ELStAM elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1694 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. ELStAM monatlich melden 3.2. ELStAM monatlich abrufen 3.3. ELStAM monatlich anwenden 3.4. Arbeitnehmer informieren 4. Details 4.1. ELSTER-Zertifikatswechsel 4.2. Arbeitgeber-Steuernummer ändert sich 4.3. Eintritt/Austritt rückwirkend ändern 4.4. ELStAM-relevante Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer 4.5. Arbeitnehmer mit unrichtigen ELStAM 4.6. Antrag auf Korrektur der ELStAM 4.7. Gewünschter Freibetrag 4.8. Zweite Personalnummer (doppelte Identifikationsnummer) 4.9. Mandatsübergabe an Fremdsoftware (ELStAM) 4.10. Mandatsübergabe an anderes Agenda-System (ELStAM) 4.11. E-Mails der Finanzverwaltung deaktivieren 4.12. Häufige Begriffe 4.13. Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (keine ELStAM-Meldung) 4.14. ELStAM-Verlauf 4.15. Eintrittsdatum und Austrittsdatum gleichzeitig eingeben 3 4 5 5 7 8 8 9 10 11 14 15 15 15 16 16 17 17 18 19 19 20 21
4.16. Firmenneugründung Arbeitgeber-Steuernummer noch nicht erteilt 5. Wichtige Informationen 22 23
Seite 3 1. Ziel Das Info zeigt, welche Schritte im monatlichen Ablauf für ELStAM notwendig sind: 1. ELStAM monatlich melden. 2. ELStAM monatlich abrufen. 3. ELStAM monatlich anwenden. 4. Arbeitnehmer informieren. Hinweis Arbeiten Sie möglichst zeitnah. Für ELStAM-Anmeldungen erhalten Sie maximal ELStAM-Daten für 14 die letzten sechs Wochen rückwirkend (Kulanzfrist ). Zu spät abgerufene oder angewandte ELStAM führen zu Nachberechnungen.
Seite 4 2. Voraussetzungen 1. Technische Voraussetzungen 1. Internetzugang Für das ELStAM-Verfahren muss zwingend an jedem Rechner ein funktionsfähiger Internetzugang vorhanden sein. Nr. 6062 Interneteinstellungen für Agenda-Anwendungen Arbeitsplätze: Jeder Arbeitsplatz muss über einen Internetzugang verfügen. Server: Wird die Agenda-Software in einem Netzwerk genutzt, muss auch der Server über einen Internetzugang verfügen. Zum Test rufen Sie am Server eine beliebige Internetseite auf. 2. ELSTER-Zertikat Das ELStAM-Verfahren kann nur mit einem ELSTER-Zertifikat erfolgen. Nr. 0908 Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten an die Finanzverwaltung. 2. Voraussetzungen in den Personaldaten Für ELStAM sind Arbeitnehmer zu melden, deren Wohnsitz in Deutschland angemeldet ist und die steuerpflichtig abgerechnet werden (Steuerklassen I bis VI). In den Personaldaten sind folgende Eingaben erforderlich, damit Agenda LOHN diese Arbeitnehmer für ELStAM anmeldet: Register Adresse: Adresse in Deutschland (deshalb kein Eintrag im Feld»Land«). Register Steuer: Steuerklasse und Identifikationsnummer Folgende Arbeitnehmer sind nicht für ELStAM anzumelden: Arbeitnehmer, die mit Pauschalversteuerung oder steuerfrei abgerechnet werden (z. B. Minijob). Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland/ beschränkt steuerpflichtige (Adresse im Ausland). 3. Voraussetzungen bei Mandatsübernahme aus Fremdsoftware Falls Sie ein Mandat aus einer Fremdsoftware übernommen haben, muss bei den Arbeitnehmern als Eintrittsdatum das ursprüngliche Eintrittsdatum in diese Firma erfasst werden. Für ELStAM gilt Folgendes: Wenn das Eintrittsdatum der Arbeitnehmer (in diese Firma) vor der ersten Periode in Agenda LOHN liegt, erstellt Agenda LOHN automatisch die erforderlichen ELStAM-Ummeldungen der Arbeitnehmer. ELStAM-Meldungen versenden:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. 4. Voraussetzungen bei Mandatsübernahme aus Agenda Falls Sie ein neues Mandat per Datensicherung von einem Vorberater übernommen haben, der auch Agenda LOHN verwendet hat, muss eine ELStAM-Ummeldung aller Arbeitnehmer vom ELSTER-Zertifikat des Vorberaters auf Ihr ELSTER-Zertifikat durchgeführt werden. 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Programmdaten 1 Option: <Ummeldung bei ELSTER-Zertifikatswechsel>«wählen. 2. Im Anschluss fordert Sie eine Meldung auf, die erstellten ELStAM-Ummeldungen zu versenden.
