1006 MANAGEMENT Autoren: W. Barbara, St. Reimers, M. Piontek Foto: istockphoto Personaleinsatz Der flexible Mitarbeiterpool in der Intensivpflege Fällt eine Pflegekraft auf einer Intensivstation kurzfristig aus, so muss oft ein anderer Mitarbeiter aus dem Dienstfrei geholt werden. So läuft es auf vielen Stationen, und so lief es bislang auch im Universitätsklinikum Köln. Dies hat sich nun geändert. Um eine verlässlichere Dienstplanung sicherzustellen, wurde Ende 2009 ein flexibel einsetzbarer Mitarbeiterpool in der Intensivpflege aufgebaut. Seitdem können Personalausfälle sehr viel besser kompensiert werden. Eine Kernaufgabe leitender Pflegekräfte ist es, einen bedarfsgerechten Personaleinsatz unter qualitativen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten sicherzustellen. Gegenwärtige und zukünftig zu erwartende Entwicklungen (s. Kasten) machen es jedoch notwendig, die bisherige Personaleinsatzplanung und -steuerung anzupassen. Hier geht es zum einen darum, den Personaleinsatz flexibler zu gestalten, um beispielsweise krankheitsbedingte Ausfälle zukünftig effizienter kompensieren zu können. Zum anderen soll mit alternativen
MANAGEMENT 1007 und individuell zu vereinbarenden Arbeitszeitangeboten die Attraktivität des Universitätsklinikums Köln als Arbeitgeber verbessert werden. Bisheriges Ausfallmanagement am Uniklinikum Köln Personalausfälle wurden auf den Intensivpflegestationen des Uni - versitätsklinikums Köln bislang in der Form kompensiert, dass Mitarbeiter an eigentlich dienstfreien Tagen einen außerplanmäßigen Dienst übernehmen oder Dienste umgestellt werden. Neben dem krankheitsbedingten Arbeitsausfall entstehen auf diese Weise unvorhergesehene Mehrarbeitsstunden. Diese be - deuten zusätzliche finanzielle Aufwendungen für das Unter - nehmen. Auch resultiert daraus eine Mehrbelastung der Mitar - beiter, mit eventuell negativen Folgen für ihre Motivation und ihren Gesundheitszustand. Zudem bindet diese Praxis des Ausfallmanagements in einem hohen Maße zeitliche Ressour - cen der Teamleitungen, die versuchen, durch entsprechende Dienstplanänderungen diese Aus fälle abzudecken. Eine eigene Befragung im Rahmen der Projektarbeit Zentrales Dienst - planmanagement für die Inten - sivstationen der Uniklinik Köln aus dem Jahr 2008 ergab unter den Teamleitungen des Intensiv - bereiches folgende Ergebnisse: Durchschnittlich benötigt eine Teamleitung zirka 65 Stunden pro Monat und damit 41 Prozent ihrer Arbeitszeit für die Dienst - plangestaltung. Von diesen 65 Stunden pro Monat entfallen im Durchschnitt zirka 42 Stunden nur auf das kurzfristige Ausfall - management (6). Das tägliche Ausfallmanage - ment beeinträchtigt die Arbeits - organisation der Teamleitungen erheblich. Andere Leitungsauf - gaben wie zum Beispiel Perso - nalentwicklung und Qualitäts - sicherung müssen dadurch in der Bearbeitung immer wieder zurückgestellt werden, was das Leiten und Führen einer Inten - sivpflegestation nachhaltig er - schwert. Der flexibel einsetzbare Mitarbeiterpool Ziele des Projektes Mit dem flexibel einsetzbaren Mitarbeiterpool in der Inten - sivpflege sollen zwei Hauptas - pekte verwirklicht werden. Zum einen soll eine Flexibilisierung des Personaleinsatzes erreicht werden, um kurzfristige Krank - heitsausfälle besser kompensieren zu können. Zum anderen soll eine Steigerung der Attraktivi - tät des Arbeitgebers erzielt werden. Folgende Ergebnisse sollen daraus resultieren: Die außerplanmäßigen 1. Dienstübernahmen verringern sich (Mehrarbeitsstunden werden vermieden). Die