Autorenteam des HERDT-Verlags 1. Ausgabe, Juli 2014 Informatik-Ausbildung Basis: I-CH Modulbaukasten R3 Modul 302: Fortgeschrittene Funktionen von Office-Werkzeugen nutzen (Teil 2) I-CH-M302-13-CC_2
1 Modul 302: Fortgeschrittene Funktionen von Office-Werkzeugen nutzen (Teil 2) 1 Suchmaschinen gezielt einsetzen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Informationen und Bilder mithilfe von Suchmaschinen finden können welche weiteren Informationsdienste Sie nutzen können wie Sie webbasierte Verzeichnisse, Lexika und Wörterbücher einsetzen wie Sie den Internet Explorer zum Suchen nutzen wie Sie die aktuelle Webseite durchsuchen 1.1 Informationen im Web finden Warum werden Suchhilfen benötigt? Die Informationen, die im Web zur Verfügung stehen, sind weltweit auf Millionen Rechnern (Servern) verteilt. Wenn Sie die Adresse der Webseite nicht kennen, die die gewünschte Information enthält, sind Suchhilfen unerlässliche Werkzeuge. Welche Suchmaschine Sie zur Suche einsetzen, hängt davon ab, nach welchem Thema und wo Sie suchen möchten. Einzelne Suchmaschinen kennen nur einen Teil der Datenmenge im Web. Sie stellen Ihnen verschiedene Möglichkeiten wie Eingabemasken und Suchfunktionen zur Verfügung, um in dieser Datenmenge Informationen zu finden. Suchmaschinen können in der Regel kostenlos genutzt werden. Suchmaschinen (auf Englisch search engines) erstellen ihren Datenbestand automatisch mithilfe spezieller Apps. Im Datenbestand sind die Informationen der erfassten Webseiten und der dort vorhandenen Texte so gespeichert, dass z. B. eine Suche nach einem oder mehreren Begriffen auf den Webseiten möglich ist. Beispiele: Google (www.google.de), Bing (www.bing.com) Sortierreihenfolge der Ergebnisliste (Ranking-Methode) Bei der Suche mit einer Suchmaschine werden meistens sehr viele Ergebnisseiten gefunden. Die Reihenfolge, in der diese Webseiten aufgelistet werden (Ranking), spielt eine entscheidende Rolle, da die Anwender meist nur die ersten Einträge anschauen. Suchmaschinen benutzen unterschiedliche Kriterien, um das Ranking festzulegen: die Position des Suchbegriffs auf der Webseite, besonders im Titel oder in der URL; die Übereinstimmung des Suchbegriffs mit einem der Keywords (Schlüsselwörter) der Webseite; die Häufigkeit des Suchbegriffs auf der Webseite; die Verlinkung der Webseite: Wenn viele Links auf die Webseite verlinken, wird angenommen, dass die Webseite wichtig ist; die Popularität der Webseite: Es wird ausgewertet, wie häufig die Webseite bisher in der Suchmaschine angefordert wurde. Weitere Informationen zum Ranking finden Sie unter www.suchmaschinentricks.de/ranking. 6 HERDT-Verlag
Suchmaschinen gezielt einsetzen 1 Aufbau eines Verzeichnisses In einem Verzeichnis legt ein Redaktionsteam Kategorien fest, die eine eindeutige Zuordnung von Websites aus allen Wissensgebieten ermöglichen. Eine Website kann - abhängig von ihrem Inhalt - in einer oder mehreren Kategorien aufgeführt werden. Analog zur Suchmaschine wird dem Anwender zur Formulierung einer Suchanfrage eine Eingabemaske zur Verfügung gestellt. Der Besucher kann seine Suche aber auch direkt über die Kategorien des Verzeichnisses starten. Die Kategorien sind in der Regel alphabetisch sortiert. Aufbau eines Verzeichnisses Einfache Suche mit Google starten Laden Sie die Startseite einer Suchmaschine, im Beispiel die Startseite der Suchmaschine Google (www.google.de). Standardmäßig ist der Hyperlink Suche für die Suche nach Webseiten aktiviert. Geben Sie im Feld z. B. die Suchbegriffe relativitätstheorie einstein ein. Während der Eingabe verändert sich die Webseite und unterhalb des Feldes wird eine Liste mit Suchvorschlägen eingeblendet. Sie können einen Eintrag durch Anklicken in das Feld übernehmen und so direkt die Suche starten. HERDT-Verlag 7