Seite 5 3. Vorgehensweise Überblick: 1. ELStAM monatlich melden 2. ELStAM monatlich abrufen 5 7 3. ELStAM monatlich anwenden 8 4. Arbeitnehmer informieren 8 3.1. ELStAM monatlich melden Folgende Tatbestände müssen für das ELStAM-Verfahren gemeldet werden: Eintritt Austritt 6 6 Änderungen im Bereich der Versteuerungsart 6 Wechsel Hauptarbeitgeber / Nebenarbeitgeber 6 In Agenda LOHN werden die notwendigen ELStAM-Meldungen automatisch durch die Eingaben in den Personaldaten erstellt und mit dem Monatsabschluss an die Finanzverwaltung übermittelt. Empfehlung Bei einem Eintritt empfehlen wir nach der Eingabe in den Personaldaten den Meldevorgang manuell anzustoßen, damit die aktuell gültigen ELStAM bereits zur Monatsberechnung angewendet werden können:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. Hinweis 21 Eintrittsdatum und Austrittsdatum gleichzeitig eingeben (Seite ). Hinweis Änderungen in der Steuerklasse, Religion, Kinderfreibetrag, Frei-bzw. Hinzurechnungsbetrag, Faktor 19 lesen Sie in Seite.
Seite 6 Beispiel: Eintritt eines Arbeitnehmers (ELStAM-Anmeldung) 1. Arbeitnehmer mit Lohnsteuermerkmalen (nach Angaben des Arbeitnehmers) anlegen. Falls Sie vom Arbeitnehmer keine Angaben vorliegen haben, erfassen Sie fiktive Besteuerungsmerkmale. 2.»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«(empfohlen). In diesem Fall ist es sinnvoll, den ELStAM-Meldevorgang direkt nach der Neuanlage des Arbeitnehmers manuell anzustoßen, damit zur Monatsberechnung bereits die ELStAM abgerufen und zugrunde gelegt werden können. Beispiel: Austritt eines Arbeitnehmers (ELStAM-Abmeldung) 1. Austrittsdatum erfassen. 2.»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«oder beim Monatsabschluss automatisch versenden. Beispiel: Änderung in der Art der Versteuerung Folgende Änderungen werden gemeldet: Wechsel von Pauschalversteuerung + steuerfrei auf Steuerklasse (ELStAM-Anmeldung). Wechsel von Steuerklasse auf Pauschalversteuerung + steuerfrei (ELStAM-Abmeldung). 1. Änderung im Register Steuer vornehmen. 2.»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«(empfohlen) oder beim Monatsabschluss automatisch versenden. Beispiel: Wechsel von Haupt-/Nebenarbeitgeber 1. Änderung im Register»Steuer«vornehmen. 2.»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«(empfohlen) oder beim Monatsabschluss automatisch versenden. Hinweis Der Nebenarbeitgeber rechnet mit Lohnsteuerklasse VI ab. Der Arbeitnehmer entscheidet, welches Arbeitsverhältnis als Hauptarbeitgeber gemeldet wird und somit die günstigere Steuerklasse erhält. Hinweis ELStAM Meldungen können erst versendet werden, wenn das tatsächliche Kalenderdatum für den Grund der Meldung erreicht ist. ELStAM-Meldungen, die in der Zukunft liegen, sind ab dem entsprechenden Kalenderdatum zu versenden (z. B. Austrittsdatum in der Zukunft).
