diese im AAG-Verfahren unterscheiden zu können. Es gibt noch ein weiteres neues Feld AAG-Unfallcode in der Tabelle Grund Abwesenheiten. Sollte es sich bei der Arbeitsunfähigkeit um einen Unfall handeln, muss das neue Feld entsprechend ausgefüllt werden. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 5

Sollten beide Optionen benötigt werden, muss auch entsprechend mit 2 Abwesenheit zur Arbeitsunfähigkeit gearbeitet werden. Einrichtung, Lohn/Gehalt Einrichtung Wenn die Erstattungen auf das Firmenkonto zurück überwiesen werden sollen, muss dafür die Bankverbindung im Datensatz mit geliefert werden. Dafür gibt es ein neues Feld AAG- Bankverbindungscode auf der Lohn/Gehalt Einrichtungskarte, im Register Sozialversicherung. Einrichtung, Krankenkassenkarte Des Weiteren muss auf der Krankenkassenkarte im Feld Erstattungsverrechnung hinterlegt werden, welche Option bei der Erstattung gewünscht ist. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 6

Die Option Verrechnung wird von unserer Anwendung nicht mehr angeboten. Da es sich bei den Erstattungen um Anträge handelt, die von der Krankenkasse erst genehmigt werden müssen, darf laut Gesetz eine Verrechnung der Erstattungen mit den aktuellen Beiträgen nicht erfolgen. Die Erstattungen dürften erst im Folgemonat nach Genehmigung mit den Beiträgen verrechnet werden. Da in der Regel bei der Option Überweisung der Erstattungsbetrag schneller beim Arbeitgeber ist, als bei der Option Verrechnung. Die Option Beitragskonto gutschreiben kann z.b. genutzt werden, wenn mit den Krankenkassen Lastschriftverfahren vereinbart wurden. Hier wird der Erstattungsbetrag dem Beitragskonto bei der Krankenkasse gut geschrieben und bei der nächsten Abbuchung der Beiträge wird der Erstattungsbetrag von der Krankenkasse automatisch berücksichtigt und entsprechend weniger abgebucht. Wir empfehlen aber mit der Option Überweisung zu arbeiten, da die Erfahrungswerte gezeigt haben, dass es sich hierbei um die schnellste Möglichkeit handelt den Erstattungsbetrag von der Krankenkasse zu erhalten. Einrichtung, Lohnartenkarte Auch auf der Lohnartenkarte wurde ein neues Feld AAG-Basis im Register Ges. Angaben eingefügt. Die Fortzahlungslohnarten müssen mit einer der 3 Optionen Kalendertage, Arbeitstage oder Arbeitsstunden hinterlegt werden. Die Optionen müssen nur gewählt werden, wenn die Lohnart die Erstattungsgrundlage für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bildet. Die ausgewählte Option dient im AAG-Meldesatz dazu, die Krankenkasse darüber zu informieren, ob die ausgefallene Arbeitszeit im Krankheitsfall in Kalendertage, Arbeitstage, oder Arbeitsstunden angegeben wird. Bei den Optionen Kalendertage und Arbeitstage, wird der Inhalt des Feldes Tage aus dem Lohnartenposten und bei der Option Arbeitsstunden wird der Inhalt des Feldes Einheiten aus dem Lohnartenposten gemeldet. Wenn das Unternehmen nicht am U1-Verfahren teilnimmt, muss dieses Feld nicht gefüllt werden. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 7

Lohnarteneinrichtung Um alle Arten der Erstattung korrekt im System abbilden zu können wurden neue Standard-Lohnarten und System-Lohnarten, die in der Lohnarteneinrichtung hinterlegt sind, generiert. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 8

Einrichtung, Mitarbeiterkarte Weiterhin gibt es auf der Mitarbeiterkarte im Register Soz.-Vers. Zusätzlich ein neues Feld AAG Art des Entgelts. Über dieses Feld wird der Krankenkasse mitgeteilt, um welche Art von Entgelt Stundenlohn, Monatslohn oder Akkordlohn der Mitarbeiter erhält. Bei den Optionen Stundenlohn und Akkordlohn, wird der Inhalt des Feldes Satz aus dem Lohnartenposten und bei der Option Monatslohn wird der Inhalt des Feldes Betrag aus dem Lohnartenposten gemeldet. Wenn das Unternehmen nicht am U1-Verfahren teilnimmt, muss dieses Feld nicht gefüllt werden. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 9

Lohnabrechnung durchführen Wenn alle Einrichtungen vorgenommen wurden können Sie die Abwesenheiten entsprechend erfassen und die Lohnabrechnung buchen. Unter dem Punkt Beispiele finden Sie exemplarisch für jede Abwesenheit ein Abrechnungsbeispiel. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 10

