Bestandsführung und Inventur (MM-IM) HELP.MMIM Release 4.6C
SAP AG Copyright Copyright 2001 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können Software- Komponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server TM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, ABAP, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap.com Logo und mysap.com sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. 2 April 2001
SAP AG Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax April 2001 3
SAP AG Inhalt...8 Einbettung der Bestandsführung in die Logistik... 10 Warenbewegung... 12 Belegkonzept... 13 Bewegungsartenkonzept... 15 Auswirkungen einer Warenbewegung... 16 Materialbeleg ändern... 17 Anzeigen eines Materialbelegs... 18 Stornieren eines Materialbelegs... 19 Stornobeleg mit Bezug auf Materialbeleg erfassen... 20 Erfassen vom Materialbeleg mit Stornobewegungsart... 21 Funktion: Positionen aus anderen Materialbelegen übernehmen... 22 Materialbeleg kopieren... 23 Warenbegleitscheinnummern... 24 Serialnummern bei Warenbewegungen... 25 Fehlteilprüfung... 26 Warenbewegungen über den Versand... 27 Materialsperre bei Warenbewegungen... 29 Wareneingang... 30 Planung von Wareneingängen... 31 Planung von Wareneingängen über Bestellungen... 33 Planung von Wareneingängen über Aufträge... 36 Planung von Wareneingängen über Reservierungen... 38 Wareneingänge zu Bestellungen... 39 Wareneingang zu einer Bestellung erfassen... 41 Wareneingang zum Lieferavis erfassen... 43 Auswirkungen einer Wareneingangsbuchung... 44 Unter-/Überlieferungen und Endlieferung... 46 Mehrere WE-Positionen zu einer Bestellposition... 48 Erfassung mit Bestellpreismengeneinheit... 50 Ändern der Darstellung des Auswahlbildes... 52 EAN-/UPC-Code erfassen... 53 Erfassen eines Frachtlieferanten... 54 Mindesthaltbarkeitsprüfung...55 Mindesthaltbarkeitsprüfung bei Materialien ohne Chargenpflicht... 56 Mindesthaltbarkeitsprüfung bei Chargenpflicht... 57 Wareneingang von unbewerteten Materialien... 59 Versandvorschriften... 60 Wareneingang bei aktivem Qualitätsmanagement (QM)... 61 Wareneingang über den WE-Sperrbestand... 62 Wareneingang in den WE-Sperrbestand buchen... 63 Anzeigen des WE-Sperrbestands... 65 Material aus dem WE-Sperrbestand freigeben... 66 Wareneingänge zu Aufträgen... 68 Wareneingang zu einem Auftrag erfassen... 70 4 April 2001
SAP AG Unter-/Überlieferungen und Endlieferung... 71 Wareneingang von Nebenprodukten... 72 Ungeplanten Wareneingang buchen... 73 Geplanten Wareneingang buchen... 74 Sonstige Wareneingänge... 76 Bestandsaufnahme... 77 Externe Wareneingänge ohne Bestellung erfassen... 78 Interne Wareneingänge ohne Fertigungsauftrag erfassen... 79 Wareneingang mit Bezug auf eine Reservierung erfassen... 80 Erfassung einer kostenlosen Lieferung... 82 Erfassung einer Retoure vom Kunden... 83 Warenausgang... 84 Allgemeines zu Warenausgängen... 85 Warenausgang ohne Bezug... 87 Warenausgang ohne Bezug erfassen... 88 Kontierungsdaten pflegen... 89 Erfassung einer Verschrottung... 90 Stichprobe entnehmen... 91 Warenausgang mit Bezug auf eine Reservierung... 92 Reservierung suchen... 93 Warenausgang mit Bezug auf einen Auftrag... 94 Warenausgang mit Bezug auf einen Auftrag erfassen... 95 Warenausgang mit Bezug auf eine Stückliste... 96 Auswirkungen einer Warenausgangsbuchung... 97 Verfügbarkeitsprüfung... 100 Dynamische Bestandsanzeige... 102 Lagerort-/Chargenauswahl... 103 Storno zu einem geplanten Warenausgang... 106 Storno bzw. Rückgabe zur Reservierung erfassen... 108 Rücklieferung... 109 Rücklieferung aus Lager oder Verbrauch... 111 Rücklieferung aus dem WE-Sperrbestand... 112 Rücklieferung bei WE-bezogener Rechnungsprüfung... 113 Nachlieferung... 114 Umlagerung und Umbuchung... 115 Überblick über Umbuchungen und Umlagerungen... 116 Planung von Umlagerungen und Umbuchungen über Reservierungen... 119 Umlagerung Lagerort an Lagerort... 120 Einschrittverfahren ohne Reservierung - Lagerort... 121 Einschrittverfahren mit Reservierung - Lagerort... 122 Zweischrittverfahren - Lagerort... 123 Auslagerung aus dem abgebenden Lagerort... 125 Einlagerung in den empfangenden Lagerort... 126 Umlagerung Werk an Werk... 127 Einschrittverfahren ohne Reservierung - Werk... 128 Einschrittverfahren mit Reservierung - Werk... 129 Zweischrittverfahren - Werk... 130 April 2001 5
SAP AG Auslagerung aus dem abgebenden Werk buchen... 131 Einlagerung in das empfangende Werk buchen... 132 Umlagerung Buchungskreis an Buchungskreis... 133 Umbuchung Material an Material erfassen... 134 Umbuchung Bestand an Bestand erfassen... 136 Allgemeines zu den Bestandsarten... 137 Reservierung... 139 Reservierung anlegen... 141 Reservierung mit Vorlage anlegen... 142 Anzeigen von Reservierungen... 143 Reservierung bearbeiten... 144 Ändern einer Reservierung... 146 Ändern des Bedarfstermins... 148 Ändern der Menge... 149 Ändern des Kennzeichens Bewegung erlaubt... 150 Ändern des Endausfassungskennzeichens... 151 Prüfen der Verfügbarkeit... 152 Löschen einer Position... 153 Verwalten von Reservierungen... 154 Funktionen des Verwaltungsprogramms... 155 Verwaltungsprogramm starten... 157 Inventur... 158 Ablauf der Inventur... 160 Inventurvorbereitung... 162 Inventurzählung... 163 Inventurauswertung... 164 Beispiel Inventurbelege... 165 Durchführung der Inventur... 166 Inventurbelege anlegen... 167 Inventurbelege ändern... 169 Materialien für Buchungen sperren... 171 Inventurbelege drucken... 172 Inventurzählung erfassen... 173 Buchbestand fixieren... 174 Nullzählung setzen... 175 Inventurzählung ändern... 176 Nachzählen veranlassen... 177 Inventurdifferenzen buchen... 178 Mappenverwaltung... 181 Serialnummern in der Inventur... 182 Informationen über die Inventur... 184 Kontobewegungen beim Buchen... 185 Inventurdifferenzen beim Eigenbestand... 186 Beispiel Inventurdifferenz bei Eigenbestand... 187 Inventurdifferenzen beim Konsignationsbestand... 188 Beispiel Inventurdifferenz Konsignation... 189 Inventur durch Cycle-Counting... 190 Chargenabwicklung... 192 Arbeiten mit Chargen... 194 6 April 2001