Seite 7 3.2. ELStAM monatlich abrufen Nachdem die ELStAM-Meldungen versendet wurden, dauert es in der Regel nur wenige Stunden, bis der Abruf der ELStAM erfolgen kann. Die maximale Dauer beträgt 5 Tage. ELStAM werden von der Finanzverwaltung erzeugt und zum Abruf für den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, um die Arbeitnehmer mit den korrekten Lohnsteuermerkmalen zu besteuern. ELStAM abrufen»transfer ELStAM ELStAM abrufen«bevor ein Monat berechnet wird, sollte aus folgenden Gründen vorab ein Abruf der ELStAM erfolgen: Es wurde zuvor ein Mitarbeiter neu angelegt. Eventuell haben sich Lohnsteuerabzugsmerkmale bei einem Arbeitnehmer geändert. Der Abruf kann jederzeit wiederholt werden. Empfehlung Führen Sie vor der endgültigen Monatsberechnung auf jeden Fall noch einen ELStAM-Abruf durch. Somit ist gewährleistet, dass Sie mit den aktuellsten Daten arbeiten! Folgende ELStAM (ELStAM-Listen) werden zum Abruf bereit gestellt: ELStAM-Liste Anmeldebestätigung Abmeldebestätigung Ummeldebestätigung Monatsliste/Änderungsliste Durch Neueintritt oder Beginn einer steuerpflichtigen Beschäftigung Austritt oder Ende einer steuerpflichtigen Beschäftigung Nach Softwarewechsel/Zertifikatswechsel Änderung des Hauptarbeitgebers Änderung der persönlichen Verhältnisse (z. B. Änderung der 19 Lohnsteuerklasse durch Heirat), siehe Seite. Antrag des Arbeitnehmers beim Finanzamt (z. B. Antrag eine Freibetrags), siehe Seite 19. Siehe ELStAM-Verlauf 20
Seite 8 3.3. ELStAM monatlich anwenden ELStAM anwenden Die Fachanwendung LOHN fordert Sie unmittelbar nach dem ELStAM-Abruf zu deren Anwendung auf. Sie können die ELStAM aber auch zu einem späteren Zeitpunkt anwenden:»transfer ELStAM ELStAM anwenden«. Falls Sie die ELStAM nicht anwenden, werden die ELStAM beim Monatsabschluss automatisch in die Personaldaten übernommen. Bei abweichenden ELStAM erhalten Sie im Folgemonat eine Korrekturabrechnung des aktuellen Monats. Auch vermeintlich falsche ELStAM müssen angewendet werden. Zur Änderung erstellen Sie einen Antrag auf Korrektur (siehe 4.6 15). 3.4. Arbeitnehmer informieren Arbeitnehmer informieren Wurden für einen Arbeitnehmer ELStAM abgerufen (bei Eintritt oder Änderung der Lohnsteuermerkmale), ist dieser Sachverhalt dem Arbeitnehmer schriftlich mitzuteilen:»auswertungen Allgemeine Auswertungen aktueller Monat ELStAM Historie- Arbeitnehmer«. Hinweis Die ELStAM-Historie wird nur in Monaten erzeugt, in denen sich Änderungen der Lohnsteuermerkmale ergaben.
