Trainingseinheit: Einführung und Teamgeistförderliche Kommunikation # Wie lange Was Methode Hilfsmittel Wer 1 Abhängig von Bekanntheitsgrad und Gruppengröße Begrüßung, Vorstellung der Trainer und Teilnehmer (falls bisher unbekannt) 2 2 Minuten Überblick zu den geplanten Inhalten 3 10 15 Minuten Vorstellung des Trainingsprogramms Teil I: Einführung Sind sich der Trainer und die Teilnehmer noch nicht bekannt, sollten sie sich einander vorstellen (z. B. Name, Funktion in der Arbeitsgruppe, Funktion im Unternehmen, bisherige für die Arbeitsaufgabe relevante Erfahrungen). Der Trainer gibt den Teilnehmern einen kurzen Überblick, welches Ziel die Trainingseinheit verfolgt und welche Inhalte thematisiert werden. Das Trainingsprogramm NovaDemo wurde im Rahmen eines Forschungsprojektes zur Erfassung und Steigerung der Innovationsfähigkeit von KMU vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung konzipiert. Das Ziel ist es, die Innovationsfähigkeit sowohl von einzelnen Personen als auch von Arbeitsgruppen zu steigern. Dabei können folgende Trainingseinheiten thematisiert werden (Verweis auf Flipchart Trainingseinheiten, kurze Erläuterung dieser). Um die Wirksamkeit des Trainings zu erhöhen, soll jede Trainingseinheit individuell an die Arbeitsgruppe angepasst werden. Daher ist es notwendig, dass sich der Trainer vor jeder Besprechung beim Arbeitsgruppenleiter über aktuelle Themen aus der momentanen Arbeitsphase informiert, um diese in die Trainingseinheit integrieren zu können. Offenes Gespräch Ggf. Flipchart, Pinnwand (mit Gliederung) Pinnwand-Bild während den Erläuterungen ergänzen Flipchart Trainingseinheiten Trainer, Teilnehmer Trainer Trainer
Teil I: Einführung Zu Beginn jeder Besprechung vermittelt der Trainer die wichtigsten Inhalte der Trainingseinheit (ca. 15 Minuten). Im Anschluss wird die Besprechung wie geplant durchgeführt. Hierbei sollen alle Teilnehmer bewusst darauf achten, die zuvor vermittelten Inhalte bereits aktiv umzusetzen. Weiterhin kann der Trainer an entsprechender Stelle bei Bedarf eingreifen und die Gruppe auf eine (positive oder verbesserungsfähige) Verhaltensweise hinweisen. Nach der inhaltlichen Diskussion erfolgt eine Reflexion der Teamsitzung (ca. 10 Minuten). Sowohl die Teilnehmer als auch der Trainer erhalten hierbei die Möglichkeit, eine Rückmeldung zu den beobachteten Verhaltensweisen zu geben. Das Trainingsprogramm besteht aus 5 Bausteinen. Der erste Baustein umfasst die Vermittlung von Kompetenz durch den Trainer und stellt die inhaltlichen Schwerpunkte der Trainingseinheit zu Beginn jeder Besprechung dar. Die Methodenkiste ist der zweite Baustein. Diese ist mit sogenannten Denkzetteln gefüllt, welche die wichtigsten Inhalte jeder Trainingseinheit kurz zusammenfassen. Die Methodenkiste soll dazu beitragen, das vermittelte Wissen jederzeit griffbereit zu haben und es aktiv in Besprechungen einzubauen. Der dritte Baustein umfasst die Arbeitsblätter zur Selbst- und Gruppenreflexion. Die Selbstreflexion verdeutlicht die persönlichen Fortschritte durch das Trainingsprogramm und kann jederzeit individuell ausgefüllt werden. Die Gruppenreflexion zeigt Ressourcen und Potenziale innerhalb der Gruppe auf, aus welchen Handlungsempfehlungen für die weitere Zusammenarbeit abgeleitet werden können. Die Sprechstunde kann individuell und nach Bedarf genutzt werden.
