Excel Microsoft 2013 Pivot-Tabellen (PivotTable) Grundlegendes Was sind Pivot-Tabellen (PivotTable)? Pivot-Tabellen (engl. pivot = Dreh- oder Angelpunkt) werden für zusammenfassende Auswertungen von Tabellen eingesetzt, wobei die Daten in der Ergebnistabelle beliebig angeordnet und gruppiert werden können. Weitere Möglichkeiten ergeben sich durch Filter und das Ein- und Ausblenden von Details. Grundregeln Die Originaldaten werden beim Arbeiten mit Pivot-Tabellen nicht verändert! Daher ist in Pivot-Tabellen auch keine Dateneingabe, -änderung möglich. Pivot-Tabellen werden nach Änderung der Originaldaten nicht automatisch aktualisiert, sondern per Befehl! Welche Daten sind für Pivot-Tabellen geeignet? Als Datenquelle kann neben Excel-Listen auch eine externe, z. B. Access-Datenbank verwendet werden. Eine Excel- Tabelle kann neben Text und Zahlen auch Formeln enthalten, diese werden von Pivot-Tabellen wie Werte behandelt. Folgende Vorgaben sollten beachtet werden: 1 Die erste Zeile muss eindeutige Spaltenüberschriften enthalten. Grundregeln 2 Spalten, die für die Auswertung benötigt werden, müssen jeweils Werte vom gleichen Typ enthalten z. B. Zahlen oder Datumswerte. 3 Die Tabelle sollte keine leeren Zeilen und/oder Spalten enthalten. Pivot-Tabelle erstellen Datenquelle festlegen Markieren Sie den auszuwertenden Tabellenbereich (einschließlich der Spaltenüberschriften). Bei zusammenhängenden Listen genügt es meist auch, wenn eine einzelne Zelle innerhalb der Liste markiert ist. Tabelle auswählen (Empfohlene PivotTables) Am einfachsten erstellen Sie eine Pivot-Tabelle per Auswahl aus einer Liste geeigneter Tabellen. Klicken Sie dazu im Register EINFÜGEN auf Empfohlene PivotTables. Excel schlägt auf der Basis der aktuellen Daten mehrere Tabellen vor. Markieren Sie in der Auswahlliste mit einem Klick die gewünschte Tabelle und klicken Sie zum Einfügen auf OK. Auswahlliste Markierter Vorschlag Vorschau Der Aufgabenbereich PivotTable-Felder Die Pivot-Tabelle wird in einem neuen Tabellenblatt eingefügt. Gleichzeitig erscheint am rechten Rand des Excel-Fensters der Aufgabenbereich PivotTable-Felder mit der Feldliste, bzw. allen Spaltenüberschriften der Datenquelle. Unterhalb der Feldliste befinden sich die Bereiche der Pivot-Tabelle mit den verwendeten Feldern (siehe nächste Seite). Aufgabenbereich und Feldliste Markierte Zelle Pivot-Tabelle Bereiche (verw. Felder) Hinweis: Falls keine der Tabellen Ihren Vorstellungen entspricht, so fügen Sie mit der Schaltfläche PivotTable eine leere Pivot-Tabelle ein und ordnen die Felder anschließend nach Belieben an (siehe nächste Seite, Felder anordnen ). Achtung: Der Aufgabenbereich ist nur sichtbar, wenn eine Zelle innerhalb der Pivot-Tabelle markiert ist. Sollte er trotzdem nicht verfügbar sein, so klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Pivot-Tabelle und auf Feldliste anzeigen. 2013 BILDNER Verlag GmbH - Passau Kopien - auch auszugsweise - nicht gestattet.