Dienstplanung für die 2. Mitarbeiter gestaltet sich verlässlicher (die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht sich). Die Teamleitungen werden 3. beim Ausfallmanagement zeitlich entlastet. Gut ausgebildete und be - 4. rufserfahrene Pflegekräfte können gewonnen und an das Unternehmen gebunden werden (z. B. durch die Verbesserung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf). Flexible Regelungen zur Arbeitszeit Den Mitarbeitern des Intensiv - pflegepools werden alternative Arbeitszeiten angeboten, die von der Regeldienstzeit abweichen können. Diese werden individuell zwischen den Pflegekräften und der Pflegedienstleitung ausgehandelt. Dies erleichtert zum Beispiel berufstätigen Eltern die Allgemeine Entwicklungen im Gesundheitswesen Der Wettbewerb der verschiedenen Einrichtungen im Gesundheitswesen, gut ausgebildetes Pflegepersonal zu gewinnen, hat längst begonnen. Die Zahl entsprechender Bewerbungen ist rückläufig. Dieser Indikator zeigt, dass es zu einer zunehmenden Konkurrenzsituation auf dem Arbeitsmarkt um gut ausgebildete Fachkräfte kommt. Darüber hinaus stehen die Pflegeberufe in Konkurrenz mit anderen Berufen um die Gruppe der Schulabgänger. Die Zahl der Abgänger von Fachschulen des Gesundheitswesens, zum Beispiel in Nordrhein-Westfalen, ist seit Jahren rückläufig (1). Des Weiteren ist die Frage der Nachwuchsgewinnung um die Frage eines langfristigen Verbleibs im Pflegeberuf zu erweitern. Hier spielen die Vereinbarkeit von Familie und Beruf (2) sowie Entscheidungsspielräume und Einflussmöglichkeiten der Berufsgruppenmitglieder und nicht zuletzt deren Aufstiegs- und Verdienstmöglichkeiten eine große Rolle für den Berufsverbleib. Hemmende Rahmenbedingungen, eine Ausbildung in einem Pflegeberuf aufzunehmen oder im Beruf zu verbleiben, sind unter anderem auch dem Abbau von zirka 50 000 Vollzeitstellen für Pflegekräfte in den Krankenhäusern zuzuschreiben. Entsprechende Ergebnisse dieses Personalabbaus sind im Pflege-Thermometer 2007 des Deutschen Institutes für angewandte Pflegeforschung (dip) beschrieben (3). Dieser Personalabbau, in Verbindung mit einer Steigerung der Fallzahlen bei sinkender Verweildauer, hat zu einer extremen Arbeitsverdichtung mit entsprechenden Auswirkungen auf die Pflegekräfte geführt. So weist die Branche Gesundheitswesen im DAK-Gesundheitsreport 2010 einen Krankenstand von 3,9 Prozent auf und liegt damit im Branchenvergleich mit auf dem ersten Platz. Zu einem großen Teil ist dies, nach den Autoren des Gesundheitsreports, auf die stark belastenden Arbeitsbedingungen für Pflegekräfte zurückzuführen (4). In einer Situation, in der sich der Fachkräftemangel abzeichnet und in den kommenden Jahren noch verschärfen wird, bekommt das Thema Personalbindung an das Unternehmen eine immer stärkere Bedeutung. Zufriedene Mitarbeiter sind weniger häufig bereit, den Arbeitgeber zu wechseln. Durch eine geringere Fluktuation werden langwierige Personalauswahlverfahren und Einarbeitungsphasen reduziert. Das Bundesministerium für Familien, Senioren, Frauen und Jugend hat in einer Kosten-Nutzen-Analyse aus dem Jahr 2003 betriebswirtschaftliche Effekte familienfreundlicher Maßnahmen ermittelt. So betragen die Kosten für die Neubesetzung einer freien Stelle bei zum Beispiel mittlerem Einkommen zirka 22 500 Euro (5). Enthalten sind in diesen Kosten alle Maßnahmen bezüglich der Anwerbung, Auswahl und Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Insofern reduziert die Bindung von Personal an ein Unternehmen vermeidbare Kosten.
