Herzlich Willkommen Die ersten 100 Tage

Herzlich Willkommen Die ersten 100 Tage Leitfaden zur erfolgreichen Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Fachbereichen und zentralen Einrichtungen (Inplacement) 1 Einleitung Die Art und Weise wie sich die Fachhochschule Dortmund präsentiert, wie sie sich als Arbeitgeberin bereits im Bewerbungsverfahren darstellt und wie neue Beschäftigte mit ihrem Arbeitsplatz vertraut gemacht werden, beeinflussen nachhaltig das Bild vom Arbeitsplatz Fachhochschule, vom Tätigkeitsfeld, der Hochschulkultur, der Arbeitshaltung sowie dem Umgang miteinander. Inplacement ist die erfolgreiche Einführung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und umfasst eine geplante, systematische Einarbeitung und Integration unter gezielter Vermittlung von Informationen über die Fachhochschule, den Arbeitsbereich, den Arbeitsplatz und das Arbeitsumfeld. Dieser Anpassungsprozess vollzieht sich wechselseitig: es soll schnell, konfliktarm und wirtschaftlich eingearbeitet werden, soziale Integration erfolgen und Motivation und Leistungsbereitschaft dauerhaft gesichert sein. Das vorhandene Wissen und eigene Ideen sollen zügig zu hochschulbezogenem Wissen und Können entwickelt werden. Die systematische Einarbeitung macht den Umfang der Inanspruchnahme von Vorgesetzten und Kolleginnen und Kollegen kalkulierbar und erleichtert eine erste Einschätzung. Ziel ist die Entwicklung leistungsfähiger, engagierter, integrierter und sich mit der Dienststelle identifizierender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Obwohl über die "richtige" Einführung vieles allgemein bekannt ist, kann die Praxis anders aussehen: So haben es die "Neuen" nicht immer leicht, sich am Arbeitsplatz Fachhochschule zu orientieren. Beispielsweise aus Mangel an Zeit oder aus unklarer Verantwortlichkeit erfolgt lediglich eine Kurzvorstellung zufällig gerade anwesender Kolleginnen und Kollegen und eine kurze Führung durchs Gebäude, hinzu kommt eine Flut von Informationen, die in der Kürze der Zeit gar nicht verarbeitet werden können. Um die vorgeschaltete, ressourcenintensive Personalwerbung und Personalauswahl in einer erfolgreichen Stellenbesetzung münden zu lassen, ist eine systematische Eingliederung unerlässlich. 2 Instrumente Dieser Leitfaden soll ermöglichen, mit geringem Aufwand und systematischer Vorbereitung, günstige Startbedingungen zu schaffen. Er enthält praktikable Anregungen und Hinweise für eine erfolgreiche Gestaltung der ersten Wochen und Monate am neuen Arbeitsplatz. Eine adäquate und bereichsspezifische Ausgestaltung des Leitfadens ist jederzeit möglich und gewünscht: Die in der Anlage beigefügten Checklisten erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und können bedarfsgerecht ausgestaltet werden. Die wesentlichen Instrumente des Inplacements umfassen: die Einführungs- und Orientierungsgespräche, einen verbindlichen Einarbeitungsplan, die Checklisten zur Planung und Steuerung, den "Infostick" für Neueingestellte, ein Einführungsseminar, ein (kollegiales) Coaching und regelmäßige Feedbackgespräche. 1