Seite 9 4. Details Überblick 1. ELSTER-Zertifikatswechsel 10 2. Arbeitgeber-Steuernummer ändert sich 11 3. Eintritt/Austritt rückwirkend ändern 14 4. ELStAM-relevante Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer 15 5. Arbeitnehmer mit unrichtigen ELStAM 15 6. Antrag auf Korrektur der ELStAM 15 7. Gewünschter Freibetrag 16 8. Zweite Personalnummer (doppelte Identifikationsnummer) 16 9. Mandatsübergabe an Fremdsoftware (ELStAM) 17 10.Mandatsübergabe an anderes Agenda-System (ELStAM) 17 11.E-Mails der Finanzverwaltung deaktivieren 18 12.Häufige Begriffe 19 13.Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (keine ELStAM-Meldung) 19 14.ELStAM-Verlauf 20 15.Eintrittsdatum und Austrittsdatum gleichzeitig eingeben 21 16.Firmenneugründung Arbeitgeber-Steuernummer noch nicht erteilt 22
Seite 10 4.1. ELSTER-Zertifikatswechsel Wird das ELSTER-Zertifikat zur Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen und zur Nutzung des ELStAM-Verfahrens in den Kanzleidaten oder Mandanten-Adressdaten gewechselt, ist eine ELStAM- Ummeldung aller Arbeitnehmer auf das neue Zertifikat notwendig. Bei Verwendung eines Mandanten-Zertifikats bei diesem Mandanten durchführen. Bei Verwendung eines Kanzleizertifikats bei jedem Mandanten durchführen. Wann tritt ein ELSTER-Zertifikatswechsel ein? Ein ELSTER-Zertifikatswechsel tritt ein, wenn: das ursprüngliche ELSTER-Zertifikat abgelaufen ist, eine Mandatsübernahme von einem Agenda-Berater per Datensicherung erfolgt. Wann tritt kein ELSTER-Zertifikatswechsel ein? Ein ELSTER-Zertifikatswechsel tritt nicht ein, wenn Sie einen Mandant aus einer Fremdsoftware übernehmen. Die Arbeitnehmer werden automatisch durch den Systemwechsel auf das neue ELSTER-Zertifikat umgemeldet. ELSTER-Ummeldung vornehmen»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Programmdaten 1«. Option <Ummeldung bei ELSTER-Zertifikatswechsel> aktivieren. ELStAM-Ummeldungen sofort versenden: Schaltfläche <Meldungen versenden> klicken. Hinweis Nach der Ummeldung werden die gültigen ELStAM der Arbeitnehmer vom Finanzamt zum Abruf für das neue Zertifikat bereitgestellt (2 bis 5 Tage). Rufen Sie die ELStAM ab, und wenden Sie diese an.
Seite 11 4.2. Arbeitgeber-Steuernummer ändert sich A. Änderung der Steuernummer wegen: 11 Umzug zu anderem Finanzamt im gleichen Bundesland Interne Umstrukturierung B. Änderung der Steuernummer wegen: 12 Umzug zu anderem Finanzamt in einem anderen Bundesland Teilaktenabgabe C. Änderung der Steuernummer wegen: 13 Umfirmierung A. Umzug zu anderem Finanzamt im gleichen Bundesland Interne Umstrukturierung Vorgehensweise»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Programmdaten 1«. Arbeitgeber-Steuernummern im Feld»Steuernummer«ändern. Hinweismeldung bestätigen. Kontrollkästchen <Wechsel der Arbeitgeber-Steuernummer> anhaken. Mandanten-Programmdaten speichern. Klick auf <Weiter>. Es wird für den Arbeitnehmer mit der kleinsten Personalnummer eine Ummeldung erstellt. Das reicht in diesem Fall aus. Nach der ELStAM-Meldung werden die gültigen ELStAM der Arbeitnehmer vom Finanzamt für die neue Arbeitgeber-Steuernummer zum Abruf bereitgestellt (2 bis 5 Tage). Rufen Sie diese ELStAM ab, und wenden Sie die ELStAM an.
Seite 12 B. Umzug zu anderem Finanzamt in einem anderen Bundesland Teilaktenabgabe Vorgehensweise»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Programmdaten 1«. Arbeitgeber-Steuernummern im Feld»Steuernummer«ändern. Hinweismeldung bestätigen. Bundesland ändern. Hinweis Das Bundesland muss auch bei Teilaktenabgabe kurzzeitig geändert werden. Die Änderung muss nach dem Meldevorgang wieder rückgängig gemacht werden. Kontrollkästchen <Wechsel der Arbeitgeber-Steuernummer> anhaken. Klick auf <Weiter>. Alle Arbeitnehmer werden automatisch ab- und angemeldet. Nach der ELStAM-Meldung werden die gültigen ELStAM der Arbeitnehmer vom Finanzamt für die neue Arbeitgeber-Steuernummer zum Abruf bereitgestellt (2 bis 5 Tage). Rufen Sie diese ELStAM ab, und wenden Sie die ELStAM an. Achtung Wenn das Bundesland nur fiktiv geändert wurde (Teilaktenabgabe), muss das Bundesland wieder richtig hinterlegt werden.