AAG-Verfahren durchführen Nachdem die notwendigen Einrichtungen für das AAG-Verfahren vorgenommen wurden und die Lohnabrechnung gebucht wurde, kann der AAG-Ablauf unter Periodische Aktivitäten gestartet werden. Bei Schritt 1 prüft das System, ob alle notwendigen Hinterlegungen vorgenommen wurden. Sollte das nicht der Fall sein, erhalten Sie eine entsprechende Liste mit den Fehlermeldungen (ggf. erhalten Sie schon bei der Lohnabrechnung entsprechende Fehlermeldungen). Bei Schritt 2 generiert das System die AAG-Posten, welche auch über die Meldeliste unter Funktion, AAG-Meldeliste aufgerufen und vorab überprüft werden können. Bei Schritt 3 wird die Datei erstellt und zur Übermittlung an Perfidia übertragen. Die Dateien werden automatisch mit folgendem Dateinamen benannt: eaag0001.xxx. XXX ist der Code der DEÜV- Empfänger. Wie auch bei den anderen Verfahren besteht die Möglichkeit Testdaten zu erstellen und zu verschicken. Dafür muss der Mandantenname mit CRONUS beginnen. Der Dateiname lautet dann wie folgt: taag001.xxx T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 11

Versand über Perfidia Wenn der AAG-Ablauf durchgeführt wurde und die Dateien für den Versand in Perfidia bereitgestellt wurden, gibt es in Perfidia (Version 3.10.98) den Menüpunkt AAG-Erstattungsanträge. Nachdem die Dateien erfolgreich versendet wurden, muss ähnlich wie im Elster- und ELENA-Verfahren ein Protokoll angefordert werden. Die Protokolldatei wird in Form einer Log-Datei (sv_prot.log) im Perfidia-Ordner log abgelegt. AAG-Posten Im Schritt 2 des AAG-Ablaufs werden die Posten gebildet. Die Posten können über die Mitarbeiterkarte, Mitarbeiter, AAG, AAG-Posten aufgerufen werden. Über die Postenkarte wird in den einzelnen Registern angezeigt, mit welchen Inhalten die Datenbausteine gebildet wurden. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 12

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Datensätze und Datenbausteine Im Datensatz DSER (Erstattungen der Arbeitgeberaufwendungen) können folgenden Datenbausteine enthalten sein: Datenbaustein Datenbaustein Datenbaustein Datenbaustein Datenbaustein Datenbaustein Datenbaustein DBAU Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen Arbeitsunfähigkeit DBBT Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen Beschäftigungsverbot DBZU Erstattung des Arbeitgeberaufwendungen Mutterschaft DBBV Bankverbindung DBNA Name DBAN Anschrift DBFE Fehler T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 17

Beispiel Erstattung für gewerbliche Mitarbeiter Eine Voraussetzung für die Umlage 1 Erstattung ist, dass dem Mitarbeiter auf der Mitarbeiterkarte im Register Soz.-Vers. im Feld Umlagecode die Option U1 + U2-pflichtig hinterlegt wurde. Weiterhin muss im Register Verwaltung auf der Mitarbeiterkarte ein Arbeitskalender zugeordnet sein. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 18

Dann muss der Abwesenheit eine entsprechende Lohnfortzahlungslohnart zugeordnet sein. Die Lohnart muss mit einem Satz geschlüsselt werden. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. 1. Die Lohnart kann mit einem Lohnsaldo geschlüsselt werden, der den Satz ermittelt. 2. Die Lohnart kann mit einem Allgemeinen Satz hinterlegt werden. 3. Die Lohnart kann in den Mitarbeitersätzen mit einem Satz hinterlegt werden. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 19

Die Lohnart 3000 muss als Auszahlungslohnart geschlüsselt werden, weil sie als Lohnfortzahlungslohnart für gewerbliche Mitarbeiter dient. Bei gewerblichen Mitarbeitern wird das reguläre laufende Entgelt (in diesem Beispiel durch die Lohnart 2000 dargestellt) anhand der tatsächlichen geleisteten Stunden ermittelt. Somit ergibt sich das gesamte laufende Entgelt für eine Periode aus der Lohnart 2000 zzgl. der Lohnart 3000. Die Lohnart ist auch in dem neuen Feld AAG- Basis mit der Option Arbeitsstunden geschlüsselt. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 20