3 Phasen der Einarbeitung Vor dem ersten Arbeitstag Bereits nach der Einstellungszusage sollte der erste Kontakt zwischen der Führungskraft des zukünftigen Arbeitsbereichs und der/dem neuen Mitarbeiterin/Mitarbeiter hergestellt werden. Eine frühe Einbindung kann Erwartungen und Anforderungen an die zukünftige Tätigkeit und das Arbeitsumfeld angleichen und die Arbeitsaufnahme erleichtern. Es können vorab arbeitsplatzspezifische Informationen oder Broschüren ausgegeben und ggf. eine Arbeitsplatzbesichtigung verabredet werden. Wichtig ist die gezielte Frage nach dem Informationsbedarf! In der Zeit bis zum ersten Arbeitstag sollten alle organisatorischen Formalitäten zum Arbeitsverhältnis geklärt sein. Mit Hilfe der Checkliste 1 kann eine individuelle Planung zu den Bereichen Information der Kolleginnen und Kollegen, Vorbereitung des Arbeitsplatzes, Auswahl einer/eines Startbegleiters/Startbegleiterin zur Unterstützung des Einarbeitungsprozesses, Erstellung eines Einarbeitungsplans usw., zusammengestellt werden. Erster Tag Orientierung Am ersten Arbeitstag müssen viele neue Eindrücke und Erfahrungen verarbeitet werden. Der erste Eindruck kann nachhaltig über die Motivation und Einbindung eines neuen Beschäftigten entscheiden. Die Gestaltung des Tages nimmt damit eine Sonderstellung ein und sollte von der einstellenden Person bzw. der Startbegleitung übernommen werden. Zu einem Begrüßungsgespräch sollte bereits ein Einarbeitungsplan vorliegen. Zur weiteren Orientierung können die Vorstellung der Kolleginnen und Kollegen, ein erster Rundgang, die Übergabe des Arbeitsplatzes und eine kurze Einweisung in die Arbeitsaufgaben dienen. In der Checkliste 2 erfolgt eine Zusammenstellung von Aktivitäten, mit denen der erste Arbeitstag sinnvoll gestaltet werden kann. Einarbeitung und Probezeit Die Einarbeitungszeit erfordert kontinuierliche Beratung und Unterstützung. Durch die Auswahl der verschiedenen Einführungsinstrumente kann ein individuell abgestimmtes Programm erstellt werden. (Checkliste 3) In dieser Phase nimmt der Einarbeitungsplan eine zentrale Rolle ein. Er sollte konkrete Aussagen zum Stoffplan (Was?), der zugehörigen Zeit (bis wann?), den Methoden (Wie?) und den Zuständigkeiten (Wer?) enthalten. Falls die Einarbeitung durch eine/n Startbegleiter/in unterstützt wird, müssen hierzu wichtige Abstimmungsgespräche zur eindeutigen Aufgabenverteilung vorgenommen werden. In regelmäßigen Feedback- und Orientierungsgesprächen sollte der Einarbeitungsplan mit dem/der neuen Mitarbeiter/in und ggf. dem/der Startbegleiter/in gemeinsam besprochen und bei Bedarf angepasst werden, wenn es die Praxis erforderlich macht. In diesen Gesprächen geht es um einen Austausch in beide Richtungen: werden Erwartungen erfüllt, gibt es Probleme im Arbeitsbereich oder sozialen Umfeld, ist die Zielsetzung noch realistisch, besteht Schulungsbedarf, oder gibt es Ideen oder Anregungen für Verbesserungen? 2

