Keine Malwerkstatt: symbio Bietet hochintuitive MoDellieRung Von PRozessen Gemeinsam mit Ploetz + Zeller entwickelt der IT-Dienstleister Ratiodata den browserbasierten Prozess-Designer zur grafischen Darstellung von Prozessen, die mit SAP-Daten aus der Aufbauorganisation und Mitarbeiterverwaltung angereichert werden können. PRAXISBEISPIEL RATIODATA IT-LÖSUNGEN & SERVICES GMBH
PRAXISBEISPIEL RATIODATA IT-LÖSUNGEN & SERVICES GMBH Ratiodata mit it-innovationen zum erfolg Mit insgesamt 400 Genossenschaftsbanken betreut die Ratiodata, Bereich Personal-Systeme und Services, eine anspruchsvolle Klientel, die auf exzellente IT-Lösungen und individuelle Services vertraut. Die Geldinstitute sind an eines der europaweit modernsten Rechenzentren des Ratiodata Mutterkonzerns GAD eg in Münster angeschlossen und dort in die Private Cloud der SAP-Lösung Human Capital Management (SAP HCM) integriert. Jenseits der klassischen Gehaltsabrechnung interessiert sich die Ratiodata-Klientel vor allem für Personalmanagement-Lösungen wie die Bewerberverwaltung, Personalentwicklung, Kostenplanung, Zeitmanagement usw. sowie insbesondere für die Modellierung von verschiedensten Prozessen des Bankengeschäfts. Preis und Leistung fest im Blick, ist Ratiodata stets auf der Suche nach Lösungen, die diesen Trends entsprechen. Der aktuell in Kooperation mit der Ploetz + Zeller GmbH entwickelte Prozess-Designer ist ein solcher Erfolgsfall und auf dem Weg, Teil der genossenschaftlichen Personalmanagement Lösungssuite geno.pm zu werden.
Der Prozess-Designer in Aktion Die bank21 Referenzprozesse können tabellarisch angelegt und einfach hierarchisiert werden. Rechts im Detailbereich können Prozessinformationen gepflegt werden. Die grafische Modellierung im Browser ist hochautomatisiert und intuitiv. In diesem Beispiel kann ein Vorgänger oder ein Nachfolger Objekt von einer Task ausgewählt werden. Rechts in der Leiste unter Planstellen können Rollen aus SAP HCM aufgerufen werden und mit Tasks verknüpft werden.
Regulatorische Anforderungen seitens BaFin erfordern transparente Prozesse Nicht zuletzt durch die regulatorischen Anforderungen seitens der BaFin kommt der detaillierten Bereitstellung des integrierten Prozesswissens in Banken eine immer größere Bedeutung zu. Wie können ein wachsender Anspruch an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Beweisfähigkeit von Informationen in Anbetracht eines ständig wachsenden Datenvolumens effizient und effektiv modelliert werden?, Leiter Produkte SAP, Ratiodata Hierfür sind völlig neue Methoden zur grafischen Darstellung aller Prozesse erforderlich. und sein Team haben die Anforderungen an eine solche Lösung zusammengestellt. Gesucht: Verknüpftes Prozesswissen aus Aufbauorganisation und Mitarbeiter-Stammdatenverwaltung Die Zusammenführung des Wissens aus Aufbau- und Prozessorganisation stellt eine zentrale Herausforderung dar. Die Daten aus dem klassischen Organigramm, das Auskunft über Verantwortung, Weisungsbefugnisse und Hierarchien im Unternehmen gibt, sollen mit den Prozessinformationen des jeweiligen Kompetenzbereiches verknüpft werden. Nur so können wir Prozesse sinnvoll abbilden und eine ergebnisbezogene und ziel-orientierte Matrixorganisation unterstützen. Diese kann bei hoher Qualität schnell auf Veränderungen reagieren und Prozesse kontinuierlich verbessern. Damit schafft die Lösung einen klaren Mehrwert für den Volks- und Raiffeisenbankenmarkt (VR-Markt). Erreicht werden soll die erfolgreiche Modellierung der