Eine neue Standard-Lohnart 3020 Bruttolohngrundlage Lohnfortz. wurde generiert, um im Datenbaustein DBAU das Bruttoarbeitsentgelt zu melden. Die Lohnart muss mit den entsprechenden Stunden und Satz bei dem Mitarbeiter hinterlegt werden. Die Lohnart zeigt an was der Mitarbeiter ohne Lohnfortzahlung verdient hätte. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 21

Weiterhin muss sich der Mitarbeiter in Lohnfortzahlung befinden und die entsprechende Abwesenheit muss über das Abwesenheit Reg.-Blatt gepflegt sein. Mitarbeiter TZ hat einen Stundenlohn von 15,00 und eine vertraglich vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden. Der Mitarbeiter ist vom 01.01.2011 10.01.2011 krank. Der U1- Erstattungssatz beträgt 60%. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 22

Die Lohnart 9543 AG-Umlage 1 Erstattung in Höhe von 432,00 ergibt sich aus der U1-Erstat.-Grundlage in Höhe von 720,00 multipliziert mit 60% U1-Erstattungssatz. Beispiel Erstattung für gewerbliche Mitarbeiter mit mehreren Krankheitszeiträumen in einer Periode Wenn der Mitarbeiter mehrere Zeiträume in einer Periode erkrankt ist, muss dies entsprechend im Abwesenheit Reg.-Blatt hinterlegt werden. Das System ermittelt jetzt für jeden einzelnen Zeitraum die Lohnfortzahlung und die Erstattung. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 23

Daraus ergeben sich dann auch 2 Datensätze bzw. 2 AAG-Posten. Daraus ergeben sich dann auch zwei Datensätze bzw. zwei AAG-Posten. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 24

Beispiel Erstattung für angestellte Mitarbeiter Auch für angestellte Mitarbeiter gelten die Voraussetzungen wie bei einem gewerblichen Mitarbeiter. D.h. der Umlagecode muss korrekt bei dem Mitarbeiter hinterlegt sein. Der Arbeitskalender muss gepflegt sein. Wir empfehlen mit einer eigenen Abwesenheit zu arbeiten. In dieser Abwesenheit muss die Lohnfortzahlungslohnart hinterlegt sein. Hierbei ist zu beachten, dass als Ausgabefeld die Option Tage gewählt wurde. Wenn in der Lohnfortzahlungslohnart (im Standard LA 3010) mit der Option Kalendertage im Feld AAG-Basis gearbeitet wird, muss in der Anwesenheit Einrichtung im Feld Arbeitskalender die Option KGELD hinterlegt werden. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 25

Weiterhin muss bei der Option Kalendertage beachtet werden, dass bei der entsprechenden Abwesenheit der Haken für Feiertage berücksichtigen rausgenommen werden muss, weil sonst evtl. Feiertage bei der Ermittlung der Kalendertage in Abzug gebracht werden. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 26

Die Lohnart muss ebenfalls mit einem Satz geschlüsselt werden. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. 1. Die Lohnart kann mit einem Lohnsaldo geschlüsselt werden, der den Satz ermittelt. 2. Die Lohnart kann mit einem Allgemeinen Satz hinterlegt werden. 3. Die Lohnart kann in den Mitarbeitersätzen mit einem Satz hinterlegt werden. In diesem Beispiel wird mit einem Tagessatz in den Mitarbeitersätzen gearbeitet. Da angestellte Mitarbeiter im Krankheitsfall keine Lohnfortzahlung wie gewerbliche Mitarbeiter erhalten, sondern das volle auf den Monat bezogene vertraglich vereinbarte Gehalt erhalten, ist die LA 3010 Kranktage Angestellter im Register Ges. Angabe wie folgt zu schlüsseln: T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 27

Auch für angestellte Mitarbeiter muss die LA 3020 - Bruttolohngrundlage Lohnfortz. mit dem Bruttogehalt hinterlegt werden, damit sie im Datenbaustein DBAU entsprechend berücksichtigt werden kann. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 28

Die Abwesenheit (wir empfehlen mit einer separaten Abwesenheit zu arbeiten) muss im Abwesenheit Reg.-Blatt hinterlegt werden. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 29

