E-GOVERNMENT IN DER SOZIALEN SICHERHEIT

E-GOVERNMENT IN DER SOZIALEN SICHERHEIT MELDUNG VON SOZIALRISIKEN Wie übermittle ich Meldungen elektronisch? Angepasste Version - März 2006 LSS

Inhalt E-Government in der Sozialen Sicherheit...3 Die Einfachheit der elektronischen Anwendungen...4 Die Meldung von Sozialrisiken Leistungen...8 Die Meldung von Sozialrisiken Arbeitsunfälle...14 Die Meldung von Sozialrisiken Arbeitslosigkeit...18 Die Meldung von Sozialrisiken Berufskrankheiten... 24 Wie ist eine Meldung von Sozialrisiken vorzunehmen?...27 Ihre Meldungen über die Web-Anwendung auf der Portalsite vornehmen...27 Vorgehen mittels strukturierter Berichte... 29 Ihre Meldungen mittels Papierformularen vornehmen... 32 Nebendienste... 33 Gesicherter Zugriff... 33 Die e-box der Sozialen Sicherheit... 35 Elektronische Aufgaben...37 Das Routing Module... 38 Die verschiedenen elektronischen Meldungen... 40 Zur Information... 42

E-Government in der Sozialen Sicherheit Die elektronische Meldung von Sozialrisiken Mit dem Einsatz elektronischer Mittel für die Sozialverwaltung sind die meisten Arbeitgeber schon seit Langem vertraut. Bereits seit 1996 arbeiten die Einrichtungen der Sozialen Sicherheit an einem ehrgeizigen Programm, durch das die bestehenden Meldungen auf Papier stufenweise durch Meldungen per Internet (www.soziale-sicherheit.be) oder strukturierte Berichte ersetzt werden. Eine vor kurzem durchgeführte Untersuchung des Planbüros kommt zu dem Schluss, dass dieses Programm auch effektiv zur Verringerung des Verwaltungsaufwands der Arbeitgeber und Arbeitnehmer beiträgt. In den vergangenen Jahren sind Sie über folgende Neuigkeiten informiert worden: der Einführung der mittlerweile vertrauten SIS-Karte; der Einführung und Verallgemeinerung der elektronischen Beschäftigungsmeldung (DIMONA); der Einführung und Verallgemeinerung der elektronischen LSS-Meldung (DmfA). Die Umstellung auf die elektronischen Meldungen erfolgte zeitgleich mit der Abschaffung zahlreicher Formalitäten auf Papier. Im Laufe der folgenden Monate wollen die Einrichtungen der Sozialen Sicherheit den Schwerpunkt auf die elektronische Meldung von Sozialrisiken richten. Jedes Mal, wenn ein Arbeitnehmer infolge einer Krankheit, eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit arbeitsunfähig wird, oder jedes Mal, wenn er Anspruch auf Arbeitslosengeld hat, muss er die notwendigen Papierformulare ausfüllen. Diese Periode ist nun vorbei. Von diesen Meldungen von Sozialrisiken kann bereits seit einiger Zeit eine ganze Reihe elektronisch vorgenommen werden. Dieses Angebot wurde jedoch ab Januar 2006 schnell auf das elektronische Informationsblatt für den Sektor KIV Leistungen erweitert. Wenn ab Juli 2006 auch das elektronische C4-Formular eingeführt wird, können Sie alle Zahlungen von Arbeitslosengeldern mittels unserer modernen Kommunikationskanäle beantragen. Für eine sichere und schnelle Kommunikation mit unseren Einrichtungen bieten wir Ihnen außerdem die e-box an: ein benutzerfreundlicher elektronischer Briefkasten. In dieser Broschüre können Sie sich mit all diesen neuen Möglichkeiten ausführlich vertraut machen. LSS 3

Die Einfachheit der elektronischen Anwendungen Was Ein Sozialrisiko tritt auf, wenn ein Arbeitnehmer durch einen oder mehrere Umstände keinen Lohnanspruch hat. Die Soziale Sicherheit sieht für diese Fälle eine umfangreiche Palette von Sozialleistungen vor. Um diese in Anspruch nehmen zu können, muss der Arbeitgeber für den betreffenden Arbeitnehmer bei einer der Einrichtungen der Sozialen Sicherheit eine Meldung vornehmen. Dies ist zum Beispiel der Fall bei Krankheit, Arbeitsunfall, Berufskrankheit, Arbeitslosigkeit oder Mutterschaft. Dies nennt man die Meldung eines Sozialrisikos oder MSR. Um eine Leistung aufgrund eines Sozialrisikos in Anspruch zu nehmen, muss ein ganzer administrativer Prozess durchlaufen werden. Daran sind verschiedene Stellen beteiligt: zuallererst der Arbeitgeber (oder sein Bevollmächtigter), aber auch der Arbeitnehmer, seine Krankenkasse oder Zahlstelle und die verschiedenen Einrichtungen der Sozialen Sicherheit. Jeder muss seine eigenen administrativen Verpflichtungen erfüllen, wobei für jeden Fall spezielle Formulare vorgesehen sind. In unserer herkömmlichen Papierumgebung wurde dies sehr umständlich. Deshalb haben die Einrichtungen der Sozialen Sicherheit die Initiative ergriffen, um die Meldungen von Sozialrisiken wesentlich zu vereinfachen. Dazu wurden die umfangreichen Möglichkeiten der neuen elektronischen Technologien optimal genutzt. EINRICHTUNGEN DER SOZIALEN SICHERHEIT EINRICHTUNGEN DER SOZIALEN SICHERHEIT ZUVOR JETZT DIMONA DmfA MSR: ein zusammenhängendes System Die elektronischen Meldungen an die Einrichtungen der Sozialen Sicherheit basieren alle auf einem einzigartigen Datenmodell und auf einheitlichen Regeln für die Identifizierung des Arbeitgebers und der Arbeitnehmer. Grundbegriffe und Arbeitsmethoden können auf diese Weise maximal aufeinander abgestimmt werden. Jede Meldung eines Sozialrisikos ist um eine gemeinsame Struktur aufgebaut: Identifizierungsangaben des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers ( jederzeit präsent); Mini-DmfA: eine Mini-Quartalsmeldung für die nicht gemeldete Periode und die Periode zwischen der vorausgegangenen Quartalsmeldung und dem Eintritt des Sozialrisikos (nur in bestimmten Fällen erforderlich); sektorbezogene Angaben. 4

Die Grundlage der Vereinfachung Bei einem Vergleich der verschiedenen Meldungen von Sozialrisiken (ungefähr zwanzig) trat Folgendes zutage: Viele Daten sind der Behörde zu dem Zeitpunkt, an dem eine solche Meldung vorzunehmen ist, bereits bekannt. Über Anwendungen wie Dimona und DmfA verfügt der Netz der Sozialen Sicherheit bereits über grundlegende Daten bezüglich der Beschäftigung des Arbeitnehmers (z. B. Identifizierung, Art der Beschäftigung, Lohndaten...). Durch ihre Wiederverwendung ist eine erhebliche Straffung und Automatisierung der Bearbeitungsabläufe möglich. verschiedene Einrichtungen verwendeten unterschiedliche Begriffe, jedoch oft mit identischem Inhalt. Die Folgen sind: schwierige und komplexe Vorschriften, verschiedene Auslegungsmöglichkeiten, hohe Fehlerwahrscheinlichkeit... Die Abstimmung dieser Begriffe ermöglichte eine weitere Vereinfachung. Ein neues System Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse wurde ein neues Meldesystem entworfen, das folgende Merkmale aufweist: vereinheitlichter Begriffsrahmen: alle Grundbegriffe wurden aufeinander abgestimmt, so dass im gesamten Sektor der Sozialen Sicherheit die gleichen Begriffe mit einem übereinstimmenden Gesetzgebungsrahmen verwendet werden; elektronisch: die fortgeschrittene Digitalisierung ermöglicht eine zügige Meldung und automatische Verarbeitung. Die Einrichtungen der Sozialen Sicherheit haben die verschiedenen Möglichkeiten des elektronischen Datenaustauschs, wie Internet oder Dateiübertragung (Versand per file transfer oder batch ; dabei werden große Volumen an Meldungen durch den Austausch von strukturierten Berichten im Paket versandt) maximal genutzt; weitestgehende Wiederverwendung von Daten, die bereits über andere Anwendungen wie Dimona und DmfA verfügbar sind. Dies vereinfacht nicht nur die Meldungen, sondern verbessert auch die Qualität, da die Angaben überprüft wurden. modular: eine breite Palette von Anwendungen wird angeboten. Es steht dem Arbeitgeber frei, welche elektronischen Meldungen er nutzt; angepasst an die Bedürfnisse des Benutzers: die verschiedenen Meldekanäle (Internet, Dateiübertragung und sogar Papier) bieten dem Arbeitgeber die Flexibilität, den Kanal zu gebrauchen, der für seine eigene Organisation oder den Stand der Informatisierung am besten geeignet ist. Die MSR können auf verschiedene Weise vorgenommen werden: über die Portalsite www.soziale-sicherheit.be; per Dateiübertragung (Versand über File Transfer oder Batch ; dabei werden große Volumen an Meldungen im Paket versandt durch Austausch von strukturierten Berichten); mittels Papierformularen. 5

