Warum elektronische Gemeindeverwaltung? Warum GO ELAK? Fachtagung Elektronische Verfahren 7. 8. Mai 2009 Donau Universität Krems Amtsmanager 2007
Verwaltungskooperation ELAK-GOVERNMENT-VERBUND Vereinzur Förderung kommunaler Zusammenarbeit 3542 Gföhl, Hauptplatz 3 Obmann: Ök.-Rat Bgm. Karl Simlinger Stadt Gföhl Tel.: +43 (2716) 6326-14 Fax: +43 (2716) 6226-26 Internet: www.go-elak.at E-Mail: office@elak-governmentverbund.at Projektleiter: STADir. Anton Deimel Stadt Gföhl 2
Agenda Unabhängige Kooperation mit ELAK Kernkompetenz Elektronische Verwaltung der neuen Generation Technologie des GO ELAK Der Weg zum GO ELAK 3
Warum GO ELAK? System wurde 2005 2007 mit Praktikern entwickelt Gemeindemitarbeiter Unser Dienstleister: erfahrener ELAK Partner Gemeindekooperation mit ELAK Kompetenz! Amtsmanager 2007
Wozu elektronische Verwaltung? Dokumente elektronisch Aufbewahrung Akten und Dokumente elektr. ordnen und suchen Standortunabhängiges arbeiten Arbeitsabläufe automatisieren Workflow 5
Vorteile elektronische Verwaltung! Informationen auf Knopfdruck Information für alle Sachbearbeiter Information für Bürgermeister & Amtsleiter Behördenübergreifender Aktenaustausch (Wasserrecht, Soziales, Berufungsverfahren u.v.m.) 6
GO ELAK elektronisches Dach GO ELAK- elektronisches Dach NEU! Dokumente sind ausschließlich im ELAK Offene Schnittstellen!!! Klare Trennung zwischen ELAK und Fachanwendungen Sicherheit für die Zukunft Fachanwendungen 7
GO ELAK -ELAK der neuen Generation! einzigartiges elektronisch geführtes Beschlagwortungssystem Struktur VRV Gruppe 0-9 31 Leistungsbereiche 215 Leistungsgruppen Struktur Aktenzahlvergabe Langzeitarchiv Rechtevergabe 8
GO-ELAK einfache Bedienung Mit 10 Handgriffen hat man den ELAK im Griff kleinste Gemeinde ca. 1000 EW 4 Arbeitsplätze größte Gemeinde ca. 23.000 EW 100 Arbeitsplätze Gewohnte Microsoftumgebung im GO ELAK erspart uns viel Zeit und aufwändige Personalschulungen Übungsbetrieb z.b. 3 Monate Papier/ELAK parallel Start in den Echtbetrieb Elektronische Umstellung ist vollzogen Lfd. Erfahrungsaustausch mit praktischen Anwendern! 9
neueste ELAK Technologie GO ELAK mit MS Office Share Point Server Moderne Technologie mit Zukunft (keine Insellösung) nachvollziehbare Geschäftsprozesse Eine einzige integrierte Plattform liefert zusätzlich Anwendungsmöglichkeiten für Intranet-und Extranet Portale, Searchservices etc. Unschlagbar bei Integration in bestehende Systeme
Technologievorschau (Auszug) Tiefe Integration zwischen ELAK/Word/Outlook Automatisierte Beschlagwortung Akten-und Dokumentensuche aus Office Anwendungen (Word, Outlook, etc.) Rechtemanagement (Digital Rights Management)
47 % Aktensuche 34 % Posteingang 19 % Aktenlauf Suchergebnis in Bruchteil von Sekunden GO ELAK Nutzung 12
GO ELAK Gewichtung Abfragen 28 % Amtsleiter & Bürgermeister 18 % AL Stellv., Pressestelle, Wirtschaftshof 17 % AssistentIn des Bgm und AL 14 % Bürgerservice 14 % Buchhaltung 9 % Verkehr, Bauamt und Immobilien 13
Teilnahme / Leistungen Beitritt zum Verein (Beitrittsgebühr/ Mitgliedsbeitrag) Bereitstellung von Handbüchern und Dokumentationen i-dms (intelligentes Dokumentenmanagementsystem) ELAK (elektronisch geführte Arbeitsabläufe) Mitsprache jeder Mitgliedsgemeinde im ELAK Beirat Hilfe und Beratung / ELAK Internetforum
Bauanzeige 37 analysierte Behördenerledigungen Bauverfahren (9) Kindergartenanmeldung (6) Vorschreibungen (4) Todesfall (2) Förderungen Teilnahme / Leistungen Allgemeine Anbringen (4) Straßenbauten (3) Raumordnung (3) Veranstaltungen (2) Sitzungen (2) (Gde. Organe) (Projektarbeit Stadt Amstetten) 15
GO ELAK- elektronisches Dach Unabhängige Kooperation mit ELAK Kernkompetenz Elektronische Verwaltung der neuen Generation Technologie des GO ELAK Der Weg zum GO ELAK 16
Danke! Mit freundlicher Unterstützung Amtsmanager 2007 17