1008 MANAGEMENT Vereinbarkeit von Familie und Beruf deutlich. In erster Linie trifft dies auf Mitarbeiter zu, die sich in der Elternzeit befinden oder bei denen die Betreu - ungszeiten der Kinder nicht mit den bisherigen Arbeitszeitan - geboten in Einklang zu bringen sind. In der Dienstplanung bedeutet dies zum Beispiel, dass ein Mitarbeiter im Frühdienst von 9.00 bis 13.00 Uhr oder im Spät - dienst von 17.00 bis 21.00 Uhr eingesetzt wird. Wegen der Ab - weichung von der Regelarbeits - zeit und einer Reduzierung der täglichen Arbeitszeit richtet sich dieses Angebot in erster Linie an teilzeitbeschäftigte Mitarbeiter. Diese alternativen Arbeitszeiten werden nur den Mitarbeitern angeboten, die sich bereit erklären, im flexibel einsetzbaren Mitarbeiterpool tätig zu sein, da diese alternativen Arbeitszeiten eine Anpassung der Arbeitsab - lauforganisation nach sich ziehen. Die Formulierung flexibel einsetzbar bezieht sich dabei auf den Einsatzort. Aber auch Mitarbeiter, die in der Regelarbeitszeit im Früh-, Spätoder Nachtdienst arbeiten möch - ten, können im Intensivpflege - pool eingesetzt werden. Auch hier werden individuelle Abspra - chen vereinbart. So gibt es Mit - arbeiter, die nicht mehr im Nachtdienst eingesetzt werden möchten oder die die Anzahl bestimmter Dienstarten, zum Beispiel Spätdienste, stark verringern möchten. Darüber hinaus wird den Mit - arbeitern absolute Dienstplan - sicherheit zugesichert. So werden sie zum Beispiel nicht angefragt, einen außerplanmäßigen Dienst zu übernehmen oder eine geplante Dienstzeit zu ändern. Mit diesen alternativen Arbeits - zeitabsprachen wird dem Mitarbeiter ein attraktives Angebot gemacht. Im Gegenzug erklären sich die Mitarbeiter bereit, auf verschiedenen Intensivpflegestationen der Universitätsklinik Köln eingesetzt zu werden. Somit wird der Personaleinsatz, bezogen auf den Einsatzort, flexibilisiert und das kurzfristige Ausfallmanage - ment verbessert. Die Regelungen bezüglich individueller Arbeits - zeiten und -absprachen werden in einer Nebenabrede zum Dienstvertrag verbindlich festgelegt und bieten dem Mitar - beiter somit langfristige Pla - nungssicherheit. Arbeitsorganisation Mitarbeiter mit von der Re - geldienstzeit abweichenden Ar - beitszeiten übernehmen keine zugeordneten Patienten, um zusätzliche Übergabezeiten zu verringern. Sie werden mit ei - nem speziell entwickelten Tä - tigkeitsprofil eingesetzt, das in Zusammenarbeit mit den Pra - xisanleitern der Intensivpflege - stationen und der zuständigen Pflegedienstleitung entwickelt wurde. Einzelne Pflegetätigkeiten aus der Grund- und Behandlungs - pflege werden eigenverantwortlich, in Absprache mit den Kol - legen der Intensivpflegestation, bei einzelnen Patienten durchgeführt. Somit werden die Mit - arbeiter der Intensivpflege - stationen bei Personalausfällen von ihren Kollegen des flexibel einsetzbaren Mitarbeiterpools entlastet. Die Mitarbeiter, die in der Re - gelarbeitszeit zur Verfügung stehen, versorgen nach entsprechender Einarbeitung vollständig und eigenverantwortlich die ihnen zugeordneten Patienten.