SAP AG Chargenzustandsverwaltung... 195 Wareneingang von Chargen... 197 Warenausgang von Chargen... 199 Umlagerung und Umbuchung von Chargen... 200 Chargenklassifizierung... 202 Chargenfindung... 204 Chargensuchstrategie anlegen... 205 Charge über die Chargenfindung suchen... 207 Warenbewegungen bei getrennter Bewertung... 208 Bestandsfindung... 209 Anlegen von Bestandsfindungsstrategien... 212 Bestandsfindung starten... 214 Druckfunktionen... 215 Nachrichtenarten... 217 Drucken einer Nachricht... 219 Nachrichten bei Warenbewegungen erzeugen... 220 Nachrichten bearbeiten... 222 Druckersteuerung... 223 Mehrfachdruck von Warenbegleitscheinen... 224 Druck bei mehrfachkontierten Bestellungen... 225 Archivierung... 226 Berichtswesen in der Bestandsführung... 228 Ablegen von Dokumenten... 230 Handling Units in der Bestandsführung... 231 Materialstamm (LO-MD-MM)... 233 Unternehmensstruktur... 234 Materialstammsatz... 236 Materialnummer... 237 Branche... 239 Materialart... 240 Standardmaterialarten... 242 Fachbereiche (Hauptdaten)... 246 Automatisches Anlegen von Lagerungsdaten... 248 Bestände im Materialstamm... 249 Andere Bestände... 251 Erlauben von Negativen Beständen... 252 Mengeneinheit... 254 Mengeneinheiten in der Bestandsführung... 257 Materialbewertung... 258 Getrennte Bewertung festlegen... 260 Getrennte Bewertung in der Bestandsführung... 261 April 2001 7
SAP AG Einsatzmöglichkeiten Diese Komponente befaßt sich mit folgenden Aufgaben: mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände Planung, Erfassung und Nachweis aller Warenbewegungen Durchführung der Inventur [Seite 158] Funktionsumfang Mengenmäßige Führung der Materialbestände Die Bestandsführung bildet die physischen Bestände durch die Erfassung aller bestandsverändernden Vorgänge und den daraus resultierenden Bestandsfortschreibungen in Echtzeit ab. Sie haben jederzeit einen Überblick über die aktuelle Bestandssituation eines Materials. Dies gilt z.b. für Bestände die sich im Lager befinden die bereits bestellt, jedoch noch nicht eingetroffen sind die zwar im Lager liegen, aber bereits für die Produktion oder für einen Kunden reserviert sind die sich in der Qualitätsprüfung befinden Wenn für ein Material eine weitere Unterteilung nach Losen erfolgen soll, so kann pro Los eine Charge geführt werden, die einzeln im Bestand verwaltet wird. Sonderbestände Die Bestandsführung kann zahlreiche eigene und fremde Sonderbestandsformen (z.b. Konsignationsbestände) vom normalen Bestand getrennt führen. Weitere Informationen zu Sonderbeständen finden Sie unter Sonderbestände und Sonderbeschaffungsformen [Extern]. Wertmäßige Führung der Materialbestände Die Bestände werden nicht nur mengenmäßig, sondern auch wertmäßig geführt. Bei jeder Warenbewegung schreibt das System automatisch folgende Daten fort: Mengen- und Wertfortschreibung für die Bestandsführung Kontierung für die Kostenrechnung Sachkonten für die Finanzbuchhaltung über eine automatische Kontenfindung Die Organisationsebene, auf der die Materialbestände wertmäßig geführt werden, ist der Bewertungskreis. Der Bewertungskreis kann einem Werk oder einem Buchungskreis entsprechen. In der Bestandsführung wird grundsätzlich auf Werks- und Lagerortebene gearbeitet. Wenn Sie eine Warenbewegung erfassen, brauchen Sie folglich nur das Werk und den Lagerort der Ware einzugeben. Der Buchungskreis wird aus dem Werk über den Bewertungskreis abgeleitet. 8 April 2001
SAP AG Weitere Informationen zur wertmäßigen Führung der Materialbestände finden Sie unter MM - Materialbewertung [Extern]. Planung, Erfassung und Nachweis aller Warenbewegungen Unter Warenbewegungen sind sowohl "externe" Bewegungen ( z.b. Wareneingänge aus Fremdbeschaffung, Warenausgänge für Kundenaufträge) als auch "interne" Bewegungen (z.b. Wareneingänge aus der Produktion, Materialentnahmen für innerbetriebliche Zwecke, Umlagerungen und Umbuchungen) zu verstehen. Bei Warenbewegungen werden Belege erstellt, die Grundlage für die Mengen- und Wertfortschreibung sind und gleichzeitig als Nachweis für die Bewegung dienen. Zur Durchführung der physischen Bewegungen und Verfolgung der einzelnen Bestände im Lager können Sie Warenbegleitscheine drucken. April 2001 9
SAP AG Einbettung der Bestandsführung in die Logistik Einbettung der Bestandsführung in die Logistik Verwendung Die Bestandsführung ist eine Komponente des Moduls Materialwirtschaft und in die gesamte Logistik eingebettet: Disposition Externe Beschaffung Einkauf Interne Beschaffung Produktion Rechnungseingang? Rechnungsprüfung Wareneingang Bestandsführung Lagerverwaltung Warenausgang Umbuchung A B Stammdaten Chargen Material Kreditor Sachkonten Debitor Lagerplätze. Rechnungswesen Verbrauch/Vertrieb Material wird aufgrund der von der Disposition ermittelten Bedarfe extern oder intern beschafft. Die Lieferung wird in der Bestandsführung als Wareneingang erfaßt. Das Material wird solange gelagert (und im Bestand geführt), bis es an Kunden (Vertrieb) geliefert oder für interne Zwecke (z.b. Fertigung) verwendet wird. Bei allen Vorgängen greift die Bestandsführung auf Stammdaten (z.b. Materialstammdaten) sowie auf Bewegungsdaten (z.b. Einkaufsbelege) zu, die gemeinsam von allen Logistikkomponenten verwendet werden. Funktionsumfang Einbettung in die Materialwirtschaft Als Komponente der Materialwirtschaft ist die Bestandsführung direkt mit der Disposition, dem Einkauf und der Rechnungsprüfung verknüpft. Die Bestandsführung liefert Informationen an die Disposition, die nicht nur die physischen Bestände, sondern auch die geplanten Bewegungen (Bedarfe, Zugänge) berücksichtigt. Wenn ein Material bei einem Lieferanten bestellt wird, so erfolgt der Wareneingang in der Bestandsführung unter Bezugnahme auf die Bestellung. Die Lieferantenrechnung wird später von der Rechnungsprüfung bearbeitet. Dabei wird u.a. überprüft, ob die Mengen und Werte aus der Bestellung und dem Wareneingang mit denen der Rechnung übereinstimmen. 10 April 2001