Seite 13 C. Umfirmierung Vorgehensweise»Stammdaten Mandanten-Adressdaten«: Für Firma Register»Mandant«. Für Person mit Firma Register»Firma«. Name und/oder Ergänzung ändern.»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Programmdaten 1«. Arbeitgeber-Steuernummern im Feld»Steuernummer«ändern. Hinweismeldung mit <OK> bestätigen. Kontrollkästchen <Wechsel der Arbeitgeber-Steuernummer> anhaken. Meldung mit <Weiter> bestätigen. Alle Arbeitnehmer werden automatisch ab- und angemeldet. Nach der ELStAM-Meldung werden die gültigen ELStAM der Arbeitnehmer vom Finanzamt für die neue Arbeitgeber-Steuernummer zum Abruf bereitgestellt (2 bis 5 Tage). Rufen Sie diese ELStAM ab, und wenden Sie die ELStAM an.
Seite 14 4.3. Eintritt/Austritt rückwirkend ändern Änderungen und Stornierungen im Eintritts- oder Austrittsdatum nehmen Sie wie gewohnt vor. Im Info Nr. 1663 Eintritt/Austritt ändern oder stornieren sind sämtliche Fälle inkl. den Meldevorgängen für ELStAM beschrieben. Kulanzfrist für ELStAM-Anmeldungen: die letzten 6 Wochen vor dem heutigen Kalendertag. Für ELStAM-Abmeldungen (z. B. Austritt) gibt es keine Kulanzfrist (keine zeitliche Begrenzung). 1. ELStAM-Anmeldungen innerhalb der Kulanzfrist Das Finanzamt nimmt ELStAM-Meldungen für diesen Zeitraum an und stellt gültige ELStAM zum Abruf bereit. Beispiel Heutiger Tag: 10.08. Rückwirkender Eintritt: 01.07. Sie erhalten ELStAM für 01.07. 2. ELStAM-Anmeldungen vor der Kulanzfrist Diese Anmeldungen gelten als verspätet. Das Finanzamt nimmt diese ELStAM-Anmeldungen nicht für den Kalendertag des Meldegrunds an, sondern für den Tag der Sendung. Das Finanzamt stellt nur gültige ELStAM ab dem Kalendertag des Sendevorgangs. Beispiel Heutiger Tag: 10.08. Rückwirkender Eintritt: 01.06. Sie erhalten ELStAM für 10.08. (gültig für August) Weichen die erfassten Lohnsteuerabzugsmerkmale von dem ELStAM-Datensatz ab, muss ggf. manuell eine Nachberechnung für die Zeiträume durchgeführt werden, die vor dem Meldedatum liegen.»stammdaten I Personaldaten I Mitarbeiter öffnen I Schaltfläche <Nachberechnung Personaldaten>«
Seite 15 4.4. ELStAM-relevante Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer Falls der Arbeitnehmer zu Beginn des Arbeitsverhältnisses keine Identifikationsnummer vorlegt, kann er nicht für ELStAM angemeldet werden. Hinterlegen Sie bei diesen Arbeitnehmern die Lohnsteuermerkmale, die der Arbeitnehmer mitteilt. Geben Sie ihm drei Monate Zeit, um eine Identifikationsnummer zu beantragen. Unterscheiden Sie nach Ablauf der drei Monate folgende Fälle: Falls es sich um Unklarheiten der Finanzbehörde handelt, erhält der Arbeitnehmer eine Bescheinigung vom Finanzamt. Tragen Sie die Angaben in den Personaldaten im Register»Steuer«ein. Falls der Arbeitnehmer die Herausgabe der Identifikationsnummer verweigert, müssen Sie die Lohnsteuerklasse VI rückwirkend ab dem Eintritt hinterlegen. 4.5. Arbeitnehmer mit unrichtigen ELStAM In Einzelfällen sind abgerufenen ELStAM unrichtig. Die unrichtigen ELStAM müssen nicht angewendet werden, wenn der Arbeitnehmer eine Bescheinigung des Finanzamts vorlegt. Wenden Sie die unrichtigen ELStAM zunächst an. Setzen Sie in diesen Fällen in den Personaldaten im Register»Steuer«die Option <Besteuerungsmerkmale manuell>. Tragen Sie die Vorgaben aus der Bescheinigung ein. Achtung Die unrichtigen ELStAM müssen zunächst angewendet werden, da dies sonst beim Monatsabschluss automatisch gelesen wird. 4.6. Antrag auf Korrektur der ELStAM Die abgerufenen ELStAM müssen angewendet werden, auch wenn diese vermeintlich falsch sind. Zur Klärung und Änderung gehen Sie folgendermaßen vor»auswertungen Bescheinigungswesen Formulare ohne Assistent Antrag auf Korrektur der ELStAM«ausdrucken»Auswertungen Allgemeine Auswertungen aktueller Monat ELStAM Historie«ausdrucken. Händigen Sie beide Bescheinigungen dem Arbeitnehmer zusammen mit der Lohn-und Gehaltsabrechnung aus. Der Arbeitnehmer kann in der ELStAM Historie sehen, welche ELStAM von der Finanzverwaltung für ihn bereitgestellt wurden. Gegebenenfalls kann er den Antrag auf Korrektur ausfüllen und beim Finanzamt einreichen. Ist die bereits angewendete ELStAM tatsächlich falsch, so erhalten Sie natürlich von der Finanzverwaltung eine neue korrigierte ELStAM, und zwar mit einer rückwirkenden Gültigkeit. Folge dessen werden die Monate, die mit der falschen ELStAM abgerechnet wurden, automatisch von LOHN korrigiert.