Die P alett e Das Ergebnis ist eine breite Palette von elektronischen Meldungen: 3 - Beginn der Teilzeitarbeit 6 - Monatlich: Teilzeitarbeit 7 - Arbeit (beschützte stätte) 8 - Arbeit (in einem Aktivierungsprogramm) 9 - Anspruch auf Jugendurlaub 10 - Stunden Jugendurlaub 2 - orübergehende Arbeitslosigkeit 5 - Monatlich: Stunden vorübergehender Arbeitslosigkeit 1 - Ende des Arbeitsv trags oder Vollzeitfrühpension 4 - Halb eitfrühpension 1 - Arbeitsunfall 1 - ilrisik o 2 - V e reinf acht e Meldung eines Arbeitsunf alls 2 - Monatlicher Bericht 3 - Meldung der Arbeits wiederauf nahme 1 - T eilrisik o 3 - Unmitt elbare Meldung schw erer Arbeitsunf älle 1 - F ernhaltung einer schw angeren Arbeitnehmerin (Priv atsek t or) 1 - F ernhaltung einer schw angeren Arbeitne hmerin (mit Mini-DmfA) (P riv atsek t o r) 1 - Arbeitsunf ähigk eit 1 - Mutt erschaftsruhe 1 - V o llständige F ernhaltung v on der Arbeit (Mutt erschutz) Arbeitslosigkeit Arbeitsunfälle Berufskrankheiten Leistungen - KIV 1 - T eilw eise F ernhaltun g v on der Arbeit (Mutt erschutz) 1 - V a t erschaftsurlaub (Arbeitsgesetz v om 16.03.1971) 1 - V a t erschaftsurlaub (Gesetz v om 03.07.1978) 1 - Adoptionsurlaub 6 - Arbeitswiederaufnahme 7 - Antragsformular MSR 2 - Wiederaufnahme der angepassten Arbeit (Arbeitsunfähigkeit) 2 - Ausübung der angepas Arbeit (Mutterschutz) 2 - F tsetzung Aktivität bei einem der zw Arbeitgeber 3 - Bescheinigung Entschädigung von Stillpausen 5 - Urlaubstage Angest Derzeit verfügbar Verfügbar ab Januar 2006 Verfügbar ab April 2006 Verfügbar ab Juli 2006 Verfügbar ab Oktober 2006 6

Zusätzliche Vorteile der elektronischen Meldung eines Sozialrisikos Mit der elektronischen Meldung des Sozialrisikos verfügen Sie über eine zentrale Meldestelle für alle Meldungen. Durch einfachen Klick auf eine Schaltfläche versenden Sie die notwendigen Angaben an die zutreffenden Stellen. Rund um die Uhr, sieben Tag in der Woche. Mittels Dateiübertragung (batch) können Sie mit strukturierten Berichten sogar für mehrere Arbeitnehmer gleichzeitig Meldungen vornehmen. Falls Sie die Meldung in Ihre eigene Betriebssoftware integrieren, können Sie auch hier Daten wiederverwenden. Durch die Digitalisierung des Datenflusses müssen Sie weit weniger Papierdokumente übermitteln. Die Transaktionszeit verringert sich und die Verarbeitung der Akten geht schneller voran. Für jede versandte Meldung erhalten Sie unverzüglich eine Empfangsbescheinigung und eine elektronische Kopie. Die letzte können Sie ausdrucken oder in Ihr elektronisches Verarbeitungssystem aufnehmen. Bei Meldung per Dateiübertragung erhalten Sie keine elektronische Kopie. Über die e-box können Sie sich außerdem informieren lassen, wann Sie eine Maßnahme ergreifen müssen. Mit diesem System können Sie Ihre Sozialverwaltung bequem im Blick behalten und verwalten. Auf diese Weise können Sie schnell reagieren. Dies alles kommt auch Ihren Arbeitnehmern zugute. Sie haben dadurch weniger Bearbeitungsschritte. In komplexen Arbeitssituationen ist dies sicherlich ein Vorteil. Sie erhalten zudem schneller ihre Leistungen oder Entschädigungen. Das schafft Vertrauen. Nebendienste Um die Vorteile des elektronischen Systems optimal genießen zu können, greifen die Meldungen auf eine Reihe von Nebendiensten zurück: eine gesicherte Umgebung: da die Meldungen vertrauliche Daten beinhalten, wurde die Web-Anwendung in die gesicherte Zone der Portalsite der Sozialen Sicherheit platziert. Daher ist ein Benutzername und ein Kennwort erforderlich; die Vergabe erfolgt durch das LSS. Weiterhin finden Sie alle Informationen, wie Sie einen Zugriff erhalten; e-box die e-box der Sozialen Sicherheit, ein gesicherter elektronischer Briefkasten, in den die Einrichtungen Dokumente und Aufgaben stecken können; das Routing Module, durch das ein Arbeitgeber selbst bestimmen kann, wie er die Dokumente und Aufgaben bezüglich seiner Sozialverwaltung empfangen will. In dieser Broschüre lesen Sie mehr darüber. Haben Sie dennoch Fragen? Zögern Sie nicht, Kontakt aufzunehmen mit dem Contact-Center: unter 02 511 51 51, von Montag bis Freitag von 7 bis 20 Uhr oder per E-Mail an contactcenter@eranova.fgov.be. 7

Die Meldung von Sozialrisiken Leistungen DER ARBEITGEBER ODER SEIN BEVOLLMÄCHTIGTER KÖNNEN AB 1. JANUAR 2006 MELDUNGEN VON SOZIALRISIKEN FÜR DEN SEKTOR LEISTUNGEN ELEK TRONISCH VORNEHMEN (1) Welche Änderungen sind geplant? Bei Arbeitsunfähigkeit, Mutterschaftsruhe und Vaterschafts- oder Adoptionsurlaub oder wenn die Arbeitnehmerin von einer Mutterschutzmaßnahme betroffen ist (Schwangerschaftsperiode und/oder Stillpause), gibt Ihnen Ihr Arbeitnehmer das Informationsblatt. Das Informationsblatt füllen Sie aus, so dass die Krankenkasse, der Ihr Arbeitnehmer angeschlossen ist, überprüfen kann, ob die Betroffene Anspruch auf Leistungen hat und ggf. auf welchen Betrag. Erforderlichenfalls überreicht Ihnen Ihr Arbeitnehmer auch eine Bescheinigung bezüglich der Versicherungsbedingungen für die Entschädigungsversicherung. Ab 1. Januar 2006 können Sie auf eigene Initiative oder als Antwort auf einen Antrag der Krankenkasse Ihres Arbeitnehmers die notwendigen Informationen elektronisch übermitteln (über eine Web-Anwendung oder per BATCH). Hierfür verwenden Sie das MSR-Szenario 1, das neben sektorbezogenen Angaben der Meldung des Sozialrisikos auch eine Mini-DmfA umfasst. Hierfür ist es erforderlich, dass Sie sich vorher im Routing Module als Empfänger des elektronischen Antrags anmelden (siehe Teil Routing Module ). Diese Eintragung und die Daten Ihrer Dimona-Meldungen ermöglichen den Versand des elektronischen Antrags an den richtigen Empfänger. Die Daten in der Dimona-Datenbank (unmittelbare Beschäftigungsmeldung) sind ebenfalls sehr wichtig. Im Routing Module können Sie auch einen Bevollmächtigten als Empfänger des elektronischen Antrags angeben: ein Sozialsekretariat, ein Full-Service-Center oder einen anderen Dienstleister. Falls Sie sich nicht für den elektronischen Weg entscheiden, wird Ihnen die Krankenkasse Ihres Arbeitnehmers das Informationsblatt im Prinzip direkt übermitteln, ohne Vermittlung Ihres Arbeitnehmers, wie es derzeit der Fall ist. Der Inhalt des Informationsblatts wird angepasst, um ihn an das elektronische Formular anzugleichen. Die Angaben, die jedes Quartal mit der multifunktionellen LSS-Meldung (DmfA) übermittelt werden, sind in der Meldung von Sozialrisiken (MSR) nicht mehr enthalten. Die Krankenkasse wird diese Daten über die Zentrale Datenbank der Sozialen Sicherheit konsultieren können. Die Daten in der DmfA-Datenbank oder die Daten, die im Bereich Mini-DmfA der MSR mitgeteilt werden, sind vor allem für die Festlegung des Anspruchs Ihrer Arbeitnehmer auf Leistungen und für manche von ihnen auch für die Berechnung des entsprechenden Betrags wichtig. Die spezifischen Angaben der MSR sind notwendig, um den Betrag der Leistungen, auf die Ihr Arbeitnehmer Anspruch erheben kann, zu berechnen. (1) Die Inkraftsetzungstermine sind je nach Szenario verschieden. 9

