REISEKOSTENSTEUERRECHT

REISEKOSTENSTEUERRECHT Gut umgesetzt? Alle Neuheiten 2014 Klaus-Peter Gürtler Techniker Krankenkasse Mit freundlicher Unterstützung von Praxistag Geschäftsreisen, 3. Juni 2014, Hannover

Agenda (Die Änderungen im Überblick) Neuer gesetzlicher Begriff: "erste Tätigkeitsstätte" Fahrkosten bei Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen Bewertung von Mahlzeiten Unterkunftskosten

Die "regelmäßige Arbeitsstätte" wird zur "ersten Tätigkeitsstätte"! Seit dem 1.1.2014 wurde der Begriff "regelmäßige Arbeitsstätte" durch den neuen Begriff "erste Tätigkeitsstätte" ersetzt. Erste Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Weitere Voraussetzung: Der Arbeitnehmer soll dort an einer solchen Tätigkeitsstätte unbefristet für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus tätig werden. Die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte richtet sich nach der dienst- und arbeitsrechtlichen Festlegung bzw. nach Absprachen und Weisungen des Arbeitgebers.

Welche Konsequenzen ergeben sich durch den neuen Begriff "Erste Tätigkeitsstätte"? Die "erste Tätigkeitsstätte" ist maßgebend, ob der Arbeitnehmer eine Kilometerpauschale erhält bzw. welche Fahrten er, wenn er einen Dienstwagen nutzt, versteuern muss, etc.. Durch die neue Begrifflichkeit kann der Arbeitnehmer nur über eine (erste) Tätigkeitsstätte verfügen. Jede Fahrt zu einem anderen Standort (Tätigkeitsstätte) des Unternehmens ist eine Auswärtstätigkeit. Das "Home-Office" ist keine erste Tätigkeitsstätte. Der Arbeitgeber kann die "erste Tätigkeitsstätte" durch sein Weisungsrecht (einseitig) bestimmen.

Welche Konsequenzen ergeben sich durch den neuen Begriff "erste Tätigkeitsstätte"? Wenn der Arbeitgeber die "erste Tätigkeitsstätte" nicht bestimmt, oder eine eindeutige Bestimmung fehlt, ist die "erste Tätigkeitsstätte" die, an der der Arbeitnehmer typischerweise oder mindestens zwei volle Arbeitstage oder 1/3 seiner Arbeitszeit tätig werden soll. Zu Gunsten des Arbeitnehmers wird die Tätigkeitsstätte zu Grunde gelegt, die der Wohnung am nächsten liegt. Das Aufsuchen des Betriebs um Material, Auftragsbestätigungen oder Stundenzettel etc. abzuholen genügt nicht, zur Annahme, dass es sich bei dieser Tätigkeitsstätte um die erste Tätigkeitsstätte handelt. Wird der Arbeitnehmer an keiner Tätigkeitsstätte mit 1/3 seiner Arbeitszeit tätig, hat er keine erste Tätigkeitsstätte (= Mindestumfang)!

Fahrkosten bei Auswärtstätigkeit Die Regelungen zur Entfernungspauschale (30 Cent/Kilometer) bleiben unverändert. Wenn der Arbeitgeber hingegen einen Ort (Sammelpunkte, Busdepot, Firmengelände) festlegt, damit der Arbeitnehmer von diesem Ort andere Orte aufzusuchen hat, wird dieser Ort wie eine erste Tätigkeitsstätte behandelt. Wenn Arbeitnehmer ihre Tätigkeit in einem "weiträumigen" Gebiet (z. B. Forstangestellte oder Zusteller) zu erbringen haben, ist der Weg zu diesem Tätigkeitsgebiet der Arbeitsweg und kann ebenfalls steuerfrei nicht erstattet werden.

Verpflegungsmehraufwendungen 2014 Die Regelung der Verpflegungsmehraufwendungen wurde dahingehend geändert, dass es keine Mindestabwesenheitszeiten und nur eine zweistufige Staffelung gibt. Die Verpflegungspauschalen betragen künftig: 12 für einen Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer mehr als 8 Std. von seiner Wohnung oder Tätigkeitsstätte entfernt abwesend ist; 24 für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Std. von seiner Wohnung oder Tätigkeitsstätte abwesend ist; bei mehrtägigen Dienstreisen jeweils 12 für An- und Abreisetag; beginnt die Auswärtstätigkeit an einem Kalendertag und endet an dem nächsten Kalendertag, werden 12 für den Kalendertag gewährt an dem der Arbeitnehmer überwiegend von seiner Wohnung oder Tätigkeitsstätte abwesend war.

Verpflegungsmehraufwendungen 2014 Zusätzlich wird die Regelung zur Dreimonatsfrist vereinfacht: Die steuerfreie Zahlung der Verpflegungsmehraufwendungen ist bei einer Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte - wie bisher - auf die ersten drei Monate beschränkt. Nach dem neuen 9 Abs. 4a EStG führt jedoch eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte für einen Zeitraum von vier Wochen zu einem Neubeginn des Drei-Monats-Zeitraums. Zukünftig ist es unerheblich aus welchem Grund (z. B. Krankheit, Urlaub etc.) die Tätigkeit unterbrochen wird.