4 Verantwortliche im Einarbeitungsprozess Bei der Realisierung dieses Konzepts wird auf die Bereitschaft von Führungskräften und ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesetzt, eigenverantwortlich und selbständig zu handeln. Jeder Bereich ist letztlich selbst daran interessiert und verantwortlich dafür, dass die Integration zeitnah und erfolgreich verläuft. Einstellende Person Unter einstellende Personen sind solche zu verstehen, auf deren Initiative/Bedarf/Antrag die Einstellung erfolgt und die für den Bereich verantwortlich sind, dem die neu eingestellte Mitarbeiterin bzw. der neu eingestellte Mitarbeiter direkt zugeordnet ist. Insbesondere bei der Einarbeitung neuer Beschäftigter spielen diese eine wichtige Rolle. Bei ihnen liegt die Verantwortung für die richtige Auswahl, die erfolgreiche Integration und Einarbeitung. Diese Verantwortung ist nicht delegierbar. Die zu bewältigenden Aufgaben sind im Einzelfall jedoch so umfangreich und zeitintensiv, dass sie oft nicht allein zu bewältigen sind. Deshalb sollte erreicht werden, dass in jedem Fall mindestens die Steuerung und Kontrolle des Einarbeitungsprogramms in der Zuständigkeit der Führungskräfte verbleibt. Bei der arbeitsteilig angelegten Einführung kann eine Unterstützung durch die Startbegleiterin oder den Startbegleiter erfolgen. Bitte beachten Sie, dass die einstellende Person und die Startbegleitung auch eine Person sein können. Startbegleiterin/Startbegleiter Eine wesentliche Stütze ist die flexibel gestaltbare Startbegleitung neuer Beschäftigter durch Kolleginnen und Kollegen vor Ort. Dabei geht es um den besonderen Informations-, Frage- und Erklärungsbedarf, den fast jede neue Mitarbeiterin bzw. jeder neue Mitarbeiter hat. Häufig ist es für die "Neuen" schwierig, richtig einzuschätzen, wer zu welcher Zeit für die Fragen in der Anfangsphase zur Verfügung steht. Deshalb sollte eine Personen aus dem näheren Arbeitsumkreis benannt werden, die prinzipiell jederzeit ansprechbar ist und -ohne ein schlechtes Gewissen dabei zu haben- in der Arbeit "gestört" werden dürfen, um diese Fragen zu beantworten. Startbegleiter sind eine wichtige Hilfestellung bei der fachlichen Einarbeitung und sozialen Integration im neuen Arbeitsbereich und Arbeitsumfeld. Die besondere Qualität der Startbegleitung basiert auf sozialer und fachlicher Kompetenz sowie der Bereitschaft, im Eingliederungsprozess zur Verfügung zu stehen. Jede Mitarbeiterin/jeder Mitarbeiter die/der diese Vorgaben erfüllt, kann und sollte im Bedarfsfall, nach Absprachen mit der/dem Vorgesetzten, diese Aufgabe gelegentlich übernehmen. Grundsätzlich sollten die Vorgesetzten fallbezogen überlegen und entscheiden, wer die Kriterien für eine Startbegleitung besonders gut erfüllt. Idealerweise sollte bei jeder Einarbeitung eine enge Zusammenarbeit und offene Kommunikation zwischen den Vorgesetzten und den Startbegleitern gewährleistet sein. Die nähere Beschreibung der möglichen Aufgaben erfolgt im "Leitfaden für Startbegleiterinnen und Startbegleiter". Die Personalabteilung Die Personalabteilung hat bereits vor der Einstellung eine besondere Verantwortung als Ansprechpartner für neue Beschäftigte und für Vorgesetzte. Sie stellt die ersten Kontakte her, ist für die Durchführung von Einstellungsgesprächen verantwortlich und weist durch Einstellungs- oder Umsetzungsverfügungen neue Beschäftigungsstellen zu. Für neue Beschäftigte ist sie zunächst diejenige, die ihnen einen ersten Eindruck über die Kultur in der Hochschule vermittelt. 3

Mit der Einstellungszusage wird bereits zu einem Gespräch in der Personalabteilung eingeladen, das die zuständige Personalsachbearbeiterin oder der zuständige Personalsachbearbeiter zeitnah mit der neuen Kollegin bzw. dem neuen Kollegen führt. Bei dieser Gelegenheit sollten alle Unterlagen übergeben werden, die zur Information über die Dienststelle, das Beschäftigungsverhältnis, Rechte und Pflichten, erforderlich sind ("Infostick" für neu Beschäftigte). Weitere Instrumente im Einarbeitungsprozess Infotag für neue Kolleginnen und Kollegen Der Informationstag für neue Kolleginnen und Kollegen soll eine Orientierungshilfe für alle neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Fachhochschule Dortmund sein und findet zweimal jährlich zu Beginn eines neuen Semesters statt. Der Informationstag besteht aus einer Informationsveranstaltung, die von einer Dezernentin/einem Dezernenten gestaltet wird. Dort bekommen auch alle Interessensvertretungen der Fachhochschule die Möglichkeit, sich zu präsentieren. Danach schließt sich eine geführte Tour zu allen Standorten der Fachhochschule Dortmund an. Der Informationstag wird von den Bereichen Organisationsentwicklung und Personalentwicklung gemeinsam vorbereitet und gestaltet. 5 Anhang Leitfäden und Checklisten für die Praxis Als Arbeitshilfe erhalten Sie einen je einen Leitfaden für Vorgesetzte und für Startbegleiter/innen sowie selbsterklärenden Checklisten mit wichtigen Merkposten, die die Planung und Steuerung des Prozesses erleichtern. Sie können daraus individuell die Punkte herausgreifen, vertiefen und ergänzen, die Sie in der speziellen Situation von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für sinnvoll und angemessen halten. Seite Leitfaden für Vorgesetzte 5 Leitfaden für Startbegleiterinnen und Startbegleiter 6 Checkliste 1: Vor dem ersten Arbeitstag 7 Muster eines Begrüßungsschreibens 10 Checkliste 2: Erster Tag Orientierung 11 Checkliste 3: Einarbeitung und Probezeit 13 Muster eines Einarbeitungsplans 15 6 Literaturverzeichnis Manfred Becker, Personalentwicklung (Schäffer-Poeschel Verlag Stuttgart, 2005) Freie Hansestadt Bremen, Senator für Finanzen, Leitfaden zur erfolgreichen Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Österreichisches Bundesministerium f. öffentl. Leistung und Sport (2001) 4