Prozesse mit einem Werkzeug, das browserbasiert ohne aktive Komponenten (Plug-ins) oder lokale Installationen auskommt. In kürzester Zeit einsatzbereit soll das Tool sehr einfach für jeden zu bedienen sein. Da es von den Mitarbeitern nicht täglich eingesetzt wird, muss besonderer Wert auf eine intuitive Bedienoberfläche gelegt werden. Gemeinsam mit Kollegen prüft Guntermann die am Markt befindlichen Lösungen auf Tauglichkeit und kommt zu dem Schluss, dass sich die passende Lösung nicht darunter befindet. Entwickelt: Prozess-Designer Über eine Empfehlung seitens SAP lernt Guntermann das in der Modellierung von Prozessen sehr erfahrene Team der Ploetz + Zeller GmbH kennen. In den folgenden Monaten entwickeln die Prozess-Experten gemeinsam mit der Ratiodata den Prozess-Designer, der seitens Ratiodata in den NetWeaver Portal der SAP integriert wird. Eingebettet in die IT-Infrastruktur steht diese Lösung allen Genossenschaftsbanken bundesweit ab sofort für die Prozessmodellierung zur Verfügung und verbindet auf eingängige und komfortable Weise die höchst komplexen Daten von Organisations- und Prozessmanagement. Gespeist wird der Prozess-Designer von Daten aus der SAP-Datenbank, so dass die von Mitarbeitern modellierten Prozesse das wirkliche Leben widerspiegeln und keine bloßen Erfindungen sind. Beispielsweise erfährt man, welche Aufgaben wer im Einzelnen verantwortet und wie diese umgesetzt werden. Diese Informationen werden in das ebenfalls browserbasierte Prozessportal integriert und stehen der Bank dauerhaft zur Verfügung. Global gesprochen geht es darum, sämtliche Prozesse, die in einer Bank ablaufen, angefangen von der Kontoeröffnung eines Kunden, über die Vergabe eines Firmenkredits, den Erwerb bzw Verkauf von Aktien, Devisengeschäften usw. aber auch von Personalprozessen zu definieren und sie mit Daten der Aufbauorganisation und Mitarbeiterstammdaten aus SAP anzureichern, erklärt Guntermann. Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, hat die Bank sofortigen Zugriff auf sein Stellenprofil und kann alle Aufgaben, Weisungsbefugnisse etc. unmittelbar nachvollziehen und bei der Neubesetzung der Stelle von diesem Wissen profitieren.
Einheitliches Look & Feel der Prozesse Wichtig für Ratiodata ist auch das ansprechende Design einer Lösung. Für den Prozess-Designer wählten Ratiodata und Ploetz + Zeller aus über 300 möglichen Business Process Modelling Notations (BPMN) Objekten weniger als 10 Symbole aus, die den Anwender bei der Modellierung seiner Prozesse unterstützen. Um die Fehleranfälligkeit so gering wie möglich zu halten und ein einheitliches Gesamtbild des Prozesses zu gestalten, sind die Kriterien für die Auswahl des Vorgänger- bzw. Nachfolger-Objektes im Prozess Designer hochautomatisiert hinterlegt. Diese Navigationshilfe liefert per Klick das für den jeweiligen Kontext passende Objekt und erlaubt, dass sich der Prozessfluss fehlerfrei aufbauen lässt fast von allein. Die Prozessobjekte werden ebenfalls automatisch richtig angeordnet und einheitlich ausgerichtet. Alle Modellierungen erscheinen somit im gleichen Look & Feel, so dass wir Prozesse sehr einfach vergleichen können. Valide Prozesse zur Individualisierung des Kernbankenverfahrens In einem weiteren Schritt stoßen Guntermann und sein Team derzeit die Modellierung der bank21-prozesse an. Gemeint sind hiermit alle zum so genannten Kernbankensystem gehörenden Prozesse wie beispielsweise die Kontoführung, das Online-Banking, Kreditbeantragung, der Devisenhandel