Welche Folgen hat die Änderung der Verpflegungspauschalen für Betriebe? Zunächst ist zu prüfen, auf welcher Grundlage (z. B. Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Reise-RL) die Gewährung der Verpflegungspauschalen im Unternehmen erfolgt. Zahlt der Arbeitgeber auf Grund einer Betriebsvereinbarung oder einer Reise-RL oder eines Tarifvertrages die Verpflegungspauschalen, ist weiter zu prüfen, ob der Arbeitgeber zur Zahlung eines bestimmten Betrages oder nur zur Zahlung der steuerfreien Verpflegungspauschalen verpflichtet ist. Durch den Wegfall der Mindestabwesenheitszeit am Ab- und Anreisetag können für das Unternehmen Mehrkosten erstehen. Das gilt auch bei der Abwesenheit von mehr als 8 Stunden; statt 6 Euro hat der Arbeitgeber ab 2014 12 Euro zu zahlen.

Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen bei Mahlzeitengestellung Wird dem Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit auf Veranlassung des Arbeitgebers eine Mahlzeit (max. 60 Euro) zur Verfügung gestellt, sind die vorgenannten Verpflegungsmehraufwendungen wie folgt zu kürzen: für ein Frühstück um 20% der maßgebenden vollen Verpflegungspauschale (4,80 ) für ein Mittag- und Abendessen um jeweils 40% der maßgebenden vollen Verpflegungspauschale (9,60 ) Die Möglichkeit bei Mahlzeitengestellung "nur" den amtlichen Sachbezug (2014: 1,63 bzw. 3,00 ) anzusetzen entfällt, wenn Verpflegungspauschalen gewährt werden!

Auslandstagegelder Für Tätigkeiten im Ausland werden diese neuen Regelungen gleichermaßen umgesetzt. Das bedeutet, dass es auch nur noch zwei Staffelungen für die Verpflegungspauschalen gibt (mehr als 8 Std. und mindestens 24 Std.) und zwar in Höhe von 120% und 80% der Auslandstagegelder nach dem BRKG. Am 13.11.2013 wurde das BMF-Schreiben vom 11.11.2013 über die steuerliche Behandlung von Reisekosten bei beruflich veranlassten Reisen ab 1.1.2014 veröffentlicht.

Bewertung von Mahlzeiten Sofern der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keine Verpflegungsmehraufwendungen erstattet, ist die Mahlzeit weiterhin mit dem amtlichen Sachbezug (1,63 bzw. 3,00 ) anzusetzen. Die Berücksichtigung von Mahlzeiten durch die Kürzung (4,80 bzw. 9,60 ) von der Verpflegungspauschale ist nur zulässig, wenn die zur Verfügung gestellte Mahlzeit 60 nicht überschreitet. Die Bewertung eines Belohnungsessens über 60 ist ein "geldwerter Vorteil", der wie Arbeitslohn zu versteuern und verbeitragen ist. Er kann aber pauschal nach 37b EStG mit einem Steuersatz von 30% besteuert werden. Die Bewertung eines Geschäftsessens - selbst über 60 - unterbleibt, weil Geschäftsessen im sogenannten "überwiegenden eigenbetrieblichen Interesses des Arbeitsgerbers" erfolgen.

Bewertung von Mahlzeiten Seit 1.1.2014 besteht auch die Möglichkeit, die Mahlzeit, die mit dem amtlichen Sachbezug (1,63 bzw. 3,00 ) bewertet werden könnte, auch pauschal nach 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1a EStG mit 25% zu versteuern.

Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung Die steuerfreie Erstattung der Unterkunftskosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung ist auf 1.000 Euro je Monat beschränkt. Eine doppelte Haushaltsführung liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes, in dem er einen eigenen Hausstand unterhält, beschäftigt ist und auch an diesem Ort wohnt. Die doppelte Haushaltsführung setzt voraus, dass die Zweitwohnung sich am Ort der (neuen) ersten Tätigkeitsstätte befindet. Aufwendungen für Familienheimfahrten können weiterhin einmal in der Woche steuerfrei erstattet werden, bzw. als Werbungskosten angesetzt werden.

Unterkunftskosten im Rahmen einer "gewöhnlichen" Auswärtstätigkeit Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte können für einen Zeitraum von 48 Monaten unbeschränkt steuerfrei erstattet werden. Nach diesem Zeitraum von 48 Monaten können die Unterkunftskosten nur noch wie bei der doppelten Haushaltsführung berücksichtigt werden. Das bedeutet, dass die Beschränkung der steuerfreien Erstattung der Unterkunftskosten (48 Monate und 1.000 Euro je Monat) auch gilt, wenn es sich nicht um eine Wohnung, sondern um ein Hotel handelt! Nur eine Unterbrechung der Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte von mindestens sechs Monaten führt zu einem Neubeginn!

Bescheinigungspflicht für Mahlzeiten Wird dem Arbeitnehmer mindestens eine Mahlzeit im Kalenderjahr während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, ist zukünftig der Buchstabe "M" auf der Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitnehmers zu bescheinigen. Grund: Dadurch soll gewährleistet werden, dass der Arbeitnehmer keine Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung für die Auswärtstätigkeit geltend macht, wenn er vom Arbeitgeber für diese Dienstreise bereits Verpflegungsmehraufwendungen erhalten hat. Folge: Bereits heute könnten unter Umständen ausgeschieden Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eine Aufstellung der gewährten Verpflegungspauschalen bzw. der Mahlzeiten verlangen, die sie während einer Auswärtstätigkeit erhalten haben. Lösung: Der Nachweis kann vom Arbeitnehmer auch durch die Reisekostenabrechnung erbracht werden.

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