Workshop Projektmanagement für IPID-Projekte Visionen entwickeln Methoden anwenden Ziele erreichen Dr. Simon Golin Konferenz International Promovieren in Deutschland Wege zu einer zukunftsorientierten Doktorandenausbildung 14. Oktober 2011, dbb forum berlin Deutscher Akademischer Austauschdienst [DAAD], Bonn Ein Workshop im Rahmen von SCIENCE PLUS
A g e n d a 1 2 3 4 Intro Basics Tools Ausblick 2
Take-home-Messages Projektmanagement für IPID-Projekte Projektmanagement ist Arbeit! Systematisches statt spontanes Vorgehen notwendig Ziele definieren Zeit in Vorbereitung und Projektstart investieren Binden Sie Ratgeber ein: Z.B. Peers und erfahrenere Kollegen Nutzen Sie bewährte Tools, die sich erlernen lassen Eine Promotionsprogramm ist auch ein Projekt. 3
Vorstellungsrunde Die Teilnehmer des Workshops Wer bin ich?????????? 4
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Was ist ein Projekt? Einige Merkmale Projekt = Sachlich & zeitlich begrenztes Vorhaben Komplexität Neuartigkeit Kennzeichen Zusammenwirken mehrerer Personen, oft abteilungsübergreifend Abgegrenztes Projektbudget Nicht alles ist ein Projekt, was so heißt! Unterscheidung Linienaufgaben & Stabsaufgaben! 6
Meilensteine Definition & Funktionen Meilenstein = Markierung für Etappen oder wichtige Ereignisse auf dem Weg des Projekts Funktionen Projektarbeit strukturieren Orientierungspunkte für Beteiligte Meilensteine ergeben sich in der Regel direkt aus der Abfolge der einzelnen Projektphasen. 7
Zielsetzung Warum sind Ziele so wichtig? Ohne Ziele keine Prioritäten Entscheidungsprozesse werden einfacher. Klare Ziele helfen! Konzentration auf das Wesentliche Zeitvergeudung mit Unwichtigem wird vermieden. Nein-Sagen wird möglich. -Die Richtung -[Orientierung] Ziele: Zwei wichtige Komponenten Der nächste Schritt 8
Der Zielsetzungsprozess Von der Definition bis zum Controlling Permanenter Zielsetzungsprozess nach Descartes [1637] Ziele definieren: Schriftlich! 4 Controlling: Zielerreichung kontrollieren 1 Zielsetzung 3 Maßnahmen planen: Schriftlich! 2 Umsetzung: Aktivitäten realisieren Salami-Taktik Teilaufgaben definieren Teilaufgaben ordnen: Nach Prioritäten und nach Terminen 9
Aufgaben der Projektleitung Was gehört alles dazu? Projektentwicklung: Konzeptionen & Projektplanungen >Steuerung [mehr!] und Umsetzung [weniger!]: Genau trennen! Personalauswahl/Personalführung/ Koordinieren/Delegieren/Schulung Schnittstellenmanagement: Information/Besprechungsmanagement Networking/Kooperation Konfliktmanagement >Ressourcenplanung/Controlling/ >Permanente Adjustierung Ergebnispräsentation/ Evaluierung/Nachfolgeprojekte Zwischenpräsentationen [Erzeugung von sichtbaren Zwischenprodukten!] Qualitätsmanagement: Strukturen/Prozesse/Ergebnisse Nicht nur Instrumente, sondern auch Kultur! 10
Ganzheitliches Projektmanagement Erfolgsfaktoren & Zielfaktoren Erfolgsfaktoren Zielfaktoren Sach-/Fachebene Infrastruktur >Psychosoziale Ebene Qualität Termine Kosten >Persönliche Ebene 11
Die vier Phasen des Projektmanagements Der Verlauf in der Übersicht 1. Konzeptphase 2. Planungsphase 3. Umsetzungsphase 4. Auswertungs- & Nachbereitungsphase 12