4 Modul 302: Fortgeschrittene Funktionen von Office-Werkzeugen nutzen (Teil 2) 4 Nachrichtenerstellung optimieren In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Kontakteinträge weiterleiten und empfangen wie Sie E-Mails zur Nachverfolgung kennzeichnen wie Sie E-Mails mit Zustelloptionen versehen Voraussetzungen E-Mails senden und empfangen 4.1 Kontaktdaten senden und empfangen Kontaktdaten weiterleiten Sie können Informationen zu einem Kontakt als Datei wie folgt weiterleiten. Klicken Sie im Modul Personen im Anzeigebereich auf den Kontakt, den Sie als Datei senden möchten. Klicken Sie im Register START in der Gruppe Freigeben auf Kontakt weiterleiten und wählen Sie einen der folgenden Einträge: Als Visitenkarte Als Outlook-Kontakt Lediglich die Kontaktdaten aus der Visitenkarte werden als vcard bzw. VCF-Datei gesendet. Dieses Format kann von verschiedenen Kontaktverwaltungsprogrammen gelesen werden. Die vollständigen Daten aus dem Formular Kontakt werden gesendet. Dieses Format ist für Empfänger geeignet, die mit Outlook arbeiten. Ein neues Formular Nachricht wird geöffnet und die entsprechende Kontaktdatei angefügt. Senden Sie die E-Mail wie gewohnt. Schnell können Sie Informationen zu einem Kontakt als Outlook-Kontakt senden, indem Sie den gewünschten Kontakt im Anzeigebereich markieren und S f betätigen. Kontaktdaten beim Erstellen einer E-Mail hinzufügen Wenn Sie im Modul E-Mail arbeiten, können Sie die vollständigen Daten eines Kontakts als Anhang im Outlook-Format einer E-Mail hinzufügen. Gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie im Formular Nachricht im Register NACHRICHT in der Gruppe Einfügen auf Element anfügen und wählen Sie Outlook-Element. 28 HERDT-Verlag
Nachrichtenerstellung optimieren 4 Wählen Sie oben im geöffneten Dialogfenster Kontakte. Klicken Sie doppelt auf den gewünschten Kontakt. Die Kontaktdaten erscheinen im Formular Nachricht im Feld Angefügt. Senden Sie die E-Mail wie gewohnt. Möchten Sie lediglich die Kontaktdaten der Visitenkarte per E-Mail senden, klicken Sie im Formular Nachricht im Register NACHRICHT in der Gruppe Einfügen auf Element anfügen und wählen Sie nacheinander Visitenkarte und Andere Visitenkarten. Empfangene Kontaktdaten zu Ihren Kontakten hinzufügen Erhalten Sie einen Kontakteintrag bzw. eine Visitenkarte als Anhang in einer E-Mail, können Sie die Daten direkt zu Ihren Kontakten hinzufügen. Öffnen Sie im Modul E-Mail die empfangene E-Mail. Klicken Sie doppelt auf die angefügte Kontakt- bzw. Visitenkartendatei (VCF-Datei). Ergänzen Sie falls erwünscht die Daten im geöffneten Formular Kontakt. Speichern Sie den neuen Kontakt wie gewohnt. 4.2 E-Mails im Anzeigebereich bearbeiten Eine Liste Ihrer ungelesenen E-Mails anzeigen Sie können schnell einen Überblick über Ihre ungelesenen E-Mails erhalten: Klicken Sie im Anzeigebereich auf Ungelesen. Um wieder alle E-Mails anzuzeigen, klicken Sie auf Alle. HERDT-Verlag 29
