Ablaufbeschreibung Merkblatt Mehrlager Stand: 16.11.2009 1
INHALT INHALT... 2 MEHRLAGER... 3 1.1 VORARBEITEN 3 1.2 DRUCK ZÄHLLISTEN 3 1.3 BESTAND EINFRIEREN 5 1.4 ERFASSUNG DER ZÄHLMENGE 7 1.5 DRUCK INVENTURLISTE (ERFASST) (OPTIONAL) 12 1.6 DRUCK INVENTURVERGLEICHSLISTE (OPTIONAL) 13 1.7 VERBUCHUNG INVENTUR 14 1.8 DRUCK LAGERWERT- LISTE INVENTUR 17 1.9 NACH DEM ABSCHLUSS EINER INVENTUR 17 2
MEHRLAGER 1.1 Vorarbeiten Vor der Durchführung der sollten die folgenden Vorarbeiten durchgeführt werden: Erstellung einer Datensicherung Bewegungskorrektur Mehrlager (bewegungsbezogene automatische Korrektur) (Dienste Systemarbeiten Bewegungskorrektur Mehrlager) 1.2 Druck Zähllisten Der Druck der Zähllisten kann unabhängig vom tatsächlichen Termin der erfolgen. Als Stichtag muss allerdings der tatsächliche Tag der eingegeben werden (siehe Punkt Bestand einfrieren). Der Ablauf ist hierbei folgender: Aufruf: Lager Zähllisten drucken Den Stichtag sowie die Filterung gemäß den Anforderungen einstellen Die Warengruppe falls benötigt auswählen Artikelnummer von / bis eingeben 3
Beim Druck der Zählliste gibt es nun die Möglichkeit, bereits eingefrorene Artikel erneut auf den Zähllisten auszugeben. Dabei werden nur zum Stichtag gehörende eingefrorene Artikel berücksichtigt. Hierzu wird das Häkchen gesetzt in der Checkbox eingefrorene Artikel erneut drucken. Vor dem Druck der Zählliste prüft das Programm automatisch, ob noch nicht abgeschlossene en vorliegen. Für jeden nicht abgeschlossenen stichtag, der vom aktuell eingegebenen Stichtag abweicht, erscheint eine Rückfrage, ob die alte zurückgesetzt werden soll: Wird die Rückfrage mit ja beantwortet, so wird die nicht abgeschlossene vollständig zurückgesetzt, und die darin befindlichen Artikel können in die neue zum aktuell eingegebenen Stichtag aufgenommen werden. Liste drucken die Vorschau hat keine Auswirkungen auf die, daher muss die Liste gedruckt werden. 4
Abfrage Artikel zur vormerken? mit Ja beantworten 1.3 Bestand einfrieren Aufruf: Lager Bestand einfrieren - Stichtag analog zum Druck der Zählliste erfassen Auf Grund der Tatsache, dass nicht für jeden Lagerort und Artikel der Bestand in einem extra Datenbankfeld gespeichert werden kann, erfolgt die Ermittlung der differenzen nicht anhand des Bestands im Artikelstamm, sondern anhand der Buchungen in der Tabelle BEW1 (Bewegungsdaten). Aus diesem Grund ist es auch zwingend notwendig, dass der stichtag mit dem tatsächlichen Tag der Zählung (oder dem Vortag) übereinstimmt. Für die Ermittlung der differenz ermittelt das Programm den theoretischen Lagerbestand pro Lagerort anhand aller Buchungen in der Bewegungstabelle, die vor 23 Uhr 59 am stichtag verbucht wurden. Aus diesem Grund ist es kein Problem, wenn Lagerbuchungen durchgeführt werden, obwohl die noch nicht verbucht wurde. Allerdings ist hierbei zu berücksichtigen, dass alle Buchungen, die noch am stichtag vorgenommen werden, auch beim bestand noch berücksichtigt werden müssen. Ist dies nicht erwünscht, muss der stichtag auf den Tag vor der gesetzt werden. Durch die Differenzermittlung anhand der Buchungen ist es nicht zwingend notwendig, dass erst am Tag der eingefroren wird. Voraussetzung für 5
ein früheres Einfrieren ist allerdings, dass die EK-Preisfelder zu diesem Zeitpunkt bereits die für die relevanten Werte enthalten. Es werden nur die Artikel berücksichtigt, die mit dem gleichen datum bereits beim Druck der Zählliste vorgemerkt wurden. Zur Sicherheit empfiehlt es sich, nach dem Einfrieren eine Datensicherung durchzuführen. 6