MANAGEMENT 1009 Der geplante und bedarfsorientierte Einsatz der Pflegekräfte aus dem flexibel einsetzbaren Mitarbeiterpool ist dabei eng verknüpft mit dem Projekt Schichtleitung des Intensiv - pflegebereiches. Auf allen Inten - sivpflegestationen gibt es be - rufserfahrene Pflegekräfte, die Ansprechpartner für die verschiedenen Berufsgruppen sind sowie in der Organisation von Verlegungen, Aufnahmen und dergleichen mitwirken. Eine Aufgabe der Schichtleitung ist in diesem Zusammenhang, den konkreten Pflegebedarf der Pa - tienten auf den Intensivpflege - stationen nach der Übergabe zu erkennen und die Pflegekräfte des flexibel einsetzbaren In - tensivpflegepools entsprechend bedarfsgerecht in der Patien - tenversorgung zu integrieren. In dem Fall, dass keine Pfle - gekräfte aus dem flexibel einsetzbaren Mitarbeiterpool zum Einsatz kommen müssen, um Personalausfälle zu kompensieren, ergeben sich weitere Ein - satzmöglichkeiten. So können diese Ressourcen dazu genutzt werden, einen Praxisanleiter durch einen Mitarbeiter aus dem flexibel einsetzbaren Mitarbei - terpool freizustellen. Dieser kann dann Anleitungen bei den Kol - legen seiner Station durchführen, womit direkt und aktiv in die Personalentwicklung inves - tiert wird. Dies gilt vor allem in Bezug auf Teilnehmer der Fachweiterbildung Intensiv - pflege und Anästhesie oder neu gewonnene Mitarbeiter. Des Weiteren gibt es Routine - tätigkeiten, zum Beispiel Kon - trolle der Lagerung von Medika - menten, Kontrolle von Not - fallkoffern und Notfallwägen, Bestellvorgänge und dergleichen mehr, die von diesen Mitarbei - tern übernommen werden können und so für eine Entlastung und damit zu einer Verbesserung in der direkten Patientenver - sorgung führen werden. pflegepools erfolgt dabei be - darfsgerecht nach folgenden Kriterien: die Auslastung der Bette n- kapazität auf den Intensiv pflegestationen, der Versorgungsaufwand der zu behandelnden Patienten (An - stieg zum Beispiel durch in - fektiöse Patienten, die isoliert werden müssen), die Personalausstattung der Intensivstation in der jeweiligen Arbeitsschicht (beeinflusst zum Beispiel durch Krankheitsaus - fall). Um diese Kriterien für die einzelnen Intensivpflegestationen zu erfassen und sie im Kontext der Arbeitsauslastung aller In - tensivpflegestationen zu bewerten, erfolgt die Steuerung des flexibel einsetzbaren Mitarbei - terpools momentan über die Pflegedienstleitung des Inten - sivbereiches. Die oben aufgeführten Kriterien werden täglich (am Freitag für das Wochenende) von der Pflege dienstleitung für alle Intensiv - pflegestationen morgens um 7.00 Uhr erfasst, um so einen Überblick über die aktuelle Arbeits situation im Bereich zu haben. Insofern laufen bei der Pflege dienstleitung alle relevanten Informationen für die Einsatz steuerung der Pflegekräfte des flexibel einsetzbaren Mit - arbei terpools zusammen. Einarbeitungskonzept für den Intensivpflegepool Die Mitarbeiter des flexibel einsetzbaren Intensivpflegepools werden nach einem Konzept eingearbeitet, das die Praxisan - leiter der Intensivpflegestatio - nen entwickelt haben. Die Mitarbeiter mit alternativen Arbeitszeiten werden an einem Informationstag über die für ihre Tätigkeit relevanten Punkte auf der jeweiligen Intensiv - Einsatzplanung und -steuerung des Intensivpflegepools Die Personaleinsatzsteuerung der Mitarbeiter des Intensiv -