Felder anordnen, umstellen, gruppieren Die Bereiche einer Pivot-Tabelle Eine Pivot-Tabelle setzt sich aus den Bereichen FILTER, SPALTEN, ZEILEN und WERTE zusammen, wobei mit Ausnahme des Wertebereichs nicht alle Bereiche zwingend verwendet werden müssen. 1 Filter Feldschaltflächen 2 Spalten 3 Zeilen 4 Werte Filter (1) werden zum Filtern der gesamten Pivot-Tabelle eingesetzt. Die Zeilen- und Spaltenbeschriftungen (2 und 3) werden aus den Inhalten der Felder in den Bereichen ZEILEN und SPALTEN gebildet. Die dazugehörigen Feldschaltflächen können ebenfalls zum Filtern benutzt werden (siehe Mit Pivot-Tabellen arbeiten ). Bei der gleichzeitigen Verwendung von Zeilen und Spalten erhalten Sie eine Kreuztabelle, die Ergebnisse für Zeilen und Spalten ermittelt. Hinweis Felder anordnen Für Felder im Bereich WERTE (4) werden standardmäßig die Summen berechnet (Ausnahme: für Textinhalte ermittelt Excel die Anzahl). Ein Doppelklick auf ein Ergebnis im Wertebereich der Tabelle erzeugt einen sogenannten Drill-Down, d. h. alle dazugehörigen Einzelwerte werden aus der Datenquelle in ein gesondertes Tabellenblatt kopiert. Mehrere Zeilen- oder Spaltenfelder Die Anordnung der Felder erfolgt ausschließlich im Aufgabenbereich Pivot Table- Felder unterhalb der Feldliste. Um z. B. Zeilen und Spalten zu vertauschen, ziehen Sie einfach das Feld mit der Maus in einen anderen Bereich (siehe Beispiel links). Oder klicken Sie im Bereich auf das Feld und auf den Befehl Wechseln zu... Das Aussehen der Tabelle wird automatisch angepasst. Felder aus der Pivot-Tabelle entfernen Aktuell verwendete Felder sind in der Feldliste am aktivierten Kon trollkästchen zu erkennen und fett hervorgehoben. Zum Entfernen deaktivieren Sie das Kontrollkästchen oder ziehen einfach das Feld aus dem Bereich heraus. Weitere Felder hinzufügen Ziehen Sie das Feld aus der Feldliste mit der Maus nach unten in einen Bereich. Dies gilt auch, wenn Sie zunächst eine leere Pivot-Tabelle erstellt haben. Die Bereiche ZEILEN und SPALTEN können auch mehrere Felder enthalten. In diesem Fall werden die Feldelemente in der Pivot-Tabelle verschachtelt bzw. in Gruppen angeordnet. Die Reihenfolge in der Tabelle (von links nach rechts) richtet sich nach der Anordnung im dazugehörigen Bereich (von oben nach unten), siehe Beispiel unten. Details (Kunden) ausblenden Ergebnisse für mehrere Felder berechnen Details anzeigen und ausblenden Klicken Sie zum Ausblenden der Details einer Gruppe auf die Schaltfläche der Gruppe bzw. auf zum Einblenden der Details. Zum Aus- und Einblenden von Details der gesamten Spalte klicken Sie in der Tabelle in die betreffende Spalte und verwenden die Schaltflächen Feld erweitern bzw. reduzieren im PIVOT- TABLE-TOOLS Register ANALYSIEREN (Bild links). Teilergebnisse für Gruppen anzeigen Klicken Sie im Register PIVOTTABLE-TOOLS, ENTWURF auf Teilergebnisse und wählen Sie eine Position (oben oder unten) oder blenden Sie die Ergebnisse aus. Enthält der Bereich WERTE zwei oder mehr Felder, so werden in der Tabelle die Ergebnisse in Spalten nebeneinander angeordnet und automatisch mit Spaltenüberschriften versehen (siehe Beispiel unten). 2013 BILDNER Verlag GmbH - Passau Kopien - auch auszugsweise - nicht gestattet
Layout und Formatierung Am einfachsten formatieren Sie die gesamte Tabelle mit einer der Vorlagen im PIVOTTABLE-TOOLS Register ENT- WURF, Gruppe Pivot Table-Formate, die Schaltfläche Weitere öffnet den gesamten Katalog. Mit den Kontrollkästchen der Gruppe Optionen für PivotTable-Formate steuern Sie die Übernahme von Sonderformaten. Daneben können zur Formatierung auch alle bekannnten Zahlen- und Zellformate eingesetzt werden. Formatvorlagen für Tabelle Layout ändern Allgemeine Tabellenformate Anzeige der Ergebnisse Tabellenlayout Gliederungsformat Tabellenformat Beschriftungen ändern Standardmäßig enthalten die Feldschaltflächen der Zeilen und Spalten anstelle der Feldnamen nur den einfachen Text Zeilen- bzw. Spaltenbeschriftungen und auch die Überschriften im Wertebereich sind nicht immer aussagefähig. Zum Ändern markieren Sie in der Tabelle die Zelle und geben einfach die gewünschte Beschriftung ein (Bild links). Layout ändern Das Layout steuert ebenfalls die Beschriftung der Feldschaltflächen. Im standardmäßig verwendeten Kurzformat