Besonderheiten bei der Offline-Anwendung (Versand strukturierter Berichte) Falls Sie sich für den Versand von strukturierten Dateien (BATCH) entscheiden, müssen Sie selbst die Quartale festlegen, die im Rahmen der Mini-DmfA mitgeteilt werden (das Quartal vor dem Quartal des Beginns des Risikos und/oder das laufende Quartal). Weitere Hinweise für die Arbeitgeber finden Sie auf der Portalsite der Sozialen Sicherheit. Innerhalb des Netzes der Einrichtungen der Sozialen Sicherheit (Extranet) wurde für die Übermittlung der Meldungen von Sozialrisiken ein Transferpunkt eingerichtet. Dieser Transferpunkt gewährleistet den Empfang der verschiedenen Meldungen und die Weiterleitung an die verschiedenen Einrichtungen. Umgekehrt stellt der Transferpunkt den Informationsaustausch zwischen den Einrichtungen und den Arbeitgebern oder Sozialsekretariaten sicher. Der Transferpunkt führt auch eine Reihe Formkontrollen durch. Fallen diese Kontrollen positiv aus, so erhält der Absender eine Empfangsmeldung. Bei Fehlern wird eine negative Empfangsbescheinigung (nach Kontrolle der Datei) oder eine negative Anzeige (nach Kontrolle der Meldung) an den Absender versandt. Besonderheiten bei der Online-Anwendung (Gebrauch des auf der Portalsite der Sozialen Sicherheit verfügbaren Formulars) Falls Sie sich für den WEB-Kanal entschieden haben, wird der MSR-Antrag an Ihre e-box versandt. Die Anwendung, die auf der Portalsite der Sozialen Sicherheit verfügbar ist (WEB), bestimmt auf interaktive Weise die mitzuteilenden Informationen. Die Anzahl der möglichen Antwortoptionen wird in Abhängigkeit der bereits verfügbaren Informationen und der Daten, die bereits bei Ihrer Einreichung stufenweise bestätigt wurden, begrenzt. Die Anwendung wird auch die Quartale der Mini-DmfA angeben, die meldepflichtig sind. Eine Online-Hilfefunktion wird verfügbar sein und die Kontrolle der Daten erfolgt auf interaktive Weise je nach Eingabe (Wiedergabe von Fehlermeldungen). Die Empfangsmeldung, die durch den Transferpunkt der Sozialen Sicherheit an den Meldenden über WEB versandt wurde, ist daher stets positiv. Die Anwendung (WEB) wird in Ihrer e-box einen Ausdruck der von Ihnen gemeldeten Daten liefern. Für die Übertragung strukturierter Dateien (BATCH) ist dies nicht vorgesehen. Meldung der Arbeitswiederaufnahme Sollten Sie sich für den elektronischen Austausch von Informationen entscheiden, können Sie ab 1. Januar 2006 auch das Datum, an dem Ihr Arbeitnehmer die Arbeit nach dem Ende des Risikos wiederaufgenommen hat, elektronisch angeben. Wenn ein Zeitraum einer Arbeitsunfähigkeit, einer Mutterschaftsruhe oder eines Vaterschaftsurlaubs im Sinne von Artikel 39, Absatz 6, des Arbeitsgesetzes vom 16. März 1971 oder eines Adoptionsurlaubs endet, ist der Krankenkasse das Datum der Arbeitswiederaufnahme zu melden. Dies kann auf Antrag Ihres Arbeitnehmers, auf eigene Initiative oder auf einen an Sie zurückgesandten Antrag der Krankenkasse erfolgen. 10

Ausübung einer dem Gesundheitszustand angepassten Tätigkeit Ab 1. April 2006 können Sie Einkommen elektronisch angeben, die durch eine zugelassene und dem Gesundheitszustand angepasste Tätigkeit entstehen, die Ihr Arbeitnehmer wiederaufgenommen hat, oder die während eines Zeitraums der Arbeitsunfähigkeit oder eines Zeitraums des Mutterschutzes fortgeführt wurde. Diese Meldung (Szenario 2) muss bei Ablauf des ersten Monats der Wiederaufnahme oder Fortsetzung der Arbeit und danach auf eigene Initiative für die folgenden Monate vorgenommen werden. Die Krankenkasse Ihres Arbeitnehmers wird dann den Betrag der Leistungen berechnen können, die der Betroffene gegebenenfalls mit dem Einkommen der zugelassenen Tätigkeit kumulieren kann. Stillpausen Ab 1. April 2006 werden Sie außerdem elektronisch die Anzahl der halbstündigen Stillpausen melden können, die Ihre Arbeitnehmerin während des abgelaufenen Monats genommen hat, ebenso den dazugehörigen Lohn. Unter bestimmten Bedingungen kann die Arbeitnehmerin, die Anspruch auf Stillpausen hat, übereinstimmend mit der für sie geltenden Arbeitsregelung Anspruch auf Leistungen erheben, die den Lohnverlust für die Stillpausen teilweise auffangen. Sie müssen diese monatliche Bescheinigung (Szenario 3) aus eigener Initiative einreichen. Sie enthält die Angaben, die zur Berechnung der Leistung notwendig sind. Meldung des Urlaubs von Angestellten Sollten Sie sich für den elektronischen Austausch von Informationen entscheiden, können Sie ab 1. Oktober 2006 auch die Anzahl der Urlaubstage und für Teilzeitarbeitnehmer die Anzahl der Urlaubsstunden, die der Arbeitnehmer während des Urlaubsjahres aufgrund eines Sozialrisikos nicht genommen hat, elektronisch angeben.