SAP AG Einbettung in die Produktion Die Bestandsführung ist sehr eng mit der Produktion verbunden: Einbettung der Bestandsführung in die Logistik Die Bestandsführung sorgt für die Bereitstellung der Komponenten für einen Fertigungsauftrag. Der Zugang der Fertigprodukte ins Lager wird in der Bestandsführung gebucht. Einbettung in den Vertrieb Schon zum Zeitpunkt der Kundenauftragserfassung kann eine dynamische Verfügbarkeitsprüfung der Bestände erfolgen. Bei der Erstellung der Lieferung wird die zu liefernde Menge als "Lieferungen an Kunden" vermerkt und bei der Warenausgangsbuchung vom Gesamtbestand abgebucht. Außerdem ist es möglich, Kundenauftragsbestände zu bilden. Einbettung in das Qualitätsmanagement Bei einer Warenbewegung stellt das System fest, ob ein Material einem Prüfvorgang unterliegt. Wenn dies der Fall ist, wird für die Bewegung eine Aktivität im Qualitätsmanagement-System angestoßen. Einbettung in die Instandhaltung Die Bestandsführung ist aus mehreren Sichten mit der Instandhaltung verknüpft: Warenbewegungen können mit Bezug auf Equipment-Stücklisten gebucht werden. Es können Teile für Instandhaltungsaufträge entnommen werden. Bei aktiver Serialnummernverwaltung werden bei jeder Warenbewegung die einzelnen Serialnummern erfaßt. Die Serialnummern werden im Instandhaltungssystem verwaltet. Einbettung in das Logistikinformationssystem Mit dem Bestandscontrolling bietet das Logistikinformationssystem ein Werkzeug an, um Daten in der Bestandsführung zu sammeln, zu verdichten und auszuwerten. Bestandsführung und Warehouse-Management-System Die Bestandsführung kann durch die Komponente Warehouse-Management-System (LE-WM), das Lagerplätze in komplexen Lagerstrukturen verwaltet, erweitert werden. Während die Bestandsführung die Bestände nach Menge und Wert verwaltet, befaßt sich die Komponente Warehouse-Management-System mit der räumlichen Aufteilung eines Lagers, der Belegung der Lagerplätze und den Transportvorgängen im Lager. April 2001 11
SAP AG Warenbewegung Warenbewegung Definition Vorgang, der eine Änderung des Bestandes bewirkt. Struktur Wareneingang Ein Wareneingang (WE) ist eine Warenbewegung, mit der der Erhalt von Waren von einem externen Lieferanten oder aus der Produktion gebucht wird. Ein Wareneingang führt zu einer Erhöhung des Lagerbestands. Warenausgang Ein Warenausgang (WA) ist eine Warenbewegung, mit der eine Materialentnahme oder - ausgabe, ein Materialverbrauch oder ein Warenversand an einen Kunden gebucht wird. Ein Warenausgang führt zu einer Minderung des Lagerbestands. Umlagerung Eine Umlagerung ist das Auslagern von Materialien aus einem bestimmten Lagerort und deren Einlagern an einem anderen Lagerort. Umlagerungen können sowohl innerhalb desselben Werks als auch zwischen zwei Werken stattfinden. Umbuchung Eine Umbuchung ist ein Obergriff für Umlagerungen und Änderungen der Bestandsidentifikation oder -qualifikation eines Materials, unabhängig davon, ob die Buchung mit einer physischen Bewegung verbunden ist oder nicht. Beispiele sind: Umbuchung Material an Material Freigabe aus der Qualitätsprüfung Übernahme von Konsignationsmaterial in den eigenen Bestand 12 April 2001
SAP AG Belegkonzept Belegkonzept Belegprinzip Auch in einer EDV-gestützten Bestandsführung gilt der Grundsatz der Buchführung "Keine Buchung ohne Beleg". Das Belegprinzip bedeutet, daß für jeden bestandsverändernden Vorgang ein Beleg erzeugt und im System gespeichert wird. Bei der Buchung einer Warenbewegung im SAP-System werden folgende Belege erzeugt: Materialbeleg In der Bestandsführung wird bei der Buchung einer Warenbewegung ein Materialbeleg erzeugt, der als Nachweis für eine oder mehrere Bewegungen und als Informationsquelle für alle nachgelagerten Anwendungen dient. Der Materialbeleg besteht aus einem Kopf und mindestens einer Position Der Kopf enthält allgemeine Daten über den Bewegungsvorgang (z.b. Datum). Die Positionen beschreiben die einzelnen Bewegungen. Buchhaltungsbeleg Ist die Bewegung für die Finanzbuchhaltung relevant, d.h., führt sie zu einer Fortschreibung der Sachkonten, wird parallel zum Materialbeleg ein Buchhaltungsbeleg erstellt. In manchen Fällen (z.b. zwei Materialbelegpositionen mit unterschiedlichen Werken, die zu unterschiedlichen Buchungskreisen gehören werden sogar mehrere Buchhaltungsbelege für einen Materialbeleg erstellt. Die von einer Warenbewegung betroffenen Sachkonten werden über eine automatische Kontenfindung fortgeschrieben. Bei Wareneingängen zu Bestellungen, Warenbewegungen zu Umlagerbestellungen und Konsignationsentnahmen können die Geschäftspartner unterschiedliche Hauswährungen besitzen, so daß im Buchhaltungsbeleg neben der Hauswährung eine weitere Währung geführt werden muß, in der abgewickelt und gebucht wird. Zu diesem Zweck werden die Buchhaltungsbelege, die durch solche Warenbewegungen entstehen, automatisch in der Hauswährung und in der Belegwährung geführt. Über Einstellung Anzeigewährung können Sie zwischen beiden Währungen umschalten. Änderung eines Belegs Haben Sie eine Bewegung schon gebucht, können Sie den Beleg nicht mehr ändern. Sie können lediglich zusätzliche Informationen zum Beleg erfassen, wie die Bezugnahme zum Originalbeleg oder einen Kommentar zum Vorgang. Wenn Sie eine Bewegung stornieren oder die Menge ändern wollen, müssen Sie einen neuen Beleg erfassen. Belegnummern Ein Materialbeleg wird durch die Belegnummer und das Materialbelegjahr identifiziert. Ein Buchhaltungsbeleg wird durch den Buchungskreis, die Belegnummer und das Geschäftsjahr identifiziert. Materialbelegnummer und Buchhaltungsbelegnummer sind in der Regel unterschiedlich. Der Buchungskreis, in dem der Buchhaltungsbeleg gebucht wird, wird aus dem für das Werk definierten Bewertungskreis abgeleitet. April 2001 13
SAP AG Belegkonzept Vorgangsart/Belegart Um eine differenzierte Belegnummernvergabe und eine systematische Ablage der Belege in der Belegdatei zu ermöglichen, werden Materialbelege in Vorgangsarten und Buchhaltungsbelege in Belegarten unterteilt (s. folgende Tabelle). Vorgangsarten und Belegarten für Warenbewegungen (Beispiele) Warenbewegung Vorgangsart Belegart Wareneingänge zu Bestellungen WE WE bzw. WN Wareneingänge zu Aufträgen WF WE Warenausgänge, Umbuchungen, sonstige Wareneingänge WA WA Warenausgänge zu Lieferungen WL WL Pro Vorgangsart wird ein Nummernkreis für die Nummernvergabe der Materialbelege definiert. Pro Belegart wird ein Nummernkreis für die Nummernvergabe der Buchhaltungsbelege definiert. 14 April 2001
