Department für Finanzen E007 Argentinierstraße 8, 1040 Wien www.tuwien.ac.at/finanzen DVR-Nr. 0005886 Dokumentation zur Benutzung der ESS SAP Berichte
Inhalt 1. Die Darstellung verschiedener Spalten... 3 2. Das Setzen eines Filters (allgemein)... 10 2.1. Eine bestimmte Kostenstelle auswählen... 13 2.2. Filtern nach Ländern... 17 2.3. Filtern nach dem Reiseantragsstatus... 22 2.4. Filtern nach dem Abrechnungsstatus... 24 3. Detailinformationen einer bestimmten Reise einsehen... 26 4. Auswertungen in Excel exportieren... 28 5. Abfrageeingaben als Variante sichern... 32
1. Die Darstellung verschiedener Spalten Gleich nach dem erfolgreichen Login erscheint auf der linken Seite Ihres Bildschirms eine Spalte, die den Punkt Auswertungen enthält. Klicken Sie bitte auf den Punkt Auswertungen.
Sekretariatsuser und Institutsuser können die Berichte mit einem Klick auf den Punkt Reiserahmendaten/Reisenummern in ihrem Reisemanager aufrufen.
Vor Ihnen öffnet sich nun eine Eingabemaske, in welcher Sie durch verschiedene Reiter (Personaldaten, Rahmendaten, Status, Summen)springen können, um in den jeweiligen Feldern verschiedene Parameter einzugeben. Abhängig von Ihren Eingaben werden Ihnen unterschiedliche Ergebnisse angezeigt, alternativ können Sie auch alle Felder leer lassen. Um zum nächsten Fenster fortzuschreiten klicken Sie bitte auf Ausführen.
Sie erhalten nun eine Liste aller Reisen geordnet nach MitarbeiterInnen ausgeben, die Anzeige variiert jedoch je nachdem welche Auswahlparameter Sie zuvor eingegeben haben. In unserem Beispiel haben wir alle Felder leer gelassen. Um Ihre Ergebnisse weiter zu verarbeiten, oder die Ansicht anzupassen klicken Sie bitte auf den Button Weitere.
Im nun erscheinenden Menü wählen Sie bitte Layout ändern.
Ein weiteres Fenster erscheint. In der linken Spalte sehen Sie alle in der Auswertung angezeigten Spalten, in der rechten sehen Sie weitere anzeigbare Spalten. Durch Klick auf die beiden Pfeile in der Mitte können Sie auswählen, welche Informationen in der Auswertung dargestellt werden sollen. Mit einem Klick auf das Diskettensymbol können Sie ihre Konfiguration für zukünftige Auswertungen Speichern, mit einem Klick auf den grünen Haken bestätigen Sie ihre Eingabe, und kehren zum Ursprungsfenster zurück.
In unserem Beispiel haben wir erfolgreich die Spalte Erstattung hinzugefügt, welche uns den Erstattungsbetrag in Euro pro Reise, und in Summe je MitarbeiterIn darstellt.
2. Das Setzen eines Filters (allgemein) Mit der Hilfe von Filtern können Sie die angezeigten Informationen innerhalb einer Spalte weiter eingrenzen. Markieren Sie hierzu die gewünschte Spalte mit einem Klick auf die Kopfzeile (in unserem Fall Nachname_Vorname). Die Spalte ist nun orange hervorgehoben. Anschließend klicken Sie auf den Button Filter setzen.
Abhängig davon welche Spalte Sie markiert haben erscheint nun ein Fenster, welches Ihnen erlaubt die Auswahl durch Eingabe von Parametern einzugrenzen. Hierzu können Sie entweder die Parameter (in unserem Fall Vorname und Nachname) in die Felder eintragen, oder durch einen Klick auf das weiße Kästchen neben dem Eingabefeld eine Liste möglicher Parameter erhalten. Mit einem Klick auf den grünen Haken bestätigen Sie Ihre Eingabe.
Gemäß Ihrer zuvor getroffenen Auswahl verändert sich die dargestellte Information nun. In unserem Beispiel haben wir die Anzeige auf die Reisen des User_11 beschränkt.