erhalten sie nur allgemeine Bezeichnungen, Gliederungs- und Tabellenformat verwenden dagegen die Feldnamen zur Beschriftung. Diese beiden Layouts teilen außerdem in gruppierten (verschachtelten) Tabellen die Felder in Spalten auf (Beispiele in den Abbildungen unten). Klicken Sie im PIVOTTABLE-TOOLS Register ENTWURF auf die Schaltfläche Berichtslayout und wählen Sie eines der drei Layouts. Tipp: Gruppierte Tabellen zeigen mit der Einstellung Alle Elementnamen für jedes Detail zusätzlich die Beschriftung des übergeordneten Elements an. Gesamtergebnisse anzeigen Klicken Sie im PIVOTTABLE-TOOLS Register ENTWURF auf Gesamt ergebnisse und aktivieren Sie nach Bedarf die Anzeige für Spalten und/oder Zeilen. Tabelle verschieben/löschen Klicken Sie im Register ENTWURF (PIVOTTABLE-TOOLS) auf Aktionen und auf die gewünschte Aktion. Tipp Spaltenbreite Pivot-Tabellen passen ihre Spaltenbreiten bei der Erstellung automatisch an den Inhalt an. Diese Breite lässt sich zwar schnell durch Ziehen mit der Maus ändern, wird jedoch nach Änderungen und Aktualisierung der Tabelle nicht beibehalten. Automatisches Anpassen der Spaltenbreite verhindern Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle und im Kontextmenü auf PivotTable-Optionen... Im Register Layout & Format können Sie im Abschnitt Format diese Einstellung deaktivieren. Pivot-Tabelle aktualisieren Achtung Aktualisieren Datenquelle neu definieren Nach Änderungen der zugrundeliegenden Datenquelle muss eine Pivot-Tabelle aktualisiert werden. Verwenden Sie dazu entweder den Befehl aus dem Kontextmenü oder klicken Sie im PIVOTTABLE-TOOLS Register ENTWURF auf Aktualisieren oder benutzen Sie die Tastenkombination Alt + F5. Tipp: Wenn gleich mehrere Pivot-Tabellen auf dieser Datenquelle basieren, dann klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche und auf Alle aktualisieren. Aktualisieren berücksichtigt ausschließlich Änderungen innerhalb des urspründlich festgelegten Datenbereichs, neu hinzugefügte Zeilen am Ende der Tabelle werden ignoriert. Dies gilt auch für neu hinzugekommene Spalten. In diesen Fällen muss der Datenbereich neu definiert werden: Klicken Sie dazu auf Datenquelle ändern (PIVOTTABLE-TOOLS, ENTWURF) und legen Sie den Bereich der Datenquelle neu fest. 2013 BILDNER Verlag GmbH - Passau Kopien - auch auszugsweise - nicht gestattet
Werteberechnung steuern Dialogfenster Wertfeldeinstellungen Standardmäßig fasst Excel die Inhalte von Feldern im Wertebereich mit der Funktion SUMME zusammen. Änderungen nehmen Sie entweder über die rechte Maustaste oder im Dialogfenster Wertfeldeinstellungen vor. Dialogfenster öffnen Klicken Sie im Aufgabenbereich PivotTable-Felder im Bereich WERTE auf das Feld und wählen Sie Wertfeldeinstellungen (Bild links). Oder klicken Sie in der Tabelle mit der rechten Maustaste in die Spalte und auf Werteldeinstellungen. 1 Name (Überschrift) 2 Funktion wählen 3 Als %-Anteil anzeigen 4 Zahlenformat festlegen Tipp Kontextmenü verwenden 1 Geben Sie an, welcher Name als Spaltenüberschrift angezeigt werden soll. 2 Wählen Sie eine Funktion zur Zusammenfassung der Daten. 3 Wenn anstelle der Zahlen Prozentanteile angezeigt werden sollen, dann klicken auf das Register Werte anzeigen als. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie eine Basis für die Berechnung (Bild links). 4 Zahlenformat festlegen. Auf diese Weise bleibt ein Zahlenformat auch nach Änderungen und Aktualisieren der Tabelle erhalten! Funktion zur Zusammenfassung ändern Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle des Wertebereichs bzw. der betreffenden Spalte. Zeigen Sie auf Werte zusammenfassen nach und klicken Sie auf die gewünschte Funktion. Prozentanteile anzeigen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle des Wertebereichs bzw. der betreffenden Spalte und zeigen auf Werte anzeigen als. Wählen Sie dann aus der Liste die gewünschte Basis. Das Ergebnis sehen Sie unten. Datumswerte und Zahlen gruppieren Datumswerte gruppieren Wenn die Datenquelle Datumswerte in Form von Einzelwerten enthält, als Zeilen oder Spalten aber Monate oder Jahre benötigt werden, dann lassen sich die Datumswerte in der Pivot-Tabelle entsprechend gruppieren. 1 Ziehen Sie das Datumsfeld in den Bereich Zeilen oder Spalten. 