usw.. Diese lassen sich nach einer weiteren Ausbaustufe zukünftig mit dem Prozess- Designer von jedem Geldinstitut individuell modellieren. Eine zentrale Anforderung an den Prozess-Designer ist das Generieren valider Prozesse. Das heißt, dass die vom Prozess Designer modellierten Prozesse keine individuell gemalten Kunstwerke sind, die Interpretationsspielraum bieten, sondern einer strengen Logik folgende, valide Prozesse, die auch von einer Maschine gelesen und technisch ausgeführt werden können, beschreibt Guntermann die Erwartungshaltung. Geno-Banken profitieren von Best Practice-Prozessen des BVR Nach erstem Anwender-Feedback zur grafischen Modellierung steht die Ampel für den Prozess-Designer auf grün. Sobald unseren Kunden klar ist, wie ein Prozesshaus gebaut werden muss, kommt der Prozess Designer kurzfristig zum Einsatz. Die Lösung ist sehr einfach zu bedienen und alle Informationen können schnell zusammengebracht werden. Zum besseren Verständnis der Prozesse bietet Ratiodata flankierende Prozessschulungen an. Sehr vorteilhaft beurteilen die Anwender auch den browserbasierten Zugriff von allen Endgeräten auf das Prozesswissen. Um zu gewährleisten, dass die Anwender stets den aktuellen Prozess sehen, empfiehlt Ratiodata, den Ausdruck der Prozesscharts vollständig zu vermeiden und über das Prozessportal auf die aktuell gültige Version zuzugreifen. Die Hinterlegung der rund 800 Referenzprozesse des Bundesverbandes der Volks- und Raiffeisenbanken (BVR) im Prozess-Designer wird von den Nutzern zurecht als komfortables I-Tüpfelchen bezeichnet. Modellierer müssen nicht bei null anfangen und können sich an den Best-Practice-Abläufen des BVR orientieren. Darüber hinaus bietet der Prozess-Designer den Banken die Möglichkeit der Zusammenarbeit und schafft damit Synergien bei höchster Qualität. Innovation mit Ploetz + Zeller erfolgreich verwirklichen Ich habe die Kooperation sehr kundenorientiert und partnerschaftlich erlebt auch über den Vertragsabschluss hinaus. Die Denke des Teams ist lösungsorientiert und von tiefem Verständnis des Prozessalltags geprägt. Wir hatten nie Probleme, uns auf Prioritäten zu verständigen. Alle Entscheidungen wurden gemeinsam getroffen. Für mich ist Ploetz + Zeller der ideale Partner, um innovative Lösungen gemeinsam zu entwickeln.
KUNDE: Ratiodata IT-Lösungen & Services GmbH FIRMENSITZ: Münster/Westfalen BRANCHE: IT URL: www.ratiodata.de UNTERNEHMEN: großes Systemhaus und IT Dienstleister in Deutschland Mitglied der GAD Gruppe Kompetenz: Unterstützung der Finanzbranche bei der Optimierung von Geschäftsprozessen Umsatz: über 200 Mio. ANFORDERUNG: Browserbasiertes Tool (ohne Plugins) Zentrales Prozessmodellierungstool Anbindung an SAP HCM Möglichkeit der Verknüpfung von Aufbau- und Prozessorganisationsdaten Bereitstellung von Referenzprozessen als Basis für den Geschäftsprozess Prozesse ohne Expertentum definieren und detaillieren PROBLEM: Kurzer Realisierungszeitraum Entwicklung Schnittstelle zum SAP Storage für die Datenablage LÖSUNG: Browserbasiertes Prozessmodellierungstool (über alle Endgeräte erreichbar) Einfaches und intuitives Prozessmodellierungstool NUTZEN: Tool führt den Mitarbeiter durch die Modellierung Fehlervermeidung Einheitliches Look & Feel Steigerung der Effizienz Nachhaltigkeit des Wissens Sehr gute Usabiliy REALISIERUNGSZEITRAUM: 5 Monate Ploetz + Zeller GmbH E info@p-und-z.de Einsteinring 41-43 85609 Aschheim bei München T +49 89 890 635-0 F +49 89 890 635-55 www.symbioworld.com