SAP AG Bewegungsartenkonzept Bewegungsartenkonzept Was ist eine Bewegungsart? Zur Unterscheidung der einzelnen Warenbewegungen müssen Sie beim Erfassen einer Bewegung eine Bewegungsart eingeben. Die Bewegungsart ist ein dreistelliger Schlüssel zur Identifizierung einer Warenbewegung. Die folgende Tabelle enthält Beispiele von Bewegungsarten. Warenbewegungen und Bewegungsarten Warenbewegung Wareneingang zur Bestellung 101 Warenausgang für Kostenstelle 201 Freigabe aus der Qualitätsprüfung 321 Bewegungsart Steuerungsfunktionen der Bewegungsart Die Bewegungsart hat wichtige Steuerungsfunktionen in der Bestandsführung Sie spielt u.a. eine zentrale Rolle bei der Fortschreibung der Mengenfelder der Fortschreibung der Bestands- und Verbrauchskonten dem Bildaufbau zur Belegerfassung April 2001 15
SAP AG Auswirkungen einer Warenbewegung Auswirkungen einer Warenbewegung Verwendung Mit der Erfassung einer Warenbewegung lösen Sie folgende Vorgänge im System aus: Ein Materialbeleg wird erzeugt, der als Nachweis für die Bewegung und als Informationsquelle für die beteiligten Anwendungen dient. Wenn die Bewegung für die Finanzbuchhaltung relevant ist, wird mindestens ein Rechnungswesenbeleg erzeugt. Die Bestandsmengen des Materials werden fortgeschrieben. Die Bestandswerte im Materialstammsatz und die Bestands-/ Verbrauchskonten werden fortgeschrieben. Abhängig von der Bewegungsart finden weitere Fortschreibungen in den beteiligten Applikationen statt. Alle Fortschreibungen basieren auf den Informationen, die im Materialbeleg und im Rechnungswesenbeleg enthalten sind. So werden z.b. bei einem Warenausgang für eine Kostenstelle die Verbrauchswerte zusätzlich in den Einzelposten fortgeschrieben. 16 April 2001
SAP AG Materialbeleg ändern Materialbeleg ändern Wie im Abschnitt Belegkonzept [Seite 13] schon erwähnt, kann man einen Beleg grundsätzlich nicht mehr ändern, wenn er schon gebucht wurde. Haben Sie sich beim Erfassen einer Warenbewegung z.b. bei der Eingabe der Menge vertippt, müssen Sie die Bewegung mit einem sogenannten Stornobeleg stornieren (s. Abschnitt Materialbeleg stornieren [Seite 19]). Warum ändert man einen Beleg? Zwar kann ein Beleg nicht geändert werden, aber es besteht die Möglichkeit, über die Funktion "Materialbeleg ändern" Zusatzinformationen zu einem Beleg zu erfassen Wenn Sie z.b. bei der Erfassung eines Wareneingangs eine Abladestelle eingegeben haben, die zur Zeit nicht verfügbar ist, können Sie mit dieser Funktion die Abladestelle ändern. Beim Stornieren eines Belegs oder einer Position können Sie beispielsweise auch im ursprünglichen Beleg einen Text erfassen, der auf den Storno hinweist. Diesen Text können Sie sowohl im Belegkopf als auch in der Belegposition erfassen. einen Warenbegleitschein für den Beleg nachzudrucken (s. Abschnitt Druckfunktionen [Seite 215]) Materialbeleg ändern Einen Materialbeleg ändern Sie wie folgt: 1. Vom Bestandsführungsmenü aus wählen Sie Materialbeleg Ändern. Es erscheint das Einstiegsbild der Funktion. 2. Geben Sie den Materialbeleg und das Materialbelegjahr ein und drücken Sie ENTER. Es erscheint die Positionsübersicht. Sie umfaßt sämtliche im Materialbeleg enthaltenen Positionen. Auf dem Übersichtsbild können Sie keine Daten ändern. Daten können Sie nur auf dem Kopf- oder auf dem Positionsdetailbild ändern. 3. Wenn Sie Kopfdaten pflegen möchten, wählen Sie Springen Weitere Funktionen Kopf. Es erscheint das Bild zur Pflege der Kopfdaten, auf dem Sie den Belegkopftext ändern können. 4. Wenn Sie Positionsdaten ändern möchten, wählen Sie auf dem Übersichtbild die gewünschte Position aus. Es erscheint das Detailbild, auf dem Sie den Positionstext ändern können. 5. Mit Springen Übersicht gelangen Sie zurück zum Übersichtsbild. Buchen Sie die Änderungen, die Sie durchgeführt haben. April 2001 17
SAP AG Anzeigen eines Materialbelegs Anzeigen eines Materialbelegs Verwendung Diese Funktion können Sie nutzen, wenn Ihnen die Nummer des Materialbelegs bekannt ist. Anderenfalls können Sie sich mit Umfeld Listanzeigen Materialbelege die Liste der Materialbelege zu einem Material anzeigen lassen (siehe Berichtswesen in der Bestandsführung [Seite 228]). Aktivitäten Wählen Sie in der Enjoytransaktion für Warenbewegungen (MIGO) die Funktion für die Anzeige eines Materialbelegs. 18 April 2001
SAP AG Stornieren eines Materialbelegs Stornieren eines Materialbelegs Verwendung Wenn Sie sich bei der Erfassung eines Materialbelegs vertippt haben, oder Ihnen ist ein Eingabefehler (z.b. falsche Menge, falsche Bewegungsart) unterlaufen, müssen Sie den Beleg stornieren, da diese Daten im Materialbeleg nicht mehr geändert werden können. Aktivitäten Sie können eine Warenbewegung auf zwei Wegen stornieren: Sie können einen Stornobeleg mit Bezug auf den ursprünglichen Beleg erfassen. Der Vorteil dabei ist, daß Sie die zu stornierenden Positionen aus dem ursprünglichen Beleg übernehmen können. Diese Positionen können Sie nicht mehr ändern. Wert der Buchung: Stornobuchungen von Warenausgängen, Umbuchungen und Wareneingängen ohne Bezug werden mit dem Wert vom ursprünglichen Beleg bewertet. Stornobuchungen von Wareneingängen mit Bezug zu Bestellungen bzw. Fertigungsaufträgen werden mit dem aus der Bestellung bzw. aus dem Fertigungsauftrag ermittelten Wert bewertet. Stornobeleg mit Bezug auf Materialbeleg erfassen [Seite 20] Sie können einen Materialbeleg mit der Stornobewegungsart erfassen. Dabei beziehen Sie sich nicht auf einen schon vorhandenen Materialbeleg und müssen alle Daten manuell erfassen. Wert der Buchung: Da kein Bezug zu einem Materialbeleg besteht, wird der Wert der Buchung neu ermittelt. Hat sich der Materialpreis geändert, wird beispielsweise bei einem Warenausgangsstorno mit dem neuen Materialpreis bewertet. Materialbeleg mit Stornobewegungsart erfassen [Seite 21] Es wird empfohlen, sofern dies möglich ist, einen Stornobeleg mit Bezug auf den ursprünglichen Beleg zu erfassen, da das System dabei die Positionen des ursprünglichen Belegs für den Storno vorschlägt und Auswertungen über die Stornobelege möglich sind. Um Stornobelege auszuwerten, wählen Sie Umfeld Listanzeigen Stornierte MatBelege. April 2001 19