Diese Informationen müssen Sie für die Arbeitnehmer mitteilen, an die Sie das Urlaubsgeld selbst zahlen (Angestellte, ausgenommen Künstler, und gegebenenfalls Arbeiter). Dies geschieht auf Antrag Ihrer Krankenkasse, so dass diese die Leistungen für die durch das Urlaubsgeld gedeckte Periode ablehnen kann. Auswirkungen des neuen Systems für den Sozialversicherten Der Sozialversicherte muss seiner Krankenkasse das Sozialrisiko stets melden (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Antrag auf Mutterschaftsruhe, Vaterschaftsurlaub...). Er muss außerdem ein Informationsblatt (Abschnitt Berechtigter) ausfüllen. Papierformulare Neue Papierformulare werden zu den gleichen Terminen wie die entsprechenden elektronischen Formulare eingeführt. Diese Formulare werden auf der Portalsite der Sozialen Sicherheit und auf der Website des LIKIV (www.likiv.fgov.be) mitgeteilt. Dies betrifft folgende Formulare: Informationsblatt Leistungen Erklärung von Einkommen aus einer dem Gesundheitszustand angepassten Tätigkeit Erklärung über die Ausübung nicht bezahlter Tätigkeiten (Freiwilligenarbeit) während einer Periode der Arbeitsunfähigkeit (kein elektronisches Formular) Vom Arbeitgeber auszufüllende Bescheinigung im Hinblick auf die Gewährung von Mutterschaftsgeld an schwangere Arbeitnehmerinnen, Wöchnerinnen oder stillende Mütter, für die eine Mutterschutzmaßnahme im Rahmen des Arbeitsgesetzes vom 16. März 1971 getroffen wurde (kein elektronisches Formular) Lohnbescheinigung, die vom Arbeitgeber bei Lohnausfall aufgrund der Mutterschutzmaßnahme gemäß Arbeitsgesetz vom 16. März 1971, oder, wenn die Arbeitnehmerin an einer Mutterschutzmaßnahme bei einem anderen Arbeitgeber teilnimmt, auszustellen ist. Bescheinigung für die Entschädigung von Stillpausen Meldung der Urlaubstage eines Angestellten Bescheinigung der Arbeitswiederaufnahme (oder die kontrollierte Arbeitslosigkeit) Falls Sie sich für den Papierträger entscheiden, werden Ihnen die Formulare direkt durch die Krankenkasse (und nicht mehr durch Vermittlung des Sozialversicherten) zugesandt. Dies geschieht nur, wenn die Krankenkase die Identität des Arbeitgebers kennt (beim Routing übermittelt). Welche Formalitäten sind zu erledigen? Falls Sie sich ab 1. Januar 2006 für diesen elektronischen Datenaustausch entscheiden, möchten wir Sie bitten, von nun an die Portalsite der Sozialen Sicherheit zu konsultieren, so dass Sie die notwendigen Formalitäten erledigen können (Antrag auf Zugriff auf die gesicherten Zonen der Portalsite, Angabe eines lokalen Verwalters, Empfang eines Kennworts und eines Benutzernamens... Siehe den Teil Nebendienste ). Außerdem müssen Sie sich (bzw. Ihr Sozialsekretariat oder Dienstleister) dann im Routing Module als Empfänger des elektronischen Antrags ausweisen. Falls Sie nichts ändern, übermittelt die Krankenkasse das Papierformular. (Siehe den Teil Routing Module.) 12

Welche Informationen sind auf der Portalsite verfügbar? Glossare über die Meldungen von Sozialrisiken des Sektors Leistungen Administrative Anweisungen zum Ausfüllen dieser Meldungen Simulationen Regeln für das Routing des Antrags (Routing Module) Technische Dokumentation (Versand durch strukturierte Meldungen (Batch), XML-Dokumentation, digitale Signatur, Empfangsmeldung, Anzeige,..) Neue Papierformulare, die am gleichen Datum wie die elektronischen Formulare eingeführt werden Kontaktangaben Administrative Anweisungen und Glossare Folgende Personen erteilen Ihnen Auskunft: beatrice.thimmesch@inami.fgov.be oder cedric.stassin@inami.fgov.be Technische Aspekte Extranet: das Contact-Center unter 02 511 51 51, montags bis freitags von 7 bis 20 Uhr oder über contactcenter@eranova.fgov.be Koordinierung auf Ebene des Nationalen Krankenkassenkollegiums (NIC-CIN) christian.vanoycke@cin.skynet.be cin@cin.skynet.be Abschnitt Back-Office Im Antrag genannter Ansprechpartner 13

Die Meldung von Sozialrisiken Arbeitsunfälle BEREITS SEIT JANUAR 2003 SIND DIE MELDUNGEN FÜR DEN SEKTOR ARBEITSUNFÄLLE IM ELEKTRONISCHEN FORMAT AUF DER PORTALSITE DER SOZIALEN SICHERHEIT VERFÜGBAR. SEITHER GAB ES KONTINUIERLICHE BESTREBUNGEN, DIE MELDUNG EINES ARBEITSUNFALLS SOWEIT WIE MÖGLICH ZU RATIONALISIEREN UND MÖGLICHST ANWENDERFREUNDLICH ZU GESTALTEN. DIE ERGEBNISSE BLEIBEN NICHT AUS. IMMER MEHR ARBEITGEBER ENTSCHEIDEN SICH FÜR DIE ELEKTRISCHE KOMMUNIKATION MIT IHREM VERSICHERER. Konzept und Umgebung Ein zukunftsorientiertes Medium, über das Sie bereits heute verfügen können! Ein Internetanschluss reicht aus, um eine Unfallmeldung zu erstellen und unverzüglich an Ihren Versicherer zu senden. Kurz nach dem Versand wird die Meldung von Ihrem Versicherer bearbeitet, die Akte geöffnet und das Notwendige veranlasst. Dies alles, damit das Opfer und der Arbeitgeber so schnell wie möglich entschädigt werden. Jeder gewinnt! Die MSR Arbeitsunfälle ist ein zeitsparendes Konzept für alle beteiligten Parteien. Aber auch dem Arbeitgeber und dem Opfer kommen das sehr schnelle Feedback und die Unfallregelung zugute. Selbstverständlich wird das Meldeformular unverzüglich übermittelt, was eine schnelle Erledigung ermöglicht. Der erste Schriftverkehr kann unverzüglich beginnen, die ersten finanziellen Entschädigungen können gezahlt werden... Ein von den Arbeitgebern, für die Arbeitgeber gewünschtes Konzept Die administrative Vereinfachung erfordert einschneidende Maßnahmen. Für den Sektor Arbeitsunfälle wurden diese Maßnahmen auf Antrag von und mit tatkräftiger Unterstützung der Unternehmerwelt eingeführt. Die Einführung der elektronischen Kommunikation stand auf der Prioritätenliste ganz oben, gefolgt von der Vereinfachung der Begriffe und der administrativen Arbeitsbelastung. Der Sektor hat nicht gezögert. Zusammen haben wir jedenfalls das gleiche Ziel: dem Opfer des Arbeitsunfalls so schnell und gut wie möglich Hilfe zu leisten, ohne Beeinträchtigung durch Verwaltungsformalitäten. Meldung eines Sozialrisikos Sieht das Meldeformular kompliziert aus? Die Meldung ist dennoch kinderleicht! Das Meldeformular Arbeitsunfälle ist nicht irgendein beliebiges Formular, im Gegenteil! Es verknüpft Automatisierung und Multifunktionalität. Alle Elemente, die im Rahmen des Netzes der Sozialen Sicherheit bereits bekannt sind, werden im Meldeformular vorgestelt oder automatisch aufgerufen. Denken Sie dabei an die Angaben zum Opfer, die Identifizierung des Arbeitgebers, die Beschäftigung des Opfers zum Zeitpunkt des Unfalls und vieles mehr! Haben Sie Zweifel bezüglich der Bedeutung eines Begriffs auf dem Meldeformular? Wissen Sie nicht mehr sofort, welches die richtigen Codes für bestimmte Rubriken sind? Jedes Feld hat eine Hilfefunktion, mit einer interaktiven Auswahlmöglichkeit der möglichen Werte. Hintergrundinformationen, Verweis auf bestehende Gesetze, Anweisungen und Richtlinien... dies finden Sie alles auf der Website. 15