Seite 16 4.7. Gewünschter Freibetrag Ein gewünschter Freibetrag (komplett oder anteilig) kann vom Arbeitsverhältnis beim Hauptarbeitgeber auf das Arbeitsverhältnis beim Nebenarbeitgeber übertragen werden. Beim Nebenarbeitgeber einzutragen:»personaldaten Register Steuer Gewünschter jährl. Freibetrag«. Dabei ist zu beachten: Bei der Beantragung eines»gewünschten Freibetrages«muss der Arbeitnehmer tatsächlich über einen verbescheideten Freibetrag von der Finanzverwaltung verfügen. Dieser wird grundsätzlich den ELStAM des Hauptarbeitgebers zugeordnet. Über das Feld»gewünschter Freibetrag«kann ein Teil oder auch der ganze Freibetrag auf das Nebenarbeitsverhältnis umverteilt werden. Bei der Bildung der ELStAM wird der beantragte Freibetrag für den Nebenarbeitgeber entsprechend berücksichtigt. Gleichzeitig erhält aber auch der Hauptarbeitgeber einen neuen ELStAM-Datensatz mit entsprechend reduziertem Freibetrag. Übersteigt der beantragte Freibetrag das Freibetragsvolumen des Arbeitnehmers, wird er von der Finanzverwaltung automatisch in den gebildeten ELStAM gekürzt. 4.8. Zweite Personalnummer (doppelte Identifikationsnummer) Für besondere Fälle sind Mitarbeiter auf einer neuen Personalnummer anzulegen. Um hierbei keine Arbeitnehmer mit identischer Identifikationsnummer zu führen, ist eine Verknüpfung dieser Arbeitnehmer über die Felder»Personalnr. neu«und»personalnr. alt«vorzunehmen. Achtung Dabei darf die neue Personalnummer nicht im aktuellen Monat der Änderung austreten. 1. In folgenden Fällen ist eine zweite Personalnummer anzulegen: Die Ausbildung endet während des laufenden Monats und der Auszubildende wird im laufenden Monat in Festanstellung übernommen (beachten Sie hierzu die Hilfe unter dem Suchbegriff» Vereinfachungsregelung«). Änderungen im Beschäftigungsverhältnis (z. B. der Beitragsgruppe) während eines laufenden Monats. Wiedereintritt eines Mitarbeiters im selben Monat, in dem das ursprüngliche Austrittsdatum liegt. Achtung: Dabei darf die neue Personalnummer nicht im aktuellen Monat der Änderung austreten. Beispiel 1. Beschäftigungszeitraum: 06. September bis 07. September 2. Beschäftigungszeitraum: 20. September bis 10. Oktober 2. Im folgenden Fall ist keine zweite Personalnummer anzulegen: Arbeitnehmer mit mehreren Austritten im selben Monat. Diese Fälle sind im ELStAM-Verfahren nicht vorgesehen. Geben Sie kein Austrittsdatum ein. Die Beschäftigung wird durchgehend geführt. Aufzeichnungen über einzelne Arbeitstage führen Sie gesondert zum Lohnkonto. Beispiel 1. Beschäftigungszeitraum: 06. September 07. September 2. Beschäftigungszeitraum: 13. September 14. September 3. Beschäftigungszeitraum: 20. September 21. September