SAP AG Stornobeleg mit Bezug auf Materialbeleg erfassen Stornobeleg mit Bezug auf Materialbeleg erfassen Einen Materialbeleg stornieren Sie wie folgt: 1. Wählen Sie vom Bestandsführungsmenü aus Materialbeleg Stornieren. Es erscheint das Einstiegsbild der Funktion. 2. Geben Sie den zu stornierenden Materialbeleg zusammen mit dem Materialbelegjahr ein. 3. Drücken Sie ENTER. Es erscheint die Positionsauswahlliste. Diese Liste enthält sämtliche Positionen des zu stornierenden Belegs. 4. Markieren Sie auf der Liste die Positionen, die Sie stornieren möchten. Wenn Sie den gesamten Beleg stornieren, markieren Sie alle Positionen. 5. Mit Springen Übersicht gelangen Sie auf das Übersichtsbild. Buchen Sie den Beleg. Siehe auch: Funktion: Positionen aus anderen Materialbelegen übernehmen [Seite 22] 20 April 2001
SAP AG Erfassen vom Materialbeleg mit Stornobewegungsart Erfassen vom Materialbeleg mit Stornobewegungsart Verwendung Einen Stornobeleg ohne Bezug zu einem Materialbeleg erfassen Sie genauso wie den ursprünglichen Materialbeleg, mit dem einzigen Unterschied, daß Sie hier mit der Stornobewegungsart arbeiten. Diese Funktion können Sie zum Beispiel nutzen, wenn Sie nur eine Teilmenge stornieren möchten. Aktivitäten Einen Warenausgang für Kostenstelle stornieren Sie beispielsweise folgendermaßen: Sie wählen die gleiche Warenbewegung wie bei dem ursprünglichen Beleg aus. Beim Stornieren eines Warenausgangs wählen Sie also Warenbewegung Warenausgang. Geben Sie die Stornobewegungsart 202 und die erforderlichen Daten ein. Anschließend können Sie den Beleg buchen. Es ist auch möglich, den Stornobeleg mit Bezug auf einen oder mehrere Materialbelege zu erfassen (siehe Funktion: Positionen aus anderen Materialbelegen übernehmen [Seite 22]). Wählen Sie dazu Warenausgang Stornieren mit Bezug Zum Materialbeleg. April 2001 21
SAP AG Funktion: Positionen aus anderen Materialbelegen übernehmen Funktion: Positionen aus anderen Materialbelegen übernehmen Möchten Sie Positionen aus anderen Materialbelegen mit demselben Stornobeleg stornieren, wählen Sie Materialbeleg Vorlage storn... Sie erhalten ein Dialogfenster, in dem Sie die anderen zu stornierenden Belege eingeben. Die Positionen der anderen Materialbelege können Sie wahlweise wie folgt übernehmen: Mit ENTER gelangen Sie auf die Positionsauswahlliste, auf dem Sie die zu stornierenden Positionen auswählen können. Mit Übernehmen übernehmen Sie alle Positionen der eingegebenen Materialbelege. Sie gelangen auf das Übersichtsbild. Mit Übernehmen + Detail übernehmen Sie alle Positionen der eingegebenen Materialbelege. Sie gelangen auf das Detailbild der ersten Position. Möchten Sie eine Position nicht übernehmen, können Sie mit Bearbeiten Abbrechen auf dem Detailbild die aktuelle Position überspringen. 22 April 2001
SAP AG Materialbeleg kopieren Materialbeleg kopieren Möchten Sie Positionen eines Materialbelegs zur Erfassung eines neuen Belegs kopieren, können Sie zwei Funktionen nutzen: Materialbeleg kopieren Mit der Funktion Materialbeleg Kopieren (vom Bestandsführungsmenü aus) erfassen Sie einen neuen Beleg, indem Sie die Positionen eines anderen Belegs kopieren. Ähnlich zur Funktion Materialbeleg Stornieren geben Sie auf dem Einstiegsbild die Nummer des Vorlagebelegs ein. Die Positionen des Vorlagebelegs werden zunächst in einer Positionsauswahlliste vorgeschlagen. Alle Daten (z.b. Bewegungsart, Material, Menge) der ausgewählten Positionen werden in den neuen Beleg übernommen. Materialbeleg mit Bezug auf einen anderen Beleg erfassen Diese Funktion nutzen Sie, wenn Sie bei der Erfassung einer Warenbewegung Positionen aus einem oder mehreren Materialbelegen kopieren möchten. Beim Erfassen einer Warenbewegung (z.b. Warenausgang) wählen Sie Warenbewegung (Warenausgang) Erfassen mit Bezug Zum Materialbeleg... bzw. Materialbeleg Vorlage... Sie erhalten ein Dialogfenster, in dem Sie den bzw. die zu kopierenden Belege eingeben. Die Positionen der anderen Materialbelege können Sie wahlweise wie folgt übernehmen: Mit ENTER gelangen Sie auf die Positionsauswahlliste, auf dem Sie die zu kopierenden Positionen auswählen können. Mit Übernehmen übernehmen Sie alle Positionen der eingegebenen Materialbelege. Sie gelangen auf das Übersichtsbild. Mit Übernehmen + Detail übernehmen Sie alle Positionen der eingegebenen Materialbelege. Sie gelangen auf das Detailbild der ersten Position. Möchten Sie eine Position nicht übernehmen, können Sie mit Bearbeiten Abbrechen auf dem Detailbild die aktuelle Position überspringen. April 2001 23
SAP AG Warenbegleitscheinnummern Warenbegleitscheinnummern Verwendung Bei der Erfassung von Materialbelegen oder Lieferungen können Sie zusätzlich zur Materialbelegnummer eine Warenbegleitscheinnummer vergeben. Diese Warenbegleitscheinnummer soll nur in Ländern (z.b. Italien) verwendet werden, deren Gesetzgebung eine solche Nummer erfordert, wenn die Ware das Werk verläßt und auf öffentlichen Straßen transportiert wird. In anderen Ländern reicht in den meisten Fällen die Materialbelegnummer, da diese im Standard auf dem Warenbegleitschein gedruckt wird. Für die Eingabe von externen Belegen steht das Feld Materialschein bzw. Lieferschein zur Verfügung. Die Warenbegleitscheinnummer kann sowohl extern als auch intern vergeben werden. Es ist möglich, unterschiedliche Nummernkreise pro Werk, Lagerort und Bewegungsart zu definieren. Aktivitäten Warenbegleitscheine drucken Im Standard wird die Warenbegleitscheinnummer nicht auf Warenbegleitscheinen gedruckt. Falls Sie dennoch die Nummern auf Warenbegleitscheinen drucken möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können beim Standardwarenbegleitschein das Feld für die Warenbegleitscheinnummer in das SAPscript-Formular aufnehmen mit der Transaktion MBXA das Formular MB_XAB aufrufen, das alle für den Transport wichtigen Daten enthält und den Standardwarenbegleitschein ersetzen kann Wenn Sie den Standardwarenbegleitschein ersetzen, müssen Sie im Customizing der Bestandsführung in der Drucksteuerung dem Druckreport SAPLMBXA eine Formularversion zuordnen einen Drucker für den Benutzerparameter GRD pflegen, damit die Druckausgabe in den Spooler erfolgt Warenbegleitscheinnummer bei Warenbewegungen pflegen Auf den Einstiegsbildern und Kopfbildern von Warenbewegungen erscheint das Feld WaBeglScheinNr (Warenbegleitscheinnummer). Ist die Vergabe von Warenbegleitscheinnummern im Werk aktiv, können Sie bei der Erfassung von Warenbewegungen und Lieferungen eine Warenbegleitscheinnummer manuell eingeben. Wenn Sie keine Nummer eingeben, wird diese automatisch vergeben. 24 April 2001