Teil I: Einführung 4 5 10 Minuten Auswahl der Trainingseinheiten Jeder Teilnehmer erhält nun 4 Klebepunkte (die Anzahl der Klebepunkt kann auch variieren z. B. in Abhängigkeit von der Anzahl der geplanten Trainingseinheiten). Flipchart Trainingseinheiten, Klebepunkte Trainer, Teilnehmer
Teil I: Einführung Die Teilnehmer sollen nun die Klebepunkte auf die Trainingseinheiten kleben, welche sie am meisten interessieren und bei welchen sie innerhalb der Gruppe am meisten Handlungsbedarf sehen. Pro Trainingseinheit soll nur einen Klebepunkt vergeben werden.
Teil I: Einführung Die Zusammenfassung, welche Trainingseinheiten in den kommenden Besprechungen thematisiert werden, erfolgt am Ende durch den Trainer.
5 3 Minuten Einführung Eine störungsfreie Kommunikation ist notwendig, um Missverständnisse zu vermeiden, eine Grundlage für eine gute Zusammenarbeit zu schaffen und somit konstruktive Ideen und Innovationen hervorzubringen. Vor allem bei der Informations- und Wissensweitergabe spielt die Art und Weise, wie dies geschieht, eine bedeutsame Rolle (z. B. in der Phase der Ideengenerierung). Durch eine verbesserte Kommunikation können unter anderem die Umsetzung von Plänen und Projekten beschleunigt, die Produktivität gesteigert und die Motivation erhöht werden. Das Ziel dieser Trainingseinheit ist es, die Teilnehmer für die eigenen kommunikativen Gewohnheiten (und die des Gesprächspartners) zu sensibilisieren. Weiterhin soll der Sender einer Nachricht dazu angeregt werden, sich eindeutig und annehmbar auszudrucken. Der Empfänger einer Nachricht soll das Gesagte angemessen aufnehmen. 6 10 Minuten Einflüsse auf die Kommunikation Nach einem vereinfachten Modell der Informationsübertragung in einer Kommunikation übermittelt der Sender Zeichen an den Empfänger (z. B. akustisch und über andere wahrnehmbare Modalitäten). Diese Zeichen werden anschließend vom Empfänger dekodiert. Fragen an die Teilnehmer: Was sagen Sie zu diesem Modell? Was fällt Ihnen auf? Was finden Sie positiv? Was kritisieren Sie daran? Welche Einflüsse können sich darauf auswirken? Die Nennungen der Teilnehmer werden zusammengetragen und mit Pfeilen an die entsprechende Stelle auf das Flipchart geschrieben. Fazit: Kommunikation ist immer subjektiv geprägt, es gibt keine rein objektive Informationsübermittlung. Das Verhalten der Interakteure, die systemischen Zusammenhänge, die gesellschaftlichen Freie Darstellung Flipchart Einflüsse auf die Kommunikation Trainer Trainer, Teilnehmer
Bedingungen sowie psychologische Motive und kognitive Schemata beeinflussen die Interaktion und Kommunikation. 7 15 20 Minuten Grundmerkmale der Kommunikation (1) Unter Kommunikation versteht man eine soziale Interaktion, bei welcher der Sender versucht, seine Interessen beim Empfänger Flipchart Grundmerkmale der Trainer, Teilnehmer
