Einheitliche Schulverwaltungssoftware Schleswig-Holstein Zwischenergebnis der Vorstudie
Übersicht: Grundlagen der Studie Schulbefragung (Beteiligung 585 Schulen, Rücklauf 72%) Schulträgerbefragung (Beteiligung 114 Träger, Rücklauf 37%) Fokusgruppen und Beteiligungsverfahren (5 Fokusgruppen (1x je Schulart / 450 TeilnehmerInnen) Desk-Research (15 Bundesländer, 4 im Detail) Vertreter anderer Bundesländer Einzelgespräche (HPR, IQSH, KLV, LRH, MSB, STAN, ULD) Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 2
Vielfalt der Verwaltungslösungen 13 Bundesländer haben/planen einheitliche Lösung 1. Individualsoftware-Entwicklung (kommerzielle Anbieter) 2. Kommerzielle Standardsoftware mit Customizing 3. Eigenentwicklung Individualsoftware 4. Kooperation mit Bundesländern 5. Keine einheitliche Softwarelösung nur Vorgaben für Statistik Schleswig-Holstein: dezentrale, kommerzielle Lösungen - Schülerdatenpflege (99%), Schulstatistiken (98%), Personaldatenpflege (89%) Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 3
Vielfalt der Verwaltungslösungen 9,8 Jahre Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 4
Ist-Aufnahme Schleswig-Holstein Support Vielfalt im Support: Unklare Struktur Zuständigkeit zufrieden unzufrieden keine Angaben Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 5
Ist-Aufnahme Schleswig-Holstein Hardware Hardware: Investitionen erforderlich Serverinfrastruktur Nutzung nicht mehr unterstützter Betriebssysteme (Server 2003) Arbeitsspeicher Summe Optimierung Ausreichend Prozessor 1 GB 2-4 GB 8-16 GB 24-32 GB Über 3 GHz 0 7 153 0 160 0 160 2,3-2,9 GHz 92 31 76 0 199 123 76 2 2,2 GHz 16 12 7 2 37 28 9 Unter 2 GHz 34 389 2 2 427 425 2 Summe 142 439 238 4 823 576 247 Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 6
Ist-Aufnahme Schleswig-Holstein Aussagen Schulträger Größe Schulträger Zahl der Schulen >40 10 bis 20 5 bis 9 3 bis 4 2 1 Summe Anteil befürworten landeseinheitliche Lösung 8 4 17 16 45 79,5 befürworten Lösung eher 1 1 3 2 3 15 25 % lehnen Lösung eher ab 1 2 4 7 14 20,5 lehnen Lösung ab 1 3 4 % Aussage: Schulträger befürworten die Einführung einer landeseinheitlichen Schulverwaltungslösung zum deutlich überwiegenden Anteil (zum Zeitpunkt der Befragung lagen noch keine Erkenntnisse zur Finanzierung, zum Nutzwert und zum Funktionsumfang vor) Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 7
Hinweise zur Optimierung bisheriger Prozesse und Abläufe 1. Vereinheitlichung und Standardisierung Datenübernahme zwischen Schulen Zeugniserstellung 2. Komplette Integration Integration Unterrichtsplanung Arbeit mit pädagogischen Plattformen erleichtern 3. Verordnungen umsetzen Abbildung der Prüfungs- und Ausbildungsordnungen 4. Dokumentenmanagement / Berücksichtigung Datenschutzes 5. Support / Helpdesk 6. Unterjährige Anfragen / Herbststatistik Befragungen und Gesprächen mit Schulvertretern und Experten Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 8
Anforderungen an einheitliches Schulverwaltungsverfahren - Typische Anforderungen (Desk Research) - Schleswig-Holstein-spezifische Ausprägungen (Befragung, Beteiligungsverfahren, Hospitation) Kernkomponenten - Schülerverwaltung - Zeugniserstellung - Personalverwaltung - Statistik Unterrichtsplanung Schulverwaltung - Schülerverwaltung - Personalverwaltung - Zeugniserstellung - Statistik Organisation und Facility Externe Komponenten (Schnittstellen) - Unterrichtsplanung (hohe Integration) - Organisation und Facility Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 9
Architekturmodell Einheitliche Schulverwaltung Schule Dataport Internet Intranet Internet Schule (Stand alone) Schulen (gebündelt über Schulträger) Softwareverteilung Backup Abfragen Noten E-Klassenbuch Mensaverwaltung Schulen Hosting Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 10
Kostenkalkulation (Minimalvariante) E i n f ü h r u n g Entscheidungsphase Anforderungsermittlung Beschaffung Anpassung Migration Roll-Out Betrieb Ende 2015 Beginn 2016 2016 / 2017 Ende 2022 ab 2023 Personal - 796.845 2.075.063 16.317.257 938.268 Planung und Entwicklung - 123.905 62.252 489.518 Sachkosten - - 1.170.000 2.300.000 900.000 Summe/Phase - 920.750 3.307.315 19.106.775 Summe 23.334.840 1.838.268 Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 11
Kostenkalkulation (Maximalvariante) E i n f ü h r u n g Entscheidungsphase Anforderungsermittlung Beschaffung Anpassung Migration Roll-Out Betrieb Ende 2015 Ende 2016 Ende 2017 Ende 2024 ab 2025 Personal - 1.593.690 2.499.785 19.036.800 1.025.624 Planung und Entwicklung - 147.811 74.994 793.908 Sachkosten - - 3.500.000 3.000.000 900.000 Summe/Phase - 1.741.501 6.074.779 22.830.708 Summe 30.646.988 1.925.624 Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 12
Empfehlungen / Fazit Landesweite Einführung einer einheitlichen Schulverwaltungssoftware weil der Nutzwert (Datenaustausch, Prozesse, Sicherheit...) für eine einheitliche Lösung spricht. Die Kosten einer kommerziellen Lösung und die Finanzierung aus dem IT-Haushalt des Landes stehen derzeit einer Umsetzung entgegen. Erfolgskritische Faktoren / Kostentreiber: Lange Projektdauer (Gefahr des Scheiterns) Projektverkürzung durch verstärkten Personaleinsatz Freiwilligkeit vs. Nutzungspflicht (Roll-Out-Strategie) Deshalb: Prüfung einer Kooperation mit dem Land Brandenburg und ein ergänzender Bericht zur Vorstudie Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 13