SAP AG Serialnummern bei Warenbewegungen Serialnummern bei Warenbewegungen Verwendung Sie können bei Warenbewegungen Serialnummern für Materialeinzelstücke vergeben. Die Serialnummern können sowohl intern als auch extern vergeben werden. Funktionsumfang Pflegen von Serialnummern bei einer Warenbewegung Wenn die Vergabe von Serialnummern erforderlich ist, erhalten Sie bei einer Warenbewegung ein Dialogfenster, in dem Sie die Serialnummer für jedes Einzelstück eingeben oder vom System vergeben lassen. Wenn Sie beispielsweise 3 Stück eines Materials buchen, müssen Sie drei Serialummern eingeben oder vergeben lassen. Wenn die Vergabe nicht Pflicht ist, können Sie vom Detailbild einer Position aus Springen Serialnummer wählen, um die Serialnummern zu pflegen. Umlagerungen Eine Umlagerung von Werk an Werk von Materialien mit Serialnummernverwaltung ist nur dann möglich, wenn dem Material in beiden Werken das gleiche Profil zugeordnet ist. Umlagerungsbestellungen Bei Warenbewegungen zu Umlagerungsbestellungen ohne die Komponente Versand müssen Sie die Serialnummern manuell erfassen. Bei Warenbewegungen zu Umlagerungsbestellungen mit der Komponente Versand ist folgendes zu beachten: Siehe auch: Beim Warenausgang zur Lieferung werden die Serialnummern der Lieferung übernommen. Beim Wareneingang zur Lieferung werden die Serialnummern der Lieferung ebenfalls übernommen. Wenn Sie den Wareneingang nicht mit Bezug zur Lieferung, sondern mit Bezug zur Bestellung erfassen, müssen Sie die Serialnummern manuell pflegen. Serialnummern in der Inventur [Seite 182] Serialnummern in der Bestandsführung [Extern] April 2001 25
SAP AG Fehlteilprüfung Fehlteilprüfung Verwendung Bei einem Wareneingang, einem sonstigen Zugang oder einer Umbuchung kann eine Fehlteilprüfung stattfinden. Wenn die Fehlteilprüfung im Werk aktiv ist, prüft das System, ob das zugebuchte Material ein Fehlteil ist. Wenn dies der Fall ist, gibt das System eine Warnmeldung aus und sendet eine E-Mail an den zuständigen Disponenten im Werk. Voraussetzungen Die Fehlteilprüfung beim Wareneingang müssen Sie im Customizing der Bestandsführung aktivieren. Funktionsumfang Es gibt zwei Arten von Fehlteilnachrichten: unverdichtet Der Disponent erhält eine E-Mail pro Material mit maximal fünf Dispoelementen. verdichtet Der Disponent erhält eine Mail pro Materialbeleg und Werk. Die E-Mail enthält die Liste der Fehlteilmaterialien, aber keine Dispoelemente. Das Versenden der E-Mail erfolgt über die Nachrichtentechnik (Nachrichtenart MLFH). Über die Funktion Dokument Verarbeiten gelangt der Disponent in die Rückstandsbearbeitung des Fehlteilmaterials und kann dort die zugebuchte Menge verteilen. 26 April 2001
SAP AG Warenbewegungen über den Versand Warenbewegungen über den Versand Verwendung Wenn Ihnen für eine Warenbewegung die normalen Begleitscheindrucke der Bestandsführung nicht ausreichen oder wenn Sie Kommissionierung, Verpackung und Transport der Waren detailliert planen möchten, können Sie Warenbewegungen über die Anwendungskomponente Versand [Extern] (LE-SHP) buchen. Die Vorlaufzeiten aller Stellen, die am Versand beteiligt sind, werden dabei vom System berücksichtigt. Voraussetzungen Um über den Versand eine Lieferung anlegen zu können, müssen im R/3-System folgende Daten gepflegt sein (siehe auch Auslieferungserstellung [Extern]): die Werksdaten Verkaufsorganisation, Vertriebsweg, Versandstelle und Sparte die Vertriebsdaten im Materialstammsatz das Feld Debitor im zentralen Lieferantenstammsatz, da der Lieferant für den Versand gleichzeitig Kunde sein muß Funktionsumfang Folgende Warenbewegungen können Sie über den Versand abwickeln: Warenausgang zur Lieferung Umlagerungen über Umlagerungsbestellungen Retouren vom Kunden Retouren an Lieferanten Retouren zu Umlagerungsbestellungen Diese Warenbewegungen erfassen Sie vom Versandmenü aus (Transaktionscode VL01N für Auslieferung mit Auftragsbezug anlegen oder Transaktionscode VL01NO für Auslieferung ohne Auftragsbezug anlegen). Warenbewegungen über den Versand werden im System mit den Bewegungsarten 6XX abgebildet. Einen Überblick über alle Bewegungsarten erhalten Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der Bestandsführung im Arbeitsschritt Bewegungsarten kopieren/ändern. Zusätzlich können Sie in der Materialwirtschaft folgende Lieferungen im Hintergrund erfassen: Rücklieferungen an einen Lieferanten mit Bestandsführung Materialbeleg Rücklieferung oder mit der Transaktion für Warenbewegungen (MIGO) (siehe auch Rücklieferung [Seite 109]) Komponenten für eine Lohnbearbeitungsbestellung beistellen mit Bestellung Auswertungen LB-Bestände zum Lieferanten (siehe auch Komponenten für bestehende Bestellungen beistellen [Extern]) April 2001 27
SAP AG Warenbewegungen über den Versand Versandterminierung Bei Lieferungen über den Versand können Sie mit den Funktionen der Versandterminierung folgende Aktivitäten planen (siehe auch Transport- und Versandterminierung [Extern]): Materialbereitstellungsdatum Transportdispositionsdatum Ladedatum Warenausgangsdatum Bei der Bestimmung des Materialbereitstellungsdatums wird der Fabrikkalender des abgebenden Werks berücksichtigt. Wenn Sie eine Warenbewegung als Lieferung buchen, legt das System eine Lieferung an; es erstellt aber keinen Materialbeleg (siehe auch Warenausgang [Extern]). 28 April 2001
