Informationen zu Datums- und Zeitwerte und Datumswertesystemen in Excel Eine Zelle in Microsoft Excel kann eigentlich nur Text oder Zahlen aufnehmen. Um eine Zelle als Datum oder Uhrzeit darzustellen, muss die Zelle als Datum oder Uhrzeit bei der Eingabe erkannt werden (z.b. 1.1.2013 oder 11:30) oder formatiert werden, und zwar über die Schaltfläche Zellen Formatieren in der Gruppe Zahl im Register Start. ERKENNTNIS: 1. Öffnen Sie ein neues Arbeitsblatt mit einer Tabelle aus zwei Spalten: Datum/Zeit und Wert. 2. Geben Sie als Wert die Ziffer 1 ein und formatieren Sie diese als Dezimalzahl mit fünf Nachkommastellen. 3. Verbinden Sie die Zelle daneben durch Zellbezug mit der Zelle mit der Ziffer 1 und wählen Sie ein Standard-Datumsformat. 4. Geben Sie in der nächsten Zeile das Datum 1. Januar 2013 ein und verbinden Sie die Zelle daneben per Zellbezug mit dem Datum und formatieren Sie diese als Dezimalzahl mit fünf Nachkommastellen. Excel speichert Datumsangaben als fortlaufende Zahlen, so genannte serielle Werte. Standardmäßig hat der 1. Januar 1900 die Seriennummer 1 und der 1. Januar 2013 die Seriennummer 41275, da er genau 41.275 Tage nach dem 1. Januar 1900 liegt. Wo ein Anfang ist, ist auch aber auch ein Ende: der Excel-Kalender endet am 31.12.9999 und entspricht der seriellen Zahl 2.958.465. Wie verfährt Excel mit Uhrzeiten? Excel speichert Uhrzeiten als Dezimalbrüche, da die Uhrzeit als Untermenge des Tages betrachtet wird. Geben Sie z.b. 12:00 ein, erhält die Zelle den Wert 0,5. Ein Tag hat den seriellen Wert 1, ein Stunde den Wert 1 geteilt durch 24 = 0,04166667. Bei dem seriellen Wert einer Datums- u. Zeitangabe ist damit die Zahl vor dem Komma der Tag und die Zahl nach dem Komma die Zeit. Beispiel: Datum/Zeit Dezimalwert 13.1.1900 6:00 13,25 10.10.2010 40461,00 Warum sind Datum bzw. Uhrzeit Zahlen? Datums- und Uhrzeitangaben müssen Werte sein, damit sie addiert, subtrahiert und in anderen Berechnungen verwendet werden können. Um beispielsweise die Differenz zwischen zwei Datumsangaben zu ermitteln, kann man die Daten voneinander subtrahieren. 1. Öffnen Sie ein neues Arbeitsblatt und erstellen Sie folgende Tabelle zur einfachen Zinsberechnung: Oswin Zier Seite 1 von 6
2. Geben Sie den 1.Februar 2010 als Einzahlungstag ein. 3. Ermitteln Sie mit einer Funktion als Auszahlungstag das heutige Datum. 4. Zerlegen Sie in Zeile 3 und 4 diese beiden Daten mithilfe von Funktionen in Tag, Monat, Jahr und Wochentag. 5. Errechnen Sie die Tage zwischen Einzahlung und dem heutigen Datum. Hinweis: Excel berechnet die tatsächlichen Tage, also es berücksichtigt, dass der Januar 31 Tage und z.b. der April 30 Tage. Auch wird die Anzahl der Tage in einem Jahr korrekt mit 365 Tage bzw. 366 Tage berechnet. Soll der Monat kaufmännisch mit einheitlich 30 Tage gerechnet werden, so muss die spezielle funktion TAGE360() verwendet werden. 6. Berechnen Sie die Zinsen für den ermittelten Zeitraum. Excel bietet eine umfangreiche Funktionsauswahl in der Kategorie DATUM & UHRZEIT: Funktion Beschreibung ARBEITSTAG() BRTEILJAHRE() DATUM() DATWERT() EDATUM() HEUTE() JETZT() JAHR() KALENDERWOCHE() MINUTE() MONAT() MONATSENDE() NETTOARBEITSTAGE() liefert das Datum vor oder noch einer Anzahl von Arbeitstagen. berechnet den Zeitraum zwischen zwei Datumswerten in Jahren. liefert die serielle Zahl aus einem Datumstext. wandelt einen Text in ein Datum um. liefert die Datumszahl eines Tages, der n Monate vom Ausgangsdatum entfernt ist. liefert das aktuelle Tagesdatum. liefert das Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit. wandelt eine serielle Zahl in eine Jahreszahl um. wandelt ein Datum in die Kalenderwoche um. wandelt eine serielle Zahl in Minuten um. wandelt eine serielle Zahl in einen Monat um. liefert den letzten Tag des Monats, der n Tage vom Ausgangsdatum entfernt ist. liefert die Anzahl Arbeitstage, die zwischen zwei Datumswerten liegen. Oswin Zier Seite 2 von 6