1010 MANAGEMENT Anteil kompensierter Ausfälle Abb. 1 durch den flexibel einsetzbaren Mitarbeiterpool 35 % 30 % 25 % 20 % 15 % 10 % 5% 0% 12,20 % Januar pflegestation informiert. Dies bezieht sich zum Beispiel auf die Räumlichkeiten und die Ar - beitsabläufe. Danach kommen sie entsprechend ihrem Tätig - keitsprofil auf der Intensiv - pflegestation zum Einsatz, wo sie in der Regel mehrere Tage eingearbeitet werden. Für Mitarbeiter, die in der Regelarbeitszeit tätig sind und die eigenverantwortlich Patien - ten übernehmen, sind eine zweiwöchige Einarbeitungszeit und danach nochmals ein Verbleib von zwei Wochen auf der jeweiligen Intensivpflegestation vorgesehen. Dadurch soll eine Ver - tiefung von Handlungsroutinen auf den Intensivpflegestationen erreicht werden. Die bisherige Erfahrung hat gezeigt, dass von den beschriebenen Einarbei - tungszeiten, je nach individuellen Fähigkeiten und Bedarf, zeitlich nach unten oder oben abgewichen werden kann. Voraussetzungen und Mitarbeiterrekrutierung Um eine fachgerechte Versor - gung der Patienten durch Mit - arbeiter des Intensivpflegepools zu gewährleisten, müssen die Mitarbeiter über eine entsprechend langjährige Berufserfah - rung in der Intensivpflege verfügen. Auch das Einarbeitungs - konzept ist auf diese Mitar - beitergruppe ausgelegt. Wün - schenswert ist ebenso eine absolvierte Fachweiterbildung Intensivpflege und Anästhesie. Nur so ist zu gewährleisten, dass Intensivpflegestationen der Universitätsklinik Köln 19,41 % Februar 1. Quartal 2010 29,39 % März die Mitarbeiter aufgrund ihrer Erfahrung und ihrer Kompetenz in der Lage sind, sich flexibel auf neue Situationen einzustellen und somit eine effektive Unterstützungsleistung bieten. Eine entsprechende Stellenaus - schreibung war im Internet und Intranet veröffentlicht. Die Pfle - gedirektion wollte damit Mit - arbeiter erreichen, die bereits für das Unternehmen tätig sind und darüber hinaus gut qualifizierte Pflegekräfte ansprechen, um sie als neue Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen. Insgesamt hat der Vorstand des Universitätsklinikums Köln im Oktober 2009, mit den Mitteln des Krankenhausfinanzierungs - reformgesetzes (KHRG), elf Voll - kräftestellen für den Personal - pool der Intensivpflegestationen zur Verfügung gestellt. Zu diesem Zweck wurde eine Dienst - vereinbarung mit dem nichtwissenschaftlichen Personalrat ge - schlossen, in der auch alle Kriterien für den flexibel einsetzbaren Mitarbeiterpool in der Intensivpflege beschrieben sind. Seit April 2010 sind alle elf Stellen mit neunzehn Mitarbei - tern besetzt, die entweder in Teilzeit oder in Vollzeit arbeiten. Erste Erfolge bereits nach wenigen Monaten Nach dem Projektstart zum 1. November 2009 kann auf eine erfolgreiche Arbeit in den ersten Monaten zurückgeblickt werden. Im ersten Quartal 2010 konnten zunehmend mehr Per - sonalausfälle im Bereich der Intensivpflegestationen kompensiert werden. Im März 2010 wurde fast ein Drittel aller Personalausfälle über den flexibel einsetzbaren Mitarbeiterpool ausgeglichen (Abb. 1). Zurzeit wird noch in weitere Einar - beitungen der Mitarbeiter investiert, sodass der Anteil kompensierter Ausfälle weiter an steigen wird. In Einzelgesprächen und in Teambesprechungen des flexibel einsetzbaren Mitarbeiterpools wird von den Mitarbeitern eine hohe Arbeitszufriedenheit angegeben. Diese ist bedingt durch die individuellen Arbeitszeiten und die Dienstplansicherheit. Auf den einzelnen Intensiv - pflegestationen wird der In - tensivpflegepool mittlerweile als deutliche Unterstützung wahrgenommen. Vor allem werden die Mitarbeiter der Stamm - belegschaften weniger häufig zur außerplanmäßigen Dienst - übernahme angefragt. Nach Rückmeldungen der Teamlei - tungen hat sich der Zeitaufwand für die Dienstplanung, vor allem im Hinblick auf das kurzfristige