Anwenderhilfe Kirchengemeinde Neuende Wilhelmshaven, 14.02.2013 Der Serienbrief in Word 2010 Den Serienbrief im Detail zu beschreiben übersteigt das Ziel der Anwenderhilfe. Wichtig ist aber das Verstehen der Methode, die in allen Versionen von Word gleich geblieben ist. Ein Serienbrief besteht immer aus 2 Dateien. Datei 1 Der Inhalt dieser Datei ist eine Tabelle, die alle Daten beinhaltet, die für die Adressierung und sachgereichte Anrede der Person erforderlich ist. Datei 2 Diese Datei ist das Worddokument ohne konkrete Namen, Adressen oder Anrede. Anstellte dieser Daten stehen an der betreffen Position besonders gekennzeichnete Begriffe aus der Spaltenbezeichnung der Tabelle (Datei 1). Beispiel: Name der Tabellenspalte (Datei 1): Vorname Name der im Worddokument (Datei 2): Vorname Die Erstellung eines Serienbriefes entsteht aus der Zusammenführung beider Dateien. Vorher bedarf es zunächst des sachgerechten Aufbauens der beiden Dateien. 1. Maßnahme Erstellen sie bitte das Worddokument. Als Adresse und Anrede setzen sie bitte Ihre Daten ein. Diese Daten werden später ersetzt, aber sie haben jetzt ein Gesamtbild von dem Dokument einschließlich Adresse und Anrede. Beispiel: Herrn Dr. Hans Ostermor tom-brok-straße 199 26386 Wilhelmshaven Einladung zur Wochenendparty Lieber Hans,.. (oder als Anrede Sehr geehrter Herr Ostermor,) Wie erkennbar ist die Anrede abhängig vom Geschlecht und von dem Verhältnis zur Person (Du oder Sie)?
Erstellung der Datei 1 (Tabelle) Der nächste Schritt umfasst die Erstellung der Datei 1, in Word2010 als Empfänger bezeichnet. Dieser Schritt ist jetzt notwendig, weil hier Begriffe für die abschließende Bearbeitung der Datei 2 (Worddokument) festgelegt werden. Diese Begriffe sind die Spaltenbezeichnungen der tabellenartigen Datei 1. Dabei gilt folgende Vorgehensweise: Aufruf zur Erstellung der Datei 1 Start Word2010 /Menü Senden/Symbol Empfänger/Neue Liste eingeben Die folgende Box (Neue Adressliste) bietet bezeichnete Spalten an. Nicht erforderliche Spalten löschen, fehlende Spalten ergänzen. Verbleibende Spalten ggf. in der Folge ordnen Spalten anpassen führt zu folgender Arbeitsebene Über diese Schaltflächen kann der Anwender die Vorschlagsliste ändern. Neue Namen bitte ohne Sonderzeichen. Die Änderung der Reihenfolge mit diesen Schaltflächen.. Hinweis: Für einen einfachen Serienbrief sind in der Regel folgende Felder erforderlich: Titel, Vorname, Nachnahme, StraßeNr, Postleitzahl, Ort, Geschlecht
Nach der Festlegung der Feldnamen schließen sie bitte diesen Vorgang mit OK ab. Danach könnte das Eingabeformat wie folgt aussehen. Die anschließende Maßnahme ist das inhaltliche Ausfüllen der Adressliste. Pro Person 1 Zeile (Eine Zeile wurde als Muster ausgefüllt). Eine weitere Eingabezeile erreicht man über die Schaltfläche Neuer Eintrag (Bitte nicht OK!!!!). M= Mann F = Frau Die Eingabe aller betreffenden Personen wird über die Schaltfläche OK abgeschlossen. Der Anwender wird danach zur Speicherung aufgefordert. Bitte nur einen Datei-Namen angeben, den Speicherort bitte belassen. Gespeichert wurde eine Access-Datenbank, für die Microsoft einen eigenen Ordner vorgesehen hat. So könnte der vergebene Datei-Name lauten. Die Dateiergänzung (mdb) bedeutet Access-Datenbank.
Wenn der Anwender in der Adressliste Änderungen oder Ergänzungen vornehmen möchte, so ist das nur möglich über folgende Schritte: 1. Adressliste anzeigen falls nicht schon vollzogen (siehe Speicherung zuvor) a. Unter Datenquelle ihre Adressliste markieren i. Schaltfläche Bearbeiten aktivieren Nachdem die Adressliste sachgemäß abgeschlossen wurde ist das nächste Ziel die direkten Adressdaten im Worddokument zu neutralisieren. Im Sinne des Serienbriefes werden diese Adressdaten ersetzt durch die Spaltenbezeichnungen der Adressliste. Bezogen auf den Entwurf des Worddokumentes wird z. B. Hans durch <<Vorname>> und Ostermor durch <<Nachname>> ersetzt. Achtung! Für die vorstehenden Maßnahmen muss die Empfängerliste aktiv sein, d. h. das Worddokument muss die zugehörige Empfängerliste kennen. Ist dieses nicht der Fall (Funktion blass), dann bedarf es der Aktivierung der Empfängerliste. Symbol Empfänger auswählen anklicken. Von den angebotenen Funktionen bitte die vorhandene Liste verwenden anklicken. Die zugehörige Adressliste (bzw. Datei) finden sie unter Dokumente/Eigene Dokumente/Meine Datenquellen.