2.1. Eine bestimmte Kostenstelle auswählen Um nach einer bestimmten Kostenstelle auszuwerten geben Sie sie in der Abfragemaske ein, oder klicken Sie auf das kleine weiße Kästchen neben dem Eingabefeld.
Nun erscheint eine Liste aller Kostenstellen der TU Wien (Buchungskreis TUW 1). Sie können zwar jede beliebige Kostenstelle auswählen, aber nur eine Auswertung jener zu deren Einsicht Sie berechtigt sind wird ihnen angezeigt. In diesem Beispiel wählen wir die Kosten stelle 710000 aus und bestätigen mit einem Klick auf das grüne Häkchen.
Die Kostenstelle ist nun eingegeben, mit einem Klick auf Ausführen wird er Abruf gestartet.
Als Ergebnis erhalten wir alle Reisen der Kostenstelle 710000, für die die notwendige Berechtigung zur Darstellung vorhanden ist.
2.2. Filtern nach Ländern Um nach einzelnen Ländern zu filtern markieren Sie bitte die Spalte Lnd mit einem Klick und klicken anschließend auf Filter setzen.
Im nun erscheinenden neuen Fenster können Sie durch Eingabe des Landeskürzels bestimmte Länder auswählen. Sie können einzelne Länder (in von und bis dasselbe Kürzel eintragen) oder eine ganze Bandbreite von Ländern (in von und bis unterschiedliche Kürzel eintragen) auswählen. Für eine erleichterte Auswahl der Landecodes klicken Sie bitte wie gewohnt auf das kleine weiße Kästchen neben dem Eingabefeld. Mit einem Klick auf Klick auf das grüne Häkchen bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Möchten Sie anstatt bestimmte Länder anzuzeigen nur bestimmte Länder ausschließen ist die Eingabe etwas komplexer. Klicken Sie bitte zunächst auf den gelben Pfeil um zur Detaileingabe zu gelangen.
Im nun erscheinenden Fenster gehen Sie auf den Reiter Einzelwerte ausschließen und tragen jene Ländercodes ein, die Sie nicht angezeigt bekommen möchten. Mit einem Klick auf das grüne Häkchen (mit Uhr) bestätigen Sie Ihre Auswahl. ESS trägt die Ausschlussländer automatisch im Fenster davor ein, mit einem Klick auf das grüne Häkchen bestätigen Sie auch in diesem Fenster wieder Ihre Auswahl.
War das setzen des Filters erfolgreich, müsste sich nun die Darstellung entsprechend geändert haben. In unserem Beispiel haben wir die Abfrage auf Reisen außerhalb Österreichs beschränkt, da bisher keine stattfanden ist die Darstellung leer.
2.3. Filtern nach dem Reiseantragsstatus Um Reisen nach dem Abrechnungsstatus zu filtern markieren Sie bitte die Spalte An/Re mit einem Klick und klicken anschließend auf Filter setzen. Eventuell müssen Sie die Spalte Kennzeichen Antrag/Reise vorher zunächst einblenden lassen, wie Sie Spalten darstellen lassen können wird in Punkt 1 dieser Dokumentation beschrieben.
Im nun erscheinenden neuen Fenster können Sie durch Eingabe der Zahlen 1 bis 6 verschiedene Antragszustände auswählen. Die Zahlen stehen für: 1 Antrag erfaßt: Der Reiseantrag wurde erfasst 2 Antrag genehmigt: Der Reiseantrag wurde erfolgreich genehmigt 3 Reise erfolgt: Die Dienstreise wurde durchgeführt 4 Reise genehmigt: Die Reisekostenabrechnung wurde genehmigt 5 Antrag wartet auf Unterlagen: Der Reiseantrag wartet auf Unterlagen 6 Reise wartet auf Unterlagen: Die Reisekostenabrechnung wartet auf Unterlagen Sie können einzelne Antragszustände (in von und bis dieselbe Zahl eintragen) oder eine ganze Bandbreite von Antragszuständen (in von und bis unterschiedliche Zahlen eintragen) auswählen. Für eine erleichterte Auswahl der Antragszustände klicken Sie bitte wie gewohnt auf das kleine weiße Kästchen neben dem Eingabefeld. In der Detailauswahl (gelber Pfeil) können Sie natürlich auch bestimmte Werte ausschließen. Mit einem Klick auf Klick auf das grüne Häkchen bestätigen Sie Ihre Auswahl.