6 Modul 302: Fortgeschrittene Funktionen von Office-Werkzeugen nutzen (Teil 2) Freigegebene Kalender in der Planungsansicht verwalten Sie unterstützen beispielsweise mehrere Außendienstmitarbeiter bei der Planung der Kundenbesuche und möchten deren Kalender gleichzeitig anzeigen und verwalten. Hierzu steht Ihnen die Planungsansicht zur Verfügung. In dieser Ansicht können Sie die Kalender folgendermaßen verwalten: Klicken Sie im Modul Kalender im Datumsnavigator auf einen Tag der Woche, in der Sie Termine anzeigen bzw. planen möchten. Klicken Sie im Register START in der Gruppe Anordnen auf Planungsansicht. Eine Zeitleiste erscheint oben im Anzeigebereich. Über das Bildlauffeld können Sie die Uhrzeiten des aktuellen Tages anzeigen lassen. Geben Sie nacheinander im Feld Kalender hinzufügen die Namen der Benutzer ein, deren Kalender Sie anzeigen möchten, und betätigen Sie jeweils Ü. oder Wählen Sie über die Benutzernamen aus dem Adressbuch aus. Ihr Kalender wird an oberster Stelle angezeigt und darunter die Kalender der anderen Benutzer. Zusätzlich werden im Ordnerbereich die entsprechenden Benutzer- bzw. Ordnernamen zur Ordnergruppe Freigegebene Kalender hinzugefügt. Wurden bei der Kalenderfreigabe nur eingeschränkte Details freigegeben, werden die belegten Zeiten lediglich farbig dargestellt. Möchten Sie weitere Details zu den Kalendern anzeigen, können Sie eine Freigabeanfrage über senden. Wurde die Freigabe mit allen Details erteilt, werden zu den belegten Zeiten auch weitere Informationen zum Termin, wie z. B. der Betreff, angezeigt. Möchten Sie die Termine in einem Kalender bearbeiten, müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. 46 HERDT-Verlag
Zugriff und Berechtigungen erteilen 6 6.2 Stellvertreterrechte erteilen Berechtigungen eines Stellvertreters festlegen Durch Stellvertreterrechte ermöglichen Sie einer anderen Person den Zugriff auf ein oder mehrere Ihrer Standard-Outlook-Module (E-Mail, Kalender, Personen, Aufgaben und Notizen). Hierbei können Sie festlegen, ob der Stellvertreter eine Berechtigung zum Lesen bzw. zum Bearbeiten erhalten soll. Beispielsweise soll eine Kollegin während Ihrer Abwesenheit in Ihrem Auftrag wichtige E-Mails und Besprechungseinladungen beantworten, Termine in Ihren Kalender eintragen und Ihre Aufgaben verwalten. Erteilen Sie die entsprechenden Berechtigungen wie folgt: Wechseln Sie zum Register DATEI und klicken Sie im linken Fensterbereich auf Informationen. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen und wählen Sie Zugriffsrechte für Stellvertretung. Klicken Sie im Dialogfenster Stellvertretungen auf Hinzufügen und wählen Sie den Namen der Stellvertretung wie gewohnt aus dem Adressbuch. Das Dialogfenster Berechtigungen der Stellvertretung wird eingeblendet und weist die folgenden Einstellungen auf: Die Berechtigungen für die Module Kalender und Aufgaben sind bereits auf Bearbeiter (Elemente lesen, erstellen und ändern) eingestellt. Ihr Stellvertreter kann hiermit Elemente in diesem Ordner lesen, erstellen und ändern. Das Kontrollfeld ist aktiviert, damit die Stellvertretung in ihrem eigenen Posteingang Kopien der Besprechungsnachrichten erhält. Für alle anderen Ordner sind (noch) keine Rechte erteilt. Als privat gekennzeichnete Elemente werden standardmäßig nicht beim Stellvertreter angezeigt. Legen Sie die gewünschte Berechtigungsstufe für Ihren Posteingang über das Feld Posteingang fest. Für dieses Beispiel wählen Sie den Eintrag Bearbeiter (Elemente lesen, erstellen und ändern). Informieren Sie Ihren Stellvertreter über die Berechtigungen, die Sie ihm erteilt haben, durch Aktivieren des Kontrollfelds. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen zweimal mit OK. Der Stellvertreter erhält eine Benachrichtigung über die Stellvertretung im Posteingang. Die Ordner werden beim Stellvertreter erst angezeigt, nachdem er sie einzeln öffnet. HERDT-Verlag 47