Die wichtigsten Bestandteile einer MSR Arbeitsunfälle Die Beschreibung des Opfers, der Unfalldaten, der ärztlichen Versorgung, der Beschäftigung und damit verbundener Elemente der Entlohnung... Sie werden in einer logischen Reihenfolge durch die verschiedenen Teilbereiche der Meldung geführt. Wenn Informationen bereits an irgendeiner Stelle bekannt sind, müssen Sie sie nicht erneut suchen und eingeben. Wie verläuft eine Meldung? Arbeitgeber Versicherer Sozialversicherter DmfA Dimona Portalsite der Sozialen Sicherheit Fonds für Arbeitsunfälle Internationale Instanzen (Eurostat - IAB) MSR Policenverzeichnis Kindergeld Jahresurlaub Technische Inspektion FÖD ARBEIT Bei einer Meldung auf Papier. Mit der elektronischen Meldung... Sie müssen jedes Mal die Identität des Arbeitgebers ausführlich beschreiben. Allein schon aufgrund der Tatsache des Einloggens auf der Portalsite der Sozialen Sicherheit erhalten Sie alle Auskünfte über den Arbeitgeber automatisch in Ihrem Meldeformular. Sie müssen alle Angaben über das Opfer suchen und in die Meldung eintragen. Die Portalsite vermittelt eine Übersicht über alle beschäftigten Arbeitnehmer am Unfalldatum... Sind es zu viele Arbeitnehmer, genügt es, die Nationalregister nummer einzutragen und Sie erhalten die Daten bezüglich des Opfers und seines Arbeitsvertrags. Sie müssen wissen, welche Felder in der Meldung relevant sind, welche Rubriken unbedingt auszufüllen sind, welche Informationen je nach Art des Unfalls wichtig sind. Gibt es Daten, die wirklich unentbehrlich sind? Beim Versand werden Sie darauf hingewiesen und Sie vermeiden dadurch, hinterher zusätzliche Fragen Ihres Versicherers beantworten oder zusätzliche Verwaltungsformalitäten erledigen zu müssen. Sie benötigen außerdem Verzeichnisse von Postleitzahlen, Ländercodes, Gemeindenamen, Ortsnamen, Dimona-Nummern, Beschäftigungszeilen, Arbeitnehmercodes, Policenummern, Berufscodes, Verletzungscodes... Alle Felder haben darhinterliegende Hilfefunktionen, eine Codierung wird ausführlich beschrieben. Veraltete Codes? Das ist auf dem Portal nicht möglich, Sie arbeiten stets in der aktuellsten Version! Sie müssen Ihre Meldung ausdrucken, in einen Umschlag legen, auf dem Postweg versenden... Drücken Sie auf Senden... Sie erhalten die Druckversion unverzüglich in Ihrem elektronischen Briefkasten... Der Postbote liefert nach 2 bis 3 Tagen das Formular bei Ihrem Versicherer ab. Ihr Versicherer empfängt wenige Sekunden nach dem Versand den strukturier ten elektronischen Bericht und eine Druckversion im PDF-Format. Das Dokument muss beim Versicherer beim richtigen internen Empfänger abgeliefert werden. Das Formular wird ohnehin immer beim richtigen Empfänger abgeliefert. Der Versicherer kann daraufhin mit der Registrierung beginnen. Die Registrierung ist automatisch erfolgt, die Verwaltung hat bereits begonnen. Und was geschieht bei der Arbeitswiederaufnahme? Umschlag, Briefmarken, Postbote...? Geben Sie einfach das Datum der Arbeitswiederaufnahme an; wenige Sekunden später ist Ihr Versicherer benachrichtigt. 16

Und dann gibt es noch... die vereinfachte Meldung! Für Arbeitsunfälle mit einer vorübergehenden Arbeitsunfähigkeit von weniger als 4 Tagen können Sie die vereinfachte Unfallmeldung verwenden! Auch innerhalb Ihres Unternehmens gibt es viele Unfälle dieser Art, so dass für sie keine ausführliche Beschreibung notwendig ist. Das vereinfachte Meldeformular ist eine halbe klassische Unfallmeldung, eine Zeitersparnis, die wichtig sein kann! Das Meldeformular wurde entschlackt : Telefonnummern, Kontonummern, verschiedene Daten, Codes, alle Angaben bezüglich eines Protokolls, verantwortlicher Dritter, ärztlicher Behandlung, Präventionsmaßnahmen, Laufbahn des Opfers... Und was gescheht bei einem schweren oder sehr schweren Unfall? Der KE vom 24. Februar 2005 (Königlicher Erlass zur Bekämpfung schwerer Arbeitsunfälle) legt ausdrücklich die Verpflichtungen für Arbeitgeber bei einem schweren Unfall innerhalb des Unternehmens fest. Die Inspektionsdienste des FÖD Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung müssen in manchen Fällen unverzüglich benachrichtigt werden; es ist ein ausführlicher Bericht zu erstellen; der FÖD kann einen Gutachter hinzuziehen Ab 1. Januar 2006 kann Ihnen das Portal auch dabei beihilflich sein! Es wird aber die Möglichkeit vorgesehen, den FÖD Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung bei einem schweren Unfall online zu benachrichtigen. Das Portal wird Sie außerdem begleiten und gemeinsam mit Ihnen besprechen, ob der von Ihnen gemeldete Arbeitsunfall der Definition eines schweren Unfalls entspricht. Ist dies der Fall, wird das Portal ausführlicher darauf eingehen, welche Verpflichtungen anwendbar sind, welche Fristen gelten, wie viele Tage noch bleiben, um die zuständigen Stellen zu benachrichtigen... Wissenswertes Verarbeitung via batch Müssen Sie angesichts der Größe Ihres Unternehmens Ihrem Versicherer eine erhebliche Zahl von Unfällen melden? Ist die Verwaltung dieser Arbeitsunfälle mit Ihren internen Prozessen und Verwaltungsinstrumenten verwoben? Vielleicht können Sie den Batch-Verarbeitungsprozess nutzen, um Ihre intern verarbeitete Meldung über den Kommunikationskanal der Sozialen Sicherheit elektronisch zu versenden. Sie können sich dafür entscheiden, die Meldungen zusammenzufassen und sie mit einer bestimmten Häufigkeit und Regelmäßigkeit zu versenden. Und Ihr Sozialsekretariat? Ein Arbeitsunfall setzt zunächst das Sammeln der benötigten Daten vor Ort und eine Beschreibung des Unfallhergangs voraus, die in erster Linie im Zuständigkeitsbereich der Beauftragten für Sicherheit und Prävention im Unternehmen liegt. Daraufhin ist die elektronische Meldung über das Portal vorgesehen, wobei ein und dieselbe Meldung von verschiedenen Personen der Unternehmenshierarchie erstellt werden kann. Eine Meldung kann vorübergehend gespeichert werden, wenn jemand anderes die bereits vorhandenen Informationen mit Daten ergänzen kann, die in seinen oder ihren Zuständigkeitsbereich fallen (Lohndaten, Leistungssysteme, Vorbeugungsdaten...). Sozialsekretariate können als Bevollmächtigter auftreten und Sie, sofern Sie dies wünschen, vielleicht unterstützen. Ihnen liegen als Erstem alle Lohndaten und Arbeitsleistungen des Personals in Ihrem Unternehmen vor. Daher ist es ein kleiner Schritt, die Daten mit Unfallfakten zu ergänzen. Kontaktangaben Administrative Anweisungen und Glossare Fonds für Arbeitsunfälle Troonstraat / Rue du Trône 100 1050 Brüssel info@faofat.fgov.be Technische Aspekte Extranet: das Contact-Center unter 02 511 51 51, montags bis freitags von 7 bis 20 Uhr; oder unter contactcenter@eranova.fgov.be 17

Die Meldung von Sozialrisiken Arbeitslosigkeit FÜR DEN SEKTOR ARBEITSLOSIGKEIT SIND INSGESAMT ZEHN VERSCHIEDENE MELDUNGEN VON SOZIALRISIKEN (ODER SZENARIEN) MÖGLICH. ÜBER DIE ELEK TRONISCHEN MELDUNGEN KÖNNEN ARBEITGEBER FÜR IHRE ARBEITNEHMER DEN ANSPRUCH AUF LEISTUNGEN BEANTRAGEN, EINEN BESTIMMTEN STATUS BEANTRAGEN UND DAFÜR SORGEN, DASS SIE MONATLICH IHRE LEISTUNGEN ERHALTEN. Welche Meldungen von Sozialrisiken kann der Arbeitgeber heute elektronisch vornehmen? Acht elektronische Meldungen sind heute bereits operationell. Es handelt sich um Situationen, in denen der Arbeitnehmer während seines Arbeitsvertrags entschädigt wird: bei vorübergehender Arbeitslosigkeit, bei Jugendurlaub, bei Teilzeitarbeit und bei Beschäftigungen im Rahmen von Aktivierungsprogrammen. Einige dieser Szenarien umfassen mehrere Varianten je nach den Situationen, die sich ereignen können. Beispiel SZENARIO 5, MONATLICHE MELDUNG DER STUNDEN DER VORÜBERGEHENDEN ARBEITS LOSIGKEIT umfasst 10 Varianten. Es geht darum, dass sich die mitzuteilenden Daten je nach Gründen der Aussetzung des Arbeitsvertrags unterscheiden (ungünstige Witterung, Mangel an Arbeit aus wirtschaftlichen Gründen, technische Störung, Schließung des Unternehmens...). Meldungen für teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmer Arbeitnehmer, die Vollarbeitslosigkeit durch Teilzeitarbeit umgehen, können die gleichen Ansprüche wie ein Vollzeitarbeitnehmer aufrechterhalten oder erhalten. Sie können gegebenenfalls monatlich eine Zulage zur Gewährleistung des Einkommens (ZGE) aus der Arbeitslosenversicherung erhalten. Für einen Arbeitnehmer, der das Statut eines Teilzeitarbeitnehmers mit Aufrechterhaltung der Rechte beantragen will, müssen Sie: die Daten übermitteln, die bedingen, ob der Arbeitnehmer das Statut erhält. Auf der Grundlage dieser Meldung wird überprüft, ob der Arbeitnehmer Anspruch auf eine ergänzende Leistung zusätzlich zum Teilzeitlohn hat. falls ja, sind die Angaben zu übermitteln, um die tatsächliche Leistung berechnen zu können. Welches Papierformular muss der MSR Arbeitnehmer selbst ausfüllen und bei Teilzeitarbeit Welches Szenario ist zu wählen? Wann ist es zu melden? seiner Zahlstelle einreichen? Meldung des Beginns der Teilzeitarbeit mit Aufrechterhaltung der Rechte MSR - Szenario 3 Ersetzt das Formular C131A Arbeitgeber Bei Beginn des Teilzeitarbeitsvertrags Bei Verkürzung der vereinbarten Arbeitszeit Antragsformular C 131 A Arbeitnehmer Monatliche Meldung zur Berechnung der Zulage zur Gewährleistung des Einkommens (ZGE) MSR - Szenario 6 Ersetzt das Formular C131B Am Ende jedes Kalendermonats, für den der Arbeitnehmer die ZGE erhalten kann Monatliches Kontrollformular C 3 teilzeitlich 19

