Inhaltsverzeichnis Planung und Zeitplan 3 Flussdiagramm 4/5 Kurzbericht 6/7 Auswertung Lernjournal 8 Arbeitsmuster 9 Roman Blatter Prozesseinheit: Ablauf der Post im AMB 2
Planung und Zeitplan Bei der Planung und Umsetzung der Prozesseinheit benutzte ich das IPERKA - Modell. IPERKA - MODELL Informationen Ziel? Zeit? Auftrag? Verantwortung? Habe ich alle Infos? Wie wird am Ende kontrolliert? Planen Entscheiden Realisieren Kontrolle Auswerten Zeitplan erstellen: Wer? Was? Wann? Wie? entscheiden, wie ich vorgehe, habe ich mehrere Möglichkeiten/Varianten?, welche nehme ich (Vor-/Nachteile)? umsetzen, realisieren, arbeiten Selbst- oder Fremdkontrolle Fazit, Erfahrungen, was war gut? Was war nicht gut? Besprechung PE und Vereinbarung Start PE Erarbeiten und Erfahrungen sammeln zusammentragen und erstellen Abgabe an DW zur Stellungnahme überarbeiten Bewertung durch Betrieb Abgabe PE Präsentation PE Zeitplan Prozesseinheit Ablauf der Post im AMB Roman Blatter November 06 Dezember 06 Freitag 01.12.2006 Januar 07 Februar 07 März 07 April 07 Mai 07 Freitag 23.03.2006 Mo - Mi 02.04-18.04. Donnerstag 19.04.2007 Freitag 20.04.2007 Donnerstag 31.05.2007 Roman Blatter Prozesseinheit: Ablauf der Post im AMB 3
Flussdiagramm Start 1. Eingang der Post 2. Zeitungen in Cafeteria bringen 3. Eingangsstempel aktualisieren 4. Briefe sortieren Brief präzise Nein 5. angeschrieben? 6. Brief öffnen Ja 7. Post ZD/ZS/BVS öffnen und stempeln Roman Blatter Prozesseinheit: Ablauf der Post im AMB 4
8. Post verteilen 9. Einsammeln der Post 10. Frankieren der Post 11. Post verlässt AMB Roman Blatter Prozesseinheit: Ablauf der Post im AMB 5
1. Eingang der Post Kurzbericht Die Post wird am Morgen von einem Mitarbeiter bei der Poststelle Liestal abgeholt und ins AMB gebracht. 2. Zeitungen in die Cafeteria bringen Als erstes sortiere ich die Zeitungen und Zeitschriften für in die Cafeteria aus. Die anderen lege ich vorübergehend weg. Die Zeitschriften werden danach sortiert. Der "Schweizer Soldat" zum Beispiel wird auf dem Stapel des Kreiskommandos gelegt. 3. Eingangsstempel aktualisieren Wichtig ist, dass jeden Tag der Eingangsstempel aktualisiert wird. Bevor ich mit dem Öffnen der Post beginne, aktualisiere ich den Eingangsstempel und kontrolliere, ob am Stempelkissen noch genügend Farbe vorhanden ist. 4. Briefe sortieren Nach dem aktualisieren des Eingangsstempels werden die Briefe sortiert. Für jede Abteilung gibt es einen separaten Stapel: Kreiskommando Wehrpflichtersatz Zivil- und Bevölkerungsschutz Buchhaltung Zentrale Dienste dazu noch: allgemeine Briefe (unter allgemeine Briefe versteht man Briefe, die nur mit AMB angeschrieben sind) falsch adressierte Briefe Kaserne 5. Briefe präzise angeschrieben? Ungenau angeschriebene Briefe gelten als allgemeine Briefe. Diese Briefe werden geöffnet und nach dem obigen Verfahren sortiert. 6. Brief öffnen Briefe die nur mit "Amt für Militär- und Bevölkerungsschutz" angeschrieben sind, müssen geöffnet werden. Briefe für die Zentralen Dienste, Zivilschutz und Bevölkerungsschutz werden gestempelt, die anderen Briefe werden zurück in ihre Couverts getan. Roman Blatter Prozesseinheit: Ablauf der Post im AMB 6
7. Post Zentrale Dienste, Zivil- und Bevölkerungsschutz öffnen und stempeln Die Post der Zentralen Dienste und dem Zivil- und Bevölkerungsschutz wird geöffnet und mit dem Eingangsdatum gestempelt. Wichtig ist zu beachten: wenn ein Name zuoberst steht, darf ein Brief nicht geöffnet werden. Zusätzlich wichtig ist: bei Briefen mit Absender oder Adressat nur auf dem Couvert, wird das Couvert gestempelt und zum Brief gelegt. 8. Post verteilen Nachher beginnt mein Rundgang im Haus. Ich belade den Postwagen und verteile die Post der Zentralen Dienste, Wehrpflichtersatz und Zivil- und Bevölkerungsschutz. Anschliessend bringe ich die Post des Kreiskommandos und Zeughaus/Waffenplatz in den 1. Stock. Dabei nehme ich immer die betriebsinterne Post vom 2. Stock in den 1. Stock mit und umgekehrt. Am Schluss meines Rundgangs bringe ich die Post zur Buchhaltung. 9. Einsammeln der Post Abends sammle ich die Post im ganzen Haus ein. Ich beginne im 1. Stock und nehme wieder die betriebsinterne Post mit. 10. Frankieren der Post Vor dem Versand muss die externe Post frankiert werden. Diese Arbeit mache ich mit der Frankiermaschine. 11. Post verlässt AMB Nach dem Frankieren wird die interne Post zur externen Post gelegt. Die externe Post wird von einem Mitarbeiter zur Poststelle in Liestal gebracht. Die interne Post liefert der Mitarbeiter auf der Landeskanzlei ab. Roman Blatter Prozesseinheit: Ablauf der Post im AMB 7
Auswertung Lernjournal Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich mich nach dem Antritt der Ausbildung darauf gefreut habe Prozesse selbstständig zu erarbeiten und selber auszuführen. Nach einer kurzen Einführungszeit (erschien mir anfangs zu kurz) durfte ich den Prozess schon alleine ausführen. Aber Dank den Erfahrungen, die ich sammeln konnte, entwickelte sich mein Wissen rund um den Prozess sehr gut. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil es eine alltägliche Arbeit ist, die selten eine wirkliche Herausforderung beinhaltet. Trotzdem war anfangs war die Bedienung der Frankiermaschine nicht ganz einfach. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil ich den Prozess jeden Tag ohne grosse Probleme erledigen kann, bin ich mit meiner Arbeit zufrieden. Über gewisse Umwege habe ich gelernt mit Schwierigkeiten fertig zu werden. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil es für mich einer der ersten Prozesse war den ich erlernte, wusste ich nicht genau was auf mich zu kommt. Ich denke, dass ich den Prozess gut beherrsche. Diverse Sachen werde ich beim Erlernen des nächsten Prozesses anders machen. In erster Linie möchte ich kleinere Fehler vermeiden, die mir mit etwas mehr Aufmerksamkeit nicht unterlaufen wären. Roman Blatter Prozesseinheit: Ablauf der Post im AMB 8
Arbeitsmuster Klebemarke Frankiermaschine Couvert Interne Post Roman Blatter Prozesseinheit: Ablauf der Post im AMB 9