1.4 Erfassung der Zählmenge Aufruf: Lager Zähllisten erfassen stichtag analog zum Druck der Zählliste erfassen Belegnummer erfassen (freie Vergabe möglich, in der Regel jedoch mindestens eine Belegnummer pro Lagerort) Nach der Belegauswahl wird folgende Maske geöffnet: Zusätzlich zu Stichtag und Belegnummer wird auf der Maske ein Feld Lager angezeigt. Hierüber kann eine Vorbelegung des Lagerortes für das Einlesen der Artikel getroffen werden. Wird hier kein Lagerort ausgewählt, so wird beim Ein- 7
lesen des Artikels automatisch der im Artikelstamm hinterlegte Lagerort verwendet. Grundsätzlich werden bei der Verbuchung der nur die Artikel und Lagerorte berücksichtigt, die auch in der Zählliste erfasst wurden. Wird kein Bestand zu einem Artikel oder Lagerort erfasst, wird auch keine Buchung durchgeführt. Hierdurch besteht die Möglichkeit, nur eine auf bestimmte Lagerorte durchzuführen, ohne dass alle Lagerorte gezählt werden müssen. Um zu vermeiden, dass Bestände auf Lagerorten stehen bleiben, obwohl bei der nichts gezählt wurde, sollte man pro Lagerort, der bei der berücksichtigt werden soll, die Artikel einlesen lassen. Das Programm erstellt hierdurch automatisch für die eingegebenen bzw. eingelesenen Lagerorte eine Buchung für alle eingefrorenen Artikel. Über das Extras-Menü können durch den Menüeintrag alle Lagerorte einlesen automatisch für alle eingefrorenen Artikel alle Lagerorte in den aktuellen beleg eingelesen werden. Anschließend erscheint eine Rückfrage: Um einen Lagerort einzulesen, für den noch keine Buchung erfolgt ist, erstellt man zunächst für einen beliebigen Artikel einen satz mit der Menge 0. Es ist kein Problem, wenn ein Artikel mehrfach auf einem Beleg eingegeben wurde. Für die Verbuchung wird grundsätzlich die Summe pro Artikel und Lagerort ermittelt. Über den Button Artikel einlesen wird die Maske zum Einlesen der Artikel geöffnet, in der weitere Filter gesetzt werden können: 8
Mit OK werden die zum ausgewählten Stichtag in befindlichen (und ggf. entsprechend gefilterten) Artikel in die Zählliste eingelesen. Nun kann pro Artikel die tatsächlich gezählte Menge eingetragen werden. 9
Bei Artikeln, die Seriennummern besitzen, ist die Menge zunächst mit 0 vorbelegt. Die Seriennummer muss in dem Eingabefeld Serien-/Chargennr. eingetragen und mit Enter bestätigt werden, dadurch wird die Menge für diese Seriennummer auf 1 gesetzt und der gleiche Artikel nochmals angelegt, zur Eingabe der nächsten Seriennummer. Nach Eingabe der letzten Seriennummer eines Artikels kann der nochmals angelegte Satz mit Escape entfernt werden. Über den Button Auswahl kann für Serien- oder Chargennummernartikel die Maske Seriennummern- oder Chargenauswahl geöffnet werden, in der sämtliche aufgrund der Lagerbewegungen vorhandenen Serien- bzw. Chargennummern aufgelistet sind. In dieser Maske können die entsprechenden Serien- bzw. Chargennummern jeweils markiert und bei Chargen noch die Menge pro Charge in der Spalte Menge eingegeben werden. Mit OK werden nach Rückfrage die entsprechenden sätze angelegt. Wurde auf der Erfassungsmaske das Feld Lager belegt, so erscheint noch eine Rückfrage nach dem zu einzulesenden Lagerort, falls die ausgewählte Seriennummer bzw. Charge momentan auf einem anderen Lagerort gebucht ist. Achtung: bei der einzelner Lagerorte muss beachtet werden, dass sobald ein Artikel auf einem Lagerort eingelesen wurde, alle Seriennummern bzw. Chargen dieses Lagerortes gezählt werden müssen und kein weiterer Lagerort eingelesen werden darf. Dies bedeutet, dass, wenn ein Lagerort für einen Artikel eingelesen wurde und nicht alle laut System auf diesem Lagerort gebuchten Seriennummern / Chargen in den belegen erfasst wurden, diese durch die automatisch ausgebucht werden. Bei nicht serien- oder chargennummernfähigen Artikeln muss hierzu ein datensatz auf das entsprechende Lager mit der Menge 0 (wird automatisch beim Einlesen angelegt) vorhanden sein. 10