2.4. Filtern nach dem Abrechnungsstatus Um Reisen nach dem Abrechnungsstatus zu filtern markieren Sie bitte die Spalte Abr. mit einem Klick und klicken anschließend auf Filter setzen. Eventuell müssen Sie die Spalte Abrechnungsstatus vorher zunächst einblenden lassen, wie Sie Spalten darstellen lassen können wird in Punkt 1 dieser Dokumentation beschrieben.
Im nun erscheinenden neuen Fenster können Sie durch Eingabe der Zahlen 0 bis 3 verschiedene Abrechnungszustände auswählen. Die Zahlen stehen für: 0 offen: Es wurde noch keine Reiseabrechnung angelegt bzw. eine angelegte noch nicht genehmigt 1 abzurechnen: Die Reiseabrechnung wurde genehmigt und kann abgerechnet werden 2 abgerechnet: Die Reise wurde abgerechnet und ausbezahlt 3 storniert: Die Reiseabrechnung wurde storniert Sie können einzelne Abrechnungszustände (in von und bis dieselbe Zahl eintragen) oder eine ganze Bandbreite von Abrechnungszuständen (in von und bis unterschiedliche Zahlen eintragen) auswählen. Für eine erleichterte Auswahl der Abrechnungszustände klicken Sie bitte wie gewohnt auf das kleine weiße Kästchen neben dem Eingabefeld. In der Detailauswahl (gelber Pfeil) können Sie natürlich auch bestimmte Werte ausschließen. Mit einem Klick auf Klick auf das grüne Häkchen bestätigen Sie Ihre Auswahl.
3. Detailinformationen einer bestimmten Reise einsehen Wenn Sie mehr Informationen zu einer ganz bestimmten Reise einsehen möchten, klicken Sie bitte zunächst auf die entsprechende Reisenummer (blaues Kästchen), und im dann erscheinenden Fenster auf den Button Reise
Sie befinden sich nun in der Detailansicht der jeweiligen Reise. Hier stehen Ihnen alle nur erdenklichen Informationen der Reise zur Verfügung, von den verrechneten Belegen, bis hin zu den durchgeführten Genehmigungsschritten. Durch klicken auf die einzelnen Reiter (Belege, Weitere Ziele, Wegstrecken, etc.) können Sie die gewünschten Informationen abrufen.
4. Auswertungen in Excel exportieren Wie auch in allen anderen SAP Auswertungen können Sie natürlich auch in dieser Ihre Ergebnisse in eine xls-dateiexportieren, um sie anschließend in Excel oder anderen Programmen weiterzuverarbeiten. Klicken Sie hierzu bitte zunächst auf den Button Weitere und in der nun erscheinenden Liste auf den Eintrag Druckvorschau
Die Anzeige wurde auf den Export vorbereitet, und sieht jetzt ein wenig anders aus. Um fortzufahren klicken Sie bitte erneut auf den Button Weitere, und in der nun erscheinenden (geänderten) Liste auf den Eintrag Tabellenkalkulation.
Das System bietet Ihnen nun eine Reihe von Dateiformaten zum Export an (Excel, StarOffice/OpenOffice, XML). Wählen Sie bitte das gewünschte Format aus und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf den grünen Haken.
Abschließend wählen Sie nur noch den gewünschten Speicherort und die Bezeichnung der Dateien und bestätigen mit einem Klick auf Speichern.
5. Abfrageeingaben als Variante sichern Um nicht bei jeder Abfrage erneut alle gewünschten Parameter eingeben zu müssen haben Sie die Möglichkeit Ihre durchgeführten Eingaben als Variante zu sichern. Um eine Variante zu sichern geben Sie zunächst die Parameter ein, die Sie sichern möchten (in unserem Fall eine Abfrage aller Inlandsreisen), und klicken anschließend auf den Button Als Variante sichern.
Geben Sie anschließend einen Variantennamen ein, und eine Kurzbeschreibung in das Feld Bedeutung. Mit einem Klick auf Sichern wird Ihre Variante gespeichert, und steht Ihnen zukünftig unter dem Button Variante holen zur Verfügung.