durchzusetzen. Kommunikation soll somit Meinungen, Einstellungen, Erwartungen und Verhaltensweisen steuern und Informationen austauschen. Aufgabe: Die Zug-Übung - Stellen Sie sich bitte folgende Situation vor. Sie sitzen in einem Zug und haben eine längere Fahrt vor sich. Gegenüber sitzt Ihnen eine andere Person. Person A freut sich bereits auf die Fahrt und möchte gern Leute kennen lernen. A sucht den Kontakt zu anderen Mitreisenden und möchte sich unterhalten. Person B hat sich ebenfalls auf die Fahrt gefreut. B freut sich darauf, endlich in Ruhe ein Buch zu lesen/ ein Dokument fertig zu bearbeiten. B möchte nicht kommunizieren. Bitte begeben Sie sich in diese Situation und versuchen Sie, den anderen von Ihren Interessen zu überzeugen. - Die Teilnehmer begeben sich in 2er Gruppen. Es darfst selbst entschieden werden, wer A und wer B ist. - Durchführung der Übung (ca. 5 Minuten) - Frage an A: Was haben Sie getan, um mit B ins Gespräch zu kommen? (Antwortmöglichkeiten: offene Fragen, Blickkontakt, nach vorn lehnen, offene Körperhalten, viel erzählt, flirten) - Frage an B: Was haben Sie getan, um A zu verdeutlichen, das Sie nicht reden, sondern Ihre Ruhe haben wollen? (Antwortmöglichkeiten: Schweigen, kurze Antworten, Blickkontakt vermeiden, Arme verschränken, sich wegdrehen, wegsetzen, Kopfhörer aufsetzen) - Die Antworten von A und B werden gemeinsam zusammengetragen und auf einem Flipchart visualisiert. Kommunikation (diese sollen nacheinander aufgedeckt oder angeschrieben werden) Flipchart Die Zug- Übung
- Verweis auf das erste Grundmerkmal der Kommunikation: Man kann nicht nicht kommunizieren Alle Handlungen und nonverbale Informationsanteile übermitteln dem Gegenüber ebenfalls eine Botschaft.
8 5 Minuten Grundmerkmale der Kommunikation (2) Suchen Sie sich einen Komplizen, welcher vorab instruiert wurde, Ihnen widersprüchlich zu antworten. Fragen Sie den Teilnehmer z. B. wie ihm die Trainingseinheit bisher gefällt. Dieser soll nun z. B. antworten, dass er es sehr spannend/ interessant/ aufregend findet Gesprächsstruktur Trainer, Teilnehmer
9 5 Minuten Grundmerkmale der Kommunikation (3) (= verbaler Anteil). Während er dies sagt, gähnt er, verschränkt die Arme, schaut gelangweilt auf sein Mobiltelefon, hat einen sarkastischen Tonfall, etc. (= nonverbaler Anteil). Sie bedanken sich bei dem Teilnehmer und fragen die übrigen Teilnehmer, wie sie diese Aussage verstanden haben. Auflösung: Die Teilnehmer erkennen den Widerspruch zwischen verbaler und nonverbaler Botschaft. Diese Doppelbotschaft führt zu Verunsicherung, da der Empfänger nicht weiß, welchem Anteil er glauben darf. Tendenziell wird dem nonverbalen Anteil eine höhere Bedeutung beigemessen, da dieser durch den Sender weniger leicht manipuliert werden kann (im Vergleich zum verbalen Anteil) und die wahren Gedanken und Gefühle des Senders übermittelt. Daher sollte der Sender stets klar in seiner Kommunikation sein, d. h. verbaler und nonverbaler Anteil sollten kongruent sein und sich nicht widersprechen. Das dritte Grundmerkmal der Kommunikation wird vorgelesen und anhand eines selbst gewählten Beispiels (z. B. aus der Arbeitsgruppe) erläutert. Wichtig ist, dass hierbei Ursache und Wirkung nicht klar auseinander gehalten werden können ( Wer hat damit angefangen? ). Mögliche Beispiele: - Die Frau nörgelt, weil der Mann stets zu spät nach Hause kommt. Dadurch kommt der Mann nur noch später von der Arbeit nach Hause, was dazu führt, dass die Frau noch mehr nörgelt. - Ein Chef gibt seinem Mitarbeiter Arbeitsaufgaben, welche aus Sicht des Mitarbeiters nicht seinem Niveau entsprechen. Daraufhin reagiert er unmotiviert und erbringt eine Flipchart Grundmerkmale der Kommunikation Flipchart Grundmerkmale der Kommunikation Flipchart Teufelskreis Verweis auf den Denkzettel Grundmerkmale der Kommunikation Trainer