SAP AG Materialsperre bei Warenbewegungen Materialsperre bei Warenbewegungen Verwendung Mit der Materialsperre verhindert das System, daß für ein Material mehrere Warenbewegungen gleichzeitig gebucht werden, da in diesem Fall Inkonsistenzen zwischen Bestandsmengen und Bestandswerten auftreten könnten. Die Materialsperre gibt es in zwei Versionen. Exklusive Materialsperre Mit diesem Verfahren werden beim ersten Lesen der Materialstammdaten bei einer Warenbewegung die Werksdaten und Buchhaltungsdaten bis zum Ende der Verbuchung der Warenbewegung exklusiv gesperrt. Ein anderer Benutzer kann während der exklusiven Sperre mit dem Material nicht arbeiten. Dadurch wird gewährleistet, daß die Warenbewegung korrekt bewertet wird und die Bestandsmengen und -werte richtig fortgeschrieben werden. Der Nachteil dieses Verfahrens ist die lange Sperre des Materials vom ersten Lesen der Materialstammdaten bei der Erfassung der Warenbewegung bis zum Abschluß der Verbuchung. Späte Materialsperre Dieses Verfahren optimiert die Materialsperre, weil die Materialien nicht grundsätzlich exklusiv gesperrt werden, sondern nur dann, wenn tatsächlich Daten gesichert werden sollen das Material zum spätest möglichen Zeitpunkt exklusiv gesperrt wird, um die Sperrzeit so gering wie möglich zu halten. Der Vorteil dieses Verfahrens ist, daß mehrere Benutzer Warenbewegungen gleichzeitig erfassen können. Der Nachteil dieses Verfahrens ist, daß der Materialstammsatz mehrmals gelesen wird und daß bei einem Warenabgang Sperreinträge anderer Benutzer auf dem ATP-Server mit berücksichtigt werden müssen. Diese zusätzlichen Zugriffe wirken sich negativ auf die Performance aus. Aktivitäten Im Customizing der Materialwirtschaft unter Allgemeine Einstellungen können Sie die Materialsperre einstellen. Die Einstellung gilt für alle Werke des Mandanten. April 2001 29
SAP AG Wareneingang Wareneingang Einsatzmöglichkeiten Mit dieser Komponente können Sie den Erhalt von Waren von einem externen Lieferanten oder aus der Produktion buchen. Ein Wareneingang führt zu einer Erhöhung des Lagerbestands. Funktionsumfang Es werden folgende Wareneingänge unterschieden: Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung Wareneingang mit Bezug auf einen Auftrag sonstiger Wareneingang 30 April 2001
SAP AG Planung von Wareneingängen Planung von Wareneingängen Verwendung Sie können in der Komponente Bestandsführung sowohl geplante Wareneingänge als auch ungeplante Wareneingänge abwickeln. Einen Wareneingang oder Zugang vorzuplanen heißt, vor der eigentlichen Wareneingangsbuchung bestimmte Informationen zu hinterlegen, die für den Wareneingang von Bedeutung sind: Was? (Welches Material?) Wieviel? (In welcher Menge?) Wann? (Welcher Liefertermin?) Woher? (Von welchem Lieferanten oder Werk?) Wohin?(Welcher Bestimmungsort, welcher Bestand?) Ziel der Vorplanung ist es, den Wareneingangsprozeß zu erleichtern und zu beschleunigen und die Arbeit an der Wareneingangsstelle besser zu organisieren, um z.b. Engpässe zu vermeiden. Wenn Wareneingänge geplant sind, kann die Disposition die Bestände bestellter oder eigengefertigter Materialien überwachen und eine optimale Vorratshaltung erreichen. Wenn Wareneingänge nicht geplant sind, kann das System angeforderte Materialien nicht überwachen. Für die Regulierung der Bestände im Lager sind geplante Zugänge daher von besonderer Bedeutung. Sie sind auch dann entscheidend, wenn festgestellt werden soll, ob ein vom Lieferanten oder von der Fertigung zugesagtes Material eingetroffen ist. Ohne die geplanten Wareneingänge kann das System keinen Bezug zwischen Aufträgen/Bestellungen und Wareneingängen herstellen. Funktionsumfang Abhängig von der Informationsquelle, d.h. vom Beleg, in dem die für die Planung relevanten Daten hinterlegt sind, werden drei Arten von geplanten Wareneingängen unterschieden: Planung über Bestellungen Wenn Sie mit der Komponente Einkauf Materialien bei einem Lieferanten bestellen, dann brauchen Sie keine Wareneingänge manuell zu planen. Die Bestellungen, die der Einkauf anlegt, enthalten alle Informationen, die Sie zur Planung des Wareneingangs benötigen. Planung über Aufträge Wenn Sie mit der PP-Komponente Fertigungsaufträge planen, brauchen Sie keine Wareneingänge aus der Produktion manuell zu planen. Die Aufträge enthalten alle Informationen, die Sie zur Planung des Wareneingangs benötigen. Planung über Reservierungen Wenn Sie weder die MM-Komponente Einkauf noch die PP-Komponente Fertigungsaufträge einsetzen, erfassen Sie Reservierungen, um Wareneingänge vom Lieferanten oder aus der Produktion zu planen. April 2001 31
SAP AG Planung von Wareneingängen Auch wenn Sie anhand von Reservierungen Wareneingänge vorplanen können, dienen Reservierungen vorwiegend dazu, Warenentnahmen zu planen. Siehe auch Reservierung [Seite 139]. Überwachung der geplanten Wareneingänge In der Ausgabeliste der Bestandsübersicht und in der Ausgabeliste der Werksverfügbarkeit werden die geplanten Wareneingänge folgendermaßen ausgewiesen: Planung über... Bestand Bestellung Auftrag Reservierung Bestellbestand Auftragsbestand Geplante Zugänge Die Belege, mit denen Wareneingänge geplant werden, dienen als Vorlagebeleg bei der Erfassung der Warenbewegung. 32 April 2001
SAP AG Planung von Wareneingängen über Bestellungen Planung von Wareneingängen über Bestellungen Verwendung Wenn Sie Wareneingänge mit der Anwendungskomponente Einkauf planen möchten, stehen Ihnen zwei Informationsquellen zur Verfügung, um die Lieferung einer bestellten Ware vorzuplanen: die Bestellung das Lieferavis Funktionsumfang Informationen in der Bestellung Wenn die Bestellung gesichert ist, gilt die Lieferung als vorgeplant, denn die Bestellung enthält alle für den Wareneingang relevanten Daten: Kennzeichen WE Dieses Kennzeichen legt fest, ob ein Wareneingang für die Bestellposition erfolgen soll, also ob die Position für die Bestandsführung relevant ist. Lieferant Hier ist der Lieferant angegeben, bei dem die Ware bestellt wurde. WE-Nachricht Der Einkäufer kann in der Bestellung festlegen, daß er von jedem Wareneingang benachrichtigt wird. Er erhält beim Wareneingang automatisch eine Nachricht per Mail, die auf die Lieferung hinweist. Material und Menge Das bestellte Material und die zu liefernde Menge werden automatisch bei der Wareneingangserfassung vorgeschlagen. Toleranz für Unter- und Überlieferung In der Bestellung kann die Einkaufsabteilung festlegen, daß Sie den Wareneingang nur innerhalb der Überlieferungstoleranz annehmen dürfen. Bei Unterlieferungen unterhalb der Unterlieferungstoleranz gibt das System eine Warnmeldung aus. Geplantes Lieferdatum oder geplante Lieferwoche Anhand des Lieferdatums oder der Lieferwoche können Sie über Auswertungsreports feststellen, welche Lieferungen an einem Tag erwartet werden, d.h., welche Arbeit an der Wareneingangsstelle zu tun ist und welche Lieferungen erst später erwartet werden. Letztmögliches Lieferdatum Für saisonbedingte Materialien ist es möglich, ein Datum in der Bestellung festzulegen, bis zu dem der Wareneingang möglich ist. Wenn die Lieferung erst später kommt, erhält der Benutzer beim Wareneingang je nach Systemeinstellung eine Warnmeldung oder eine Fehlermeldung. April 2001 33