Meldungen für die durch Aktivierungsprogramme eingestellten Arbeitnehmer Arbeitnehmer, die die Voraussetzungen für eine Beschäftigung in einem Aktivierungsprogramm erfüllen, können monatlich eine Aktivierungsunterstützung erhalten. Diesen Betrag kann der Arbeitgeber vom Nettolohn, den er an den Arbeitnehmer zahlt, abziehen. Im Falle einer SINE- Stelle wird die aktivierte Leistung direkt an den Arbeitgeber gezahlt. Aufgrund der folgenden Meldungen kann der Betrag der Aktivierungsunterstützung festgelegt werden: MSR Aktivierungsprogramme Vom Arbeitnehmer (monatliche Meldungen) Welches Szenario ist zu wählen? Wann ist es zu melden? auszufüllendes Formular? Berufliches Übergangsprogramm Variante MSR - Szenario 8 Ersetzt das Formular C 78.3 Am Ende jedes Kalendermonats, für den der Arbeitnehmer die Eingliederungsunterstützung erhalten kann keine Activa-Plan (Activa-Allgemein, Activa-Plus und Activa-Schließung) Variante MSR - Szenario 8 Ersetzt das Formular C 78 Activa Am Ende jedes Kalendermonats, für den der Arbeitnehmer die Arbeitsunterstützung erhalten kann keine Activa-Aushilfskraft Variante MSR - Szenario 8 Ersetzt das Formular C 78 Activa Zeitarbeit Am Ende jedes Kalendermonats, für den der Arbeitnehmer die Arbeitsunterstützung erhalten kann keine Activa-kurze Dauer Variante MSR - Szenario 8 Ersetzt das Formular C 78 Activa kurze Dauer Am Ende jedes Kalendermonats, für den der Arbeitnehmer die Arbeitsunterstützung erhalten kann keine Activa-Vorbeugungs- und Sicherheitspersonal Variante MSR - Szenario 8 Ersetzt das Formular C 78 Activa VSP Am Ende jedes Kalendermonats, für den der Arbeitnehmer die Arbeitsunterstützung erhalten kann keine SINE-stelle (Wiedereingliederung in die Sozialwirtschaft) Variante MSR - Szenario 8 Ersetzt das Formular C 78 SINE Am Ende jedes Kalendermonats, für den der Arbeitnehmer die SINE- Unterstützung erhalten kann keine Beschäftigung in einer beschützten Werkstätte (1) MSR - Szenario 7 Ersetzt das Formular C 78 Am Ende jedes Kalendermonats, für den der Arbeitnehmer das Arbeitslosengeld erhalten kann keine (1) Die spezifische Entschädigungsregelung für behinderte Arbeitnehmer, die mit Aufrechterhaltung von Leistungen in einer geschützten Werkstätte arbeiten, wurde am 1. Juli 2004 abgeschafft. Für Arbeitnehmer, die vor dem 1. Juli 2004 im Dienst waren, bleibt dieser Vorteil jedoch bis Ende des laufenden Arbeitsvertrags bestehen. 20

Meldungen für junge Arbeitnehmer, die Jugendurlaub nehmen Ein junger Arbeitnehmer kann unter bestimmten Voraussetzungen Jugendurlaub nehmen, um seinen unvollständigen Anspruch auf normalen bezahlten Urlaub zu ergänzen. Er kann dies während des zweiten Kalenderjahres tun, in dem er als Lohnempfänger arbeitet, wenn er das Jahr davor seine Schule/sein Studium beendet hat. Der junge Arbeitnehmer hat daher nur ein Kalenderjahr Anspruch auf Jugendurlaub. Für alle Jugendurlaubstage, die der junge Arbeitnehmer nimmt, erhält er eine Entschädigung der Arbeitslosenversicherung. Hierfür müssen Sie: die Daten übermitteln, die bestimmen, ob der Jugendliche Anspruch auf Jugendurlaubstage hat, außerdem seinen unvollständigen Anspruch auf bezahlten Urlaub. die Angaben mitzuteilen, um die Jugendurlaubsunterstützung zu berechnen. Welches Papierformular muss der MSR Arbeitnehmer selbst ausfüllen und Jugendurlaub Welches Szenario ist zu wählen? Wann ist es zu melden? bei seiner Zahlstelle einreichen? Meldung Feststellen Anspruch auf Jugendurlaub MSR - SZENARIO 9 Ersetzt das zweite Exemplar des Formulars C103-Jugendurlaub- Arbeitgeber Im ersten Monat, in dem der Jugendliche 1 oder mehrere Tage Jugendurlaub nimmt Antragsformular C 103 Jugendurlaub-Arbeitnehmer Meldung Stunden Jugendurlaub MSR - SZENARIO 10 Ersetzt das Formular C103 Jugendurlaub-Arbeitgeber Für jeden Monat, auf den der Jugendliche Anspruch auf Jugendurlaubsgeld erhebt Keine Meldungen für vorübergehend arbeitslose Arbeitnehmer Arbeitnehmer, deren Arbeitsvertrag vorübergehend, teilweise oder vollständig ausgesetzt wird, können für die arbeitslos gemeldeten Stunden Leistungen aus der Arbeitslosenversicherung erhalten. Folgende Aussetzungen sind möglich: Arbeitsmangel aus wirtschaftlichen Gründen, ungünstige Witterung, technische Störung, höhere Gewalt, höhere Gewalt medizinischer Art, Schließung des Unternehmens wegen Jahresurlaub oder Ausgleichsruhezeit, Arbeitslosigkeit infolge eines Streiks oder eines Lockouts. Ein Arbeitgeber, der einen Arbeitnehmer als vorübergehend arbeitslos einstuft, hat verschiedene Verpflichtungen. Manche Formen vorübergehender Arbeitslosigkeit muss er vorher dem LfA mitteilen. Seit einigen Jahren kann der Arbeitgeber neben dem traditionellen Brief oder Fax diese Mitteilung auch per Internet übermitteln (1). Arbeitgeber, die nicht im Bausektor tätig sind, müssen bei vorübergehender Arbeitslosigkeit infolge ungünstiger Witterung und aus wirtschaftlichen Gründen ein Validierungsbuch führen. Der Arbeitgeber kann nun auch auf elektronischem Weg die Nummer des abgegebenen Kontrollformulars C3.2A den Kontrolldiensten des LfA mitteilen (1). Um den richtigen Betrag der Leistungen bei vorübergehender Arbeitslosigkeit Ihrer Arbeitnehmer zu berechnen, müssen Sie durch eine MSR: die Daten übermitteln, um den Leistungsbetrag bei vorübergehender Arbeitslosigkeit festzulegen. die Angaben übermitteln, um die tatsächlichen monatlichen Leistungen zu berechnen. (1) Die elektronischen MITTEILUNGEN VORÜBERGEHENDER ARBEITSLOSIGKEIT und das elektronische VALIDIE RUNGSBUCH finden Sie auf der Website www.soziale-sicherheit.be, unter Das Unternehmen > Arbeitgeber LSS > Beschäftigung > Mitteilungen vorübergehender Arbeitslosigkeit. 21