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1.5 Druck liste (erfasst) (optional) Aufruf: Lager liste (erfasst) Den Stichtag eintragen Artikelnummer von/ bis eintragen bei leeren Eingabefeldern werden alle Artikel gedruckt Lager von/ bis auswählen Beleg von/ bis auswählen Einen Filter eingeben falls erwünscht Liste drucken Diese Liste dient zur Übersicht auf Papier, welche Artikel mit welcher Menge auf welchen belegen erfasst wurden. Sie hat keine Auswirkungen auf die Verbuchung der und ist daher ein reines Kontrollinstrument. 12
1.6 Druck vergleichsliste (optional) Aufruf: Lager -Vergleichsliste Den Stichtag eintragen Artikelnummer von/ bis eintragen bei leeren Eingabefeldern werden alle Artikel gedruckt Lager von/ bis auswählen Einen Filter eingeben falls erwünscht Liste drucken Differenzen überprüfen Außer der Standardliste Artikel gesamt können aus dem Vorlagenverzeichnis noch die folgenden Listen importiert werden: Artikel je Lager (mit Seriennummer) Lager je Artikel Diese Liste dient dazu, die Differenzen zwischen gezählten Werten und den Stichtagsbeständen im System aufzuzeigen. Sie beantworten die Fragestellung was würde nach momentanem Erfassungsstand anhand der belege verbucht? 13
1.7 Verbuchung Die Maske Zähllisten erfassen muss während der Verbuchung geschlossen sein. Eine Datensicherung erstellen Aufruf: Lager differenzen stichtag analog zum Druck der Zählliste erfassen Die zu verbuchenden Differenzsätze einzeln markieren oder Schaltfläche alle markieren wählen Schaltfläche Buchmengen ermitteln drücken 14
Schaltfläche Differenzmengen verbuchen drücken und Rückfrage mit Ja beantworten Das System meldet im Anschluss, dass die Differenzmengen verbucht wurden: Je nachdem, ob mit der Verbuchung der Differenzmengen auch tatsächlich alle Differenzen verbucht wurden, ändert sich die Rückmeldung beim Schließen der Differenzbuchungsmaske. Hinweis! Generell ist die Rückfrage beim Schließen der Differenzbuchungsmaske erst dann mit Ja zu beantworten, wenn die abgeschlossen werden soll. Wenn eine über mehrere Tage erfasst wird, muss die Rückfrage daher so lange mit Nein beantwortet werden, bis tatsächlich alle Zählbelege erfasst wurden und die ggf. gefundenen Differenzen verbucht wurden. a) Keine Differenzen mehr vorhanden: Beantworten sie die Rückfrage mit Ja, sofern die mit der zuletzt durchgeführten Differenzbuchung abgeschlossen ist. Mit der Antwort Nein, bleibt die noch offen und es können ggf. neue Zählbelege erfasst bzw. vorhandene korrigiert und im Anschluss eine erneute Differenzbuchung vorgenommen werden. 15
b) Es sind noch Differenzen vorhanden: Beantworten sie diese Rückfrage nur dann mit Ja, wenn sie die abschließen wollen, ohne die noch offenen Differenzbuchungen vorzunehmen. Wenn mit Nein geantwortet wird, bleibt die offen und die Differenzbuchungen können zu einem späteren Zeitpunkt noch nachgeholt werden. 16
1.8 Druck Lagerwert- Liste Aufruf: Lager liste (erfasst) Standardmäßig ist hier nur die liste Beleg Lager Artikel vorhanden. Für die Lagerwert- Liste ist aus dem Vorlagenverzeichnis zusätzlich die Liste mit der Listennummer INVE0001.* zu importieren. Stichtag eingeben Artikel von / bis eintragen Lager von / bis eintragen Beleg von / bis eintragen Liste drucken (Liste kann solange gedruckt werden, bis für die nächste der bestand auf 0 gesetzt oder der Bestand eingefroren wurde.) 1.9 Nach dem Abschluss einer Grundsätzlich sollte nach dem Abschluss einer genau wie nach dem Einfrieren der Bestände (siehe 1.1 Vorarbeiten ) eine Datensicherung vorgenommen werden, bevor wieder normal weitergearbeitet wird. 17
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