unzufriedenstellende Arbeitsleistung. Dies führt wiederrum dazu, dass der Chef noch weniger Aufgaben delegiert und das Anspruchsniveau der Arbeitsaufgaben für den Mitarbeiter weiter sinkt. Oftmals glaubt man, man hätte gar nicht anders reagieren und handeln können. Man muss diesen Teufelskreis (und somit die
10 10 Minuten Die vier Seiten einer Nachricht eigenen Handlungsroutinen) aktiv durchbrechen und neue Handlungsmöglichkeiten eröffnen. Jede Nachricht hat vier Seiten sowohl beim Sender, als auch beim Empfänger. Kommunizieren Sender und Empfänger auf unterschiedlichen Ebenen, kann es zu Problemen kommen. Erläuterung der vier Seiten anhand eines Beispiels: Die Ampel ist grün! - Sachebene: Die Ampel ist grün. - Beziehungsebene: Du fährst wie immer viel zu langsam. - Appellebene: Fahr schneller! - Selbstoffenbarung: Ich muss pünktlich ankommen, ich habe es eilig. Beispiel 2: Die Zeit läuft. (dieses Beispiel sollte einen Bezug zur Arbeitsgruppe aufweisen) - Frage an die Teilnehmer: Wie könnte diese Aussage gemeint sein? - Sachebene: Die Zeit läuft. - Beziehungsebene: Sie sind zu langsam. - Appellebene: Machen Sie schneller! - Selbstoffenbarung: Ich bin in Eile, ich habe danach einen Termin. Fazit: Im beruflichen Kontext sollte man immer auf der Sachebene kommunizieren. Zur persönlichen Einschätzung kann das Arbeitsblatt Auf welchem Ohr höre ich? ausgefüllt werden. Pinnwand-Bild Die vier Seiten einer Nachricht Verweis auf den Denkzettel Die 4 Seiten der Kommunikation Arbeitsblatt Auf welchem Ohr höre ich? Trainer, Teilnehmer
13 2 Minuten Worauf sollen die Teilnehmer bei dieser bzw. der nächsten Besprechung achten? Flipchart Kommunikation Trainer
Verweisen Sie auf das Flipchart und fassen Sie die wichtigsten Aspekte noch einmal zusammen. 12 3 Minuten Zusammenfassung Behalten Sie die Grundmerkmale der Kommunikation immer im Hinterkopf. Jede Nachricht hat 4 Seiten. Handlungsempfehlungen für den Sender: - Ich-Botschaften verhindern Vorwürfe und Anklagen. - Der Ausdruck von Gefühlen und Wünschen führt zu einem besseren Verständnis beim Empfänger. - Bleiben Sie konkret. - Bringen Sie komplexe Sachverhalte auf den Punkt, fassen Sie sich kurz. Handlungsempfehlungen für den Empfänger: - Hören Sie aktiv zu und beachten Sie die (eigene) Körpersprache. - Stellen Sie offene Rückfragen, wenn Ihnen etwas unklar ist. - Wiederholen Sie das Gesagte mit eigenen Worten. Verweis auf die entsprechenden Arbeitsmaterialien Trainer
13 1 Minuten Alle Denkzettel sowie das Arbeitsblatt zur Selbstreflexion austeilen - Sprechen Sie Ihre Gefühle an. Teilen Sie die Arbeitsmaterialen aus. Geben Sie bei Bedarf eine kurze Erklärung zum Umgang mit diesen. Denkzettel, Arbeitsblatt zur Selbstreflexion Trainer