Seite 17 4.9. Mandatsübergabe an Fremdsoftware (ELStAM) Wenn Sie ein Lohnmandat an eine Fremdsoftware abgeben, sind keine ELStAM-Meldungen in Ihrem Agenda-System notwendig. Das nachfolgende Abrechnungssystem erstellt eine ELStAM-Ummeldung auf deren Abrechnungssystem. Hinweis Für die Sozialversicherung ist eine Meldung mit Grund 36»Abmeldung wegen Systemwechsel«zu erstellen. Mehr dazu: Info Nr. 1673 Agenda LOHN: Daten auslesen (Systemwechsel). 4.10. Mandatsübergabe an anderes Agenda-System (ELStAM) Wenn Sie ein Mandat an ein anderes Agenda-System per Datensicherung übergeben, handelt sich nicht um einen Systemwechsel. Sie erstellen keine Meldungen für ELStAM in Ihrem Agenda-System. Achtung Im nachfolgenden Agenda-System ist eine ELStAM-Ummeldung zu erstellen (wegen Wechsel des 10 ELSTER-Zertifikats). Weisen Sie den Agenda-Nachfolger darauf hin (siehe Seite ).
Seite 18 4.11. E-Mails der Finanzverwaltung deaktivieren Der Datenübermittler erhält von der Finanzverwaltung eine E-Mail, sofern für ihn eine Änderung der ELStAM zum Abruf bereitsteht. In der E-Mail steht nur die Arbeitgeber-Steuernummer. Diese finden Sie in der Mandanten-Auswahl von Agenda LOHN in der Spalte»AG-Steuernummer«. Bei Bedarf ist es möglich, die Benachrichtigung zu deaktivieren: Hierzu bitte im privaten Bereich des ElsterOnline-Portals über»konto verwalten«zu»meine Einstellungen«navigieren. Den Haken beim Punkt»E-Mail-Benachrichtigung für Postfachnachrichten bezüglich Änderungslisten«entfernen (= deaktivieren) oder setzen (= aktivieren):
Seite 19 4.12. Häufige Begriffe ELStAM abmelden bzw. ELStAM-Abmeldung Eine Abmeldung entsteht: wenn ein Arbeitnehmer ein Austrittsdatum erhält. wenn ein Arbeitnehmer zur Abrechnung mit Pauschalversteuerung/steuerfrei wechselt. wegen Wegzug ins Ausland. ELStAM ummelden bzw. ELStAM-Ummeldung Eine Ummeldung ist nur notwendig, wenn sich das ELSTER-Zertifikat ändert. Das ist der Fall: wenn das ursprüngliche ELSTER-Zertifikat abgelaufen ist. bei einer Mandatsübernahme von einem anderen Agenda-Berater per Datensicherung. bei einer Mandatsübernahme aus einer Fremdsoftware. Siehe Seite 10. ELStAM ändern, stornieren bzw. korrigieren Falls die von Ihnen bei der Finanzverwaltung abgerufenen ELStAM nicht zutreffen, ist ein Antrag auf 15 Korrektur der ELStAM zu stellen, siehe Seite. 4.13. Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (keine ELStAM-Meldung) Änderung der persönlichen Verhältnisse Durch Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder Austritt ändern sich die persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Sie nehmen keine manuellen Eintragungen in den Personaldaten vor. Die Veränderungen werden von der Wohnsitzgemeinde automatisch an das Finanzamt gemeldet. Das Finanzamt stellt einen ELStAM-Datensatz zum Abruf bereit. Änderungen durch Antrag Änderung der Steuerklasse (z.b.von IV/IV auf III/V oder IV/IV mit Faktor),Eintragung eines Freibetrags usw. müssen beim Finanzamt beantragt werden. Sie nehmen keine manuellen Eintragungen in den Personaldaten vor. Werden die Änderungen auf Antrag gewährt, stellt das Finanzamt einen ELStAM-Datensatz zum Abruf bereit.