Die vier Phasen des Projektmanagements Der Verlauf in der Übersicht 1. Konzeptphase Ideenfindung/Meinungsbildung I > Einzelgespräche und Sitzungen > Klärung und Festlegung von Zweck und Zielen des Projekts > Einschätzung der Komplexität Projektkonzept > Projektsteckbrief: Problem- und Situationsanalyse/Zweck und Ziele/ Handlungsvorschläge/Erwarteter Nutzen oder Gewinn/ Die andere Seite : Schwierigkeiten/Restriktionen/Alternativen > Vorläufiger Projektplan Zeitplan/Personalplan/Finanzplan/Nächste Schritte 13
Die vier Phasen des Projektmanagements Der Verlauf in der Übersicht 2. Planungsphase Ideenfindung/Meinungsbildung II Projektplan > Aufgabenplan Definition und Feingliederung der Hauptaufgaben > Detaillierter Zeitplan Festlegung der Projektphasen und der Aufgaben für jede Projektphase/ Definition von Meilensteinen/Festlegung von Verantwortlichkeiten/Kontingenzen einplanen > Detaillierter Ressourcenplan Personal, Finanzen, Infrastruktur etc. Projektmappe mit den wichtigsten Unterlagen > Projektkonzept & Projektplan [siehe oben] 14
Die vier Phasen des Projektmanagements Der Verlauf in der Übersicht 3. Umsetzungsphase Umsetzung > Projekt durchführen > Begleitende Presse- & Öffentlichkeitarbeit Controlling Projektmappe weiterführen Projektergebnisse festhalten 15
Die vier Phasen des Projektmanagements Der Verlauf in der Übersicht 4. Auswertungsund Nachbereitungsphase Auswertung > Quantitativ > Qualitativ > Auch Presse- und Öffentlichkeitsarbeit auswerten Projektabschlussbericht Nachbereitung > Publikationen erstellen > Alumni-Arbeit Eventuell Nachfolgeprojekte 16
Erfahrungen aus der Praxis Einige Tipps zum Projektmanagement Visualisierung Transparenz für sich selbst & andere >Kontingenzen einplanen >Öffentlichkeit ist positiv. >Ein genehmigter Projektantrag stellt noch keinen verbindlichen Projektauftrag dar! 17
Projektstart Was ist im Vorfeld zu tun? Förderer finden Projektlenkungsausschuss [Steering Committee] schaffen Projektteam bilden & einstimmen Ideen & Konzepte entwickeln Ziele finden & vereinbaren Projekt-Kick-off-Meeting 18
Projektende Woran ist vorab zu denken? Kennzeichen: Torschlusshektik & Shopping-Fever [Man bringt mehr nach Hause, als auf dem Einkaufszettel stand.] Von Anfang an schon an das Ende denken: Ergebnispräsentation/Projektabschlussbericht/ Erfolgsdokumentation/Evaluierung/Nachfolgeprojekte 2/3-Technik: Sobald das Projekt zu 2/3 fertig ist, Schluss machen! Abnahme/Übergabe der Projektergebnisse Projekt-PR Schlussritual: Feier, Rede Alles, was nicht mehr machbar war, als Nachfolgeprojekt verkaufen. 19
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Projektstrukturplan Ein einfaches Planungsinstrument Was ist ein Projektstrukturplan [PSP]? Systematische und vollständige Erfassung aller Aktivitäten [Die Reihenfolge der Umsetzung ist dabei nebensächlich.] Was nützt ein PSP? Reduziert Komplexität Zeigt, ob nichts vergessen wurde Fördert Teamentwicklungsprozesse Bildet Planungsgrundlage für Aufwand, Kosten, Termine etc. Vereinfacht Präsentationen 21
Projektstrukturplan So sieht er aus Alles auf ein Blatt! 2 Spalten notwendig Aaa Bbb Ccc Ddd Eee Mix Tipp: 3 7 Themencluster + 1 Mix-Cluster 22
Das Organigramm eines SFBs Ein Beispiel für einen Projektstrukturplan SFB Projektmanagement Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Teilprojekt 3 Projektsteuerung Arbeitspaket 1.1 Arbeitspaket 2.1 Arbeitspaket 3.1 Personalmanagement Arbeitspaket 1.2 Arbeitspaket 2.2 Arbeitspaket 3.2 Projektevaluation und Dokumentation Arbeitspaket 1.3 Arbeitspaket 2.3 Arbeitspaket 2.4 23