Beispiel Erstattung für Beschäftigungsverbot Die Voraussetzungen, dass der Umlagecode und der Arbeitskalender bei dem Mitarbeiter hinterlegt sein müssen, ist auch in diesem Beispiel gegeben. Für die Abwesenheit Beschäftigungsverbot muss wie bereits zu Anfang des Whitepaper beschrieben, ein AAG-Code hinterlegt werden. Es muss zwischen einem generellen, oder einem individuellen Beschäftigungsverbot unterschieden werden. In diesem Beispiel wird das individuelle Beschäftigungsverbot abgerechnet. Sollten beide Arten von Beschäftigungsverboten vorliegen, empfehlen wir mit 2 separaten Abwesenheiten zu arbeiten. Die Abwesenheit muss in der Einrichtung mit einer Lohnart (im Standard 3005 Lohnfortz. Beschäftigungsverbot) verknüpft werden. Hier wurde als Ausgabefeld die Option Tage gewählt. Da die Lohnart 3005 Lohnfortz. Beschäftigungsverbot mit der Abwesenheit Beschäftigungsverbot verknüpft ist, muss sie auch mit einem Satz gepflegt werden. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. 1. Die Lohnart kann mit einem Lohnsaldo geschlüsselt werden, der den Satz ermittelt. 2. Die Lohnart kann mit einem Allgemeinen Satz hinterlegt werden. 3. Die Lohnart kann in den Mitarbeitersätzen mit einem Satz hinterlegt werden. In diesem Beispiel wird mit einem Tagessatz in den Mitarbeitersätzen gearbeitet. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 3 0

Die Abwesenheit muss für den Mitarbeiter hinterlegt werden. Wenn das Bis Datum bei der Hinterlegung der Abwesenheit offen gelassen wird, wird im AAG-Posten eine Zwischenabrechnung erzeugt. Wird das Bis Datum mit einem Datum in der gleichen Periode wie das Von Datum hinterlegt, wird im AAG-Posten eine Endabrechnung erzeugt. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 31

In den bisherigen Beispielen wurde die Erstattung nach U1 für Krankheitsfälle dargestellt. Für das Beschäftigungsverbot kommt die Erstattung U2 zum Tragen. In der Probeberechnung gibt es noch eine weitere Besonderheit. Eine neue Systemlohnart 9544 AG SV-Anteil U2-Erstattung wird vom System automatisch gebildet. Basis für die Bildung dieser Lohnart, ist die neue Beitragssatz-Datei in der Version 4.1. Die neue Beitragssatz-Datei enthält jetzt die Informationen, ob eine Krankenkasse auch die AG SV-Anteile mit erstattet. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 32

Dafür gibt es neue Felder in den Krankenkassensätzen. Genauere Informationen entnehmen Sie bitte der Servicepack-Beschreibung für SP 13, oder dem Whitepaper zum Jahreswechsel 2010/2011. In der Beitragssatzdatei wird auch die Information bereit gestellt, ob für die Erstattung eine Begrenzung auf die BBG stattfindet. Wenn das bei einer Krankenkasse der Fall ist, muss bei der Abwesenheit Beschäftigungsverbot die Standard-Lohnart 3020 mit dem ursprünglichen Brutto des Mitarbeiters entweder im Allgemeinen oder im Wiederholungs-Reg.-Blatt hinterlegt werden, damit die Begrenzung auf die BBG korrekt berücksichtigt werden kann. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 33

In diesem Beispiel wird mit einer 100 prozentigen Erstattung gerechnet. Nach Abzug der AG SV-Anteil U2-Erstattung (6.436,96 936,96 = Erstattung 5.500,00) ist der Erstattungsbetrag, der auf Basis der 6.720,00 ermittelt wird, auf die BBG begrenzt. (N T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 34

Beispiel Erstattung für Mutterschaft Auch für dieses Beispiel gelten die Voraussetzungen bzgl. des Umlagecodes und des Arbeitskalenders. Die Lohnart 5200 Mutterschaftsgeldzuschuss muss mit der Abwesenheit Mutterschaft verknüpft werden. Ebenfalls muss für die LA 5200 ein Satz hinterlegt werden. In diesem Beispiel wird der Satz bei den Mitarbeitersätzen hinterlegt. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 35

Weiterhin muss im AAG-Meldesatz die Bruttogrundlage und die Nettogrundlage, die zur Berechnung des Mutterschaftsgeldzuschuss benötigt wird, über die neuen Lohnarten 3021 und 3022 beim Mitarbeiter hinterlegt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Lohnart 3022 im Feld Satz und im Feld Betrag gepflegt werden muss. Das Feld Satz muss hinterlegt werden, damit im Datenbaustein DBZU das Nettoarbeitsentgelt pro Tag angegeben werden muss. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 36

Bei der Hinterlegung der Abwesenheit Mutterschaft ist zu berücksichtigen, dass das Ende der Schutzfrist sofort angegeben werden muss. D.h. das Feld Bis Datum muss gefüllt sein, ansonsten erhalten Sie in der Probeberechnung, oder Lohnabrechnung eine entsprechende Fehlermeldung. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 37

Die Probeberechnung für dieses Beispiel sieht dann wie folgt aus: T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 38