SEKUNDE() STUNDE() TAG() TAGE360() WOCHENTAG() ZEIT() ZEITWERT() wandelt eine Zahl in eine Sekunde um. wandelt eine Zahl in eine Stunde um. wandelt eine serielle Zahl in eine Tageszahl um. berechnet die Anzahl der zwischen zwei Tagen liegenden Tage, ausgehend von 360 Tagen pro Jahr. wandelt eine fortlaufende Zahl in einen Wochentag um. liefert die serielle Zahl eines Zeitwerts. wandelt einen Text in eine Zeit um. Sollte die eine oder andere Funktion bei Ihnen nicht verfügbar sein, so müssen Sie die fehlenden Add-ins nachinstallieren. EXKURS Add-Ins sind Excel-Erweiterungen, die dauerhaft in Excel eingebunden werden. Nach dem Start lädt Excel alle eingeschalteten Add-Ins und bindet den enthaltenen Programmcode in Excel ein. Im Normalfall ergänzen Add-Ins Excel um neue Funktionen oder Kommandos. Add-Ins können über die Excel-Programmiersprache VBA erzeugt werden oder über eigenständige Programmiersprachen wie Visual Studio. Um Add-Ins einzubinden oder abzuschalten, setzen Sie den Add-Ins-Manager ein. Den Add- Ins-Manager aktivieren Sie je nach Excel-Version unterschiedlich: In Excel 2010 klicken Sie auf das Menü DATEI. Anschließend wählen Sie die Schaltfläche OPTIONEN. Wählen Sie das Register ADD-INS links aus der Liste und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche GEHE ZU. Wie tickt die Uhr in Excel Zeitfunktionen? 1. Öffnen Sie ein neues Arbeitsblatt und erstellen Sie folgende Tabelle zur einfachen Lohnberechnung: ALSO: 2. Geben Sie das aktuelle Datum mit automatischer Anzeige der Uhrzeit, die Anfangszeit und Endzeit ein. 3. Errechnen sie die Arbeitszeit (Dauer). 4. Ermitteln Sie mit Zeitfunktionen die Stunden und Minuten. 5. Berechnen sie nach Eingabe eines Stundenlohns den Bruttolohn. Weil Datums- und Uhrzeitangaben also Werte sind, können sie addiert, subtrahiert und in anderen Berechnungen verwendet werden. Sie können eine Datumsangabe als fortlaufende Zahl und eine Uhrzeitangabe als Dezimalbruch anzeigen, indem Sie das Format der Zelle, Oswin Zier Seite 3 von 6
die das Datum oder die Uhrzeit enthält, in das Format Standard ändern (FORMAT > ZELLEN). Wie kann ich das Anzeigformat von Datum bzw. Uhrzeit verändern? Bei der Eingabe eines Datums (z.b. 1.1.2013) oder einer Uhrzeit (z.b. 10:42) erkennt Excel automatisch das richtige Format. Sie können sich aber auch in der Kategorie BENUTZERDEFINIERT eigene Formate erstellen: Register START > Gruppe ZAHL > ZELLEN FORMATIEREN > BENUTZERDEFINIERT. Verwenden Sie dazu die folgenden Platzhalter: Datumsformate Zeitformate T Tageszahl ohne führende h Stundenangabe ohne führende TT Tageszahl mit führender hh Stunden mit führender TTT Abgekürzter Wochentag (Mo, Di, Mi ) m Minute ohne führende TTTT Ausgeschriebener Wochentag mm Minute mit führender M Monatszahl ohne führende [h], [m], [s] In eckigen Klammern wird der Zeitwert in mehr als 24 Stunden, mehr als 60 Minuten und mehr als 60 Sekunden angezeigt. MM Monatszahl mit führender MMM Monat abgekürzt (Jan, Geb, Mär ) MMMM Monat ausgeschrieben J oder JJ Zweistellige Jahreszahl JJJ oder JJJJ Vierstellige Jahreszahl BEISPIELE 1. Öffnen Sie die Exceldatei Datum_Zeit_Formatieren.xlsx. 2. Ermitteln Sie im blauen Bereich die Datums- und Uhrzeitbestandteile mit Hilfe von Datums- und Zeitfunktionen. 3. Geben Sie in Zelle H3 eine Formel die Formel =$A3 ein und kopieren Sie diese in alle Zellen des roten Bereiches. Oswin Zier Seite 4 von 6
4. Formatieren Sie die Werte im roten Bereich dann so, dass die abgebildeten Werte angezeigt werden. 