Ausfallmanagement, verringert. Noch haben nicht alle Mitar - beiter des Intensivpflegepools ihre Einarbeitungen auf den verschiedenen Intensivpflegesta - tionen durchlaufen. Von daher wird zum jetzigen Zeitpunkt weiterhin in die Einarbeitung der Mitarbeiter investiert. Es ist aber zu erwarten, dass die An - zahl der kompensierten Dienst - ausfälle durch den Intensiv - pflegepool weiter ansteigen wird. Unser Projekt zeigt durch die Verbesserung von Rahmen - bedingungen in der Intensiv - pflege aber schon jetzt erste Erfolge. Mitarbeiterbefragung zur Evaluation des Projekts geplant Für das Frühjahr 2011 ist darüber hinaus eine Mitarbeiter - befragung geplant. In dieser soll zum einen eruiert werden, ob sich für die Mitarbeiter des Intensivpflegepools wirklich
MANAGEMENT 1011 eine Verbesserung in Bezug auf die Vereinbarkeit von Berufsund Familienleben ergeben hat und ob das Angebot die At - traktivität des Arbeitgebers steigert. Des Weiteren sollen die Mitarbeiter der Stammbeleg - schaften der Intensivpflege - stationen befragt werden, ob sich aus ihrer Sicht eine Ver - besserung ihrer Arbeitssituation ergeben hat. Und schließlich soll untersucht werden, ob sich für die Teamleitungen nachweislich eine Verringerung des Zeitauf - wandes für die Dienstplanung ergeben hat. An dieser Stelle sei angemerkt, dass im Bereich der Allgemein - pflegestationen der Universi - tätsklinik Köln ein Projekt mit gleicher Ausrichtung initiiert wurde. Wegen der Verschieden - heit der Bereiche ist die Ge - staltung des Projektes hinsichtlich der Einarbeitung, Einsatz - steuerung und dergleichen aber deutlich verschieden. Bezogen auf den flexibilisierten Personaleinsatz mithilfe eines Mitarbeiterpools wurden auch bereits andere Modelle vorgestellt, wie zum Beispiel das des Universitätsklinikums Frank - furt (7). Die Autoren des vorliegenden Beitrages bieten einen weiteren Ansatz an. Welche Modelle und Ansätze zukünftig noch präsentiert werden, darf mit Spannung erwartet werden. Literatur: (1) Hundenborn G. (2010): Nachwuchsmangel in den Pflegeberufen Ursachen und Konsequenzen. In: Die Schwester Der Pfleger, Jg. 49, H. 1, S. 8 13 (2) Daneke S. (2009): Familienförderung hat Zukunft Attraktiver Arbeitgeber. In: Die Schwester Der Pfleger, Jg. 48, H. 5, S. 424 428 (3) dip (2007): Pflege-Thermometer 2007. Eine bundesweit repräsentative Befragung zur Situation und zum Leistungsspektrum des Pflegepersonals sowie zur Patientensicherheit im Krankenhaus. Online verfügbar unter: http://www.dip.de/fileadmin/ data/pdf/material/pflege-thermometer2007. pdf; zuletzt geprüft am 26.04.2010 (4) DAK Gesundheitsreport 2010, S. 107 (5) BMFSFJ: Betriebswirtschaftliche Effekte familienfreundlicher Maßnahmen Kosten-Nutzen-Analyse. 2003, S. 13 (6) Barbara W., Eggers M., Pietschmann C.(2008): Zentrales Dienstplanmanagement für die Intensivstationen der Uniklinik Köln. Unveröffentlichte Abschlussarbeit zur Erlangung der Weiterbildung zum Betriebswirt für soziale Berufe (KA) (7) Wilhelm M., Flerchinger C. (2010): Mitarbeiter im Intensivpflegepool erhalten variable Zulage Leistungsorientierte außertarifliche Bezahlung. In: Die Schwester Der Pfleger, Jg. 49, H. 2, S. 180 181 Anschrift der Verfasser: Werner Barbara Betriebswirt für soziale Berufe (KA) Pflegedienstleitung der Intensivstationen der Uniklinik Köln Kerpener Straße 62, 50937 Köln E-Mail: werner.barbara@uk-koeln.de Stefan Reimers, Diplom-Pflegewirt (FH) Stellv. Pflegedienstleitung der Intensivstationen der Uniklinik Köln Martina Piontek, Diplom-Pflegewirtin (FH) Assistentin der Pflegedienstleitung der Intensivstationen der Uniklinik Köln