Der magische Tisch Eine Methode zum Abschluss der Konzeptphase eines Projekts Ich Notwendige Ingredienzien Symbolisches Investment: 15 for exzellente Kekse Die richtigen Teilnehmer Hohes Level an Expertise Attraktive Zusammensetzung inkl. neuer Gesichter Gründliche Vorbereitung inkl. Entwurf Projektkonzept: An alle Teilnehmer im Vorhinein schicken Guter Moderator Der Zauber des Anfangs!!! Mögliche Schwierigkeit: Wettbewerber könnten an Bord und schneller sein. 24
Erste-Hilfe-Kasten Strategien für den Umgang mit Schwierigkeiten in der Projektphase How to handle the unforeseen Wichtige und realistische Probleme und realistische bzw. Risiken Probleme bzw. Risiken Vorbeugemaßnahmen [= Abhilfemaßnamen Abhilfemöglichkeiten im Vorfeld] Notfallmaßnahmen [= eigene (Re-)aktionen bei Eintreten Problemeintritt] des Problems] 25
Stakeholder-Analyse Wo finde ich Unterstützung für mein Projekt? Zielklärung wichtig! Eigene Ziele Ziele des Vorgesetzten Ziele der Kollegen Ziele weiterer Stakeholder Stakeholder = Anspruchsperson oder -gruppe, die auf das Projekt [unmittelbaren] Einfluss hat und/oder vom Projekt direkt oder indirekt betroffen ist Stakeholder-Analyse Zentrale Frage: Unterstützen die Stakeholder mein Projekt oder opponieren sie dagegen? Aus den Stakeholdern deren Ziele herauskitzeln! 26
Stakeholder-Analyse Eine Klassifikation der Personen Mitwirkende Gestalten und fördern aktiv die Projektarbeit, helfen Widerstände überwinden [Projektteam] Unentschlossene/ Unentschiedene Haben noch keine eindeutige Meinung oder Position gegenüber dem Projekt, Meinungsbildung ist möglich Ziel: sie zu Förderern machen Förderer [Sponsoren, Promoters] Leisten Unterstützung [inhaltlich oder finanziell], sorgen für eine breite Abstützung in der Institution, stellen punktuell Ressourcen bereit [Universitätsleitung, Auftraggeber] Opponenten Leisten offenen oder heimlichen Widerstand gegen das Projekt, wirken dem Erreichen der Projektziele entgegen. Mögliche Ziele: Projektabbruch, Aneignung des Projekts etc. 27
Stakeholder-Management Katalysatoren & Widerstände Mein Projekt Katalysatoren & Widerstände Dialogmanagement [maßnahmenorientiert] Stakeholder 28
Wie kann ich die Tools nutzen? Gruppenarbeit Übung Übung Übung 29
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Take-home-Messages Projektmanagement für IPID-Projekte Projektmanagement ist Arbeit! Systematisches statt spontanes Vorgehen notwendig Ziele definieren Zeit in Vorbereitung und Projektstart investieren Binden Sie Ratgeber ein: Z.B. Peers und erfahrenere Kollegen Nutzen Sie bewährte Tools, die sich erlernen lassen Eine Promotionsprogramm ist auch ein Projekt. 31
Literaturhinweise Projektmanagement Tiemeyer, Ernst: Projekte erfolgreich managen Methoden, Instrumente, Erfahrungen, Weinheim und Basel 2002. [24,90 ] Reiter, Wilfried: Projektmanagement für Einzelkämpfer Kein Team, kaum Budget und trotzdem erfolgreich, Hamburg 2004. [19,95 ] 32
Offene Fragen und Diskussionsbedarf Was ist noch zu besprechen????? 33
Meine nächsten Schritte Was nehme ich mir für die nahe Zukunft vor? Übung Übung Übung 34
Feedback Bewertung des Workshops und Anmerkungen Feedback Feedback Feedback 35
Vielen Dank 感 謝 Tack Gracias Ευχαριστώ תודה רבה Obrigado Thank you Grazie ありがとう Спасибо Merci Kiitos
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