5. Führen wir nun eine einfache Berechnung mit den Werten durch und untersuchen, was passiert. Geben Sie dazu in die Zelle B8 die Formel =B3*2 ein und kopieren diese nach unten bis B11 und nach rechts bis in die Spalte M. Beurteilen Sie das Ergebnis. Liegt irgendwo ein Fehler vor? Beispiel für die Formatierung [h], [m] oder [s] Bei einer Formatierung hh:mm ergeben 25 Stunden und 34 Minuten die Anzeige 01:34, die vollen 24 Stunden rechnet Excel also als einen Tag und zeigt diesen bei dem zugrunde liegenden Format nicht an. Sollen die gesamten Stunden - also auch die über 24 hinausgehenden - sichtbar sein, definiert man das Zeitformat als [h]:mm und erhält die Anzeige 25:34. Bei Zeitangaben ist hierzu das betreffenden Tagesdatum mit anzugeben und dann das benutzerefinierte Zahlenformat "[h]:mm" zu verwenden. Dies ist wichtig, da man mit diesem benutzerdefiniertem Format auch über 24 Stunden hinaus Zeitenergebnisse korrekt darstellen kann! In dieser Art lassen sich auch die Gesamtzahl der Minuten und Sekunden ermitteln. So ergeben 12:44:23 bei einer Formatierung von [m]:ss 764:23, bei [m] 764 und bei [s] 45 863. Ohne eckige Klammern ergeben die Formate h 12, m 44 und s 23. Während h und s auch nach dem Speichern und erneutem Laden der Arbeitsmappe ihre Werte beibehalten, ist dies bei m anders. Das Format wird umgewandelt in M für Monat; es gibt also keine Möglichkeit, die Minuten isoliert darzustellen. Die Datumswertesysteme Excel unterstützt zwei Datumswertesysteme: nicht nur das 1900-Datumswertesystem, sondern auch das 1904-Datumswertesystem. In Microsoft Excel für Windows wird standardmäßig das 1900-Datumswertesystem verwendet. Das standardmäßige Datumswertesystem bei Microsoft Excel für Macintosh ist das 1904-System. Das Datumssystem wird automatisch geändert, wenn Sie eine Datei öffnen, die auf einer anderen Plattform erstellt wurde. Wenn Sie beispielsweise in Excel für Windows arbeiten und eine Datei öffnen, die in Excel für den Macintosh erstellt wurde, wird das Kontrollkästchen 1904-Datumswerte automatisch aktiviert. Sie können das Datumssystem manuell wie folgt ändern: Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office, dann auf Excel-Optionen und anschließend auf die Kategorie Erweitert. Wählen Sie im Abschnitt Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe die gewünschte Arbeitsmappe aus, und aktivieren oder deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen 1904- Datumswerte verwenden. Die folgende Tabelle enthält für beide Datumswertesysteme das erste und das letzte Datum sowie die entsprechenden seriellen Datumswerte. Oswin Zier Seite 5 von 6
Datumswertesystem Erstes Datum Letztes Datum 1900 1904 01.01.00 (serieller Wert 1) 2. Januar 1904 (serieller Wert 1) 31. Dezember 9999 (serieller Wert 2958465) 31. Dezember 9999 (serieller Wert 2957003) Für das 1900-Datumssystem gilt Folgendes: Wenn Jahr zwischen 0 () und 1899 (einschließlich) liegt, addiert Excel den Wert zu 1900, um das Jahr zu berechnen. Beispielsweise gibt DATUM(108;1;2) den 2. Januar 2008 (1900+108) zurück. Wenn Jahr zwischen 1900 und 9999 (einschließlich) liegt, verwendet Excel diesen Wert als Jahresangabe. Beispielsweise gibt DATUM(2008;1;2) den 2. Januar 2008 zurück. Wenn Jahr kleiner 0 bzw. größer oder gleich 10000 ist, gibt Excel den Fehlerwert #ZAHL! zurück. Für das 1904-Datumssystem gilt Folgendes: Wenn Jahr zwischen 4 und 1899 (einschließlich) liegt, addiert Excel den Wert zu 1900, um das Jahr zu berechnen. Beispielsweise gibt DATUM(108;1;2) den 2. Januar 2008 (1900+108) zurück. Wenn das Jahr zwischen 1904 und 9999 (einschließlich) liegt, verwendet Excel diesen Wert als Jahresangabe. Beispielsweise gibt DATUM(2008;1;2) den 2. Januar 2008 zurück. Wenn Jahr kleiner als 4 bzw. größer oder gleich 10000 ist, oder wenn das Jahr zwischen 1900 und 1903 (einschließlich) liegt, gibt Excel den Fehlerwert #ZAHL! zurück. Vorsicht: TAG()-Funktion Nicht genug der Verwirrungen, die durch die unterschiedlichen Datumssysteme entstehen, so bieten auch einzelne Funktionen so ihre Tücken. Nehmen wir als Beispiel die TAG()- Funktion, mit der es möglich sein soll, die Anzahl der Tage aus einer seriellen Zahl zu ermitteln. Dabei gilt aber folgendes zu beachten: Quelle: Excel-Hilfe und Schels, Ignatz: Excel, Formeln und Funktionen, Markt u. Technik 1. Öffnen sie die Exceldatei Datum und Zeit.xls und übertragen Sie die Erkenntnisse aus der Abbildung auf ein selbstgewähltes Zeitbeispiel, das Sie in Excel ausprobieren (Arbeitsblatt: Reiseplanung) 2. Entwickeln Sie im Arbeitsblatt Aushilfslöhne die notwendigen Formel. Oswin Zier Seite 6 von 6