SAP AG Planung von Wareneingängen über Bestellungen Bestimmungsort der Ware Die Einkaufsabteilung kann ein Material für zwei Bestimmungsorte bestellen: das Lager den Verbrauch Wenn das Material für das Lager bestimmt ist, kann der Besteller einen Lagerort festlegen. Dieser Lagerort wird bei der Wareneingangserfassung vom System vorgeschlagen. Wenn das Material für den Verbrauch bestimmt ist, bedeutet dies, daß es nicht ins Lager geht, sondern daß es der Stelle übergeben wird, die das Material benötigt. Wenn das Material z.b. für eine Kostenstelle bestellt wurde, ist es direkt an die entsprechende Abteilung zu liefern. Bestellpositionen, die direkt in den Verbrauch zu buchen sind, können Sie daran erkennen, daß ein Kontierungstyp (z.b. K) sowie eine Kontierung (z.b. Kostenstelle) vorhanden sind. In diesem Fall hat die Einkaufsabteilung die Möglichkeit, in der Bestellung einen Warenempfänger oder eine Abladestelle zu erfassen. Beide Angaben werden bei der WE-Erfassung automatisch vorgeschlagen, wobei Sie die Abladestelle, nicht jedoch den Warenempfänger ändern können. Der Einkauf kann auch Materialien oder Dienstleistungen bestellen, für die kein Materialstammsatz definiert ist. Hier handelt es sich um Materialien oder Dienstleistungen, die nur einmal beschafft werden (z.b. Blumen für einen festlichen Anlaß). Die Materialien, die keine Materialnummer haben, beschreibt der Einkauf durch einen Text und die Zuordnung zu einer Warengruppe, die in der Bestellung erfaßt werden. Diese Materialien werden nicht im Bestand geführt, sondern nach ihrem Empfang in den Verbrauch gebucht. Bestand, in den die Ware eingehen soll Die Einkaufsabteilung kann in der Bestellung festlegen, ob das Material einer Qualitätsprüfung unterzogen werden soll oder ob der Wareneingang in den frei verwendbaren Bestand gebucht wird. Wenn der Einkauf in der Bestellposition das Kennzeichen Qualitätsprüfung gesetzt hat, schlägt das System bei der WE-Erfassung vor, das Material in den Qualitätsprüfbestand zu buchen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, dieses Kennzeichen zu ändern und das Material in den frei verwendbaren Bestand oder in den gesperrten Bestand zu buchen oder ohne Vorplanung durch den Einkauf das Material in den Qualitätsprüfbestand zu buchen. Versandvorschriften Wenn der Einkauf Versandvorschriften in der Bestellposition festgelegt hat, so müssen Sie beim Wareneingang die Einhaltung dieser Vorschriften bestätigen. Mindestrestlaufzeit Der Einkauf kann in der Bestellung eine Mindestrestlaufzeit eingeben, die von der Mindestrestlaufzeit im Materialstammsatz abweicht. Wenn die Mindesthaltbarkeitsprüfung aktiv ist, müssen Sie bei einem Wareneingang das Mindesthaltbarkeitsdatum oder das Herstelldatum des Materials eingeben. Das System prüft, ob die in der Bestellung eingegebene Restlaufzeit ausreicht. Sollte dies nicht der Fall sein, wird je nach Systemeinstellung eine Warn- oder eine Fehlermeldung ausgegeben. 34 April 2001
SAP AG Charge Planung von Wareneingängen über Bestellungen In der Bestellung kann eine Charge eingegeben werden, wenn diese bereits bekannt ist. Beim Wareneingang kann die Charge nicht mehr geändert werden. Beim Wareneingang können außerdem Bestellungen nach folgenden Kriterien gesucht werden: Lieferant Material Lieferdatum EAN/UPC-Code Materialnummer beim Lieferanten Informationen im Lieferavis Im Lieferavis kann die vom Lieferanten gemeldete Lieferung genauer geplant werden. Im Lieferavis kann der Einkauf folgende für den Wareneingang relevanten Daten hinterlegen: Liefertermin für die jeweils avisierte Menge Transportmittel (z.b. LKW-Nummernschild) Beim Wareneingang können Sie Lieferavise nach dieser Nummer suchen. Frachtbrief EAN/UPC-Code Materialnummer beim Lieferanten April 2001 35
SAP AG Planung von Wareneingängen über Aufträge Planung von Wareneingängen über Aufträge Verwendung Wenn Sie Fertigungsaufräge mit der Anwendungskomponente Fertigungsaufträge planen, steht Ihnen mit dem Fertigungsauftrag eine Informationsquelle zur Verfügung, um die Lieferung eines eigengefertigten Materials vorzuplanen. Funktionsumfang Informationen im Auftrag Wenn der Auftrag freigegeben ist, gilt der Wareneingang als vorgeplant, denn der Auftrag enthält alle für den Wareneingang relevanten Daten: Kennzeichen WE Das Kennzeichen legt fest, ob ein Wareneingang für den Auftrag erfolgen soll, also ob der Auftrag für die Bestandsführung relevant ist. Werk Das im Auftrag angegebene Werk ist das Werk, in dem der Wareneingang erfolgt. Material und Menge Das gefertigte Material und die gefertigte Menge werden automatisch bei der Wareneingangserfassung vorgeschlagen. Toleranz für Unter- und Überlieferung Im Auftrag kann die Produktion oder die Disposition festlegen, daß Sie den Wareneingang nur innerhalb der Überlieferungstoleranz annehmen dürfen. Bei Unterlieferungen unterhalb der Unterlieferungstoleranz erfolgt eine Warnmeldung. Geplanter Liefertermin Anhand des Liefertermins können Sie über Auswertungsreports feststellen, welche Lieferungen an einem Tag erwartet werden, d.h., welche Arbeit an der Wareneingangsstelle zu tun ist und welche Lieferungen erst später erwartet werden. Bestimmungsort der Ware Wie bei einer externen Bestellung kann ein gefertigtes Material zwei Bestimmungsorte haben: das Lager den Verbrauch Wenn das Material für das Lager bestimmt ist, kann die Produktion oder die Disposition einen Lagerort definieren. Dieser Lagerort wird bei der Wareneingangserfassung vom System vorgeschlagen. Wenn das Material für den Verbrauch bestimmt ist, dann ist im Auftrag eine Kontierung (z.b. Kostenstelle, Projekt, Kundenauftrag) vorhanden. In diesem Fall hat die Produktion oder die Disposition die Möglichkeit, im Auftrag einen Warenempfänger oder eine Abladestelle zu erfassen. Beide Angaben werden bei der WE-Erfassung automatisch vorgeschlagen, wobei Sie die Abladestelle, nicht jedoch den Warenempfänger ändern können. 36 April 2001