Informationen für die entstellende Person Herzlich Willkommen Die ersten 100 Tage, so heißt das neue strukturierte Einführungsprogramm an der Fachhochschule Dortmund, das Sie bei der Aufgabe der Einführung von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützen soll. Als verantwortliche Person für den Bereich, dem die neu eingestellte Mitarbeiterin bzw. der neu eingestellte Mitarbeiter direkt zugeordnet ist, liegt die Verantwortung für eine erfolgreiche fachliche und soziale Einführung bei Ihnen. Es empfiehlt sich, wenn Sie sich bei dieser Aufgabe von einer Startbegleiterin/einem Startbegleiter unterstützen lassen, die/der im direkten Arbeitsumfeld der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters tätig ist. Für eine optimale Gestaltung des Integrationsprozesses ist eine intensive Vorbereitung und Abstimmung zwischen den Beteiligten unerlässlich. Daher sollte vor dem ersten Arbeitstag bereits ein Treffen stattgefunden haben, in dem Sie mit der Startbegleiterin/dem Startbegleiter Verantwortlichkeiten und Aufgabenbereiche festlegen. Fest vereinbarte Feedbackgespräche erleichtern, die Informationsflut und offenen Fragen oder auch ersten Probleme zu bewältigen. Es ist es empfehlenswert, spätestens nach den ersten zwei Wochen damit zu beginnen und diese regelmäßig fortzuführen. Als zusätzliche Hilfestellung finden Sie eine allgemeine Einführung in das Thema sowie Checklisten und Tipps, wie Sie die ersten Arbeitstage gestalten und gezielt in das neue Arbeitsumfeld integrieren können. Bitte informieren Sie sich rechtzeitig über die zuständigen Ansprechpartner/innen auf den Internetseiten der FH Dortmund unter Aufgaben von A-Z. In den Checklisten finden Sie auch bereits Vorschläge, wer aus dem Integrationsteam welche Aufgaben übernehmen sollte. Ebenso stehen Ihnen jederzeit der Bereich Personalentwicklung (Corinna Meier, Tel.: 0231/9112-197; mailto: corinna.meier@fh-dortmund.de oder Thomas Lindemann-Breuker, Tel.: 0231/9112-391; mailto: thomas.lindemann-breuker@fh-dortmund.de) und der Bereich Organisationsentwicklung (Jutta Neuburger, Tel.: 0231/9112-184; mailto: neuburger@fh-dortmund.de) zur Verfügung. Scheuen Sie sich nicht, bei Fragen oder Problemen darauf zurückzugreifen eine schnelle Integration neuer Beschäftigter dient uns allen! 5