Einsetzen der Seriendruckfelder in das Worddokument: Schritt 1: Vorname Hans im Worddokument markieren Schritt 2: Text Seriendruckfeld einfügen anklicken. Es öffnet sich eine Box. Angezeigt werden alle eingerichteten Spalten Schritt 3: Feld Vorname in der Box anklicken. Im Worddokument erscheint jetzt <<Vorname>> an der Position, wo zuvor der Vorname Hans stand. Schritt 1 3 für die verbleibenden Felder im Worddokument wiederholen (Titel, Nachname, StraßeNr, Postleitzahl, Ort). Nach der erfolgreichen Durchführung der vorstehenden Anweisung müsste das Worddokument etwa so aussehen: Herrn «Titel»«Vorname» «Nachname» «StraßeNr» «Postleitzahl» «Ort» Einladung zur Wochenendparty Sehr geehrter Herr Dr. Meyer
Die rot dargestellten Begriffe bedürfen einer anderen Methode. Die Anrede ist nicht eindeutig, weil sie abhängt vom Geschlecht der Person (Herrn / Frau oder Lieber Hans / Liebe Anne). Abhängige Gegebenheiten werden beim Serienbrief über die Funktion Regeln abgehandelt. Für die Anrede trifft somit die 3. Regel zu. Die Regel Wenn Dann Sonst bedeutet: Es wird ein Vergleich durchgeführt. Ist der Vergleich wahr Dann gilt Wertsetzung 1 Sonst gilt Wertsetzung 2. Die Sonst-Regel kann ggf. unausgefüllt bleiben. Nach dem Aufruf der Regel Wenn Dann Sonst folgt das allgemeine Eingabe-Format zur Formulierung der Regel. Um Entscheidungsprozesse einleiten zu können ist es häufig notwendig zusätzliche Felder einzurichten. In diesem Beispiel ist es das Feld Geschlecht. Enthält dieses Feld M, dann ist die Person männlich sonst ist sie weiblich. Grundsätzlich ist die Wahl des Feldes und der Merkmale dem Anwender überlassen. Beispiel für die Anrede in der postalischen Adresse. Den formal eingesetzten Text Herrn markieren. Falls kein Text vorhanden, dann bitte die Einfügemarke an die betreffende Position setzen. Der Vergleich Vergleich ist wahr Vergleich ist unwahr
Beispiel für die Anrede im Briefteil Den formal eingesetzten Text Sehr geehrter markieren. Falls kein Text vorhanden, dann bitte die Einfügemarke an die betreffende Position setzen. Der Vergleich Vergleich ist wahr Vergleich ist unwahr Bei einem DU-Verhältnis statt Sehr geehrter nur Lieber und Liebe einsetzen. Etwas schwieriger ist es bei dem Feld Titel. Dieses Feld ist im Regelfall nur bei wenigen Personen ausgefüllt. Da alle Felder durch eine Leerstelle getrennt sind, bleibt eine Leerstelle bei jeder Person ohne Titel. Der Namensteil beginnt somit links, um eine Stellte eingerückt (optisch nicht gut). Als Lösung bleibt nur: Keine Leerstelle zum folgenden Feld und die ggf. gewünschte Korrektur in der Druckdatei durchführen. Nach der Durchführung der Wenn/Dann/Sonst-Regel müsste das Worddokument so aussehen: Herrn «Titel»«Vorname» «Nachname» «StraßeNr» «Postleitzahl» «Ort» Einladung zur Wochenendparty Sehr geehrter Herr «Titel»«Nachname», Das hinter Herrn und Sehr geehrter Herr eine Regel steht, das können sie durch Anklicken testen. Das Feld färbt sich grau. Die Felder «Titel» und «Nachname» wurden über die bereits bekannte Funktion Seriendruckfeld einfügen hinzugebracht.
Erzeugung der Serienbriefe Mit der Erstellung der Adressliste und dem gestalteten Serienbrief sind die Voraussetzungen für die Erzeugung der Serienbriefe erfüllt. Unter Menü Senden finden sie rechts die Funktion Fertig stellen.. Mit dieser Funktion werden Serienbrief und Adressliste zusammengeführt. Wählen sie bitte die Form Einzelne Dokumente bearbeiten. Es werden 3 Ausgabeformen angeboten. Nach der Bestätigung (Alle) erscheinen die abgeleiteten Serienbriefe als neue Datei. Der Anwender ist gut beraten sich das Ergebnis anzusehen. Kleine Fehler oder Änderungen führen sie bitte in der neuen Datei durch, bevor sie diese Datei drucken und ggf. speichern. Sind grundsätzliche Fehler vorhanden, dann bitte die neue Daten schließen und nicht speichern. Sie befinden sich wieder auf der Ausgangsebene und können Richtistellungen vornehmen bevor sie eine neue Erzeugung von Serienbriefen durchführen. Im Normalfall haben sie soviele Briefe, wie sie Positionen in der Adressliste haben. Ein Brief aus dieser Menge könnte wie folgt aussehen: Frau Sandra Neumann Oststr. 8 26388 Wilhelmshaven Sehr geehrte Frau Neumann, Mit freundlichem Gruß Klaus von der Brücke
Anmerkungen: Im Regelfall legt sich der Anwender nur 1 Adressliste an und verwendet sie für unterschiedliche Serienbriefe. Dieses ist möglich, weil der Anwender in der Adressliste jede Position aktiviere bzw. deaktivieren kann bevor die Ableitung der Serienbriefe erfolgt. Das Setzen oder Entfernen der Haken ist in dieser Ansicht erlaubt. Auch das nachträgliche Löschen oder Einfügen von Spalten ist über die Verwaltung der Datenquelle möglich.