2 Klicken Sie in der Tabelle in diesen Bereich und im Register ANALYSIEREN auf Gruppenfeld, um das Fenster Gruppierung zu öffnen. 3 Markieren Sie per Mausklick alle benötigten Gruppierungen, z. B. Tage, Monate, Quartale und Jahre (Bild links). Gruppierung öffnen Datumsfeld Die gruppierten Datumswerte werden in die Tabelle eingefügt und als neue Felder zur Feldliste hinzugefügt. Sie sind damit auch in allen anderen Pivot-Tabellen verfügbar, die auf derselben Datenquelle basieren (siehe Beispiel unten). Auf die gleiche Weise gruppieren Sie auch Zahlen! Legen Sie Start- und Endwert, sowie ein Intervall (Nach) fest (Bild links). 2013 BILDNER Verlag GmbH - Passau Kopien - auch auszugsweise - nicht gestattet
Mit Pivot-Tabellen arbeiten Tabelle filtern und sortieren 1 Filter gesamte Tabelle 2 Spalten ausblenden 3 Zeilen ausblenden Mit Datenschnitten filtern Gesamte Tabelle filtern Ziehen Sie im Aufgabenbereich PivotTable-Felder das Feld in den Bereich FILTER (s. Bereiche). Klicken Sie in der Tabelle auf den Dropdown-Pfeil (1) und aktivieren Sie die gewünschte Auswahl. Für Mehrfachauswahl muss das Kontrollkästchen Mehrere Elemente auswählen aktiviert werden (Bild links). Zeilen und Spalten filtern Löschen von Spalten oder Zeilen ist in Pivot-Tabellen nicht möglich, statt dessen blenden Sie nicht benötigte Elemente aus. Ein Klick auf den Dropdown-Pfeil der Feldschaltfläche (2 oder 3) öffnet eine Liste, in der Sie Elemente deaktivieren können. Die Gesamtergebnisse werden entsprechend angepasst. Filterkriterien verwenden Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Feldschaltfläche (2 oder 3) und auf Beschriftungsfilter. Wählen Sie einen Filter und geben Sie Ihre Kriterien ein. Nach Werten (Gesamtergebnisse) filtern Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Feldschaltfläche und auf Wertefilter. Tipp: mit der Auswahl Top 10... kann die Anzeige schnell auf eine beliebige Anzahl der obersten oder untersten Elemente beschränkt werden. Filter entfernen Aktive Filter erkennen Sie am Aussehen der Dropdown-Schaltfläche. Zum Entfernen klicken Sie erneut auf die Schaltfläche und auf Filter löschen aus... Hinweis: Im Register ANALYSIEREN, Gruppe Anzeigen können die Feldschaltflächen mit der Schaltfläche Feldkopfzeilen aus- und eingeblendet werden. Pivot-Tabelle sortieren Die Dropdown-Pfeile der Feldschaltflächen dienen auch zur Sortierung nach Zeilen- und Spaltenbeschriftungen (siehe oben). Zur Sortierung nach Werten klicken Sie mit der rechten Maustaste in die betreffende Spalte und auf Sortieren oder verwenden die Sortierbefehle der Register START oder DATEN. Eine andere Möglichkeit zum Filtern sind Datenschnitte: Kleine Felder mit Schaltflächen, die beliebig im Tabellenblatt platziert werden können. Vorteile: Datenschnitte lassen sich per Touchscreen leicht bedienen, mehrere Filter können schnell kombiniert werden und die verwendeten Filterkriterien sind auf einen Blick sichtbar. Datenschnitt einfügen 1 Klicken Sie in die Pivot-Tabelle und anschließend im Register PIVOTTABLE- TOOLS - ANALYSIEREN auf Datenschnitt einfügen. 2 Wählen Sie alle Felder, die Sie als Filter verwenden möchten (Bild links). Datenschnitt verwenden Zum Filtern klicken Sie einfach im Datenschnitt auf eine Schaltfläche, aktive Filter sind farbig hervorgehoben (siehe Beispiel unten). Mehrere Schaltflächen aktivieren Sie durch Anklicken mit gleichzeitig gedrückter Strg-Taste. Datenschnitt entfernen Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Datenschnitt und auf... entfernen. Datenschnitte Aktive Filter Filter löschen Tipp Datumswerte mit Zeitachse filtern Zeitachsen werden wie Datenschnitte verwendet. Mit Ihnen lassen sich Datumswerte im Format TT.MM.JJJJ zu Zeiteinheiten zusammenfassen und zum Filtern einsetzen. Klicken Sie im Register ANALYSIEREN auf Zeitachse einfügen und wählen Sie ein Feld aus (es werden nur Datumswerte berücksichtigt). Zeiteinheit wählen Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Zeitachse auf den Dropdown-Pfeil. Filtern Klicken Sie auf einen Zeitraum, mehrere zusammenhängende Einheiten, z. B. Monate markieren Sie mit gedrückter Maustaste. Falls nicht alle Werte sichtbar sind, so verwenden Sie die Bildlaufleiste der Zeitachse. Microsoft and Excel are registered trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.