Seite 20 4.14. ELStAM-Verlauf ELStAM-Verlauf 1.»Stammdaten Personaldaten Mitarbeiter öffnen Register Steuer: Schaltfläche <ELStAM Verlauf anzeigen>«. Die von Ihnen gemeldeten Tatbestände (z. B. Eintritt): Jede ELStAM-Meldung aus Agenda muss eine ELStAM-Meldebestätigung zur Folge haben. ELStAM-Meldung und ELStAM-Meldebestätigung haben die gleiche Transferticketnummer (siehe Spalte»Transfer-Ticket«). Nutzen Sie die Spalte»Transfer-Ticket«, um die ELStAM-Meldung der richtigen ELStAM-Meldebestätigung zuzuordnen. 2. Von der Finanzverwaltung bereitgestellte ELStAM: Durch Änderung in den persönlichen Verhältnissen oder auf schriftlichen Antrag des Arbeitnehmers 19 (siehe Seite ) werden ELStAM-Listen von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt (Monatsliste oder Änderungsliste). 3. Spalte»Status Fehler«: Fehlerhafte Meldungen Die Fehler werden im unteren Bereich angezeigt. Der Fehlercode muss bereinigt werden: Nr. 1692 ELStAM Umgang mit Fehler- und Hinweiscodes. Nach Bearbeitung des Fehlers kann das Symbol auf den Status»bearbeitet«gesetzt werden: Rechtsklick das Symbol. <Fehler auf bearbeitet setzen>. 4. Spalte»Transfer-Ticket«: Für Anfragen an das Finanzamt nutzen Sie die Spalte»Transfer-Ticket«.
Seite 21 4.15. Eintrittsdatum und Austrittsdatum gleichzeitig eingeben Eintrittsdatum und Austrittsdatum gleichzeitig eingeben Falls eine Beschäftigung rückwirkend mit Eintritts- und Austrittsdatum angelegt wird, kommt es immer wieder zu Problemen bei der Finanzverwaltung. Hier wird unter Umständen die Abmeldung vor der Anmeldung verarbeitet und deshalb abgewiesen. Folgende Vorgehensweise ist zu empfehlen: 1. Arbeitnehmer mit Eintrittsdatum anlegen. 2.»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«anmeldung senden. 3. Mindestens einen Werktag vergehen lassen. 4. Austrittsdatum eingeben. 5.»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«abmeldung senden.
Seite 22 4.16. Firmenneugründung Arbeitgeber-Steuernummer noch nicht erteilt Firmenneugründung Arbeitgeber-Steuernummer noch nicht erteilt Der Antrag auf eine Steuernummer bei Firmenneugründung kann unter Umständen lange dauern. Wenn trotz fehlender Steuernummer die Lohnabrechnung erstellt werden muss, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Programmdaten 1«. Tragen Sie den Text»neu«ein. 2. Hinweismeldung ignorieren und <OK>. 3. Bei den abzurechnenden Arbeitnehmern die Lohnsteuerabzugsmerkmale manuell anlegen. 4. Sobald die Arbeitgeber-Steuernummer vorliegt, die Steuernummer eintragen:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Programmdaten 1«. 5. Anschließend melden Sie die Arbeitnehmer für ELStAM an:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. 6. Nach 2 bis 5 Tagen rufen Sie die ELStAM ab: Dabei werden die ELStAM in die Personaldaten importiert. Ggf. kommt es zu Nachberechnungen. 7. Die ELStAM erhalten Sie maximal für 6 Wochen rückliegend. Falls Sie abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale abgerechnet haben, ist ggf. eine Nachberechnung der Personaldaten erforderlich.
Seite 23 5. Wichtige Informationen Bei Neueinstieg in das Verfahren empfehlen wir Ihnen unser Online-Seminar ELStAM 2014 Ende der Übergangsfrist. Hier erläutert Ihnen der Referent die genaue Vorgehensweise bei Mandatsübernahme und Mandatsübergabe und auch die Vorgehensweisen beim Anmelden, Abrufen und Anwenden der ELStAM. Nähere Informationen zum Online-Seminar und zur Bestellung des Video-Links oder der DVD finden Sie unter»hilfe I Online-Seminare«. Nr. 1692 ELStAM Umgang mit Fehler- und Hinweiscodes Nr. 1695 ELStAM Ende der Übergangsfrist