Welches Papierformular muss der Arbeitnehmer selbst ausfüllen und bei MSR seiner Zahlstelle einreichen? Antrags- Vorübergehende Arbeitslosigkeit Welches Szenario ist zu wählen? Wann ist es zu melden? formular Antrag vorübergehender Arbeitslosigkeit (Bau- und andere Sektoren) MSR - SZENARIO 2 Ersetzt das zweite Exemplar (nur die Vorderseite ist ausgefüllt) des Formulars C3.2-Arbeitgeber Bei der ersten vorübergehenden Arbeitslosigkeit in der Referenzperiode vom 01.10 bis einschließlich 30.09. des darauf folgenden Jahres Bei einer Änderung der vertraglichen Arbeitsregelung (z. B. Umwandlung einer Vollzeitstelle in eine Teilzeitstelle) Antragsformular C 3.2-Arbeitnehmer Bei jeder Meldung von Arbeitslosigkeit infolge eines Streiks oder eines Lockouts Monatliche Meldung der Stunden der vorübergehenden Arbeitslosigkeit (alle Sektoren ausgenommen Bausektor) Monatliche Meldung der Stunden der vorübergehenden Arbeitslosigkeit (Bausektor) MSR - SZENARIO 5 Ersetzt Vorder- und Rückseite des Formulars C3.2-Arbeitgeber Nach Ablauf des Monats, für den der Arbeitnehmer Leistungen vorübergehender Arbeitslosigkeit erhalten kann Monatliches Kontrollformular C 3.2 A (wird vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer überreicht) Monatliches Kontrollformular C 3.2 A-Bauwesen (wird vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer überreicht) Neue Meldungen von Sozialrisiken ab 1. Juli 2006 Ab 1. Juli 2006 kann der Arbeitgeber auch auf elektronischem Weg das Ende eines Arbeitsvertrags oder eine Vollzeitfrühpension melden. Er unternimmt dies per Szenario 1. Es dient dazu, Leistungen für Vollarbeitslosigkeit oder Vollzeitfrühpension festzulegen. Es ersetzt die verschiedenen Papierformulare C4. Der Arbeitnehmer muss bei seiner Zahlstelle einen Unterstützungsantrag einreichen. Auch die MELDUNG DER HALBZEITFRÜHPENSION (SZENA RIO 4) kann der Arbeitgeber seit 1. Juli 2006 elektronisch übermitteln. Im Gegensatz zu den 8 vorausgegangenen Szenarien umfassen die Szenarien 1 und 4 die Rubrik Mini-DmfA. Diese enthält aktuelle Informationen über Löhne und Arbeitszeitdaten, wofür der Arbeitgeber noch keine Quartalsmeldung (DmfA) eingereicht hat. Außerdem ersetzt Szenario 1 die C4-Papierformulare nicht vollständig. Bestimmte Angaben übermitteln Arbeitgeber nach wie vor auf Papier: zum Beispiel die Ursachen von Arbeitslosigkeit und die Weise der Beendigung des Arbeitsvertrags. In der folgenden Übersicht finden Sie: die neuen Meldungen ab 1. Juli 2006. die C4-Papierformulare, die Sie zum Erstellen des Szenarien 1 oder 4 ersetzen. nach Meldungen die Bezeichnung des verbleibenden MSR-C4-Papierformulars, das der Arbeitgeber ausfüllen und seinem Arbeitnehmer beschaffen muss. Achtung: Ab 1. Juli 2006 ändern sich auch die derzeitigen C4-Formulare. Nicht nur das normale C4 wird ab diesem Datum ersetzt (durch das neue Formular C4-Arbeitslosigkeitsbescheinigung, das gegebenenfalls mit einer C4-Arbeitsbescheinigung ergänzt wird), sondern auch das spezifische C4-Formular für den Sektor der Aushilfsarbeit und die C4-Formulare, die für jede Vollzeit- oder Halbzeitfrühpension zu verwenden sind. 22

Welches Formular muss MSR verfügbar der Arbeitgeber noch ausfüllen ab 01.07.2006 Welches Szenario ist zu wählen? Wann ist es zu melden? und für den Arbeitnehmer besorgen? Meldung des Endes des Arbeitsvertrags VARIANTE MSR - SZENARIO 1 Ersetzt das Formular C4-Arbeitslosigkeitsbescheinigung und C4-Arbeitsbescheinigung Der letzte Tag der Beschäftigung C4 MSR Meldung der Vollzeitfrühpension VARIANTE MSR - SZENARIO 1 Ersetzt das Formular C4-Vollzeitfrühpension und C4-Arbeitsbescheinigung Der letzte Tag der Beschäftigung C4 MSR-Vollzeitfrühpension Meldung Arbeitsbescheinigung VARIANTE MSR - SZENARIO 1 Ersetzt das Formular C4-Arbeitsbescheinigung Auf Antrag des Arbeitnehmers oder seiner Zahlstelle keine Meldung der Halbzeitfrühpension MSR - SZENARIO 4 Ersetzt das Formular C4-Halbzeitfrühpension und C4-Arbeitsbescheinigung Der letzte Tag der Vollzeitbeschäf tigung C4 MSR-Halbzeitfrühpension Was geschieht mit Ihren Meldungen? Die Meldungen, die Sie oder Ihr Bevollmächtigter versenden, werden von 4 Zahlstellen (ACV CSC, ABVV-FGTB, ACLVB-CGSLB und HfA) am Verteilerzentrum geleitet. Dieses Verteilerzentrum stellt sicher, dass Ihre Meldungen bei der Zahlstelle Ihres Arbeitnehmers eintreffen. Nach Eingang der Meldungen beim Verteilerzentrum sendet es dem Arbeitgeber eine Empfangsbescheinigung. Die Empfangsbescheinigung bestätigt den Empfang der MSR, ihre formale Richtigkeit und Zulässigkeit. Der Arbeitgeber erhält eine Kopie der Meldung im PDF-Format. Diese Kopie kann der Arbeitgeber ausdrucken. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer eine Kopie seiner elektronischen Meldung beschaffen. Achtung: Bei den Szenarien 1, 2, 3, 4 und 9 muss der Arbeitnehmer bei seiner Zahlstelle selbst einen Unterstützungsantrag einreichen. Bei den Szenarien 5 und 6 muss der Arbeitnehmer ein monatliches Kontrollformular ausfüllen und bei seiner Zahlstelle einreichen. Welches Formular der Arbeitnehmer noch ausfüllen und bei seiner Zahlstelle einreichen muss, erfahren Sie in den oben aufgeführten Tabellen. Bei den Szenarien 7, 8 und 10 genügt die Meldung des Arbeitgebers; der Arbeitnehmer selbst muss bei seiner Zahlstelle kein Papierformular mehr einreichen. Kontaktangaben Administrative Anweisungen und Glossare Sylvianne Van Damme Philip Gyssels Tel. 02 515 43 42 Tel. 02 515 42 07 E-Mail: svandamm@onem.be E-Mail: pgyssels@onem.be Technische Aspekte Extranet: das Contact-Center unter 02 511 51 51, montags bis freitags von 7 bis 20 Uhr; oder unter contactcenter@eranova.fgov.be Verteilerzentrum Arbeitslosigkeit (INTEROP) interop@interop.be Tel. 02 732 15 42 und 02 733 10 12 - Fax 02 734 12 75 23