Felder und Elemente berechnen Ein weiteres Feld berechnen In einer Pivot-Tabelle können auch weitere Felder, z. B. Bonuspunkte anhand des Umsatzes berechnet werden. Berechnete Felder werden zur Feldliste hinzugefügt und sind automatisch auch in allen anderen Pivot-Tabellen verfügbar, die auf derselben Datenquelle beruhen. Die Originaltabelle bleibt unverändert. Markieren Sie eine beliebige Zelle der Pivot-Tabelle und klicken Sie im Register ANALYSIEREN, Gruppe Berechnungen auf Felder, Elemente und Gruppen. Wählen Sie Berechnetes Feld... 1 Geben Sie im Fenster Berechnetes Feld einfügen dem Feld einen Namen. 2 In der Formel werden Feldnamen benötigt. Geben Sie die Namen über die Tastatur ein oder benutzen Sie die Schaltfläche Feld einfügen, um einen markierten Feldnamen aus der Liste unterhalb in die Formel einzufügen. Achtung: die Formel muss mit dem Gleichheitszeichen = beginnen! 3 Klicken Sie zuletzt auf Hinzufügen und abschließend auf OK. Feldname 4 Das Feld wird zur Feldliste hinzugefügt und gleichzeitig in die aktuelle Pivot-Tabelle aufgenommen (Ergebnis im Bild unten rechts). Formel eingeben Verfügbare Felder Feld in Formel einfügen Das berechnete Feld Elemente eines Feldes berechnen Für Felder, die als Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen verwendet werden, können ebenfalls weitere Elemente berechnet werden. Beispiel: Sie vergleichen die Umsätze aus zwei Jahren (Jahre = Spaltenüberschriften) und möchten nun in einer weiteren Spalte die Differenz zwischen den beiden Jahren berechnen. Markieren Sie in der Pivot-Tabelle die Feldschaltfläche des Feldes, dem Sie ein Element hinzufügen möchten und klicken Sie im Register ANALYSIEREN auf Felder, Elemente und Gruppen. Wählen Sie Berechnetes Element... Achtung: Für Felder, die als Gruppe erstellt wurden z. B. gruppierte Datumswerte können keine Elemente berechnet werden! Name des Elements Geben Sie einen Namen ein. Zur Formeleingabe markieren Sie links das Feld, rechts erscheinen die dazugehörigen Feldelemente. Mit der Schaltfläche Element einfügen fügen Sie das markierte Element in die Formel ein. Formel Feld markieren Element markieren und in die Formel einfügen Bezüge auf Zellen in Pivot-Tabellen Achtung Häufig werden in Formeln Verweise auf einzelne Werte einer Pivot-Tabelle benötigt. Da sich mit einer Aktualisierung der Pivot-Tabelle auch die Position dieses Wertes ändern kann, sollte sichergestellt sein, dass der Bezug nicht auf die Zelladresse sondern auf den Wert der Tabelle verweist. Dazu verwendet Excel die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN. Diese Funktion wird automatisch anstelle eines Zellbezugs eingesetzt, wenn Sie während der Formeleingabe auf eine Zelle einer Pivot-Tabelle klicken. Nachteile: Dies funktioniert nur, wenn Sie auf eine einzelne Zelle klicken, nicht aber für Zellbereiche. Beim Kopieren der Formel werden diese Bezüge nicht automatisch angepasst. BILDNER Verlag GmbH Bahnhofstraße 8 94032 Passau www.bildner-verlag.de info@bildner-verlag.de 4,90 [D] 4,90 [A] Excel 2013 - Pivot-Tabellen Autorin: Inge Baumeister Das könnte Sie auch interessieren: Wo&Wie: Excel 2013 - Formeln und Funktionen ISBN: 978-3-8328-0073-4 Verlag, Herausgeber und Autoren können für Fehler und deren Folgen keine Haftung übernehmen.