Checkliste 1: Vor dem ersten Arbeitstag Name: Organisationseinheit: Eintrittdatum: Was ist zu tun? Wer? Wann? Erledigt Allgemein (Telefonischer) Kontakt zwecks erster Absprachen Zusendung von Unterlagen, die vor Arbeitsbeginn dem neuen Beschäftigten vorliegen sollten Einladung zu einer Stippvisite planen (dabei erste Vorstellungsrunde) Startbegleiter/in auswählen Organisatorisch Wo soll der Arbeitsplatz sein? Raumausstattung vollständig? Müssen ggf. Möbel beschafft werden? Formular Erfassung Kontaktdaten Tür-/Namensschild Telefon/-anschluss vorhanden? Welche Schlüssel sind zu vergeben? Welche PC-Hard- + Software benötigt? Grundausstattung an Büromaterial vorhanden? Aufnahme in Verteilern und Umläufen bzw. Verteilerlisten Ist für eine freundliche Begrüßung gesorgt? 1

Vorbereitung Erster Arbeitstag und Einarbeitung Genügend Zeit für die Begrüßung reserviert? Planung der Vorstellungsrunde (z.b. Vorgesetzte, Kollegen, Mitarbeiter) Unterlagen zur selbständigen Einarbeitung zusammenstellen Einarbeitungsplan erstellen; Inhalte und Stationen der Einarbeitungszeit festlegen Betreuungsaufgaben mit Startbegleiter/in abstimmen Konkreter Arbeitseinsatz für alle Beteiligten klar formuliert (Rollenund Aufgabenverteilung)? Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informieren Namen bekannt geben; Aufgaben und Funktion erläutern Wo wird der Arbeitsplatz sein? Arbeitsbeginn? Bekanntgabe Startbegleiter/in Sonstiges 2

Checkliste 2: Der erste Tag/die erste Woche Orientierung Name: Organisationseinheit: Eintrittdatum: Was ist zu tun? Wer? Wann? Erledigt Begrüßung Persönliches Gespräch ggf. über Werdegang und berufliche Ziele/Perspektiven führen Information über Einführungshilfen für neue Beschäftigte (Infotag, FH- Rundfahrt, Startbegleiterprogramm Erläuterung von Arbeitsthematik/- aufgaben: - im betrieblichen Gesamtrahmen - Schwerpunkte des Arbeitsgebietes besondere Regeln des Arbeitsbereiches besprechen Vorstellung v. Kollegen, Ansprechpartnern Termin mit Dekanin/Dekan bzw. Leiter/in der Zentralen Einrichtung Weitere Beschäftigte, mit denen zusammen gearbeitet wird Startbegleiter/in Gremien Erste Orientierung Arbeitsplatz Telefonanlage: Funktion u. Bedienung 3

PC, Drucker, Netzanbindungen, Internet Gebäuderundgang Mensa und andere Versorgungsmöglichkeiten Parkplatznutzung bzw. Verbindungen durch öffentliche Verkehrsmittel 4

Checkliste 3: Einarbeitung und Probezeit Name: Organisationseinheit: Eintrittdatum: Was ist zu tun? Wer? Wann? Erledigt Fortsetzung der Orientierung E-Mail: Funktion u. Bedienung Materialausgabe/-beschaffung Kopierer/Druckdienste Posteingang, -ausgang, -verteilung Umläufe Dienstzeitregelungen (Pausen, Vertretungen, Urlaub usw.) Informationen über Feiern und Feste (Betriebsausflug, Sommerfest, Semesterabschluss, ) Einarbeitung Erörterung und Ergänzung des Einarbeitungsplanes Arbeitsaufgaben, Kompetenzen, Verantwortung erläutern Arbeitsunterlagen und abläufe erklären Wichtige Formulare erläutern Visitenkarten Ggf. Fototermin für das Internet Systematische Begleitung Arbeitsergebnisse besprechen, Rückmeldung über Leistungen geben, Fortschritte anerkennen 5

Feedback-Gespräch nach ca. 1 Woche Feedback-Gespräch nach ca. 4 Wochen ggfs. weitere regelmäßige Feedback- Gespräche vereinbaren Analyse des Qualifikationsbedarfs und Absprachen über erforderliche Qualifizierungen Beurteilung ggf. Eignung oder Nichteignung in der Probezeit feststellen ggf. Entscheidung über Übernahme nach der Probezeit 6