Die Meldung von Sozialrisiken Berufskrankheiten DER FONDS FÜR BERUFSKRANKHEITEN (FBK) KANN SCHWANGEREN ARBEITNEH MERINNEN AUS DEM PRIVATSEKTOR, DIE VON EINEM BERUFSKRANKHEITSRISIKO FERNGEHALTEN WERDEN, EINE ENTSCHÄDIGUNG ZAHLEN. SEIT DEM 1. JANUAR 2006 KANN DIES IN EINEM VORGANG ELEKTRONISCH ERLEDIGT WERDEN (1) Jeder Arbeitgeber aus dem Privatsektor (z. B. ein Krankenhaus), bei dem gemäß den Kriterien des FBK regelmäßig schwangere Arbeitnehmerinnen von einem Berufskrankheitsrisiko ferngehalten werden, kann einen Vertrag über die Mitgliedschaft im Fonds abschließen. Dies erfolgt in Zusammenarbeit mit dem externen Dienst für Gefahrenverhütung. Hierfür erhalten Arbeitgeber das Recht, schwangere Arbeitnehmerinnen aus einer schädlichen Arbeitsumgebung zu fernhalten. Dadurch erhalten ferngehaltene Arbeitnehmerinnen automatisch Anspruch auf den Erhalt einer Fernhaltungsentschädigung zu Lasten des FBK. Wie verläuft dies in der Praxis? Der Arbeitsarzt erstellt eine Meldung eines Sozialrisikos Antrag - Fernhaltung einer schwangeren Arbeitnehmerin. Nach Erhalt trägt der Arbeitgeber (oder sein Sozialsekretariat) die notwendigen Daten ein. Es dürfen keine Lohn- und Arbeitszeitdaten des laufenden Quartals fehlen. Dies erfolgt über eine so genannte Mini-DmfA. Verbunden ist dies mit dem Antrag- Fernhaltung einer schwangeren Arbeitnehmerin. Der Antrag-Fernhaltung einer schwangeren Arbeitnehmerin wird dem FBK elektronisch übermittelt; durch den Versand einer Batch-Datei oder mithilfe einer Web-Anwendung auf der Portalsite der Sozialen Sicherheit. Der Arbeitgeber stellt der schwangeren Arbeitnehmerin eine Bescheinigung für ihre Krankenkasse aus. Darin erklärt er, dass sie aufgrund der Schwangerschaft in Erfüllung eines Mitgliedschaftsvertrags ferngehalten wird und dadurch unmittelbar vom Fonds für Berufskrankheiten bezahlt wird. Spätestens einen Monat nach der Meldung erhält die schwangere Arbeitnehmerin einen Bescheid und die erste Zahlung. Die Bezahlung kann aus Rückständen, einer ersten monatlichen Zahlung oder beidem bestehen. Eine zügige Meldung ist wichtig Für den reibungslosen Ablauf des Verfahrens ist es unbedingt notwendig, dass der Antrag- Fernhaltung einer schwangeren Arbeitnehmerin so schnell wie möglich nach der Fernhaltung der schwangeren Arbeitnehmerin eingereicht wird. Fehler in den Angaben oder Änderungen der Situation sind dem FBK unverzüglich mitzuteilen. Auch dies erfolgt über das elektronische System. Geschieht dies nicht, kann der FBK Bezahlungen nicht ordnungsgemäß ausführen. Praktische Vorteile 1. Bei Abschluss des Vertrags wird eine Risikountersuchung für das ganze Unternehmen durchgeführt. Hierdurch muss diese Untersuchung nicht mehr für jeden Antrag getrennt erfolgen. Allen beteiligten Parteien sind die Personalkategorien bekannt, die für die Fernhaltung wegen Schwangerschaft durch den Fonds für Berufskrankheiten anerkannt werden. Außerdem wird die Kontrolle bei der Erfüllung des Mitgliedschaftsvertrags unter Leitung der Dienststellen des FBK durchgeführt. 2. Bei einer elektronischen Meldung entsteht für die Personalabteilung eines Arbeitgebers im weiteren Verlauf nur in Ausnahmefällen eine zusätzliche Arbeitsbelastung. Die Kosten eines Fernhaltungsantrags für den Arbeitgeber verringern sich daher. (1) sofern eine Reihe von Bedingungen erfüllt wird. 25

3. Dadurch, dass die Untersuchung durch den FBK bereits bei Abschluss des Vertrags erfolgt und dem FBK nahezu unverzüglich alle Daten vorliegen, kann er das Anerkennungsverfahren schnell und effizient durchführen. 4. Dadurch, dass der FBK die Entschädigungen der Schwangeren direkt zahlt, sollen Überschneidungen und etwaige Rückzahlungen vermieden werden; der Komfort und die Zufriedenheit der Arbeitnehmerinnen erhöht sich. 5. Mindestens 5 Formulare werden durch eine MSR ersetzt: das administrative und das medizinische Antragsformular, das Informationsblatt für den Arbeitgeber, das Formular Grundentlohnung und das Formular zusätzliche Informationen (im Zusammenhang mit der genauen Aufgabenbeschreibung, der Immunität, der zusätzlichen Entschädigungen während des Jahres vor der Fernhaltung...). Die Daten werden auf ein striktes Minimum beschränkt und zentral verwaltet. Kontaktangaben Administrative Anweisungen und Glossare Fonds für Berufskrankheiten Sterrekundelaan / Avenue de l'astronomie 1 1210 Brüssel chris.dewolf@fmp-fbz.fgov.be Technische Aspekte Das Contact-Center unter 02 511 51 51, montags bis freitags von 7 bis 20 Uhr oder unter contactcenter@eranova.fgov.be 26

Wie ist die Meldung eines Sozialrisikos vorzunehmen? Die Meldung eines Sozialrisikos erfolgt meist auf Initiative des Arbeitgebers. In manchen Fällen ergreift jedoch die Krankenkasse Ihres Arbeitnehmers die Initiative und ersucht Sie, die Meldung vorzunehmen (1). Die Meldung eines Sozialrisikos kann auf verschiedene Weise erfolgen: über die Anwendung auf der Portalsite der Sozialen Sicherheit (www.soziale-sicherheit.be); durch Dateiübertragung, mittels strukturierter Berichte. Diese Lösung empfiehlt sich, wenn eine große Anzahl von Meldungen zu versenden ist; mittels Papierformulars. Ihre Meldungen über die Web-Anwendung auf der Portalsite vornehmen Die Web-Anwendung ist der geeignetste Weg, Meldung von Sozialrisiken vorzunehmen, sofern Sie eine begrenzte Anzahl von Arbeitnehmern beschäftigen. Mittels übersichtlicher Menüs können Sie schnell und effizient Meldungen vornehmen. Sie müssen nur die Daten angeben, die den Einrichtungen der Sozialen Sicherheit noch nicht bekannt sind. Die anderen Daten werden jedenfalls Ihrer Dimona- und Ihren LSS-Quartalsmeldungen (DmfA) entnommen. Die Daten wurden bereits überprüft und sind daher richtig. Auch die von Ihnen eingetragenen Daten werden während des Prozesses automatisch überprüft. Auf diese Weise verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihre Meldung noch korrigieren müssen. Sobald die Meldung richtig ausgefüllt ist, können Sie sie versenden. Sie können jederzeit das Ausfüllen der Meldung unterbrechen, um später weiterzuarbeiten. Nach Übermittlung der Meldung erhalten Sie in Ihrer e-box (siehe weiter unten) eine Druckversion der Meldung im PDF-Format. Zur Vornahme der Meldungen über die Web-Anwendung benötigen Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort. Sie erhalten diese beim lokalen Verwalter Ihres Unternehmens. Siehe den Teil Gesicherter Zugriff, um darüber weitere Informationen zu erhalten. (1) Dies kann nur bei Szenario 1, 2 (erste Meldung), 5 und 6 des Sektors Leistungen erfolgen; weitere Informationen erhalten Sie im Teil Elektronische Aufgaben. 27

Ich verfüge über einen Zugriff. Wo finde ich die Web-Anwendung? Um eine elektronische MSR über die Web-Anwendung vorzunehmen, gehen Sie zur Portalsite der Sozialen Sicherheit (www.soziale-sicherheit.be) und treffen Sie Ihre Sprachwahl. Je nach Ihrer Situation wählen Sie Arbeitgeber LSS oder Arbeitgeber LSSPLV (unter Das Unternehmen in der Mitte Ihres Bildschirms). Im Rollmenü Alle Meldungen rechts oben auf Ihrem Bildschirm wählen Sie MSR. Klicken Sie auf Go!. Sie gelangen nun zum Hauptmenü bezüglich der Meldung von Sozialrisiken. Um eine neue Meldung vorzunehmen, wählen Sie im blauen Menü rechts auf Ihrem Bildschirm Neue Meldung. Sie werden aufgefordert, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort einzugeben. Um eine Meldung zu vervollständigen, wählen Sie Meldung ausfüllen im blauen Menü rechts auf Ihrem Bildschirm. Sie werden aufgefordert, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort einzugeben. Um eine Demo-Version der Meldung durchzunehmen, klicken Sie auf Demo-Version im blauen Menü rechts auf Ihrem Bildschirm. Um allgemeine Informationen über MSR zu erhalten, wählen Sie eine der Optionen unter Weitere Informationen im blauen Menü rechts auf Ihrem Bildschirm. Für spezifische Informationen über ein bestimmtes Szenario wählen Sie im linken Menü den betreffenden Sektor. Sie erhalten dann eine Übersicht aller Szenarien für diesen Sektor. 28